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Guia_Essencial_de_Planejamento

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Planejamento_2020.pdf
SUMARIO
Introdução
Sobre 
Plano pro Dia x Plano Pra Vida
Capítulo 1 - Busque o que agrega valor a sua vida
Capítulo 2 - Planeje de maneira consciente 
Capítulo 3 - Construa um sistema de suporte 
Capítulo 4 - Coloque-se em movimento
Capítulo 5 - Permita-se viver o que escolheu
Agora é com você
Anexos
04
06
08
12
18
36
42
56
62
66
POR QUE 
PLANEJAR?
I N T R O D U Ç Ã O
Às vezes achamos que nos faltam coisas para começar um 
projeto novo ou fazer uma mudança, quando na verdade te-
mos tudo o que precisamos a mão, só não conseguimos visu-
alizar por falta de planejamento, organização e ação. O ano 
novo parece ser a época onde as pessoas mais refletem sobre 
suas necessidades, desejos e sonhos. Mas as listas de resolu-
ções não funcionam se você não planejar os próximos passos. 
Elas podem simplesmente se perder em uma folha de papel 
que daqui há alguns anos você vai olhar e se perguntar o por-
quê de não a ter seguido. 
Caso você esteja cumprindo tarefas que não estejam relacio-
nadas as suas metas é porque você não está seguindo o SEU 
plano e sim o plano dos outros. Não desperdice o seu tempo 
vivendo uma vida que não é a sua. 
Acredite em mim: planejando você consegue percorrer o seu 
caminho com mais tranquilidade e felicidade. Não acredita em 
mim? Te convido a fazer um teste! 
w w w . g a b r i e l a b r a s i l . c o m w w w . g a b r i e l a b r a s i l . c o m
Faça o seu planejamento do próximo ano tomando como base 
o passo a passo deste ebook. Analise os seus papéis e como 
você pode aprimorá-los no novo ano. Defina os próximos pas-
sos e inclua prazos no seu calendário. Este planejamento é 
adaptável e você pode modificá-lo sempre que precisar. Até 
porque, estamos sempre mudando, então nosso planejamen-
to também pode mudar. 
Resolução de ano novo? Eu tenho uma:
Comece a viver seus sonhos hoje. 
Vem comigo que eu vou te mostrar como. 
FOCO NOS PLANOS! 
COMECE A VIVER SEUS SONHOS HOJE. 
SOBRE A 
AUTORA
S O B R E
Prazer, eu sou Gabriela e Brasil de fato é o meu sobrenome. 
Sou uma apaixonada por organização, produtividade, vida 
simples e tecnologia, elementos que juntos compõem o balaio 
do meu trabalho como consultora, educadora, aprendedora e 
produtora de conteúdo.
Há quatro anos dedico o meu tempo a dividir com outras pes-
soas os mesmos benefícios que consegui com a organização: 
mais tranquilidade, foco e qualidade de vida.
Me especializei em Organização Residencial e Office pela Oz 
Organize sua Vida, de São Paulo e estudei Administração do 
Tempo na FGV-RJ. Continuo desenvolvendo minhas habili-
dades trabalhando, estudando, viajando e escrevendo sobre 
organização. Também faço partes das associações APPO (As-
sociation of Photo Professional Organizers – USA) e NAPO 
(National Association of Professional Organizers – USA), e 
procuro me manter sempre atualizada sobre o que está acon-
tecendo no setor da organização para continuar comparti-
lhando novidades com minha galera. Sou uma Evernote Cer-
tified Business Consultant, o que significa que fui certificada 
w w w . g a b r i e l a b r a s i l . c o m w w w . g a b r i e l a b r a s i l . c o m
pela própria Evernote para orientar pessoas e empresas a uti-
lizarem a ferramenta.
Sou idealizadora e instrutora do programa Academia de Or-
ganização Digital. Meu trabalho é ajudar outras pessoas a 
encontrarem mais tempo e tranqüilidade através da organi-
zação. Então além de atuar na organização de ambientes digi-
tais, presto consultorias e cursos para organização do tempo 
e organização digital. 
Atualmente moro em Stanford, na Califórnia. Vim morar no Vale 
do Silício em 2015 para respirar um pouco os ares de inovação 
que sopram por aqui. Continuo aprimorando meus conhecimen-
tos diariamente para melhor atender minha galera, com novida-
des, bom humor, dedicação, respeito, carinho e autenticidade.
PLANO 
PARA O DIA 
X 
PLANO 
PARA A VIDA
P L A N O S
w w w . g a b r i e l a b r a s i l . c o m w w w . g a b r i e l a b r a s i l . c o m
Quando o seu dia começa, você tem clare-
za do que o espera? Você sabe o que fará 
nas próximas horas ou vai levando o seu 
dia de acordo com a maré? Você já co-
meça o seu dia cuidando das deman-
das dos outros ou separa tempos para 
cuidar das coisas que são importantes 
pra você como sua alimentação, des-
cansos e atividades físicas? 
É incrível a quantidade de pessoas 
que querem e insistem em viver um 
dia de 30 horas. Mas isso só fun-
ciona em propaganda de banco 
mesmo, viu. Todos nós temos 
24 horas. 
Vamos fazer um cálculo 
simples. Suponha que você 
durma 7 horas por noite, 
passe 2 horas no trânsito 
e trabalhe 8 horas por dia. 
Só nessa já foram 17 horas 
do seu dia. O que você fará 
com as outras 7 horas? Pa-
rece muito, mas isso passa 
voando ao longo do nosso dia. 
Por isso organizar e planejar 
o dia é tão importante, porque 
não apenas queremos fazer o nosso dia render, mas também 
queremos aproveitá-lo fazendo as coisas que nos traga satis-
fação como comer uma comidinha gostosa, sair com o namo-
rado, passear com o cachorro, tirar um cochilo, ir a academia, 
meditar. Fora que temos também diversas áreas de responsa-
bilidade que precisam do nosso tempo e atenção. E se o plane-
jamento do seu dia não existir, várias dessas coisas vão ficar 
sempre pra amanhã. 
Só o planejamento para o dia não é o suficiente. Você pode 
perceber que depois de um tempo, mesmo fazendo suas lis-
tas para o dia, você ainda se sinta sobrecarrego e em dívida. 
E eu vou te explicar porque: a lista do dia só funciona se ela 
estiver ligada a um planejamento mais detalhado. Do contrá-
rio, a medida que as coisas forem chegando no seu dia, elas 
serão encaixadas na sua lista do dia, que nunca terá fim. Então 
mesmo com um plano diário, você pode se sentir atrasado e 
desorganizado. 
DIA
SEMANA
MES
TRIMESTRE
1 ANO
w w w . g a b r i e l a b r a s i l . c o m
Se você já viu uma matryoshka, sabe que dentro de uma bone-
ca há várias outras. O seu tempo também pode ser visto pela 
mesma ótica. Pense que a menor boneca é o seu dia. E que a 
maior boneca é o seu plano de longo prazo. Dessa forma, cada 
vez que você vai diminuindo, a boneca menor carrega um pe-
daço da referência da maior. O plano do seu dia será um peda-
ço de um plano maior, entendeu?
Você começa o seu planejamento olhando a longo prazo. 
E a partir daí reconhece os passos que dará em cada dia. 
5 ANOS
10 ANOS
w w w . g a b r i e l a b r a s i l . c o m
CAPITULO 01
BUSQUE O 
QUE AGREGA 
VALOR A 
SUA VIDA! 
C A P Í T U L O 0 1
A origem da palavra réveillon é o verbo francês réveiller, que 
significa “acordar” ou “reanimar”. Então o réveillon seria o des-
pertar do ano novo, o momento propício e ideal para acordar 
para o que realmente faz sentido na vida. 
Para muitas das coisas que queremos realizar na vida precisa-
mos de um período de teste, de experimentação, de ser beta. E 
nesses períodos geralmente obtemos acesso a informações im-
portantes para próxima etapa do processo. Por isso, se coloque 
em modo de teste. Não espere o momento perfeito para come-
w w w . g a b r i e l a b r a s i l . c o m w w w . g a b r i e l a b r a s i l . c o m
çar. Tenho certeza que muitas das coisas que você quer colocar 
em prática no ano novo podem ser colocadas num experimento 
beta. Todo grande projeto começa com um primeiro passo. Não 
será incrível começar 2019 já em movimento? 
Pense em um pequeno passo simples que seja mais fácil de ser 
realizado do que de ser deixado pra trás. Execute.
.: Começar a cuidar da sua alimentação
.: Dar mais atenção ao seu corpo 
.: Cuidar da sua mente 
.: Organizar o seu tempo 
.: Ouvir quem convive com você
.: Planejar
uma viagem 
.: Passar mais tempo com sua família 
.: Passar mais tempo com seus amigos
.: Passar mais tempo com você mesmo
.: Se desculpar por um erro 
.: Destralhar suas gavetas
.: Destralhar seus armários
.: Destralhar seu email 
.: Destralhar seu computador
.: Chamar os amigos para jantar
.: Sair para dançar 
.: Fazer um backup dos seus dados 
.: Criar uma rotina diária
.: Dizer eu te amo 
.: Começar um projeto novo que te anima 
.: Convidar alguém pra sair 
.: Fazer algo que nunca fez antes 
.: Aprender a ser vulnerável 
.: Pedir desculpas 
.: Dizer não
.: Começar um diário 
.: Seguir o seu coração 
APROVEITE O NOVO ANO PARA:
COMO RECONHECER O 
QUE PRECISA DA SUA 
ATENCAO PRIMEIRO?
C A P Í T U L O 0 1
É simples: qual recurso está em déficit? Onde você não se sente 
satisfeito? A resposta será o seu foco de organização. 
Se o recurso que estiver em déficit for DINHEIRO , você de-
verá começar por sua organização financeira. 
Se os seus ESPAÇOS estão abarrotados e é isto que vem 
incomodando você, você deverá começar por sua organização 
de espaços. Este projeto pode se desdobrar em alguns subpro-
jetos, a saber:
Se o que está te faltando é TEMPO , o seu primeiro projeto 
deve ser o de organização do tempo. Tanto na esfera quanto na 
profissional. 
Ao descobrir quais são seus projetos de organização, inclua os 
mesmos na sua linha do tempo de projetos e coloquem os ben-
ditos para acontecer, pois eles te ajudarão a fazer todo resto 
rodar de uma forma mais sossegada e eficiente.
w w w . g a b r i e l a b r a s i l . c o m
DINHEIRO
ESPAÇOS
TEMPO
AP0S DECIDIR 
SEUS FOCOS: 
Faça uma lista do que você quer ver acontecer;
Busque bibliografias sobre o assunto (livros, blogs, cursos);
Pergunte a quem conseguiu alcançar o resultado 
que você está buscando qual foi o caminho que 
essa pessoa seguiu;
Encontre mentores que possam ajudar você.
Busque referências;
Com isso em mente, será muito mais simples 
montar o seu planejamento. 
01.
02.
04.
05.
03.
CAPITULO 02
PLANEJE 
DE MANEIRA 
CONSCIENTE
C A P Í T U L O 0 2
Planejamento é um termo bastante usado no setor de gestão e 
administração de empresas e está diretamente relacionando a 
viabilização de metas. É fundamental para tomada de decisões e 
execução no dia a dia. Quando não há um planejamento estrutu-
rado dentro da empresa ou mesmo em nível pessoal, é muito co-
mum a perda de tempo, foco e energia tentando decidir qual será 
o próximo passo. O planejamento então é uma ferramenta pode-
rosa e essencial para se obter mais organização e produtividade.
w w w . g a b r i e l a b r a s i l . c o m
ESTRATÉGICO 
Onde quero 
chegar? 
( v i s ã o )
TÁTICO 
O que vou fazer 
para chegar lá? 
( e s t r a t é g i a )
OPERACIONAL 
Quais são os passos 
que tenho que dar? 
( a ç ã o )
O PLANEJAMENTO SE ESTABELECE 
EM TRÊS NÍVEIS, A SABER:
w w w . g a b r i e l a b r a s i l . c o m
Para realização destes planejamentos, 
samos os instrumentos seguintes:
análise
da situação
determinar 
objetivos e metas
01
02
elaborar um
plano de ação
executar
o plano
controlar os 
resultados
0304
05
OBJETIVOS: 
o que você pretende, afinal, 
alcançar. Para este objetivo 
será direcionado os seus 
esforços., com caminhos 
quantificáveis. 
PROJETOS: 
processos que devem ser 
realizados, considerando 
os recursos e tempo que 
serão gastos. 
PRAZOS: 
estipulação do período onde 
os projetos serão realizados. 
PLANOS DE AÇÃO: 
reunião dos projetos 
voltados para execução 
no dia a dia. 
MÉTRICAS DE 
ACOMPANHAMENTO: 
controle de resultados 
alcançados para revisão 
e controle da realização 
das metas. 
C A P Í T U L O 0 2
w w w . g a b r i e l a b r a s i l . c o m
01. PENSAR 
ESTRATEGICAMENTE
O QUE VOCÊ PRECISA 
FAZER PARA ESTABELECER 
UM PLANEJAMENTO:
O planejamento estratégico diz respeito ao que acontece até 
10 anos no futuro, definindo de maneira clara e objetiva, com 
base em um diagnóstico aprofundado e sincero, a direção que 
se quer seguir. Ao elaborar esse planejamento é importante ter 
em mente uma visão ampla do que deseja-se alcançar e se fazer 
as seguintes perguntas:
SUA VIDA EM 10 ANOS
w w w . g a b r i e l a b r a s i l . c o m
Qualquer processo de planejamento deve começar por esta 
etapa, e por muitas vezes no nível pessoal isso não é levado em 
consideração. Por conta da dificuldade das pessoas de imagi-
narem sua realidade a longo prazo e até mesmo da ansiedade 
de ver as coisas acontecendo, se pula esta importante etapa de 
análise. No entanto, se isto não ocorrer, o planejamento correrá 
um sério risco de falha, fazendo com que objetivos maiores não 
sejam alcançados. 
Para organizar é preciso olhar pra dentro. 
Qual estilo de vida você quer levar?
Qual a situação financeira ideal para você?
Você trabalha remotamente ou tem um espaço físico?
Qual é o seu tipo de trabalho?
Descreva um dia comum.
Quantas horas você fica com a família?
Quantas horas passa trabalhando?
02. ESTRUTURAR UMA TÁTICA
O planejamento estratégico diz respeito ao que acontece até 
10 anos no futuro, definindo de maneira clara e objetiva, com 
base em um diagnóstico aprofundado e sincero, a direção que 
se quer seguir. Ao elaborar esse planejamento é importante ter 
em mente uma visão ampla do que deseja-se alcançar e se fazer 
as seguintes perguntas:
C A P Í T U L O 0 2
w w w . g a b r i e l a b r a s i l . c o m
O QUE VOCÊ PRECISA 
FAZER PARA ESTABELECER 
UM PLANEJAMENTO:
Mensurável: definir como será auferida a performance; qual o indicador e o que 
está considerando ou não nele. Ex: total de vendas exceto trocas e devoluções
Atingível: deve ser possível de realizar, ainda que represente um desafio
Relevante: deve ser importante para a empresa, estar 
alinhada com seus valores e visão e ser motivante
Temporal: deve ser claro até quando a meta deverá ser alcançada
Específico: um objetivo específico tem uma chance muito maior de ser 
realizado do que uma meta geral. Ex: R$ 1.000.000,00 em vendasS
M
A
R
T
Exemplo:
OBJETIVOS DE LONGO PRAZO - 10 ANOS
1. Ter uma carreira estabelecida e bem remunerada no 
exterior, que traga benefícios diretos para sociedade;
2. Ter boa saúde que me permita brincar com os meus filhos, 
viajar o mundo com minha família e correr maratonas;
3. Falar inglês, espanhol e italiano fluentemente;
4. Ter uma casa na praia;
OBJETIVOS DE MÉDIO PRAZO - 5 ANOS 
1. Realizar o casamento 
2. Montar uma reserva de emergência financeira
3. Mudar para os Estados Unidos para realizar minha pós 
graduação;
OBJETIVOS DE CURTO PRAZO - 2 ANOS
1. Organizar a minha vida para obter mais tempo de 
qualidade no meu dia;
2. Quitar as minhas dívidas até o final de 2017;
3. Fazer uma reforma na casa para deixá-la com minha cara;
4. Adquirir um novo computador de mesa para otimizar o 
meu trabalho e estudos;
5. Fazer um curso de Inglês.
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QUAL A SUA MISSÃO
ÁREAS DE RESPONSABILIDADE E PAPÉIS
Qualidades
Essa planilha também está disponível 
no Evernote para você salvar em: 
http://bit.ly/montandomeuplano
Profissional
Valores Qualidades que admira
PLANEJAMENTO 
ESTRATEGICO
w w w . g a b r i e l a b r a s i l . c o m
Espiritual
Físico
Social 
Familiar
Todos os seus objetivos podem estar de acordo com os seus papéis e áreas de responsabilidade, 
porque do contrário você não está seguindo os seus passos e sim o dos outros. 
DESCRIÇÃO DE ROTINA
Horário
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07:00-08:00
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Como é a sua rotina hoje
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i e l a b r a s i l . c o m
DESCRIÇÃO DE ROTINA
Horário
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20:00-21:00
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23:00-24:00
Como você gostaria que fosse sua rotina?
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PRIORIDADES X ORDEM E FREQUÊNCIA 
QUE DEVEM SER REALIZADAS
O que eu faço
Dia da semana
DOM
SEG
TER
QUA
QUI
SEX
SÁB
O que eu gostaria de fazer 
Fluxo ideal de trabalho
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OBJETIVOS DE VIDA
Objetivos de longo prazo - Onde você se vê em 10 anos?
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Objetivos de médio prazo - O que você quer concluir em 5 anos?
Objetivos de curto prazo - Projetos de 2 anos
OBJETIVOS DE VIDA
TENHA OBJETIVOS PONTUAIS. 
Lembre-se sempre de trabalhar seus projetos de acordo com seus objetivos. Não se preocupe 
quando um objetivo mudar, isso faz parte de nossa vida. O mais importante é sempre tomar suas 
decisões de acordo com seu planejamento. 
C A P Í T U L O 0 2
w w w . g a b r i e l a b r a s i l . c o m
03. ESTRUTURAR 
UM PLANEJAMENTO 
OPERACIONAL 
(PLANO DE AÇÃO) 
Um planejamento operacional se preocupa com a linha do 
tempo de realização de projetos, considerando prazos, metas 
e recursos. E por ser uma etapa de curto prazo é onde o deta-
lhamento irá ocorrer em maior escala, tentando explicar cada 
tarefa de maneira a facilitar a execução no dia a dia. 
Acredito muito na unidade semanal para realização de 
metas. Por isso, sugiro que você monte o seu plano de 
ação pensando em quais projetos estão relacionados 
as metas que você definiu anteriormente. A partir des-
se plano de ação você irá montar os seus planejamentos 
semanais. E serão seus planejamento semanais que farão 
toda diferença para você ver seus projetos acontecerem! 
w w w . g a b r i e l a b r a s i l . c o m
Quando você estiver montando 
o seu plano de ação é importante: 
.: Dar espaço a projetos que estejam associados as áreas de foco que você 
quer trabalhar durante o próximo ano
.: Conversar com companheiros e companheiras de vida sobre o que você 
está visualizando para os próximos anos de sua vida
.: Pensar o que pode acontecer a cada estação que pode virar um projeto 
em seu plano de ação
.: Incluir calendário da universidade ou escola, caso você seja estudante. 
Ou seja, incluir matérias ou cursos, pois os mesmos também podem ser 
considerados como projetos
.: Incluir os projetos de viagem. Se você já sabe em quais semanas vai viajar 
no próximo ano, ou que pretende tirar férias, já coloque isso no seu plano 
também
.: Fazer estruturação de negócio caso você seja empreendedor, autônomo, 
freelancer. Muitas pessoas que cuidam dos seus empreendimentos aca-
bam deixando esse planejamento de lado e se sentem perdidas com as de-
mandas do trabalho
.: Da mesma forma, caso você trabalhe com conteúdo na internet ou de-
senvolva algum material, faça um calendário editorial e já inclua isso no 
seu plano de ação
Essa planilha está disponível no 
Evernote para você salvar em 
http://bit.ly/planodeaceo2020
MODELO 
PLANO DE ACAO 2020
JAN
01
02
03
04
05
06
07
08
09
10
11
12
13
FEV MAR
14
16
15
17
18
20
19
21
22
24
23
25
26
ABR MAI JUN
Conquistas do Trimestre: 
Aprendizados do Primeiro Trimestre: 
Conquistas do Trimestre: 
Aprendizados do Segundo Trimestre: 
w w w . g a b r i e l a b r a s i l . c o m
27
29
28
30
31
32
34
33
35
36
38
37
39
JUL AGO SET
40
42
41
43
44
45
47
46
48
49
51
50
52
OUT NOV DEZ
Conquistas do Trimestre: 
Aprendizados do Terceiro Trimestre: 
Conquistas do Trimestre: 
Aprendizados do Quarto Trimestre:
w w w . g a b r i e l a b r a s i l . c o m
 http://bit.ly/planodeacao2019
http://bit.ly/planodeaceo2020
CAPITULO 03
CONSTRUA 
UM SISTEMA 
DE SUPORTE 
C A P Í T U L O 0 3
Escolher ferramentas para organização não significa que você 
tenha que abandonar tudo o que usa atualmente e sair em bus-
ca do que é mais usado por aí. Uma boa ferramenta de orga-
nização é aquela que pode ser facilmente utilizada e acessada 
por você. Essas ferramentas existem para facilitar e otimizar as 
atividades do dia a dia, como o Google Agenda por exemplo, uti-
lizado por inúmeras empresas ao redor do mundo.
 
Conheça o seu estilo. Escolher uma ferramenta é como esco-
lher uma roupa. Ela precisa servir, ser funcional. Do contrário 
ficará perdida no armário. Você precisa confiar a ferramenta 
o controle que antes dependia de sua memória e por isso essa 
ferramenta tem que casar com o seu estilo. Veja abaixo os perfis 
de produtividade na qual as pessoas geralmente se encaixam.
w w w . g a b r i e l a b r a s i l . c o m
O maior problema de produtividade reside no Misto que fica com diversos “luga-
res” com prioridades e aí se perde na hora de planejar. Por isso precisa escolher um 
único ambiente para centralizar pelo menos as tarefas. Para manter um dia a dia 
organizado, algumas pessoas preferem concentrar todas as suas informações em 
uma única ferramenta e outras preferem trabalhar com ferramentas específicas e 
especializadas em uma utilidade. Seja qual for a sua preferência, considere ferra-
mentas que te ajudem a colocar seu workflow em ordem e construir um sistema. 
HIGH TECHS 
São pessoas que não 
tem mais caderno, 
usam absolutamente 
tudo digital. Com o 
avanço dos netbooks e 
smartphones eles estão 
ganhando espaço na 
sociedade. 
Gerações: Y e Z.
MISTOS 
É o perfil predominante 
nas empresas 
atualmente e nos 
próximos anos. É 
composto por pessoas 
que usam o Outlook 
/ Notes para agendar 
compromissos, tarefas, 
etc, mas também usam o 
caderno para anotações. 
Gerações: alguns Baby 
Bommers, X e Y.
w w w . g a b r i e l a b r a s i l . c o m
TRADICIONAIS 
Que adoram agenda, 
cadernos, planners, 
etc. São as pessoas 
que precisam escrever 
suas prioridades. 
Gerações: Senior, 
Baby Bommers e X. 
Os X serão totalmente 
abduzidos por “Ipads” 
em breve, os outros vão 
usar seus planners até a 
aposentadoria.
( F o n t e : C h r i s t i a n B a r b o s a - A T r í a d e d o Te m p o )
EXISTEM 3 PERFIS DE PESSOAS NO USO DE 
FERRAMENTAS DE PRODUTIVIDADE:
SE INSCREVA AGORA EM
HTTPS://GABRIELABRASIL.COM/ACADEMIA-DE-ORGANIZACAO-DIGITAL/
w w w . g a b r i e l a b r a s i l . c o m
DEFINIÇÃO DE WORKFLOW 
PERFIL DE ORGANIZAÇÃO
Calendário
Tarefas
Emails
Projetos
Finanças
Armazenamento 
de Notas
Descreva as ferramentas que vão compor seu sistema de organização
https://gabrielabrasil.com/academia-de-organizacao-digital/
https://gabrielabrasil.com/academia-de-organizacao-digital/
https://gabrielabrasil.com/academia-de-organizacao-digital/
https://gabrielabrasil.com/academia-de-organizacao-digital/
CAPITULO 04
COLOQUE-SE 
EM MOVIMENTO 
C A P Í T U L O 0 4
Não adianta nada montar um planejamento e não buscar colocar 
ele na prática para funcionar. Portanto, se você se sentir sobre-
carregado e ver que não está conseguindo tocar nos seus pro-
jetos, repense a forma como sua rotina está sendo desenhada 
e realizada. Para onde seu tempo está indo? Se algo na sua vida 
algo estiver ocupando mais espaço do que deveria, descarte já! 
Foco é saber reconhecer e respeitar suas prioridades. Existem 
tarefas no seu dia que são inegociáveis, geralmente aquelas 
que possuem um prazo estipulado, como por exemplo “pagar 
o aluguel”. Há também tarefas que precisam sim ser feitas, mas 
não necessariamente no mesmo dia. Algumas tarefas recor-
rentes entram dentro dessa categoria
como “processar todos 
os emails do dia”, sem dúvida alguma é importante mas se a res-
posta atrasar um pouquinho, não haverá maiores prejuízos. Se 
o seu dia estiver cheio de tarefas inegociáveis, é fundamental 
que você entre em acordo com você mesmo sobre as tarefas 
que você deve cumprir. Uma terceira categoria de tarefas são 
aquelas que você quer fazer e muitas pessoas usam estas ta-
w w w . g a b r i e l a b r a s i l . c o m
.: Una toda tralha dos seus ambientes e cuide de dar um destino a ela. 
Lembre-se que tralha não se organiza;
.: Evite abrir várias abas no seu computador. Use o One Tab para te ajudar;
.: Limpe sua caixa de entrada de email usando o Unroll.me e controle sua 
Inbox com a ajuda do Sanebox;
.: Avalie se o surfar na web está sendo inspirador ou não. Se não: descarte 
isso da sua vida! 
.: Reavalie o conteúdo que está consumindo em redes sociais e 
agregadores de feeds. Se não te acrescenta, não deve estar no seu dia.
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ALGUMAS DICAS PRÁTICAS 
PARA DESTRALHAR: 
refas como start já que elas podem ser mais agradáveis do que 
tarefas recorrentes ou com prazo.
Elimine o que está consumindo sua energia e tempo, abandone 
o que não faz mais sentido pra você, abra mão do que te deixa 
de saco cheio. É necessário que você elimine o que está consu-
mindo o seu tempo sem trazer valor. Faça uma limpeza capri-
chada até ficar apenas com o que é essencial pra você.
E EI, EVITE SER 
MULTITAREFA! 
C A P Í T U L O 0 4
Earl Miller, pesquisador do MIT, afirma que na maior parte do 
tempo simplesmente somos incapazes de prestar atenção em 
mais de uma coisa. Mudando de tarefa para tarefa, você pensa 
que está realmente prestando atenção a tudo a seu redor, mas 
na verdade você não está. Há inúmeras situações do nosso dia 
que podemos perceber isso. Situações que envolvem comunica-
ção através do discurso são quase impossíveis de fazer simulta-
neamente, mas continuamos tentando dirigir e falar ao telefone, 
escrever um email e responder um colega no trabalho, estudar e 
ver um filme, dirigir e escrever mensagens (que perigo!), traba-
lhar e ficar no Facebook… e por aí vai. 
Quando somos multitarefa perdemos de 20 a 30% a mais de 
tempo do que se não fôssemos.
Ser multitarefa não é nada produtivo e se você anda multitare-
fando, está na hora de mudar este hábito de uma vez por todas! 
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.: Faça lista de afazeres separadas por contextos diferentes 
(computador, casa, telefonemas, coisas a resolver na rua);
.: Utilize uma ferramenta de captura e ande sempre com ela;
.: Planeje o seu dia em blocos e se atenha a eles na execução;
.: Aproveite tempos de deslocamento ou de tarefas de piloto 
automático para estimular a criatividade e o aprendizado;
.: Use o Pomodoro: desligue distrações enquanto estiver 
trabalhando ou estudando, faça pausas.
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DICAS PRÁTICAS PARA EVITAR 
A MULTITAREFA:
Questione-se sobre sua capacidade produtiva. Quantas tarefas 
você consegue assumir e com qual qualidade que consegue en-
tregá-las? Será que fazer mais de uma tarefa ao mesmo tempo é 
realmente produtivo?
C A P Í T U L O 0 4
Para melhorar o foco, crie gatilhos associativos como colocar 
música específica para realizar tal tarefa, meditar antes de come-
çar a trabalhar, por exemplo. Criar rituais agradáveis pode ajudar 
muito a reencontrar o foco. 
Comece pelo que é mais importante todos os dias e isso diz res-
peito ao que é mais importante para você e não para os outros, 
porque se você não cuidar da realização do que é importante pra 
você os outros vão começar a tomar conta da sua agenda sim. 
Quando você assume este controle realizando o que é mais im-
portante primeiro, você estimula sua criatividade, espontaneida-
de e fica naturalmente mais satisfeito com o seu dia.
Vale muito a pena lembrar que com o volume de informações 
que temos disponível hoje estamos sempre sendo bombardea-
dos pelas redes sociais, notificações no celular, emails, textos, en-
tre outras coisas. Se você for cuidar de cada distração quando ela 
chegar até você, não vai fazer outra coisa senão isso. Você preci-
sa escolher para onde quer direcionar a sua atenção. 
Quer um ano mais leve? Comece mudando seus comportamen-
tos. 
Na nossa rotina vamos lidar com interrupções internas e exter-
nas. As interrupções internas são aquelas que partem de nós 
mesmos: uma ideia que chega, a falta de atenção para determi-
nado assunto, o cansaço interno. Para lidar com esse tipo de in-
terrupção é imprevisto é fundamental voltar a priorização dos 
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seus projetos e tarefas e entender para onde você deve direcio-
nar sua atenção. Para quem não consegue focar muito tempo em 
uma tarefa a Técnica Pomodoro é o remédio. O pomodoro de 25 
minutos pode fazer milagres. 
E QUANDO A INTERRUPÇÃO É 
URGENTE E EU PRECISO PARAR 
O QUE ESTOU FAZENDO?
Tente criar uma nota ou uma tarefa que lembre onde você 
parou e selecione materiais que estava usando para arquivar 
junto. Quando voltar aquela tarefa, saberá onde parou.
SEU CELULAR É UMA FONTE 
DE DISTRAÇÃO FREQUENTE?
Encontre o que está chamando a atenção e tente 
eliminar estas distrações. 
C A P Í T U L O 0 4
Já quando a interrupção é externa temos de pensar em 
estratégias para contorná-las, principalmente quando lidamos 
com times grandes e com bastante demanda para controlar. 
As estratégias recomendadas são:
01. A hora do silêncio - Durante uma hora no seu dia ou na sua semana 
(dependendo do seu fluxo) estipule a hora do silêncio, um momento para 
você refletir sobre o que está acontecendo na sua vida, tirar as coisas 
da cabeça, se debruçar com carinho sobre os próximos passos a serem 
tomados, relaxar um pouco. 
02. Blocos de tempo - Reunir atividades de mesmo contexto para serem 
realizadas em conjunto em um bloco de tempo que será encaixado no 
seu dia. 
03. Negociação com equipe - Conversar com a equipe sobre horários de 
produção, momento que não pode ser interrompido, estratégias para re-
cados e dúvidas. 
04. Dizer não com mais frequência - Dizer não é importante para não 
centralizar tarefas e ficar com um volume maior de coisas do que o seu 
fluxo permite. 
05. Ser objetivo na comunicação - Deixe claro o que precisa, quando pre-
cisa e porquê precisa. Quanto mais clareza o outro tiver, menos vai e vol-
ta de distrações e interrupções vai acontecer.
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06. Usar fones de ouvido - Ouvindo ou não ouvindo música este pequeno 
gesto sinaliza que você está focado e evita conversas paralelas e distra-
ções. 
07. Instaurar ruídos brancos para facilitar a concentração - Ventilador, 
música, mantras. Eu gosto de trabalhar ouvindo o som do mar em uma 
lista do Spotify, este gatilho faz com que minha mente trabalhe mais con-
centrada.
08. Mudar de ambiente - Empacou? Tente sair do lugar que está para evi-
tar distrações internas e externas. 
09. Deixe o celular descansar dentro da gaveta, da bolsa, dê um tempo 
pra ele - Quando você não está usando o celular está fazendo a reserva 
da sua energia e da energia dele. Ambos precisam descansar e isso gera-
rá menos interrupções ao longo do dia. 
10. Trabalhe em cima de planejamentos e deixe equipes conscientes do 
processo - Quando você planeja está criando margens de segurança para 
evitar imprevistos. Não comece um novo projeto sem ter traçado a rota 
certa para o mesmo.
Desenvolvemos habilidades e hábitos quando nós colocamos em 
movimento. Entendemos o que ocupa mais espaço do que gos-
taríamos quando começamos a nos colocar em movimento dire-
cionados para os nossos objetivos. 
C A P Í T U L O 0 4
w w w . g a b r i e l a
b r a s i l . c o m
Um aspecto muito comum entre as pessoas produtivas é que 
elas revisam suas atividades com frequência. Diariamente olham 
suas listas de tarefas para o dia e no final do dia planejam o dia 
seguinte. Semanalmente fazem uma revisão do andamento dos 
últimos dias e planejam a semana seguinte. Sabe quando esta-
mos prestes a sair de férias e deixamos tudo organizado para 
não ter problema no nosso período de descanso? Isso deveria ser 
um hábito não apenas nas férias e sim um hábito diário. Quanto 
mais revisão você fizer mais expert vai ficar no seu sistema, vai 
entender melhor seu plano, vai traçar estratégias melhores, vai 
reconhecer como o seu relógio biológico funciona. Vai lembrar 
dos seus horários mais produtivos. Vai entender como pode ou 
como consegue fazer determinadas coisas. 
Você costuma planejar a sua semana ou vai lidando com o passar 
dos dias conforme as demandas vão aparecendo? Sua segunda 
feira já começa fervendo e quando chega na quarta você teve a 
sensação que só ficou apagando incêndio e não conseguiu fazer 
nada ainda do que queria?
O nosso dia a dia é maluco. Tem dias que mesmo planejando, 
uma enxurrada de imprevistos acontecem e junto a eles coisas 
que tomam nosso tempo e nossa atenção. É por isso que não dá 
pra passar a semana sem planejar. Muitas pessoas dizem que não 
planejam porque não gostam de perder a espontaneidade, que 
tudo sempre funcionou muito bem do jeito que funcionou. Mas 
nós já vimos aqui que planejamento não é um empecilho e sim 
uma abertura para realizar o que você pretende realizar. 
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Uma semana tem 168 horas. E cada uma dessa horas é impor-
tante. Quando você está realizando algo divertido, você não sen-
te o tempo passar. Mas cada minuto apagando incêndio é como 
uma eternidade! A semana é a unidade perfeita quando se fala 
de bom andamento de projetos. 
Neste planejamento você incluirá o que vai acompanhar durante 
a semana para que os seus projetos continuem caminhando bem. 
Ele deve englobar suas áreas de responsabilidade e os projetos 
que você está trabalhando, aliás, checar os projetos é quesito es-
sencial da revisão semanal.
É FUNDAMENTAL 
PLANEJAR PARA:
.: Evitar o retrabalho;
.: Prevenir falhas;
.: Criar margens de segurança;
.: Desenvolver comportamentos de qualidade.
GET CLEAR
.: Colete todos os materiais das suas caixas de entrada, captura e 
papeis espalhados pela bolsa, pela casa, pela mesa;
.: Faça o processamento de todos esses materiais, estipulando 
próximos passos ou arquivamento;
GET CURRENT
.: Revise o que foi realizado durante a semana e se ficou faltando 
algo (olhe para suas listas e calendário para fazer esta análise);
.: Confira os próximos dados do seu calendário (prazos, compro-
missos, aniversários);
.: Revise lista de projetos;
.: Revise suas listas de ação;
.: Revise se há algo para fazer follow up ou cobrar retorno;
GET CREATIVE
.: Pense a frente: listas de algum dia/talvez;
.: Corra riscos.
C A P Í T U L O 0 4
w w w . g a b r i e l a b r a s i l . c o m
DE ACORDO COM O GTD, A 
REVISÃO TRABALHA COM TRÊS 
FRENTES: GET CLEAR, 
GET CURRENT & GET CREATIVE. Assim que você chegar nesta parte, coloque um compromisso 
no seu calendário chamado: “Planejamento Semanal”. Como 
ao longo das semanas temos compromissos e tarefas diferen-
tes, revisar a semana, ter um panorama de quais tarefas realizar 
e saber quais são os resultados esperados vai te ajudar muito a 
manter tudo funcionando dentro do prazo. Não há um dia ideal 
para fazer a revisão, eu por exemplo faço no domingo porque é o 
dia mais tranquilo da minha semana e para o planejamento acon-
tecer gosto de estar com a cabeça fresca. Veja qual dia da sua se-
mana o seu planejamento pode acontecer de forma que você não 
cancele este compromisso. 
Veja as demandas da semana, tarefas que pretende realizar, 
quais são os projetos que pretende concluir na semana, o que 
você fará para se divertir, qual será o menu da semana, etc. Ano-
te estas informações em um local seguro e fácil de consultar. 
Existem várias ferramentas que podem ajudar a organizar estas 
tarefas, como o Todoist, que vimos aqui, mas também o Trello, 
Wunderlist e Toodledo.
Se você fizer isso toda semana, baseado nas previsões que fez 
para o seu ano no plano de ação, tenho certeza que já irá se sentir 
mais leve! 
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CAPITULO 05
PERMITA-SE 
VIVER O QUE 
ESCOLHEU 
C A P Í T U L O 0 5
Muitas pessoas se planejam e quando chegam ao final do ano, se 
veem frustradas. Qual a diferença então das pessoas que conse-
guem realizar seus planejamentos das que não conseguem?
A diferença crucial está na decisão de viver o que você escolheu. 
Nossos planos existem não apenas para nos mostrar qual é o 
nosso desejo. Eles existem para nos ajudar a acompanhar-los. 
Justamente por isso é necessário o esforço e desafio para viver o 
que escolhemos, muitas vezes pensando fora da caixinha, dando 
medo, não se sentindo preparado. 
A vida é diferente para cada um, eu sei. Mas se você quiser verda-
deiramente que seus planos aconteçam, precisa primeiro se con-
vencer e trabalhar seus comportamentos, sabotagens, dúvidas, 
crenças e o que mais estiver separando você do que você deseja. 
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O dia tem 24 horas para todo mundo. É por isso que quando fala-
mos de gerenciamento do tempo estamos falando na verdade de 
gerenciar escolhas, porque sobre elas, felizmente, nós temos to-
tal controle. Acontece que para gerenciar melhor suas escolhas 
é fundamental entender o seu ritmo e como você produz com 
mais quailidade. É preciso escutar a si mesmo. O seu corpo tem 
um ritmo e você conseguirá render muito mais se respeitar esse 
ritmo. Por isso, como profissional de organização e produtivida-
de, me sinto no dever de alertar você que mais importante que 
ficar medindo o tempo gasto nas suas tarefas, ou fazendo micro-
gerenciamento das mesmas, é avaliar sua energia no momento 
de realizá-las e respeitar sua energia o quanto puder. 
Você não é uma máquina. Já vi gente montando o plano do dia 
sem deixar nenhuma brecha de respiro. Se a gente fica nessa de 
só contar horas, permitindo que tarefas e projetos suguem nossa 
força, nossa energia cai pelo ralo. 
Produtividade não é sobre ficar contando quantas tarefas você 
fez no dia em menos tempo possível. Produtividade é sobre rea-
lização e significado. É incrível a quantidade de pessoas que mui-
tas vezes se orgulham de marcar tarefas que não as levam a lu-
gar algum. O adjetivo dado a este tipo de pessoa é ocupado e não 
produtivo, já que há uma enorme diferença entre os dois perfis. 
Quem é ocupado preenche todos os minutos com alguma coisa, 
não necessariamente algo importante. Ser produtivo então tem 
mais a ver com o gerenciamento da sua energia. Para ser produ-
tivo é necessário entender como obter o máximo de resultados 
gastando a menor quantidade de energia. 
C A P Í T U L O 0 5
É preciso descobrir o que realmente importa e o que prejudi-
ca a vida da gente. Não dar atenção ao que o seu corpo pede 
não é saudável. Se você quer ir mais longe, aprender a como 
gerenciar melhor sua energia, eis a dica de amiga: reflita sobre 
os seus hábitos. Acorde mais cedo, tome um bom café da ma-
nhã, faça uma atividade física, revise suas tarefas diariamente, 
esqueça redes sociais, use a técnica pomodoro para te ajudar 
a focar, saia para dar uma volta, tire cochilos quando estiver 
cansado. Hábitos são transformadores e fonte de novas ideias 
e comportamentos benéficos. 
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CUIDE DA SUA ENERGIA
ESCUTE SEU CORPO
VALORIZE UMA BOA 
NOITE DE SONO
RESPIRE
BEBA BASTANTE
LÍQUIDO
MEXA-SE
ORGANIZE-SE
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BONS HÁBITOS + DIREÇÃO + 
PLANEJAMENTO CONSISTENTE = 
VIDA TRANQUILA E CHEIA DE PROPÓSITO 
Você sente que gerir sua energia é um aspecto importante? 
Como andam seus períodos de descanso e lazer? Como você 
está organizando sua semana para valorizar seus períodos de 
maior energia? Hoje é comum ouvir que todos tem uma rotina 
corrida, que estão cansados. Mas será mesmo necessário per-
der horas de sono para produzir mais? É importante carregar as 
baterias e entrar em acordo com o seu corpo. Somente com um 
nível alto de energia somos capazes de oferecer o melhor.
Pirâmide dos bons hábitos
D
ia
s 
p
o
r 
se
m
an
a
Descanso total e lazer para a reposição do 
equilíbrio e a diminuição do estresse.
Atividade física com exercícios de 
força e tônus muscular.
Atividade física aeróbica (cardiopulmonar, 
resistência e queima de gordura).
Ser ativo o máximo possível
(subindo escadas, andando).
Boa qualidade de sono,
de 6 a 8 horas por dia.
Boa alimentação e
hábitos saudáveis.
Alongamentos diários
e frequêntes.
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AGORA E 
COM VOCE!
Te mostrei aqui como você pode viver um ano com mais propó-
sito, executar em cima das suas prioridades, ter um sistema para 
tornar seu dia mais eficiente e não esquecer mais nenhuma ta-
refa. Te mostrei também quais ferramentas são ideais para esse 
sistema. Você montou o seu plano de ação com os projetos que 
você quer dar atenção hoje e viu também que muitas coisas se 
tornam realidade com a prática e construimos estruturas de re-
visão para manter o sistema funcionando. 
Agora você deve ingerir uma dose extra de comprometimento, 
arregaçar as mangas e me prometer que vai cuidar do seu ano 
com carinho. O seu tempo é muito precioso para ser gasto com 
urgências e stress, você merece mais! Muito mais. Merece tem-
po livre, merece tempo com quem você gosta, merece curtir cada 
minutinho que você tem. A boa notícia? Você sabe COMO fazer 
isso agora! Não é maravilhoso? 
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AGORA E
COM VOCE! 
w w w . g a b r i e l a b r a s i l . c o m
Não subestime esse conhecimento que você tem. Aprimore-
-se, hackeie, busque excelência! E mais: compartilhe! Com sua 
equipe, com seus amigos, com sua família. Ou apenas com você 
mesmo, em um diário por exemplo. Ensine o que você aprendeu, 
escreva sobre isso.
Quero muito que você curta toda tranquilidade que a organi-
zação pode proporcionar! Mas entenda que coisas boas levam 
tempo. Essa dose de comprometimento é fundamental, então 
não desanime. Continue fazendo acontecer. 
E ai, gostou das dicas desse Ebook? Pois saiba que eu tenho mui-
to mais para compartilhar com você, dicas super especiais como 
as que acabei de dar, que vão facilitar ainda mais a sua vida. 
Obrigada por baixar esse material. Aproveite os anexos e colo-
que a mão na massa!
MONTE SEUS PLANOS E 
SE DEDIQUE A ELES COM 
AFINCO E DISCIPLINA!
P L A N E J A M E N T O 2 0 2 0
ANEXOS
C H E C K L I S T R E V I S Ã O E P L A N E J A M E N T O A N U A L
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Separe um tempinho para responder as questões abaixo. Fazer uma retrospectiva do ano nos aju-
da a visualizar o progresso e os pontos que merecem a nossa atenção. Isso vai te ajudar a pensar 
melhor no seu plano para o ano que vem. 
1. FAÇA UMA RETROSPECTIVA 
DE COMO FOI O SEU ANO. 
Como foi o seu ano até agora? 
Quais eram os seus planos, sonhos e metas no início do ano? 
Quais decepções e arrependimentos você experienciou? 
Como você se sente com as coisas que não saíram do plano? 
Que temas (2 ou 3) ficam indo e voltando na sua cabeça? 
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O que você alcançou este ano e está orgulhoso por isso? Quais foram as maiores lições aprendidas?
2. FAÇA UMA REVISÃO GERAL 
DAS ATIVIDADES DO ANO
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Peça feedbacks as pessoas que convivem com você: amigos, família, 
companheiros, clientes. Pergunte a eles como foi o convívio, 
atendimento, relação. Pode parecer complicado, mas feedbacks são 
ótimas fontes de aprendizado (pessoal e profissional)
Revise o seu planejamento do ano para verificar o que aconteceu, 
o que foi repensado e o que será negociado para o próximo ano.
Revise seus valores e princípios
Revise suas áreas de responsabilidade, avalie se alguma coisa 
mudou, se algo precisa ser adicionado
Revise seus objetivos de curto, médio e longo prazo. Eles 
continuam fazendo sentido? Você sente que algo mudou? O que?
Revise seu calendário. Isso mesmo. Pra onde foi o seu tempo? Você 
consegue reconhecer as atividades principais do seu dia e pensar 
se essas atividades receberam a atenção ideal?
Revise o seu sistema. As ferramentas que você está usando estão 
atendendo as suas necessidades? O seu calendário está otimizado? 
A forma que você gerencia suas listas está legal? É simples de fazer 
um acompanhamento de projetos? Como você está armazenando 
seus arquivos? 
É muito importante que depois de revisar o seu sistema você identifique o que precisa ser 
melhorado e reserve espaço para organizar essas demandas. 
.: É preciso mudar atualizar alguma coisa? 
.: É preciso migrar de ferramenta? 
.: É preciso destralhar o ambiente?
3. ORGANIZE O SEU SISTEMA
Aplicar estrutura de organização no calendário:
Garantir seus horários de descanso
Incluir no calendário compromissos recorrentes
Incluir horários em trânsito no planejamento 
Incluir prazos para entrega
Planejar em cima dos blocos de tempo
Incluir informações pertinentes nos compromissos, como 
endereços, números do voo, links do Evernote com conteúdo, etc
Aplicar estrutura de organização nos emails: 
Aplicar estrutura de organização nas listas: 
Crie marcadores para o status das ações, tais como @aguardando 
retorno, @lerdepoiscom calma, @suporteaacoes. Dessa forma você 
tem onde resgatar a informação que precisa facilmente
Organizar projetos de acordo com plano de ação
Ações determinadas por email podem ser compromissos, tarefas 
ou projetos. Email é caixa de entrada e você precisa processar as 
informações que estão na sua caixa.
Organizar próximas ações de acordo com os contextosLembre-se do alívio da caixa de email limpa
Estabelecer tarefas recorrentes dentro das próximas açõesEstipule horários na sua rotina para checar o email
Inserir margens de segurança para revisões e 
tarefas relacionadas a manutenção do sistema
O ideal é que todos os emails trabalhem com a 
mesma estrutura de marcadores
Criar etiquetasEstabeleça um período de atualização espaçado
Criar filtrosChecar meios de limpar a caixa de entrada periodicamente 
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C H E C K L I S T R E V I S Ã O E P L A N E J A M E N T O A N U A L
Aplicar estrutura de organização sugerida 
para arquivos no computador ou nuvem:
Pastas de documentos divididas por áreas de atuação;
Subpastas de documentos divididas por projetos;
Pastas de imagens divididas pela unidade temporal (anos);
Subpastas de imagens divididas por eventos;
Pasta de músicas divididas por artistas;
Pasta de vídeos divididas por tipo de mídia e eventos.
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C H E C K L I S T R E V I S Ã O E P L A N E J A M E N T O A N U A L
4. ESTRUTURE O SEU PLANEJAMENTO 
PARA O ANO QUE VEM 
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Calcule quantos anos você e os membros da sua família terão nesse 
período de tempo. Colete o que tem em mente
sobre o que pensa 
em fazer com relação a essa informação.
Olhando seu mapa de áreas de responsabilidade, qual serão as 
áreas de foco para o ano que vem? 
Olhando seu mapa de áreas de responsabilidade e áreas de foco, 
o que você quer que seja real até o final do próximo ano? 
Isso está coerente com suas metas de médio e longo prazo?
Faça um plano de ação com os projetos que você quer 
realizar no ano (pense pelo menos nos próximos 
3 meses com projetos mais detalhados)
Faça o planejamento de viagens que quer fazer no ano
Faça o desenho da sua rotina para o próximo trimestre
5. MAIS ALGUMAS ATIVIDADES QUE TEM TUDO 
A VER COM ESSA ÉPOCA DE FINAL DE ANO.
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Limpar e guardar os enfeites de Natal
Pagar as contas do começo do ano (IPVA, IPTU…)
Organizar o guarda roupa de verão
Montar uma planilha nova para suas finanças
Organizar documentos para Imposto de Renda 
Agendar consultas médicas para fazer um check-up
Finalizar os preparativos para o Carnaval
Aproveitar as liquidações se precisar comprar algo que estava 
precisando para sua casa, roupas ou demais utensílios
Organizar a volta às aulas
Fazer backup dos arquivos do computador
Checar os aniversários do ano e se você quer presentear alguém
Organização de Fotografias Digitais (Organizar as fotografias do 
ano anterior e mandar fazer álbuns pode ser uma boa!)
Lavar roupa de cama, mesa e banho mais pesadas: 
cortinas, capas de almofadas, toalhas de mesa
Revisar documentos (checar se contratos 
vão vencer ou se é preciso arquivar algo)
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NESTE PROGRAMA EU VOU TE MOSTRAR COMO: 
Administrar melhor o tempo em que fica navegando online;
Aprender a administrar com eficiência o volume de informações 
que recebe diariamente e sinta-se menos sufocado no dia a dia;
Aprender a montar um sistema de organização 
eficiente que auxilie o seu trabalho;
Ser uma pessoa que não se preocupa com emails ou mensagens, 
que tem o controle dos seus arquivos, que sabe localizar tudo com 
facilidade e que possa diminuir o tempo gasto com atividades do dia 
a dia para poder se dedicar a outras coisas mais satisfatórias.
Agradeço muito a sua presença aqui e adorarei saber o que você 
achou desse material. Convido você a postar em suas redes o seu 
momento de planejamento usando a hashtag #aprendicomgabibra-
sil. Assim eu poderei acompanhar o que você anda planejando por 
aí. Mal posso esperar! 
Happy Organizing! Um beijo.
Gabi Brasil
01.
02.
04.
03.
-
https://gabrielabrasil.com/academia-de-organizacao-digital/
https://gabrielabrasil.com/academia-de-organizacao-digital/
__MACOSX/._Planejamento_2020.pdf
Planejamento_2020_Imprimir.pdf
SUMARIO
Introdução
Sobre 
Plano pro Dia x Plano Pra Vida
Capítulo 1 - Busque o que agrega valor a sua vida
Capítulo 2 - Planeje de maneira consciente 
Capítulo 3 - Construa um sistema de suporte 
Capítulo 4 - Coloque-se em movimento
Capítulo 5 - Permita-se viver o que escolheu
Agora é com você
Anexos
04
06
08
12
18
36
42
56
62
66
POR QUE 
PLANEJAR?
I N T R O D U Ç Ã O
Às vezes achamos que nos faltam coisas para começar um 
projeto novo ou fazer uma mudança, quando na verdade te-
mos tudo o que precisamos a mão, só não conseguimos visu-
alizar por falta de planejamento, organização e ação. O ano 
novo parece ser a época onde as pessoas mais refletem sobre 
suas necessidades, desejos e sonhos. Mas as listas de resolu-
ções não funcionam se você não planejar os próximos passos. 
Elas podem simplesmente se perder em uma folha de papel 
que daqui há alguns anos você vai olhar e se perguntar o por-
quê de não a ter seguido. 
Caso você esteja cumprindo tarefas que não estejam relacio-
nadas as suas metas é porque você não está seguindo o SEU 
plano e sim o plano dos outros. Não desperdice o seu tempo 
vivendo uma vida que não é a sua. 
Acredite em mim: planejando você consegue percorrer o seu 
caminho com mais tranquilidade e felicidade. Não acredita em 
mim? Te convido a fazer um teste! 
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Faça o seu planejamento do próximo ano tomando como base 
o passo a passo deste ebook. Analise os seus papéis e como 
você pode aprimorá-los no novo ano. Defina os próximos pas-
sos e inclua prazos no seu calendário. Este planejamento é 
adaptável e você pode modificá-lo sempre que precisar. Até 
porque, estamos sempre mudando, então nosso planejamen-
to também pode mudar. 
Resolução de ano novo? Eu tenho uma:
Comece a viver seus sonhos hoje. 
Vem comigo que eu vou te mostrar como. 
FOCO NOS PLANOS! 
COMECE A VIVER SEUS SONHOS HOJE. 
SOBRE A 
AUTORA
S O B R E
Prazer, eu sou Gabriela e Brasil de fato é o meu sobrenome. 
Sou uma apaixonada por organização, produtividade, vida 
simples e tecnologia, elementos que juntos compõem o balaio 
do meu trabalho como consultora, educadora, aprendedora e 
produtora de conteúdo.
Há quatro anos dedico o meu tempo a dividir com outras pes-
soas os mesmos benefícios que consegui com a organização: 
mais tranquilidade, foco e qualidade de vida.
Me especializei em Organização Residencial e Office pela Oz 
Organize sua Vida, de São Paulo e estudei Administração do 
Tempo na FGV-RJ. Continuo desenvolvendo minhas habili-
dades trabalhando, estudando, viajando e escrevendo sobre 
organização. Também faço partes das associações APPO (As-
sociation of Photo Professional Organizers – USA) e NAPO 
(National Association of Professional Organizers – USA), e 
procuro me manter sempre atualizada sobre o que está acon-
tecendo no setor da organização para continuar comparti-
lhando novidades com minha galera. Sou uma Evernote Cer-
tified Business Consultant, o que significa que fui certificada 
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w w w . g a b r i e l a b r a s i l . c o m
pela própria Evernote para orientar pessoas e empresas a uti-
lizarem a ferramenta.
Sou idealizadora e instrutora do programa Academia de Or-
ganização Digital. Meu trabalho é ajudar outras pessoas a 
encontrarem mais tempo e tranqüilidade através da organi-
zação. Então além de atuar na organização de ambientes digi-
tais, presto consultorias e cursos para organização do tempo 
e organização digital. 
Atualmente moro em Stanford, na Califórnia. Vim morar no Vale 
do Silício em 2015 para respirar um pouco os ares de inovação 
que sopram por aqui. Continuo aprimorando meus conhecimen-
tos diariamente para melhor atender minha galera, com novida-
des, bom humor, dedicação, respeito, carinho e autenticidade.
PLANO 
PARA O DIA 
X 
PLANO 
PARA A VIDA
P L A N O S
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Quando o seu dia começa, você tem clare-
za do que o espera? Você sabe o que fará 
nas próximas horas ou vai levando o seu 
dia de acordo com a maré? Você já co-
meça o seu dia cuidando das deman-
das dos outros ou separa tempos para 
cuidar das coisas que são importantes 
pra você como sua alimentação, des-
cansos e atividades físicas? 
É incrível a quantidade de pessoas 
que querem e insistem em viver um 
dia de 30 horas. Mas isso só fun-
ciona em propaganda de banco 
mesmo, viu. Todos nós temos 
24 horas. 
Vamos fazer um cálculo 
simples. Suponha que você 
durma 7 horas por noite, 
passe 2 horas no trânsito
e trabalhe 8 horas por dia. 
Só nessa já foram 17 horas 
do seu dia. O que você fará 
com as outras 7 horas? Pa-
rece muito, mas isso passa 
voando ao longo do nosso dia. 
Por isso organizar e planejar 
o dia é tão importante, porque 
não apenas queremos fazer o nosso dia render, mas também 
queremos aproveitá-lo fazendo as coisas que nos traga satis-
fação como comer uma comidinha gostosa, sair com o namo-
rado, passear com o cachorro, tirar um cochilo, ir a academia, 
meditar. Fora que temos também diversas áreas de responsa-
bilidade que precisam do nosso tempo e atenção. E se o plane-
jamento do seu dia não existir, várias dessas coisas vão ficar 
sempre pra amanhã. 
Só o planejamento para o dia não é o suficiente. Você pode 
perceber que depois de um tempo, mesmo fazendo suas lis-
tas para o dia, você ainda se sinta sobrecarrego e em dívida. 
E eu vou te explicar porque: a lista do dia só funciona se ela 
estiver ligada a um planejamento mais detalhado. Do contrá-
rio, a medida que as coisas forem chegando no seu dia, elas 
serão encaixadas na sua lista do dia, que nunca terá fim. Então 
mesmo com um plano diário, você pode se sentir atrasado e 
desorganizado. 
DIA
SEMANA
MES
TRIMESTRE
1 ANO
w w w . g a b r i e l a b r a s i l . c o m
Se você já viu uma matryoshka, sabe que dentro de uma bone-
ca há várias outras. O seu tempo também pode ser visto pela 
mesma ótica. Pense que a menor boneca é o seu dia. E que a 
maior boneca é o seu plano de longo prazo. Dessa forma, cada 
vez que você vai diminuindo, a boneca menor carrega um pe-
daço da referência da maior. O plano do seu dia será um peda-
ço de um plano maior, entendeu?
Você começa o seu planejamento olhando a longo prazo. 
E a partir daí reconhece os passos que dará em cada dia. 
5 ANOS
10 ANOS
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CAPITULO 01
BUSQUE O 
QUE AGREGA 
VALOR A 
SUA VIDA! 
C A P Í T U L O 0 1
A origem da palavra réveillon é o verbo francês réveiller, que 
significa “acordar” ou “reanimar”. Então o réveillon seria o des-
pertar do ano novo, o momento propício e ideal para acordar 
para o que realmente faz sentido na vida. 
Para muitas das coisas que queremos realizar na vida precisa-
mos de um período de teste, de experimentação, de ser beta. E 
nesses períodos geralmente obtemos acesso a informações im-
portantes para próxima etapa do processo. Por isso, se coloque 
em modo de teste. Não espere o momento perfeito para come-
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w w w . g a b r i e l a b r a s i l . c o m
çar. Tenho certeza que muitas das coisas que você quer colocar 
em prática no ano novo podem ser colocadas num experimento 
beta. Todo grande projeto começa com um primeiro passo. Não 
será incrível começar 2019 já em movimento? 
Pense em um pequeno passo simples que seja mais fácil de ser 
realizado do que de ser deixado pra trás. Execute.
.: Começar a cuidar da sua alimentação
.: Dar mais atenção ao seu corpo 
.: Cuidar da sua mente 
.: Organizar o seu tempo 
.: Ouvir quem convive com você
.: Planejar uma viagem 
.: Passar mais tempo com sua família 
.: Passar mais tempo com seus amigos
.: Passar mais tempo com você mesmo
.: Se desculpar por um erro 
.: Destralhar suas gavetas
.: Destralhar seus armários
.: Destralhar seu email 
.: Destralhar seu computador
.: Chamar os amigos para jantar
.: Sair para dançar 
.: Fazer um backup dos seus dados 
.: Criar uma rotina diária
.: Dizer eu te amo 
.: Começar um projeto novo que te anima 
.: Convidar alguém pra sair 
.: Fazer algo que nunca fez antes 
.: Aprender a ser vulnerável 
.: Pedir desculpas 
.: Dizer não
.: Começar um diário 
.: Seguir o seu coração 
APROVEITE O NOVO ANO PARA:
COMO RECONHECER O 
QUE PRECISA DA SUA 
ATENCAO PRIMEIRO?
C A P Í T U L O 0 1
É simples: qual recurso está em déficit? Onde você não se sente 
satisfeito? A resposta será o seu foco de organização. 
Se o recurso que estiver em déficit for DINHEIRO , você de-
verá começar por sua organização financeira. 
Se os seus ESPAÇOS estão abarrotados e é isto que vem 
incomodando você, você deverá começar por sua organização 
de espaços. Este projeto pode se desdobrar em alguns subpro-
jetos, a saber:
Se o que está te faltando é TEMPO , o seu primeiro projeto 
deve ser o de organização do tempo. Tanto na esfera quanto na 
profissional. 
Ao descobrir quais são seus projetos de organização, inclua os 
mesmos na sua linha do tempo de projetos e coloquem os ben-
ditos para acontecer, pois eles te ajudarão a fazer todo resto 
rodar de uma forma mais sossegada e eficiente.
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DINHEIRO
ESPAÇOS
TEMPO
AP0S DECIDIR 
SEUS FOCOS: 
Faça uma lista do que você quer ver acontecer;
Busque bibliografias sobre o assunto (livros, blogs, cursos);
Pergunte a quem conseguiu alcançar o resultado 
que você está buscando qual foi o caminho que 
essa pessoa seguiu;
Encontre mentores que possam ajudar você.
Busque referências;
Com isso em mente, será muito mais simples 
montar o seu planejamento. 
01.
02.
04.
05.
03.
CAPITULO 02
PLANEJE 
DE MANEIRA 
CONSCIENTE
C A P Í T U L O 0 2
Planejamento é um termo bastante usado no setor de gestão e 
administração de empresas e está diretamente relacionando a 
viabilização de metas. É fundamental para tomada de decisões e 
execução no dia a dia. Quando não há um planejamento estrutu-
rado dentro da empresa ou mesmo em nível pessoal, é muito co-
mum a perda de tempo, foco e energia tentando decidir qual será 
o próximo passo. O planejamento então é uma ferramenta pode-
rosa e essencial para se obter mais organização e produtividade.
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ESTRATÉGICO 
Onde quero 
chegar? 
( v i s ã o )
TÁTICO 
O que vou fazer 
para chegar lá? 
( e s t r a t é g i a )
OPERACIONAL 
Quais são os passos 
que tenho que dar? 
( a ç ã o )
O PLANEJAMENTO SE ESTABELECE 
EM TRÊS NÍVEIS, A SABER:
w w w . g a b r i e l a b r a s i l . c o m
Para realização destes planejamentos, 
samos os instrumentos seguintes:
análise
da situação
determinar 
objetivos e metas
01
02
elaborar um
plano de ação
executar
o plano
controlar os 
resultados
0304
05
OBJETIVOS: 
o que você pretende, afinal, 
alcançar. Para este objetivo 
será direcionado os seus 
esforços., com caminhos 
quantificáveis. 
PROJETOS: 
processos que devem ser 
realizados, considerando 
os recursos e tempo que 
serão gastos. 
PRAZOS: 
estipulação do período onde 
os projetos serão realizados. 
PLANOS DE AÇÃO: 
reunião dos projetos 
voltados para execução 
no dia a dia. 
MÉTRICAS DE 
ACOMPANHAMENTO: 
controle de resultados 
alcançados para revisão 
e controle da realização 
das metas. 
C A P Í T U L O 0 2
w w w . g a b r i e l a b r a s i l . c o m
01. PENSAR 
ESTRATEGICAMENTE
O QUE VOCÊ PRECISA 
FAZER PARA ESTABELECER 
UM PLANEJAMENTO:
O planejamento estratégico diz respeito ao que acontece até 
10 anos no futuro, definindo de maneira clara e objetiva, com 
base em um diagnóstico aprofundado e sincero, a direção que 
se quer seguir. Ao elaborar esse planejamento é importante ter 
em mente uma visão ampla do que deseja-se alcançar e se fazer 
as seguintes perguntas:
SUA VIDA EM 10 ANOS
w w w . g a b r i e l a b r a s i l . c o m
Qualquer processo de planejamento deve começar por esta 
etapa, e por muitas vezes no nível pessoal isso não é levado em 
consideração. Por conta da dificuldade das pessoas de imagi-
narem sua realidade a longo prazo e até mesmo da ansiedade 
de ver as coisas acontecendo, se pula esta importante etapa de 
análise. No entanto, se isto não ocorrer, o planejamento correrá 
um sério risco de falha, fazendo
com que objetivos maiores não 
sejam alcançados. 
Para organizar é preciso olhar pra dentro. 
Qual estilo de vida você quer levar?
Qual a situação financeira ideal para você?
Você trabalha remotamente ou tem um espaço físico?
Qual é o seu tipo de trabalho?
Descreva um dia comum.
Quantas horas você fica com a família?
Quantas horas passa trabalhando?
02. ESTRUTURAR UMA TÁTICA
O planejamento estratégico diz respeito ao que acontece até 
10 anos no futuro, definindo de maneira clara e objetiva, com 
base em um diagnóstico aprofundado e sincero, a direção que 
se quer seguir. Ao elaborar esse planejamento é importante ter 
em mente uma visão ampla do que deseja-se alcançar e se fazer 
as seguintes perguntas:
C A P Í T U L O 0 2
w w w . g a b r i e l a b r a s i l . c o m
O QUE VOCÊ PRECISA 
FAZER PARA ESTABELECER 
UM PLANEJAMENTO:
Mensurável: definir como será auferida a performance; qual o indicador e o que 
está considerando ou não nele. Ex: total de vendas exceto trocas e devoluções
Atingível: deve ser possível de realizar, ainda que represente um desafio
Relevante: deve ser importante para a empresa, estar 
alinhada com seus valores e visão e ser motivante
Temporal: deve ser claro até quando a meta deverá ser alcançada
Específico: um objetivo específico tem uma chance muito maior de ser 
realizado do que uma meta geral. Ex: R$ 1.000.000,00 em vendasS
M
A
R
T
Exemplo:
OBJETIVOS DE LONGO PRAZO - 10 ANOS
1. Ter uma carreira estabelecida e bem remunerada no 
exterior, que traga benefícios diretos para sociedade;
2. Ter boa saúde que me permita brincar com os meus filhos, 
viajar o mundo com minha família e correr maratonas;
3. Falar inglês, espanhol e italiano fluentemente;
4. Ter uma casa na praia;
OBJETIVOS DE MÉDIO PRAZO - 5 ANOS 
1. Realizar o casamento 
2. Montar uma reserva de emergência financeira
3. Mudar para os Estados Unidos para realizar minha pós 
graduação;
OBJETIVOS DE CURTO PRAZO - 2 ANOS
1. Organizar a minha vida para obter mais tempo de 
qualidade no meu dia;
2. Quitar as minhas dívidas até o final de 2017;
3. Fazer uma reforma na casa para deixá-la com minha cara;
4. Adquirir um novo computador de mesa para otimizar o 
meu trabalho e estudos;
5. Fazer um curso de Inglês.
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QUAL A SUA MISSÃO
ÁREAS DE RESPONSABILIDADE E PAPÉIS
Qualidades
Essa planilha também está disponível 
no Evernote para você salvar em: 
http://bit.ly/montandomeuplano
Profissional
Valores Qualidades que admira
PLANEJAMENTO 
ESTRATEGICO
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Espiritual
Físico
Social 
Familiar
Todos os seus objetivos podem estar de acordo com os seus papéis e áreas de responsabilidade, 
porque do contrário você não está seguindo os seus passos e sim o dos outros. 
DESCRIÇÃO DE ROTINA
Horário
05:00-07:00
07:00-08:00
08:00-09:00
09:00-10:00
10:00-11:00
11:00-12:00
12:00-13:00
13:00-14:00
14:00-15:00
15:00-16:00
16:00-17:00
17:00-18:00
18:00-19:00
19:00-20:00
20:00-21:00
21:00-22:00
22:00-23:00
23:00-24:00
Como é a sua rotina hoje
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DESCRIÇÃO DE ROTINA
Horário
05:00-07:00
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09:00-10:00
10:00-11:00
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15:00-16:00
16:00-17:00
17:00-18:00
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19:00-20:00
20:00-21:00
21:00-22:00
22:00-23:00
23:00-24:00
Como você gostaria que fosse sua rotina?
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PRIORIDADES X ORDEM E FREQUÊNCIA 
QUE DEVEM SER REALIZADAS
O que eu faço
Dia da semana
DOM
SEG
TER
QUA
QUI
SEX
SÁB
O que eu gostaria de fazer 
Fluxo ideal de trabalho
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OBJETIVOS DE VIDA
Objetivos de longo prazo - Onde você se vê em 10 anos?
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TENHA OBJETIVOS PONTUAIS. 
Lembre-se sempre de trabalhar seus projetos de acordo com seus objetivos. Não se preocupe 
quando um objetivo mudar, isso faz parte de nossa vida. O mais importante é sempre tomar suas 
decisões de acordo com seu planejamento. 
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Objetivos de médio prazo - O que você quer concluir em 5 anos?
Objetivos de curto prazo - Projetos de 2 anos
OBJETIVOS DE VIDA
C A P Í T U L O 0 2
w w w . g a b r i e l a b r a s i l . c o m
03. ESTRUTURAR 
UM PLANEJAMENTO 
OPERACIONAL 
(PLANO DE AÇÃO) 
Um planejamento operacional se preocupa com a linha do 
tempo de realização de projetos, considerando prazos, metas 
e recursos. E por ser uma etapa de curto prazo é onde o deta-
lhamento irá ocorrer em maior escala, tentando explicar cada 
tarefa de maneira a facilitar a execução no dia a dia. 
Acredito muito na unidade semanal para realização de 
metas. Por isso, sugiro que você monte o seu plano de 
ação pensando em quais projetos estão relacionados 
as metas que você definiu anteriormente. A partir des-
se plano de ação você irá montar os seus planejamentos 
semanais. E serão seus planejamento semanais que farão 
toda diferença para você ver seus projetos acontecerem! 
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Quando você estiver montando 
o seu plano de ação é importante: 
.: Dar espaço a projetos que estejam associados as áreas de foco que você 
quer trabalhar durante o próximo ano
.: Conversar com companheiros e companheiras de vida sobre o que você 
está visualizando para os próximos anos de sua vida
.: Pensar o que pode acontecer a cada estação que pode virar um projeto 
em seu plano de ação
.: Incluir calendário da universidade ou escola, caso você seja estudante. 
Ou seja, incluir matérias ou cursos, pois os mesmos também podem ser 
considerados como projetos
.: Incluir os projetos de viagem. Se você já sabe em quais semanas vai viajar 
no próximo ano, ou que pretende tirar férias, já coloque isso no seu plano 
também
.: Fazer estruturação de negócio caso você seja empreendedor, autônomo, 
freelancer. Muitas pessoas que cuidam dos seus empreendimentos aca-
bam deixando esse planejamento de lado e se sentem perdidas com as de-
mandas do trabalho
.: Da mesma forma, caso você trabalhe com conteúdo na internet ou de-
senvolva algum material, faça um calendário editorial e já inclua isso no 
seu plano de ação
Essa planilha está disponível no 
Evernote para você salvar em 
http://bit.ly/planodeaceo2020
MODELO 
PLANO DE ACAO 2020
JAN
01
02
03
04
05
06
07
08
09
10
11
12
13
FEV MAR
14
16
15
17
18
20
19
21
22
24
23
25
26
ABR MAI JUN
Conquistas do Trimestre: 
Aprendizados do Primeiro Trimestre: 
Conquistas do Trimestre: 
Aprendizados do Segundo Trimestre: 
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 http://bit.ly/planodeacao2019
http://bit.ly/planodeaceo2020
27
29
28
30
31
32
34
33
35
36
38
37
39
JUL AGO SET
40
42
41
43
44
45
47
46
48
49
51
50
52
OUT NOV DEZ
Conquistas do Trimestre: 
Aprendizados do Terceiro Trimestre: 
Conquistas do Trimestre: 
Aprendizados do Quarto Trimestre:
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CAPITULO 03
CONSTRUA 
UM SISTEMA 
DE SUPORTE 
C A P Í T U L O 0 3
Escolher ferramentas para organização não significa que você 
tenha que abandonar tudo o que usa atualmente e sair em bus-
ca do que é mais usado por aí. Uma boa ferramenta de orga-
nização é aquela que pode ser facilmente utilizada e acessada 
por você. Essas ferramentas existem para facilitar e otimizar as 
atividades do dia a dia, como o Google Agenda por exemplo, uti-
lizado por inúmeras empresas ao redor do mundo.
 
Conheça o seu estilo. Escolher uma ferramenta é como esco-
lher uma roupa. Ela precisa servir, ser funcional. Do contrário
ficará perdida no armário. Você precisa confiar a ferramenta 
o controle que antes dependia de sua memória e por isso essa 
ferramenta tem que casar com o seu estilo. Veja abaixo os perfis 
de produtividade na qual as pessoas geralmente se encaixam.
w w w . g a b r i e l a b r a s i l . c o m
O maior problema de produtividade reside no Misto que fica com diversos “luga-
res” com prioridades e aí se perde na hora de planejar. Por isso precisa escolher um 
único ambiente para centralizar pelo menos as tarefas. Para manter um dia a dia 
organizado, algumas pessoas preferem concentrar todas as suas informações em 
uma única ferramenta e outras preferem trabalhar com ferramentas específicas e 
especializadas em uma utilidade. Seja qual for a sua preferência, considere ferra-
mentas que te ajudem a colocar seu workflow em ordem e construir um sistema. 
HIGH TECHS 
São pessoas que não 
tem mais caderno, 
usam absolutamente 
tudo digital. Com o 
avanço dos netbooks e 
smartphones eles estão 
ganhando espaço na 
sociedade. 
Gerações: Y e Z.
MISTOS 
É o perfil predominante 
nas empresas 
atualmente e nos 
próximos anos. É 
composto por pessoas 
que usam o Outlook 
/ Notes para agendar 
compromissos, tarefas, 
etc, mas também usam o 
caderno para anotações. 
Gerações: alguns Baby 
Bommers, X e Y.
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TRADICIONAIS 
Que adoram agenda, 
cadernos, planners, 
etc. São as pessoas 
que precisam escrever 
suas prioridades. 
Gerações: Senior, 
Baby Bommers e X. 
Os X serão totalmente 
abduzidos por “Ipads” 
em breve, os outros vão 
usar seus planners até a 
aposentadoria.
( F o n t e : C h r i s t i a n B a r b o s a - A T r í a d e d o Te m p o )
EXISTEM 3 PERFIS DE PESSOAS NO USO DE 
FERRAMENTAS DE PRODUTIVIDADE:
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DEFINIÇÃO DE WORKFLOW 
PERFIL DE ORGANIZAÇÃO
Calendário
Tarefas
Emails
Projetos
Finanças
Armazenamento 
de Notas
Descreva as ferramentas que vão compor seu sistema de organização
SE INSCREVA AGORA EM
HTTPS://GABRIELABRASIL.COM/ACADEMIA-DE-ORGANIZACAO-DIGITAL/
https://gabrielabrasil.com/academia-de-organizacao-digital/
https://gabrielabrasil.com/academia-de-organizacao-digital/
https://gabrielabrasil.com/academia-de-organizacao-digital/
https://gabrielabrasil.com/academia-de-organizacao-digital/
CAPITULO 04
COLOQUE-SE 
EM MOVIMENTO 
C A P Í T U L O 0 4
Não adianta nada montar um planejamento e não buscar colocar 
ele na prática para funcionar. Portanto, se você se sentir sobre-
carregado e ver que não está conseguindo tocar nos seus pro-
jetos, repense a forma como sua rotina está sendo desenhada 
e realizada. Para onde seu tempo está indo? Se algo na sua vida 
algo estiver ocupando mais espaço do que deveria, descarte já! 
Foco é saber reconhecer e respeitar suas prioridades. Existem 
tarefas no seu dia que são inegociáveis, geralmente aquelas 
que possuem um prazo estipulado, como por exemplo “pagar 
o aluguel”. Há também tarefas que precisam sim ser feitas, mas 
não necessariamente no mesmo dia. Algumas tarefas recor-
rentes entram dentro dessa categoria como “processar todos 
os emails do dia”, sem dúvida alguma é importante mas se a res-
posta atrasar um pouquinho, não haverá maiores prejuízos. Se 
o seu dia estiver cheio de tarefas inegociáveis, é fundamental 
que você entre em acordo com você mesmo sobre as tarefas 
que você deve cumprir. Uma terceira categoria de tarefas são 
aquelas que você quer fazer e muitas pessoas usam estas ta-
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.: Una toda tralha dos seus ambientes e cuide de dar um destino a ela. 
Lembre-se que tralha não se organiza;
.: Evite abrir várias abas no seu computador. Use o One Tab para te ajudar;
.: Limpe sua caixa de entrada de email usando o Unroll.me e controle sua 
Inbox com a ajuda do Sanebox;
.: Avalie se o surfar na web está sendo inspirador ou não. Se não: descarte 
isso da sua vida! 
.: Reavalie o conteúdo que está consumindo em redes sociais e 
agregadores de feeds. Se não te acrescenta, não deve estar no seu dia.
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ALGUMAS DICAS PRÁTICAS 
PARA DESTRALHAR: 
refas como start já que elas podem ser mais agradáveis do que 
tarefas recorrentes ou com prazo.
Elimine o que está consumindo sua energia e tempo, abandone 
o que não faz mais sentido pra você, abra mão do que te deixa 
de saco cheio. É necessário que você elimine o que está consu-
mindo o seu tempo sem trazer valor. Faça uma limpeza capri-
chada até ficar apenas com o que é essencial pra você.
E EI, EVITE SER 
MULTITAREFA! 
C A P Í T U L O 0 4
Earl Miller, pesquisador do MIT, afirma que na maior parte do 
tempo simplesmente somos incapazes de prestar atenção em 
mais de uma coisa. Mudando de tarefa para tarefa, você pensa 
que está realmente prestando atenção a tudo a seu redor, mas 
na verdade você não está. Há inúmeras situações do nosso dia 
que podemos perceber isso. Situações que envolvem comunica-
ção através do discurso são quase impossíveis de fazer simulta-
neamente, mas continuamos tentando dirigir e falar ao telefone, 
escrever um email e responder um colega no trabalho, estudar e 
ver um filme, dirigir e escrever mensagens (que perigo!), traba-
lhar e ficar no Facebook… e por aí vai. 
Quando somos multitarefa perdemos de 20 a 30% a mais de 
tempo do que se não fôssemos.
Ser multitarefa não é nada produtivo e se você anda multitare-
fando, está na hora de mudar este hábito de uma vez por todas! 
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.: Faça lista de afazeres separadas por contextos diferentes 
(computador, casa, telefonemas, coisas a resolver na rua);
.: Utilize uma ferramenta de captura e ande sempre com ela;
.: Planeje o seu dia em blocos e se atenha a eles na execução;
.: Aproveite tempos de deslocamento ou de tarefas de piloto 
automático para estimular a criatividade e o aprendizado;
.: Use o Pomodoro: desligue distrações enquanto estiver 
trabalhando ou estudando, faça pausas.
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DICAS PRÁTICAS PARA EVITAR 
A MULTITAREFA:
Questione-se sobre sua capacidade produtiva. Quantas tarefas 
você consegue assumir e com qual qualidade que consegue en-
tregá-las? Será que fazer mais de uma tarefa ao mesmo tempo é 
realmente produtivo?
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Para melhorar o foco, crie gatilhos associativos como colocar 
música específica para realizar tal tarefa, meditar antes de come-
çar a trabalhar, por exemplo. Criar rituais agradáveis pode ajudar 
muito a reencontrar o foco. 
Comece pelo que é mais importante todos os dias e isso diz res-
peito ao que é mais importante para você e não para os outros, 
porque se você não cuidar da realização do que é importante pra 
você os outros vão começar a tomar conta da sua agenda sim. 
Quando você assume este controle realizando o que é mais im-
portante primeiro, você estimula sua criatividade, espontaneida-
de e fica naturalmente mais satisfeito com o seu dia.
Vale muito a pena lembrar que com o volume de informações 
que temos disponível hoje estamos sempre sendo bombardea-
dos pelas redes sociais, notificações no celular, emails, textos, en-
tre outras coisas. Se você for cuidar de cada distração quando ela 
chegar até você, não vai fazer outra coisa senão isso. Você preci-
sa escolher para onde quer direcionar a sua atenção. 
Quer um ano mais leve? Comece mudando seus comportamen-
tos. 
Na nossa rotina vamos lidar com interrupções internas e exter-
nas. As interrupções internas são aquelas que partem de nós 
mesmos: uma ideia que chega, a falta de atenção para determi-
nado assunto, o cansaço interno. Para lidar com esse tipo de in-
terrupção é imprevisto é fundamental voltar

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