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Planejamento_2020.pdf SUMARIO Introdução Sobre Plano pro Dia x Plano Pra Vida Capítulo 1 - Busque o que agrega valor a sua vida Capítulo 2 - Planeje de maneira consciente Capítulo 3 - Construa um sistema de suporte Capítulo 4 - Coloque-se em movimento Capítulo 5 - Permita-se viver o que escolheu Agora é com você Anexos 04 06 08 12 18 36 42 56 62 66 POR QUE PLANEJAR? I N T R O D U Ç Ã O Às vezes achamos que nos faltam coisas para começar um projeto novo ou fazer uma mudança, quando na verdade te- mos tudo o que precisamos a mão, só não conseguimos visu- alizar por falta de planejamento, organização e ação. O ano novo parece ser a época onde as pessoas mais refletem sobre suas necessidades, desejos e sonhos. Mas as listas de resolu- ções não funcionam se você não planejar os próximos passos. Elas podem simplesmente se perder em uma folha de papel que daqui há alguns anos você vai olhar e se perguntar o por- quê de não a ter seguido. Caso você esteja cumprindo tarefas que não estejam relacio- nadas as suas metas é porque você não está seguindo o SEU plano e sim o plano dos outros. Não desperdice o seu tempo vivendo uma vida que não é a sua. Acredite em mim: planejando você consegue percorrer o seu caminho com mais tranquilidade e felicidade. Não acredita em mim? Te convido a fazer um teste! w w w . g a b r i e l a b r a s i l . c o m w w w . g a b r i e l a b r a s i l . c o m Faça o seu planejamento do próximo ano tomando como base o passo a passo deste ebook. Analise os seus papéis e como você pode aprimorá-los no novo ano. Defina os próximos pas- sos e inclua prazos no seu calendário. Este planejamento é adaptável e você pode modificá-lo sempre que precisar. Até porque, estamos sempre mudando, então nosso planejamen- to também pode mudar. Resolução de ano novo? Eu tenho uma: Comece a viver seus sonhos hoje. Vem comigo que eu vou te mostrar como. FOCO NOS PLANOS! COMECE A VIVER SEUS SONHOS HOJE. SOBRE A AUTORA S O B R E Prazer, eu sou Gabriela e Brasil de fato é o meu sobrenome. Sou uma apaixonada por organização, produtividade, vida simples e tecnologia, elementos que juntos compõem o balaio do meu trabalho como consultora, educadora, aprendedora e produtora de conteúdo. Há quatro anos dedico o meu tempo a dividir com outras pes- soas os mesmos benefícios que consegui com a organização: mais tranquilidade, foco e qualidade de vida. Me especializei em Organização Residencial e Office pela Oz Organize sua Vida, de São Paulo e estudei Administração do Tempo na FGV-RJ. Continuo desenvolvendo minhas habili- dades trabalhando, estudando, viajando e escrevendo sobre organização. Também faço partes das associações APPO (As- sociation of Photo Professional Organizers – USA) e NAPO (National Association of Professional Organizers – USA), e procuro me manter sempre atualizada sobre o que está acon- tecendo no setor da organização para continuar comparti- lhando novidades com minha galera. Sou uma Evernote Cer- tified Business Consultant, o que significa que fui certificada w w w . g a b r i e l a b r a s i l . c o m w w w . g a b r i e l a b r a s i l . c o m pela própria Evernote para orientar pessoas e empresas a uti- lizarem a ferramenta. Sou idealizadora e instrutora do programa Academia de Or- ganização Digital. Meu trabalho é ajudar outras pessoas a encontrarem mais tempo e tranqüilidade através da organi- zação. Então além de atuar na organização de ambientes digi- tais, presto consultorias e cursos para organização do tempo e organização digital. Atualmente moro em Stanford, na Califórnia. Vim morar no Vale do Silício em 2015 para respirar um pouco os ares de inovação que sopram por aqui. Continuo aprimorando meus conhecimen- tos diariamente para melhor atender minha galera, com novida- des, bom humor, dedicação, respeito, carinho e autenticidade. PLANO PARA O DIA X PLANO PARA A VIDA P L A N O S w w w . g a b r i e l a b r a s i l . c o m w w w . g a b r i e l a b r a s i l . c o m Quando o seu dia começa, você tem clare- za do que o espera? Você sabe o que fará nas próximas horas ou vai levando o seu dia de acordo com a maré? Você já co- meça o seu dia cuidando das deman- das dos outros ou separa tempos para cuidar das coisas que são importantes pra você como sua alimentação, des- cansos e atividades físicas? É incrível a quantidade de pessoas que querem e insistem em viver um dia de 30 horas. Mas isso só fun- ciona em propaganda de banco mesmo, viu. Todos nós temos 24 horas. Vamos fazer um cálculo simples. Suponha que você durma 7 horas por noite, passe 2 horas no trânsito e trabalhe 8 horas por dia. Só nessa já foram 17 horas do seu dia. O que você fará com as outras 7 horas? Pa- rece muito, mas isso passa voando ao longo do nosso dia. Por isso organizar e planejar o dia é tão importante, porque não apenas queremos fazer o nosso dia render, mas também queremos aproveitá-lo fazendo as coisas que nos traga satis- fação como comer uma comidinha gostosa, sair com o namo- rado, passear com o cachorro, tirar um cochilo, ir a academia, meditar. Fora que temos também diversas áreas de responsa- bilidade que precisam do nosso tempo e atenção. E se o plane- jamento do seu dia não existir, várias dessas coisas vão ficar sempre pra amanhã. Só o planejamento para o dia não é o suficiente. Você pode perceber que depois de um tempo, mesmo fazendo suas lis- tas para o dia, você ainda se sinta sobrecarrego e em dívida. E eu vou te explicar porque: a lista do dia só funciona se ela estiver ligada a um planejamento mais detalhado. Do contrá- rio, a medida que as coisas forem chegando no seu dia, elas serão encaixadas na sua lista do dia, que nunca terá fim. Então mesmo com um plano diário, você pode se sentir atrasado e desorganizado. DIA SEMANA MES TRIMESTRE 1 ANO w w w . g a b r i e l a b r a s i l . c o m Se você já viu uma matryoshka, sabe que dentro de uma bone- ca há várias outras. O seu tempo também pode ser visto pela mesma ótica. Pense que a menor boneca é o seu dia. E que a maior boneca é o seu plano de longo prazo. Dessa forma, cada vez que você vai diminuindo, a boneca menor carrega um pe- daço da referência da maior. O plano do seu dia será um peda- ço de um plano maior, entendeu? Você começa o seu planejamento olhando a longo prazo. E a partir daí reconhece os passos que dará em cada dia. 5 ANOS 10 ANOS w w w . g a b r i e l a b r a s i l . c o m CAPITULO 01 BUSQUE O QUE AGREGA VALOR A SUA VIDA! C A P Í T U L O 0 1 A origem da palavra réveillon é o verbo francês réveiller, que significa “acordar” ou “reanimar”. Então o réveillon seria o des- pertar do ano novo, o momento propício e ideal para acordar para o que realmente faz sentido na vida. Para muitas das coisas que queremos realizar na vida precisa- mos de um período de teste, de experimentação, de ser beta. E nesses períodos geralmente obtemos acesso a informações im- portantes para próxima etapa do processo. Por isso, se coloque em modo de teste. Não espere o momento perfeito para come- w w w . g a b r i e l a b r a s i l . c o m w w w . g a b r i e l a b r a s i l . c o m çar. Tenho certeza que muitas das coisas que você quer colocar em prática no ano novo podem ser colocadas num experimento beta. Todo grande projeto começa com um primeiro passo. Não será incrível começar 2019 já em movimento? Pense em um pequeno passo simples que seja mais fácil de ser realizado do que de ser deixado pra trás. Execute. .: Começar a cuidar da sua alimentação .: Dar mais atenção ao seu corpo .: Cuidar da sua mente .: Organizar o seu tempo .: Ouvir quem convive com você .: Planejar uma viagem .: Passar mais tempo com sua família .: Passar mais tempo com seus amigos .: Passar mais tempo com você mesmo .: Se desculpar por um erro .: Destralhar suas gavetas .: Destralhar seus armários .: Destralhar seu email .: Destralhar seu computador .: Chamar os amigos para jantar .: Sair para dançar .: Fazer um backup dos seus dados .: Criar uma rotina diária .: Dizer eu te amo .: Começar um projeto novo que te anima .: Convidar alguém pra sair .: Fazer algo que nunca fez antes .: Aprender a ser vulnerável .: Pedir desculpas .: Dizer não .: Começar um diário .: Seguir o seu coração APROVEITE O NOVO ANO PARA: COMO RECONHECER O QUE PRECISA DA SUA ATENCAO PRIMEIRO? C A P Í T U L O 0 1 É simples: qual recurso está em déficit? Onde você não se sente satisfeito? A resposta será o seu foco de organização. Se o recurso que estiver em déficit for DINHEIRO , você de- verá começar por sua organização financeira. Se os seus ESPAÇOS estão abarrotados e é isto que vem incomodando você, você deverá começar por sua organização de espaços. Este projeto pode se desdobrar em alguns subpro- jetos, a saber: Se o que está te faltando é TEMPO , o seu primeiro projeto deve ser o de organização do tempo. Tanto na esfera quanto na profissional. Ao descobrir quais são seus projetos de organização, inclua os mesmos na sua linha do tempo de projetos e coloquem os ben- ditos para acontecer, pois eles te ajudarão a fazer todo resto rodar de uma forma mais sossegada e eficiente. w w w . g a b r i e l a b r a s i l . c o m DINHEIRO ESPAÇOS TEMPO AP0S DECIDIR SEUS FOCOS: Faça uma lista do que você quer ver acontecer; Busque bibliografias sobre o assunto (livros, blogs, cursos); Pergunte a quem conseguiu alcançar o resultado que você está buscando qual foi o caminho que essa pessoa seguiu; Encontre mentores que possam ajudar você. Busque referências; Com isso em mente, será muito mais simples montar o seu planejamento. 01. 02. 04. 05. 03. CAPITULO 02 PLANEJE DE MANEIRA CONSCIENTE C A P Í T U L O 0 2 Planejamento é um termo bastante usado no setor de gestão e administração de empresas e está diretamente relacionando a viabilização de metas. É fundamental para tomada de decisões e execução no dia a dia. Quando não há um planejamento estrutu- rado dentro da empresa ou mesmo em nível pessoal, é muito co- mum a perda de tempo, foco e energia tentando decidir qual será o próximo passo. O planejamento então é uma ferramenta pode- rosa e essencial para se obter mais organização e produtividade. w w w . g a b r i e l a b r a s i l . c o m ESTRATÉGICO Onde quero chegar? ( v i s ã o ) TÁTICO O que vou fazer para chegar lá? ( e s t r a t é g i a ) OPERACIONAL Quais são os passos que tenho que dar? ( a ç ã o ) O PLANEJAMENTO SE ESTABELECE EM TRÊS NÍVEIS, A SABER: w w w . g a b r i e l a b r a s i l . c o m Para realização destes planejamentos, samos os instrumentos seguintes: análise da situação determinar objetivos e metas 01 02 elaborar um plano de ação executar o plano controlar os resultados 0304 05 OBJETIVOS: o que você pretende, afinal, alcançar. Para este objetivo será direcionado os seus esforços., com caminhos quantificáveis. PROJETOS: processos que devem ser realizados, considerando os recursos e tempo que serão gastos. PRAZOS: estipulação do período onde os projetos serão realizados. PLANOS DE AÇÃO: reunião dos projetos voltados para execução no dia a dia. MÉTRICAS DE ACOMPANHAMENTO: controle de resultados alcançados para revisão e controle da realização das metas. C A P Í T U L O 0 2 w w w . g a b r i e l a b r a s i l . c o m 01. PENSAR ESTRATEGICAMENTE O QUE VOCÊ PRECISA FAZER PARA ESTABELECER UM PLANEJAMENTO: O planejamento estratégico diz respeito ao que acontece até 10 anos no futuro, definindo de maneira clara e objetiva, com base em um diagnóstico aprofundado e sincero, a direção que se quer seguir. Ao elaborar esse planejamento é importante ter em mente uma visão ampla do que deseja-se alcançar e se fazer as seguintes perguntas: SUA VIDA EM 10 ANOS w w w . g a b r i e l a b r a s i l . c o m Qualquer processo de planejamento deve começar por esta etapa, e por muitas vezes no nível pessoal isso não é levado em consideração. Por conta da dificuldade das pessoas de imagi- narem sua realidade a longo prazo e até mesmo da ansiedade de ver as coisas acontecendo, se pula esta importante etapa de análise. No entanto, se isto não ocorrer, o planejamento correrá um sério risco de falha, fazendo com que objetivos maiores não sejam alcançados. Para organizar é preciso olhar pra dentro. Qual estilo de vida você quer levar? Qual a situação financeira ideal para você? Você trabalha remotamente ou tem um espaço físico? Qual é o seu tipo de trabalho? Descreva um dia comum. Quantas horas você fica com a família? Quantas horas passa trabalhando? 02. ESTRUTURAR UMA TÁTICA O planejamento estratégico diz respeito ao que acontece até 10 anos no futuro, definindo de maneira clara e objetiva, com base em um diagnóstico aprofundado e sincero, a direção que se quer seguir. Ao elaborar esse planejamento é importante ter em mente uma visão ampla do que deseja-se alcançar e se fazer as seguintes perguntas: C A P Í T U L O 0 2 w w w . g a b r i e l a b r a s i l . c o m O QUE VOCÊ PRECISA FAZER PARA ESTABELECER UM PLANEJAMENTO: Mensurável: definir como será auferida a performance; qual o indicador e o que está considerando ou não nele. Ex: total de vendas exceto trocas e devoluções Atingível: deve ser possível de realizar, ainda que represente um desafio Relevante: deve ser importante para a empresa, estar alinhada com seus valores e visão e ser motivante Temporal: deve ser claro até quando a meta deverá ser alcançada Específico: um objetivo específico tem uma chance muito maior de ser realizado do que uma meta geral. Ex: R$ 1.000.000,00 em vendasS M A R T Exemplo: OBJETIVOS DE LONGO PRAZO - 10 ANOS 1. Ter uma carreira estabelecida e bem remunerada no exterior, que traga benefícios diretos para sociedade; 2. Ter boa saúde que me permita brincar com os meus filhos, viajar o mundo com minha família e correr maratonas; 3. Falar inglês, espanhol e italiano fluentemente; 4. Ter uma casa na praia; OBJETIVOS DE MÉDIO PRAZO - 5 ANOS 1. Realizar o casamento 2. Montar uma reserva de emergência financeira 3. Mudar para os Estados Unidos para realizar minha pós graduação; OBJETIVOS DE CURTO PRAZO - 2 ANOS 1. Organizar a minha vida para obter mais tempo de qualidade no meu dia; 2. Quitar as minhas dívidas até o final de 2017; 3. Fazer uma reforma na casa para deixá-la com minha cara; 4. Adquirir um novo computador de mesa para otimizar o meu trabalho e estudos; 5. Fazer um curso de Inglês. w w w . g a b r i e l a b r a s i l . c o m QUAL A SUA MISSÃO ÁREAS DE RESPONSABILIDADE E PAPÉIS Qualidades Essa planilha também está disponível no Evernote para você salvar em: http://bit.ly/montandomeuplano Profissional Valores Qualidades que admira PLANEJAMENTO ESTRATEGICO w w w . g a b r i e l a b r a s i l . c o m Espiritual Físico Social Familiar Todos os seus objetivos podem estar de acordo com os seus papéis e áreas de responsabilidade, porque do contrário você não está seguindo os seus passos e sim o dos outros. DESCRIÇÃO DE ROTINA Horário 05:00-07:00 07:00-08:00 08:00-09:00 09:00-10:00 10:00-11:00 11:00-12:00 12:00-13:00 13:00-14:00 14:00-15:00 15:00-16:00 16:00-17:00 17:00-18:00 18:00-19:00 19:00-20:00 20:00-21:00 21:00-22:00 22:00-23:00 23:00-24:00 Como é a sua rotina hoje w w w . g a b r i e l a b r a s i l . c o m DESCRIÇÃO DE ROTINA Horário 05:00-07:00 07:00-08:00 08:00-09:00 09:00-10:00 10:00-11:00 11:00-12:00 12:00-13:00 13:00-14:00 14:00-15:00 15:00-16:00 16:00-17:00 17:00-18:00 18:00-19:00 19:00-20:00 20:00-21:00 21:00-22:00 22:00-23:00 23:00-24:00 Como você gostaria que fosse sua rotina? w w w . g a b r i e l a b r a s i l . c o m PRIORIDADES X ORDEM E FREQUÊNCIA QUE DEVEM SER REALIZADAS O que eu faço Dia da semana DOM SEG TER QUA QUI SEX SÁB O que eu gostaria de fazer Fluxo ideal de trabalho w w w . g a b r i e l a b r a s i l . c o m OBJETIVOS DE VIDA Objetivos de longo prazo - Onde você se vê em 10 anos? w w w . g a b r i e l a b r a s i l . c o m w w w . g a b r i e l a b r a s i l . c o m Objetivos de médio prazo - O que você quer concluir em 5 anos? Objetivos de curto prazo - Projetos de 2 anos OBJETIVOS DE VIDA TENHA OBJETIVOS PONTUAIS. Lembre-se sempre de trabalhar seus projetos de acordo com seus objetivos. Não se preocupe quando um objetivo mudar, isso faz parte de nossa vida. O mais importante é sempre tomar suas decisões de acordo com seu planejamento. C A P Í T U L O 0 2 w w w . g a b r i e l a b r a s i l . c o m 03. ESTRUTURAR UM PLANEJAMENTO OPERACIONAL (PLANO DE AÇÃO) Um planejamento operacional se preocupa com a linha do tempo de realização de projetos, considerando prazos, metas e recursos. E por ser uma etapa de curto prazo é onde o deta- lhamento irá ocorrer em maior escala, tentando explicar cada tarefa de maneira a facilitar a execução no dia a dia. Acredito muito na unidade semanal para realização de metas. Por isso, sugiro que você monte o seu plano de ação pensando em quais projetos estão relacionados as metas que você definiu anteriormente. A partir des- se plano de ação você irá montar os seus planejamentos semanais. E serão seus planejamento semanais que farão toda diferença para você ver seus projetos acontecerem! w w w . g a b r i e l a b r a s i l . c o m Quando você estiver montando o seu plano de ação é importante: .: Dar espaço a projetos que estejam associados as áreas de foco que você quer trabalhar durante o próximo ano .: Conversar com companheiros e companheiras de vida sobre o que você está visualizando para os próximos anos de sua vida .: Pensar o que pode acontecer a cada estação que pode virar um projeto em seu plano de ação .: Incluir calendário da universidade ou escola, caso você seja estudante. Ou seja, incluir matérias ou cursos, pois os mesmos também podem ser considerados como projetos .: Incluir os projetos de viagem. Se você já sabe em quais semanas vai viajar no próximo ano, ou que pretende tirar férias, já coloque isso no seu plano também .: Fazer estruturação de negócio caso você seja empreendedor, autônomo, freelancer. Muitas pessoas que cuidam dos seus empreendimentos aca- bam deixando esse planejamento de lado e se sentem perdidas com as de- mandas do trabalho .: Da mesma forma, caso você trabalhe com conteúdo na internet ou de- senvolva algum material, faça um calendário editorial e já inclua isso no seu plano de ação Essa planilha está disponível no Evernote para você salvar em http://bit.ly/planodeaceo2020 MODELO PLANO DE ACAO 2020 JAN 01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 12 13 FEV MAR 14 16 15 17 18 20 19 21 22 24 23 25 26 ABR MAI JUN Conquistas do Trimestre: Aprendizados do Primeiro Trimestre: Conquistas do Trimestre: Aprendizados do Segundo Trimestre: w w w . g a b r i e l a b r a s i l . c o m 27 29 28 30 31 32 34 33 35 36 38 37 39 JUL AGO SET 40 42 41 43 44 45 47 46 48 49 51 50 52 OUT NOV DEZ Conquistas do Trimestre: Aprendizados do Terceiro Trimestre: Conquistas do Trimestre: Aprendizados do Quarto Trimestre: w w w . g a b r i e l a b r a s i l . c o m http://bit.ly/planodeacao2019 http://bit.ly/planodeaceo2020 CAPITULO 03 CONSTRUA UM SISTEMA DE SUPORTE C A P Í T U L O 0 3 Escolher ferramentas para organização não significa que você tenha que abandonar tudo o que usa atualmente e sair em bus- ca do que é mais usado por aí. Uma boa ferramenta de orga- nização é aquela que pode ser facilmente utilizada e acessada por você. Essas ferramentas existem para facilitar e otimizar as atividades do dia a dia, como o Google Agenda por exemplo, uti- lizado por inúmeras empresas ao redor do mundo. Conheça o seu estilo. Escolher uma ferramenta é como esco- lher uma roupa. Ela precisa servir, ser funcional. Do contrário ficará perdida no armário. Você precisa confiar a ferramenta o controle que antes dependia de sua memória e por isso essa ferramenta tem que casar com o seu estilo. Veja abaixo os perfis de produtividade na qual as pessoas geralmente se encaixam. w w w . g a b r i e l a b r a s i l . c o m O maior problema de produtividade reside no Misto que fica com diversos “luga- res” com prioridades e aí se perde na hora de planejar. Por isso precisa escolher um único ambiente para centralizar pelo menos as tarefas. Para manter um dia a dia organizado, algumas pessoas preferem concentrar todas as suas informações em uma única ferramenta e outras preferem trabalhar com ferramentas específicas e especializadas em uma utilidade. Seja qual for a sua preferência, considere ferra- mentas que te ajudem a colocar seu workflow em ordem e construir um sistema. HIGH TECHS São pessoas que não tem mais caderno, usam absolutamente tudo digital. Com o avanço dos netbooks e smartphones eles estão ganhando espaço na sociedade. Gerações: Y e Z. MISTOS É o perfil predominante nas empresas atualmente e nos próximos anos. É composto por pessoas que usam o Outlook / Notes para agendar compromissos, tarefas, etc, mas também usam o caderno para anotações. Gerações: alguns Baby Bommers, X e Y. w w w . g a b r i e l a b r a s i l . c o m TRADICIONAIS Que adoram agenda, cadernos, planners, etc. São as pessoas que precisam escrever suas prioridades. Gerações: Senior, Baby Bommers e X. Os X serão totalmente abduzidos por “Ipads” em breve, os outros vão usar seus planners até a aposentadoria. ( F o n t e : C h r i s t i a n B a r b o s a - A T r í a d e d o Te m p o ) EXISTEM 3 PERFIS DE PESSOAS NO USO DE FERRAMENTAS DE PRODUTIVIDADE: SE INSCREVA AGORA EM HTTPS://GABRIELABRASIL.COM/ACADEMIA-DE-ORGANIZACAO-DIGITAL/ w w w . g a b r i e l a b r a s i l . c o m DEFINIÇÃO DE WORKFLOW PERFIL DE ORGANIZAÇÃO Calendário Tarefas Emails Projetos Finanças Armazenamento de Notas Descreva as ferramentas que vão compor seu sistema de organização https://gabrielabrasil.com/academia-de-organizacao-digital/ https://gabrielabrasil.com/academia-de-organizacao-digital/ https://gabrielabrasil.com/academia-de-organizacao-digital/ https://gabrielabrasil.com/academia-de-organizacao-digital/ CAPITULO 04 COLOQUE-SE EM MOVIMENTO C A P Í T U L O 0 4 Não adianta nada montar um planejamento e não buscar colocar ele na prática para funcionar. Portanto, se você se sentir sobre- carregado e ver que não está conseguindo tocar nos seus pro- jetos, repense a forma como sua rotina está sendo desenhada e realizada. Para onde seu tempo está indo? Se algo na sua vida algo estiver ocupando mais espaço do que deveria, descarte já! Foco é saber reconhecer e respeitar suas prioridades. Existem tarefas no seu dia que são inegociáveis, geralmente aquelas que possuem um prazo estipulado, como por exemplo “pagar o aluguel”. Há também tarefas que precisam sim ser feitas, mas não necessariamente no mesmo dia. Algumas tarefas recor- rentes entram dentro dessa categoria como “processar todos os emails do dia”, sem dúvida alguma é importante mas se a res- posta atrasar um pouquinho, não haverá maiores prejuízos. Se o seu dia estiver cheio de tarefas inegociáveis, é fundamental que você entre em acordo com você mesmo sobre as tarefas que você deve cumprir. Uma terceira categoria de tarefas são aquelas que você quer fazer e muitas pessoas usam estas ta- w w w . g a b r i e l a b r a s i l . c o m .: Una toda tralha dos seus ambientes e cuide de dar um destino a ela. Lembre-se que tralha não se organiza; .: Evite abrir várias abas no seu computador. Use o One Tab para te ajudar; .: Limpe sua caixa de entrada de email usando o Unroll.me e controle sua Inbox com a ajuda do Sanebox; .: Avalie se o surfar na web está sendo inspirador ou não. Se não: descarte isso da sua vida! .: Reavalie o conteúdo que está consumindo em redes sociais e agregadores de feeds. Se não te acrescenta, não deve estar no seu dia. w w w . g a b r i e l a b r a s i l . c o m ALGUMAS DICAS PRÁTICAS PARA DESTRALHAR: refas como start já que elas podem ser mais agradáveis do que tarefas recorrentes ou com prazo. Elimine o que está consumindo sua energia e tempo, abandone o que não faz mais sentido pra você, abra mão do que te deixa de saco cheio. É necessário que você elimine o que está consu- mindo o seu tempo sem trazer valor. Faça uma limpeza capri- chada até ficar apenas com o que é essencial pra você. E EI, EVITE SER MULTITAREFA! C A P Í T U L O 0 4 Earl Miller, pesquisador do MIT, afirma que na maior parte do tempo simplesmente somos incapazes de prestar atenção em mais de uma coisa. Mudando de tarefa para tarefa, você pensa que está realmente prestando atenção a tudo a seu redor, mas na verdade você não está. Há inúmeras situações do nosso dia que podemos perceber isso. Situações que envolvem comunica- ção através do discurso são quase impossíveis de fazer simulta- neamente, mas continuamos tentando dirigir e falar ao telefone, escrever um email e responder um colega no trabalho, estudar e ver um filme, dirigir e escrever mensagens (que perigo!), traba- lhar e ficar no Facebook… e por aí vai. Quando somos multitarefa perdemos de 20 a 30% a mais de tempo do que se não fôssemos. Ser multitarefa não é nada produtivo e se você anda multitare- fando, está na hora de mudar este hábito de uma vez por todas! w w w . g a b r i e l a b r a s i l . c o m .: Faça lista de afazeres separadas por contextos diferentes (computador, casa, telefonemas, coisas a resolver na rua); .: Utilize uma ferramenta de captura e ande sempre com ela; .: Planeje o seu dia em blocos e se atenha a eles na execução; .: Aproveite tempos de deslocamento ou de tarefas de piloto automático para estimular a criatividade e o aprendizado; .: Use o Pomodoro: desligue distrações enquanto estiver trabalhando ou estudando, faça pausas. w w w . g a b r i e l a b r a s i l . c o m DICAS PRÁTICAS PARA EVITAR A MULTITAREFA: Questione-se sobre sua capacidade produtiva. Quantas tarefas você consegue assumir e com qual qualidade que consegue en- tregá-las? Será que fazer mais de uma tarefa ao mesmo tempo é realmente produtivo? C A P Í T U L O 0 4 Para melhorar o foco, crie gatilhos associativos como colocar música específica para realizar tal tarefa, meditar antes de come- çar a trabalhar, por exemplo. Criar rituais agradáveis pode ajudar muito a reencontrar o foco. Comece pelo que é mais importante todos os dias e isso diz res- peito ao que é mais importante para você e não para os outros, porque se você não cuidar da realização do que é importante pra você os outros vão começar a tomar conta da sua agenda sim. Quando você assume este controle realizando o que é mais im- portante primeiro, você estimula sua criatividade, espontaneida- de e fica naturalmente mais satisfeito com o seu dia. Vale muito a pena lembrar que com o volume de informações que temos disponível hoje estamos sempre sendo bombardea- dos pelas redes sociais, notificações no celular, emails, textos, en- tre outras coisas. Se você for cuidar de cada distração quando ela chegar até você, não vai fazer outra coisa senão isso. Você preci- sa escolher para onde quer direcionar a sua atenção. Quer um ano mais leve? Comece mudando seus comportamen- tos. Na nossa rotina vamos lidar com interrupções internas e exter- nas. As interrupções internas são aquelas que partem de nós mesmos: uma ideia que chega, a falta de atenção para determi- nado assunto, o cansaço interno. Para lidar com esse tipo de in- terrupção é imprevisto é fundamental voltar a priorização dos w w w . g a b r i e l a b r a s i l . c o m w w w . g a b r i e l a b r a s i l . c o m seus projetos e tarefas e entender para onde você deve direcio- nar sua atenção. Para quem não consegue focar muito tempo em uma tarefa a Técnica Pomodoro é o remédio. O pomodoro de 25 minutos pode fazer milagres. E QUANDO A INTERRUPÇÃO É URGENTE E EU PRECISO PARAR O QUE ESTOU FAZENDO? Tente criar uma nota ou uma tarefa que lembre onde você parou e selecione materiais que estava usando para arquivar junto. Quando voltar aquela tarefa, saberá onde parou. SEU CELULAR É UMA FONTE DE DISTRAÇÃO FREQUENTE? Encontre o que está chamando a atenção e tente eliminar estas distrações. C A P Í T U L O 0 4 Já quando a interrupção é externa temos de pensar em estratégias para contorná-las, principalmente quando lidamos com times grandes e com bastante demanda para controlar. As estratégias recomendadas são: 01. A hora do silêncio - Durante uma hora no seu dia ou na sua semana (dependendo do seu fluxo) estipule a hora do silêncio, um momento para você refletir sobre o que está acontecendo na sua vida, tirar as coisas da cabeça, se debruçar com carinho sobre os próximos passos a serem tomados, relaxar um pouco. 02. Blocos de tempo - Reunir atividades de mesmo contexto para serem realizadas em conjunto em um bloco de tempo que será encaixado no seu dia. 03. Negociação com equipe - Conversar com a equipe sobre horários de produção, momento que não pode ser interrompido, estratégias para re- cados e dúvidas. 04. Dizer não com mais frequência - Dizer não é importante para não centralizar tarefas e ficar com um volume maior de coisas do que o seu fluxo permite. 05. Ser objetivo na comunicação - Deixe claro o que precisa, quando pre- cisa e porquê precisa. Quanto mais clareza o outro tiver, menos vai e vol- ta de distrações e interrupções vai acontecer. w w w . g a b r i e l a b r a s i l . c o m 06. Usar fones de ouvido - Ouvindo ou não ouvindo música este pequeno gesto sinaliza que você está focado e evita conversas paralelas e distra- ções. 07. Instaurar ruídos brancos para facilitar a concentração - Ventilador, música, mantras. Eu gosto de trabalhar ouvindo o som do mar em uma lista do Spotify, este gatilho faz com que minha mente trabalhe mais con- centrada. 08. Mudar de ambiente - Empacou? Tente sair do lugar que está para evi- tar distrações internas e externas. 09. Deixe o celular descansar dentro da gaveta, da bolsa, dê um tempo pra ele - Quando você não está usando o celular está fazendo a reserva da sua energia e da energia dele. Ambos precisam descansar e isso gera- rá menos interrupções ao longo do dia. 10. Trabalhe em cima de planejamentos e deixe equipes conscientes do processo - Quando você planeja está criando margens de segurança para evitar imprevistos. Não comece um novo projeto sem ter traçado a rota certa para o mesmo. Desenvolvemos habilidades e hábitos quando nós colocamos em movimento. Entendemos o que ocupa mais espaço do que gos- taríamos quando começamos a nos colocar em movimento dire- cionados para os nossos objetivos. C A P Í T U L O 0 4 w w w . g a b r i e l a b r a s i l . c o m Um aspecto muito comum entre as pessoas produtivas é que elas revisam suas atividades com frequência. Diariamente olham suas listas de tarefas para o dia e no final do dia planejam o dia seguinte. Semanalmente fazem uma revisão do andamento dos últimos dias e planejam a semana seguinte. Sabe quando esta- mos prestes a sair de férias e deixamos tudo organizado para não ter problema no nosso período de descanso? Isso deveria ser um hábito não apenas nas férias e sim um hábito diário. Quanto mais revisão você fizer mais expert vai ficar no seu sistema, vai entender melhor seu plano, vai traçar estratégias melhores, vai reconhecer como o seu relógio biológico funciona. Vai lembrar dos seus horários mais produtivos. Vai entender como pode ou como consegue fazer determinadas coisas. Você costuma planejar a sua semana ou vai lidando com o passar dos dias conforme as demandas vão aparecendo? Sua segunda feira já começa fervendo e quando chega na quarta você teve a sensação que só ficou apagando incêndio e não conseguiu fazer nada ainda do que queria? O nosso dia a dia é maluco. Tem dias que mesmo planejando, uma enxurrada de imprevistos acontecem e junto a eles coisas que tomam nosso tempo e nossa atenção. É por isso que não dá pra passar a semana sem planejar. Muitas pessoas dizem que não planejam porque não gostam de perder a espontaneidade, que tudo sempre funcionou muito bem do jeito que funcionou. Mas nós já vimos aqui que planejamento não é um empecilho e sim uma abertura para realizar o que você pretende realizar. w w w . g a b r i e l a b r a s i l . c o m Uma semana tem 168 horas. E cada uma dessa horas é impor- tante. Quando você está realizando algo divertido, você não sen- te o tempo passar. Mas cada minuto apagando incêndio é como uma eternidade! A semana é a unidade perfeita quando se fala de bom andamento de projetos. Neste planejamento você incluirá o que vai acompanhar durante a semana para que os seus projetos continuem caminhando bem. Ele deve englobar suas áreas de responsabilidade e os projetos que você está trabalhando, aliás, checar os projetos é quesito es- sencial da revisão semanal. É FUNDAMENTAL PLANEJAR PARA: .: Evitar o retrabalho; .: Prevenir falhas; .: Criar margens de segurança; .: Desenvolver comportamentos de qualidade. GET CLEAR .: Colete todos os materiais das suas caixas de entrada, captura e papeis espalhados pela bolsa, pela casa, pela mesa; .: Faça o processamento de todos esses materiais, estipulando próximos passos ou arquivamento; GET CURRENT .: Revise o que foi realizado durante a semana e se ficou faltando algo (olhe para suas listas e calendário para fazer esta análise); .: Confira os próximos dados do seu calendário (prazos, compro- missos, aniversários); .: Revise lista de projetos; .: Revise suas listas de ação; .: Revise se há algo para fazer follow up ou cobrar retorno; GET CREATIVE .: Pense a frente: listas de algum dia/talvez; .: Corra riscos. C A P Í T U L O 0 4 w w w . g a b r i e l a b r a s i l . c o m DE ACORDO COM O GTD, A REVISÃO TRABALHA COM TRÊS FRENTES: GET CLEAR, GET CURRENT & GET CREATIVE. Assim que você chegar nesta parte, coloque um compromisso no seu calendário chamado: “Planejamento Semanal”. Como ao longo das semanas temos compromissos e tarefas diferen- tes, revisar a semana, ter um panorama de quais tarefas realizar e saber quais são os resultados esperados vai te ajudar muito a manter tudo funcionando dentro do prazo. Não há um dia ideal para fazer a revisão, eu por exemplo faço no domingo porque é o dia mais tranquilo da minha semana e para o planejamento acon- tecer gosto de estar com a cabeça fresca. Veja qual dia da sua se- mana o seu planejamento pode acontecer de forma que você não cancele este compromisso. Veja as demandas da semana, tarefas que pretende realizar, quais são os projetos que pretende concluir na semana, o que você fará para se divertir, qual será o menu da semana, etc. Ano- te estas informações em um local seguro e fácil de consultar. Existem várias ferramentas que podem ajudar a organizar estas tarefas, como o Todoist, que vimos aqui, mas também o Trello, Wunderlist e Toodledo. Se você fizer isso toda semana, baseado nas previsões que fez para o seu ano no plano de ação, tenho certeza que já irá se sentir mais leve! w w w . g a b r i e l a b r a s i l . c o m CAPITULO 05 PERMITA-SE VIVER O QUE ESCOLHEU C A P Í T U L O 0 5 Muitas pessoas se planejam e quando chegam ao final do ano, se veem frustradas. Qual a diferença então das pessoas que conse- guem realizar seus planejamentos das que não conseguem? A diferença crucial está na decisão de viver o que você escolheu. Nossos planos existem não apenas para nos mostrar qual é o nosso desejo. Eles existem para nos ajudar a acompanhar-los. Justamente por isso é necessário o esforço e desafio para viver o que escolhemos, muitas vezes pensando fora da caixinha, dando medo, não se sentindo preparado. A vida é diferente para cada um, eu sei. Mas se você quiser verda- deiramente que seus planos aconteçam, precisa primeiro se con- vencer e trabalhar seus comportamentos, sabotagens, dúvidas, crenças e o que mais estiver separando você do que você deseja. w w w . g a b r i e l a b r a s i l . c o m w w w . g a b r i e l a b r a s i l . c o m O dia tem 24 horas para todo mundo. É por isso que quando fala- mos de gerenciamento do tempo estamos falando na verdade de gerenciar escolhas, porque sobre elas, felizmente, nós temos to- tal controle. Acontece que para gerenciar melhor suas escolhas é fundamental entender o seu ritmo e como você produz com mais quailidade. É preciso escutar a si mesmo. O seu corpo tem um ritmo e você conseguirá render muito mais se respeitar esse ritmo. Por isso, como profissional de organização e produtivida- de, me sinto no dever de alertar você que mais importante que ficar medindo o tempo gasto nas suas tarefas, ou fazendo micro- gerenciamento das mesmas, é avaliar sua energia no momento de realizá-las e respeitar sua energia o quanto puder. Você não é uma máquina. Já vi gente montando o plano do dia sem deixar nenhuma brecha de respiro. Se a gente fica nessa de só contar horas, permitindo que tarefas e projetos suguem nossa força, nossa energia cai pelo ralo. Produtividade não é sobre ficar contando quantas tarefas você fez no dia em menos tempo possível. Produtividade é sobre rea- lização e significado. É incrível a quantidade de pessoas que mui- tas vezes se orgulham de marcar tarefas que não as levam a lu- gar algum. O adjetivo dado a este tipo de pessoa é ocupado e não produtivo, já que há uma enorme diferença entre os dois perfis. Quem é ocupado preenche todos os minutos com alguma coisa, não necessariamente algo importante. Ser produtivo então tem mais a ver com o gerenciamento da sua energia. Para ser produ- tivo é necessário entender como obter o máximo de resultados gastando a menor quantidade de energia. C A P Í T U L O 0 5 É preciso descobrir o que realmente importa e o que prejudi- ca a vida da gente. Não dar atenção ao que o seu corpo pede não é saudável. Se você quer ir mais longe, aprender a como gerenciar melhor sua energia, eis a dica de amiga: reflita sobre os seus hábitos. Acorde mais cedo, tome um bom café da ma- nhã, faça uma atividade física, revise suas tarefas diariamente, esqueça redes sociais, use a técnica pomodoro para te ajudar a focar, saia para dar uma volta, tire cochilos quando estiver cansado. Hábitos são transformadores e fonte de novas ideias e comportamentos benéficos. w w w . g a b r i e l a b r a s i l . c o m CUIDE DA SUA ENERGIA ESCUTE SEU CORPO VALORIZE UMA BOA NOITE DE SONO RESPIRE BEBA BASTANTE LÍQUIDO MEXA-SE ORGANIZE-SE w w w . g a b r i e l a b r a s i l . c o m BONS HÁBITOS + DIREÇÃO + PLANEJAMENTO CONSISTENTE = VIDA TRANQUILA E CHEIA DE PROPÓSITO Você sente que gerir sua energia é um aspecto importante? Como andam seus períodos de descanso e lazer? Como você está organizando sua semana para valorizar seus períodos de maior energia? Hoje é comum ouvir que todos tem uma rotina corrida, que estão cansados. Mas será mesmo necessário per- der horas de sono para produzir mais? É importante carregar as baterias e entrar em acordo com o seu corpo. Somente com um nível alto de energia somos capazes de oferecer o melhor. Pirâmide dos bons hábitos D ia s p o r se m an a Descanso total e lazer para a reposição do equilíbrio e a diminuição do estresse. Atividade física com exercícios de força e tônus muscular. Atividade física aeróbica (cardiopulmonar, resistência e queima de gordura). Ser ativo o máximo possível (subindo escadas, andando). Boa qualidade de sono, de 6 a 8 horas por dia. Boa alimentação e hábitos saudáveis. Alongamentos diários e frequêntes. 1 2 3 4 5 6 7 AGORA E COM VOCE! Te mostrei aqui como você pode viver um ano com mais propó- sito, executar em cima das suas prioridades, ter um sistema para tornar seu dia mais eficiente e não esquecer mais nenhuma ta- refa. Te mostrei também quais ferramentas são ideais para esse sistema. Você montou o seu plano de ação com os projetos que você quer dar atenção hoje e viu também que muitas coisas se tornam realidade com a prática e construimos estruturas de re- visão para manter o sistema funcionando. Agora você deve ingerir uma dose extra de comprometimento, arregaçar as mangas e me prometer que vai cuidar do seu ano com carinho. O seu tempo é muito precioso para ser gasto com urgências e stress, você merece mais! Muito mais. Merece tem- po livre, merece tempo com quem você gosta, merece curtir cada minutinho que você tem. A boa notícia? Você sabe COMO fazer isso agora! Não é maravilhoso? w w w . g a b r i e l a b r a s i l . c o m AGORA E COM VOCE! w w w . g a b r i e l a b r a s i l . c o m Não subestime esse conhecimento que você tem. Aprimore- -se, hackeie, busque excelência! E mais: compartilhe! Com sua equipe, com seus amigos, com sua família. Ou apenas com você mesmo, em um diário por exemplo. Ensine o que você aprendeu, escreva sobre isso. Quero muito que você curta toda tranquilidade que a organi- zação pode proporcionar! Mas entenda que coisas boas levam tempo. Essa dose de comprometimento é fundamental, então não desanime. Continue fazendo acontecer. E ai, gostou das dicas desse Ebook? Pois saiba que eu tenho mui- to mais para compartilhar com você, dicas super especiais como as que acabei de dar, que vão facilitar ainda mais a sua vida. Obrigada por baixar esse material. Aproveite os anexos e colo- que a mão na massa! MONTE SEUS PLANOS E SE DEDIQUE A ELES COM AFINCO E DISCIPLINA! P L A N E J A M E N T O 2 0 2 0 ANEXOS C H E C K L I S T R E V I S Ã O E P L A N E J A M E N T O A N U A L w w w . g a b r i e l a b r a s i l . c o m w w w . g a b r i e l a b r a s i l . c o m Separe um tempinho para responder as questões abaixo. Fazer uma retrospectiva do ano nos aju- da a visualizar o progresso e os pontos que merecem a nossa atenção. Isso vai te ajudar a pensar melhor no seu plano para o ano que vem. 1. FAÇA UMA RETROSPECTIVA DE COMO FOI O SEU ANO. Como foi o seu ano até agora? Quais eram os seus planos, sonhos e metas no início do ano? Quais decepções e arrependimentos você experienciou? Como você se sente com as coisas que não saíram do plano? Que temas (2 ou 3) ficam indo e voltando na sua cabeça? C H E C K L I S T R E V I S Ã O E P L A N E J A M E N T O A N U A L w w w . g a b r i e l a b r a s i l . c o m w w w . g a b r i e l a b r a s i l . c o m O que você alcançou este ano e está orgulhoso por isso? Quais foram as maiores lições aprendidas? 2. FAÇA UMA REVISÃO GERAL DAS ATIVIDADES DO ANO C H E C K L I S T R E V I S Ã O E P L A N E J A M E N T O A N U A L w w w . g a b r i e l a b r a s i l . c o m w w w . g a b r i e l a b r a s i l . c o m Peça feedbacks as pessoas que convivem com você: amigos, família, companheiros, clientes. Pergunte a eles como foi o convívio, atendimento, relação. Pode parecer complicado, mas feedbacks são ótimas fontes de aprendizado (pessoal e profissional) Revise o seu planejamento do ano para verificar o que aconteceu, o que foi repensado e o que será negociado para o próximo ano. Revise seus valores e princípios Revise suas áreas de responsabilidade, avalie se alguma coisa mudou, se algo precisa ser adicionado Revise seus objetivos de curto, médio e longo prazo. Eles continuam fazendo sentido? Você sente que algo mudou? O que? Revise seu calendário. Isso mesmo. Pra onde foi o seu tempo? Você consegue reconhecer as atividades principais do seu dia e pensar se essas atividades receberam a atenção ideal? Revise o seu sistema. As ferramentas que você está usando estão atendendo as suas necessidades? O seu calendário está otimizado? A forma que você gerencia suas listas está legal? É simples de fazer um acompanhamento de projetos? Como você está armazenando seus arquivos? É muito importante que depois de revisar o seu sistema você identifique o que precisa ser melhorado e reserve espaço para organizar essas demandas. .: É preciso mudar atualizar alguma coisa? .: É preciso migrar de ferramenta? .: É preciso destralhar o ambiente? 3. ORGANIZE O SEU SISTEMA Aplicar estrutura de organização no calendário: Garantir seus horários de descanso Incluir no calendário compromissos recorrentes Incluir horários em trânsito no planejamento Incluir prazos para entrega Planejar em cima dos blocos de tempo Incluir informações pertinentes nos compromissos, como endereços, números do voo, links do Evernote com conteúdo, etc Aplicar estrutura de organização nos emails: Aplicar estrutura de organização nas listas: Crie marcadores para o status das ações, tais como @aguardando retorno, @lerdepoiscom calma, @suporteaacoes. Dessa forma você tem onde resgatar a informação que precisa facilmente Organizar projetos de acordo com plano de ação Ações determinadas por email podem ser compromissos, tarefas ou projetos. Email é caixa de entrada e você precisa processar as informações que estão na sua caixa. Organizar próximas ações de acordo com os contextosLembre-se do alívio da caixa de email limpa Estabelecer tarefas recorrentes dentro das próximas açõesEstipule horários na sua rotina para checar o email Inserir margens de segurança para revisões e tarefas relacionadas a manutenção do sistema O ideal é que todos os emails trabalhem com a mesma estrutura de marcadores Criar etiquetasEstabeleça um período de atualização espaçado Criar filtrosChecar meios de limpar a caixa de entrada periodicamente w w w . g a b r i e l a b r a s i l . c o m w w w . g a b r i e l a b r a s i l . c o m C H E C K L I S T R E V I S Ã O E P L A N E J A M E N T O A N U A L Aplicar estrutura de organização sugerida para arquivos no computador ou nuvem: Pastas de documentos divididas por áreas de atuação; Subpastas de documentos divididas por projetos; Pastas de imagens divididas pela unidade temporal (anos); Subpastas de imagens divididas por eventos; Pasta de músicas divididas por artistas; Pasta de vídeos divididas por tipo de mídia e eventos. w w w . g a b r i e l a b r a s i l . c o m C H E C K L I S T R E V I S Ã O E P L A N E J A M E N T O A N U A L 4. ESTRUTURE O SEU PLANEJAMENTO PARA O ANO QUE VEM w w w . g a b r i e l a b r a s i l . c o m Calcule quantos anos você e os membros da sua família terão nesse período de tempo. Colete o que tem em mente sobre o que pensa em fazer com relação a essa informação. Olhando seu mapa de áreas de responsabilidade, qual serão as áreas de foco para o ano que vem? Olhando seu mapa de áreas de responsabilidade e áreas de foco, o que você quer que seja real até o final do próximo ano? Isso está coerente com suas metas de médio e longo prazo? Faça um plano de ação com os projetos que você quer realizar no ano (pense pelo menos nos próximos 3 meses com projetos mais detalhados) Faça o planejamento de viagens que quer fazer no ano Faça o desenho da sua rotina para o próximo trimestre 5. MAIS ALGUMAS ATIVIDADES QUE TEM TUDO A VER COM ESSA ÉPOCA DE FINAL DE ANO. w w w . g a b r i e l a b r a s i l . c o m Limpar e guardar os enfeites de Natal Pagar as contas do começo do ano (IPVA, IPTU…) Organizar o guarda roupa de verão Montar uma planilha nova para suas finanças Organizar documentos para Imposto de Renda Agendar consultas médicas para fazer um check-up Finalizar os preparativos para o Carnaval Aproveitar as liquidações se precisar comprar algo que estava precisando para sua casa, roupas ou demais utensílios Organizar a volta às aulas Fazer backup dos arquivos do computador Checar os aniversários do ano e se você quer presentear alguém Organização de Fotografias Digitais (Organizar as fotografias do ano anterior e mandar fazer álbuns pode ser uma boa!) Lavar roupa de cama, mesa e banho mais pesadas: cortinas, capas de almofadas, toalhas de mesa Revisar documentos (checar se contratos vão vencer ou se é preciso arquivar algo) w w w . g a b r i e l a b r a s i l . c o m CLIQUE AQUI BIT.LY/CHECKLIST_PLANEJAMENTO CASO VOCÊ PREFIRA, PODE ACESSAR A VERSÃO ONLINE DO CHECKLIST NO EVERNOTE C H E C K L I S T R E V I S Ã O E P L A N E J A M E N T O A N U A L http://bit.ly/checklist_planejamento http://bit.ly/checklist_planejamento CONHECA O PROGRAMA QUE VAI TE AJUDAR A MONTAR O SEU SISTEMA E ACOMPANHAR SEU PLANEJAMENTO! GABRIELABRASIL.COM/ACADEMIA-DE-ORGANIZACAO-DIGITAL NESTE PROGRAMA EU VOU TE MOSTRAR COMO: Administrar melhor o tempo em que fica navegando online; Aprender a administrar com eficiência o volume de informações que recebe diariamente e sinta-se menos sufocado no dia a dia; Aprender a montar um sistema de organização eficiente que auxilie o seu trabalho; Ser uma pessoa que não se preocupa com emails ou mensagens, que tem o controle dos seus arquivos, que sabe localizar tudo com facilidade e que possa diminuir o tempo gasto com atividades do dia a dia para poder se dedicar a outras coisas mais satisfatórias. Agradeço muito a sua presença aqui e adorarei saber o que você achou desse material. Convido você a postar em suas redes o seu momento de planejamento usando a hashtag #aprendicomgabibra- sil. Assim eu poderei acompanhar o que você anda planejando por aí. Mal posso esperar! Happy Organizing! Um beijo. Gabi Brasil 01. 02. 04. 03. - https://gabrielabrasil.com/academia-de-organizacao-digital/ https://gabrielabrasil.com/academia-de-organizacao-digital/ __MACOSX/._Planejamento_2020.pdf Planejamento_2020_Imprimir.pdf SUMARIO Introdução Sobre Plano pro Dia x Plano Pra Vida Capítulo 1 - Busque o que agrega valor a sua vida Capítulo 2 - Planeje de maneira consciente Capítulo 3 - Construa um sistema de suporte Capítulo 4 - Coloque-se em movimento Capítulo 5 - Permita-se viver o que escolheu Agora é com você Anexos 04 06 08 12 18 36 42 56 62 66 POR QUE PLANEJAR? I N T R O D U Ç Ã O Às vezes achamos que nos faltam coisas para começar um projeto novo ou fazer uma mudança, quando na verdade te- mos tudo o que precisamos a mão, só não conseguimos visu- alizar por falta de planejamento, organização e ação. O ano novo parece ser a época onde as pessoas mais refletem sobre suas necessidades, desejos e sonhos. Mas as listas de resolu- ções não funcionam se você não planejar os próximos passos. Elas podem simplesmente se perder em uma folha de papel que daqui há alguns anos você vai olhar e se perguntar o por- quê de não a ter seguido. Caso você esteja cumprindo tarefas que não estejam relacio- nadas as suas metas é porque você não está seguindo o SEU plano e sim o plano dos outros. Não desperdice o seu tempo vivendo uma vida que não é a sua. Acredite em mim: planejando você consegue percorrer o seu caminho com mais tranquilidade e felicidade. Não acredita em mim? Te convido a fazer um teste! w w w . g a b r i e l a b r a s i l . c o m w w w . g a b r i e l a b r a s i l . c o m Faça o seu planejamento do próximo ano tomando como base o passo a passo deste ebook. Analise os seus papéis e como você pode aprimorá-los no novo ano. Defina os próximos pas- sos e inclua prazos no seu calendário. Este planejamento é adaptável e você pode modificá-lo sempre que precisar. Até porque, estamos sempre mudando, então nosso planejamen- to também pode mudar. Resolução de ano novo? Eu tenho uma: Comece a viver seus sonhos hoje. Vem comigo que eu vou te mostrar como. FOCO NOS PLANOS! COMECE A VIVER SEUS SONHOS HOJE. SOBRE A AUTORA S O B R E Prazer, eu sou Gabriela e Brasil de fato é o meu sobrenome. Sou uma apaixonada por organização, produtividade, vida simples e tecnologia, elementos que juntos compõem o balaio do meu trabalho como consultora, educadora, aprendedora e produtora de conteúdo. Há quatro anos dedico o meu tempo a dividir com outras pes- soas os mesmos benefícios que consegui com a organização: mais tranquilidade, foco e qualidade de vida. Me especializei em Organização Residencial e Office pela Oz Organize sua Vida, de São Paulo e estudei Administração do Tempo na FGV-RJ. Continuo desenvolvendo minhas habili- dades trabalhando, estudando, viajando e escrevendo sobre organização. Também faço partes das associações APPO (As- sociation of Photo Professional Organizers – USA) e NAPO (National Association of Professional Organizers – USA), e procuro me manter sempre atualizada sobre o que está acon- tecendo no setor da organização para continuar comparti- lhando novidades com minha galera. Sou uma Evernote Cer- tified Business Consultant, o que significa que fui certificada w w w . g a b r i e l a b r a s i l . c o m w w w . g a b r i e l a b r a s i l . c o m pela própria Evernote para orientar pessoas e empresas a uti- lizarem a ferramenta. Sou idealizadora e instrutora do programa Academia de Or- ganização Digital. Meu trabalho é ajudar outras pessoas a encontrarem mais tempo e tranqüilidade através da organi- zação. Então além de atuar na organização de ambientes digi- tais, presto consultorias e cursos para organização do tempo e organização digital. Atualmente moro em Stanford, na Califórnia. Vim morar no Vale do Silício em 2015 para respirar um pouco os ares de inovação que sopram por aqui. Continuo aprimorando meus conhecimen- tos diariamente para melhor atender minha galera, com novida- des, bom humor, dedicação, respeito, carinho e autenticidade. PLANO PARA O DIA X PLANO PARA A VIDA P L A N O S w w w . g a b r i e l a b r a s i l . c o m w w w . g a b r i e l a b r a s i l . c o m Quando o seu dia começa, você tem clare- za do que o espera? Você sabe o que fará nas próximas horas ou vai levando o seu dia de acordo com a maré? Você já co- meça o seu dia cuidando das deman- das dos outros ou separa tempos para cuidar das coisas que são importantes pra você como sua alimentação, des- cansos e atividades físicas? É incrível a quantidade de pessoas que querem e insistem em viver um dia de 30 horas. Mas isso só fun- ciona em propaganda de banco mesmo, viu. Todos nós temos 24 horas. Vamos fazer um cálculo simples. Suponha que você durma 7 horas por noite, passe 2 horas no trânsito e trabalhe 8 horas por dia. Só nessa já foram 17 horas do seu dia. O que você fará com as outras 7 horas? Pa- rece muito, mas isso passa voando ao longo do nosso dia. Por isso organizar e planejar o dia é tão importante, porque não apenas queremos fazer o nosso dia render, mas também queremos aproveitá-lo fazendo as coisas que nos traga satis- fação como comer uma comidinha gostosa, sair com o namo- rado, passear com o cachorro, tirar um cochilo, ir a academia, meditar. Fora que temos também diversas áreas de responsa- bilidade que precisam do nosso tempo e atenção. E se o plane- jamento do seu dia não existir, várias dessas coisas vão ficar sempre pra amanhã. Só o planejamento para o dia não é o suficiente. Você pode perceber que depois de um tempo, mesmo fazendo suas lis- tas para o dia, você ainda se sinta sobrecarrego e em dívida. E eu vou te explicar porque: a lista do dia só funciona se ela estiver ligada a um planejamento mais detalhado. Do contrá- rio, a medida que as coisas forem chegando no seu dia, elas serão encaixadas na sua lista do dia, que nunca terá fim. Então mesmo com um plano diário, você pode se sentir atrasado e desorganizado. DIA SEMANA MES TRIMESTRE 1 ANO w w w . g a b r i e l a b r a s i l . c o m Se você já viu uma matryoshka, sabe que dentro de uma bone- ca há várias outras. O seu tempo também pode ser visto pela mesma ótica. Pense que a menor boneca é o seu dia. E que a maior boneca é o seu plano de longo prazo. Dessa forma, cada vez que você vai diminuindo, a boneca menor carrega um pe- daço da referência da maior. O plano do seu dia será um peda- ço de um plano maior, entendeu? Você começa o seu planejamento olhando a longo prazo. E a partir daí reconhece os passos que dará em cada dia. 5 ANOS 10 ANOS w w w . g a b r i e l a b r a s i l . c o m CAPITULO 01 BUSQUE O QUE AGREGA VALOR A SUA VIDA! C A P Í T U L O 0 1 A origem da palavra réveillon é o verbo francês réveiller, que significa “acordar” ou “reanimar”. Então o réveillon seria o des- pertar do ano novo, o momento propício e ideal para acordar para o que realmente faz sentido na vida. Para muitas das coisas que queremos realizar na vida precisa- mos de um período de teste, de experimentação, de ser beta. E nesses períodos geralmente obtemos acesso a informações im- portantes para próxima etapa do processo. Por isso, se coloque em modo de teste. Não espere o momento perfeito para come- w w w . g a b r i e l a b r a s i l . c o m w w w . g a b r i e l a b r a s i l . c o m çar. Tenho certeza que muitas das coisas que você quer colocar em prática no ano novo podem ser colocadas num experimento beta. Todo grande projeto começa com um primeiro passo. Não será incrível começar 2019 já em movimento? Pense em um pequeno passo simples que seja mais fácil de ser realizado do que de ser deixado pra trás. Execute. .: Começar a cuidar da sua alimentação .: Dar mais atenção ao seu corpo .: Cuidar da sua mente .: Organizar o seu tempo .: Ouvir quem convive com você .: Planejar uma viagem .: Passar mais tempo com sua família .: Passar mais tempo com seus amigos .: Passar mais tempo com você mesmo .: Se desculpar por um erro .: Destralhar suas gavetas .: Destralhar seus armários .: Destralhar seu email .: Destralhar seu computador .: Chamar os amigos para jantar .: Sair para dançar .: Fazer um backup dos seus dados .: Criar uma rotina diária .: Dizer eu te amo .: Começar um projeto novo que te anima .: Convidar alguém pra sair .: Fazer algo que nunca fez antes .: Aprender a ser vulnerável .: Pedir desculpas .: Dizer não .: Começar um diário .: Seguir o seu coração APROVEITE O NOVO ANO PARA: COMO RECONHECER O QUE PRECISA DA SUA ATENCAO PRIMEIRO? C A P Í T U L O 0 1 É simples: qual recurso está em déficit? Onde você não se sente satisfeito? A resposta será o seu foco de organização. Se o recurso que estiver em déficit for DINHEIRO , você de- verá começar por sua organização financeira. Se os seus ESPAÇOS estão abarrotados e é isto que vem incomodando você, você deverá começar por sua organização de espaços. Este projeto pode se desdobrar em alguns subpro- jetos, a saber: Se o que está te faltando é TEMPO , o seu primeiro projeto deve ser o de organização do tempo. Tanto na esfera quanto na profissional. Ao descobrir quais são seus projetos de organização, inclua os mesmos na sua linha do tempo de projetos e coloquem os ben- ditos para acontecer, pois eles te ajudarão a fazer todo resto rodar de uma forma mais sossegada e eficiente. w w w . g a b r i e l a b r a s i l . c o m DINHEIRO ESPAÇOS TEMPO AP0S DECIDIR SEUS FOCOS: Faça uma lista do que você quer ver acontecer; Busque bibliografias sobre o assunto (livros, blogs, cursos); Pergunte a quem conseguiu alcançar o resultado que você está buscando qual foi o caminho que essa pessoa seguiu; Encontre mentores que possam ajudar você. Busque referências; Com isso em mente, será muito mais simples montar o seu planejamento. 01. 02. 04. 05. 03. CAPITULO 02 PLANEJE DE MANEIRA CONSCIENTE C A P Í T U L O 0 2 Planejamento é um termo bastante usado no setor de gestão e administração de empresas e está diretamente relacionando a viabilização de metas. É fundamental para tomada de decisões e execução no dia a dia. Quando não há um planejamento estrutu- rado dentro da empresa ou mesmo em nível pessoal, é muito co- mum a perda de tempo, foco e energia tentando decidir qual será o próximo passo. O planejamento então é uma ferramenta pode- rosa e essencial para se obter mais organização e produtividade. w w w . g a b r i e l a b r a s i l . c o m ESTRATÉGICO Onde quero chegar? ( v i s ã o ) TÁTICO O que vou fazer para chegar lá? ( e s t r a t é g i a ) OPERACIONAL Quais são os passos que tenho que dar? ( a ç ã o ) O PLANEJAMENTO SE ESTABELECE EM TRÊS NÍVEIS, A SABER: w w w . g a b r i e l a b r a s i l . c o m Para realização destes planejamentos, samos os instrumentos seguintes: análise da situação determinar objetivos e metas 01 02 elaborar um plano de ação executar o plano controlar os resultados 0304 05 OBJETIVOS: o que você pretende, afinal, alcançar. Para este objetivo será direcionado os seus esforços., com caminhos quantificáveis. PROJETOS: processos que devem ser realizados, considerando os recursos e tempo que serão gastos. PRAZOS: estipulação do período onde os projetos serão realizados. PLANOS DE AÇÃO: reunião dos projetos voltados para execução no dia a dia. MÉTRICAS DE ACOMPANHAMENTO: controle de resultados alcançados para revisão e controle da realização das metas. C A P Í T U L O 0 2 w w w . g a b r i e l a b r a s i l . c o m 01. PENSAR ESTRATEGICAMENTE O QUE VOCÊ PRECISA FAZER PARA ESTABELECER UM PLANEJAMENTO: O planejamento estratégico diz respeito ao que acontece até 10 anos no futuro, definindo de maneira clara e objetiva, com base em um diagnóstico aprofundado e sincero, a direção que se quer seguir. Ao elaborar esse planejamento é importante ter em mente uma visão ampla do que deseja-se alcançar e se fazer as seguintes perguntas: SUA VIDA EM 10 ANOS w w w . g a b r i e l a b r a s i l . c o m Qualquer processo de planejamento deve começar por esta etapa, e por muitas vezes no nível pessoal isso não é levado em consideração. Por conta da dificuldade das pessoas de imagi- narem sua realidade a longo prazo e até mesmo da ansiedade de ver as coisas acontecendo, se pula esta importante etapa de análise. No entanto, se isto não ocorrer, o planejamento correrá um sério risco de falha, fazendo com que objetivos maiores não sejam alcançados. Para organizar é preciso olhar pra dentro. Qual estilo de vida você quer levar? Qual a situação financeira ideal para você? Você trabalha remotamente ou tem um espaço físico? Qual é o seu tipo de trabalho? Descreva um dia comum. Quantas horas você fica com a família? Quantas horas passa trabalhando? 02. ESTRUTURAR UMA TÁTICA O planejamento estratégico diz respeito ao que acontece até 10 anos no futuro, definindo de maneira clara e objetiva, com base em um diagnóstico aprofundado e sincero, a direção que se quer seguir. Ao elaborar esse planejamento é importante ter em mente uma visão ampla do que deseja-se alcançar e se fazer as seguintes perguntas: C A P Í T U L O 0 2 w w w . g a b r i e l a b r a s i l . c o m O QUE VOCÊ PRECISA FAZER PARA ESTABELECER UM PLANEJAMENTO: Mensurável: definir como será auferida a performance; qual o indicador e o que está considerando ou não nele. Ex: total de vendas exceto trocas e devoluções Atingível: deve ser possível de realizar, ainda que represente um desafio Relevante: deve ser importante para a empresa, estar alinhada com seus valores e visão e ser motivante Temporal: deve ser claro até quando a meta deverá ser alcançada Específico: um objetivo específico tem uma chance muito maior de ser realizado do que uma meta geral. Ex: R$ 1.000.000,00 em vendasS M A R T Exemplo: OBJETIVOS DE LONGO PRAZO - 10 ANOS 1. Ter uma carreira estabelecida e bem remunerada no exterior, que traga benefícios diretos para sociedade; 2. Ter boa saúde que me permita brincar com os meus filhos, viajar o mundo com minha família e correr maratonas; 3. Falar inglês, espanhol e italiano fluentemente; 4. Ter uma casa na praia; OBJETIVOS DE MÉDIO PRAZO - 5 ANOS 1. Realizar o casamento 2. Montar uma reserva de emergência financeira 3. Mudar para os Estados Unidos para realizar minha pós graduação; OBJETIVOS DE CURTO PRAZO - 2 ANOS 1. Organizar a minha vida para obter mais tempo de qualidade no meu dia; 2. Quitar as minhas dívidas até o final de 2017; 3. Fazer uma reforma na casa para deixá-la com minha cara; 4. Adquirir um novo computador de mesa para otimizar o meu trabalho e estudos; 5. Fazer um curso de Inglês. w w w . g a b r i e l a b r a s i l . c o m QUAL A SUA MISSÃO ÁREAS DE RESPONSABILIDADE E PAPÉIS Qualidades Essa planilha também está disponível no Evernote para você salvar em: http://bit.ly/montandomeuplano Profissional Valores Qualidades que admira PLANEJAMENTO ESTRATEGICO w w w . g a b r i e l a b r a s i l . c o m Espiritual Físico Social Familiar Todos os seus objetivos podem estar de acordo com os seus papéis e áreas de responsabilidade, porque do contrário você não está seguindo os seus passos e sim o dos outros. DESCRIÇÃO DE ROTINA Horário 05:00-07:00 07:00-08:00 08:00-09:00 09:00-10:00 10:00-11:00 11:00-12:00 12:00-13:00 13:00-14:00 14:00-15:00 15:00-16:00 16:00-17:00 17:00-18:00 18:00-19:00 19:00-20:00 20:00-21:00 21:00-22:00 22:00-23:00 23:00-24:00 Como é a sua rotina hoje w w w . g a b r i e l a b r a s i l . c o m DESCRIÇÃO DE ROTINA Horário 05:00-07:00 07:00-08:00 08:00-09:00 09:00-10:00 10:00-11:00 11:00-12:00 12:00-13:00 13:00-14:00 14:00-15:00 15:00-16:00 16:00-17:00 17:00-18:00 18:00-19:00 19:00-20:00 20:00-21:00 21:00-22:00 22:00-23:00 23:00-24:00 Como você gostaria que fosse sua rotina? w w w . g a b r i e l a b r a s i l . c o m PRIORIDADES X ORDEM E FREQUÊNCIA QUE DEVEM SER REALIZADAS O que eu faço Dia da semana DOM SEG TER QUA QUI SEX SÁB O que eu gostaria de fazer Fluxo ideal de trabalho w w w . g a b r i e l a b r a s i l . c o m OBJETIVOS DE VIDA Objetivos de longo prazo - Onde você se vê em 10 anos? w w w . g a b r i e l a b r a s i l . c o m TENHA OBJETIVOS PONTUAIS. Lembre-se sempre de trabalhar seus projetos de acordo com seus objetivos. Não se preocupe quando um objetivo mudar, isso faz parte de nossa vida. O mais importante é sempre tomar suas decisões de acordo com seu planejamento. w w w . g a b r i e l a b r a s i l . c o m Objetivos de médio prazo - O que você quer concluir em 5 anos? Objetivos de curto prazo - Projetos de 2 anos OBJETIVOS DE VIDA C A P Í T U L O 0 2 w w w . g a b r i e l a b r a s i l . c o m 03. ESTRUTURAR UM PLANEJAMENTO OPERACIONAL (PLANO DE AÇÃO) Um planejamento operacional se preocupa com a linha do tempo de realização de projetos, considerando prazos, metas e recursos. E por ser uma etapa de curto prazo é onde o deta- lhamento irá ocorrer em maior escala, tentando explicar cada tarefa de maneira a facilitar a execução no dia a dia. Acredito muito na unidade semanal para realização de metas. Por isso, sugiro que você monte o seu plano de ação pensando em quais projetos estão relacionados as metas que você definiu anteriormente. A partir des- se plano de ação você irá montar os seus planejamentos semanais. E serão seus planejamento semanais que farão toda diferença para você ver seus projetos acontecerem! w w w . g a b r i e l a b r a s i l . c o m Quando você estiver montando o seu plano de ação é importante: .: Dar espaço a projetos que estejam associados as áreas de foco que você quer trabalhar durante o próximo ano .: Conversar com companheiros e companheiras de vida sobre o que você está visualizando para os próximos anos de sua vida .: Pensar o que pode acontecer a cada estação que pode virar um projeto em seu plano de ação .: Incluir calendário da universidade ou escola, caso você seja estudante. Ou seja, incluir matérias ou cursos, pois os mesmos também podem ser considerados como projetos .: Incluir os projetos de viagem. Se você já sabe em quais semanas vai viajar no próximo ano, ou que pretende tirar férias, já coloque isso no seu plano também .: Fazer estruturação de negócio caso você seja empreendedor, autônomo, freelancer. Muitas pessoas que cuidam dos seus empreendimentos aca- bam deixando esse planejamento de lado e se sentem perdidas com as de- mandas do trabalho .: Da mesma forma, caso você trabalhe com conteúdo na internet ou de- senvolva algum material, faça um calendário editorial e já inclua isso no seu plano de ação Essa planilha está disponível no Evernote para você salvar em http://bit.ly/planodeaceo2020 MODELO PLANO DE ACAO 2020 JAN 01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 12 13 FEV MAR 14 16 15 17 18 20 19 21 22 24 23 25 26 ABR MAI JUN Conquistas do Trimestre: Aprendizados do Primeiro Trimestre: Conquistas do Trimestre: Aprendizados do Segundo Trimestre: w w w . g a b r i e l a b r a s i l . c o m http://bit.ly/planodeacao2019 http://bit.ly/planodeaceo2020 27 29 28 30 31 32 34 33 35 36 38 37 39 JUL AGO SET 40 42 41 43 44 45 47 46 48 49 51 50 52 OUT NOV DEZ Conquistas do Trimestre: Aprendizados do Terceiro Trimestre: Conquistas do Trimestre: Aprendizados do Quarto Trimestre: w w w . g a b r i e l a b r a s i l . c o m CAPITULO 03 CONSTRUA UM SISTEMA DE SUPORTE C A P Í T U L O 0 3 Escolher ferramentas para organização não significa que você tenha que abandonar tudo o que usa atualmente e sair em bus- ca do que é mais usado por aí. Uma boa ferramenta de orga- nização é aquela que pode ser facilmente utilizada e acessada por você. Essas ferramentas existem para facilitar e otimizar as atividades do dia a dia, como o Google Agenda por exemplo, uti- lizado por inúmeras empresas ao redor do mundo. Conheça o seu estilo. Escolher uma ferramenta é como esco- lher uma roupa. Ela precisa servir, ser funcional. Do contrário ficará perdida no armário. Você precisa confiar a ferramenta o controle que antes dependia de sua memória e por isso essa ferramenta tem que casar com o seu estilo. Veja abaixo os perfis de produtividade na qual as pessoas geralmente se encaixam. w w w . g a b r i e l a b r a s i l . c o m O maior problema de produtividade reside no Misto que fica com diversos “luga- res” com prioridades e aí se perde na hora de planejar. Por isso precisa escolher um único ambiente para centralizar pelo menos as tarefas. Para manter um dia a dia organizado, algumas pessoas preferem concentrar todas as suas informações em uma única ferramenta e outras preferem trabalhar com ferramentas específicas e especializadas em uma utilidade. Seja qual for a sua preferência, considere ferra- mentas que te ajudem a colocar seu workflow em ordem e construir um sistema. HIGH TECHS São pessoas que não tem mais caderno, usam absolutamente tudo digital. Com o avanço dos netbooks e smartphones eles estão ganhando espaço na sociedade. Gerações: Y e Z. MISTOS É o perfil predominante nas empresas atualmente e nos próximos anos. É composto por pessoas que usam o Outlook / Notes para agendar compromissos, tarefas, etc, mas também usam o caderno para anotações. Gerações: alguns Baby Bommers, X e Y. w w w . g a b r i e l a b r a s i l . c o m TRADICIONAIS Que adoram agenda, cadernos, planners, etc. São as pessoas que precisam escrever suas prioridades. Gerações: Senior, Baby Bommers e X. Os X serão totalmente abduzidos por “Ipads” em breve, os outros vão usar seus planners até a aposentadoria. ( F o n t e : C h r i s t i a n B a r b o s a - A T r í a d e d o Te m p o ) EXISTEM 3 PERFIS DE PESSOAS NO USO DE FERRAMENTAS DE PRODUTIVIDADE: w w w . g a b r i e l a b r a s i l . c o m DEFINIÇÃO DE WORKFLOW PERFIL DE ORGANIZAÇÃO Calendário Tarefas Emails Projetos Finanças Armazenamento de Notas Descreva as ferramentas que vão compor seu sistema de organização SE INSCREVA AGORA EM HTTPS://GABRIELABRASIL.COM/ACADEMIA-DE-ORGANIZACAO-DIGITAL/ https://gabrielabrasil.com/academia-de-organizacao-digital/ https://gabrielabrasil.com/academia-de-organizacao-digital/ https://gabrielabrasil.com/academia-de-organizacao-digital/ https://gabrielabrasil.com/academia-de-organizacao-digital/ CAPITULO 04 COLOQUE-SE EM MOVIMENTO C A P Í T U L O 0 4 Não adianta nada montar um planejamento e não buscar colocar ele na prática para funcionar. Portanto, se você se sentir sobre- carregado e ver que não está conseguindo tocar nos seus pro- jetos, repense a forma como sua rotina está sendo desenhada e realizada. Para onde seu tempo está indo? Se algo na sua vida algo estiver ocupando mais espaço do que deveria, descarte já! Foco é saber reconhecer e respeitar suas prioridades. Existem tarefas no seu dia que são inegociáveis, geralmente aquelas que possuem um prazo estipulado, como por exemplo “pagar o aluguel”. Há também tarefas que precisam sim ser feitas, mas não necessariamente no mesmo dia. Algumas tarefas recor- rentes entram dentro dessa categoria como “processar todos os emails do dia”, sem dúvida alguma é importante mas se a res- posta atrasar um pouquinho, não haverá maiores prejuízos. Se o seu dia estiver cheio de tarefas inegociáveis, é fundamental que você entre em acordo com você mesmo sobre as tarefas que você deve cumprir. Uma terceira categoria de tarefas são aquelas que você quer fazer e muitas pessoas usam estas ta- w w w . g a b r i e l a b r a s i l . c o m .: Una toda tralha dos seus ambientes e cuide de dar um destino a ela. Lembre-se que tralha não se organiza; .: Evite abrir várias abas no seu computador. Use o One Tab para te ajudar; .: Limpe sua caixa de entrada de email usando o Unroll.me e controle sua Inbox com a ajuda do Sanebox; .: Avalie se o surfar na web está sendo inspirador ou não. Se não: descarte isso da sua vida! .: Reavalie o conteúdo que está consumindo em redes sociais e agregadores de feeds. Se não te acrescenta, não deve estar no seu dia. w w w . g a b r i e l a b r a s i l . c o m ALGUMAS DICAS PRÁTICAS PARA DESTRALHAR: refas como start já que elas podem ser mais agradáveis do que tarefas recorrentes ou com prazo. Elimine o que está consumindo sua energia e tempo, abandone o que não faz mais sentido pra você, abra mão do que te deixa de saco cheio. É necessário que você elimine o que está consu- mindo o seu tempo sem trazer valor. Faça uma limpeza capri- chada até ficar apenas com o que é essencial pra você. E EI, EVITE SER MULTITAREFA! C A P Í T U L O 0 4 Earl Miller, pesquisador do MIT, afirma que na maior parte do tempo simplesmente somos incapazes de prestar atenção em mais de uma coisa. Mudando de tarefa para tarefa, você pensa que está realmente prestando atenção a tudo a seu redor, mas na verdade você não está. Há inúmeras situações do nosso dia que podemos perceber isso. Situações que envolvem comunica- ção através do discurso são quase impossíveis de fazer simulta- neamente, mas continuamos tentando dirigir e falar ao telefone, escrever um email e responder um colega no trabalho, estudar e ver um filme, dirigir e escrever mensagens (que perigo!), traba- lhar e ficar no Facebook… e por aí vai. Quando somos multitarefa perdemos de 20 a 30% a mais de tempo do que se não fôssemos. Ser multitarefa não é nada produtivo e se você anda multitare- fando, está na hora de mudar este hábito de uma vez por todas! w w w . g a b r i e l a b r a s i l . c o m .: Faça lista de afazeres separadas por contextos diferentes (computador, casa, telefonemas, coisas a resolver na rua); .: Utilize uma ferramenta de captura e ande sempre com ela; .: Planeje o seu dia em blocos e se atenha a eles na execução; .: Aproveite tempos de deslocamento ou de tarefas de piloto automático para estimular a criatividade e o aprendizado; .: Use o Pomodoro: desligue distrações enquanto estiver trabalhando ou estudando, faça pausas. w w w . g a b r i e l a b r a s i l . c o m DICAS PRÁTICAS PARA EVITAR A MULTITAREFA: Questione-se sobre sua capacidade produtiva. Quantas tarefas você consegue assumir e com qual qualidade que consegue en- tregá-las? Será que fazer mais de uma tarefa ao mesmo tempo é realmente produtivo? C A P Í T U L O 0 4 Para melhorar o foco, crie gatilhos associativos como colocar música específica para realizar tal tarefa, meditar antes de come- çar a trabalhar, por exemplo. Criar rituais agradáveis pode ajudar muito a reencontrar o foco. Comece pelo que é mais importante todos os dias e isso diz res- peito ao que é mais importante para você e não para os outros, porque se você não cuidar da realização do que é importante pra você os outros vão começar a tomar conta da sua agenda sim. Quando você assume este controle realizando o que é mais im- portante primeiro, você estimula sua criatividade, espontaneida- de e fica naturalmente mais satisfeito com o seu dia. Vale muito a pena lembrar que com o volume de informações que temos disponível hoje estamos sempre sendo bombardea- dos pelas redes sociais, notificações no celular, emails, textos, en- tre outras coisas. Se você for cuidar de cada distração quando ela chegar até você, não vai fazer outra coisa senão isso. Você preci- sa escolher para onde quer direcionar a sua atenção. Quer um ano mais leve? Comece mudando seus comportamen- tos. Na nossa rotina vamos lidar com interrupções internas e exter- nas. As interrupções internas são aquelas que partem de nós mesmos: uma ideia que chega, a falta de atenção para determi- nado assunto, o cansaço interno. Para lidar com esse tipo de in- terrupção é imprevisto é fundamental voltar
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