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Assistentente de Secretaria Escolar
Compete ao Secretário Escolar:
I. conhecer o Projeto Político-Pedagógico do estabelecimento de ensino;
II. cumprir a legislação em vigor e as instruções normativas emanadas da SEED, que regem o registro escolar do aluno e a vida legal deste estabelecimento de ensino;
III. distribuir as tarefas decorrentes dos encargos da secretaria aos demais técnicos administrativos;
IV. receber, redigir e expedir a correspondência que lhe for confiada;
V. organizar e manter atualizados a coletânea de legislação, resoluções, instruções normativas, ordens de serviço, ofícios e demais documentos;
VI. efetivar e coordenar as atividades administrativas referentes à matrícula, transferência e conclusão de curso;
VII. elaborar relatórios e processos de ordem administrativa a serem encaminhados às autoridades competentes;
VIII. encaminhar à direção, em tempo hábil, todos os documentos que devem ser assinados;
IX. organizar e manter atualizado o arquivo escolar ativo e conservar o inativo, de forma a permitir, em qualquer época, a
verificação da identidade e da regularidade da vida escolar do aluno e da autenticidade dos documentos escolares;
X. responsabilizar-se pela guarda e expedição da documentação escolar do aluno, respondendo por qualquer irregularidade;
XI. manter atualizados os registros escolares dos alunos no sistema informatizado;
XII. organizar e manter atualizado o arquivo com os atos oficiais da vida legal da escola, referentes à sua estrutura e funcionamento;
XIII. atender a comunidade escolar, na área de sua competência, prestando informações e orientações sobre a legislação vigente e a organização e funcionamento deste estabelecimento de ensino, conforme disposições do Regimento Escolar;
XIV. zelar pelo uso adequado e conservação dos materiais e equipamentos da secretaria;
XV. orientar os professores quanto ao prazo de entrega do Livro Registro de Classe com os resultados da freqüência e do aproveitamento escolar dos alunos;
XVI. cumprir e fazer cumprir as obrigações inerentes às atividades administrativas da secretaria, quanto ao registro escolar do aluno referente à documentação comprobatória, de adaptação, aproveitamento de estudos, progressão parcial, classificação, reclassificação e regularização de vida escolar;
XVII. organizar o livro-ponto de professores e funcionários, encaminhando ao setor competente a sua freqüência, em formulário próprio;
XVIII. comunicar imediatamente à direção toda irregularidade que venha ocorrer na secretaria deste estabelecimento;
XIX. participar de eventos, cursos, reuniões, sempre que convocado, ou por iniciativa própria, desde que autorizado pela direção, visando ao aprimoramento profissional de sua função;
XX. organizar a documentação dos alunos matriculados no ensino extracurricular (CELEM, Atividades Complementares no Contraturno – CAICs); (adequar conforme oferta do estabelecimento)
XXI. fornecer dados estatísticos inerentes às atividades da secretaria escolar, quando solicitado;
XXII participar da avaliação institucional, conforme orientações da SEED;
XXIII. zelar pelo sigilo de informações pessoais de alunos, professores, funcionários e famílias;
XXIV. manter e promover relacionamento cooperativo de trabalho com seus colegas, com alunos, com pais e com os demais segmentos da comunidade escolar;
XXV. participar das atribuições decorrentes do Regimento Escolar e exercer as específicas da sua função.
Diário de Classe
O ​diário de classe​, ou caderneta, como também é conhecido, é um instrumento de trabalho fundamental no dia a dia de um professor, assim como para a escola e orientação dos alunos. Trata-se de um documento que comprova a presença do aluno em sala de aula, além de abrigar os registros do que foi trabalhado em classe.
A caderneta também pode conter relatórios de comportamento, datas para entrega de trabalho e outras observações. O preenchimento de um ​relatório escolar pode variar de acordo com a instituição na qual você trabalha. Certamente, a escola oferecerá a todos os docentes um modelo preparado.
Há algumas regras básicas que podem ajudar no preenchimento dos diários de classe de maneira generalizada. Por isso, reunimos neste post informações importantes sobre o assunto. Acompanhe!
1. Organize o diário de classe por ordem alfabética
A dica mais básica e que pode facilitar bastante a vida de qualquer professor ou pessoa que tiver acesso ao ​relatório escolar é organizá-lo em ordem alfabética. Considere que algumas turmas são grandes e numerosas. Logo, o controle dos alunos pode ficar complicado se o ​diário de classe não tiver esse nível de organização.
A ordem alfabética não deve se limitar ao primeiro nome, mas deve abranger os sobrenomes dos alunos. Isso também ajudará o professor a encontrar mais facilmente os estudantes que tenham o mesmo nome (sabemos que alguns nomes são muito comuns), de modo que os sobrenomes serão o diferencial nesse cenário.
2. Crie um espaço para as datas caso não exista
Outro ponto essencial para o preenchimento e a organização do seu ​diário de classe são as datas. Normalmente a caderneta vem com esse espaço definido. Porém, caso isso não aconteça, não se esqueça de reservar um cantinho para elas.
As datas dos dias das aulas são fundamentais para que o professor consiga se orientar a respeito da matéria dada, acerca das faltas dos alunos e também dos feriados daquele mês.
3. Crie um sistema de códigos para o seu preenchimento
Muitas vezes, para que o ​relatório escolar não seja muito extenso, as tabelas oferecem espaços limitados para o preenchimento das informações. Como nem tudo pode ser preenchido com um “x”, ou o professor certamente terminará o semestre atrapalhado, é interessante elaborar um sistema de códigos para esse preenchimento.
As letras ou os símbolos específicos podem sinalizar uma falta, desistência do curso, transferências de turmas ou mesmo casos específicos como doenças, entre outras questões. Você pode colocar uma legenda na capa da caderneta para não esquecer o sistema de códigos posteriormente.
4. Evite rasuras no relatório escolar
Por se tratar de um documento, o ​diário de classe não deve conter rasuras. Portanto, o principal cuidado ao preenchê-lo são os possíveis erros. É indicado que o professor preencha os relatórios finais e as demais informações o mais próximo possível do fim do período.
As faltas também devem ser anotadas previamente a lápis. Assim, caso alguma falta precise ser abonada, o diário não será rasurado.
No mais, esteja sempre atento às regras da instituição, para que o preenchimento do relatório escolar não tenha equívocos.
ATRIBUIÇÕES DA SECRETÁRIA ESCOLAR
A secretaria escolar é a responsável direta da Secretaria da Unidade educativa. Seu papel reveste-se de indiscutível importância para o melhor
funcionamento da escola, competindo-lhe a organização e preservação de toda a documentação da escola, de forma escrita ou digitalizada.
A amplitude de suas funções, a coloca em relação direta e permanente com diferentes áreas de atuação da Unidade Educativa, exigindo sua interação com todos os envolvidos, no trabalho escolar.
A secretária da escola atinge seus objetivos através do trabalho coletivo. Os objetivos são alcançados quando todos os membros se sentem responsáveis por sua realização.
1. Coordenar e executar as tarefas decorrentes dos encargos da Secretaria;
2. Organizar e manter em dia o protocolo, o arquivo escolar, O SERIE/ESCOLA e o registro de assentamento dos alunos, de forma a permitir, em qualquer época, a verificação da :
a) Identidade e regularidade da vida escolar do aluno;
b) Autenticidade dos documentos escolares.
3. Organizar e manter em dia a coletânea de leis, regulamentos, diretrizes, portarias, circulares, resoluções e demais documentos;
4. Redigir a correspondência que lhe for confiada, lavrar atas e termos, nos livros próprios;
5. Rever todo o expediente a ser submetido ao despacho do Diretor;
6. Elaborar relatórios e processos a serem encaminhados às autoridades superiores;
7. Apresentar ao Diretor, em tempo hábil,todos os documentos que devem ser assinados;
8. Coordenar e supervisionar as atividades referentes à matrícula, transferência, adaptação e conclusão de curso;
9. Zelar pelo uso adequado e conservação dos bens materiais distribuídos à Secretaria;
10. Manter sigilo sobre assuntos pertinentes ao serviço.;
1. Organizar os arquivos com racionalidade, garantindo a segurança, a facilidade de acesso e o sigilo profissional. Ter atualizadas as coleções de leis, pareceres, decretos, regulamentos e resoluções, bem como as instruções – circulares, portarias, avisos e despachos que digam respeito às atividades da escola.
2. Conservar o regimento da escola em local de fácil acesso a toda a comunidade escolar. Oferecer visibilidade às concepções pedagógicas, às normas e às diretrizes da escola.
3. Gerenciar os processos de matrícula e de transferência dos alunos, observando a transcrição fiel dos documentos originais – documento legível sem rasuras e incorreções.
4. Examinar e prestar esclarecimentos aos órgãos do sistema de ensino, quando necessário, bem como, acompanhar e fornecer todas as informações necessárias a Supervisora da Diretoria de Ensino, quando se sua visita à unidade escolar.
5. Atualmente, o profissional da Secretaria Escolar deve estar preparado para a utilização das novas tecnologias da informação e da comunicação, saber trabalhar com um sistema de gestão escolar, portais online e aplicativos escolares.
6. É, também de suma importância estar sempre se atualizando através de cursos, palestras, seminários etc., para o bom desempenho de suas atividades.
7. Lembre-se de que a secretaria escolar é parte fundamental da engrenagem educacional, já que o primeiro contato que os pais fazem com a escola é feito pessoalmente ou através de telefonemas atendidos pela Secretária da escola.
CÓDIGO DE ÉTICA DA AUXILIAR DE SECRETÁRIA ESCOLAR:
O que é ética profissional?
Já ouviu falar de ética profissional? Cuide bem das suas atitudes e alavanque a sua carreira!
Ter ética profissional e adequar-se às normas de conduta de uma empresa são condições cada vez mais valorizadas no reconhecimento dos trabalhadores e no processo seletivo de novos funcionários. Para você conquistar uma vaga no mercado de trabalho e manter-se no emprego em longo prazo, é preciso mais que formação acadêmica e experiência profissional.
Conheça um pouco mais sobre ética profissional, as características do comportamento ético e o código de conduta organizacional e saiba como agir para agregar esse diferencial importante ao seu currículo.
O  que é ética profissional?
A ética profissional é um conjunto de valores e normas de comportamento e de relacionamento adotados no ambiente de trabalho, no exercício de qualquer atividade. Ter uma conduta ética é saber construir relações de qualidade com colegas, chefes e subordinados, contribuir para bom funcionamento das rotinas de trabalho e para a formação de uma imagem positiva da instituição perante os públicos de interesse, como acionistas, clientes e a sociedade em geral.
Líderes de empresas e organizações têm defendido que bons ambientes de trabalho, com relações amigáveis e respeitosas, contribuem para o aumento do nível de confiança e comprometimento entre os funcionários, refletindo no aumento da produção e no desenvolvimento da empresa. E que comportamentos antiéticos prejudicam o clima organizacional, afetando o rendimento das equipes.
Conduta ética ajuda a conquistar e manter seu emprego
Os colaboradores que conseguem construir relações de qualidade entre os colegas e conquistar a confiança dos líderes, com uma postura de trabalho adequada e resultados concretos, são os que obtêm maior sucesso no desenvolvimento de suas carreiras. Você precisa entender e respeitar os limites de sua função, zelar pelos instrumentos de trabalho e o patrimônio da organização e contribuir para o bom rendimento de sua equipe. Essas são condições básicas para a construção de uma postura ética no trabalho.
Conheça ainda outros fatores importantes que auxiliam neste processo:
1. Honestidade: Fale sempre a verdade e assuma a responsabilidade por suas falhas. É muito melhor aprender com os erros do que procurar um culpado para suas falhas.
1.  Sigilo: Algumas informações de trabalho são extremamente sigilosas. Respeite esta condição, mantendo o sigilo.
1. Competência: Cumpra sua função com comprometimento e consciência, visando o melhor resultado para a organização, e não apenas o seu resultado pessoal.
1. Prudência: Respeite a hierarquia da sua empresa e não interfira de forma negativa no trabalho de seus colegas.
1. Humildade: Reconheça o seu espaço e o seu papel dentro da organização.
1. Imparcialidade:  Aprenda a diferenciar as relações pessoais das profissionais e considere sempre como prioridade a realização do seu trabalho.
O Código de Ética Profissional
Algumas profissões contam com Conselhos de Representação que têm a responsabilidade de criar Códigos de Ética específicos para cada área de atuação. Você já deve ter ouvido falar no Conselho Federal de Medicina (CFM), ou no Conselho Federal de Engenharia e Agronomia (Confea), dois exemplos bastante conhecidos.
Esses Códigos de Ética criados pelos Conselhos existem para padronizar procedimentos operacionais e condutas de comportamento, garantindo a segurança dos profissionais e dos usuários de cada serviço. Eles estabelecem princípios ético-morais de determinada profissão, e preveem penas disciplinares aos trabalhadores que não obedecerem aos procedimentos e normas de sua área, protegendo a sociedade de injustiças e desrespeito em qualquer esfera. Por isso, cabe ainda aos Conselhos a função de fiscalizar o cumprimento dos Códigos de Ética.
Fique atento às normas estabelecidas em sua profissão. Independentemente de ter ou não um Código específico, todas as profissões exigem o cumprimento de valores morais e princípios éticos considerados universais como a honestidade, a competência e a responsabilidade.