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SISTEMAS INTEGRADOS DE GESTÃO PARA TOMADA DE DECISÃO 1 SISTEMAS INTEGRADOS DE GESTÃO PARA TOMADA DE DECISÃO 2 Apresentação ............................................................................................................................ 5 Aula 1: O Papel Estratégico dos Sistemas de Informação nas Organizações e nos Processos de Negócios ........................................................................................................... 7 Introdução ............................................................................................................................. 7 Conteúdo ................................................................................................................................ 9 A emergência global da economia ................................................................................ 9 A emergência global da economia .............................................................................. 10 A transformação das economias industriais .............................................................. 11 O ambiente empresarial competitivo e a empresa digital emergente ................. 11 Sistema de informações ................................................................................................. 13 Processos de negócios ................................................................................................... 16 Os sistemas de informação e suas funcionalidades ................................................. 18 Sistemas de Informações Operacionais – SIO ........................................................... 20 Sistemas de Informações Gerenciais (SIG) ................................................................. 22 Sistemas de Apoio à Decisão (SAD).............................................................................. 24 Sistemas de Trabalhadores do Conhecimento (STC) ............................................... 26 Sistemas de Apoio ao Executivo (SAE)......................................................................... 26 Atividade proposta .......................................................................................................... 27 Aprenda Mais ....................................................................................................................... 28 Referências........................................................................................................................... 30 Exercícios de fixação ......................................................................................................... 31 Chaves de resposta ..................................................................................................................... 36 Aula 2: Tipos de Sistemas e Softwares de Gestão Integrada ..................................... 38 Introdução ............................................................................................................................... 38 Conteúdo .............................................................................................................................. 39 O compartilhamento de informações ......................................................................... 39 Os perigos dos sistemas legados .................................................................................. 39 Como proporcionar a integração de sistemas .......................................................... 40 A evolução da ERP ........................................................................................................... 43 A evolução do MRP ......................................................................................................... 44 Os ERP e Sistemas Integrados de Gestão Empresarial ............................................. 45 Principais vantagens e desvantagens com a implementação do ERP .................. 50 Atividade proposta .......................................................................................................... 54 Novas tecnologias e tendências futuras ..................................................................... 54 SISTEMAS INTEGRADOS DE GESTÃO PARA TOMADA DE DECISÃO 3 Atividade proposta .......................................................................................................... 56 Aprenda Mais ....................................................................................................................... 57 Referências........................................................................................................................... 58 Exercícios de fixação ......................................................................................................... 59 Chaves de resposta ..................................................................................................................... 64 Aula 2 ..................................................................................................................................... 64 Exercícios de fixação ....................................................................................................... 64 Aula 3: Tecnologia da informação na logística empresarial ..................................... 66 Introdução ............................................................................................................................... 66 Conteúdo .............................................................................................................................. 67 Tecnologia de informação na logística ....................................................................... 67 Decisões gerenciais ......................................................................................................... 67 Conceitos e definições ................................................................................................... 69 Conceitos e definições – cadeia de suprimentos ..................................................... 69 Fluxo de informações...................................................................................................... 70 Integração da tecnologia da informação com a logística ....................................... 71 Apoio à decisão ................................................................................................................ 72 Atividade proposta .......................................................................................................... 73 Impacto do uso de TI – Integração ............................................................................. 73 Fluxo de informações...................................................................................................... 74 Impacto do uso de TI – Armazenagem e transportes ............................................. 75 Armazenagem e transportes – Custos ........................................................................ 76 Planejamento de transporte .......................................................................................... 76 Impacto do uso de TI – Competitividade e velocidade ........................................... 77 Impacto do uso de TI – Coordenação interorganizacional .................................... 77 Integração de sistemas ................................................................................................... 78 Vantagens do ERP em um ambiente logístico ........................................................... 79 Referências........................................................................................................................... 81 Exercícios de fixação ......................................................................................................... 82 Notas .......................................................................................................................................... 87 Chaves de resposta................................................................................................................. 88 Aula 4: Softwares na Área de Transportes ...................................................................... 90 Introdução ............................................................................................................................... 90 Conteúdo .............................................................................................................................. 91 Softwares na área de transportes ................................................................................. 91 Planejamento estratégico das atividades de transporte .......................................... 92 SISTEMAS INTEGRADOS DE GESTÃO PARA TOMADA DE DECISÃO 4 Transportes ....................................................................................................................... 93 Análise dos tipos de transportes ................................................................................... 94 Atividade proposta .......................................................................................................... 95 Sistemas de gerenciamento de transportes ............................................................... 95 Módulos do TMS .............................................................................................................. 96 Vantagens de um TMS .................................................................................................... 98 Funcionalidades de um TMS ......................................................................................... 99 Atividade proposta ........................................................................................................ 101 Aprenda Mais ..................................................................................................................... 102 Referências......................................................................................................................... 103 Exercícios de fixação ....................................................................................................... 104 Chaves de resposta ............................................................................................................... 108 Conteudista ........................................................................................................................... 110 SISTEMAS INTEGRADOS DE GESTÃO PARA TOMADA DE DECISÃO 5 Muito provavelmente você já deve ter observado o alto grau de informatização das empresas e refletido como ocorre e é gerenciado esse complexo fluxo de informações em uma organização. Com a evolução tecnológica das últimas décadas, a automação de processos organizacionais passou a ser realizada por sistemas de computação dedicados, tais como folha de pagamento, estoque, contabilidade, vendas, marketing, etc. Em um ambiente altamente competitivo, conseguir elevado nível de serviço ao cliente e ainda poder manter e conquistar crescentes fatias do mercado têm sido as alavancas principais que motivam o contínuo e inovador processo de gerenciamento do complexo fluxo das informações empresariais. Nesta disciplina iremos conhecer a necessidade de haver um sistema integrado para gestão das informações organizacionais, como elas são obtidas, processadas, compartilhadas e distribuídas. Reconheceremos também seus vínculos com os níveis de planejamento e suas influências nos processos de tomada de decisão. Em um ambiente logístico o fluxo de informações é tão importante quanto o fluxo dos materiais e produtos ao longo da cadeia de suprimentos. A eficiência pode ser medida pela qualidade da integração dessas informações e da responsividade dos componentes das operações de uma cadeia logística. SISTEMAS INTEGRADOS DE GESTÃO PARA TOMADA DE DECISÃO 6 Estudaremos, então, os tipos de sistemas integrados de gestão mais utilizados, suas principais características e ainda as novas tecnologias e tendências que surgem no ramo. As atividades de transportes desempenham papel de destaque na Logística. Assim, finalizaremos nossa disciplina estudando os softwares de gerenciamento de transportes, suas funcionalidades e importância para a eficiência e integração das atividades logísticas. Sendo assim, essa disciplina tem como objetivos: 1. Descrever o papel estratégico dos sistemas de informação nas organizações e nos processos de negócios. 2. Identificar as principais funcionalidades dos sistemas integrados de gestão e discutir novas tecnologias e tendências futuras. 3. Identificar e avaliar a aplicação da Tecnologia da Informação nas operações logísticas. 4. Identificar os Softwares mais utilizados na área de transportes. SISTEMAS INTEGRADOS DE GESTÃO PARA TOMADA DE DECISÃO 7 Introdução Você saberia enumerar alguns motivos que tornam os sistemas de informação tão importantes e essenciais para as empresas e organizações nos dias de hoje? Por que se investe tanto em sistemas de informação e em tecnologias? A informação é imaterial e subjetiva, mas pode condicionar o valor de um produto ou serviço. Ela é considerada na avaliação do valor de uma organização e dá suporte aos processos de tomada de decisão. Veja se suas respostas às questões acima poderiam estar incluídas em alguns dos principais objetivos que as organizações pretendem atingir, que poderiam ser assim agrupados: níveis de excelência em suas operações; contínua busca por novos produtos, novos tipos de serviços e de modelos de negócio; intensificação no relacionamento com fornecedores e clientes; maior certeza na tomada de decisões; vantagem competitiva; e, por que não, por razões da própria sobrevivência da empresa. Vamos então iniciar nossos estudos conhecendo um pouco mais sobre a importância de se organizar e integrar as informações no ambiente corporativo e entender como elas podem se revestir de caráter estratégico nos processos de tomada de decisão. SISTEMAS INTEGRADOS DE GESTÃO PARA TOMADA DE DECISÃO 8 Objetivos: 1. Identificar a importância de se estruturar as informações seguindo uma política organizacional; 2. Reconhecer que a gestão estratégica informacional em uma organização precisa ter necessidades e requisitos especificados, tratamento e apresentação adequados, para que permitam fornecer condições na tomada das melhores decisões. SISTEMAS INTEGRADOS DE GESTÃO PARA TOMADA DE DECISÃO 9 Conteúdo A emergência global da economia Vivemos hoje em um contexto de nível mundial de alta competição, o que acarreta grandes transformações nos processos empresariais. E a competitividade entre as empresas é uma dura realidade do mundo contemporâneo. É fundamental para a sobrevivência das empresas e de seus negócios que haja alta competitividade e agilidade, com custos reduzidos e, ao mesmo tempo, com melhoria, ou ao menos sem perda do nível de serviço que é entregue ao cliente. A busca das empresas por maior eficiência nas operações a fim de conseguir maior lucratividade passa pela obtenção de ferramentas oriundas da combinação de novas tecnologias com sistemas de informação mais robustos, integrados, ágeis e confiáveis. Essa combinação envolve também as mudanças no comportamento das práticas de negócio para que sejam atingidos altos níveis de eficiência e produtividade nas operações. Na esteira dessas transformações do ambiente corporativo, destacamos a importância e o impacto sofrido pelas atividades logísticas empresariais. A Logística deixou de ser considerada uma atividade de apoio, consumidora de recursos, e se transformou nas últimas décadas em parte da estratégia das empresas para conquista de novos mercados. A necessidade de criar diferenciais competitivos para aumentaro nível de serviço ao cliente, cada vez mais exigente, impulsiona o surgimento de modelos de gestão com operações logísticas cada vez mais integradas e eficientes. A própria dinâmica da evolução tecnológica, dos efeitos da globalização, as transformações das relações de mercado, a importância que a satisfação das SISTEMAS INTEGRADOS DE GESTÃO PARA TOMADA DE DECISÃO 10 necessidades do cliente passou a ter no modelo dos negócios contribuíram para que a Logística também sofresse as suas próprias transformações. A emergência global da economia Vivemos hoje em um contexto de nível mundial de alta competição, o que acarreta grandes transformações nos processos empresariais. E a competitividade entre as empresas é uma dura realidade do mundo contemporâneo. É fundamental para a sobrevivência das empresas e de seus negócios que haja alta competitividade e agilidade, com custos reduzidos e, ao mesmo tempo, com melhoria, ou ao menos sem perda do nível de serviço que é entregue ao cliente. A busca das empresas por maior eficiência nas operações a fim de conseguir maior lucratividade passa pela obtenção de ferramentas oriundas da combinação de novas tecnologias com sistemas de informação mais robustos, integrados, ágeis e confiáveis. Essa combinação envolve também as mudanças no comportamento das práticas de negócio para que sejam atingidos altos níveis de eficiência e produtividade nas operações. Na esteira dessas transformações do ambiente corporativo, destacamos a importância e o impacto sofrido pelas atividades logísticas empresariais. A Logística deixou de ser considerada uma atividade de apoio, consumidora de recursos, e se transformou nas últimas décadas em parte da estratégia das empresas para conquista de novos mercados. A necessidade de criar diferenciais competitivos para aumentar o nível de serviço ao cliente, cada vez mais exigente, impulsiona o surgimento de modelos de gestão com operações logísticas cada vez mais integradas e eficientes. SISTEMAS INTEGRADOS DE GESTÃO PARA TOMADA DE DECISÃO 11 A própria dinâmica da evolução tecnológica, dos efeitos da globalização, as transformações das relações de mercado, a importância que a satisfação das necessidades do cliente passou a ter no modelo dos negócios contribuíram para que a Logística também sofresse as suas próprias transformações. A transformação das economias industriais A emergência da economia global está calcada em novos paradigmas que se estendem para a escala globalizada. Não raro as empresas se defrontam com problemas de gestão e controle voltados a um mercado global. A competição entre empresas não se restringe mais a mercados locais ou regionais, ela também se estende à competição em escala mundial. As pessoas e indivíduos que se relacionam em grupos de trabalho nessas empresas atuam da mesma forma em escalas globalizadas. Por fim, os mercados atingidos pelos produtos e serviços das empresas podem facilmente estar em qualquer parte do planeta. Algumas características desse novo ambiente passam a ser fatores essenciais para a concepção das formas de trabalho e das relações entre empresas e pessoas. A economia passa a ser baseada no conhecimento e na informação e a importância da atividade profissional associada à produção de conhecimento e informação ganha força na organização moderna. Por outro lado, à medida que o ciclo de vida dos produtos torna-se mais curto, as empresas precisam estar sempre “pensando” em novos produtos e serviços. Com isso a variável “tempo” passa a ter uma maior dimensão de valor e importância na concorrência entre as empresas e nos processos de tomada de decisão. O ambiente empresarial competitivo e a empresa digital emergente Podemos então destacar que a emergência global da economia e a transformação das economias industriais, impactaram fortemente na SISTEMAS INTEGRADOS DE GESTÃO PARA TOMADA DE DECISÃO 12 transformação das empresas e proporcionou o surgimento de um novo tipo de empresa, a digital. O uso maximizado dos meios informatizados e de novas tecnologias no ambiente e dos processos de negócio caracteriza uma empresa digital. O relacionamento com fornecedores, clientes, parceiros e colaboradores ocorre eminentemente por meios digitais. Os dispositivos móveis como os smartphones e tablets cada vez mais se tornam presentes no dia a dia das pessoas e acabam influenciando e criando novos comportamentos na sociedade. As empresas que pretendem inovar já não podem deixar de lado a ideia de adotar no seu cotidiano as ferramentas que seus colaboradores usam em sua vida pessoal. Há estatísticas de que “50% da tecnologia que ainda não foi nem inventada daqui a 10 anos será considerada obsoleta”. Podemos até não concordar com os 50% e nem com os 10 anos, mas temos a certeza de que a sociedade e o mundo dos negócios sofrerão os impactos advindos dessas transformações. No entanto, ainda que não saibamos quais serão “as novas tecnologias revolucionárias” que surgirão nas próximas décadas, poderíamos arriscar, com certa dose de certeza, que a tendência será voltada a uma maior integração de dispositivos, a uma maior disponibilidade das informações em tempo e espaço, a uma maior automação dos processos das empresas. As decisões ocorrerão em tempo real, os gestores terão uma visibilidade “instantânea” e inteira das cadeias de suprimentos, podendo qualificar e quantificar a complexidade das informações que envolvem riscos e oportunidades de forma mais sofisticada e segura para auxílio e orientação das melhores decisões. SISTEMAS INTEGRADOS DE GESTÃO PARA TOMADA DE DECISÃO 13 Sistema de informações Mas o que é então um Sistema de Informações? Podemos começar a entender o significado de um Sistema de Informações por um breve estudo do significado destas duas palavras. Vejamos algumas definições: O que é Sistema? Ludwig Von Bertalanffy (1968) “sistema é um conjunto de partes coordenadas, que concorrem para a realização de um conjunto de objetivos” Teoria Geral dos Sistemas “sistema é um conjunto componentes e processos que visam transformar determinadas entradas em saídas” Dicionário Houaiss “sistema é qualquer conjunto natural constituído de partes e elementos interdependentes” Dicionário Michaelis “sistema é qualquer conjunto ou série de membros ou elementos relacionados” E o que é Informação? A discussão em torno de uma definição ou significado, para a palavra Informação pode ser mais complexa do que possamos imaginar. Poderíamos elencar inúmeras definições, todas muito parecidas à primeira vista umas com as outras. Em vez disso, escolhemos para sua reflexão a leitura do texto extraído de um capítulo publicado no Annual Review of Information Science and Technolog (2003) e em Perspectivas em Ciência da Informação (2007). SISTEMAS INTEGRADOS DE GESTÃO PARA TOMADA DE DECISÃO 14 O Conceito de Informação por Capurro Rafael & Birger Hjorland (2003) “...Braman (1989), propiciou uma importante discussão de enfoques para definir informação para os gestores de políticas. Quatro visões principais são identificadas: 1) informação como um recurso, 2) informação como uma mercadoria, 3) informação como percepção de padrões e 4) informação como uma força constitutiva na sociedade. Os benefícios e problemas relativos de cada uma destas quatro concepções foram discutidos. Seu artigo ressalta que a seleção de uma ou outra definição tem consequências importantes, e também que a tendência de negligenciar este problema resulta mais em conflitos do que em cooperação. Definir informação é, portanto, também uma decisão política. A era da informação também é chamada a ‘era do acesso’ (Rifkin, 2000). A produção, distribuição e acesso à informação estão no centro da nova economia.A mudança terminológica de ‘sociedade da informação’ para ‘sociedade do conhecimento’ sinaliza que o conteúdo, e não a tecnologia da informação, é o principal desafio tanto para a economia quanto para a sociedade em geral. Da perspectiva do gerenciamento de conhecimento, a informação é usada para designar peças isoladas de dados significantes que, quando integrada ao contexto, constituem o conhecimento (Gundry, 2001; Probst, Raub e Romhard, 1999). Este conceito semântico da informação, localizada entre dado e conhecimento, não é consistente com a visão que iguala informação (gerenciamento) com tecnologia de informação...”. E então como poderíamos definir Sistema de Informações? Segundo K. C. Laudon e J. P. Laudon (2011): ...um Sistema de Informação (SI) pode ser definido tecnicamente como um conjunto de componentes inter-relacionados que coletam (ou recuperam), processam, armazenam e distribuem informações destinadas a apoiar a tomada de decisões, a coordenação e o controle de uma organização. Além de dar apoio à tomada de decisões, à coordenação e ao controle, esses sistemas SISTEMAS INTEGRADOS DE GESTÃO PARA TOMADA DE DECISÃO 15 também auxiliam os gerentes e trabalhadores a analisar problemas, visualizar assuntos complexos e criar novos produtos. Os Sistemas de Informação contêm informações sobre pessoas, locais e itens significativos para a organização ou para o ambiente que a cerca. No caso, Informação quer dizer dados apresentados em uma forma significativa e útil para os seres humanos. Dados, ao contrário, são sequências de fatos ainda não analisados, representativos de eventos que ocorrem nas organizações ou no ambiente físico, antes de terem sido organizados e arranjados de uma forma que as pessoas possam entendê-los e usá-los. E como podemos utilizar os sistemas de informações nas empresas? Os Sistemas de informação são utilizados para prover informações diversas no âmbito organizacional. O uso da tecnologia em uma empresa pode ser mensurado pelo grau de organização e utilização de sistemas de informação que promovem a integração interna e externa, dando suporte aos processos de tomada de decisão e ao seu planejamento estratégico. Atividade proposta – O sistema não está no ar! – Isso o sistema não permite. – Tudo é culpa do sistema. – Somente consultando o sistema... Essas, entre outras, são expressões que ouvimos no dia a dia organizacional. Será que somos tão dependentes assim dos sistemas de informação? Por quê? Chave de resposta: como a maioria das reflexões, podemos ter várias respostas ou opiniões para esse questionamento. Você pode refletir sobre a importância da informação no mundo corporativo e como ela exerce uma relação de dependência para os processos básicos organizacionais. A adaptação SISTEMAS INTEGRADOS DE GESTÃO PARA TOMADA DE DECISÃO 16 das pessoas aos sistemas (e dos sistemas às pessoas) é um desafio constante a ser enfrentado pelos gestores. Processos de negócios De uma forma geral a percepção e a cultura da necessidade de utilização da tecnologia da informação para modernizar, organizar e racionalizar os processos para redução de custos e aumento de eficiência já fazem parte da grande maioria das empresas. O conhecimento da importância de se investir em sistemas de informação também já é uma realidade. No entanto, um dos principais “segredos” para a empresa não cometer graves erros (sinônimo de perda de tempo e de dinheiro que implicarão em perdas de oportunidades) na implantação de sistemas de informação é saber planejar como dar os primeiros passos para dimensionar e especificar os requisitos de um sistema que seja adequado para as necessidades e particularidades do negócio. É importante, então, saber identificar as funções empresariais básicas. As tarefas que descrevem como o trabalho é organizado são conhecidas como Processos Organizacionais ou Processos de Negócios. São através deles que o trabalho, as informações e o conhecimento irão fluir e que deverão ser coordenados em uma determinada empresa. Qualquer empresa, seja qual for o seu tamanho, possui quatro funções principais. 1. Produzir o produto a serviço. 2. Fazer o marketing desse produto ou serviço e vendê-lo. 3. Monitorar as transações financeiras e contábeis. 4. Executar tarefas básicas de recursos humanos, tais como contratar e reter funcionários. SISTEMAS INTEGRADOS DE GESTÃO PARA TOMADA DE DECISÃO 17 Logicamente podemos ter processos de negócios que se relacionam a várias áreas funcionais e que irão exigir uma coordenação múltipla. Na Logística temos o processamento de um pedido como um exemplo clássico que, apesar de ser considerado um processo simples, é considerado um dos fatores críticos para o sucesso de uma Cadeia de Suprimentos. Assim como diz Ballou (2011) em sua definição sobre Logística, o fluxo de informações irá colocar o produto em movimento em uma Cadeia de Suprimento. Após o recebimento do pedido pelo departamento de vendas, o pedido é primeiramente encaminhado ao setor de contabilidade, confirma-se o crédito e a possibilidade de pagamento do cliente. Após a aprovação do crédito, é acionado o departamento de produção que irá verificar a disponibilidade em estoque ou então montar ou produzir o produto. O próximo passo é a distribuição física desse produto ao cliente, o que poderá exigir o trabalho conjunto com a empresa transportadora ou o operador logístico. • O setor de contabilidade terá que gerar uma conta ou fatura e um aviso de envio do produto é encaminhado ao cliente. • O setor de vendas recebe a notificação desse envio e se organiza para prover o suporte ao cliente na entrega e no pós-venda. Atenção Um simples processamento de pedido básico poderá ser inovado, aperfeiçoado e otimizado de acordo com o grau de disponibilidade dos meios e condições dos processos envolvidos para se conquistar e fidelizar a máxima satisfação do cliente. SISTEMAS INTEGRADOS DE GESTÃO PARA TOMADA DE DECISÃO 18 No entanto, esse exemplo, aparentemente simples, é uma complicada sequência de passos que exige uma estreita coordenação entre os principais grupos funcionais da empresa. Para que haja eficiência na execução de todos esses passos, é necessária uma grande quantidade de informações que devem fluir com velocidade de uma forma precisa e confiável. E esse fluxo de informações também envolve os fornecedores, clientes, operadores logísticos e distribuidores, transpassando as fronteiras da empresa, o que bem caracteriza umas das premissas básicas preconizadas na Logística sobre a necessidade de máxima parceria e integração em uma Cadeia de Suprimentos. Na organização dos sistemas de informação, relacionando-os às atividades e processos funcionais de uma empresa, pode-se dividir o seu uso em três categorias: 1. Sistemas para Suporte à Decisão Para resolução de problemas e para racionalização ou justificação das decisões na empresa. 2. Sistemas de Integração do Trabalho Promove a integração entre diferentes áreas ou de uma mesma área da empresa. 3. Sistemas de Serviço ao Cliente Extensões em que os sistemas de informação são utilizados para “servir as pessoas”. Os sistemas de informação e suas funcionalidades Segundo K. C. Laudon e J. P. Laudon (2011), a hierarquia da administração é composta pela gerência sênior, que toma decisões estratégicas em longo prazo a respeito de produtos e serviços, além de garantir o desempenho SISTEMAS INTEGRADOS DE GESTÃO PARA TOMADA DE DECISÃO 19 financeiro da empresa; pela gerência média, que conduz os programas e planos determinados pela gerência sênior; e pela gerência operacional, responsável por monitorar as atividades diárias. Os engenheiros, cientistas e arquitetos lidam e trabalham com oconhecimento, desenvolvendo produtos ou serviços e gerando novos conhecimentos. Os que lidam com os dados, secretárias ou arquivistas, cooperam com os demais níveis responsabilizando-se por documentos e registros. E ainda temos os que realmente fabricam os produtos ou prestam os serviços, são os trabalhadores dos serviços ou da produção. Veja que a necessidade de informação, de acordo com suas responsabilidades, irá variar em função do grupo por onde ela passa ou ao qual ela se destina. Eles são os “clientes” dos sistemas de informação. Vamos ver como a informação deve ser repassada para cada hierarquia da administração: Gerência sênior As informações para os gerentes seniores precisam ser resumidas, para que o desempenho geral do negócio possa ser visualizado rapidamente e de forma ampla. Como exemplo, podemos citar para caracterizar esse grupo as informações sobre o total das receitas brutas de vendas, quais são os produtos, localidades ou unidades da empresa que apresentam maior rentabilidade, o comportamento da lucratividade ao longo dos períodos, tendências de mercado etc. Gerência média Já para os gerentes médios as informações precisam ser mais especificas. Os resultados precisam ser mais detalhados em níveis hierárquicos abaixo da gerência sênior, como os resultados de cada área funcional ou departamento da empresa. Por exemplo, os contatos realizados pela equipe de vendas, os indicadores de produção de fábricas ou de linhas de produção, os custos e quantitativo de homem--hora necessários, os indicadores de disponibilidade e SISTEMAS INTEGRADOS DE GESTÃO PARA TOMADA DE DECISÃO 20 desempenho operacional, informações sobre gestão da manutenção preventiva e preditiva etc. Gerência operacional No nível dos gerentes operacionais, as informações descem mais um nível de detalhamento, tais com a quantidade diária de produtos ou peças em estoque a cada dia ou a quantidade de homens-hora trabalhadas pelo turno do final de semana anterior. Você já percebeu que, por mais que os processos funcionais das empresas possam ser semelhantes, isso não dispensará o estudo mais profundo dos processos de negócio de uma empresa e uma correta especificação dos sistemas de informação necessários, de forma a atender os requisitos solicitados por cada uma das diferentes demandas dos diferentes grupos de “clientes” destes sistemas. Os principais Sistemas de Informações Empresariais, segundo K. C. Laudon e J. P. Laudon (2011), podem ser divididos em: 1. Sistemas de Informações Operacionais – SIO (ou Sistemas de Processamento de Transações - SPT) 2. Sistemas de Informações Gerenciais (SIG) 3. Sistemas de Apoio à Decisão (SAD) 4. Sistemas de Trabalhadores do Conhecimento (STC) 5. Sistemas de Apoio ao Executivo (SAE) Sistemas de Informações Operacionais – SIO As transações e atividades básicas de uma organização, como, por exemplo, folha de pagamento, vendas, entradas e saídas do caixa, movimentação de materiais, expedição e fluxo de materiais, registro de funcionários e decisões sobre crédito devem ser controlados e supervisionados pelos gerentes operacionais. SISTEMAS INTEGRADOS DE GESTÃO PARA TOMADA DE DECISÃO 21 Exemplos de Sistemas de Informações Operacionais para Marketing e Vendas (Figura representativa de exemplo de sistemas de informações operacionais para Marketing e Vendas) Fonte: LAUDON, K. C.; LAUDON, J. P. Sistemas de informação gerenciais. São Paulo: Pearson Education do Brasil, 2011. (Figura representativa de exemplo de sistemas de informações operacionais para Marketing e Vendas) Fonte: LAUDON, K. C.; LAUDON, J. P. Sistemas de informação gerenciais. São Paulo: Pearson Education do Brasil, 2011. (Figura representativa de exemplo de sistemas de informações operacionais para Marketing e Vendas) Fonte: LAUDON, K. C.; LAUDON, J. P. Sistemas de informação gerenciais. São Paulo: Pearson Education do Brasil, 2011. SISTEMAS INTEGRADOS DE GESTÃO PARA TOMADA DE DECISÃO 22 Sistemas de Informações Gerenciais (SIG) Alguns autores classificam os Sistemas de Informações Gerenciais de uma forma mais ampla, identificando-os como o estudo dos sistemas de informação nas empresas e na administração em geral. No entanto, nessa classificação que estamos apresentando, o termo Sistemas de Informações Gerenciais (SIG) está sendo tratado de uma forma mais específica, como uma categoria específica de sistemas de informação que atendem aos gerentes de nível médio. Os SIG podem gerar não somente relatórios de desempenho corrente da organização, permitindo o controle da empresa, mas também gerar informações para projetar tendências de seu desempenho futuro. Os SIG resumem e relatam as operações básicas da empresa. Os dados básicos de transações obtidos dos SPT são comprimidos e comumente apresentados em relatórios produzidos segundo uma programação periódica. Hoje, muitos desses relatórios são disponibilizados na Internet. Os SIG geralmente não são muito flexíveis e possuem reduzida capacidade analítica. São concebidos em sua maior parte para realizar funções simples como apresentar resumos, sínteses ou comparações dos sistemas operacionais, sem a sofisticação de modelos analíticos matemáticos ou estatísticos mais avançados. SISTEMAS INTEGRADOS DE GESTÃO PARA TOMADA DE DECISÃO 23 Exemplo de extração de informações dos SIO por SIG (Figura representativa de extração de informações dos SIO por SIG) Fonte: LAUDON, K. C.; LAUDON, J. P. Sistemas de informação gerenciais. São Paulo: Pearson Education do Brasil, 2011. Relatório de vendas por produto e por região (Figura representativa do Relatório de vendas por produto e por região) Fonte: LAUDON, K. C.; LAUDON, J. P. Sistemas de informação gerenciais. São Paulo: Pearson Education do Brasil, 2011. SISTEMAS INTEGRADOS DE GESTÃO PARA TOMADA DE DECISÃO 24 Relatório de vendas por produto e por região (Figura representativa Relatório de vendas por produto e por região) Fonte: LAUDON, K. C.; LAUDON, J. P. Sistemas de informação gerenciais. São Paulo: Pearson Education do Brasil, 2011. Sistemas de Apoio à Decisão (SAD) Os Sistemas de Apoio à Decisão (SAD) auxiliam os gerentes de nível médio a tomar decisões no nível tático, focam problemas variados, mas de natureza única, a maioria das vezes sem um procedimento de resolução predefinido. São sistemas que permitem análises de sensibilidade e de cenários, permitindo investigar questões do tipo: 1. Como um aumento de cinquenta por cento da demanda no próximo final de ano impactaria na capacidade produtiva da planta industrial? 2. Qual seria o aumento percentual do custo na malha de distribuição física regional se um trecho estratégico da principal rodovia utilizada pela frota do operador logístico ficar interditada por dois meses? 3. Qual seria a necessidade de aumento de produção da fábrica B se houver uma parada não esperada de duas semanas na linha de produção principal da fábrica A? SISTEMAS INTEGRADOS DE GESTÃO PARA TOMADA DE DECISÃO 25 4. Qual é a melhor distribuição da carga de vários tipos de grãos em um navio, com densidades e lucros unitários por tonelada distintos, para se obter o máximo lucro no transporte, respeitando-se as restrições de capacidade em toneladas e em volume dos porões da embarcação? Os SAD irão se utilizar de informações internas oriundas do SPT e do SIG, podendo ainda se valer de outras informações, ainda que de fontes externas, como preços praticados pelos principais players do mercado. Exemplos de utilização e processamento de informações de um SAD (Figura representativa de Exemplo de utilização e processamento de informações de um SAD) Fonte: LAUDON, K. C.; LAUDON, J. P. Sistemas de informaçãogerenciais. São Paulo: Pearson Education do Brasil, 2011 SISTEMAS INTEGRADOS DE GESTÃO PARA TOMADA DE DECISÃO 26 Exemplos de utilização e processamento de informações de um SAD (Figura representativa de Exemplo de utilização e processamento de informações de um SAD) Fonte: LAUDON, K. C.; LAUDON, J. P. Sistemas de informação gerenciais. São Paulo: Pearson Education do Brasil, 2011 Sistemas de Trabalhadores do Conhecimento (STC) São sistemas que servem como consultores internos das empresas, permitem que as organizações administrem melhor seus processos, com a finalidade de empregar o conhecimento acumulado e retido em prol dos processos de negócio e das decisões mais importantes e estratégicas. Os STC atuam como verdadeiros agentes de mudanças, utilizando ferramentas de última geração, exigem investimentos altos e os recursos humanos são altamente especializados. Sistemas de Apoio ao Executivo (SAE) O SAE atua nos níveis mais altos e estratégicos da organização. Ele reúne dados de todas as áreas e setores da organização, permitindo aos executivos da organização analisar os mesmos dados de forma estruturada e padronizada. O SAE traz muitos benefícios, permite análises, comparações e visualização de tendências, ampliando a abrangência de controle e acelerando os processos de tomada de decisão pela alta administração. SISTEMAS INTEGRADOS DE GESTÃO PARA TOMADA DE DECISÃO 27 Estrutura geral dos sistemas de apoio ao executivo (Figura representativa da Estrutura geral dos sistemas de apoio ao executivo) Fonte:<http://1.bp.blogspot.com/-dg1iIsp2A0o/UJrk4JLMc3I/AAAAAAAAAA0/IlM- 7N8yfRQ/s1600/ESTRUTURA.jpg>. Atividade proposta É possível gerenciar uma empresa sem um sistema integrado de gestão? Qual a sua opinião? Chave de resposta: As informações organizacionais precisam ser estruturadas, vimos nessa aula como podemos organizá-las em sistemas. A integração desses sistemas também é possível e será assunto de nossa próxima aula. Quanto mais forem integradas as informações, maior a dinâmica com que fluem os processos, maior rapidez e confiabilidade nas tomadas de decisão nos diferentes níveis gerenciais. SISTEMAS INTEGRADOS DE GESTÃO PARA TOMADA DE DECISÃO 28 No mundo globalizado e competitivo atual, é uma árdua tarefa que torna quase impossível gerenciar uma empresa sem ao menos a cultura de valorização da informação como algo primordial para o futuro de seus negócios. A ideia de adoção de um sistema integrado de informações estará ligada às necessidades que surgem à medida que os negócios crescem e a empresa se expande. E nesse rol de itens de expansão, deve estar presente a gradual integração e sistematização dos processos organizacionais. Aprenda Mais Material complementar Para saber mais sobre sistemas de informações, leia o artigo: O conceito de informação, de Rafael Capurro e Birger Hjorland, disponível em nossa biblioteca virtual. Para saber mais sobre Sistemas de Informação Gerencial, leia o artigo: Tópicos emergentes do sistema de informação gerencial, disponível em nossa biblioteca virtual. Para saber mais sobre gestão do conhecimento, assista ao vídeo Gestão do Conhecimento nas Empresas, por Gilson Coelho, disponível em nossa biblioteca virtual. SISTEMAS INTEGRADOS DE GESTÃO PARA TOMADA DE DECISÃO 29 Material complementar Para saber mais sobre os Sistemas de Informação Gerencial, acesse os sites: SAP Labs Brasil <http://www.sap.com/brazil/about/sap-labs-brazil.html> Conta Azul <https://contaazul.com/home/> TOTVS <http://www.totvs.com/> Artsoft Sistemas <http://www.artsoftsistemas.com.br/?gclid=CJKEj_229sMCFUU8gQodIq EArA> SISTEMAS INTEGRADOS DE GESTÃO PARA TOMADA DE DECISÃO 30 Referências BALLOU, Ronald. H., Logística empresarial. São Paulo: Atlas, 2011. LAUDON, K. C.; LAUDON, J. P. Sistemas de informação gerenciais. São Paulo: Pearson Education do Brasil, 2011. TAYLOR, David A., Logística na cadeia de suprimentos – uma perspectiva gerencial. São Paulo: Pearson Education do Brasil, 2005. SISTEMAS INTEGRADOS DE GESTÃO PARA TOMADA DE DECISÃO 31 Exercícios de fixação Questão 1 Desde a introdução dos computadores nas empresas, assistimos a uma constante reformulação das áreas responsáveis pela gestão de Tecnologia da Informação (TI). De grandes Centros de Processamento de Dados (CPDs) até às modernas redes de processamento departamental, a Tecnologia da Informação (TI) vem adaptando-se às evoluções tecnológicas que as mudanças globais lhe impõem. Apesar das grandes diferenças entre a administração dos antigos CPDs e a moderna TI, um dos pontos imutáveis é: a) A quantidade de linguagens de programação disponíveis. b) A velocidade de processamento dos sistemas organizacionais. c) A vertiginosa velocidade de obsolescência da tecnologia. d) O espaço físico necessário para que se possam instalar os equipamentos no ambiente de Tecnologia da Informação. e) Os recursos tecnológicos disponíveis para que os usuários de TI possam se comunicar. Questão 2 A globalização da economia e a consequente valorização do indivíduo fizeram com que as organizações se tornassem flexíveis a ponto de responderem com maior precisão e rapidez às mudanças proporcionadas pelo avanço tecnológico. As necessidades dos clientes tornaram-se o foco das atenções na busca de soluções cada vez mais criativas e personalizadas. Nesse cenário, o principal insumo na gestão do conhecimento é: a) Internet b) Processo c) Armazenamento d) Tecnologia e) Informação Eduarda Soares Realce Eduarda Soares Realce SISTEMAS INTEGRADOS DE GESTÃO PARA TOMADA DE DECISÃO 32 Questão 3 Analise as proposições a seguir e depois marque a alternativa correta. I. O Sistema de Processamento de Transações (SPT) tem como característica suportar as atividades do dia a dia da organização. Exemplos de SPT: Sistema Controle de Estoque, Sistema de Contabilidade e Sistema de Contas a Pagar. II. O Sistema de Informação Gerencial (SIG) gera relatórios predefinidos para tomada de decisão. III. O Sistema de Apoio à Decisão (SAD) foca em decisões não rotineiras e que não são facilmente especificadas com antecedência. IV. O Sistema de Apoio à Decisão (SAD) apoia os gerentes de nível médio a resolverem problemas não estruturados. Agora assinale a alternativa correta: a) I, II, III e IV são proposições verdadeiras. b) Somente I é proposição verdadeira. c) Somente I e II são proposições verdadeiras. d) Somente II e III são proposições verdadeiras. e) Somente III e IV são proposições verdadeiras. Questão 4 Marque a afirmativa correta sobre sistemas de informação. a) Sistemas de informação surgiram nas organizações após a invenção dos computadores. b) Podemos afirmar que um software e um sistema de informação são a mesma coisa. c) As atividades de um sistema de informação são 3: entrada, processamento, e saída. d) Um sistema de informação processa dados transformando-os em informação. e) Os componentes de sistemas de informação são formados pelo hardware e software, pois somente eles podem gerar os resultados. Eduarda Soares Realce Eduarda Soares Realce SISTEMAS INTEGRADOS DE GESTÃO PARA TOMADA DE DECISÃO 33 Questão 5 No contexto da tecnologia da informação, podemos definir informação como: a) Uma coleção de fatos organizados de modo a adquirirem um valor adicional além dos próprios valores. b) A aplicação, obtenção, processamento, armazenamento e transmissão de dados. c) As tecnologias relativas ao planejamento de informática. d) O conjunto de todas as atividades e soluções providas por recursos de computação. e) São fatos básicos como nome, endereço e telefone. Questão 6 "Pode ser definido tecnicamente como umconjunto de componentes inter- relacionados que coleta (ou recupera), processa, armazena e distribui informação para dar suporte à tomada de decisão e ao controle da organização". O parágrafo acima melhor define qual das opções abaixo: a) Sistema de Informações b) Dados c) Metadados d) Informação e) Conhecimento Questão 7 O sistema de informações gerenciais (SIG) é o sistema que permite suprir os gerentes e os tomadores de decisões com informações precisas e automáticas sobre as transações da organização. A saída do sistema de informações gerenciais é na maioria das vezes um conjunto de relatórios consolidados de um determinado período. Os SIG possuem as seguintes características: I. Apoiam as decisões estruturadas e não estruturadas. II. Têm capacidade analítica ilimitada. III. Contam com o fluxo de dados existente na empresa. IV. São geralmente orientadas para relatórios e controle. Eduarda Soares Realce Eduarda Soares Realce SISTEMAS INTEGRADOS DE GESTÃO PARA TOMADA DE DECISÃO 34 Podemos dizer que: a) Apenas I e II estão corretas b) Apenas II e III estão corretas c) Apenas I, II e III estão corretas d) Apenas I, III e IV estão corretas e) Apenas II, III e IV estão corretas Questão 8 Para administrar com eficiência, as empresas vêm utilizando cada vez mais sistemas de informações e recursos integrados diversos para a integração de pessoas, ambientes e tecnologia. Esses sistemas podem estar relacionados com mais de um nível, em uma empresa. Quanto mais níveis, maior a integração na organização. Tomando como exemplo um sistema de rede bancária, dentre as opções abaixo, quais seriam as informações no nível operacional? a) Caixa, balanço de um cliente e balanço da agência. b) Caixa, caixa eletrônico, abertura de contas, contratos e balanço de um cliente. c) Balanço da agência e clientes mais rentáveis. d) Balanço do banco, desempenho de produtos e desempenho do banco comparado ao mercado. e) Abertura de contas, clientes mais rentáveis e desempenho da agência na bolsa de valores. Questão 9 Um sistema de trabalhadores do conhecimento: a) Apoia as atividades de planejamento de longo prazo da gerência sênior. b) Apoia o monitoramento, o controle, a tomada de decisão e as atividades administrativas dos gerentes de nível médio. c) Ajuda os trabalhadores da informação na criação e na integração de novas informações na organização. d) Apoia os trabalhadores de dados e do conhecimento de uma organização. e) É projetado para aumentar a produtividade dos trabalhadores de dados. Eduarda Soares Realce Eduarda Soares Realce Eduarda Soares Realce SISTEMAS INTEGRADOS DE GESTÃO PARA TOMADA DE DECISÃO 35 Questão 10 A empresa CBOVG está implantando um sistema de controle de estoque onde poderá verificar a movimentação do estoque e quando este chegar ao mínimo poderá fornecer informações aos departamentos de compras e patrimônio que assim decidirão sobre quais produtos deverão ser comprados e em que quantidade. Qual o tipo de sistema de informação a empresa COBVG está implantando? a) Sistema de Apoio à Decisão b) Sistema de Informações Gerenciais c) Sistema de Inteligência Artificial d) Sistema de Processamento de Transações e) Sistema de Competência Gerencial Eduarda Soares Realce SISTEMAS INTEGRADOS DE GESTÃO PARA TOMADA DE DECISÃO 36 Aula 1 Exercícios de fixação Questão 1 - C Justificativa: A evolução tecnológica acontece em velocidade que impacta em rápida obsolescência de sistemas, dispositivos, processos e produtos que acabam tendo que ser substituídos. As demais opções de resposta sofrem mutações com a evolução tecnológica. Questão 2 - E Justificativa: É com base nas informações obtidas junto aos clientes e ao mercado consumidor que poderão ser produzidos conhecimentos para realimentar os processos de desenvolvimento de produtos e processos voltados para a melhoria da produtividade e aumento do nível de serviço oferecido ao cliente. Questão 3 - A Justificativa: Todas as quatro proposições estão de acordo com as características dos sistemas apresentados na teoria da disciplina. Questão 4 - D Justificativa: Os sistemas de informação já existiam antes da invenção dos computadores. Um sistema de informação é composto por software e hardware e pelo conjunto de profissionais que irão compor a base de dados para estruturar as informações a serem processadas, distribuídas e analisadas, não só no nível estratégico de tomada de decisão, mas também nos níveis tático e operacional. Questão 5 - A Justificativa: É a única opção em que se refere à Informação como um conjunto de dados apresentados em uma forma significativa e estruturada. SISTEMAS INTEGRADOS DE GESTÃO PARA TOMADA DE DECISÃO 37 Questão 6 - A Justificativa: A definição contém a ideia de um sistema e se refere em seu texto à estrutura e organização de informações. Questão 7 - D Justificativa: Os SIGs têm limite de capacidade analítica, item II é falso. Questão 8 - B Justificativa: Verificar enquadramento das contas na tabela mostrada na aula. Questão 9 - C Justificativa: Planejamento da gerência, atividades administrativas e atividades relacionadas aos trabalhadores de dados estão fora do alcance principal das atividades dos trabalhadores do conhecimento. Questão 10 - D Justificativa: O texto lido no enunciado apresenta a definição de Sistema de Processamento de Transações. SISTEMAS INTEGRADOS DE GESTÃO PARA TOMADA DE DECISÃO 38 Introdução Como já estudamos sobre a importância dos Sistemas de Informação para a gestão organizacional e para os processos estratégicos de tomada de decisões nas empresas, conheceremos, nesta aula, os Sistemas Integrados. As empresas estão cada vez mais conectadas, seja internamente com a integração de seus processos organizacionais, seja externamente estabelecendo elos de parcerias com fornecedores e clientes nas cadeias de suprimentos das quais participam. O que são Sistemas Integrados? Será possível integrar as bases de informações dos diferentes sistemas e bancos de dados vistos na aula passada e fazer com que eles se comuniquem entre si? Sim, isso é possível. Veremos que os Sistemas Integrados de Gestão, também conhecidos como ERP (Enterprise Resources Planning) são a base desses sistemas que integram diversas funções da empresa. Estudaremos também as tendências futuras e novas tecnologias para o mundo corporativo dos sistemas integrados. Objetivos: 1. Anunciar as principais características, vantagens e desvantagens dos Sistemas Integrados de Gestão, também conhecidos como ERP (Enterprise Resources Planning); 2. Relacionar as principais tendências tecnológicas que estão em evolução e deverão impactar na gestão integrada das informações organizacionais. SISTEMAS INTEGRADOS DE GESTÃO PARA TOMADA DE DECISÃO 39 Conteúdo O compartilhamento de informações Após ter visto os diferentes tipos de sistemas de informação, você já deve imaginar as dificuldades e os custos para manter sistemas diferentes ativos e fazer com que eles compartilhem informações. Esses são grandes desafios para as empresas de hoje. Por quê? São gastos muitos recursos com sistemas e softwares, que acabam se tornando fundamentais para as empresas, incorporando-se à cultura de tecnologia de informação e à estrutura administrativa e operacional da organização. Sua manutenção em uso por anos e anos se justifica para que se obtenha o retorno do investimento realizado. Esses sistemas, conhecidos como “sistemas legados”, são a base do fluxo de informações da organização e consolidam as informações dos negócios. Os perigos dos sistemas legados Há empresas que ficam dependentes e “reféns” da confiabilidade e da disponibilidade desses sistemas legados. 1. Como podemosdefinir um sistema legado? Pode-se definir um sistema legado como “aquele sistema de informações que oferece resistência a qualquer tipo de modificação ou evolução”. 2. E como podemos analisar esse cenário? Essa dificuldade geralmente está associada aos custos de manutenção altos, ao tipo de base de hardware ou software obsoletos em que são executados, à falta de documentação e detalhes que acabam tornando esses sistemas inadequados e desatualizados, dificultando a detecção de falhas e correção em tempo hábil. SISTEMAS INTEGRADOS DE GESTÃO PARA TOMADA DE DECISÃO 40 Atenção Segundo Souza e Zwicker (2003), os sistemas legados têm qualidades que os tornam particularmente importantes para seus usuários. E essas qualidades devem ser corretamente consideradas e avaliadas em projetos de sistemas integrados de informações. Fazer com que os diferentes tipos de sistema de uma empresa trabalhem juntos é um grande desafio. As empresas crescem organicamente ou por meio de aquisições de outras empresas menores. Após certo tempo, é comum a coexistência de uma coletânea de sistemas em uso que não se “falam”. Fazê-los “conversar” como um único sistema corporativo tem sido o maior objetivo das empresas. Como proporcionar a integração de sistemas Um passo inicial é a utilização de aplicativos integrados que abrangem todos os processos organizacionais e todos os níveis de gerência. Segundo Laudon e Laudon (2011), existem quatro grandes tipos de aplicativos organizacionais integrados: 1. SIG 2. SCM 3. CRM 4. SGC SISTEMAS INTEGRADOS DE GESTÃO PARA TOMADA DE DECISÃO 41 Os aplicativos integrados cobrem os processos de toda a organização, podendo transpassar suas fronteiras, em alguns casos, interagindo com fornecedores, clientes, operadores logísticos e demais parceiros organizacionais. Sistemas integrados de gestão (SIG) O que são? Os sistemas integrados de gestão, ou sistemas de planejamento de recursos empresariais, são mais conhecidos pela sigla inglesa ERP (Enterprise Resource Planning). Para que servem? Para fazer a integração de processos dos setores de produção, vendas e marketing, finança e contabilidade e recursos humanos. A informação deixa de ser fragmentada e distribuída em sistemas distintos e passa a fluir em um mesmo software que utiliza uma base de dados única que está disponível e serve a todos esses setores, podendo ser utilizada pelos diversos níveis gerenciais. Sistemas de gestão da cadeia de suprimentos (Supply Chain Management – SCM) O que são? São concebidos visando às transações interorganizacionais, e para tal auxiliam a administração das relações entre empresas e seus fornecedores. Para que servem? Esses sistemas auxiliam fornecedores, compradores, distribuidoras e operadores logísticos no compartilhamento de informações sobre pedidos, produção, níveis de estoque e entrega de produtos e serviços, de maneira a buscar insumos, produzir e entregar mercadorias e serviços com eficiência. SISTEMAS INTEGRADOS DE GESTÃO PARA TOMADA DE DECISÃO 42 Atenção O objetivo principal é conferir uma visão mais ampla da cadeia de suprimentos, permitindo que quantidades corretas de produtos e materiais percorram os canais logísticos desde sua origem em um ou mais fornecedores até seus destinatários e consumidores finais, tudo isso a um custo adequado e sem perda do nível de serviço ao cliente. A otimização das operações logísticas redundam em aumento dos lucros, com a redução dos custos com transportes, estoques, armazenagem, produção e distribuição. As decisões dos gerentes passam a se basear na visão do desempenho global da cadeia de suprimentos. Sistemas de gestão do relacionamento com o cliente (Customer Relationship Management – CRM) O que são? Sistemas que auxiliam as empresas em suas relações com os clientes. Para que servem? Para que servem? Administram o fluxo de informações e os processos relacionados a vendas, marketing e demais serviços relacionados aos clientes. O aumento da satisfação e a retenção dos clientes resultarão em aumento das receitas. Sistemas de Gestão do Conhecimento (SGC) O que são? Sistema de alto valor estratégico que oferece benefícios de longo prazo. Para que servem? Permitem às organizações coletar o conhecimento e as experiências mais relevantes, tornando-os disponíveis de acordo com critérios estabelecidos para SISTEMAS INTEGRADOS DE GESTÃO PARA TOMADA DE DECISÃO 43 que possam contribuir na melhoria dos processos de negócio e nas decisões organizacionais. A evolução da ERP Estudaremos com mais detalhes os sistemas integrados de gestão ou ERP (Enterprise Resource Planning) – faremos referência a esses sistemas simplesmente utilizando a sigla ERP. E, sempre que se estuda o ERP, a primeira curiosidade é saber como surgiu esse tipo sistema. 1940 - Surgem os primeiros computadores que, por funcionarem à base de válvula eletrônica, desenvolviam cálculos com maior rapidez. 1950 - Surgem os transistores utilizados para registrar e armazenar dados de arquivo; os computadores são comercializados para grandes empresas e corporações. 1960 - Começam a surgir os sistemas de informação com controle gerencial; No final da década de 1960, surgiu o precursor do ERP, o MRP (Material Requirement Planning). O objetivo principal do MRP era o planejamento das capacidades e necessidades de materiais que envolviam: • Controle de estoque; • Planejamento da produção e compras; • Cumprimento dos prazos de entrega dos pedidos do cliente com o mínimo de estoque (planejamento de compras e produção nas quantidades corretas). SISTEMAS INTEGRADOS DE GESTÃO PARA TOMADA DE DECISÃO 44 Atenção Os procedimentos eram baseados em listas de materiais e planos de produção, e não davam suporte ao planejamento de capacidade e custos. Não havia integração do MRP com outras aplicações, fortemente influenciada pelas limitações de hardware da época. Segundo Ritzman, Krajewski e Moura (1989), a alta administração possuía seu próprio sistema para projeção das vendas, inventário, produção e lucros; contudo, o “plano comercial” não estava alinhado aos planos de produção. Ou melhor, os planejadores de produção, muitas vezes, nem sabiam da existência de um plano comercial. Da mesma forma, a contabilidade, o marketing e a distribuição possuíam sistemas próprios e distintos. A evolução do MRP Conhecida como MRP II (Manufacturing Resource Planning), a nova vertente do MRP possibilitou a popularização do uso da técnica de cálculo das necessidades materiais. Com isso, percebeu-se que essa mesma lógica, com algum esforço adicional, poderia ser aplicada no planejamento de outros recursos, além dos materiais. O MRP II é estruturado em software com módulos e funções diferentes, mas com relações entre si, possuindo os seguintes módulos: 1. Módulo de planejamento de produção. 2. Módulo de planejamento mestre de produção. 3. Módulo de cálculo das necessidades de materiais. 4. Módulo de controle de fábrica. SISTEMAS INTEGRADOS DE GESTÃO PARA TOMADA DE DECISÃO 45 O período em que ocorre o desenvolvimento do MRP II coincide com o surgimento dos chamados computadores pessoais ou microcomputadores. Apesar de isso representar um atrativo em termos de custo, as aplicações ainda eram executadas de forma isolada, e havia dificuldade de suporte integrado ao processo de negócios. Os ERP e Sistemas Integrados de Gestão Empresarial Surgiram na década de 1990, período em que a globalização criou um ambiente de negócios altamente competitivo. O MRP II sofre mais uma ampliação, agora incorporando aspectos da área de recursos humanos e finanças. Assim, com esses novos recursos, passa a ser chamadode ERP (Enterprise Resources Planning). (Figura representativa de um exemplo de um Sistema ERP) Fonte: http://www.mitis.com.br Segundo Turban (2002), o principal objetivo dos ERPs é integrar todos os departamentos e funções da empresa em um sistema unificado, propiciando SISTEMAS INTEGRADOS DE GESTÃO PARA TOMADA DE DECISÃO 46 benefícios que vão desde o aumento da eficiência até o incremento da qualidade, da produtividade e da lucratividade. (Figura representativa de um exemplo de um Sistema ERP) Fonte: <http://www.obers.com.br> Os dados têm definições e formatos comuns e padronizados, aceitos por toda a organização (LAUDON; LAUDON, 2004). De acordo com Souza e Zwicker (1999), são estas as principais características de um sistema ERP: – Possuir grande abrangência funcional; – Serem divididos em módulos, que representam conjuntos de funções que atendem a um ou a mais departamentos da empresa; – Serem sistemas de informação integrados e utilizarem banco de dados corporativos; – Não são desenvolvidos para um cliente específico; – Requerem procedimentos de ajuste para que possam ser utilizados em determinada empresa; SISTEMAS INTEGRADOS DE GESTÃO PARA TOMADA DE DECISÃO 47 – São pacotes comerciais de software; – Incorporam modelos de processos de negócios (best practices). Davenport (1998) apresenta o que chama de anatomia de um ERP; o autor faz alusão a um coração em que há um banco de dados central utilizado por todo o sistema empresarial, recebendo e fornecendo dados para uma série de aplicações, suportando diversas áreas da empresa. Isso agiliza significativamente o fluxo de informações nos processos de negócio. (Figura representativa da anatomia do ERP segundo Davenport (1998)) Fonte: <http://www.cescage.com.br/ead/modulos.php?id_m=616>. Seleção, implementação e utilização do ERP Souza e Zwicker (1999) utilizam a figura do ciclo de vida para definir as etapas do projeto de desenvolvimento, implementação e utilização de um sistema de informação. O ciclo de vida difere dos modelos tradicionais de ciclo de vida, uma vez que os sistemas ERP são pacotes comerciais, não sendo, pois, SISTEMAS INTEGRADOS DE GESTÃO PARA TOMADA DE DECISÃO 48 desenvolvidos de forma exclusiva para atender as necessidades de uma empresa específica. Sistemas ERP são sistemas comerciais desenvolvidos para atender diversas empresas, que deverão ser adquiridos e adaptados de acordo com as necessidades e peculiaridades da empresa que o adquirir. As etapas de seleção, implementação e utilização, segundo Souza e Zwicker (1999), são as seguintes: (Figura representativa do Ciclo de vida de sistemas ERP) Fonte: Souza & Zwicker (2003). Na etapa de decisão e seleção, escolhe-se o fornecedor que deverá, entre outras características, apresentar compatibilidade entre a organização e as características do ERP. Além disso, por se tratar de um relacionamento que se espera ser de longo prazo, a empresa deverá exigir do fornecedor do sistema ERP critérios como: a arquitetura e a plataforma tecnológica do produto; seus principais clientes; e, se possível, o nível de satisfação por intermédio de um processo de benchmarking; a sua saúde financeira e visão de futuro; a adequação das funcionalidades oferecidas pelo pacote aos requisitos apontados SISTEMAS INTEGRADOS DE GESTÃO PARA TOMADA DE DECISÃO 49 pela empresa; a perspectiva de um suporte pós-venda eficiente e contínuo; entre outros. Algumas empresas, diante da multiplicidade e complexidade de conhecimentos das atividades organizacionais envolvidas, costumam contratar consultorias específicas para auxiliar no processo de seleção e implementação dos pacotes ERP. Na fase de implementação, os módulos são colocados em funcionamento, e tem início a utilização do sistema na empresa. Toda uma preparação e a parametrização dos dados iniciais do sistema devem ser feitas, passando por instalações e configurações de equipamentos e softwares, assim como o adequado treinamento de funcionários, supervisores e gerentes. Essa é considerada a etapa mais crítica, pois a implantação de um novo sistema acarretará mudanças na cultura organizacional, o que poderá suscitar a resistência de algumas pessoas no processo de adaptação às novas condições de trabalho. Ainda que isso venha com a proposta de melhor organizar e agilizar o fluxo de dados e informações, será necessário que a alta direção da organização tenha atenção especial e comprometimento. Na etapa de utilização, o sistema já foi implementado e se tornou uma rotina nas operações. Segundo Orlikovsky e Hofman (1997), é difícil uma empresa conhecer de início todas as possibilidades de uso de um sistema ERP. O amadurecimento que virá do uso continuado da tecnologia, o surgimento de novas ideias que ocorre em virtude do uso dos sistemas ERP, e demais funcionalidades não são totalmente visualizadas no processo de implementação do sistema, etapa em que a maior preocupação ainda é a compatibilidade geral do pacote com a cultura da organização. À medida que a maturidade avança no uso do sistema ERP, novas necessidades surgem, e a implementação de novos módulos torna-se mais fácil, não só pelo ponto de vista de adaptação de SISTEMAS INTEGRADOS DE GESTÃO PARA TOMADA DE DECISÃO 50 equipamentos e sistemas em uso, como também pela aceitação das pessoas, ainda que isso possa representar novas mudanças em procedimentos operacionais da organização. Principais vantagens e desvantagens com a implementação do ERP Vejamos de forma sintética as principais vantagens e desvantagens relatadas na implementação de sistemas ERP: Vantagens Desvantagens • Sistemas flexíveis (podem ser expandidos); • Disponibilidade aos usuários com segurança; • Suporta alterações estruturais corporativas (permite novas versões); • Redução do estoque excedente; • Menor inadimplência no “Contas a Receber”; • Redução de retrabalhos; • Redistribuição de funções; • Minimização nos esforços de coleta de dados (menor retrabalho de digitação, única base de dados); • Integração de informações; • Apoio à tomada de decisão. Custos elevados (hardware, infraestrutura computacional, licença de software, treinamento e consultoria); Alteração nos processos funcionais (adaptação do sistema aos processos da empresa e da empresa aos processos do sistema); Impactos sobre os recursos humanos (resistência); Complexidade da customização (manutenção aumenta, afasta-se do modelo original do conceito ERP, controle das versões) Dificuldade de cumprimento de prazos; Problemas técnicos e de gerenciamento do projeto (especificações não atendidas pelo fornecedor do software). SISTEMAS INTEGRADOS DE GESTÃO PARA TOMADA DE DECISÃO 51 Os diferentes módulos do ERP e suas respectivas funcionalidades típicas serão apresentados a seguir: Principais módulos funcionais de um sistema ERP Módulo Financeiro (contas a pagar e a receber) Movimentação das carteiras de títulos a pagar e a receber; Acompanhamento e emissão das carteiras de títulos; Simulação e emissão do fluxo de caixa; Emissão de razão e diário auxiliar (clientes e fornecedores). Módulo de Contabilidade Geração do plano de contas; Geração dos históricos padrões; Geração dos centros de custos; Lançamentos contábeis; Apuração dos rateios; Emissão dos documentos legais: razão, diário, balanço, balancete, demonstrativo de lucros e perdas. Módulo de Gestão de Estoque Movimentação dos itens; Movimentação dos saldos (recebimentos e requisições); Apuração do custo médio; Cálculo de lote econômico e ponto de pedido; Inventário rotativo; Classificação ABC; SISTEMAS INTEGRADOS DE GESTÃO PARA TOMADA DE DECISÃO52 Emissão de solicitação de compra. Módulo de Planejamento e Controle da Produção (PCP) Geração e movimentação das estruturas de produtos; Geração das ordens de produção (através dos pedidos de vendas); Acompanhamento da produção; Movimentação dos recursos de produção (mão de obra e ferramental); Movimentação dos roteiros de fabricação (operações por produto); Movimentação do calendário de produção; Alocação da carga da máquina. Módulo Carga Máquina Alocação das ordens de produção à capacidade das máquinas; Controle da capacidade nominal das máquinas; Visualização da carga da máquina; Controle de manutenção das máquinas. Módulo de Compras Movimentação de fornecedores; Controle de cotações; Geração de pedidos de compra; Análise e seleção de fornecedores (desempenho); Controle da carteira de pedidos de compra. Módulo de Vendas (faturamento) Movimentação dos produtos acabados; SISTEMAS INTEGRADOS DE GESTÃO PARA TOMADA DE DECISÃO 53 Movimentação dos clientes; Movimentação das transportadoras; Movimentação dos vendedores; Controle da carteira de pedidos de venda; Geração dos pedidos de venda; Geração das notas fiscais; Análise de crédito; Geração de controles estatísticos de vendas. Módulo Ativo Fixo Movimentação dos bens patrimoniais; Cálculo e controle das depreciações. Módulo de Recursos Humanos (folha de pagamento) Movimentação dos funcionários; Cálculo e geração da folha de pagamento; Cálculo de férias e 13º salário; Cálculo de indenizações trabalhistas; Controle dos encargos sociais (INSS, FGTS etc.); Controle das horas produtivas e improdutivas. SISTEMAS INTEGRADOS DE GESTÃO PARA TOMADA DE DECISÃO 54 Atividade proposta Vimos em nossa aula algumas dificuldades e resistências para a implantação de um sistema ERP. Em sua opinião, qual dos módulos de um ERP seria o de maior complexidade para implantação? Chave de resposta: Não podemos padronizar uma resposta, a pergunta serve para que cada aluno, posicionando-se como um usuário potencial desses sistemas e com a visão de negócio de sua empresa, possa refletir sobre as dificuldades em transformar e adaptar suas rotinas e processos a um novo sistema integralizador na empresa. As experiências relatadas apontam para uma maior complexidade vivenciada na implantação do ERP nos processos ligados ao planejamento da produção. É mais “simples” começar pelas “pontas”, pelo setor de compras e de vendas e seguir integrando de “fora para dentro”. Mas são apenas estratégias, esse procedimento pode variar de acordo com o tipo de empresa ou de negócio considerado. Aproveite a atividade proposta como sugestão de contextualização para os temas tratados nos fóruns de discussão da disciplina. Novas tecnologias e tendências futuras Não podemos imaginar e nem prever o futuro, mas as projeções e as tendências do que pode vir pela frente já podem ser visualizadas. Nesse cenário, alguns conceitos começam a surgir: • Disponibilidade de acesso a informações e de interação com os processos em tempo real; • Máxima convergência e integração das mídias e dos sistemas; • Mobilidade dos dispositivos. Com certeza, esses conceitos direcionarão essa evolução e impactarão em mudanças em torno dos sistemas integrados de gestão empresarial (ERP). Para que possamos entender as tendências, nada melhor do que saber como ela é SISTEMAS INTEGRADOS DE GESTÃO PARA TOMADA DE DECISÃO 55 pensada por diferentes opiniões de pessoas com experiência e vivência profissional no ramo. O que podemos concluir? Podemos então dizer que, mesmo com restrições e falhas de implantação ainda comuns, os sistemas de ERP são importantes para as empresas e seus negócios auxiliando uma ampla visão dos processos de forma integrada e uma tomada de decisão mais rápida e confiável. A “solução definitiva” com a implantação de um sistema ERP para se alcançar a excelência operacional ainda faz parte dos “sonhos” de muitas empresas, e boa parte delas desconhece que o mercado está em constantes mudanças e evolução. Como pesquisas de tendências futuras apontam, o destino do ERP está muito ligado à evolução tecnológica e às tendências sociais futuras. De toda sorte, não é uma má notícia, os fornecedores, desenvolvedores e usuários de ERP poderão se beneficiar com isso, pois os sistemas integrados surgiram fruto de uma evolução tecnológica e sua abordagem está voltada à ideia de inovação. Atenção “Muito em breve prevê-se a popularização do uso no ambiente corporativo das tecnologias vestíveis, dos conceitos de Big Data e o de Internet das Coisas, em conjunto com outras tendências como ‘Bring Your Own Devices’ (BYOD) e funcionalidades contextuais, que irão impactar no futuro do ERP de forma irreversível, atingindo o objetivo inicial de ERP: o uso de dados para tomadas de decisão mais rápidas e melhores.” Fonte: ERP Softwareblog – Microsoft Dynamics GP Community <http://www.rgm.com.br/blogrgm/?p=1552> Três tendências guiam o futuro do ERP. SISTEMAS INTEGRADOS DE GESTÃO PARA TOMADA DE DECISÃO 56 Atividade proposta Em sua opinião, podemos gerenciar a nossa empresa com dinheiro dos nossos bolsos? Quais tipos de negócios possuem maior probabilidade de se beneficiar ao equipar seus colaboradores com dispositivos digitais móveis como os smartphones? Chave de resposta: Responderemos com citações e ideias de Laudon e Laudon (2011), que comparavam o smartphone a um "canivete suíço da era digital". Um simples clique o transforma em navegador web, telefone, câmera, tocador de música ou vídeo, máquina de e-mails e mensagens instantâneas e, para alguns, em um portal para sistemas corporativos. Novas aplicações de software para redes sociais e gestão da força de vendas (CRM) fazem desses dispositivos ferramentas empresariais ainda mais versáteis. Uma aplicação lembrada pelos autores se dá no setor de gerenciamento de frotas e roteirização na distribuição física em uma cadeia de suprimentos. Outro setor é o das empresas com operações simultâneas em muitos países, movimentando estoque crítico para fábricas que usam uma estratégia just-in- time (JIT). Nessa estratégia, varejistas e produtores mantêm um estoque mínimo disponível e confiam nos fornecedores para a entrega de matéria- prima, componentes e produtos pouco tempo antes de eles serem necessários. No setor de saúde, também os médicos usam um smartphone para se manterem conectados a todo instante à equipe do hospital, aos colegas e às informações sobre os pacientes, permitindo que recebam alertas de e-mail diretamente do hospital. Os smartphones desempenham papel de PDA (assistente digital pessoal, do inglês personal digital assistant) móvel mais favorável aos negócios, pois otimizam e-mails e mensagens instantâneas, com ferramentas de segurança robustas para acesso a sistemas corporativos internos. Outras aplicações SISTEMAS INTEGRADOS DE GESTÃO PARA TOMADA DE DECISÃO 57 surgem a cada dia. Aproveite a atividade proposta como sugestão de contextualização para os temas tratados nos fóruns de discussão da disciplina. Fonte: LAUDON, K. C.; LAUDON, J. P. Sistemas de Informação Gerenciais. São Paulo: Pearson Education do Brasil, 2011. Aprenda Mais Material complementar Para saber mais sobre a sobre o futuro dos ERPS, leia a entrevista com Cezar Taurion, Diretor de Novas Tecnologias da IBM, Qual será o futuro dos ERPs?, disponível em nossa biblioteca virtual. Para saber mais sobre as tendências para o futuro dos ERPS, leia o artigo Cinco tendências para o futuro do ERP de Dan Matthews, CTO, disponível em nossa biblioteca virtual. Para saber mais sobre os ERPs, acesse os sites: SAP Labs Brasil <http://www.sap.com/brazil/about/sap-labs-brazil.html>
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