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Atividades Logísticas Núcleo de Educação a Distância www.unigranrio.com.br Rua Prof. José de Souza Herdy, 1.160 25 de Agosto – Duque de Caxias - RJ Reitor Arody Cordeiro Herdy Pró-Reitoria de Pós-Graduação e Pesquisa (PROPEP) Emilio Antonio Francischetti Pró-Reitoria de Administração Acadêmica (PROAC) Carlos de Oliveira Varella Núcleo de Educação a Distância (NEAD) Márcia Loch Produção: Gerência de Desenho Educacional - NEAD Desenvolvimento do material: Julio Loureiro 1ª Edição Copyright © 2019, Unigranrio Nenhuma parte deste material poderá ser reproduzida, transmitida e gravada, por qualquer meio eletrônico, mecânico, por fotocópia e outros, sem a prévia autorização, por escrito, da Unigranrio. Pró-Reitoria de Graduação (PROGRAD) Virginia Genelhu de Abreu Francischetti Pró-Reitoria de Pós-Graduação Lato Sensu e Extensão (PROPEX) Nara Pires Sumário Atividades Logísticas Para início de conversa… .................................................................. 04 Objetivo ........................................................................................... 05 1. Atividades Logísticas ........................................................... 06 1.1 Atividades Primárias ............................................................. 06 1.2 Atividades de Apoio .............................................................. 10 2. Indicadores de Desempenho Logístico (KPI, Nível de Serviço e Principais Indicadores Logísticos) ............................................ 12 Referências ....................................................................................... 18 Para início de conversa… Vamos conhecer, neste capítulo, um pouco mais sobre a logística e suas atividades. As atividades que cercam a logística podem ser classificadas como primárias e secundárias. As atividades primárias são indispensáveis para que as empresas atinjam os seus objetivos. Elas são os transportes, manutenção de estoques e o processamento de pedidos. Na atualidade, esta última atividade vem ganhando destaque e importância, pois é fundamental no comércio eletrônico ou e-commerce. As atividades secundárias podem ser agrupadas em outro lote, um pouco menos importante que as ditas primárias, mas que existem para apoiá-las. São elas: a armazenagem, o manuseio de materiais, a embalagem de proteção, a obtenção, a programação de produtos e a manutenção de informação. Na sequência, serão mostrados os KPI, ou indicadores-chave de desempenho (logístico), que nada mais são do que os mecanismos por meio dos quais as atividades podem ser medidas, tanto dentro quanto fora das organizações, relativas ao seu desempenho logístico. 4 Logística Empresarial 5Logística Empresarial Objetivo Identificar as atividades logísticas, distinguindo suas particularidades e aplicação. 1. Atividades Logísticas Nos dias atuais, é difícil pensar em logística sem considerar as tecnologias que envolvem o segmento, muitas delas iniciadas e pensadas para aplicações militares, que, depois de adaptadas para o uso civil, foram incorporadas ao cotidiano das pessoas e organizações. Para Ballou (2007), a logística compreende as atividades primárias e de apoio. Vejamos, de forma detalhada, cada uma delas. 1.1 Atividades Primárias As atividades primárias se destacam pela sua importância para o atingimento dos objetivos logísticos de custo e nível de serviço. Elas contribuem com uma maior parcela do custo total da logística ou, até mesmo, são essenciais para a coordenação e cumprimento da tarefa logística. Essas atividades-chave são: os transportes, a manutenção de estoques e o processamento de pedidos. Figura 1: A logística unindo e abastecendo o mundo. Fonte: Dreamstime. Transportes É apontada por muitos como a parte mais importante da logística, já que simplesmente absorve, em média, de um a dois terços dos custos logísticos. Além disso, ela é considerada como essencial, pois nenhuma empresa pode operar de maneira eficiente sem movimentar suas matérias-primas e seus produtos acabados. 6 Logística Empresarial Sua importância ganha projeção, por exemplo, nos atos de greves e paralisações, atrasos em barreiras fiscais e aduanas, filas para descarga da produção de soja no porto de Paranaguá no Paraná, impactos advindos dos aumentos de combustíveis. Não é incomum denominar tais eventos de desastres nacionais e agravantes do chamado custo Brasil. Existem variados métodos utilizados para se movimentar produtos. Os modos ou modais mais disseminados são o rodoviário, ferroviário, aquaviário, dutoviário e aeroviário. Mais recentemente, em função dos avanços tecnológicos, Nogueira (2016) aponta a necessidade de inclusão do modal infoviário. Figura 2: Os vários métodos utilizados para se movimentar produtos. Fonte: Dreamstime. A administração da atividade de transporte geralmente envolve decidir pela escolha do modal a ser empregado, os roteiros que serão utilizados e a capacidade dos veículos. Sejam os que já existiram, os que atualmente existem ou os que serão desenvolvidos, existem duas grandes restrições às quais todos os modais de transporte estão sujeitos: o peso e o volume, uma vez que a capacidade máxima de carga de um veículo pode ser atingida por uma dessas restrições. Ultrapassar esses limites pode colocar em risco os ocupantes, terceiros, equipamentos e itens transportados. Manutenção de estoques É a tarefa que viabiliza ter e manter os estoques, que podem ser pontuais ou distribuídos ao longo de toda a cadeia de suprimentos, incluindo 7Logística Empresarial as etapas produtivas, uma vez que, em geral, não é economicamente viável produzir apenas em função da entrega instantânea aos consumidores. Figura 3: Estoque de materiais. Fonte: Dreamstime. Para se atingir um grau razoável de serviço com a disponibilidade de um dado produto, é necessário manter estoques, que agem como proteções às oscilações entre a oferta e a demanda. O uso intensivo de estoques deve-se ao fato de eles serem responsáveis por aproximadamente um a dois terços dos custos logísticos, o que torna manutenção de estoques uma atividade de grande importância na logística. Enquanto o transporte adiciona valor de lugar ao produto em função de sua disponibilidade onde ele é necessário, o estoque agrega valor de tempo, que seria necessário para se produzir a quantidade desejada. Para agregar esse valor dinâmico, o estoque deve ser posicionado o mais perto possível dos consumidores ou aos pontos de manufatura. O número normalmente grande desses pontos de estoque e os altos custos associados a mantê-los armazenados, em geral, entre 25 e 30% do valor do produto por ano, requerem administração cuidadosa. A administração de estoques envolve manter seus níveis tão baixos quanto possível, ao mesmo tempo em que proporciona o nível de serviço e a disponibilidade desejados pelos clientes. 8 Logística Empresarial Processamento de pedidos Essa é a atividade que desencadeia a movimentação de produtos e a prestação dos serviços. O custo do processamento de pedidos é menor quando comparado aos custos de transportes ou de manutenção de estoques. A utilização de sistemas informatizados e integração entre os elos da Cadeia de Suprimentos (CS) tornam a operação de baixo impacto, baixo erro e baixo custo. Sua importância se deve ao fato de ser um elemento crítico em termos do tempo necessário para levar serviços aos clientes, uma vez que, quanto mais rápida for a resposta da CS às necessidades e disponibilidade, maior será a satisfação de quem demanda determinado tipo de produto ou serviço. Atualmente, vem ganhando destaque em função do incremento nas transações comerciais realizadas em ambientes virtuais, o chamado e-commerce. Essas três atividades primárias podem ser colocadas em perspectiva, em que sua importância pode ser percebida naquilo que pode ser chamado de “ciclo crítico de atividades logísticas”, conforme apresentadona Figura 4: Consumidora Transportes Manutenção de estoques Processamento de pedidos Figura 4: Ciclo crítico de atividades logísticas. Fonte: Adaptado de Ballou (2007, p.25). 9Logística Empresarial 1.2 Atividades de Apoio As atividades de apoio são menos importantes que as primárias, mas decisivas para que estas cumpram a sua missão. Reúnem-se nesse grupo por sua importância secundária na execução dos objetivos logísticos: a armazenagem, o manuseio de materiais, a embalagem de proteção, a obtenção, a programação de produtos e a manutenção de informação. Armazenagem A armazenagem é caracterizada pela administração do espaço necessário para manter estoques, solucionando problemas como localização, dimensionamento de área, arranjo físico, recuperação do estoque, dimensionamento da quantidade de docas ou baias de atracação e configuração do armazém. Figura 5: Caminhão estacionado em uma doca de carga/descarga em um armazém. Fonte: Dreamstime. Manuseio de materiais Essa atividade está associada à armazenagem e manutenção de estoques e diz respeito à movimentação do produto no local de estocagem, compreendendo a transferência de mercadorias do ponto de recebimento no depósito até o local de armazenagem, e deste até a expedição. A seleção do equipamento de movimentação, procedimentos de separação de pedidos, escolha da forma de seleção de pedidos e distribuição e balanceamento da carga de trabalho são tarefas comuns dessa atividade. 10 Logística Empresarial Embalagem de proteção Indispensável na logística, a embalagem protetora atende a um dos pré-requisitos de movimentar bens sem danificá-los e com um custo razoável. Para atingir esse objetivo, faz-se necessário um bom projeto de embalagem do produto, o qual possibilitará a movimentação sem quebras. Além disso, dimensões adequadas de empacotamento possibilitam um manuseio e armazenagem eficientes, promovem uma melhor utilização do equipamento de transporte, protegem o produto, ajudam a promover a venda do produto, podem alterar a densidade do produto, ajudam a promover valor de reutilização para o consumidor e ainda podem prestar informações úteis. Obtenção É com essa atividade que se torna possível deixar o produto disponível para o sistema logístico. Ela trata do fluxo de entrada, cuida da seleção das fontes de suprimento, das quantidades a serem adquiridas, da programação das compras e da forma pela qual o produto é comprado. É uma atividade importante para a logística, pois as decisões de compra têm dimensões geográficas e temporais que podem afetar significativamente os custos logísticos, principalmente em função dos preços relacionados com os fretes. A obtenção não deve ser confundida com a função de compras, uma vez que essa função inclui a negociação de preço e a avaliação de fornecedores, que não são especificamente relacionados com a tarefa logística aqui comentada; daí o uso do termo obtenção como substituto. A programação de produtos está relacionada às quantidades que devem ser produzidas e quando e onde devem ser fabricadas; não diz respeito à programação detalhada de produção, executada diariamente pelos programadores de produção. A manutenção de informações, na atualidade, é uma das tarefas que vem ganhando destaque e importância, pois nenhuma função logística dentro de uma empresa poderia operar eficientemente sem as necessárias 11Logística Empresarial informações, como as relacionadas ao custo e desempenho. Essas informações são determinantes para o correto planejamento e controle logístico. Manter uma base de dados com informações relevantes, entre elas a da localização dos clientes, volumes de vendas, padrões de entregas e níveis dos estoques, preferências e perfil de consumo, bilhete médio de compra, entre outras, serve como suporte a uma administração eficiente e efetiva das atividades primárias e de apoio. 2. Indicadores de Desempenho Logístico (KPI, Nível de Serviço e Principais Indicadores Logísticos) As operações que envolvem a logística podem ser medidas e, de alguma forma, controladas, e a utilização de indicadores de desempenho cumpre essa finalidade. De acordo com o tipo de operação, diversos dados podem ser reunidos, transformados em informações, as quais poderão ser comparadas com resultados anteriores ou aferido o seu distanciamento de metas traçadas, para se conhecer, ao certo, o quão distante ou próximo se está dessas marcações. A logística, nos últimos anos, vem se destacando como a área que possibilita, de forma consistente, a redução de custos e melhoria do nível de serviço. Cabe ao administrador cuidar (também) de elevar o padrão logístico de sua empresa a partir da identificação de modelos de sucesso e, então, partir para a ação, identificando os recursos e condições necessárias para garantir a competitividade organizacional. O desenvolvimento de estudos internos conduzidos por administradores e a contratação de consultorias especializadas são alguns dos mecanismos que podem permitir a uma empresa melhorar seus processos, reduzir custos ou, ainda, melhorar o nível de serviço das atividades logísticas. De acordo com Nogueira (2016), os indicadores são uma forma quantificável de atributos e características de produtos, processos e serviços, 12 Logística Empresarial que são empregados para monitorar e melhorar os resultados ao longo do tempo. Naturalmente, a escolha dos indicadores deve levar em consideração a cultura da empresa. Os indicadores-chave de desempenho, também conhecidos pela sigla, em inglês, KPI (Key Performance Indicators), possibilitam dar visibilidade a algum processo crítico de um negócio e seu impacto para a organização. Após sua coleta, os dados são tabulados e apresentados em painéis de controle, quadros de gestão à vista, scorecards ou dashboards, possibilitando que todos os integrantes de uma empresa possam compreender como o seu esforço contribui para o resultado da sua fonte pagadora. São diversos os tipos e aplicações dos indicadores de desempenho. O Quadro 1 nos mostra alguns deles e suas respectivas atenções. Indicadores Foco de atenção Estratégico Informa o quanto a organização está na direção da concretização de sua visão (ex.: ser reconhecida como a empresa líder em soluções logísticas para pequenas empresas). Produtividade (eficiência) Indica a relação existente entre os produtos ou serviços entregues, quando comparados com algum recurso empregado, tais como capital, tempo, energia, entre outros. Qualidade (eficácia) Satisfação dos clientes, assim como as características dos produtos ou serviços. Efetividade (impacto) Fazer a coisa certa da maneira certa. Capacidade Capacidade de resposta de um processo. Quadro 1: Tipos e aplicações dos indicadores de desempenho. Fonte: Adaptado Nogueira (2016, p.174). 13Logística Empresarial A seguir, serão listados alguns exemplos de indicadores de desempenho. Observe: a. Com foco no cliente: ▪ Taxa de atendimento do pedido: Indicador usado para aferir a quantidade de pedidos atendidos, de acordo com os pedidos dos clientes, obtido a partir da razão de pedidos completamente atendidos divididos pelo número total de pedidos expedidos em um determinado período. ▪ Percentual de pedidos completos no prazo (on time in full – OTF): Empregado para mensurar as entregas realizadas dentro do prazo e atendendo às quantidades e especificações do pedido feito pelo cliente; é calculado levando em consideração a divisão do número de entregas perfeitas sobre o total de entregas realizadas no período. b. Gestão de estoques: ▪ Acuracidade do inventário: Indicador aplicado para medir a diferença entre as quantidades apuradas no estoque físico e a informação correspondente ao item no estoque dos sistemas de controle (fichas, planilhas ou sistemas informatizados com os movimentos de entradas, saídas e ajustes), calculado pela divisão entre o estoque físico atual, dividido pelo estoque do sistema. ▪ Ruptura doestoque (stock out): Indicado para conhecer o número de vendas perdidas pela falta do item solicitado no estoque, medido pela receita não realizada em função da falta do SKU (stock keeping unit ou unidade de apanhe) no estoque. c. Produtividade no armazém: ▪ Custo por pedido: Serve para calcular o rateio (divisão seguindo uma métrica) dos custos operacionais do armazém em relação à quantidade de pedidos expedidos. Pode ser calculado com a divisão do custo total do armazém pelo total de pedidos expedidos. 14 Logística Empresarial ▪ Tempo médio de carga ou descarga: Mensura o tempo gasto na permanência dos veículos utilizados no transporte no local destinado ao recebimento ou expedição (doca), de acordo com o tipo de operação em exame. Ele é obtido pela diferença aferida entre o tempo de saída da doca e o seu tempo de chegada àquele local. d. Desempenho dos transportes: ▪ Coletas efetuadas no prazo: Trata-se do percentual de coletas efetuadas dentro do prazo acordado (com o cliente). É calculado pela divisão entre o número de coletas efetuadas dentro do prazo pelo total de coletas do período. ▪ Avarias nos transportes: Apura o volume de avarias observadas em transportes no total expedido. É calculado em moeda corrente, pelo número de valor das avarias no transporte pelo total expedido no período. Esses são apenas alguns exemplos de indicadores existentes e que, conforme a necessidade e objeto de análise, poderão ser substituídos ou complementados com outros novos. Para um resultado eficiente, eles deverão estar sempre acompanhados de objetivos de metas que possam servir como bússola e estímulo ao melhoramento da operação em exame. Antes do estabelecimento de metas, a empresa deverá medir onde está situada, ou seja, a sua real situação, quais as referências de mercado para o seu segmento, para, só então, estabelecer as ditas metas para o seu tipo, formato, cultura organizacional e condições disponíveis. Nogueira (2016) complementa que as metas devem se traduzir em valores que possam ser alcançados, por meio do esforço coletivo, sendo elas: Mensuráveis (um número de referência), Específicas (determinar o que se espera com a meta), Temporais (compreender todo o caminho a ser percorrido e o tempo estimado para a sua realização), Alcançáveis (ter o passo a passo com o que precisa ser feito) e Satisfatórias (traduzida na satisfação pessoal pela sua conquista). 15Logística Empresarial Um método que permite o aceleramento na organização do meios e recursos necessários para o atingimento de metas é o uso da ferramenta benchmarking. Seu uso possibilita que as empresas, de maneira rápida, atinjam níveis de eficiência mais altos, por meio da observação e adequação de processos de empresas líderes em seus segmentos. Segundo Ribeiro (2003), em uma pesquisa realizada nos EUA com 125 empresas pertencentes a diversos setores da economia, indicou que aproximadamente 65% delas estão envolvidas em atividades de benchmarking. Além disso, 34% delas possuem planos ou interesse de iniciar um programa desse tipo e apenas 1% não se mostrou interessada na ferramenta. Esses resultados são confirmados, também nos EUA, pela Fortune 1000 no mesmo período, em que 65% dessas empresas utilizam o benchmarking como estratégia competitiva. O benchmarking constitui-se como um processo sistemático de comparações entre processos semelhantes e, com base nessas comparações, a identificação, análise, planejamento e a promoção de melhorias que permitam que uma determinada atividade tenha excelência quando comparada com outras equivalentes em empresas do mesmo setor ou de outros setores da economia. Ele vai muito além de simplesmente copiar uma fórmula de sucesso de outra empresa que seja líder de mercado no seu segmento ou destaque naquilo que se busca (distribuição física, sistemas corporativos, processos de armazenagem, entre outros). Ele auxilia empresas a definirem metas, estimula novas ideias e oferece um método formalizado de gerenciamento de mudança. Embora cada caso necessite de uma avaliação mais ampla, um processo de benchmarking inclui a identificação e priorização dos processos-alvo, seleção dos KPIs (indicadores-chave de desempenho) a serem comparados em cada processo, seleção de empresas que serão nosso referencial nos processos selecionados, a comparação entre os processos e, finalmente, a análise dos fatores que motivaram as diferenças encontradas. A etapa de implementação deve estar suportada pelo planejamento dos passos necessários à modificação dos processos, conforme visto na Figura 6. 16 Logística Empresarial Seleção de processo e indicadores a serem comparados Comparação com outras empresas Entender motivadores das diferenças Identificar os passos necessários às mudanças Figura 6: Passos necessários à modificação do processo. Fonte: Adaptado de Ribeiro (2003). Pode-se concluir que o benchmarking é um processo contínuo de medição e comparação de produtos, serviços e práticas com empresas líderes, seus mais fortes concorrentes ou, ainda, com empresas que possuam relevância e reconhecimento em suas respectivas áreas de atuação. Vimos, neste capítulo, que a logística possui ramificações e divisões que possibilitam uma melhor compreensão e abordagem de suas atividades. As atividades tidas como primárias devem ser observadas e cuidadas pela sua relevância, para o atingimento dos objetivos empresariais relacionados à logística, secundadas pelas atividades de apoio. Na atualidade, com a facilidade e possibilidades criadas pela informática, seja no processamento, armazenamento, acompanhamento ou transmissão de informações, produtos e serviços vêm ganhando destaque, muito em função da crescente demanda por esses serviços e produtos gerados e entregues no ambiente virtual. Por fim, descobrimos, em detalhes, os motivos e mecanismos de medição das operações por meio dos seus indicadores, condição necessária para estabelecer metas e manter o acompanhamento das atividades logísticas. 17Logística Empresarial Referências BALLOU, R. H. Logística empresarial – Transportes, administração de materiais e distribuição física. São Paulo: Atlas, 2007. NOGUEIRA, A. S. Logística empresarial – Uma visão local com pensamento globalizado. São Paulo: Atlas, 2016. RIBEIRO, A. Benchmarking da cadeia de suprimentos. 2003. Disponível em: http://www.ilos.com.br/web/benchmarking-da-cadeia-de-suprimentos/. Acesso em: 28 abr. 2019. 18 Logística Empresarial
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