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CONTEÚDO PROGRAMÁTICO AlfaCon Concursos Públicos Lei do Direito Autoral nº 9.610, de 19 de Fevereiro de 1998: Proíbe a reprodução total ou parcial desse material ou divulgação com fins comerciais ou não, em qualquer meio de comunicação, inclusive na Internet, sem autorização do AlfaCon Concursos Públicos. 1 ÍNDICE Gestão de Documentos/Gestão Documental ���������������������������������������������������������������������������������������������������2 Para que uma política de gestão de documentos? �����������������������������������������������������������������������������������������������������2 O que é a gestão de documentos? ��������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������2 Objetivos �����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������2 Fases �������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������2 Atividades Desenvolvidas ��������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������3 Funções Arquivísticas �������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������4 Criação/Produção ���������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������4 Avaliação ������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������4 Aquisição ������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������4 Conservação / Preservação ������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������4 Classificação ������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������5 Descrição ������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������5 Difusão / Acesso ������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������5 Níveis de Aplicação ������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������5 AlfaCon Concursos Públicos Lei do Direito Autoral nº 9.610, de 19 de Fevereiro de 1998: Proíbe a reprodução total ou parcial desse material ou divulgação com fins comerciais ou não, em qualquer meio de comunicação, inclusive na Internet, sem autorização do AlfaCon Concursos Públicos. 2 Gestão de Documentos/Gestão Documental Para que uma política de gestão de documentos? Porque é dever do Poder Público a gestão documental e a proteção especial aos documentos de arquivo, como instrumento de apoio à Administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e como elementos de prova e informação� O que é a gestão de documentos? Conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária, visando sua eliminação ou recolhi- mento [2]� Lei 8�159/91 Art� 3º – Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e inter- mediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente� Conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes às atividades de PRODUÇÃO, TRAMITAÇÃO, USO, AVALIAÇÃO e ARQUIVAMENTO de documentos em fase CORRENTE E INTERMEDIÁRIA, visando à sua ELIMINAÇÃO ou ao seu RECOLHIMENTO para a guarda permanente� Objetivos ˃ EFICIÊNCIA: Garantir que todos os procedimentos referentes à gestão de documentos arqui- vísticos (produção, tramitação, uso, avaliação, arquivamento e destinação) sejam realizados de forma eficiente e prezando pela economicidade� ˃ DISPONIBILIDADE DAS INFORMAÇÕES: Garantir que as informações estejam disponí- veis no lugar certo, na hora certa, para as pessoas certas� ˃ ELIMINAÇÃO SEGURA DOS DOCUMENTOS: Garantir a eliminação segura dos docu- mentos destituídos de valor� Realizar a avaliação e a seleção dos conjuntos de documentos que devem ser preservados permanentemente e dos que podem ser eliminados sem prejuízo de perda de informações substanciais ˃ USO ADEQUADO DE EQUIPAMENTOS: Garantir a adequada utilização dos equipamentos disponíveis ao bom desempenho dos procedimentos de gestão documental� Fases 1) Produção 2) Utilização 3) Avaliação/Destinação AlfaCon Concursos Públicos Lei do Direito Autoral nº 9.610, de 19 de Fevereiro de 1998: Proíbe a reprodução total ou parcial desse material ou divulgação com fins comerciais ou não, em qualquer meio de comunicação, inclusive na Internet, sem autorização do AlfaCon Concursos Públicos. 3 Produção Utilização Destinação elaboração dos documentos em razão das ativi- dades específicas de uma institui- ção ou setor� É a 1ª fase com as seguintes carac- terísticas: otimi- zação na criação, evitar a reprodu- ção desnecessária de documentos� Fluxo percorrido pelos documentos; necessário para o cumprimento de sua função administrati- va� É a 2ª fase com as seguintes caracterís- ticas: envolve as ati- vidades de protocolo; classificação dos do- cumentos; controle de acesso e recupera- ção da informação� Atividades de análise, seleção e fixação de prazos de guarda dos documentos; deve-se decidir sobre quais documentos devem ser elimi- nados e quais serão preservados� Deve-se avaliar e selecionar os do- cumentos para determinar o seu prazo de vida, de acordo com seus valores informativo e probatório e, caso não os tenha, a eliminação� Schellenberg (2006) ressalta que a gestão na fase corrente tem como objetivo “ fazer com que os docu- mentos sirvam aos propósitos de sua criação, tanto econômica quanto eficientemente possível, e realizar sua adequada destinação depois que tiverem atendido aos seus obje- tivos”. Ocorre na Fase Corrente� Desenvolvida a gestão de Arquivos Correntes e Inter- mediários. Acontece no arquivo Corrente e Intermediário� Atividades Desenvolvidas → Produção: ˃ gestão de formulários e modelos; ˃ otimizar o uso dos recursos reprográficos e informáticos; ˃ difusão de diretrizes e normas para o bom desempenho institucional; ˃ definição de qual equipamentos e quem será pessoal que irá desempenhar tarefas arquivísticas� → Utilização ˃ Protocolo: recebimento, classificação, registro, distribuição, tramitação e expedição; ˃ Organização e arquivamento dos documentos; ˃ Elaboração de normas de acesso; ˃ Recuperação de informações� → Destinação ˃ Análise e avaliação das séries documentais, com vistas a estabelecer prazos de guarda; ˃ eliminação periódica dos documentos sem valor de guarda permanente; ˃ transferências e recolhimentos� AlfaCon Concursos Públicos Lei do Direito Autoral nº 9.610, de 19 de Fevereiro de 1998: Proíbe a reprodução total ou parcial desse material ou divulgação com fins comerciais ou não, em qualquer meio de comunicação, inclusive na Internet, sem autorização do AlfaCon Concursos Públicos. 4 Funções Arquivísticas De acordo com Santos (2008, P� 178), são sete as funções arquivísticas voltadas para a gestão de documentos: 1) Criação / Produção 2) Avaliação 3) Aquisição 4) Conservação / Preservação 5)Classificação 6) Descrição 7) Difusão / acesso Criação/Produção Contempla os procedimentos relacionados à manutenção do maior rigor possível na produção dos documentos de arquivo, abrangendo definição de normas, conteúdo, modelos, formatos e trâmite� A execução adequada desta função demanda um conhecimento profundo da instituição, seus objetivos e missão, as tecnologias disponíveis e os tipos de documentos adequados ao exercício do negócio da instituição� Avaliação Feita a partir de critérios preestabelecidos, definição dos prazos de guarda e destinação (elimina- ção ou preservação permanente) da documentação arquivística de uma dada instituição� A avaliação demanda conhecimento do funcionamento da instituição, sua estrutura administrativa, sua missão, objetivos e atividades geradoras de documentos� Contempla a participação do arquivista nas ações da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos, na elaboração e na aplicação da tabela de temporalidade, bem como os editais e listas de descarte e eliminação de documentos arquivísticos e a sujeição desses instrumentos à instituição arquivística na esfera de competência� Também abrange a atividade de fiscalização visando evitar a eliminação não autorizada de do- cumentos arquivísticos� No âmbito da destinação orientada pela avaliação, abrange a prática de microfilmagem e de digi- talização de documento� Nesta função se inserem estudos para a definição de critérios de seleção de amostragem para séries documentais elimináveis� Aquisição Contempla a entrada dos documentos nos arquivos corrente, intermediário e permanente; refere-se ao arquivamento corrente e aos procedimentos de transferência e recolhimento do acervo� Cabe ao arqui- vista estabelecer as regras e procedimentos para assegurar que o acervo recebido é completo, confiável e autêntico e, desta forma, lhe conferir o máximo de credibilidade como evidência� Conservação / Preservação Aspectos relacionados à manutenção da integridade física e/ou lógica dos documentos ao longo do tempo, bem como as tecnologias que permitem seu processamento e recuperação; ao arquivista cabe estudar os suportes diversos de registro da informação arquivística e suas fragilidades e definir políticas de preservação para cada um deles� AlfaCon Concursos Públicos Lei do Direito Autoral nº 9.610, de 19 de Fevereiro de 1998: Proíbe a reprodução total ou parcial desse material ou divulgação com fins comerciais ou não, em qualquer meio de comunicação, inclusive na Internet, sem autorização do AlfaCon Concursos Públicos. 5 Nesta função estão inseridos os planos de prevenção de desastres e os planos de contingência para minimizar a interrupção das atividades da instituição em caso de desastres e sinistros e, mais importante, salvar vidas� Classificação Refere-se à criação e à utilização de planos de classificação que reflitam as funções, atividades e ações ou tarefas da instituição acumuladora dos documentos arquivísticos nas fases corrente e inter- mediária e a elaboração de quadros de arranjo da fase permanente� A classificação orienta a organização intelectual do acervo de forma a refletir a estrutura orga- nizacional e decisória da instituição acumuladora e facilitar o acesso aos documentos produzidos� Também abrange fiscalização e controle da utilização correta do plano bem como contato com os setores produtores a fim de identificar possíveis necessidades de revisão deste instrumento� Descrição A descrição é uma ação que perpassa todo o ciclo de vida do documento, devendo ter seus ele- mentos adequados a cada uma das suas fases, à unidade documental a que se refere e às necessidades do usuário� A indexação, componente da descrição, é o processo de estabelecimento de pontos de acesso para facilitar a recuperação dos documentos ou informação� A descrição compreende a criação e utilização de índices e de vocabulários controlados� Difusão / Acesso Esta função não se restringe ao acesso às informações e aos documentos armazenados, mas à difusão das práticas para que isso ocorra adequadamente, por isso, perpassa todas as outras funções: difusão dos manuais de gestão, plano de classificação e tabelas de temporalidade e promoção de trei- namento para o seu uso; difusão da legislação e das normas internas que regulamentam o acesso ao acervo e o respeito a direitos autorais, uso de imagens e ao sigilo; utilização de sistemas informatiza- dos; formas de atendimento; permissão de reprodução ou impressão; elaboração de guias de acervo, inventários e páginas web; planejamento e realização de exposições e concursos de pesquisas etc� Níveis de Aplicação Segundo a UNESCO, a aplicação de um programa de gestão de documentos públicos pode ser desenvolvida em quatro níveis: ˃ Mínimo: Estabelece que o governo deve contar, ao menos, com programas de retenção e elimi- nação de documentos e procedimentos para recolhimento ao arquivo nacional daqueles de valor permanente� ˃ Mínimo ampliado: Complementa o mínimo, com a existência de um ou mais centros de arqui- vamento intermediário� ˃ Intermediário: O nível intermediário compreende os dois primeiros (mínimo e mínimo ampliado), bem como a adoção de programas básicos que consistem, geralmente, em elabora- ção e gestão de formulários, elaboração de sistemas de arquivos corrente, gestão de corres- pondência e documentos vitais etc� ˃ Máximo: O nível máximo inclui todos os níveis já descritos (mínimo, mínimo ampliado e in- termediário), complementados por gestão de diretrizes administrativas, de correspondência e telecomunicações, de máquinas copiadoras, uso de recursos de automação etc� AlfaCon Concursos Públicos Lei do Direito Autoral nº 9.610, de 19 de Fevereiro de 1998: Proíbe a reprodução total ou parcial desse material ou divulgação com fins comerciais ou não, em qualquer meio de comunicação, inclusive na Internet, sem autorização do AlfaCon Concursos Públicos. 6 Exercícios 01. A produção de documentos, no âmbito das instituições públicas ou privadas, não é arbitrária, nem discricional� Ao contrário, é determinada a) pelo quadro de arranjo adotado pelos setores de protocolo e arquivo� b) por normas formuladas pelo Conselho Nacional de Arquivos� c) por tabelas de temporalidade e planos de classificação aprovados pelos órgãos competentes� d) pela legislação arquivística vigente em cada unidade da Federação� e) pelas funções que lhes são atribuídas e pelas normas que as regulam� Com relação à Arquivologia, julgue o item que se segue� 02. Produção, uso, conservação e destinação final são fases da gestão de documentos� Certo ( ) Errado ( ) 03. Segundo Jardim (1987), a gestão documental perpassa por três etapas distintas: primeiramente pela _______________ , que envolve o desenvolvimento e/ou padronização dos documentos da instituição� Posteriormente, pela_______________ e_________________, caracteri- zadas pelo controle do fluxo documental e sua preservação� Por fim a __________________, responsável pelo desenvolvimento do “sistema” de avaliação documental, o qual determina quais documentos possuem valores permanentes� Assinale a alternativa que preenche correta e respectivamente as lacunas� a) Avaliação, classificação, conservação, preservação� b) Produção, classificação, avaliação, preservação� c) Avaliação, utilização, recolhimento, destinação� d) Produção, utilização, conservação, destinação� Julgue o próximo item, relativo ao gerenciamento da informação e à gestão de documentos. 04. Um dos objetivos da gestão de documentos é garantir, por meio da preservação do acervo, que a documentação produzida esteja acessível em longo prazo� Certo ( ) Errado ( ) Com relação à gestão de documentos, julgue o próximo item. 05. As principais atividades da gestão de documentos são realizadas no arquivo permanente� Certo ( ) Errado ( ) 06. Responsável pelo controle do ciclo de vida dos documentos, cujo foco é o domínio das versões destes, abrange todos osestágios de evolução dos documentos� Esse conceito refere-se a: a) Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED)� b) Digital Imaging (Digitalização)� c) Workflow (Fluxo de trabalho)� d) Document Management (Gerenciamento de Documentos)� 07. Com relação aos conceitos de gestão de documentos, é INCORRETO afirmar que a) a gestão de documentos de um órgão ou entidade pública é divida em fases arquivísticas, que, em seu conjunto, compõem o ciclo vital dos documentos� b) as fases arquivísticas da gestão de documentos de um órgão ou entidade pública são a produção, a utilização e a destinação� c) métodos de controle relacionados às atividades de protocolo são procedimentos de gestão de documentos que estão compreendidos na primeira fase da gestão de documentos� d) identificar os documentos destituídos de valor por meio dos processos de avaliação docu- mental é procedimento compreendido na terceira fase da gestão de documentos� AlfaCon Concursos Públicos Lei do Direito Autoral nº 9.610, de 19 de Fevereiro de 1998: Proíbe a reprodução total ou parcial desse material ou divulgação com fins comerciais ou não, em qualquer meio de comunicação, inclusive na Internet, sem autorização do AlfaCon Concursos Públicos. 7 08. O “conjunto de procedimentos e operações técnicas cuja interação permite a eficiência e a eficácia em produção, tramitação, uso, avaliação e destinação de documentos arquivísticos cor- rentes e intermediários de uma organização” denomina-se sistema de: a) arquivamento� b) informação� c) gerenciamento arquivístico de documentos� d) gerenciamento de operações� e) gestão de arquivos� 09. Em relação aos instrumentos de gestão de documentos, a tabela de temporalidade é um instru- mento arquivístico resultante da a) avaliação de documentos� b) produção de documentos� c) utilização de documentos� d) tramitação de documentos� 10. As funções arquivísticas são, comumente, enumeradas em sete� De acordo com essa visão, assinale a alternativa que contém somente funções arquivísticas� a) Criação – Classificação – Preservação� b) Avaliação – Gestão – Difusão� c) Aquisição – Arquivamento – Conservação� d) Produção – Reprografia – Descrição� e) Eliminação – Acesso – Restauração� Gabarito 01 - E 02 - Certo 03 - D 04 - Certo 05 - Errado 06 - D 07 - C 08 - C 09 - A 10 - A Bibliografia [1] PAES, M. L. Arquivo Teoria e Prática, 3. ed., Rio de Janeiro: Fundação Getúlio Vargas, 2004, p. 228. M. L. Paes, Arquivo Teoria e Prática, 3 ed., Rio de Janeiro: Fundação Getúlio Vargas, 2004, p. 228. [2] SCHELLENBERG, T. R. Arquivos Modernos: Princípios e Técnicas, 6. ed., Rio de Janeiro: Fundação Getúlio Vargas, 2006, p. 388. T. R. Schellenberg, Arquivos Modernos: Princípios e Técnicas, 6 ed., Rio de Janeiro: Fundação Getúlio Vargas, 2006, p. 388. [3] BELLOTTO, H. L. Arquivos Perma- nentes: tratamento documental, 4. ed., Rio de Janeiro: Fundação Getúlio Vargas, 2006, p. 320. H. L. Bellotto, Arquivos Permanen- tes: tratamento documental, 4 ed., Rio de Janeiro: Fundação Getúlio Vargas, 2006, p. 320. [4] Arquivo Nacional. Dicionário bra- sileiro de terminologia arquivísti- ca. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2005, p. 232. Arquivo Nacional, Dicionário brasilei- ro de terminologia arquivística, Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2005, p. 232. Gestão de Documentos/Gestão Documental Para que uma política de gestão de documentos? O que é a gestão de documentos? Objetivos Fases Atividades Desenvolvidas Funções Arquivísticas Criação/Produção Avaliação Aquisição Conservação / Preservação Classificação Descrição Difusão / Acesso Níveis de Aplicação
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