Apostila Access 2016 - Modulo I

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COD.: TE 1769_0_WEB
Access 2016 - Módulo I
Access 2016 -
Módulo I
Créditos
Access 2016 - Módulo I
Coordenação Geral
Marcia M. Rosa
Coordenação Editorial
Henrique Thomaz Bruscagin
Autoria
Luciana Silva Souza
Este material constitui uma nova obra e é uma derivação da seguinte obra original, 
produzida por TechnoEdition Editora Ltda., em Dez/2013: Access – Módulo I
Autoria: Luciana Silva Souza
Revisão Ortográfica e Gramatical
Cristiana Hoffmann Pavan
Diagramação
Carla Cristina de Souza
Edição nº 1 | 1769_0_WEB
fevereiro/ 2016
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internacionais.”
Sumário
Informações sobre o treinamento ....................................................................................... 11
Capítulo 1 - Introdução ao Access ...................................................................................... 13
1.1. Introdução .......................................................................................14
1.2. Conceitos básicos ............................................................................14
1.2.1. Bancos de dados ..............................................................................14 
1.2.2. Objetos de um banco de dados ........................................................17
1.2.2.1. Tabelas ............................................................................................17 
1.2.2.2. Registros..........................................................................................18 
1.2.2.3. Campos ...........................................................................................18 
1.2.2.4. Formulários ......................................................................................19 
1.2.2.5. Relatórios ........................................................................................19 
1.2.2.6. Consultas .........................................................................................20 
1.2.2.7. Macros .............................................................................................21 
1.2.2.8. Módulos ...........................................................................................21
1.2.3. Relacionamentos ..............................................................................22
1.3. Requisitos básicos de sistema e hardware ........................................22 
1.4. Iniciando o Access ...........................................................................24
1.4.1. Criando um banco de dados .............................................................26
1.4.1.1. Criando um banco de dados da Web ................................................28 
1.4.1.2. Criando um banco de dados a partir de um modelo .........................28 
1.4.1.3. Criando um banco de dados a partir de um modelo do Office.com ...29
1.4.2. Abrindo um banco de dados ............................................................31
1.5. Interface ..........................................................................................34
1.5.1. Faixa de Opções ...............................................................................35
1.5.1.1. Guias de comandos ..........................................................................35 
1.5.1.2. Guias de comandos contextuais .......................................................37 
1.5.1.3. Barra de Ferramentas de Acesso Rápido ...........................................38 
1.5.1.4. Galerias ............................................................................................40 
1.5.1.5. Botão de Ajuda .................................................................................40 
1.5.1.6. Novidade do Access 2016 – Barra Diga-me o que você deseja fazer ......41
1.5.2. Guia Arquivo ....................................................................................41 
1.5.3. Painel de Navegação.........................................................................44 
1.5.4. Documentos com guias ....................................................................46 
1.5.5. Barra de Título .................................................................................47 
1.5.6. Barra de Status .................................................................................47
Pontos principais ................................................................................................49 
Teste seus conhecimentos .................................................................................................... 51
Capítulo 2 - Trabalhando com tabelas ............................................................................. 55
2.1. Introdução .......................................................................................56 
2.2. Criação de tabelas ............................................................................56
2.2.1. Criando uma tabela no modo Folha de Dados ..................................57
2.3. Inserindo campos em uma tabela .....................................................59
2.3.1. Nome do campo ...............................................................................61
2.4. Tipos de dados ................................................................................61
2.4.1. Como utilizar o tipo de dado Assistente de pesquisa ........................64
2.4.1.1. Dados obtidos por meio de uma consulta ou tabela .........................65 
2.4.1.2. Dados obtidos por meio de digitação ...............................................69
6
Access 2016 - Módulo I Sumário
2.4.2. Descrição .........................................................................................71 
2.4.3. Propriedades dos campos ................................................................72
2.4.3.1. Propriedade Tamanho do campo ......................................................72 
2.4.3.2. Propriedade Formato ........................................................................73 
2.4.3.3. Propriedade Alinhamento do texto ...................................................74 
2.4.3.4. Propriedade Acrescentar Somente ....................................................75 
2.4.3.5. Propriedade Mostrar Selecionador de Data .......................................76 
2.4.3.6. Propriedade Máscara de Entrada.......................................................76 
2.4.3.7. Propriedade Legenda........................................................................80 
2.4.3.8. Propriedade Valor padrão .................................................................80 
2.4.3.9. Propriedade Regra de validação ........................................................80 
2.4.3.10. Propriedade Texto de validação ........................................................80 
2.4.3.11. Propriedade Requerido .....................................................................81 
2.4.3.12. Propriedade Permitir comprimento zero ...........................................81 
2.4.3.13. Propriedade Indexado ......................................................................81 
2.4.3.14. Propriedade Exibir controle ..............................................................82
2.5. Registros..........................................................................................822.5.1. Visualizando dados da tabela ...........................................................82 
2.5.2. Inserindo registros ...........................................................................83 
2.5.3. Alterando registros ..........................................................................83 
2.5.4. Excluindo registros ..........................................................................84 
2.5.5. Barra de navegação ..........................................................................84 
2.5.6. Classificando registros .....................................................................85 
2.5.7. Localizando registros .......................................................................86 
2.5.8. Aplicando filtros...............................................................................87
Pontos principais ................................................................................................91 
Teste seus conhecimentos .................................................................................................... 93
Mãos à obra! ................................................................................................................................. 97
Capítulo 3 - Relacionamentos ............................................................................................... 105
3.1. Introdução .......................................................................................106 
3.2. Chave primária .................................................................................107 
3.3. Chave estrangeira ............................................................................111 
3.4. Tipos de relacionamento ..................................................................112
3.4.1. Relacionamento de um para um .......................................................112 
3.4.2. Relacionamento de um para muitos .................................................113 
3.4.3. Relacionamento de muitos para muitos ............................................114
3.5. Definição de relacionamentos ..........................................................115 
3.6. Integridade referencial .....................................................................120 
3.7. Tipos de junção ...............................................................................121 
3.8. Impressão dos relacionamentos .......................................................122 
Pontos principais ................................................................................................124 
Teste seus conhecimentos .................................................................................................... 127
Mãos à obra! ................................................................................................................................. 131
Capítulo 4 - Consultas de seleção ...................................................................................... 135
4.1. Introdução .......................................................................................136 
4.2. Criando uma consulta ......................................................................136 
4.3. Criando consulta no Modo Design ....................................................140
4.3.1. Incluindo campos .............................................................................142 
7
Access 2016 - Módulo I Sumário
4.3.2. Excluindo campos ............................................................................143 
4.3.3. Movimentando campos ....................................................................144 
4.3.4. Ocultando campos ...........................................................................144 
4.3.5. Classificando um ou mais campos ....................................................145 
4.3.6. Exibindo dados da consulta .............................................................145 
4.3.7. Salvando a consulta .........................................................................146
4.4. Trabalhando com consultas no Modo Design ...................................146 
4.5. Critérios em consultas .....................................................................147 
4.6. Expressões em consultas .................................................................148
4.6.1. Operadores matemáticos .................................................................149 
4.6.2. Operadores de concatenação ...........................................................149 
4.6.3. Operadores de comparação ..............................................................150 
4.6.4. Operadores lógicos ..........................................................................150 
4.6.5. Criando expressões .........................................................................150
4.6.5.1. Caracteres Curinga ...........................................................................151 
4.6.5.2. Exemplos de expressões ..................................................................151
4.6.6. Consultas com Agrupamento ...........................................................154 
4.6.7. Construtor de expressões ................................................................155
4.6.7.1. Utilizando o Construtor de expressões .............................................159
4.6.8. Utilizando funções em consultas ......................................................161
4.6.8.1. Funções de Data ..............................................................................162 
4.6.8.2. Função de Fluxo de Programa ..........................................................162 
4.6.8.3. Funções de Texto .............................................................................162
4.6.9. Consultas de parâmetros .................................................................163
4.6.9.1. Criando uma consulta de parâmetros ...............................................163
Pontos principais ................................................................................................165 
Teste seus conhecimentos .................................................................................................... 167
Mãos à obra! ................................................................................................................................. 171
Capítulo 5 - Consultas de ação ............................................................................................ 175
5.1. Introdução .......................................................................................176 
5.2. Consultas de atualização ..................................................................176 
5.3. Consultas de criação de tabela .........................................................183 
5.4. Consultas de acréscimo ...................................................................186 
5.5. Consultas de exclusão .....................................................................189 
Pontos principais ................................................................................................193 
Teste seus conhecimentos .................................................................................................... 195
Mãos à obra! ................................................................................................................................. 199
Capítulo 6 - Consultas especiais ......................................................................................... 203
6.1. Introdução .......................................................................................204 
6.2. Consulta de referência cruzada ........................................................204 
6.3. Consulta para localização de duplicatas ...........................................212 
6.4. Consulta para localização de registros não coincidentes ..................217 
Pontos principais ................................................................................................221Teste seus conhecimentos .................................................................................................... 223
8
Access 2016 - Módulo I Sumário
Capítulo 7 - Importação, vinculação e exportação ...................................................... 227
7.1. Introdução .......................................................................................228 
7.2. Formato dos dados ..........................................................................228 
7.3. Vinculação e importação de dados ...................................................229 
7.4. Gerenciando tabelas vinculadas........................................................238 
7.5. Exportando dados ............................................................................240 
7.6. Trocando informações entre aplicativos do Office ............................245
7.6.1. Importação de dados do Access .......................................................246 
7.6.2. Mesclando dados do Microsoft Word ................................................249 
7.6.3. Exportando dados para o Excel ........................................................260 
7.6.4. Importação de dados do Excel ..........................................................264
Pontos principais ................................................................................................270 
Teste seus conhecimentos .................................................................................................... 271
Mãos à obra! ................................................................................................................................. 275
Capítulo 8 - Formulários .......................................................................................................... 277
8.1. Introdução .......................................................................................278 
8.2. Criando formulários com o assistente ..............................................278 
8.3. Modos de exibição ...........................................................................281
8.3.1. Modo Formulário ..............................................................................282 
8.3.2. Modo de Exibição de Layout .............................................................283 
8.3.3. Modo Design ....................................................................................284
8.4. Seções .............................................................................................285 
8.5. Utilizando temas no formulário ........................................................287 
8.6. Controles .........................................................................................288
8.6.1. Manipulando controles .....................................................................290
8.6.1.1. Criando um controle ........................................................................290 
8.6.1.2. Excluindo um controle .....................................................................291 
8.6.1.3. Selecionando um único controle .......................................................291 
8.6.1.4. Selecionando múltiplos controles .....................................................291 
8.6.1.5. Redimensionando controles .............................................................292 
8.6.1.6. Alinhando controles .........................................................................293 
8.6.1.7. Movimentando controles ..................................................................293 
8.6.1.8. Modificando a aparência do controle ................................................294 
8.6.1.9. Agrupando controles ........................................................................299 
8.6.1.10. Desagrupando controles ..................................................................300 
8.6.1.11. Alterando a ordem de tabulação dos controles .................................301
8.6.2. Rótulos ............................................................................................302 
8.6.3. Caixas de texto ................................................................................302 
8.6.4. Grupo de Opções .............................................................................305 
8.6.5. Caixas de combinação .....................................................................308
8.6.5.1. Criando uma caixa de combinação através do assistente ..................309
8.6.6. Botões de comando ..........................................................................312
8.6.6.1. Criando um botão de comando através do assistente .......................312
8.6.7. Guias ..............................................................................................315
8.6.7.1. Adicionando guias ...........................................................................316 
8.6.7.2. Alterando as legendas exibidas nas guias ........................................317 
8.6.7.3. Inserindo controles na página de guia ..............................................317 
8.6.7.4. Movendo controles existentes para uma página de guia ...................318 
8.6.7.5. Arrastando campos do painel de tarefas Lista de Campos
 para uma página da guia ..................................................................318
9
Access 2016 - Módulo I Sumário
8.6.7.6. Reordenando as páginas da guia ......................................................319 
8.6.7.7. Renomeando uma página da guia ....................................................319 
8.6.7.8. Excluindo uma página da guia ..........................................................319
8.6.8. Inserindo imagens e objetos ............................................................320 
8.6.9. Inserindo figura no Modo Design do formulário ...............................321 
8.6.10. Inserindo figura com características de marca d’água em
 formulários ......................................................................................323
8.7. Criando formulários com subformulários .........................................324 
8.8. Folha de Propriedades ......................................................................329
8.8.1. Propriedades do formulário ..............................................................330 
8.8.2. Propriedades dos controles Caixa de Texto, Caixa de
 Combinação e Caixa de Listagem .....................................................332
Pontos principais ................................................................................................333 
Teste seus conhecimentos .................................................................................................... 335
Mãos à obra! ................................................................................................................................. 339
Capítulo 9 - Relatórios .............................................................................................................. 341
9.1. Introdução ......................................................................................342 
9.2. Seções do relatório ..........................................................................342 
9.3. Criando relatórios ............................................................................344
9.3.1. Criando relatório por meio do Assistente de Relatório
 (sem níveis de grupo) .......................................................................344
9.3.2. Criando relatório por meio do Assistente de Relatório
 (com níveis de grupo).......................................................................347
9.3.2.1. Complementando definições de agrupamento ..................................352
9.4. Personalizando relatórios .................................................................352 
9.5. Campos calculados em relatórios .....................................................353 
9.6. Relatório de etiquetas de endereçamento .........................................355
9.6.1. Propriedades de relatórios...............................................................359
Pontos principais ................................................................................................360 
Teste seus conhecimentos .................................................................................................... 361
Mãos à obra! ................................................................................................................................. 365
Capítulo 10 - Eventos e macros ........................................................................................... 367
10.1. O que são eventos ...........................................................................368
10.1.1. Lista dos eventos mais utilizados .....................................................368
10.2. O que são macros ............................................................................369
10.2.1. Criando macros ................................................................................370 
10.2.2. Criando macros a partir de um formulário ou relatório .....................375 
10.2.3. Associando macros a um evento de formulário ou relatório .............379 
10.2.4. Executando macros ..........................................................................380 
10.2.5. Executando macros passo a passo ...................................................381
10.3. Macros com submacros ....................................................................382
10.3.1. Criando macro com submacros ........................................................382
10.4. Macros com condição .......................................................................388
10.4.1. Criando macros condicionais ...........................................................388
10.5. Macros AutoExec ..............................................................................394 
10.6. Ações de macro comuns ..................................................................396
10.6.1. AbrirConsulta ...................................................................................397 
10.6.2. AbrirFormulário ...............................................................................398 
10.6.3. AbrirRelatório ..................................................................................400 
10
Access 2016 - Módulo I Informações sobre este treinamento
10.6.4. AplicarFiltro .....................................................................................402 
10.6.5. MostrarTodosRegistros ....................................................................403 
10.6.6. CaixadeMensagem ...........................................................................403 
10.6.7. CancelarEvento ................................................................................404 
10.6.8. MaximizarJanela ...............................................................................404 
10.6.9. MinimizarJanela ...............................................................................405
10.7. Lista completa de macros .................................................................405 
Pontos principais ................................................................................................413 
Teste seus conhecimentos .................................................................................................... 415
Mãos à obra! ................................................................................................................................. 419
Capítulo 11 - Inicialização do sistema ............................................................................ 423
11.1. Introdução .......................................................................................424 
11.2. Definindo as opções de inicialização ................................................424
11.2.1. Seção Opções do Aplicativo ..............................................................425 
11.2.2. Seção Navegação ..............................................................................428 
11.2.3. Seção Opções da Barra de Ferramentas e Faixa de Opções ...............429 
11.2.4. Seção Opções de AutoCorreção de Nomes........................................430 
11.2.5. Seção Opções de filtrar pesquisa para o banco de dados atual .........430 
11.2.6. Opções de Armazenando em Cache o Serviço Web e as tabelas
 do SharePoint ...................................................................................432
Pontos principais ................................................................................................433
Teste seus conhecimentos .................................................................................................... 435
Mãos à obra! ................................................................................................................................. 439
11
Access 2016 - Módulo I Informações sobre este treinamento
Para o melhor aproveitamento do curso Access 2016 – 
Módulo I, é imprescindível ter participado do curso de 
Ambiente Windows, ou possuir conhecimentos equivalentes.
1
 9 Conceitos básicos;
 9 Requisitos básicos de sistema e hardware;
 9 Iniciando o Access;
 9 Interface.
Introdução ao 
Access
14
Access 2016 - Módulo I
1.1. Introdução
Atualmente, o controle de informações importantes torna-se cada vez mais 
crucial. O Access 2016 pode suprir essa necessidade de monitoramento de 
informações, pois é uma ferramenta que permite construir, aplicar e distribuir 
bancos de dados.
Os dados do Access podem ser mantidos em um computador ou publicados 
para a Web. A finalidade da publicação é permitir que outros usuários utilizem, 
por meio de um browser da Web, o banco de dados de um computador. É 
importante frisar, também, que, com respeito à compatibilidade, a versão 2016 
do Access somente poderá ler arquivos e objetos a partir das versões 2000, 
2007, 2010 e 2013. Em todas as versões anteriores a estas, os arquivos devem 
ser abertos e convertidos a partir da versão 2000, porque as versões 2013 
e 2016 não conseguem abrir e nem vincular objetos da versão 97 e versões 
anteriores à ela.
Neste capítulo, trataremos de conceitos, recursos e tarefas básicas do Access 
2016.
1.2. Conceitos básicos
Antes de começarmos a trabalhar com os recursos do Access 2016, é importante 
conhecermos alguns conceitos que são a base para uma boa compreensão e 
utilização desse programa.
1.2.1. Bancos de dados
Bancos de dados são conjuntos de informações sobre um determinado assunto, 
armazenados de forma organizada e acessível aos usuários. As informações 
armazenadas em um banco de dados podem ser consultadas, comparadas, 
impressas ou alteradas. 
15
Introdução ao Access 1
Os bancos de dados oferecem uma otimização na manutenção de informações, 
uma vez que é possível atualizar um dado em um único local, mesmo que ele 
seja utilizado por vários arquivos diferentes. Além disso, podemos adicionar 
aos bancos de dados recursos que facilitam a manutenção e organização das 
informações armazenadas.
Os bancos de dados podem armazenar informações de naturezas diversas. 
Alguns exemplos simples são um cadastro de produtos vendidos por uma 
empresa e uma lista de clientes.
1.2.1.1. Planejando um banco de dados
Ao criar um banco de dados, é fundamental que haja um planejamento voltado 
para o objetivo e utilização do banco de dados, ou seja, é necessário considerar 
que tipos de informações serão extraídos e como serão extraídos, para que 
o armazenamento seja feito de forma adequada. Além disso, o planejamento 
pode resultar em uma economia de trabalho e, consequentemente, de tempo. 
Os passos a seguir podem guiar esse trabalho de análise:
1. Defina a finalidade, a forma de utilização e as questões que devem ser 
respondidas pelo banco de dados;
2. Crie um esboço da estrutura do banco de dados, isto é, das tabelas que 
serão criadas para armazenar os dados. É importante que o armazenamento 
seja organizado de forma eficiente, paraque o banco de dados não cresça de 
maneira descontrolada e para que não existam informações redundantes ou 
duplicadas;
3. Esboce os formulários nos quais as informações serão inseridas pelos usuários 
e os relatórios que serão produzidos a partir dos dados armazenados;
4. Considere que o banco de dados deve ter uma manutenção rápida e de fácil 
acesso, além de possibilitar futuras alterações na estrutura.
16
Access 2016 - Módulo I
Agora que temos uma ideia dos pontos que devem ser observados no 
planejamento, precisamos considerar as etapas de construção de um banco de 
dados, tão importantes quanto o planejamento para obtermos um resultado 
satisfatório.
Nas etapas de construção, também é importante determinarmos a finalidade 
do banco de dados. Isso ajudará em todas as etapas posteriores, a começar 
pela organização das informações que desejamos gravar no banco de dados. 
Tais informações podem ser de vários tipos, como um nome de produto, por 
exemplo.
Em seguida, devemos dividir as informações em tabelas a fim de criar uma 
certa hierarquia. É importante que os itens de uma determinada informação 
sejam agrupados por afinidade. Cada um desses grupos se tornará uma tabela 
posteriormente. Cada item da informação se transforma em um campo, que 
é exibido como uma coluna na tabela, ou seja, um campo é o mesmo que 
uma coluna. Portanto, é importante definirmos quais informações desejamos 
armazenar em cada tabela; elas serão convertidas em colunas.
O próximo ponto importante é determinar a chave primária de cada tabela. Essa 
chave nada mais é do que uma coluna utilizada para identificar cada registro. 
Em seguida, precisamos estabelecer os relacionamentos que existirão entre 
dados de uma tabela e os das outras tabelas. Para tornar os relacionamentos 
mais claros, podemos acrescentar campos às tabelas ou, ainda, criar novas 
tabelas.
Não podemos nos esquecer de analisar a construção sendo feita a fim de 
refiná-la, visando evitar possíveis erros. Um método prático é criar as tabelas e 
acrescentar alguns registros de dados de amostra, apenas para verificar se os 
resultados desejados serão atingidos. Então, conforme necessário, podemos 
fazer ajustes na construção.
Por fim, para verificar se as tabelas estão estruturadas da maneira correta, 
devemos aplicar as regras de normalização de dados (explicadas no próximo 
subtópico deste capítulo). Se houver necessidade, basta realizarmos ajustes 
nas tabelas.
17
Introdução ao Access 1
1.2.2. Objetos de um banco de dados
Um banco de dados comum do Access é composto por alguns objetos, que 
consistem nos seus elementos de construção. Eles serão tratados detalhadamente 
em capítulos posteriores e são apresentados a seguir:
1.2.2.1. Tabelas
Dos objetos que podem compor um banco de dados do Access, a tabela é o 
mais importante, pois é ela que armazena as informações. O desempenho e a 
funcionalidade do banco de dados dependem das definições da tabela.
As tabelas são compostas por linhas, consideradas como registros, e colunas, 
consideradas como campos. Cada campo contém um tipo de dado, ou seja, no 
momento da criação da tabela, é importante informar o que cada coluna poderá 
armazenar, de forma que teremos uma validação de dados. A seguinte imagem 
ilustra uma tabela e destaca essa estrutura:
Cada linha é 
denominada registro
Cada coluna é 
denominada campo
Ao planejarmos uma tabela, é recomendável analisarmos as necessidades dos 
formulários, das consultas e dos relatórios do banco de dados e lembrarmos 
que a tabela deve armazenar apenas informações sobre o mesmo assunto.
18
Access 2016 - Módulo I
Outro ponto importante é evitar a duplicação de dados na mesma tabela ou em 
tabelas diferentes. Isso contribui para uma melhor flexibilidade de um banco 
de dados. Essa duplicação pode ser evitada ao armazenarmos informações em 
uma única tabela de bancos de dados relacionais.
Conhecemos como normalização esse processo de organização que visa evitar 
dados duplicados.
Bancos de dados relacionais são bancos de dados que possuem 
tabelas relacionadas entre si com o objetivo principal de eliminar 
o cadastro de registros duplicados.
1.2.2.2. Registros
Os registros correspondem às linhas da tabela, em que cada linha é um registro 
diferente. Para exemplificar, em um cadastro de empresas fornecedoras, cada 
linha da tabela contém um registro com informações sobre uma empresa, como 
seu nome, seu endereço, o produto que fornece etc.
1.2.2.3. Campos
Os campos correspondem às colunas da tabela, em que cada coluna é um 
campo diferente, uma informação específica dentro de um registro. Utilizando 
o mesmo exemplo de um cadastro de empresas fornecedoras, cada coluna da 
tabela conterá um tipo de informação sobre as empresas.
A criação dos campos de uma tabela também exige um planejamento, para 
o qual podemos fazer duas considerações importantes. A primeira é que os 
campos não devem armazenar dados calculados, mas devem conter informações 
que possam ser utilizadas em cálculos futuros. A segunda consideração é que, 
para facilitar a inserção e extração dos dados, recomenda-se dividir campos 
em partes menores, como um campo Endereço, por exemplo, que pode ser 
dividido em Rua, Número e Complemento.
19
Introdução ao Access 1
1.2.2.4. Formulários
É por meio dos formulários que conseguimos criar uma interface de usuário 
na qual podemos inserir os dados e editá-los. Diversas tarefas podem ser 
executadas através dos botões de comando e de outros controles que os 
formulários costumam possuir.
Utilizar formulários para a visualização, inserção e edição de dados nas tabelas é 
uma preferência de grande parte dos usuários de bancos de dados. Naturalmente, 
um banco de dados pode ser criado sem a utilização dos formulários, bastando, 
simplesmente, editar os dados nas folhas de dados da tabela.
Os botões de comando de uma interface criada por meio de um formulário 
podem ser programados para realizar, entre diversas outras tarefas, as seguintes 
ações:
 • Definir quais dados serão exibidos no formulário;
 • Abrir outros formulários ou relatórios.
Por meio dos formulários, temos um certo tipo de controle sobre as ações que 
outros usuários podem realizar com os dados. Isso contribui para a proteção 
dos dados e garantia de que eles sejam inseridos adequadamente. É possível, 
por exemplo, criar um formulário que exiba apenas alguns campos e permita 
que determinadas ações sejam executadas.
1.2.2.5. Relatórios
A utilização dos relatórios tem a finalidade de exibir informações de forma 
resumida e facilitada nas tabelas. Dados como o valor que um estabelecimento 
recebe de cada cliente por ano e a localização dos clientes, por exemplo, são 
demonstrados por meio dos relatórios.
Podemos executar um relatório quando quisermos. Os dados atuais de um banco 
de dados serão demonstrados no relatório, que pode ser exportado para outro 
programa, enviado por e-mail ou simplesmente exibido na tela. Geralmente, o 
relatório surge no formato de impressão.
20
Access 2016 - Módulo I
1.2.2.6. Consultas
As consultas são úteis porque permitem recuperar dados específicos espalhados 
pelas tabelas e exibi-los em uma única folha de dados. Essa busca é a função 
mais comum das consultas. Elas permitem realizar outras ações também, como 
a filtragem de dados para obter somente os registros desejados (em vez de 
todos) e a edição de dados nas tabelas base. Esta última ação é possível por 
meio da folha de dados da consulta. As consultas que permitem fazer essa 
edição em sua folha de dados são conhecidas como consultas atualizáveis; suas 
alterações serão refletidas não só na folha de dados, mas também na tabela.
Existem dois tipos de consulta: consultas de seleção e consultas de ação. O 
primeiro tipo é o que recupera os dados e os disponibiliza para utilização. O 
resultado da consulta realizada pode ser simplesmente exibido na tela, impresso 
ou colocado na área de transferência (copiado). Como fonte de registros para 
um formulário ou relatório,podemos utilizar a saída da consulta.
Já as consultas de ação executam, com os dados, uma determinada tarefa. Veja 
para quais finalidades esse tipo de consulta pode ser utilizado:
 • Criar novas tabelas;
 • Adicionar dados a tabelas existentes;
 • Atualizar dados;
 • Excluir dados.
21
Introdução ao Access 1
1.2.2.7. Macros
Macros são sequências de operações predefinidas pelo Access e que são 
montadas pelo usuário de acordo com a finalidade pretendida. As macros 
substituem a programação em tarefas costumeiras e relativamente simples.
Podemos anexar uma macro a um botão de comando em um formulário, 
permitindo, assim, que ela seja executada por um simples clique nesse botão. 
Logo, as macros servem como atalho para realizar tarefas no banco de dados 
porque as automatizam, eliminando a necessidade de executar a maioria delas 
manualmente.
1.2.2.8. Módulos
Um módulo é o componente do Access no qual é escrita e armazenada uma 
programação em linguagem VBA (Visual Basic for Applications) para efetuar uma 
automação no uso do banco de dados. Essas programações podem ser utilizadas 
quando as macros não suficientes para realizar a automação pretendida.
Como outras linguagens, o VBA do Access também é constituído por palavras, 
símbolos, regras de escrita e conceitos. A programação fica armazenada no 
banco de dados, em módulos, e pode ser modificada ou excluída a qualquer 
momento. 
Há dois tipos de módulo: módulos de classe e módulos padrão. A programação 
armazenada em módulos de classe é utilizada apenas em um determinado 
formulário ou relatório, enquanto a programação armazenada em módulos 
padrão pode ser estendida a qualquer formulário ou relatório. Os dois tipos de 
armazenamento podem ser visualizados no painel de programação do Access.
22
Access 2016 - Módulo I
1.2.3. Relacionamentos
Os relacionamentos, feitos a partir de campos comuns a duas ou mais tabelas, 
permitem que consultas, formulários e relatórios apresentem informações que 
estejam armazenadas em tabelas diferentes.
O exemplo a seguir, obtido no banco de dados Northwind, que integra o 
Access, foi alterado e recebeu o nome de Banco_SistemaDePedidos, ilustrando 
algumas tabelas e relacionamentos entre elas:
1.3. Requisitos básicos de sistema e hardware
Vamos conferir, adiante, os requisitos de sistema e de hardware do Access 
2016:
 • Processador de x86 bits ou x64 bits de 1 GHz ou mais rápido, com conjunto 
de instruções SSE2;
 • Memória RAM de 2 GB;
 • 3 GB de espaço disponível em disco;
23
Introdução ao Access 1
 • Resolução de tela de 1.280 x 800;
 • A aceleração de hardware gráfico requer uma placa gráfica DirectX 10;
 • Windows 10, Windows 8.1, Windows 8, Windows 7 Service Pack 1, Windows 
10 Server, Windows Server 2012 R2, Windows Server 2012 ou Windows 
Server 2008 R2, mas para obter uma melhor experiência, use a versão mais 
recente de qualquer sistema operacional; 
 • A versão atual ou imediatamente anterior dos seguintes navegadores: 
Internet Explorer, Safari, Chrome, Firefox ou Microsoft Edge; 
 • .NET 3.5. Alguns recursos podem exigir que o .NET 4.0 ou 4.5 CLR também 
sejam instalados.
Algumas funcionalidades avançadas podem requerer a conectividade com as 
seguintes aplicações:
 • Microsoft Exchange Server 2016, Exchange Server 2013, Exchange Server 
2010 ou Exchange Online. O Outlook 2016 não dá suporte a conexões com 
o Exchange Server 2007; 
 • Microsoft SharePoint Server 2013, SharePoint Server 2010 ou SharePoint 
Online e/ou Microsoft SharePoint Foundation 2013 ou SharePoint Foundation 
2010;
 • Para integração com o Skype for Business/Microsoft Lync (opcional), é 
necessário Skype for Business Online, Lync 2013, Lync 2010 e Office 
Communicator 2007 R2. O Office Communicator 2005 e o Office 
Communicator 2007 não têm suporte; 
 • OneDrive ou OneDrive for Business.
24
Access 2016 - Módulo I
1.4. Iniciando o Access
O Access 2016 pode ser iniciado a partir de um clique no botão Iniciar, na barra 
de tarefas do Windows, opção Todos os Programas / Microsoft Office 2016 / 
Microsoft Access 2016.
Assim que o Access 2016 for iniciado, será exibida a visualização Backstage. 
É por meio dela que podemos obter informações acerca do respectivo banco 
de dados, abrir um banco existente e criar um novo. Além disso, conteúdos de 
destaque do Office.com poderão ser conferidos.
Diversos outros comandos estão agregados na visualização Backstage. 
Comandos que permitem ajustar, manter ou compartilhar os bancos de dados 
estão presentes nessa visualização. De um modo geral, tais comandos não se 
aplicam a objetos que estejam no interior de um banco dados, mas sim a bancos 
de dados inteiros.
A visualização Backstage, que é exibida quando iniciamos o Access 2016, está 
ilustrada a seguir:
25
Introdução ao Access 1
Logo em seguida, será exibida a seguinte janela:
Basta clicar na guia Arquivo / Novo para ter acesso à visualização 
Backstage a qualquer momento.
Nesta janela, encontramos diversas opções para abrir um banco de dados, tais 
como:
 • Campo de pesquisa Procurar modelos online;
 • Pesquisas sugeridas: Contatos, Negócios, Funcionários, Vendas, Ativos 
e Projetos;
 • Aplicativo Web personalizado;
 • Banco de dados do desktop em branco;
 • Acompanhamento de Ativos.
Além disso, há uma série de modelos do Office.com que podem ser selecionados.
26
Access 2016 - Módulo I
1.4.1. Criando um banco de dados
É a partir da visualização Backstage que podemos criar um banco de dados. 
Para essa criação, devemos realizar o seguinte procedimento:
1. Clique em Banco de dados do desktop em branco, que está sob Modelos 
Disponíveis, conforme mostra a imagem a seguir:
27
Introdução ao Access 1
Logo em seguida, será apresentada a seguinte janela:
Os elementos desse painel estão descritos adiante:
 • Nome do Arquivo: É a caixa que permite definir o nome do banco de dados 
a ser criado;
 • Botão Procurar um local: É o botão à direita da caixa Nome do Arquivo. 
Define o local em que o banco de dados será salvo;
 • Botão Criar: Cria o banco de dados utilizando as informações fornecidas 
no painel.
2. Digite, na caixa Nome do Arquivo, o nome desejado para o banco de dados 
a ser criado ou utilize o nome fornecido e clique em Criar.
Será criado, então, um novo banco de dados. Uma nova tabela, de nome padrão 
Tabela1, será aberta no modo Folha de Dados. A tabela é o ponto inicial do 
processo de criação de um banco de dados.
28
Access 2016 - Módulo I
1.4.1.1. Criando um banco de dados da Web
Também é possível, por meio da visualização Backstage, criar um banco de 
dados da Web. Para isso, devemos adotar os seguintes passos:
1. Clique em Banco de dados da Web em branco, que está sob Modelos 
Disponíveis, para que seja exibido o painel Banco de dados da Web em branco 
à direita;
2. Digite, na caixa Nome do Arquivo, o nome desejado para o banco de dados 
a ser criado ou utilize o nome fornecido e clique em Criar.
Feito isso, será criado um novo banco de dados. Uma nova tabela será aberta 
no modo Folha de Dados, com o mesmo nome padrão Tabela1.
1.4.1.2. Criando um banco de dados a partir de um 
modelo
O Access dispõe de diversos modelos (templates), que nada mais são do que 
completos bancos de dados pré-construídos, contendo tabelas, formulários e 
relatórios feitos de forma profissional. Portanto, ao criarmos um novo banco 
de dados, os modelos podem servir como um ótimo ponto de partida. Uma 
certa quantidade deles acompanha o Access 2016, por padrão. No Office.com, 
encontramos mais modelos disponíveis. É possível fazer o download deles 
diretamente a partir da visualização Backstage. 
Veja a maneira de criar um novo banco de dados a partir de um modelo de 
exemplo:
1. Abra o Access 2016 para que seja exibida a visualização Backstage;
2. Sob Modelos Disponíveis, clique em Modelos de exemplo e navegue pelos 
modelos disponíveis até encontrar o desejado. Clique nele;
3. Digite, na caixa Nome do Arquivo, que está à direita, um nome de arquivo 
desejado ou utilizeo fornecido e clique em Criar.
A partir do modelo escolhido, o novo banco de dados será criado e aberto pelo 
Access.
29
Introdução ao Access 1
1.4.1.3. Criando um banco de dados a partir de um 
modelo do Office.com
Também é possível criar um novo banco de dados a partir de um modelo do 
Office.com. Vamos verificar como isso é feito:
1. Abra o Access 2016 para que seja exibida a visualização Backstage;
2. Clique em uma das categorias que estão sob Modelos do Office.com. Em 
seguida, selecione um dos modelos exibidos pela categoria (devemos observar 
que existem modelos Desktop e modelos Web);
 • Modelo desktop
3. Digite, na caixa Nome do Arquivo, um nome de arquivo desejado ou utilize 
o fornecido e clique em Baixar.
30
Access 2016 - Módulo I
O download do modelo escolhido será feito automaticamente pelo Access, 
que, com base nesse modelo, criará um novo banco de dados, o qual será 
armazenado na pasta de documentos – como a pasta Meus Documentos, por 
exemplo. Em seguida, o banco de dados será aberto pelo Access.
Para fechar um banco de dados, basta selecionar a opção Fechar 
Banco de Dados, no painel esquerdo da visualização Backstage.
 • Modelo Web
Nesse modelo, devemos informar o Local da Web para podermos compartilhar 
o aplicativo que iremos utilizar como modelo no Access 2016.
Toda vez que abrirmos um banco de dados, o nome do arquivo e o local em 
que está salvo serão adicionados à lista exibida na guia Recente, que agrega os 
documentos mais utilizados recentemente. Essa lista torna prática a abertura 
dos bancos de dados com os quais mais trabalhamos atualmente.
31
Introdução ao Access 1
1.4.2. Abrindo um banco de dados
A seguir, listamos alguns modos para abrir um banco de dados no Access 2016:
 • Selecione a opção Abrir, localizada no painel esquerdo da visualização 
Backstage. Ela abrirá uma caixa de diálogo, na qual podemos procurar e 
selecionar o arquivo do banco de dados a ser aberto:
32
Access 2016 - Módulo I
 • Selecione a opção Recentes, que exibe, no painel esquerdo, uma lista dos 
bancos de dados abertos recentemente:
 • Quando existe um banco aberto, clique na guia Arquivo, escolha a opção 
Abrir e, em seguida, clique em Recentes; 
33
Introdução ao Access 1
 • Selecione um banco de dados na lista do OneDrive do seu usuário, localizado 
no painel esquerdo, abaixo da opção Recentes:
 • Selecione um banco de dados na opção Computador, que está abaixo da 
opção OneDrive de usuário, podendo escolher o banco de dados na lista 
da Pasta Atual, Pastas Recentes ou, tendo acesso às unidades de disco do 
desktop, localizada no botão Procurar;
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Access 2016 - Módulo I
 • Selecione um banco de dados na opção Adicionar um local, para ter acesso 
ao Office 365 Share Point ou ter acesso ao OneDrive. Estas ferramentas de 
colaboração facilitam o acesso aos serviços de nuvens da Microsoft:
1.5. Interface
A interface de usuário do Access 2016 possui três elementos principais, descritos 
a seguir, que fornecem o ambiente para a criação e utilização de bancos de 
dados:
 • Faixa de Opções: Trata-se da faixa de guias que fica na parte de cima da 
janela. Cada guia possui diversos grupos de comandos;
 • Visualização Backstage: Reúne os comandos existentes na guia Arquivo;
 • Painel de Navegação: É o painel que permite trabalhar com os objetos 
de bancos de dados, localizado do lado esquerdo na janela do Access. 
Esse painel é o substituto da janela Banco de Dados, presente nas versões 
anteriores (2007 e 2010).
Abordaremos, nos próximos subtópicos, esses três elementos principais e 
alguns outros que também fazem parte da interface do Access 2016.
35
Introdução ao Access 1
1.5.1. Faixa de Opções
A Faixa de Opções, também conhecida como Ribbon, substitui os menus e as 
barras de ferramentas por grupos de comandos organizados em guias. Além das 
guias, que agrupam as principais tarefas do Access, a Faixa de Opções contém 
grupos, que possuem diversos comandos relacionados entre si, e comandos que 
são funcionalidades (um menu, um botão ou uma caixa para inserir informações). 
Vários grupos possuem um menu ou uma janela que apresenta comandos ou 
funcionalidades. Tais menus e janelas podem ser exibidos a partir de um clique 
na seta localizada ao lado do nome do grupo.
A Faixa de Opções fica na parte de cima da janela principal do Access. Cada 
guia da faixa exibe diversos comandos.
É possível ocultar as opções de cada guia para ocasiões em que necessitarmos 
de mais espaço para trabalhar. Somente as opções da guia ficarão ocultas; a 
guia de comando em si permanecerá. Basta aplicar um clique duplo na guia de 
comando ativa para ocultá-la e, para voltar a exibi-la, aplicar outro clique duplo.
1.5.1.1. Guias de comandos
As principais guias de comandos no Access 2016 são: Arquivo, Página Inicial, 
Criar, Dados Externos e Ferramentas de Banco de Dados. Cada guia apresenta 
grupos contendo uma série de comandos relacionados, como podemos conferir 
adiante:
 • Guia Página Inicial: Disponibiliza comandos como opções de modos de 
exibição, comandos para trabalhar com registros, aplicar filtros, entre 
outros:
36
Access 2016 - Módulo I
 • Guia Criar: Disponibiliza comandos para a criação de objetos de bancos de 
dados:
 • Guia Dados Externos: Disponibiliza comandos para trabalhar com dados 
externos:
 • Guia Ferramentas de Banco de Dados: Disponibiliza comandos para criar 
relacionamentos entre tabelas, analisar um banco de dados e mover dados, 
entre outros:
Para selecionar uma guia de comando, é necessário clicar nela. Uma alternativa 
é pressionar a teclar ALT e soltar, fazendo com que teclas apareçam na parte 
de cima, próximas ou exatamente na guia de comando desejada. Basta, então, 
pressionar a tecla correspondente para acessar a guia de comando.
Com a guia de comando aberta, devemos clicar no controle que representa 
o comando desejado para executá-lo. Se, por acaso, soubermos o atalho de 
teclado para aquele comando (pode ser de uma versão anterior do Access), 
podemos utilizar o teclado para fazer uso do atalho e executar o comando.
37
Introdução ao Access 1
1.5.1.2. Guias de comandos contextuais
As guias de comandos contextuais são aquelas que surgem de acordo com o 
contexto do ambiente de trabalho atual do Access 2016.
Tais guias podem surgir próximas às guias padrão, dependendo do que 
estivermos fazendo e do objeto com o qual estivermos trabalhando. Podemos 
conferir algumas guias de comandos contextuais na imagem a seguir:
Essas guias agrupam comandos e recursos necessários para um contexto 
específico de trabalho. Uma guia de comando contextual pode ser ativada a 
partir de um simples clique. Uma alternativa é pressionar a tecla ALT e soltar, 
fazendo com que as teclas de acesso sejam exibidas próximas ou exatamente 
na guia de comando contextual. Basta, então, pressionar a tecla correspondente 
à guia de comando contextual desejada para acessá-la.
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Access 2016 - Módulo I
1.5.1.3. Barra de Ferramentas de Acesso Rápido
No canto superior esquerdo, temos a Barra de Ferramentas de Acesso Rápido, que 
agrupa comandos acessados por um clique. Comandos como Salvar, Desfazer 
e Refazer estão na Barra de Ferramentas de Acesso Rápido, por padrão, como 
podemos conferir na imagem adiante:
Outros comandos que utilizamos frequentemente podem ser acrescentados à 
Barra de Ferramentas de Acesso Rápido.
É possível, também, alterar o local da Barra de Ferramentas de Acesso Rápido 
para que fique sob a Faixa de Opções. Basta clicar na seta drop-down à direita 
e selecionar a última opção, Mostrar Abaixo da Faixa de Opções. A Barra 
de Ferramentas de Acesso Rápido ficará estendida em seu tamanho máximo 
quando estiver nessa posição. Para retorná-la ao local padrão, isto é, no canto 
superior esquerdo da janela, basta clicar novamente na seta drop-down à direita 
e selecionar a última opção, Mostrar Acima da Faixa de Opções.
39
Introdução ao Access 1
A Barra de Ferramentas de Acesso Rápido pode ser personalizada da seguinteforma:
1. Clique na seta drop-down que está à direita da barra e selecione o comando 
desejado para que ele seja adicionado à Barra de Ferramentas de Acesso Rápido: 
2. Nessa seta drop-down, clique em Mais Comandos... para encontrar outros 
comandos que não estejam listados: 
3. Selecione, na caixa de diálogo Opções do Access exibida, os comandos 
desejados e clique em Adicionar. Eles ficarão na lista à direita;
4. Se assim desejado, selecione um comando nessa lista à direita e clique em 
Remover para retirá-lo da lista. Uma alternativa para isso é aplicar um clique 
duplo no comando;
5. Por fim, clique em OK.
40
Access 2016 - Módulo I
1.5.1.4. Galerias
As galerias são um outro tipo de controle que a Faixa de Opções utiliza. Esse 
controle foca na exibição dos resultados desejados, provenientes dos comandos, 
e não simplesmente na exibição dos comandos em si. Em palavras resumidas, o 
objetivo das galerias é permitir a navegação e visualização das capacidades do 
Access 2016 focando nos resultados dos comandos.
A imagem a seguir ilustra uma galeria:
Existem diversos tamanhos e formas diferentes de galerias. Elas podem, por 
exemplo, aparecer como um menu drop-down ou exibir o conteúdo na própria 
Faixa de Opções.
1.5.1.5. Botão de Ajuda
É por meio do Botão de Ajuda que podemos obter auxílio para eventuais dúvidas 
que surgirem. Esse botão – com o ícone em forma de interrogação – localiza-se 
no canto superior direito da janela, antes dos botões Minimizar, Restaurar e 
Fechar, como podemos conferir na imagem adiante:
Existem outras duas maneiras de acionar a ajuda: pressionando F1 ou, na 
visualização Backstage (guia Arquivo), clicando na opção Ajuda. Isso fará com 
que seja exibida uma lista de recursos de ajuda.
41
Introdução ao Access 1
1.5.1.6. Novidade do Access 2016 – Barra Diga-me o que 
você deseja fazer
Esta novidade do Access 2016, que também faz parte da Faixa de Opções de 
outros aplicativos do Office 2016, é uma caixa de texto que possibilita digitar uma 
mensagem, seja uma palavra ou uma frase, relacionada ao assunto desejado. 
Este recurso oferece uma Pesquisa Inteligente não apenas para pesquisar 
dúvidas, mas também para definir o termo que você inseriu.
1.5.2. Guia Arquivo
A guia Arquivo substitui:
 • O Botão Office, presente no Access 2007 e em outras aplicações do pacote 
Office 2007;
 • O menu Arquivo, existente em alguns programas do Office 2016 e versões 
anteriores.
A guia Arquivo agrupa os mesmos comandos básicos presentes no Botão 
Office, da versão 2007. Em alguns programas que compõem o Office 2007, 
bem como no Office 2003 e versões anteriores, esses comandos básicos podem 
ser encontrados no menu Arquivo.
Imediatamente após clicar na guia Arquivo, a visualização Backstage é exibida.
Além dos comandos vindos do menu Arquivo de edições anteriores, a 
visualização Backstage possui outros comandos, que são aplicáveis a todo um 
banco de dados.
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Access 2016 - Módulo I
A visualização Backstage é exibida sempre que abrimos o Access (mas não o 
banco de dados). É quando o acessamos por meio do menu Iniciar, por exemplo.
A imagem a seguir ilustra a visualização Backstage quando estamos com um 
arquivo aberto e selecionamos a guia Arquivo:
É necessário clicar na seta ( ), localizada à esquerda na parte superior do 
Backstage, para retornar à janela que contém a barra com as guias.
43
Introdução ao Access 1
Os comandos da visualização Backstage estão descritos na tabela a seguir:
Comando Descrição
Informações
Apresenta duas opções:
 • Compactar e Reparar;
 • Criptografar com Senha.
Novo Cria um novo banco de dados.
Abrir
Abre um banco de dados de maneiras diferentes:
 • Recentes;
 • SkyDrive;
 • Computador;
 • Adicionar um local.
Salvar Salva o banco de dados aberto atualmente.
Salvar como
 • Salvar Banco de Dados como: Permite salvar o banco 
de dados atual, definindo o nome, o formato e o local 
de armazenamento;
 • Salvar Objeto como: Permite salvar o objeto selecionado 
atualmente, definindo seu nome e tipo.
Fechar Fecha o banco de dados atual.
Conta Fecha o Microsoft Access.
Opções
Exibe um menu que contém opções de configuração do 
Access.
44
Access 2016 - Módulo I
1.5.3. Painel de Navegação
O Painel de Navegação é útil na porque auxilia na organização dos objetos de 
um banco de dados. Tal painel é o principal meio pelo qual podemos abrir um 
objeto de um banco de dados.
A seguinte imagem ilustra o Painel de Navegação:
É por categorias e grupos que o Painel de Navegação se organiza. Um novo 
banco de dados utiliza, por padrão, a categoria Tipo de Objeto, a qual possui 
grupos que correspondem aos diversos tipos de objeto do banco de dados. Tal 
categoria organiza esses objetos de um modo semelhante ao da janela Banco 
de Dados, de versões anteriores do Access.
No Painel de Navegação, é possível escolher entre diversas opções organizacionais 
e também criar um esquema próprio e personalizado de organização. Podemos 
minimizar e até mesmo ocultar o Painel de Navegação, mas não é possível 
encobri-lo abrindo objetos de um banco de dados na sua frente.
Os nomes dos objetos de um banco de dados aparecerão no Painel de Navegação 
sempre que abrirmos ou criarmos um banco de dados. Esses objetos nada mais 
são do que os componentes de um banco de dados: tabelas, relatórios, páginas, 
formulários, módulos e macros.
Em um browser da Web, o Painel de Navegação não estará 
disponível. Para poder utilizá-lo quando quisermos trabalhar 
em um banco de dados da Web, primeiramente, devemos abrir 
o banco de dados por meio do Access.
45
Introdução ao Access 1
As tarefas antes realizadas na janela Banco de Dados são, agora, executadas 
por meio do Painel de Navegação. Se desejarmos adicionar um registro a uma 
tabela no modo Folha de Dados, por exemplo, é a partir do Painel de Navegação 
que essa tabela será aberta.
Para abrir um objeto de banco de dados – como um formulário, um relatório ou 
uma tabela – no Painel de Navegação, basta aplicar um clique duplo no objeto 
ou selecioná-lo e pressionar ENTER, ou, ainda, clicar com o botão direito sobre 
o objeto e selecionar Abrir. 
É possível fazer com que um objeto seja aberto com um único clique. Para isso, 
devemos clicar com o botão direito sobre qualquer local do Painel de Navegação 
e selecionar Opções de Navegação. Na caixa de diálogo exibida, no canto 
inferior direito, selecionar a opção Clique Único na seção Abrir Objetos com.
Aplicar um comando a um objeto de banco de dados é simples: basta clicar 
com o botão direito sobre o objeto e, no menu de contexto exibido, selecionar 
um dos itens. Vale ressaltar que, de acordo com o tipo de objeto, os comandos 
nesse menu de contexto variam. 
Sempre que abrimos um banco de dados, o Painel de Navegação é exibido, por 
padrão. Bancos de dados criados em versões anteriores à versão 2016 também 
terão o Painel de Navegação exibido ao serem abertos. Para ocultá-lo, devemos 
clicar no botão que está em seu canto superior direito ( ) ou pressionar F11.
É possível estabelecer que, por padrão, o Painel de Navegação não seja exibido 
ao abrir o Access 2016. Para isso, devemos fazer o seguinte procedimento:
1. Acesse a guia Arquivo e selecione Opções para fazer com que a caixa de 
diálogo Opções do Access seja exibida;
2. Clique em Banco de Dados Atual no painel à esquerda;
3. Desmarque, na seção Navegação, a caixa de verificação Exibir Painel de 
Navegação;
4. Clique em OK.
46
Access 2016 - Módulo I
1.5.4. Documentos com guias
Os documentos com guias são práticos meios de exibição dos objetos de um 
banco de dados. Em vez de sobrepormos janelas, podemos exibir tais objetos 
em documentos com guias, que podem ser vantajosos para uma utilização 
diária e interativa, em que trabalhamos com mais dinamismo.
A imagem a seguir exibe objetos de banco de dados em documentos com guias:
 
Veja como exibir ou ocultar guias de documento:
1. Acesse a guia Arquivo e selecione Opções para fazer com que a caixa de 
diálogo Opçõesdo Access seja exibida;
2. Clique em Banco de Dados Atual no painel à esquerda;
3. Selecione a opção Documentos com Guias, localizada em Opções de Janela 
de Documento, que está na seção Opções do Aplicativo;
47
Introdução ao Access 1
4. Marque ou desmarque a caixa de verificação Exibir Guias de Documento 
(desmarcar essa caixa fará com que as guias de documento sejam desativadas) 
e clique em OK.
 
É preciso ter em mente que a caixa de verificação Exibir Guias de Documento é 
um ajuste que deve ser realizado em cada banco de dados independentemente. 
Para que as mudanças dessa caixa de verificação tenham efeito, devemos fechar 
o banco de dados e abri-lo novamente.
1.5.5. Barra de Título
Esta barra exibe o nome do banco de dados ativo e o nome do software Microsoft 
Access. Na extremidade direita, encontramos os botões Minimizar, Maximizar 
(ou Restaurar, de acordo com o estado atual da janela) e Fechar.
1.5.6. Barra de Status
A Barra de Status, que fica na parte inferior da janela – tal qual em edições 
anteriores à 2010 –, continua a ser o local em que visualizamos mensagens 
acerca do status, indicadores do progresso de um trabalho etc.
No Access 2016, bem como em outros programas do Office 2016, a Barra de 
Status assume duas funções padrão: a alternância entre modos de visualização 
e o zoom. A primeira é aquela em que, por meio de controles presentes na 
barra de status, podemos rapidamente alternar entre uma das visualizações 
disponíveis.
A outra função padrão é o zoom, disponível nas situações em que estivermos 
visualizando um objeto que suporta zoom variável. É por meio de um controle 
deslizante que podemos ajustar o nível de zoom, aumentando-o ou diminuindo-o.
48
Access 2016 - Módulo I
É possível deixar a Barra de Status habilitada ou desabilitada. Para isso, devemos 
realizar os seguintes passos:
1. Acesse a guia Arquivo e clique em Opções, fazendo com que a caixa de 
diálogo Opções do Access seja exibida;
2. Clique em Banco de Dados Atual no painel à esquerda;
3. Marque ou desmarque a caixa de verificação Exibir Barra de Status, que está 
na seção Opções do Aplicativo, e clique em OK.
A Barra de Status não será exibida quando essa caixa de verificação estiver 
desmarcada. Vale lembrar que, para que a mudança tenha efeito, é necessário 
fechar o banco de dados e abri-lo novamente.
49
Introdução ao Access 1
Pontos principais
Atente para os tópicos a seguir. Eles devem ser estudados com muita 
atenção, pois representam os pontos mais importantes do capítulo. 
 • Bancos de dados são conjuntos de informações sobre um determinado 
assunto, armazenados de forma adequada e acessível aos usuários. Os 
bancos de dados podem armazenar informações de naturezas diversas e 
exigem um planejamento para a sua construção e suas finalidades, a fim de 
facilitar o processo de organização dos dados;
 • Os objetos de um banco de dados são: tabelas, registros, campos, 
formulários, relatórios, consultas, macros e módulos;
 • Por meio da visualização Backstage, exibida assim que o Access 2016 for 
iniciado, podemos obter informações acerca do respectivo banco de dados, 
abrir um banco de dados existente e criar um novo. Comandos que permitem 
ajustar, manter ou compartilhar os bancos de dados estão presentes nessa 
visualização;
 • A interface de usuário do Access 2016 possui três elementos principais, os 
quais fornecem o ambiente para a criação e utilização de bancos de dados: 
a Faixa de Opções, que possui diversos grupos de comandos, a visualização 
Backstage, que reúne os comandos existentes na guia Arquivo, e o Painel 
de Navegação, que é onde trabalhamos com os objetos de um banco de 
dados;
 • Os documentos com guias são práticos meios de exibição dos objetos de 
um banco de dados. Em vez de sobrepormos janelas, podemos exibir tais 
objetos em documentos com guias, que podem ser vantajosos para uma 
utilização diária e interativa, em que trabalhamos com mais dinamismo;
 • A Barra de Status, que fica na parte inferior da janela, continua a ser o local 
em que visualizamos mensagens acerca do status, indicadores do progresso 
de um trabalho etc. No Access 2016, bem como em outros programas do 
Office 2016, a Barra de Status assume duas funções padrão: a alternância 
entre modos de visualização e o zoom.
1Introdução aoAccess
 Teste seus conhecimentos
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Access 2016 - Módulo I
1. A que se destina um banco de dados?
2. Qual é a alternativa correta, com relação à versão 2016 do 
Access?
 ☐ a) Coletar informações.
 ☐ b) Apenas armazenar as informações.
 ☐ c) Somente listar informações.
 ☐ d) Incluir, excluir, alterar, calcular, imprimir, listar informações.
 ☐ e) Todas as alternativas anteriores estão corretas.
 ☐ a) Não lê arquivos de versões mais antigas.
 ☐ b) Lê arquivos e objetos de todas as versões.
 ☐ c) Lê arquivos a partir da versão 2000 em diante.
 ☐ d) Lê dados de todas as versões, mas não aceita os demais 
objetos.
 ☐ e) Nenhuma das alternativas anteriores está correta.
53
Introdução ao Access 1
3. O que o planejamento de um banco de dados possibilita?
4. Quais objetos permitem a digitação de dados diretamente 
nas tabelas?
 ☐ a) Criar estruturas adequadas à finalidade do banco de 
dados.
 ☐ b) Identificar a natureza das informações e separá-las em 
tabelas.
 ☐ c) Estabelecer os relacionamentos entre os dados de diversas 
tabelas.
 ☐ d) Economizar tempo e trabalho.
 ☐ e) Todas as alternativas anteriores estão corretas.
 ☐ a) Formulários e consultas.
 ☐ b) Consultas e macros.
 ☐ c) Relatórios e formulários.
 ☐ d) Formulários e módulos.
 ☐ e) Todas as alternativas anteriores estão corretas.
54
Access 2016 - Módulo I
5. Que objeto é utilizado para visualizar e gravar dados 
por meio de uma interface gráfica do Access?
 ☐ a) Formulário
 ☐ b) Tabela
 ☐ c) Relatório
 ☐ d) Página
 ☐ e) OLE
2
 9 Criação de tabelas;
 9 Inserindo campos em uma tabela;
 9 Tipos de dados;
 9 Registros.
Trabalhando com 
tabelas
56
Access 2016 - Módulo I
2.1. Introdução
Dentre todos os objetos que podem constituir um banco de dados, o mais 
importante é a tabela, pois é onde os dados são armazenados. Assim, o 
desempenho de um banco de dados depende de uma estrutura de tabela 
adequada.
Neste capítulo, abordaremos os tópicos principais relacionados ao trabalho com 
tabelas no Access 2016.
2.2. Criação de tabelas
Como vimos anteriormente, sempre que criamos um banco de dados em branco, 
ele possui, por padrão, uma tabela com o nome Tabela1.
Para criar uma nova tabela em um banco de dados, dispomos do grupo Tabelas, 
na guia Criar da Faixa de Opções. Nela, encontramos os comandos Tabela, 
Design da Tabela e Listas do SharePoint, que nos proporcionam diferentes 
maneiras de criar uma tabela:
No presente módulo deste treinamento, abordaremos apenas 
o modo mais comum de criação de tabelas – o modo Folha de 
Dados.
57
Trabalhando com tabelas 2
2.2.1. Criando uma tabela no modo Folha de Dados
Quando criamos uma tabela no modo Folha de Dados, a construção de sua 
estrutura pode ser feita em segundo plano pelo Access mediante a digitação 
dos dados, que são usados como base para a configuração do tipo de dado do 
campo. A partir desse processo, os campos são designados numericamente, 
isto é, como Campo1, Campo2, Campo3 e assim por diante. 
Para criarmos uma tabela no modo Folha de Dados, basta acessarmos o grupo 
Tabelas, localizado na guia Criar, e clicarmos em Tabela. Isso fará com que 
a tabela seja criada. Em seguida, o cursor será posicionado na coluna Clique 
para Adicionar, em sua primeira célula vazia.
Podemos realizar algumas manipulações nessa tabela, como incluir dados, 
renomear ou mover uma coluna e adicionar campos à tabela. Essas atividades 
e seus respectivos procedimentos estão descritos a seguir: 
 • Incluir dados: Adicionamos dados quando os digitamos na primeira célula 
vazia ou ao colarmos dados provenientes de outra fonte;
 • Renomear uma coluna: Para isso, devemos dar um duplo-clique no 
cabeçalho dacoluna e, então, digitar o novo nome. Para que não seja 
necessário visualizar os dados para conhecer seu conteúdo, é recomendável 
nomeá-los com um nome significativo, que remeta a seu conteúdo;
 • Mover uma coluna: Essa modificação é realizada mediante duas ações 
principais – selecionar e arrastar. Selecionamos a coluna clicando em seu 
cabeçalho e, em seguida, a arrastamos para a posição desejada. Também 
podemos promover o reposicionamento de várias colunas juntas. Para isso, 
é necessário selecionar várias colunas contíguas e arrastá-las, todas juntas, 
para a posição desejada;
 • Adicionar campos à tabela: Temos duas alternativas para adicionarmos 
campos à tabela. Uma delas é digitar na coluna Clique para Adicionar, no 
modo Folha de Dados, enquanto a outra consiste em usar os comandos no 
grupo Adicionar e Excluir, na guia Campos, exibidos na imagem a seguir:
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Access 2016 - Módulo I
Os exemplos a seguir demonstram a criação de tabela no modo Folha de Dados:
59
Trabalhando com tabelas 2
2.3. Inserindo campos em uma tabela
A melhor forma de criarmos uma tabela é pela opção Design da Tabela, que 
encontramos no grupo Tabelas da guia Criar. Dessa forma, inserirmos campos 
em uma tabela.
Devemos considerar a relação entre o conteúdo da tabela e seus dados. Tabelas 
de contatos e tabelas de produto, por exemplo, possuem conteúdos diferentes 
e, sendo assim, devem apresentar campos distintos, que se relacionem com 
seu conteúdo – a tabela de contato possuirá um campo Endereço, enquanto a 
tabela de produto possuirá um campo Preço.
Outro ponto crucial no que diz respeito aos campos de uma tabela é a medida 
com que as informações apresentadas serão objetos de busca. Isto é, devemos 
avaliar se nós iremos rastrear aqueles pedaços de dados; em caso afirmativo, 
eles devem ser armazenados na tabela. Podemos controlar a aparência e os 
ajustes do campo configurando suas propriedades após criá-lo.
Para contribuirmos com a organização dos dados e, assim, termos resultados 
mais eficientes, devemos fragmentar os dados. Levando em conta fatores como 
utilidade e relevância, isolamos em um campo os itens de dados sobre os quais 
pretendemos fazer relatórios, classificações, buscas ou cálculos.
Dessa forma, temos acesso a dados separados e podemos combiná-los depois, 
o que é melhor do que realizar o procedimento contrário, ou seja, separar os 
dados posteriormente. Na prática, isso significa fragmentar o que seria um 
campo Nome Completo, por exemplo, em dois campos, o Primeiro Nome e o 
Último Nome. A busca ou classificação pode, então, ser realizada em ambos os 
campos ou em apenas um deles.
A inserção de um campo pode ser feita em uma tabela nova ou em uma já 
existente do modo Folha de Dados, quando aberta. Para adicionarmos o campo, 
basta realizar o procedimento visto anteriormente.
A outra forma de criar campos em uma tabela é no modo de visualização Desing. 
Esta forma pode ser considerada mais simples, pois você tem à sua disposição 
todas as propriedades necessárias para configurar um campo, em um só lugar.
60
Access 2016 - Módulo I
Para digitar esses dados, siga os passos adiante:
1. Abra ou crie uma tabela no Modo Desing;
2. Digite, na coluna Campo, o nome do campo que desejamos criar. Para facilitar 
a identificação do campo, é recomendável seguir as dicas de nomenclaturas 
que você verá adiante;
3. Informe o tipo de dado e digite uma explicação do campo na coluna descrição.
Veja a tela:
61
Trabalhando com tabelas 2
2.3.1. Nome do campo
Existem algumas regras que devem ser observadas ao nomearmos os campos 
de uma tabela:
 • É recomendável que os campos não possuam nomes muito longos, com 
espaços ou acentuação;
 • O nome do campo pode ter no máximo 64 caracteres, incluindo os espaços 
em branco, porém, é recomendado não utilizar espaços nos nomes de 
campos. Assim sendo, você deve optar por nomes compostos juntos ou 
separados por um underline. Por exemplo: NomeCli ou Nome_Cli;
 • O nome do campo não pode conter caracteres especiais como ponto (.), 
exclamação (!), acento grave (`) e colchetes ([ ]);
 • De preferência, devemos inserir no nome de cada campo uma sigla que 
represente a tabela a que ele pertence.
2.4. Tipos de dados
Devemos definir o tipo de dado que será inserido em cada um dos campos. Cada 
um desses tipos de dados determina propriedades específicas, que incluem, 
por exemplo, o formato usado no campo, a maneira como podemos utilizar o 
campo em expressões, a possibilidade de indexação do campo e o tamanho 
máximo para um valor de campo.
O tipo de dado é configurado automaticamente pelo Access ao digitarmos os 
dados no modo Folha de Dados e criarmos um campo. O Access faz essa 
configuração com base no valor digitado, sendo que o tipo de dado é configurado 
como Texto Curto, tipo mostrado adiante, caso o dado não coincida com outros 
tipos.
62
Access 2016 - Módulo I
A tabela a seguir exibe a descrição de cada um dos tipos de dados básicos 
disponíveis:
Tipo de 
dado
Descrição
Texto Curto
Em um campo desse tipo, podemos inserir textos, números e 
outros caracteres. São aceitos até 255 caracteres.
Esse tipo de campo, normalmente, é utilizado para armazenar 
nomes, endereços ou números que não são utilizados em cálculos 
(números de telefone ou de documentos, por exemplo). Equivale 
ao tipo de dado Texto das versões anteriores.
Texto 
Longo
Esse tipo de campo é usado para textos com formatação rich 
text ou que contém caracteres numéricos e alfabéticos, desde 
que com mais de 255 caracteres. Contam como exemplos longas 
descrições, parágrafos com formatações, tais como itálico ou 
negrito, e anotações. O tamanho desse campo consiste em até 
2 gigabytes de armazenamento, sendo que são 2 bytes por 
caractere, ou 1 gigabyte de caracteres. Podemos exibir, em um 
controle, 65.535 desses caracteres. Equivale ao tipo de dado 
Memorando das versões anteriores.
Número
Utilizado para armazenar dados numéricos (valores inteiros ou 
fracionados) que podem ser utilizados em cálculos, com exceção 
de valores monetários, para os quais existe um tipo de campo 
específico. Esse tipo de campo possui a propriedade Tamanho 
do Campo, que controla a sua capacidade de armazenamento, 
que pode ser de 1, 2, 4, 8 ou 16 bytes.
Data/Hora
Nesse tipo de campo, que conta com um tamanho de 8 bytes, 
armazenamos valores de data/hora, sendo que há um componente 
de data e um de hora em cada valor.
Moeda
Com tamanho de 8 bytes, este tipo de campo é usado para o 
armazenamento de valores monetários.
Numeração 
Automática
Campos desse tipo podem ter 4 bytes ou, se usados para o código 
de replicação, 16 bytes. Ao adicionarmos um registro, um valor 
numérico exclusivo é inserido pelo Access de forma automática. 
Esse tipo de campo não aceita digitação direta de números. 
Fazemos uso dele quando buscamos gerar valores exclusivos, 
que podem assumir a posição de uma chave primária. Os valores 
para novos campos desse tipo podem ser gerados aleatoriamente 
ou por um incremento de valor específico.
63
Trabalhando com tabelas 2
Tipo de 
dado
Descrição
Sim/Não
Com tamanho de 1 bit, este tipo é usado nos campos que contêm 
valores Boolean. Nesses campos, de dois valores possíveis 
(como Verdadeiro/Falso ou Sim/Não, por exemplo), podemos 
encontrar apenas um valor.
Objeto OLE
Esse campo armazena um objeto que possa ser incorporado ou 
vinculado a uma tabela (como sons, imagens, gráficos, planilhas 
do Excel e documentos do Word). Campos desse tipo, nos quais 
o tamanho é de até 1 gigabyte, criam imagens de bitmap do 
objeto ou documento original e as exibem, posteriormente, nos 
campos da tabela, controles de formulário ou relatório em que 
foram inseridos.
Hyperlink
São armazenados hiperlinks, que nos permitem vincular objetos 
do Access localizados em um banco de dados e, principalmente, 
acessar arquivos (fazemos isso com um nome de formato UNC, 
ou seja, convenção de nomenclatura universal), ou páginas da 
Web (o que fazemos com uma URL, sigla para