Apostila Rotinas de Secretaria Escolar I - IFSULDEMINAS

Prévia do material em texto

CURSO ASSISTENTE DE 
SECRETARIA ESCOLAR 
 
 
 
ROTINAS DE SECRETARIA ESCOLAR I 
UNIDADE I 
 
 
 
PROFA. ROSNELLI MARIA ALVES MOREIRA SILVA 
 
 
Campus Machado 
Agosto / 2020 
 
 
 
Saudações, queridos (as) estudantes! 
Estamos preparando este curso com muito carinho e atenção para que vocês 
possam usufruir e compreender as funções do assistente de secretaria escolar. 
Para auxiliá-los no aprendizado, no decorrer desta disciplina, anexamos vídeos, 
apostilas, leis, atividades, slides e nossa apostila Rotinas de Secretaria Escolar I. 
Nesta semana abordaremos questões muito importantes e úteis na função da 
secretaria escolar. É hora de aprender como uma secretaria escolar se organiza, entre os 
itens que estudaremos estão: 
 
 Organização da vida escolar: matrícula, ficha individual, histórico, 
transferência, emissão de certificados e de diplomas, declarações e atas de 
resultados finais. 
 Arquivo e escrituração escolar. 
 Sistema de registro manual e informatizados. 
 Prontuários de alunos e professores. 
 Rotinas gerais da secretaria escolar 
 
 
 
 
 
 
 
 
1. Organização da vida escolar: matrícula, ficha individual, histórico, 
transferência, emissão de certificados e de diplomas, declarações e atas de 
resultados finais. 
A escola é uma organização que lida essencialmente com pessoas, sendo a 
primeira instituição que os cidadãos conhecem depois dos pais, tendo a missão de educar. 
A família é a base principal na formação e desenvolvimento da criança. É em casa que as 
crianças recebem a educação básica, aprendem a se comportar adequadamente. A escola, 
por sua vez, dará continuidade no processo educativo vindo da família, e é na escola que 
a criança se tornará um cidadão crítico, reflexivo, com valores morais e éticos 
indispensáveis para o futuro. 
 A escola pode desenvolver sentimentos afetuosos, de confiança, satisfação e para 
exercer suas funções de forma organizada depende em boa parte de seus secretários e 
assistentes de secretaria. 
As atribuições do assistente de secretaria escolar são as mais diversas, o que exige 
muita competência e habilidade deste profissional. Através dos relatórios, registros, 
históricos escolares, receber a comunidade, analisar os documentos dos alunos, entre 
outras funções que a escola funciona. A secretaria escolar é o coração da escola e é o 
suporte fundamental para o bom andamento da escola, portanto é essencial que: 
 
• O ambiente interno da secretaria escolar deve estar limpo, arejado, bem 
iluminado; 
• A mesa sempre em ordem, sem excesso de papéis; 
• Manter os equipamentos em condições de uso e em seus devidos lugares; 
• Manter a atenção redobrada ao conferir documentação; 
• Evitar levantar-se a todo momento, ausentando-se do ambiente de 
trabalho; 
• Sempre manter a calma, mesmo em situações estressantes; 
• Evite choque de opiniões, chegue a um consenso comum; 
• Cumprir e fazer as determinações de superiores hierárquicos; 
• Em caso de dúvida das tarefas, perguntar ao superior; 
• Inicie seu dia com atividades mais demoradas, que exigem mais atenção e 
tempo; 
• Organize suas atividades, seus papéis e materiais. 
 
Estas dicas sempre são úteis serem revistas para que você, assistente de secretaria 
escolar, não esqueça que você é essencial para o funcionamento da escola e sua 
organização é fundamental. 
O assistente de secretaria escolar lida com muitos documentos diariamente, 
faremos aqui um estudo dos principais que vocês utilizarão no decorrer da profissão: 
 
❖ Matrícula 
 
A matrícula escolar é a porta de entrada do aluno para a escola, é como um 
contrato que é feito entre escola e aluno. É o momento que a escola obtém dados 
detalhados do aluno, além de saber um pouco mais sobre a vida do aluno. 
Antes de iniciar o período de matrícula, a escola deve fazer uma estimativa de 
quantas vagas estarão disponíveis levando em conta os alunos que já estão matriculados, 
e então, definir o total de vagas disponíveis. Mas como confirmar se o aluno continuará 
na escola? 
A direção escolar junto com a secretaria deverá realizar a matrícula de 
confirmação dos alunos que já estudam na escola, estabelecendo uma data para que os 
pais compareçam à escola para confirmar a continuação do aluno na escola no próximo 
ano letivo. 
Na própria ficha de matrícula, pode ser anexada um campo de “Confirmação de 
Matrícula”: 
DADOS DA RENOVAÇÃO DA MATRÍCULA 
Data: / / 2º Período: ( ) Tarde ( ) Manhã 
 ASSINATURA DO PAI/RESPONSÁVEL: 
Fonte: Autora 
 
 No formulário de pré-matrícula, os pais assinarão confirmando a continuação do 
aluno para o próximo ano letivo e assim a direção e a secretaria escolar terão um quadro 
de vagas disponíveis concreto. 
Após realizar o levantamento das vagas disponíveis para o próximo ano letivo, é 
o momento de comunicar a Secretaria de Educação que fornecerá a data de início e 
término das matrículas. 
O ideal é realizar um cronograma de matrículas para organizar o ambiente escolar, 
os funcionários que irão recepcionar pais e alunos, os materiais necessários. Para agilizar 
o processo de matrícula utilizar sistema automatizada simplifica a rotina escolar, 
garantindo e facilitando a verificação dos alunos. 
Os prazos para início e término das matrículas são fornecidos pela Secretaria de 
Educação, no caso do município, e no estado pelas superintendências de ensino, ambas 
devem estar interligadas e trocarem informações quanto ao processo de matrícula e datas. 
Os prazos devem ser amplamente divulgados assim como os documentos necessários para 
realização da matrícula. 
Há escolas que realizam matrícula na escola, em datas divulgadas pela Secretaria 
de Educação. Neste caso, a escola deve ser preparada para receber os pais e alunos para 
realização da matrícula. 
O ambiente para o preenchimento da matrícula deve ser acessível a todos, limpo, 
claro, com cadeiras para recepcioná-los. O bom atendimento inicial faz muita diferença, 
traz segurança aos pais e incentivo ao aluno. 
O preenchimento da ficha de matrícula seja em papel timbrado ou em programa 
automatizado realizado pela secretaria escolar, é essencial atenção redobrada e a 
conferência dos documentos legíveis. 
Os documentos solicitados no ato da matrícula variam de acordo com o nível 
educacional, histórico escolar e familiar. Costuma-se solicitar no ato da matrícula: 
 
- Certidão de nascimento original e cópia legível; 
- Comprovante de residência atual com cópia legível; 
- Comprovante de escolaridades anteriores (históricos, declarações); 
- RG e CPF dos pais ou responsáveis pelo aluno menor de idade; 
- RG e CPF do aluno (não é obrigatório quando o aluno for menor de idade); 
- Foto 3x4 legível e atual; 
- Em algumas cidades exigem carteira de vacinação no ato da matrícula. 
 
Há alunos com diversos tipos de histórico familiar como por exemplo: 
 
- Quando a guarda e responsabilidade do aluno menor de idade for de terceiros é 
necessário o termo de entrega e responsabilidade do menor; 
- No caso de o aluno ser adotado, é necessário o termo de adoção. Atente-se aos dados do 
aluno, visto que o nome dos pais e nome da criança podem sofrer mudanças. 
 
Em casos de o aluno ter algum tipo de necessidade especial escolar, deve vir com 
o laudo médico especificando o tipo de problema que possui, além de todos os 
documentos que se fizerem necessários para a inclusão e bem-estar do aluno no ambiente 
escolar. 
Abaixo citaremos um formulário de ficha de matrícula com todos os dados 
necessários para o cadastro escolar de educação infantil: 
Fonte: Escola Municipal de Guaxupé/MG 
 ESCOLA XXXXXXXXXX 
 
Ficha de Matrícula/ANO 
 
 
( ) 1º PERÍODO ( ) 2º PERÍODO TURNO:_____________________ 
IDENTIFICAÇÃO DO(A) ALUNO(A) 
Nome: Data Nas.: / / 
Naturalidade: Nacionalidade:brasileira 
Sexo: ( ) Masculino ( ) Feminino Responsável: ( ) Pai ( ) Mãe ( ) Tutor 
Cor/Raça: ( ) Branca ( ) Preta ( ) Parda ( ) Amarela ( ) Indígena 
Certidão de Nascimento: nº termo: ___________________________ Folha: _______________ Livro: _____________________ 
Identificação Única (ID do Educacenso): ___________________________________ Possui Bolsa Família: ( ) Não ( ) Sim 
ENDEREÇO DO(A) ALUNO(A) 
Avenida/Rua: Nº: 
Bairro: CEP: 37800-000 Município: Guaxupé UF: MG 
Telefones: 
IDENTIFICAÇÃO DO PAI OU RESPONSÁVEL 
Nome: RG: Data Nasc.: / / 
Naturalidade: Escolaridade: Religião: 
Profissão: Local Trab.: Tel.: 
IDENTIFICAÇÃO DA MÃE OU RESPONSÁVEL 
Nome: RG: Data Nasc.: / / 
Naturalidade: Escolaridade: Religião: 
Profissão: Local Trab.: Tel.: 
DADOS DE SAÚDE 
Apresenta algum problema de saúde? Qual? 
Necessidades educacionais especiais? ( ) física ( ) visual ( ) auditiva ( ) mental Nº cartão SUS: 
Faz uso de remédio controlado? Alguma alergia: 
Acompanhamento fono: Acompanhamento APAE: Acompanhamento psicológico: 
DADOS ANTERIORES 
Cursou Creche/Outra Escola: ( ) Não ( )Sim Qual? 
Data: Município: UF: 
PESSOAS AUTORIZADAS A BUSCAR O(A) ALUNO(A) NA ESCOLA 
 
Utilizará transporte escolar: ( ) Não ( ) Sim – Qual? 
OBSERVAÇÕES: 
 
ASSINATURA DA UNIDADE ESCOLAR: _______________________________________________ Data:____/____/_____ 
 
ASSINATURA DO PAI/RESPONSÁVEL: 
DADOS DA RENOVAÇÃO DA MATRÍCULA 
Data: / / 2º Período: ( ) Tarde ( ) Manhã 
 ASSINATURA DO PAI/RESPONSÁVEL: 
Foto 
TIMBRE 
Fonte: Autora 
 
 
 
Escola XXXXXXXX 
Endereço XXXXXXX / Cidade XXXXXX 
Decreto XXXXXX / Telefone: (XX) XXXX-XXXX / E-mail XXXXXXXXXX 
 
 
Fonte: Escola Estadual do Estado de Minas Gerais 
Muitas escolas adaptaram a pré-matrícula através de meios virtuais, facilitando o 
processo de cadastro e acessibilidade dos pais ou responsáveis. A pré-matrícula é um 
cadastro prévio dos candidatos, logo após o período da pré-matrícula os pais/responsáveis 
ou o aluno (quando for maior de dezoito anos) deverão comparecer a escola de posse dos 
documentos solicitados para confirmar a matrícula e garantir sua vaga na escola. 
Em Minas Gerais, a resolução SEE nº 4.142/2019 estabelece normas para a 
realização do Cadastro Escolar para o Ensino Fundamental na rede pública de ensino para 
todos os candidatos, incluídos aqueles com algum tipo de necessidade especial escolar 
através de formulário eletrônico disponibilizado na internet, no sítio da Secretaria de 
Estado de Educação (SEE). A data base para o candidato que completar seis anos de idade 
até 31 de março de 2020 e a matrícula será efetuada através de zoneamento do Município 
(a matrícula será oferecida na escola próxima a casa do candidato). 
Primeiro é realizado a pré-matrícula e logo depois a confirmação da matrícula. 
Ambas com datas determinadas pela Secretaria de Educação e amplamente divulgada, 
sendo necessário levar a documentação exigida. 
Após a pré-matrícula, o pais/responsáveis deverão comparecer à escola na data a 
ser divulgada pela Secretaria de Educação para confirmar a matrícula, levando o 
comprovante de pré-matrícula, entre outros documentos como: 
 
• Documento de Identidade ou, na sua ausência, Certidão de Nascimento do 
aluno, original e cópia; 
• CPF do aluno, original e cópia, sendo obrigatória a apresentação se o aluno for 
maior de idade e facultativa quando menor de idade; 
• Comprovante de residência, original e cópia, no nome de um dos 
pais/responsáveis ou do aluno. São considerados comprovantes válidos as contas de 
água, de energia ou telefone; 
• Ficha de renovação assinada pelo aluno, quando maior de idade, ou pelo seu 
responsável legal, quando menor de idade; 
• Para a renovação da matrícula do aluno menor de idade, é necessária, ainda, a 
apresentação de documento de identidade e do CPF, originais e cópias, de um dos 
pais/responsáveis; 
• Para o estudante com Deficiência, Transtornos Globais do Desenvolvimento e 
Altas habilidades/Superdotação, é necessária a apresentação de laudo médico. 
 
Caso os pais/responsáveis não comparecerem na escola determinada pelo 
zoneamento, no período determinado pela Secretaria de Educação ou Superintendências 
de Ensino, terá como consequência a perda da garantia de vaga naquela escola. 
Em relação ao Ensino Fundamental e Médio, as matrículas também foram 
oferecidas através de formulário eletrônico, disponibilizado na internet no site 
www.matricula.educacao.mg.gov.br. Para realizar a pré-matrícula, o responsável pelo 
candidato, caso seja menor de idade, deverá informar no ato da inscrição os dados do 
candidato: nome completo, data de nascimento, naturalidade, certidão de nascimento, 
endereço, e documento de identidade e cadastro de pessoa física (RG e CPF), caso o 
candidato menor de idade possua esses documentos, para o candidato maior de idade é 
obrigatório o preenchimento desses documentos. O responsável deverá preencher seu 
nome completo e o número do cadastro de pessoa física (CPF). Após isto, escolher três 
escolas estaduais de sua preferência. As pré-matrículas do ensino fundamental e médio 
serão distribuídas de acordo com a disponibilidade de vaga da escola. 
O período da matrícula do ensino fundamental e médio será divulgado no ato da 
pré-matrícula ou em rede local de imprensa. Deverá o responsável ou aluno maior de 
idade levar a documentação exigida no prazo estabelecido, caso contrário, a vaga naquela 
escola será cancelada. 
Como vimos, a matrícula pode ser realizada na escola conforme modelo de ficha 
de matrícula anexada acima, como também através de formulários eletrônicos 
disponibilizados através dos sites das secretarias estaduais. 
A matrícula é o momento mais importante para o ingresso do aluno na escola, por 
isto, o assistente de secretaria escolar deve estar sempre atento as regras definidas pela 
direção da escola e Secretaria Estadual. 
O formulário de matrícula varia de acordo com a escola. As escolas particulares 
possuem critérios diferentes, mas acatam as determinações da Secretaria de Educação. 
Muitos estados brasileiros já possuem a pré-matrícula realizada por formulário eletrônico, 
garantindo um melhor atendimento ao aluno com rapidez e simplicidade. 
http://www.matricula.educacao.mg.gov.br/
Após efetuar a pré-matrícula e a matrícula do aluno, deverá o assistente de 
secretaria escolar organizar todo o processo realizado, arquivando de modo correto e fácil 
para que consiga acessá-lo rapidamente quando necessário. 
 
❖ Ficha individual 
 
Na maioria das escolas públicas municipais, estatuais e federais usa-se sistemas 
de cadastro interligados que registram dados dos alunos durante todo o período escolar 
da criança. 
Há muitos softwares de gestão escolar que tem como objetivo organizar todas as 
áreas desde a matrícula até a conclusão do ano letivo. O banco de dados acompanha a 
vida escolar do aluno na instituição: matrícula, ficha individual, acompanhamento de 
notas, frequência escolar. Alguns softwares utilizados são: Sponte, Sophia, Proesc, 
Galileu, GEM Educacional, Edukante. 
As escolas estaduais utilizam o sistema de coleta de dados de acordo com o estado 
de federação. Em Minas Gerais, as escolas públicasutilizam o SIMADE que é um sistema 
virtual com banco de dados interligados no estado todo. 
No município de Guaxupé – Minas Gerais, o sistema usado é o SONNER que 
interliga o sistema municipal de educação, saúde, social, contábil, administrativo. No 
sistema educativo, o sistema SONNER dispõe de interfaces para links via Internet, tanto 
para atualização remota de sistemas em servidores e estações de trabalho, quanto para 
troca de arquivos variados com instituições públicas e cidadãos. 
 Para que o software Sonner funcione, é necessário acesso a rede de computadores, 
Internet. Todo início de ano letivo, após a etapa de matrícula e documentação dos alunos, 
os secretários e assistente de secretaria escolar lançam todos os dados na aba de ficha 
individual do aluno. 
A ficha do aluno deve ser preenchida de acordo com a ficha de matrícula com os 
dados legíveis e completos. A ficha individual do aluno resguarda a escola de qualquer 
pendência em relação ao cadastro do aluno. Por isto, é extremamente importante o 
preenchimento correto e total da ficha do aluno no ato da matrícula. 
Observe que a ficha de matrícula é muito parecida com a ficha virtual do sistema 
integrado da Sonner, isto ocorre justamente para que todos os dados sejam coletados e 
informatizados de maneira clara e concisa. 
 
Figura 1 Tela de pesquisa e cadastro inicial do aluno. Sonner. 2020 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Na tela de cadastro de alunos, é necessário o cadastro completo do aluno com seus 
dados gerais, origem, documentos e endereço. Ao pesquisar o aluno, poderá aparecer 
dados escolares anteriores ou aluno sem dados anteriores, sendo necessário realizar um 
novo cadastro e iniciar a ficha individual do aluno. 
 
Figura 2 Tela de pesquisa de matrículas anteriores. Sonner. 2020 
 
Após todo o cadastro do aluno no sistema virtual da escola, o assistente de 
secretaria escolar visualizará a ficha do aluno que conterá as informações necessárias com 
agilidade e precisão. É importante sempre emitir a ficha individual do aluno, colher as 
assinaturas dos pais/responsáveis e colocá-la na pasta individual do aluno. 
No entanto, caso a escola não tenha um software de gestão escolar, a ficha 
individual do aluno deverá ser emitida, preenchida e assinada pelos pais/responsáveis e 
pelo responsável pelo preenchimento. As fichas individuais devem ficar arquivadas nas 
pastas individuais do aluno. 
No modelo abaixo, a ficha individual demonstrada é mais útil para creches, 
escolas infantis. Observe que além dos dados pessoais do aluno, pergunta-se sobre 
restrição alimentar. Ressalva-se que cada escola tem seu modelo de ficha individual. 
 
Figura 3 Ficha individual do aluno. Disponível em: 
https://cdn.slidesharecdn.com/ss_thumbnails/fichaindividualdoaluno-140812205819-phpapp01-thumbnail-
4.jpg?cb=1407877156 Acesso: 20/07/2020 
 
A ficha individual do aluno é um relato completo do progresso do aluno 
na unidade escolar. Algumas fichas tem um controle de frequência, notas, 
dificuldades dos alunos, entre outros itens que espelha o progresso escolar do 
aluno. 
 
Figura 4 Ficha individual. Progresso do aluno. Disponível em: https://pt.slideshare.net/babicaescola/tarjeta-
10822803 Acesso: 22/07/2020 
 
Fonte: Autora (Utilizado na Escola Estadual de Guaxupé) 
 
❖ Histórico escolar 
 
O formulário de histórico escolar é um documento oficial preenchido pela unidade 
escolar que registra com autenticidade, a vida escolar dos alunos, não podendo ter erros 
ou rasuras. 
O histórico escolar deve conter: 
 
• Atos que autorizam o funcionamento do Estabelecimento, Reconhecimento do 
Estabelecimento e Reconhecimento do Curso; 
• Dados pessoais do aluno; 
• RG para alunos maiores de dezesseis anos; 
• Registro de vida escolar; 
Escola XXXXXXXX 
Endereço XXXXXXX / Cidade XXXXXX 
Decreto XXXXXX / Telefone: (XX) XXXX-XXXX / E-mail XXXXXXXXXX 
 
• Assinaturas do diretor e secretário, com os respectivos atos de designação. 
 
O histórico escolar é um documento obrigatório e essencial na pasta individual do 
aluno. Na conclusão do curso, a unidade escolar deverá fornecer duas vias originais do 
Histórico Escolar ao aluno e uma cópia deverá ser arquivada na pasta individual do aluno. 
O histórico escolar do Ensino Fundamental e Médio devem obter todas as 
informações sobre a trajetória escolar do aluno. Todo final de ano letivo, deve ser feito a 
escrituração do Histórico Escolar com os resultados das séries nas quais o aluno tenha 
sido promovido. 
 
 
 
Figura 5. Modelo de Histórico Escolar Disponível em: 
https://midiasstoragesec.blob.core.windows.net/001/2018/06/tutorial-histrico-escolar-rede-particular.pdf Acesso: 
21/07/2020 
 
https://midiasstoragesec.blob.core.windows.net/001/2018/06/tutorial-histrico-escolar-rede-particular.pdf
➢ 1 – Cabeçalho: Deve identificar a diretoria de ensino, unidade escolar 
contendo data por extenso do ato de criação da unidade escolar, endereço 
completo, telefones com DDD e endereço eletrônico; 
➢ 2 – Identificação do aluno: constar nome completo do aluno, certidão de 
nascimento, RG, RA, data, município de nascimento, nome dos pais; 
➢ 3 – Base legal e transcrição da trajetória escolar: legislação, matriz curricular, 
anos/séries cursados, notas, carga horária. Tudo deve ser transcrito fielmente 
conforme documentos anteriores; 
➢ 4- Estudos realizados: série/ano cursado, ano civil, identificação do 
estabelecimento de ensino, município/UF; 
➢ 5 – Observações; 
➢ 6 – Número de registro – somente para alunos que concluíram o ano letivo, 
ensino fundamental e médio; 
➢ 7 – Certificação ou declaração do diretor; 
➢ 8 – Rodapé – data da emissão, nome completo, RG, cargo, carimbo e 
assinatura por quem de direito. 
 
Atenção: ao transferir as informações nos documentos escolares anteriores, o 
secretário escolar deve atentar-se e copiar fielmente: carga horária, observações, 
nomenclaturas de disciplinas. 
 
Figura 6: Modelo de Histórico Escolar Disponível em: 
https://midiasstoragesec.blob.core.windows.net/001/2018/06/tutorial-histrico-escolar-rede-particular.pdf Acesso: 
21/07/2020 
 
Lembrando que o Diretor da Unidade Escolar somente irá CERTIFICAR quando o 
aluno for concluinte. Na ocorrência de transferência, o Diretor apenas DECLARA as 
informações constantes no Histórico. Atentar para o preenchimento correto para não 
conduzir a erros na vida escolar do aluno. 
https://midiasstoragesec.blob.core.windows.net/001/2018/06/tutorial-histrico-escolar-rede-particular.pdf
 
 
 
 
 
Fonte: Escola Estadual de Guaxupé - MG 
O assistente de secretaria escolar deve orientar o aluno a não entregar o Histórico 
Escolar original e não plastificar. Se apresentado o Histórico Escolar em fotocópia, após 
a conferência com o original, deverá ser registrada a expressão “Confere com o original”, 
o secretário deverá datar, carimbar e assinar. 
 
 
❖ Transferência escolar 
 
A transferência escolar ocorre quando o aluno maior de idade ou pais/responsáveis 
procuram uma nova unidade escolar em busca de uma vaga, o que poderá ocorrer em 
qualquer época do ano. 
A unidade escolar tendo a vaga, poderá reservar e realizar uma declaração de vaga, 
se solicitado pela escola anterior. 
Assim que a vaga estiver disponível, deve os pais/responsáveis ou aluno maior de 
idade requerer o termo de transferência do aluno. No termo de transferência do aluno, 
deve constar os detalhes do aluno, ano que cursou e motivo da solicitação da 
transferência. 
 
COLOCAR O TIMBRE DA ESCOLA 
NOME COMPLETO DA UNIDADE ESCOLAR 
 
CERTIDÃO DE TRANSFERÊNCIA 
 
Declaro para os devidos fins que ___________________________________ 
nascida em _______________, filha de _________________________________ 
e _______________________________________________________ solicitou 
transferência neta data e os documentos solicitados serão expedidos no prazo de 
trinta dias, tendo a mesma, direitoa matricular-se na ____ série do Ensino Médio: 
__________________________________________ 
 
Guaxupé, __________ de ________________ de 2020 
___________________________ ______________________ 
Nome da secretária escolar Nome da diretora 
Carimbo Carimbo 
 
❖ Emissão de certificados e de diplomas 
 
Diploma e certificado são documentos que atestam a formação recebida pelo seu 
titular. 
Um diploma é um documento emitido por uma instituição de ensino, que 
testemunha que a pessoa a quem é concedido completou com sucesso um determinado 
curso, ou recebeu um grau académico. Documento pelo qual se reconhece ou se confere 
oficialmente um privilégio, um título, uma dignidade, um poder. Os diplomas serão 
expedidos para cursos reconhecidos por lei e quando registrados terão validade nacional. 
Como você pode saber se um diploma é reconhecido pelo MEC 
 Instituição de Ensino: Pesquise a instituição no site do INEP 
(http://idebescola.inep.gov.br/ideb/consulta-publica) 
 Instituição de Ensino Superior: Basta pesquisar no site do e-MEC para saber se 
uma instituição é reconhecida. A unidade escolar deverá ser reconhecida e 
regularizada pelo MEC. 
O certificado também é um documento, assinado por autoridade competente que 
atesta um fato, porém como menos formalidade se comparado ao diploma. A função do 
certificado é atestar a participação em eventos, palestras, workshops, congressos, 
conclusão de curso, etc. 
http://idebescola.inep.gov.br/ideb/consulta-publica
 
Figura 7. Modelo. disponível em: https://segundavia.site/2a-via-diploma-e-certificado-do-ensino-medio/ 
Acesso: 22/07/2020 
 
 
❖ Declarações 
 
Trata-se um documento de valor documental que significa a afirmação de um fato, 
existência ou não de um direito. A declaração pode atestar frequência, comparecimento, 
vaga, recebimento, pagamentos, doação, atestar que um profissional atuou na unidade de 
ensino, entre outros tipos. O documento deve ser assinado pela(o) diretora9o) da escola 
ou pelo(a) secretário(a) escolar. 
 
DECLARAÇÃO 
 
DECLARAMOS, para os devidos fins que Francisco Henrique de Assis, 
nascido em 10/02/1990, filho de Deusemira Bento e Francisco Assis, com certidão 
de nascimento 2020 020202 020202 022020202, estuda no 3º ano do ensino 
fundamental no período matutino, na sala da professora Micheli Dias até a 
presente data. 
Por ser verdade, firmamos a presente declaração. 
https://segundavia.site/2a-via-diploma-e-certificado-do-ensino-medio/
 
Guaxupé, 20 de maio de 2020 
 
 Nome Nome 
 Secretário Escolar Diretor da Escola 
 
Observação: Nome do (a) Diretor (a) com iniciais maiúsculas, cargo com iniciais 
maiúsculas, em negrito, seguido de ponto. 
 
 
A Declaração de Curso é um documento oficial com validade de trinta dias, que é 
o tempo para que o Histórico Escolar seja expedido. Esta declaração deve ser feita com 
dados corretos do aluno sendo assinado pela(o) secretaria(o) da escola ou pelo(a) 
diretor(a)da unidade escolar. 
 
 
Figura 8: Secretaria do Estado do Paraná. Manual do Secretario. 2006. Disponível em: 
http://www.gestaoescolar.diaadia.pr.gov.br/arquivos/File/pdf/manual_secretario.pdf Acesso: 22/07/2020 
 
http://www.gestaoescolar.diaadia.pr.gov.br/arquivos/File/pdf/manual_secretario.pdf
 
❖ Atas 
 
Ata é o documento com valor jurídico, em que se registram, de forma clara, exata 
e metódica, as ocorrências, decisões em reuniões, sessões ou comissões. O registro feito 
na ata não pode ser modificado, então, muito cuidado ao registrar uma ata. Geralmente, 
as atas são lançadas em livro próprio que contém termo de abertura e fechamento, com 
as páginas rubricadas, o que lhes dá cunho oficial. 
 
TERMO DE ABERTURA DO LIVRO DE ATA (COLOCAR O NOME – 
exemplo Livro de ata da caixa escolar/ de reuniões de pais e alunos) 
 
O presente livro contém (quantidade) folhas numeradas tipograficamente de 01 a 
____ (verificar a numeração final no livro), as quais se destinam à lavratura das 
atas das reuniões da (coloque o nome da escola). 
Guaxupé, ___ de ______ de ________. 
 
________________________________ 
Assinatura do Representante Legal 
(“Presidente”) 
Fonte: Própria Autora 
 
 
Abaixo teremos o modelo de Termo de Encerramento do livro de ata: 
 
TERMO DE ENCERRAMENTO 
 
Contém este livro ____ folhas, numeradas tipograficamente de 001 a ___, e serviu 
para que nele fossem lavradas as Atas da _______ (COLOCAR O NOME – 
exemplo Livro de ata da caixa escolar/ de reuniões de pais e alunos) com sede à 
Rua ______________________________ nº ____, nesta cidade. 
Guaxupé, ___ de ______ de ________. 
 
________________________________ 
Assinatura do Representante Legal 
(“Presidente”) 
Fonte: Própria Autora 
 
 A escrita deve ser legível, objetiva. Escreve-se tudo seguidamente para 
evitar espaços em branco, para evitar qualquer tipo de acréscimo posteriores. 
Nestes espaços em branco deve-se preencher com pontos ou outros sinais 
convencionais. 
Caso haja erro, pode-se colocar a palavra “Digo”, depois da qual se repete 
a palavra ou expressão anterior ao mesmo erro. Todas as pessoas presentes na 
reunião devem assinar a ata. Caso seja necessário acréscimo ou retificações ao 
final da reunião, emprega-se a expressão “Em tempo” seguida das assinaturas dos 
presentes. 
 
 
Alguns detalhes são essenciais para iniciar uma ata: 
- Numeração da ata 
- Dia, mês, ano e horário escritos por extenso; 
- Local da reunião; 
- Citar todas as pessoas presentes, devidamente qualificadas (Mara Assis, assistente de 
secretaria escolar; Bruno Rocha, professor); 
- Citar todos assuntos, discussões, decisões que foram levantadas durante a reunião; 
- Fecho final. 
 
Ata nº 05/2020 
Aos vinte de maio de dois mil e vinte, reuniram-se na biblioteca da Escola Municipal 
Unidos, às 13:50 horas, Paulo Silva, presidente da Caixa Escolar Unidos, João Reis, 
diretor da escola; Maria da Penha, vice-diretora; Maurício Assis, comerciante e pai de 
aluno; Albertina Lima, professora e mãe de aluna; os professores da escola Evangelina 
de Souza, Jesuino Ribeiro, Jovino Silva, Wilson Amado, Rosa Lau e eu Cristiane Assis, 
assistente de secretaria escolar para tratar da seguinte pauta: organização da festa junina; 
definição da data e horário; ordem das apresentações; músicas; comidas típicas que serão 
vendidas; valores. O diretor João apresentou algumas datas para realização da festa 
junina: doze de junho, treze de junho ou quinze de julho de dois mil e vinte. Em votação, 
ficou decidido que a festa será no dia treze de junho de dois mil e vinte a partir das 
dezessete horas. As professoras concordaram de selecionar as músicas típicas e ensaiar 
os alunos. O cronograma será definido a partir do momento em que as músicas forem 
escolhidas, será avaliado o tempo de música e apresentação por sala para se ter noção do 
tempo gasto. Os pais Maurício e Albertina pediram para que as apresentações não 
demorem a começar. Disseram que irão ajudá-los na preparação das comidas típicas. Em 
relação aos valores a serem cobrados, as professoras e o presidente concordaram que deve 
ser um valor simbólico. O presidente estabeleceu uma nova reunião para o fechamento e 
definição da organização da festa junina para o próximo dia cinco de junho de dois mil e 
vinte às treze horas. Após esta ata ter sido lida, foi encerrada a reunião e não havendo 
mais assunto a tratar, eu Cristiane Assis, assistente de secretaria escolar, lavrei a presente 
ata, que após lida, será assinada por todos os presentes. Guaxupé, vinte de maio de dois 
mil e vinte. 
_________________________ ___________________________ 
_________________________ ___________________________Fonte: Autora 
Atas de resultados finais 
 
No decorrer do ano letivo, os (as) assistentes de secretaria escolar preenchem o 
livro de ata de resultado final. Este livro não pode conter rasuras, deve conter 
obrigatoriamente: 
 
• Nome da instituição; 
• Dia, mês e ano da conclusão da série ou etapa; 
• Organização do ensino (série, ciclo, turma e turno); 
• Níveis e modalidades; 
• Nome dos alunos por extenso, organizados em ordem alfabética e de 
acordo com a certidão de nascimento ou casamento; 
• Disciplinas; 
• Resultado final 
• Assinatura do diretor e secretário escolar 
 
O livro de atas de resultados finais contém todo o histórico do aluno: todas as 
notas; faltas; controle dos alunos que evadiram ou transferidos da escola; aprovação ou 
reprovação dos alunos. 
Um dos modelos mais conhecidos é este abaixo citado, neste livro de atas de 
resultados finais é manuscrito: 
 
 
Figura 9: Livro de atas de resultados finais. Disponível em: 
http://www.tamoios.com.br/detalheproduto/26/LIVRO-DE-ATA-DE-RESULTADO-FINAL-E-APROVEITAMENTO-
FUNDAMENTAL-N%C3%8DVEL-I Acesso: 01/08/2020 
 
 
Ata do resultado final informatizado 
 
Figura 10: Ata de Resultado Final. SIMADE. Disponível em: 
https://www.simadeweb.educacao.mg.gov.br/SimadeWeb/imprimir.faces. Acesso 04/08/2020 
 
 
 
 
 
 
 
http://www.tamoios.com.br/detalheproduto/26/LIVRO-DE-ATA-DE-RESULTADO-FINAL-E-APROVEITAMENTO-FUNDAMENTAL-N%C3%8DVEL-I
http://www.tamoios.com.br/detalheproduto/26/LIVRO-DE-ATA-DE-RESULTADO-FINAL-E-APROVEITAMENTO-FUNDAMENTAL-N%C3%8DVEL-I
https://www.simadeweb.educacao.mg.gov.br/SimadeWeb/imprimir.faces.%20Acesso%2004/08/2020
2. REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS: 
 
CEARÁ. Secretaria da Educação Básica. Manual do secretário escolar / Secretaria da 
Educação Básica do Ceará. Fortaleza: SEDUC, 2005.104p. Disponível em: 
http://www.cee.ce.gov.br/phocadownload/Informacoes-
gerais/manual%20do%20secretrio.pdf . Acesso em: 02/07/2020 
 
FIGUEIREDO, Adegmar V. et all. Orientações: documentação escolar. 2010. Disponível 
em: 
http://www.nre.seed.pr.gov.br/arquivos/File/cianorte/documentacao_escolar/manuais/ori
entacoes_preenchimento_historico.pdf Acesso: 20/07/2020 
 
GOIÁS. Secretaria da Educação. Formação, em serviço, dos gestores da rede estadual de 
ensino: secretário geral – 2010. Escrituração escolar. Disponível em: 
http://www.seduc.go.gov.br/imprensa/documentos/arquivos/15%20-%20Manual%20de
%20Gest%C3%A3o%20Pedag%C3%B3gico%20e%20Administrativo/2.15%20Arquiv
o%20Escolar/Escritura%C3%A7%C3%A3o%20Escolar.pdf. Acesso em: 02/07/2020. 
 
PARANÁ. Secretaria de Estado da Educação. Manual do secretário. Disponível em: 
http://www.nre.seed.pr.gov.br/toledo/arquivos/File/manual_do_secretario.pdf. Acesso 
em: 02/07/2020. 
http://www.cee.ce.gov.br/phocadownload/Informacoes-gerais/manual%20do%20secretrio.pdf
http://www.cee.ce.gov.br/phocadownload/Informacoes-gerais/manual%20do%20secretrio.pdf
http://www.nre.seed.pr.gov.br/arquivos/File/cianorte/documentacao_escolar/manuais/orientacoes_preenchimento_historico.pdf
http://www.nre.seed.pr.gov.br/arquivos/File/cianorte/documentacao_escolar/manuais/orientacoes_preenchimento_historico.pdf