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GESTÃO DE RECURSOS DE MATERIAIS GESTÃO DE RECURSOS DE MATERIAIS Larissa Maria Palacio dos Santos, Mauro Luiz Costa Campello © Copyright 2017 da Dtcom. É permitida a reprodução total ou parcial, desde que sejam respeitados os direitos do Autor, conforme determinam a Lei n.º 9.610/98 (Lei do Direito Autoral) e a Constituição Federal, art. 5º, inc. XXVII e XXVIII, “a” e “b”. Dados Internacionais de Catalogação na Publicação (CIP) (Ficha catalográfica elaborada pela Dtcom. Bibliotecária – Andrea Aguiar Rita CRB) S237g Santos, Larissa Maria Placido dos. Gestão de recurso de materiais / Larissa Maria Placido dos Santos, Mauro Luiz Costa Campello. – Curitiba: Dtcom, 2017. 144 p. ISBN: 978-859-368-517-0 1. Gestão de recurso. 2. Materiais. 3. Governança corporativa. CDD 658.9 Reitor Prof. Celso Niskier Pro-Reitor Acadêmico Maximiliano Pinto Damas Pro-Reitor Administrativo e de Operações Antonio Alberto Bittencourt Coordenação do Núcleo de Educação a Distância Viviana Gondim de Carvalho Redação Dtcom Análise educacional Dtcom Autoria da Disciplina Larissa Maria Palacio dos Santos, Mauro Luiz Costa Campello Validação da Disciplina Ismael Estrada Designer instrucional Milena Rettondini Noboa Banco de Imagens Shutterstock.com Produção do Material Didático-Pedagógico Dtcom Sumário 01 Amplitude da administração de materiais ...........................................................................7 02 Conceito de materiais ............................................................................................................14 03 As mudanças na área de administração de materiais....................................................21 04 Os principais desafios da administração de materiais ...................................................28 05 Custos de estoques ...............................................................................................................35 06 Gerenciamento e controle de estoques .............................................................................42 07 O processo de classificação de estoques .........................................................................49 08 O processo de especificação de estoques ........................................................................55 09 O processo de codificação de estoques ............................................................................62 10 Métodos de avaliação de estoques ....................................................................................69 11 A integração de estoques, consumo e demanda .............................................................75 12 Modalidades de Consumo de Materiais ............................................................................81 13 Compra de Materiais ............................................................................................................88 14 Cadastramento de Fornecedores .......................................................................................95 15 Lote Econômico de Compras ............................................................................................ 102 16 Condições Gerais de Fornecimento ................................................................................ 109 17 Contratação de Materiais................................................................................................... 116 18 Modalidades de Contratação de Materiais ................................................................... 123 19 Recebimento de Materiais ................................................................................................ 130 20 Estocagem e Manuseio; Inventários ............................................................................... 137 Amplitude da administração de materiais Mauro Luiz Costa Campello Introdução Ao longo das próximas páginas, veremos os conceitos iniciais relativos à gestão de materiais e identificaremos sua importância nas empresas. Saiba que a produção de bens e serviços sofreu muitas mudanças nos últimos tempos. Em certas circunstâncias, alguns paradigmas de produção desenvolvidos na administração científica não mais correspondem à realidade (CAMPELLO, 2015). Na produção, sem os recursos materiais, nada pode ser feito, mesmo que outros recursos estejam disponíveis. Objetivos de aprendizagem Ao final desta aula, você será capaz de: • identificar a importância da administração de materiais na produção de bens e serviços; • conhecer os termos utilizados na administração de materiais. 1 A empresa e os diversos recursos Tenha em mente que empresa é um conjunto de processos diversos de transformação com entradas (insumos) e saídas (produtos ou serviços), conforme apresentado na Figura 1. Figura 1 – Processo produtivo: os fluxos na empresa Feedback PROCESSO DE TRANSFORMAÇÃOInsumos Produtos Serviços Fonte: elaborado pelo autor, com base em MARTINS; ALT (2009). Os insumos, por outro lado, são os recursos que as empresas necessitam para operar. A Tabela 1 apresenta algumas operações (negócios) que ilustram os fluxos da Figura 1, como entra- das, processo de transformação e saídas. O feedback serve para verificar as saídas e melhorar a qualidade do processo. – 7 – TEMA 1 Tabela 1 – Entradas, processo de transformação, saídas Operação Recursos de entrada (insumos) Processo de transformação Saídas (produtos ou serviços) Empresa aérea Aeronaves, pilotos, equipe de bordo, equipe de terra, passageiros, cargas. Movimentação de passageiros e cargas ao redor do mundo. Passageiros e cargas transportados com segu- rança e no prazo definido. Gráfica Gráficos, designers, papel, impressoras, tintas etc. Design, impressões, encadernações etc. Materiais impressos, encadernados etc. Porto de containers Navios, funcionários, cargas, equipamentos de movimen- tações de containers. Movimentação de cargas do navio para o cais e vice-versa. Navios carregados ou descarregados. Fonte: SLACK et al (2002). De modo geral, o objetivo de uma empresa é maximizar o retorno do capital investido, aumen- tando a riqueza do acionista. Assim, a produção deve ter qualidade para atender as necessidades dos clientes. Saiba que a empresa necessita de alguns fatores importantes, conhecidos como fatores de produção: natureza; capital; e trabalho. Da natureza (ou terra) são obtidas as matérias-primas, a energia, entre outros. O capital fornece os recursos financeiros necessários para adquirir os diversos insumos e remunerar os envolvidas na produção, além dos demais encargos (impos- tos, por exemplo). É ele que possibilita comprar, adquirir e utilizar os outros fatores de produção. Finalmente, o trabalho é representado pela mão de obra e é um elemento fundamental para o pro- cessamento e transformação dos insumos diversos em produtos acabados ou serviços, seja por operações manuais ou com uso de máquinas e ferramentas. FIQUE ATENTO! Os fatores de produção são os insumos no processo produtivo. Com a evolução dos processos de produção e com base em uma visão mais atual, esses fatores clássicos de produção são denominados recursos empresariais. Segundo Martins e Alt (2009), recursos podem ser definidos como tudo aquilo que gera ou tem capacidade de gerar riqueza no sentido econômico do termo. EXEMPLO Matéria-prima em estoque é um recurso, por exemplo, pois quando processada gera- rá um produto final. Já uma máquina é um recurso, pois será utilizada na produção. GESTÃO DE RECURSOS DE MATERIAIS – 8 – Modernamente, os recursos empresariais são classificados em cinco grupos: • materiais; • patrimoniais; • financeiros; • humanos; • tecnológicos. Observe a Figura2. Figura 2 – Os recursos nas empresas Materiais Patrimoniais Financeiros Humanos Tecnológicos Recursos Fonte: elaborado pelo autor, com base em MARTINS; ALT (2009). EXEMPLO Em um restaurante, os recursos materiais são alimentos, temperos, material de limpeza e de escritório. Os patrimoniais são equipamentos de cozinha e mobiliário. O capital utilizado para aquisição dos alimentos, pagamento dos salários, energia e impostos representa os recursos financeiros. Recursos humanos são garçons, gerente, recepcionista, equipe de cozinha e de limpeza. Recursos tecnológicos são terminais de emissão de nota fiscal, internet para pedidos, softwares utilizados, te- lefonia, máquinas de cartão e wi-fi para clientes. 2 A administração de recursos As empresas utilizam diversos recursos, os quais devem ser administrados de forma efi- ciente para que sejam preservados e estejam em condições de efetiva aplicação e utilização. Local, qualidade, quantidade, tempo e condições devem estar disponíveis quando necessários, de forma a gerar lucro na venda final. A administração dos recursos é uma das grandes preocupações dos gestores envolvidos na produção (MARTINS; ALT, 2009) e trata da aquisição de materiais, gestão de estoques até seu consumo final. Segundo Fenili (2015), a administração tem como principal objetivo a maximização do uso dos recursos materiais na empresa, evitando desperdícios. São variadas as operações: identificação de fornecedor; classificação; compras/aquisição; recebimento; armazenagem; controle de estoque; movimentação e acondicionamento durante a produção até a armazenagem do produto final. Isso tudo visando um fluxo contínuo dos materiais na produção, bem como sua preservação. GESTÃO DE RECURSOS DE MATERIAIS – 9 – Um item em estoque é um recurso e deve ser administrado. Se ele for agregado a um produto ou processo, irá se transformar em produto acabado. Os demais recursos são administrados por outras áreas: • Recursos patrimoniais (edifícios, máquinas, equipamentos, veículos) - área de Patrimônio; • Recursos humanos (admissões, folha de pagamento, desligamentos) - área de RH; • Recursos financeiros (pagamentos, recebimentos, aplicações) - área de Finanças; • Recursos tecnológicos (computadores, internet, redes, softwares) - área de Tecnologia da Informação. FIQUE ATENTO! Não confunda os vários tipos de recursos para não dificultar a gestão. A gestão de materiais tem relação forte com as diversas áreas da empresa, que afetam e são afetadas pelas atividades da administração de materiais (FENILI, 2015). A Figura 3 apresenta a conexão entre a gestão de materiais e outras áreas de forma esquematizada. Figura 3 – As relações entre a gestão de materiais e as áreas da empresa Cúpula Área de Recursos Humanos Informática Cliente internos Área orçamentária Área financeira Instâncias jurídicas Auditoria interna Gestão de Materiais Fonte: FENILI (2015). GESTÃO DE RECURSOS DE MATERIAIS – 10 – FIQUE ATENTO! Se a área de materiais não disponibilizar, por exemplo, papel sulfite, material de escritório, cartuchos para impressoras, outras áreas não terão condições de atuar. Seria o caos na empresa! SAIBA MAIS! O link apresenta um artigo sobre gestão de estoque e armazenagem em um supermercado de pequeno porte. Mesmo sendo de pequeno porte, a gestão de estoques é fator de sucesso para o negócio. Leia e pense sobre o tema: <http:// www.aedb.br/seget/arquivos/artigos16/352422.pdf>. 3 Termos utilizados na administração de materiais Entenda que há uma relação de termos técnicos utilizados na administração de materiais que serão citados ao longo do curso. Essa lista poderá ser complementada sempre que surgirem outros termos relacionados à área de gestão de materiais. Acompanhe! • Artigo ou item – designação para qualquer material, matéria-prima ou produto aca- bado que integre o estoque; • Unidade – identificação da medida, forma de acondicionamento, características de apresentação física. Por exemplo: caixa; bloco; e litro. • Pontos de estocagem – locais de armazenamento dos diversos itens para utilização posterior com controle da administração de materiais. • Estoque – conjunto de mercadorias, materiais ou artigos diversos alocados em local adequado no almoxarifado aguardando utilização em momento oportuno, de forma a suprir demandas de produção, evitando interrupções de fornecimento. • Estoque ativo ou normal – estoque sujeito a flutuações por quantidade, volume, peso ou custo devido às diversas entradas e saídas. • Estoque mínimo – refere-se à menor quantidade de um artigo ou item existente em estoque, de forma a evitar situações de falta, seja por um consumo fora do normal ou por atraso na entrega. GESTÃO DE RECURSOS DE MATERIAIS – 11 – • Estoque máximo – é relativo à quantidade necessária de determinado item, somada ao estoque de segurança, para atender as necessidades da empresa durante um período. • Estoque disponível – quantidade existente em estoque de um certo item que está livre para utilização a qualquer momento. • Estoque médio – equivale à metade da quantidade necessária de um item, somada ao estoque de segurança, para atendimento das necessidades em um determinado período. • Ponto de pedido ou ponto de ressuprimento – é a quantidade de um item em estoque que, sendo atingida, necessita de análise e emissão imediata de um pedido de compra. • Ruptura de estoque – ocorre sempre que o saldo do estoque de determinado item é zerado, ou seja, não há unidades disponíveis. Provocado pelas solicitações de compra não atendidas. • Frequência – número de vezes que um item é solicitado ou comprado em determinado período. Equivale ao número de pedidos efetuados. • Quantidade a pedir – quantidade de um item em estoque que será fornecida ou comprada. • Tempo de reposição (lead time) – tempo medido entre a emissão do documento de compra (requisição) até o recebimento da mercadoria. Não é o prazo de entrega. • Produtos – bens materiais, físicos e tangíveis utilizados para consumo ou produção de outros bens (insumos). São uniformizados, padronizados. • Serviços – são produtos intangíveis e difíceis de mensurar. São variados, isto é, não padronizados. SAIBA MAIS! Você terá acesso a outros termos sobre gestão de materiais no link: <http://www. industriahoje.com.br/wp-content/uploads/downloads/2013/04/dicionario-termos- tecnicos-logistica.pdf>. Com os conceitos apresentados, fica evidenciada a importância da administração de mate- riais para as empresas desenvolverem suas atividades e atingirem seus objetivos. GESTÃO DE RECURSOS DE MATERIAIS – 12 – Fechamento Chegamos ao final deste conteúdo, que buscou introduzir a ideia de gestão de materiais nas empresas. Nesta aula, você teve a oportunidade de: • conhecer os diferentes recursos utilizados pelas empresas; • conferir a importância dos recursos materiais no processo produtivo; • identificar alguns conceitos básicos sobre gestão de materiais. Referências CAMPELLO, Mauro. O gestor de pessoas como fator de otimização de recursos e desenvolvimento. Resende: XII SEGET 2015 (Simpósio de Excelência em Gestão e Tecnologia). Anais... Resende, 2015. FENILI, Renato Ribeiro. Gestão de materiais. Brasília: ENAP, 2015. INDUSTRIAHOJE.COM. Dicionário Logística, abr. 2014. Disponível em: <http://www.industriahoje. com.br/wp-content/uploads/downloads/2013/04/dicionario-termos-tecnicos-logistica.pdf>. Acesso em: 12 jan. 2017. MARTINS, Petrônio Garcia; ALT, Paulo Renato Campos. A Administração de materiais e recursos patrimoniais. São Paulo: Saraiva, 2009. SLACK, Nigel; CHAMBERS, Stuart; JONHSTON, Robert. Administração da produção. São Paulo: Atlas, 2002. SOUZA, Ingrid Tainan Dias de. Sistema integradode gestão de estoque e armazenagem: estudo de caso em um supermercado de pequeno porte. XIII Simpósio de Excelência em Gestão e Tecnologia, 31 out. a 1 nov. 2016. Resende-RJ. Disponível em: <http://www.aedb.br/seget/ arquivos/artigos16/352422.pdf>. Acesso em: GESTÃO DE RECURSOS DE MATERIAIS – 13 – Conceito de materiais Mauro Luiz Costa Campello Introdução O que são materiais e qual é sua importância no processo produtivo? Nesta aula, vamos nos aprofundar no conceito e nos tipos de materiais. Objetivos de aprendizagem Ao final desta aula, você será capaz de: • entender o conceito de materiais; • conhecer as diferenças entre os diversos materiais na produção; • identificar os tipos de materiais e suas aplicações. 1 O que são materiais? A Revolução Industrial é um marco histórico importante, pois foi neste momento que a produ- ção passou a ser mecânica. A necessidade de materiais aumentou e consequentemente a neces- sidade de sua gestão. As duas Guerras Mundiais também desempenharam um papel importante, pois sem um perfeito e eficiente abastecimento de materiais (víveres, medicamentos, munições, vestuário, combustível etc.), a vitória estaria comprometida. Bem, material diz respeito aos recursos econômicos de natureza tangível que são utilizados pelas empresas. Em outras palavras, itens ou componentes que uma empresa utiliza em suas ope- rações do dia a dia para elaborar produtos, ou os itens acabados que ela compra para a revenda. Essa definição tem a visão das empresas de produção (como as montadoras de veículos) e das empresas de comércio, que compram materiais para revenda (como os supermercados), conforme Figura 1. Figura 1 – Materiais diversos nas gôndolas de um supermercado Fonte: AlenKadr/Shutterstock.com – 14 – TEMA 2 EXEMPLO Na indústria automobilística, materiais como o ferro, o plástico, o vidro e a borracha são utilizados na produção de veículos. Muitos deles sofrem transformações ao longo do processo produtivo. De acordo com Fenili (2015, p. 15), material “é todo o bem físico (tangível) empregado em uma organização que detém natureza não permanente”. Isso inclui os itens que são consumidos ao longo do tempo e os bens de estoque, como materiais de limpeza e embalagem. Assim, “apro- xima-se sobremaneira do inerente a material de consumo” (FENILI, 2015, p. 15). Essa é a principal diferença entre recursos materiais e patrimoniais: os primeiros são consu- midos ou agregados na produção e os segundos, não. Os itens de limpeza e o óleo lubrificante das máquinas são materiais, já as máquinas e ferramentas, não são. De forma ampla, materiais incluem a matéria-prima, os insumos diversos, as peças e outros itens que podem ser incorporados ou não ao produto final que, sendo vendido, gera lucro para a empresa. EXEMPLO O termo “material” é bem amplo, podendo abranger um número elevado de elemen- tos. Em um mercado, por exemplo, os itens disponíveis nas gôndolas para venda também são materiais. O importante, quando falamos em recursos, é que eles tenham algum valor de utilização, além da possibilidade de integração aos processos produtivos, o que é extensível a quase todos os materiais. Recursos, portanto, podem ser definidos como tudo aquilo que gera ou tem capacidade de gerar riqueza no sentido econômico do termo (MARTINS; ALT, 2009). FIQUE ATENTO! Alguns autores incluem os recursos patrimoniais na categoria de recursos materiais. 2 Os tipos de materiais Independente do tipo de empresa – grande, média, pequena, pública, privada – os materiais podem e devem ser classificados em função de critérios específicos. Mas o que é classificação de materiais? De acordo com Viana (2011), é o processo de agrupamento dos materiais com base em características semelhantes, que facilitem a sua localização e utilização de forma mais ágil, sem erros, com menores custos. GESTÃO DE RECURSOS DE MATERIAIS – 15 – De acordo com a classificação adotada, o administrador pode focar sua gestão nos itens mais importantes com ganhos de tempo, custo, minimização de erros, entre outros. Sem adoção de uma classificação, por outro lado, o trabalho do administrador seria infinitamente maior. Existem diversos sistemas de classificação, sendo o melhor aquele que atende cada empresa em suas necessidades específicas. Viana (2011) sugere três atributos importantes para um sis- tema de classificação: abrangência; flexibilidade; e praticidade. Com base em Felini (2015), a abrangência engloba uma gama de características dos materiais ao invés de reuni-los para serem classificados. A flexibilidade permite interfaces entre os muitos tipos de classificação, possibili- tando uma visão ampla do processo de gerenciamento de estoques. A praticidade deve garantir uma classificação direta e simples, sem procedimentos comple- xos ou confusos, ou seja, deve ser objetiva. Confira o Quadro 1. Quadro 1 – Classificação de materiais aplicada ao parafuso Abrangência Flexibilidade Praticidade • Material de consu- mo ou permanete?; • Material; • Acabamento; • Dimensão; • Forma de apresen- tação; • Acondicionamento; • Material de esto- que ou não?; • Material crítico ou não?; • Material A, B ou C?; • Código: 33800 • Medidas: 5/16" x 2"; • Forma de apresentação: cabeça sextavada, rosca inteira, classe de resistência 8.8, rosca UNF 24 (24 fios/polegadas). • Acabamento: biocromatizado. • Acondicionamento: embalagem ori- ginal de fábrica, com identificação e qualidade do material. Fonte: FENILI (2015, p. 26). No entanto, não bastam apenas os três atributos para um sistema de classificação. Existe um processo com etapas ou fases para que a classificação seja feita. Confira na Figura 2. Figura 2 – Fases do processo de classificação de materiais Catalogação Simplificação Especificação Padronização Codificação Fonte: elaborado pelo autor, com base em FENILI (2015). Vamos analisar cada fase do processo apresentado, com base em Felini (2015). • Catalogação – consiste no levantamento dos itens de materiais existentes em estoque. • Simplificação – refere-se à redução de itens do estoque com a finalidade de simplificar, se existir mais de um item utilizado para o mesmo fim. Assim, utiliza-se apenas um deles. • Especificação – descrição detalhada do material para que ele seja facilmente identifi- cado. Leva-se em conta a “linguagem” do mercado. GESTÃO DE RECURSOS DE MATERIAIS – 16 – • Padronização – é a “uniformização do emprego e do tipo do material de forma a facili- tar o diálogo com o mercado” (FELINI, 2015, p. 27). Isto facilita o controle, possibilitando materiais substitutos sem definir apenas uma marca específica. • Codificação – designação de um código ao item, podendo ser um código numérico ou alfa numérico. Cada código representa um único item. FIQUE ATENTO! A classificação de materiais permite que se padronize e codifique os materiais, pos- sibilitando a informatização no controle de estoques. As diversas formas de classificação variam com a diversidade de materiais, mas também com o foco que o administrador precisa dar em função das necessidades da empresa. O quadro 2 apresenta um resumo dos tipos de classificação e suas principais características. Quadro 2 – Tipos de classificação de materiais Tipos de classificação Características Aplicação do material Como será aplicado o material: direto ou indireto (aplica-se ao material de estoque). Demanda (material de estoque) Materiais em estoque com critérios de aquisição e ressuprimento, com base em demanda definida ou importância para a empresa. Demanda (material não de estoque) Materiais de demanda imprevisível sem parâmetros para o ressuprimen- to automático. Dificuldade de aquisição Materiais que, por diversas razões, sãode difícil obtenção no mercado. Estocagem do material Forma como os materiais serão estocados até sua utilização. Fazer ou comprar Materiais que serão produzidos na própria empresa, ou seja, internamen- te, ou serão comprados prontos para uso. Material crítico Materiais de reposição muito específica, com demanda imprevisível, com risco para a empresa caso sejam necessários e não estejam disponíveis. Mercado fornecedor Materiais adquiridos no mercado fornecedor nacional ou externo. Perecibilidade Materiais que sofrem alterações de propriedades físico-químicas e sujei- tos à deterioração e decomposição. Necessitam de tratamento especial. Periculosidade Materiais perigosos que oferecem riscos no manuseio e transporte. Necessitam de tratamento especial. Fonte: elaborado pelo autor; adaptado de FENILI (2015) GESTÃO DE RECURSOS DE MATERIAIS – 17 – Quanto à aplicação, os materiais podem ser: materiais produtivos; matérias-primas; produtos em fabricação; produtos acabados; materiais de manutenção; materiais improdutivos; materiais de consumo geral. • Materiais produtivos – qualquer material direta ou indiretamente aplicado no pro- cesso de fabricação. Compreende: matérias-primas, produtos em fabricação, produtos acabados. • Matérias-primas – materiais e insumos considerados básicos, pois constituem os itens iniciais no processo produtivo. • Produtos em fabricação – também chamados de “materiais em processamento” ou “em elaboração”, pois ainda não estão acabados. • Produtos acabados – são os produtos prontos para comercialização. • Materiais de manutenção – relativos a materiais de consumo aplicados em manuten- ções diversas. • Materiais improdutivos – refere-se ao material não incorporado ao produto final, como materiais de limpeza ou de escritório. • Materiais de consumo geral – utilizados por vários setores, sem que sejam de manu- tenção, como os de higiene. SAIBA MAIS! Os materiais têm um papel importante na produção. O Instituto Nacional da Pro- priedade Industrial (INPI), órgão do Ministério da Indústria, Comércio Exterior e Ser- viços, apresenta um documento com a Classificação Nacional de Produtos e Ser- viços. Confira em: <http://www.inpi.gov.br/menu-servicos/marcas/classificacao/ arquivos/nacional.pdf>. FIQUE ATENTO! Não confunda os diversos tipos de materiais para evitar problemas de gestão de estoque e aplicação na produção. GESTÃO DE RECURSOS DE MATERIAIS – 18 – 3 A importância dos materiais Os materiais representam uma parcela relevante do custo dos produtos acabados. Segundo o Portal Administração (2013), em empresas médias, esse valor é de 52%, podendo atingir 85%. São valores que impressionam e deixam clara a importância dos materiais na produção. SAIBA MAIS! Confira o vídeo da NFG Consultoria intitulado AIRBUS 340 - Fabricando um avião em minutos. O objetivo é refletir sobre a importância, quantidade e diversidade de materiais que integram um avião. Alguns fabricados in loco, outros entregues pra- ticamente prontos, outros descartados após a produção (protetores de turbinas, material de limpeza e outros utilizados na pintura). Disponível em: <https://www. youtube.com/watch?v=2fThtkXae2g>. A área de materiais vem se desenvolvendo rapidamente, criando novos benefícios e bus- cando soluções para os entraves da sociedade atual. Essa busca tecnológica faz com que alguns materiais tenham, por meio de transformações operacionais, novas aplicações, satisfazendo novas demandas e criando valor para as empresas. Assim, a área de administração de matérias vem sofrendo frequentes evoluções! Fechamento Chegamos ao final deste conteúdo, em que vimos a classificação de materiais, bem como sua participação significativa na produção. Nesta aula, você teve a oportunidade de: • compreender o que são materiais; • identificar quais são os tipos de materiais; • entender a importância dos recursos materiais. GESTÃO DE RECURSOS DE MATERIAIS – 19 – Referências FENILI, Renato Ribeiro. Gestão de materiais. Brasília: ENAP, 2015. MARTINS, Petrônio Garcia; ALT, Paulo Renato Campos. A Administração de materiais e recursos patrimoniais. São Paulo: Saraiva, 2009. NGF CONSULTORIA. AIRBUS 340 - Fabricando um avião em minutos. Youtube, 12 jan. 2011. Dispo- nível em: < https://www.youtube.com/watch?v=2fThtkXae2g>. Acesso em: 17 jan. 2017. PORTAL ADMINISTRÇÃO. Administração de materiais – Noções e ferramentas, dez. 2013. Dispo- nível em: <http://www.portal-administracao.com/2013/12/administracao-de-materiais-conceito. html>. Acesso em: 17 jan. 2017. VIANA, João José. Administração de Materiais: um enfoque prático. São Paulo: Atlas, 2011. GESTÃO DE RECURSOS DE MATERIAIS – 20 – As mudanças na área de administração de materiais Mauro Luiz Costa Campello Introdução Partindo do pressuposto de que você já conhece a amplitude da administração de materiais e a evidente necessidade de diversidade na produção, veremos as principais mudanças na área de administração de materiais. Objetivos de aprendizagem Ao final desta aula, você será capaz de: • compreender a importância da gestão de recursos materiais nas empresas; • conhecer os conceitos básicos sobre gestão de materiais; • identificar as principais mudanças na área de administração de materiais. 1 A gestão de materiais Sabemos que empresa corresponde a um conjunto de processos que transformam insumos (entradas) em produtos ou serviços (saídas). A evolução da produção gerou mudanças nas empre- sas, que se reinventaram, e os fluxos mais simples foram alterados e complementados por outros mais complexos. Temos uma visão mais aprofundada de uma empresa na Figura 1. Figura 1 – Visão de uma empresa Entradas Processo de transformação Saídas EXTERNAS Legislação Política Economia Tecnologia MERCADO Concorrência Produtos Desejos dos clientes RECURSOS PRIMÁRIOS Materiais e suprimentos Pessoal Capital Equipamentos Serviços públicos FÍSICO Manufatura Mineração SERVIÇOS DE LOCAÇÃO Transportes SERVIÇOS DE TROCA Vendas (atacado/varejo) SERVIÇOS DE ARMAZENAMENTO OUTROS SERVIÇOS PRIVADOS Armazéns SERVIÇOS DO GOVERNO Federal Estadual Municipal DIRETAS Produtos Serviços INDIRETAS Transportes Remunerações Salários Desenvolvimento tecnológico Impacto sobre ambiente Impacto sobre empregados Impacto sobre sociedade Subsistema de controle (feedback) Fonte: adaptado de WANKE (2010). – 21 – TEMA 3 Perceba que a figura apresenta novos aspectos em uma empresa. Para Wanke (2010), empresa é um organismo complexo com três tipos de entradas: fontes externas (aspectos legais, políticos, sociais, econômicos e tecnológicos), que impactam o negócio; mercado (concorrência, informações do produto e desejos do cliente); e recursos diversos. O autor destaca ainda serviços públicos, como fornecimento de energia e água (WANKE, 2010). As saídas são produtos, serviços e outros itens, como impostos em relação à produção, remuneração de recursos (salários, por exemplo), desenvolvimentos tecnológicos, melhorias no processo produtivo e impactos no meio ambiente. A anterior também mostra um fluxo de feedback com subsistema de controle para melhoria ou otimização do processo. Esse feedback é relevante no aprimoramento em função do mercado, dos clientes e ações da concorrência. O processo de produção evoluiu e a gestão dos recursos materiais não podia ficar parada no tempo. A produção artesanal, por exemplo, é o sistema de produção mais antigo. Nele, o artesão utilizava poucas e rústicas ferramentas, sem sofisticação e de uso geral. A figura a seguir mostra a atuação de um artesão usando uma ferramenta. Figura 2 – Um artesão torneando uma peça Fonte: Paolo Bona/Shutterstock.com Paranhos Filho (2008) aponta que na produçãoartesanal, os produtos eram feitos individual- mente, o que permitia que fossem alterados durante sua produção. Dessa forma, pela inexistência de um padrão, os produtos eram diferentes entre si. EXEMPLO Alguns exemplos de produção artesanal são sapatos, roupas, utensílios domésticos (como panelas), alguns artefatos de defesa, além de pequenos e variados reparos. GESTÃO DE RECURSOS DE MATERIAIS – 22 – A produção artesanal apresenta características marcantes, como poucos itens produzidos para poucos clientes e sem uma padronização. Paranhos Filho (2008) lista ainda outras caracte- rísticas desse modo de produção: • mão de obra habilidosa; • máquinas de uso geral para operações básicas de corte, furação, torneamento e fresa; • volume de produção baixo ou unitário (peças únicas); • produtos não padronizados; • custo elevado do produto; • dependência total do artesão. FIQUE ATENTO! Hoje encontramos muitos fabricantes de sapatos e roupas que os fazem sob enco- menda, mas com maior sofisticação e customização. Na produção artesanal, os materiais necessários eram obtidos diretamente da natureza (um fator clássico de produção) ou mesmo adaptados pelo próprio artesão. Não havia um processo claro e definido de gestão dos materiais em função de sua disponibilidade sazonal, da pequena quantidade utilizada e da falta ou inexistência de ferramentas de planejamento e controle da pro- dução. Perceba ainda que tudo era controlado pelo artesão: pesquisa e escolha de fornecedores; processo de compra; e controle da produção. A Revolução Industrial mudou consideravelmente o panorama produtivo, que deixou de ser artesanal e passou a ser em massa. Paranhos Filho (2008) cita que a produção em massa teve grande salto no início do século XX com Henry Ford e a criação da linha de montagem, ou linha de produção, que previa a divisão e padronização do trabalho para alcançar altíssimos volumes, mas com redução de custos. EXEMPLO Um bom exemplo de produção em massa é a linha de montagem desenvolvida por Henry Ford, que revolucionou a produção veículos. Essa mudança é reconhecida como uma das maiores inovações tecnológicas, com redução do tempo de produção e maior quantidade produzida, o que possibilitou redução do preço dos veículos, fazendo com que diferentes classes sociais tivessem acesso a eles (PARANHOS FILHO, 2008). A produção em massa tem como principal característica a produção de grandes volumes do mesmo produto para diversos clientes. Paranhos Filho (2008) apresenta ainda outras característi- cas da produção em massa: GESTÃO DE RECURSOS DE MATERIAIS – 23 – • mão de obra sem necessidade de grande especialização; • padronização de tarefas e processo; • máquinas de uso geral para produção de altos volumes; • grandes lotes de fabricação; • produtos padronizados; • ferramental específico e dedicado para cada operação; • necessidade de setores de apoio à produção; • padronização das peças; • padronização da matéria-prima; • volumes elevados de estoque. As três últimas características apontam para a necessidade de mudanças da área de admi- nistração de materiais, pois a demanda por peças padronizadas, por matéria-prima padronizada e volumes elevados de estoque de produtos acabados, muda a forma de gestão de materiais em relação à produção artesanal. O processo fica mais sofisticado e há a implantação de novas téc- nicas nunca antes necessárias. SAIBA MAIS! A linha de montagem teve uma participação importante no processo produtivo e, como consequência, nas atividades de administração de materiais. É difícil imaginar a produção de altos volumes sem uma gestão efetiva. Confira: <http://www.scielo. br/scielo.php?script=sci_arttext&pid=S0034-75901987000300008>. 2 Mudanças na gestão de materiais Wanke (2010) cita cinco marcos na história da produção. Confira quais são eles! • Revolução Industrial – definiu o “término” da produção artesanal e aumentou o volume de produção. • Princípios da Administração Científica – consolidação da produção em massa. • Sistema Toyota de Produção – advento da produção enxuta. • Pesquisa Operacional – soluções diversas para a complexidade advinda das cadeias de suprimento. • Explosão dos Serviços – personalização ou customização em massa. Essas transformações acarretaram em mudanças na administração de materiais, sem as quais não seria possível suprir a produção com a quantidade e qualidade dos materiais, no tempo preciso, no local devido e com menores custos. A Figura 3 apresenta uma visão geral do sistema de administração das operações em que as atividades específicas da administração de materiais devem estar coordenadas com a produção para que os objetivos sejam atingidos. GESTÃO DE RECURSOS DE MATERIAIS – 24 – Figura 3 – Visão de um sistema de administração das operações Estratégico Planejamento de Rede(definir regiões de mercado; abrir/fechar fábricas/CDs; definir capacidade nominal) Tático Planejamento Mestre (o que, o quanto e onde produzir/estocar; definir mix) Planejamento da DemandaGestão de Estoque (política de estoque) Planejamento da Distribuição Operacional Planejamento de Compras Programação da Produção (o que e quanto produzir) TMS/WMS Processamento de Pedidos Fonte: adaptado de WANKE (2010). FIQUE ATENTO! O uso intenso da tecnologia pelas empresas foi um fator que contribuiu tanto para as mudanças na produção como para a administração de materiais. Um fator essencial na gestão de materiais é a demanda dos itens necessários. Para Corrêa e Corrêa (2012), temos dois tipos de demanda: independente e dependente. Demanda independente é a demanda futura de um item que, pela impossibilidade de se calcular, deve obrigatoriamente ser prevista. Demanda dependente, por outro lado, é a aquela que, a partir de um evento sob controle do gestor, pode ser calculada. Saiba que o forte aporte tecnológico nas empresas facilitou a implantação de ferramentas imprescindíveis para a administração de materiais. Confira! • WMS (Warehouse Management System) - sistema automatizado de gestão de armazéns e linhas de produção. Ferramenta importante da cadeia de suprimentos, pois fornece rotação dirigida de estoques, diretivas inteligentes de picking, consolidação e cross- docking para maximização de espaços nos depósitos. Sistemas WMS têm interface amigável com sistemas ERP, o que permite receber o inventário, processar pedidos e tratar devoluções de forma automática. • TMS (Transportation Management System) - software utilizado para melhorar a qualidade e produtividade do processo de distribuição. Controla a operação e gestão de transportes, realizando o controle dos processos do transportador em diversas áreas, identificando e controlando os custos de cada operação. • ERP (Enterprise Resource Planning) - sistema de gestão que integra os dados gerais da organização em um único banco de dados. São plataformas desenvolvidas para integração dos diversos setores da empresa, possibilitando automação e histórico de informações. GESTÃO DE RECURSOS DE MATERIAIS – 25 – • MRP (Material Requirement Planning) - sistema de planejamento das necessidades de materiais que transforma a previsão de demanda para um produto na programa- ção das necessidades dos componentes do produto. Permite a coordenação do fluxo de compra dos recursos materiais com base nas previsões de entrada e de vendas. Ferramenta de auxílio dos gestores no cálculo das quantidades corretas e realização das compras. O MRP I determina as quantidades de cada componente em função da quantidade de produto final a ser produzida. O MRP II, mais sofisticado, calcula ainda matéria-prima e outros recursos necessários (máquinas e mão de obra), sendo mais completo que o MRP I. Uma aplicação prática do MRP é a estrutura doproduto ou árvore do produto, que permite o cálculo de todos os seus componentes, facilitando definição de necessidades, compras e esto- ques finais. FIQUE ATENTO! Picking ou order picking (separação e preparação de pedidos) é o recolhimento no armazém de produtos (podem ser diferentes e de diversos volumes) em função do pedido de um cliente. Cross-docking é a técnica utilizada na distribuição de merca- dorias a partir de um veículo pesado para um veículo leve de cargas realizada em docas. Deve levar em conta a sincronização entre o recebimento e a expedição para viabilizar o processo. A figura a seguir apresenta um exemplo de estrutura de um produto específico; uma exten- são-tomada. Mesmo sendo um produto simples, a estrutura mostra quantos itens são necessários para a fabricação. Figura 4 – Estrutura do produto extensão-tomada Conjunto Extensão-Tomada Tomada (1) Extensão (1) Tomada (2) Núcleo (1) Fio 2 x 16 AWG (3) Base (3) Fio 2 x 16 AWG (20) Pino (1) Solda (10) Fonte: elaborada pelo autor, 2017. GESTÃO DE RECURSOS DE MATERIAIS – 26 – SAIBA MAIS! Confira um artigo sobre a aplicação do TMS: < http://www.abepro.org.br/biblioteca/ enegep2010_TN_STO_120_782_16457.pdf>. Como você pôde perceber, esta aula abordou as mudanças que ocorreram ao longo do tempo na administração de materiais. Fechamento Nesta aula, você teve a oportunidade de: • conhecer a gestão de materiais; • compreender as mudanças na gestão de materiais. Referências CORRÊA, Henrique L.; CORRÊA, Carlos A. Administração da produção e operações – manufatura e serviços – uma abordagem estratégica. São Paulo: Atlas, 2012. FESTA, Eduardo; ASSUMPÇÃO, Maria Rita Pontes. A contribuição do TMS (Transportation Mana- gement System) no desempenho do fluxo logístico na rota São Paulo - Manaus. In: XXX Encontro Nacional de Engenharia de Produção, São Carlos, SP, Brasil, 12-15 out. 2010. PARANHOS FILHO, Moacyr. Gestão da produção industrial. Curitiba: Intersaberes, 2008. SILVA, Luiz Felipe Gomes e. A organização do trabalho na linha de montagem e a teoria das orga- nizações. Rev. adm. empres., São Paulo, v. 27, n. 3, p. 58-65, set. 1987. Disponível em: <http:// www.scielo.br/scielo.php?script=sci_arttext&pid=S0034=75901987000300008-&lng=en&nrm- iso>. Acesso em: 24 jan. 2017. WANKE, Peter Fernandes. Gerência de operações – uma abordagem logística. São Paulo: Atlas, 2010. GESTÃO DE RECURSOS DE MATERIAIS – 27 – Os principais desafios da administração de materiais Mauro Luiz Costa Campello Introdução Saiba que os desafios da administração de materiais envolvem o conhecimento de estoques e as pressões em relação a eles. Objetivos de aprendizagem Ao final desta aula, você será capaz de: • entender a necessidade que as áreas de produção, comercial e marketing exercem para manter altos estoques; • entender a necessidade que a área de finanças exerce para manter baixos estoques. 1 Estoques e a produção A produção de bens e serviços necessita de diversos recursos materiais, patrimoniais, huma- nos, financeiros e tecnológicos. Os recursos materiais têm uma participação importante na produ- ção, maior nas indústrias do que nas prestadoras de serviços. Os materiais englobam as matérias-primas e demais insumos. Entenda que a matéria-prima é utilizada na composição dos produtos, abrangendo o que é empregado diretamente na fabrica- ção e incorporado ao produto. EXEMPLO Imagine uma mesa de professor, daquelas encontradas nas salas de aula. As maté- rias-primas utilizadas na fabricação são: o compensado do tampo e do frontão; a tinta; os parafusos de fixação; os perfis de aço utilizados na estrutura; e os acabamentos de borracha para os pés. Por outro lado, insumos são aqueles materiais utilizados indiretamente na fabricação, e que não necessariamente acompanham o produto. Podemos citar a água, a energia, o material de lim- peza, as lixas e outros itens descartáveis necessários. – 28 – TEMA 4 FIQUE ATENTO! O que você acha que pode acontecer se o departamento responsável não disponibili- zar, por exemplo, material de escritório para as diversas áreas da empresa? A respos- ta é confusão, caos, reclamações e, quem sabe, até demissões. Podemos dizer que esses itens, portanto, são necessários para a produção de muitos produ- tos e mesmo serviços. Saiba que tanto matéria-prima quanto insumos são comprados, recebidos, armazenados, conservados e devem ser mantidos em locais com condições adequadas para uso na produção quando necessário, sendo agregados a outros materiais para formar produtos finais. Assim são constituídos os estoques, os quais demandam estudo específico por sua importân- cia na administração de matérias. Segundo Jacobs e Chase (2009, p. 324), estoque “é a quantidade de qualquer item ou recurso de uma organização”. De acordo com Slack et al (2002), estoque corres- ponde à acumulação, em local adequado, de recursos materiais em um processo de transformação. Figura 1 – Itens diversos em estoque Fonte: bikeriderlondon/Shutterstock.com Entenda, portanto, que quaisquer bens físicos armazenados de forma improdutiva, por deter- minado período, são considerados estoque. Note que o termo “improdutivo” se refere ao fato de que, no estoque, o item está sendo conservado sem uma utilidade momentânea. A Tabela 1 nos mostra alguns tipos de negócios com seus estoques necessários. GESTÃO DE RECURSOS DE MATERIAIS – 29 – Tabela 1 – Operações e tipos de estoques NEGÓCIO EXEMPLOS DE ESTOQUES Hotel Itens de alimentação, itens de toalete, materiais de limpeza. Hospital Gaze, sangue, alimentos, medicamentos, materiais descartáveis, materiais de limpeza. Loja de varejo Itens para vender, materiais para embrulhos e pacotes. Armazém Itens para vender, materiais de embalagem. Distribuidor de autopeças Autopeças em depósito principal, autopeças em pontos de distribuição, material de escritório, material de embalagem. Manufatura de televisores Componentes eletrônicos, matérias-primas, produtos semiacabados, televisores acabados, material de limpeza, material de escritório. Metais preciosos Materiais (ouro, prata, platina, pérolas, entre outros) esperando serem processados, material completamente refinado. Fonte: elaborada pelo autor, com base em Slack et al (2002). Mas por que as empresas devem manter estoques? Bem, os estoque têm um papel impor- tante na produção, uma vez que na cadeia de suprimentos eles criam valor para o consumidor. • Qualidade – itens geram produtos de qualidade. • Prazo – com materiais nos estoques, os prazos internos de produção ou de entrega são cumpridos. • Disponibilidade – do material para a produção e do produto para o consumidor final, evitando ociosidade na empresa e insatisfação dos clientes. SAIBA MAIS! Confira um artigo sobre estoques e produção e reflita sobre o tema. Disponível em: <http://xxiiienangrad.enangrad.org.br/anaisenangrad/_resources/media/artigos/ gol/07.pdf>. A administração eficaz dos estoques cria vantagem competitiva para a empresa, sendo que esta pode atender prontamente seus clientes, além de não deixar faltar matéria-prima e outros insumos para a produção. Assim, os estoques tem a função de regular os fluxos de negócios nas empresas. Existe um fluxo de entrada de materiais na empresa e um fluxo de saída dos itens consumi- dos na produção. Sendo as taxas de entrada e saída diferentes, há necessidade de manter esto- ques para buscar o equilíbrio, ou seja, a disponibilidade de materiais quando necessário. GESTÃO DE RECURSOS DE MATERIAIS – 30 – Se os materiais são importantes na produção, os estoques são fundamentais para que esses fluxos se mantenham contínuos ao longo do processo! A Figura 2 apresenta uma analogia com uma caixa d’água. Observe! Figura 2– Fluxo de materiais: entradas e saídas Estoque Estoque Processo de entrada Processo de saída Taxa de demanda do processo de saída Taxa de fornecimento do processo de entrada Fonte: elaborada pelo autor, com base em Slack et al (2002). A velocidade de recebimento das mercadorias (matérias-primas e insumos) – taxa de entrada (Te) em unidades recebidas por unidade de tempo – é diferente da velocidade de utilização no pro- cesso produtivo – taxa de saída (Ts) em unidades utilizadas por unidade de tempo. Então deve existir um estoque que funciona como um mecanismo regulador para compensar as diferenças de velocidades. Perceba que se a taxa de entrada for maior que a taxa de saída, o nível de estoque aumenta. Se a taxa de entrada for menor que a taxa de saída, o nível de estoque diminui. No caso ideal, se as taxas de entrada e de saída são idênticas, o estoque se mantém constante. De forma resumida, temos: • Te > Ts - estoque aumenta • Te < Ts - estoque diminui • Te = Ts - estoque constante Em uma situação ideal – Te = Ts – os estoques seriam nulos. Este é o conceito da filosofia just in time (JIT). Na Figura 2, o fluxo de entrada representa a função compras e o fluxo de saída é a função de produção. , GESTÃO DE RECURSOS DE MATERIAIS – 31 – EXEMPLO Uma empresa utiliza um item I na montagem do produto P. O item é consumido a uma taxa de 650 unidades/dia, comprado de terceiros. A semana de trabalho da empresa é de 6 dias. Em uma semana de trabalho, a empresa recebeu duas entre- gas de 2450 unidades. Qual foi a variação de estoque do item na semana? Solução: Te = 2450/entrega; Ts = 650/dia. Com duas entregas, temos 4900 unidades (2 x 2450). Na semana com 6 dias, foram consumidas 3900 unidade (6 x 650). A variação do estoque foi 1000 unidades: 4900 (entradas) menos 3900 (consumo). Os estoques são de diversos tipos, conforme Martins e Alt (2009). Estoques de materiais – itens utilizados nos processos de transformação que resultam em produtos acabados, envolvendo os materiais que a empresa compra e que são armazenados para posterior utilização. São materiais diretos (incorporados ao produto final) ou indiretos (que não se incorporam no produto final). Incluem também aqueles materiais que pouco ou nada se relacio- nam com o processo produtivo, como materiais de limpeza ou de escritório. Estoques de produtos em processo – itens que entraram em processo produtivo, mas que não estão prontos. Começaram a ser processados, mas não foram concluídos, por ainda faltar outras fases de produção. Por exemplo, cerâmica aguardando secagem em uma estufa. Estoques de produtos acabados – itens prontos para comercialização ou para serem entre- gues ao consumidor final ou distribuidores. É o resultado final da produção. Estoques em trânsito – itens que estão em movimento entre unidades fabris e depósitos. Estoques em consignação – itens colocados à venda em clientes ou distribuidores específi- cos que, caso não sejam vendidos, retornam sem ônus para o cliente. FIQUE ATENTO! Cuidado com os diversos tipos de estoques para evitar erros na utilização e controle dos itens. 2 Produção e a pressão por altos estoques As empresas são um conjunto de diversas áreas, como produção, marketing, comercial, admi- nistração, materiais, finanças etc. Cada área tem seu objetivo específico alinhado com os objetivos gerais da instituição. GESTÃO DE RECURSOS DE MATERIAIS – 32 – Do ponto de vista operacional, os estoques funcionam como mecanismo de regulação dos dife- rentes fluxos de entregas pelos fornecedores, de consumo na produção e de envio para clientes ou dis- tribuidores. Logo, aumentos na demanda acarretam necessidade de maiores estoques para produção. Segundo Ballou (2010), os estoques melhoram o serviço aos clientes, dando suporte à área de marketing. Também protegem contra incertezas na demanda e no prazo de entrega, evitando falta de materiais para produção, bem como situações de contingência: greves; incêndios; inunda- ções, entre outros. Figura 3 – A difícil decisão: altos ou baixos níveis de estoques Fonte: ra2studio/Shutterstock.com Dessa forma, as áreas de produção, marketing e comercial desejam altos níveis de estoques para evitar problemas. SAIBA MAIS! Você terá acesso a outras informações relevantes sobre estoques e produção no artigo seguinte: <http://xxiiienangrad.enangrad.org.br/anaisenangrad/_resources/ media/artigos/gpq/06.pdf>. 3 Finanças e a pressão por baixos estoques Ballou (2010) cita que os estoques têm uma relevância na economia de escala, como forma de redução de custos quando o produto é fabricado de forma contínua e em lotes constantes. É também uma proteção contra mudanças de preços em tempos de inflação alta ou por aumentos praticados pelos fornecedores, minimizando impactos nos preços dos produtos finais. Do ponto de vista financeiro, estoque é investimento, necessitando assim de recursos para compra e manutenção. A área financeira, portanto, deve trabalhar para buscar um equilíbrio junta- mente com as outras áreas da empresa. GESTÃO DE RECURSOS DE MATERIAIS – 33 – FIQUE ATENTO! Estoques não são despesas. O fato de serem pagos aos fornecedores não carac- teriza despesa, uma vez que fazem parte do ativo das empresas, com tratamento contábil próprio. Quanto maior for o nível dos estoques, maior será o volume financeiro necessário para sua aquisição e manutenção. Por exemplo, como a taxa de retorno é calculada pela divisão do lucro bruto pelo capital investido, quanto maior o nível de estoque, menor será a taxa de retorno – um indicador de desempenho financeiro. Assim, a área de finanças exerce uma pressão sobre níveis de estoques baixos. Fechamento Chegamos ao final deste conteúdo! Nesta aula, você teve a oportunidade de: • conhecer a relação entre produção e a pressão por altos estoques; • conhecer a relação entre finanças e a pressão por baixos estoques. Referências BALLOU, Ronald H. Gerenciamento da cadeia de suprimentos/logística empresarial. Porto Alegre: Bookman, 2010. BRIXNER, Lilian Priscila; BRIXNER; Luana Patrícia; LIMA, Ana Maria de. Análise de gestão de mate- riais em pequena empresa: um estudo de caso no segmento farmacêutico. In: XXIII ENANGRAD, Bento Gonçalves, 29 out. 1 nov., 2012. JACOBS, F. Robert; CHASE, Richard B. Administração da produção e de operações: o essencial. Porto Alegre: Bookman, 2009. MARTINS, Petrônio Garcia; ALT, Paulo Renato Campos. A Administração de materiais e recursos patrimoniais. São Paulo: Saraiva, 2009. Ribeiro, Tiago Sote, et al. A contribuição da gestão de estoque para a melhoria do processo indus- trial. In: XXIII ENANGRAD, Bento Gonçalves, 29 out. 1 nov. 2012. SLACK, Nigel; CHAMBERS, Stuart; JONHSTON, Robert. Administração da produção. São Paulo: Atlas, 2002. GESTÃO DE RECURSOS DE MATERIAIS – 34 – Custos de estoques Mauro Luiz Costa Campello Introdução Neste tema você, terá a oportunidade de estudar os custos de estoques e sua variação. Objetivos de aprendizagem Ao final desta aula, você será capaz de: • identificar os fatores que influem nos custos de manter estoques; • entender a dinâmica de variação desses custos. 1 Custos de estoques Segundo Ballou (2010), os estoques são importantes por melhorarem o serviço ao cliente, reduzirem os custos por economia de escala, protegerem contra a inflação e contra as incertezas entre entregas e consumo e prevenirem contra contingências. FIQUE ATENTO! Manter um item em estoque implica em muitos outros custos além de sua aquisição. Os custos de estocagem vão além dos custos de aquisição de materiais, que, de acordo com Slack, Chambers e Jonhston (2002), são relacionados à: • colocação dos pedidos; • falta de estoque; • falta de capital de giro; • armazenagem;• obsolescência. – 35 – TEMA 5 2 Custos diretamente proporcionais aos estoques Alguns desses custos são diretamente proporcionais ao volume de estoques, ou seja, cres- cem com o aumento do volume estocado. EXEMPLO As lâmpadas incandescentes, por exemplo, cuja produção foi barrada por lei e sua comercialização proibida, implicaram em custos de obsolescência às empresas que as mantinham, pela inutilização do material estocado. A tabela a seguir mostra os tipos de custos e sua relação com o volume de estoque. Tabela 1 – Custos diretamente proporcionais aos estoques Tipo de custo Relação com o estoque Tipo de impacto Capital Maior estoque, maior valor de compra Maior custo do capital investido na compra Armazenagem Maior estoque, maior área necessária Maior custo de aluguel e seguros Manuseio Maior estoque, mais pessoas e equipa- mentos para manuseio Maior custo de mão de obra e de equipa- mentos Perdas Maior estoque, maior chance de perdas Maior custo decorrente das perdas Obsolescência Maior estoque, maior chance de mate- riais se tornarem obsoletos Maior custo decorrente dos materiais que não serão mais utilizados Furtos e roubos Maior estoque, maior chance de mate- riais serem furtados ou roubados Maior custo decorrente de furto e roubo Fonte: adaptado de MARTINS; ALT, 2009. Confira a descrição dos custos diretamente proporcionais aos estoques! • Custo de capital é o rendimento financeiro que a empresa deixa de obter pelo fato de ter imobilizado determinado montante de recursos na compra do item. • Custo de armazenagem é relativo ao espaço ocupado, incluindo aluguel, seguros, ilumi- nação e outros gastos correlatos. • Custo de manuseio compreende mão-de-obra do almoxarifado e custos dos equipa- mentos utilizados na movimentação de materiais. • Custos de perdas dos materiais que tiveram, por exemplo, a data de vencimento atin- gida, quebras e outros tipos de perdas. • Custos de obsolescência referem-se aos itens que ficaram obsoletos, sem condi- ções de uso. GESTÃO DE RECURSOS DE MATERIAIS – 36 – • Furtos e roubos são relativos aos custos dos itens roubados ou furtados do estoque. • Custos definidos são decorrentes do fato de a empresa precisar manter estoques ou carregar os estoques. Também são chamados de custos de carregamento. SAIBA MAIS! O artigo a seguir traz uma discussão acerca das ferramentas gerenciais que podem minimizar os custos relativos à gestão de estoques: <http://www.revistaespacios. com/a15v36n09/15360901.html>. 3 Custos inversamente proporcionais aos estoques Outros custos são inversamente proporcionais ao volume de estoque, ou seja, diminuem à medida que ele aumenta. Estamos falando aqui do custo de pedir ou de preparar um pedido, pois quanto maior a quantidade comprada, maior o volume em estoque e menor o número de pedidos para atender a mesma demanda em um determinado período. EXEMPLO Imagine um item cujo consumo anual (ou demanda) é de 200.000 unidades. Agora, pense que o custo de preparar cada pedido é de R$100,00. Se a empresa fizer ape- nas um pedido, o custo será de R$100,00, caso contrário, se houver quatro pedidos de 50.000 unidades, por exemplo, o custo total será de R$400,00. À medida que a quantidade comprada diminui, o custo de pedir aumenta. Os custos indiretamente proporcionais ao volume também são chamados de custos de obtenção. FIQUE ATENTO! Não confunda custo de aquisição de um item com custo de capital. O primeiro é a multiplicação da quantidade comprada pelo preço do item. O custo de capital, por sua vez, equivale ao ganho que a empresa poderia obter se aplicasse o valor da aquisição pela taxa de oportunidade da empresa. Imagine que Q é a quantidade comprada de um item por pedido e D a demanda (consumo) em um período de tempo (um ano, por exemplo). A tabela a seguir mostra a evolução das quan- tidades compradas de acordo com o número de pedidos e do custo de obtenção. O valor do lote de compras Q depende do número de pedidos, sendo que o custo unitário do pedido é R$ 250,00. GESTÃO DE RECURSOS DE MATERIAIS – 37 – Tabela 2 – Custos diretamente proporcionais aos estoques médios Número de compras por ano Tamanho do lote de compra Custo unitário do pedido (R$) Custo de obtenção (R$) 1 Q = D/1 = D 250,00 1 x 250 = 250,00 2 Q = D/2 250,00 2 x 250 = 500,00 4 Q = D/4 250,00 4 x 250 = 1000,00 5 Q = D/5 250,00 5 x 250 = 1250,00 10 Q = D/10 250,00 10 x 250 = 2500,00 20 Q = D/20 250,00 20 x 250 = 5000,00 50 Q = D/50 250,00 50 x 250 = 12500,00 Fonte: elaborada pelo autor, 2017. Perceba que reduzindo o volume Q para cada compra (com consequente redução do volume do estoque), o custo de obtenção aumenta. 4 A dinâmica de variação dos custos A figura, a seguir, representa o nível de estoque de um item, considerando o consumo cons- tante. O eixo vertical mostra a quantidade em estoque e o eixo horizontal é a linha do tempo. Figura 1 – Representação gráfica do nível de estoque N ív el d e es to qu e Tempo Demanda fixa e previsível = D = ΣQ Estoque médio = Q/2 Taxa de demanda (declividade) Q Fonte: elaborada pelo autor, 2017. Em períodos definidos, a quantidade Q constante de um item entra no estoque, que atinge o nível máximo. Com o consumo constante do item, o processo se repete. Se a demanda D equivale ao consumo em um período e se nesse período ocorrem “n” pedidos de compra, então D = Q.n. GESTÃO DE RECURSOS DE MATERIAIS – 38 – Os principais fatores de custos de estoque são: • Custo do item - preço de aquisição do item, ou custo de fabricação. Representado por p. • Custo do pedido (ou custo colocar um pedido) - custo de encomendar um item. É expresso em R$/pedido e representado por cp. • Custo de manutenção (ou armazenagem) - existe por um item estar em estoque. Engloba custos do almoxarifado, depreciação, taxas, seguros, salários, encargos (...). É expresso em R$ por unidade do item/unidade de tempo. Exemplo: R$/tonelada/ano. Representado por cm. • Custo de falta de estoque - é relativo às consequências de não se ter o item disponível e inclui perdas de imagem, venda perdida e negócios futuros. Difícil quantificação. • Custo de capital - equivale à perda da empresa por não poder aplicar o valor investido em estoque no mercado financeiro ou em outras finalidades. • Custo total de estoques (CT) - soma do custo de capital (CI) com o custo de pedir (CP) e com o custo de manutenção (CM): CT = CI + CP + CM. Saiba que o custo de pedir (CP) é calculado pela multiplicação do custo unitário do pedido pelo número de pedidos realizados: CP = cp.n. O custo de manutenção (CM) é a multiplicação do custo unitário de manutenção pelo estoque médio: CM = cm.EM. Utilizamos o estoque médio (EM), pois no período de tempo entre duas entregas, o estoque varia da quantidade máxima Q até zero. Logo, temos que a quantidade em estoque corresponde ao estoque médio, o que significa que, no período, a quantidade em estoque foi de EM = Q/2. FIQUE ATENTO! Em muitas situações, o custo de manutenção (cm) é expresso como um percentual sobre o preço do item e chamado de taxa de armazenagem. Como o custo de capital depende de uma taxa de juros, na prática, o custo total de estoques é a soma do custo de obtenção com o custo de carregamento: CT = CP + CM. Alguns autores incluem no custo total o valor de aquisição do item (preço do item multiplicado pela quantidade). A próxima figura apresenta o comportamento desses custos. Note que o custo de manu- tenção cresce com o aumento da quantidade em estoque e o custo de pedir é reduzido com o aumento da quantidade. GESTÃO DE RECURSOS DE MATERIAIS – 39 – Figura 2 – Custos de estoque: pedido, manutenção e total Custo TotalCusto Estoque Custo Pedido Cu st o 900,00 800,00 700,00 600,00 500,00 400,00 300,00 200,00 100,00 Lote de compra 50 10 0 15 0 20 0 25 0 30 0 35 0 40 0 45 0 50 0 55 0 60 0 65 0 70 0 75 0 80 0 85 0 90 0 95 0 10 00 Fonte: PEINADO: GRAEML, 2007, p. 687. Imagine agora um item cuja demanda anual é de 100.000 unidades, para o qual o custo do pedido é R$150,00. Já o custo de manutenção em estoque é de R$2,40/unidade ao ano, e o preço do item é R$8,00. Tabela 3 – Cálculo do custo total para lotes de compra (Q) de 10.000, 25.000 e 50.000 unidades Q n=D/Q EM=Q/2 CP=cp.n CM=cm.EM CT=CP+CM % CT/AQUIS 10000 10 5000 1500,00 12000,00 13500,00 1,7% 25000 4 12500 600,00 30000,00 30600,00 3,8% 50000 2 25000 300,00 60000,00 60300,00 7,5% Fonte: elaborada pelo autora, 2017. O custo de aquisição (AQUIS) é: p . D = 8,00 . 100.000 = 800.000,00. O custo de obtenção (CP) é reduzido com o aumento do lote de compra, e o custo de carregamento (CM) aumenta. O custo de armazenagem, expresso como percentual do preço do item, é uma taxa de armazenagem de 30% (cm = taxa de armazenagem multiplicada pelo preço - cm= taxa.p). SAIBA MAIS! Confira um artigo sobre gestão de estoques e custos logísticos em: <http:// revistapensar.com.br/tecnologia/pasta_upload/artigos/a21.pdf>. Tenha em mente que os custos sempre irão existir e a gestão de estoques deve atuar de forma a otimizá-los! GESTÃO DE RECURSOS DE MATERIAIS – 40 – Fechamento Chegamos ao final deste conteúdo. Nesta aula, você teve a oportunidade de: • conhecer os custos de estoques; • identificar os custos diretamente proporcionais aos estoques; • identificar os custos inversamente proporcionais aos estoques; Referências BALLOU, RONALD H. Gerenciamento da cadeia de suprimentos/logística empresarial. Porto Ale- gre: Bookman, 2010. JACOBS, F. ROBERT; CHASE, RICHARD B. Administração da produção e de operações: o essen- cial. Porto Alegre: Bookman, 2009. MADRUGA, Ana Lúcia; SILVA, Carine Rodrigues; DE JESUS PACHECO, Diego Augusto. Estratégia de gestão de estoques para redução de custos. Revista ESPACIOS, v. 36, n. 09, 2015. Disponível em: <http://www.revistaespacios.com/a15v36n09/15360901.html>. Acesso em: 11 abr. 2017. MARTINS, Petrônio Garcia; ALT, Paulo Renato Campos. A Administração de materiais e recursos patrimoniais. São Paulo: Saraiva, 2009. PEINADO, Jurandir; GRAEML, Alexandre Reis. Administração da produção. Operações industriais e de serviços. Unicenp, 2007. SLACK, Nigel; CHAMBERS, Stuart; JONHSTON, Robert. Administração da produção. São Paulo: Atlas, 2002. SÁ, Vanessa Ferreira Gomes de; SOUZA, Marta Alves de, COSTA, Helder Rodrigues da Costa. O impacto da administração de estoques na gestão de custos logísticos. Revista Pensar. Disponível em: <http:// revistapensar.com.br/tecnologia/pasta_upload/artigos/a21.pdf >. Acesso em: 11 abr. 2016. GESTÃO DE RECURSOS DE MATERIAIS – 41 – Gerenciamento e controle de estoques Larissa Maria Palacio dos Santos Introdução Saiba que gerenciamento e controle de estoque é uma tarefa fundamental para diferentes empresas. Itens e matéria-prima não podem faltar, uma vez que isso significaria atraso de entre- gas e perda de clientes, mas também não podem acumular, pois resultaria em prejuízo. Assim, a gestão de estoques visa, observando a particularidade da empresa em questão, realizar o controle adequado de materiais, utilizando os métodos e ferramentas disponíveis. Objetivos de aprendizagem Ao final desta aula, você será capaz de: • identificar o ponto de pedido para reposição do estoque e o tempo necessário; • compreender a importância do estoque de segurança para a produção e a necessidade de gerenciá-lo; • entender como estimar o valor do estoque de segurança. Vamos lá? 1 Ponto de pedido Os sistemas de estocagem consistem em tarefas e recursos utilizados para armazenar materiais e produtos finais. Perceba que o termo “ponto de pedido” é empregado para designar o momento ideal de realização de um pedido, evitando o risco de sofrer as consequências da falta de um material ou produto, ou de tê-lo em excesso. A expressão está relacionada ao tempo de produção e considera que a demanda e o nível do estoque sejam constantes (WANKE, 2012). FIQUE ATENTO! O ponto de pedido é um importante conceito na gestão da produção. Conhecer seu significado, portanto, é fundamental para um futuro engenheiro ou gestor. – 42 – TEMA 6 Figura 1 – Estoque ou armazém Fonte: Monkey Business Images/Shutterstock.com Tal modelo é também conhecido como sistema <Q,r>, sendo muito utilizado dentro do sis- tema de lote econômico. Ele consiste em determinar que a partir de um ponto “r” (quantidade de unidades em estoque) seja expedida uma ordem de compra de uma quantidade “Q”, previa- mente determinada pelo modelo de Lote Econômico de Ressuprimento, ou por outro modelo que a empresa adote (GARCIA; FERREIRA FILHO, 2009). SAIBA MAIS! O Lote Econômico de Ressuprimento determina a quantidade mínima de um item x que deve ser pedido, de modo a representar uma economia para a empresa, sem deixar que ele falte. Para mais informações, leia o artigo disponível no link: <http://www.scielo.br/pdf/prod/2011nahead/AOP_T6_0001_0308.pdf>. Para que uma empresa determine seu ponto de pedido, deve ser levado em conta o lead time (da própria empresa e do fornecedor), ou seja, o tempo do ciclo produtivo e o nível de serviço desejado. Perceba que o ponto do pedido é igual ao consumo médio (CM) multiplicado pelo tempo de reposição (TR) e somado ao estoque de segurança (ES) (GARCIA; FERREIRA FILHO, 2009). Observe a fórmula: PP = (CM x TR) + ES GESTÃO DE RECURSOS DE MATERIAIS – 43 – EXEMPLO Imagine que a razão de consumo médio de um determinado material é de 20 uni- dades por mês (CM), seu tempo de reposição é de 3 meses (TR), e o estoque de segurança é de 10 unidades (ES). O ponto do pedido (PP) pode ser encontrado da seguinte forma: PP = (20 x 3) + 10 PP = 60 + 10 = 70 Assim que o estoque chegar a 70 unidades, uma nova ordem de compra desse item deve ser emitida. O cálculo do ponto de pedido implica no conhecimento da demanda do material em questão, bem como dos prazos exigidos pelo fornecedor para a entrega do item, além do tempo que o material permanecerá no ciclo produtivo. Determinar o ponto do pedido nada mais é, portanto, do que realizar a compra do estoque no momento adequado e na quantidade correta (GARCIA; FERREIRA FILHO, 2009). FIQUE ATENTO! Calcular o ponto de pedido é uma tarefa comum dentro do ambiente empresarial, portanto, fique sempre atento à fórmula e à explicação de como utilizá-la. 2 Tempo de atendimento Saiba que tempo de ressuprimento, tempo de atendimento, ou lead time são expressões sinô- nimas que designam o tempo entre a colocação do pedido e sua entrega, perpassando as diferen- tes etapas do processo produtivo. É imprescindível que o gestor conheça seu próprio tempo de ressuprimento para poder estimar as entregas dos pedidos, bem como para calcular o ponto de pedido e equilibrar o setor de compras e vendas da empresa (ROSA; MAYERLE; GONÇALVES, 2010). Figura 2 – Tempo de produção Fonte: Goldenarts/Shutterstock.com GESTÃO DE RECURSOS DE MATERIAIS – 44 – De modo geral, podemos afirmar que o tempo de ressuprimento perpassa etapas como a preparação da ordem de serviço, o processamento, o atendimento e o tempo de entrega (ROSA; MAYERLE; GONÇALVES, 2010). 3 Estoque de segurança O estoque de segurança é a quantidade mínima de itens que pode ser estocada para que o nível de serviço seja mantido. Também conhecido como estoque de reserva, ou estoque mínimo, ele é utilizado para minimizar os impactos causadospor problemas técnicos, como ausência de funcionários, quebra de equipamentos, atrasos na entrega de matéria-prima, entre outros (ROSA; MAYERLE; GONÇALVES, 2010). Figura 3 – Estoque de segurança Fonte: sarawuth wannasathit/Shutterstock.com Entenda a seguinte lógica: mantidos os níveis adequados de estoque de segurança, é pos- sível manter o nível de serviço da empresa, padrão de qualidade do serviço ofertado. É com base nesse nível de serviço, previamente determinado ou imposto pelo mercado, que mensuramos o valor do tempo de ressuprimento (ROSA; MAYERLE; GONÇALVES, 2010). 4 Nível de serviço Já sabemos que a globalização abriu as fronteiras mundiais e tornou o mercado mais complexo e competitivo. Para que as empresas consigam subsistir nesse cenário, é importante que conquis- tem e fidelizem clientes ofertando produtos de qualidade a preços justos (FIGUEIREDO et al, 2007). A teoria da administração e logística consideram que o nível de serviço compreende o con- junto de qualidades ofertadas ao cliente. Estamos falando do prazo de execução dos serviços GESTÃO DE RECURSOS DE MATERIAIS – 45 – (lead time), da confiabilidade da empresa, do nível de erros ou falhas, da solicitude e facilidade em reparar eventuais erros ou falhas, da agilidade para atendimento, entrega, da resolução de conflitos e precisão de informação (FIGUEIREDO et al, 2007). Figura 4 – Qualidade do serviço Fonte: Olivier Le Moal/Shutterstock.com SAIBA MAIS! A necessidade de manter níveis de qualidades mínimos fez com que fossem criados padrões de mensuração. Algumas das organizações mais conhecidas são a ISO (Organização Internacional para Padronização) e, no Brasil, a ABNT (Associação Brasileira de Normas Técnicas). Confira os respectivos sites: <http://www.iso.org/ iso/home.html> e <http://www.abnt.org.br/>. Passaremos agora ao cálculo de segurança! 5 Cálculo do estoque de segurança Agora que você já sabe o que é um estoque de segurança, sua utilidade e importância, deve estar se questionando sobre qual a melhor maneira para encontrar seu valor. Antes de demonstrar a fórmula matemática, entretanto, é necessário detalhar ainda mais os fatores chaves que podem influenciá-lo. Acompanhe! a) Demanda: as características da demanda influem diretamente no valor do estoque de segu- rança. Se a demanda é fixa, isso significa que os níveis de estoque de segurança podem ser baixos. Por outro lado, se a demanda costuma oscilar, o estoque de segurança precisa ser maior. Existem fórmulas e métodos para se calcular a demanda de maneira precisa. GESTÃO DE RECURSOS DE MATERIAIS – 46 – b) Tempo de ressuprimento: o famoso lead time também influi na decisão sobre o esto- que de segurança, tanto em razão de seu tempo (quanto mais longo, maior o estoque de segurança necessário) quanto em razão de sua variabilidade (quanto menor a osci- lação, menor o estoque de segurança). c) Nível de serviço: se o nível de serviço necessário é alto, seja por exigência do cliente, da empresa produtora ou das características e exigências do produto em questão, é necessário manter um estoque de segurança maior, garantindo que ele não falte e que não ocorram atrasos (ROSA; MAYERLE; GONÇALVES, 2010). Existe mais de uma fórmula para encontrar o valor do estoque de segurança, no entanto, a mais simples é: ES = Cm x TR Em que: ES = estoque de segurança; Cm = consumo mensal (demanda); TR= tempo de ressuprimento. EXEMPLO Se a demanda mensal de picolés em uma sorveteria é de 50 unidades/dia e o tem- po de entrega de novos pedidos exigido pelo fornecedor é de 3 dias, então concluí- mos que o ES é de 150 unidades, pois temos 50 x 3. FIQUE ATENTO! Embora existam softwares que calculem automaticamente o valor do estoque de segurança, é necessário que o gestor conheça os métodos e cálculos a fim de ali- mentar os sistemas e evitar erros. Agora, você já conhece a importância do gerenciamento de estoque no processo de pro- dução e as variáveis envolvidas. Além disso, conhece os cálculos de mensuração, auxiliares ao processo de tomada de decisão. GESTÃO DE RECURSOS DE MATERIAIS – 47 – Fechamento Chegamos ao final deste conteúdo. Nesta aula, você teve a oportunidade de: • conhecer os conceitos de ponto de pedido, estoque de segurança e tempo de ressuprimento; • identificar a fórmula para o ponto de pedido para reposição; • compreender a importância do estoque de segurança e como estimar seu valor. Referências ASSOCIAÇÃO BRASILEIRA DE NORMAS TÉCNICAS. Homepage. Disponível em: <http://www.abnt. org.br/ >. Acesso em: 13 dez. 2016. GARCIA, Eduardo Saggioro; FERREIRA FILHO, Virgílio José Martins. Cálculo do ponto de pedido baseado em previsões de uma política de gestão de estoques. Pesqui. Oper., Rio de Janeiro, v. 29, n. 3, p. 605-622, dez. 2009. Disponível em: <http://www.scielo.br/scielo.php?script=sci_ arttext&pid=S0101-74382009000300009&lng=en&nrm=iso>. Acesso em: 13 dez. 2016 FIGUEIREDO, Kleber et al. Segmentação logística: um estudo na relação entre fornecedores e vare- jistas no Brasil. Rev. adm. contemp., Curitiba, v. 11, n. 4, p. 11-31, dez. 2007. Disponível em: <http:// www.scielo.br/scielo.php?script=sci_arttext&pid=S1415-65552007000400002&lng=en&nrm=iso>. Acesso em: 14 dez. 2016. INTERNATIONAL ORGANIZATION FOR STANDARDIZATION. Homepage. Disponível em: <http:// www.iso.org/iso/home.html>. Acesso em: 13 dez. 2016. REGO, José Roberto do; MESQUITA, Marco Aurélio de. Controle de estoque de peças de reposição em local único: uma revisão da literatura. São Paulo - USP, 2011. Disponível em: <http://www.scielo. br/pdf/prod/2011nahead/AOP_T6_0001_0308.pdf>. Acesso em: 14 dez. 2016. ROSA, Hobed; MAYERLE, Sérgio Fernando; GONÇALVES, Mirian Buss. Controle de estoque por revisão contínua e revisão periódica: uma análise comparativa utilizando simulação. Prod., São Paulo, v. 20, n. 4, dez. 2010. Disponível em: <http://www.scielo.br/scielo.php?script=sci_ arttext&pid=S0103-65132010000400011&lng=en&nrm=iso>. Acesso em: 13 dez. 2016. WANKE, Peter. Quadro conceitual para gestão de estoques: enfoque nos itens. Gest. Prod., São Carlos, v. 19, n. 4, p. 677-687, dez. 2012. Disponível em: <http://www.scielo.br/scielo.php?script=sci_ arttext&pid=S0104-530X2012000400002&lng=en&nrm=iso>. Acesso em: 14 dez. 2016. GESTÃO DE RECURSOS DE MATERIAIS – 48 – O processo de classificação de estoques Larissa Maria Palacio dos Santos Introdução Classificar o estoque implica em conhecê-lo, mantendo atualizados inventários descritivos dos itens que o compõem. Com a classificação, é possível determinar a necessidade de ressuprimento, bem como o grau de prioridade que deve ser dado a diferentes grupos de itens. O método atualmente mais difundido e utilizado é a classificação ABC, que estudaremos ao longo das próximas páginas. Objetivos de aprendizagem Ao final desta aula, você será capaz de: • identificar os parâmetros da classificação ABC; • compreender como calcular os limites de cada classe; • identificar a necessidade dos controles em cada classe. 1 A importância dos itens em estoque Saiba que o estoque representa grande parte do custo logístico das empresas. Nesse sentido, um controle eficiente é imprescindível para que não ocorram paradas na produção, ou acúmulo de capital devido à ociosidade do estoque. O armazenamento é uma tarefa complexa devido à quantidade de itens que o compõem, a depender do tipo de produção em questão. Os processos produtivos têm se tornado mais comple- xos à medida que novas tecnologias são produzidas, sendo que o mercado demanda fluxos cada vez mais intensos e rápidos. Assim, podemos perceber a necessidade de desenvolver métodos para a organização, gerenciamento e controle de estoque (SANTOS; RODRIGUES, 2006). 2 A classificação ABC O método ABC é dosmétodos mais utilizados para a classificação de estoques. Ele consiste em separar os itens em grupos e subgrupos de acordo com o seu valor de uso, com a demanda, ou outro critério que seja conveniente para a empresa. FIQUE ATENTO! A escolha do critério que será utilizado para a aplicação da metodologia ABC depende da especificidade dos itens em questão. Por isso, é importante conhecer muito bem o processo produtivo e as características dos itens para decidir pelo critério ideal. – 49 – TEMA 7 O valor de uso de um item pode ser obtido a partir da multiplicação de sua utilização pelo valor unitário. Tal método permite que sejam adotadas diferentes políticas de estocagem dentro de uma mesma empresa, cada uma atendendo especificamente à necessidade de seu agrupa- mento (SANTOS; RODRIGUES, 2006). SAIBA MAIS! Não são apenas as indústrias que realizam o controle de estoques com base na curva ABC, tal metodologia é adotada também em outros tipos de estabelecimentos, como, por exemplo, as farmácias hospitalares. Leia o artigo “Classificação ABC dos materiais: uma ferramenta gerencial de custos em enfermagem”, disponível em: <www.scielo.br/ scielo.php?script=sci_arttext&pid=S0034-71672006000100010&lng=en&nrm=iso>. Quanto maior a quantidade de itens utilizados para a produção, maior a complexidade de seu gerenciamento. Por vezes, é necessário utilizar uma classificação baseada em mais de um crité- rio, levando em consideração a duração do produto, seu lead time, a dificuldade de obtê-lo, entre outros (SANTOS; RODRIGUES, 2006). Embora a maioria das empresas possua centenas de itens em estoque, o modelo de clas- sificação “monoitem” ainda é o mais utilizado. Esse modelo proporciona economia de tempo ao priorizar os itens mais utilizados. A análise de item por item demanda um tempo maior, e é possí- vel que, após as classificações, haja a necessidade de criar famílias de grupos para a adoção das políticas de tomada de decisão (SANTOS; RODRIGUES, 2006). A metodologia ABC [...] remonta à Itália do século XIX, por volta de 1897, quando o pesquisador Vilfredo Pareto elaborou um estudo sobre a distribuição de renda da população local. Esse estudo de- monstrou que, em números gerais, 80% das riquezas da região concentravam-se nas mãos de 20% da população. Posteriormente, o conceito se generalizou e ficou conhecido como “a regra dos 80/20”, segundo a qual 80% dos problemas são gerados por apenas 20% das causas ou ainda 80% dos custos são atribuídos a 20% dos motivos (RUSSO, 2009, p. 121). A Lei de Pareto, portanto, destaca o fato de que é possível que um agrupamento de poucos itens represente um grande valor, enquanto um aglomerado de muitos itens corresponda a um valor menor (SANTOS; RODRIGUES, 2006; LOURENÇO; CASTILHO, 2006). 3 Cálculo dos limites de cada classe Além do critério de valor de uso, podemos utilizar a frequência de uso ou a obsolescência, por exemplo. Para que uma classificação ABC seja realizada, é necessário conseguir a seguinte sequ- ência de informações sobre o estoque: 1. inventário dos itens; 2. o valor unitário de cada item; 3. a demanda anual; 4. calcular o montante anual de capital investido para a aquisição desses materiais. GESTÃO DE RECURSOS DE MATERIAIS – 50 – É possível obter o valor do consumo anual de cada um dos itens em estoque, por meio da seguinte fórmula: VCA = P.U x C.A Em que: VCA= Valor do consumo anual P.U= Preço unitário C.A= Consumo anual EXEMPLO O preço unitário de cada picolé é de R$ 1,50. Ao ano, são consumidos 100 picolés em uma sorveteria. Então o valor de consumo anual dos picolés é de R$ 150,00, pois: VCA = 1,50 x 100 = 150,00. Imagine que uma empresa monta estojos escolares. Para iniciar a classificação ABC, o ges- tor realiza um inventário dos itens estocados, com seus valores unitários e seu consumo anual. Itens Preço unitário (R$) Consumo anual (unid.) Lápis 0,50 200 Caneta 0,70 400 Borracha 0,20 300 Tabela 1 – Inventário de itens em estoque Fonte: elaborada pela autora, 2016. Vamos calcular o valor de consumo anual de lápis. Para tanto, basta multiplicar o preço uni- tário pelo consumo anual: VCA = 200 x 0,50 VCA = 100 Já o valor de consumo de caneta é de: VCA = 0,70 x 400 VCA = 280 Utilizando a mesma fórmula, obtivemos o valor de consumo anual de borracha, que é de 60. Agora devemos listar em ordem decrescente os itens, de acordo com seus valores de consumo. GESTÃO DE RECURSOS DE MATERIAIS – 51 – Itens Valor de consumo Preço unitário (R$) Consumo anual (unid.) Caneta 280 0,70 400 Lápis 100 0,50 200 Borracha 60 0,20 300 Tabela 2 – Classificação decrescente do valor de consumo dos itens em estoque Fonte: elaborada pela autora, 2016. O próximo passo é realizar a soma do custo acumulado dos itens em estoque. Para tanto, devemos somar os custos de cada linha da tabela, conforme exemplo a seguir. Itens Valor de consumo decrescente (R$) Preço unitário (R$) Consumo anual (unid.) Custo anual acumulado (R$) Caneta 280 0,70 400 280 Lápis 100 0,50 200 280 + 100 = 380 Borracha 60 0,20 300 380 + 60 = 440 Tabela 3 – Custo anual acumulado dos itens em estoque Fonte: elaborada pela autora, 2016. A última etapa é classificação de cada um dos itens, em ordem decrescente, de acordo com a porcentagem que eles representam do capital total acumulado. Para isso, dividimos o valor do custo anual do item pelo valor do custo anual acumulado do último item classificado. Itens Valor de consumo decrescente (R$) Preço unitário (R$) Consumo anual (unid.) Custo Anual acumulado % do item com relação ao custo anual acumulado Caneta 280 0,70 400 280 (280 ÷ 440) x 100 ≈ 63,64 Lápis 100 0,50 200 380 ≈ 86,37 Borracha 60 0,20 300 440 ≈ 100 Tabela 4 – Percentual do item com relação ao custo anual acumulado Fonte: elaborada pela autora, 2016. Quanto menor o percentual apresentado pelo item, maior a classe que ele irá compor. Em uma classificação ABC, a caneta seria um item classe A, o lápis classe B, e a borracha classe C. Caso houvesse mais itens, o mesmo procedimento deveria ser realizado para cada um deles. GESTÃO DE RECURSOS DE MATERIAIS – 52 – FIQUE ATENTO! O método ABC é muito utilizado na administração de estoques, contudo, seu pode ser aplicado também a outras atividades administrativas, como definição da políti- ca de compra, venda ou priorização da produção de um item. SAIBA MAIS! Ao utilizar a metodologia ABC, normalmente é gerado um gráfico conhecido por “Curva ABC”. Para entender a importância dessa metodologia, confira o artigo disponível em: <https://periodicos.ufsm.br/sociaisehumanas/article/view/6054/pdf>. 4 Os controles de cada classe Os materiais classificados como “Classe A” representam investimentos superiores a 60% e até 80% do total investido, devendo ser frequentemente trabalhados. Tais itens não devem ser armazenados por longos períodos, para não onerar o capital parado da empresa. Assim, recomen- da-se uma política de alta rotatividade (GUTIERREZ, 2009). EXEMPLO No caso de produtos de alto custo, como móveis de luxo, podemos optar por uma política de estoque zero, como propõe o sistema just-in-time. Assim, a produção será realizada sob demanda, desde que se cumpram os prazos estipulados. Já os itens de prioridade mediana são os de “Classe B”, e normalmente representam de 20% a 30% dos investimentos da empresa. Assim como seu grau de importância, sua vigilância pode ser mais moderada. Por fim, os itens classificados como “Classe C” representam baixos custos à empresa, e podem ser armazenados em larga escala, sendo seu controle simples (LOURENÇO; CASTILHO, 2006). FIQUE ATENTO! Os percentuais eleitos para cada classe não necessitam ser idênticos ao proposto pela metodologia. É possível flexibilizar o usodo método, elegendo classes de acor- do com a necessidade da empresa. GESTÃO DE RECURSOS DE MATERIAIS – 53 – Em razão da grande quantidade de itens estocados pelas empresas e de seu valor, tornou-se necessário o desenvolvimento de metodologias de gestão integrada. Assim, a metodologia ABC, consiste em um método simples, que pode ser realizado com a utilização de uma tabela de Excel, porém muito eficaz. Essa metodologia auxilia o gestor a tomar decisões sobre as compras que devem ser priorizadas, trazendo informações sobre as quantidades a serem adquiridas. Fechamento Chegamos ao final deste conteúdo, que tratou sobre o processo de classificação de esto- ques, enfocando a metodologia ABC. Nesta aula, você teve a oportunidade de: • identificar os parâmetros para a classificação ABC; • calcular os limites de cada classe; • identificar as necessidades de controle de cada classe. Referências GUTIERREZ, Óscar Parada. Un enfoque multicriterio para la toma de decisiones en la gestión de inventarios. Cuad. Adm., Bogotá, v. 22, n. 38, p. 169-187, jun. 2009. Disponível em: <http://www. scielo.org.co/scielo.php?script=sci_arttext&pid=S0120-35922009000100009&lng=en&nrm=iso>. Acesso em: 14 dez. 2016. LOURENCO, Karina Gomes; CASTILHO, Valéria. Classificação ABC dos materiais: uma fer- ramenta gerencial de custos em enfermagem. Rev. bras. enferm., Brasília, v. 59, n. 1, p. 52-55, fev. 2006. Disponível em: <http://www.scielo.br/scielo.php?script=sci_arttext&pi- d=S0034-71672006000100010&lng=en&nrm=iso>. Acesso em: 14 dez. 2016. RUSSO, Clovis Pires. Armazenagem, controle e distribuição. Curitiba: Ibpex, 2009. SANTOS, Antônio Marcos dos; RODRIGUES, Iana Araújo. Controle de estoque de materiais com diferentes padrões de demanda: estudo de caso em uma indústria química. Gest. Prod., São Car- los, v. 13, n. 2, p. 223-231, maio 2006. Disponível em: <http://www.scielo.br/scielo.php?script=sci_ arttext&pid=S0104-530X2006000200005&lng=en&nrm=iso>. Acesso em: 14 dez. 2016. VAGO, Fernando Rodrigues Moreira, et al. A importância do gerenciamento de estoque por meio da ferramenta curva ABC. Revista Sociais e Humanas, v. 26, n. 3, p. 638-655, 2013. Disponível em: <https://periodicos.ufsm.br/sociaisehumanas/article/view/6054/pdf>. Acesso em: 11 dez. 2016. GESTÃO DE RECURSOS DE MATERIAIS – 54 – O processo de especificação de estoques Larissa Maria Palacio dos Santos Introdução Você deve saber que “especificar” é o mesmo que descrever algo, ou alguém, tendo como objetivo a identificação do objeto, ou sujeito, dentro do conjunto em que ele se encontra. Não obs- tante, a especificação de materiais consiste em atribuir a eles características ou códigos que per- mitam que sejam identificados dentro do estoque ou armazém. Trata-se de uma atividade utilizada pelas empresas dentro do processo de gerenciamento e controle de estoques. Objetivos de aprendizagem Nesta aula, você será capaz de: • entender a necessidade de especificar materiais; • conhecer os métodos de especificar materiais. Vamos lá? 1 A especificação de materiais De maneira simplificada, podemos dizer que a especificação de materiais é uma das ativida- des da gestão de estoques, responsável por listar os materiais estocados e atribuir-lhes caracterís- ticas, critérios ou parâmetros para sua identificação dentro do armazém. A necessidade da especi- ficação de materiais em uma empresa reside na quantidade de itens estocados, que representam altos volumes (SILVA, 2016). FIQUE ATENTO! A especificação de estoques realiza a listagem com a identificação dos materiais e fornecedores, atribuindo-lhes códigos e formando catálogos. Além da identificação, a especificação de matérias permite armazená-los ordenadamente, além de inspecioná-los e preservá-los. Sua aplicação favorece ainda o processo de coleta de pre- ços, o fluxo de informações entre fornecedor e cliente e a determinação de um padrão de exigência de qualidade, com base nos requisitos mínimos identificados. Por meio da especificação, é pos- sível evitar que ocorram erros no momento da compra de um item, ou por este já estar em nível adequado de estoque, ou por não atender aos requisitos da empresa (FENILI, 2015). – 55 – TEMA 8 Figura 1 – Identificar o item no estoque Fonte: silvae/Shutterstock.com Perceba que o objetivo da especificação de materiais é também criar uma nomenclatura específica para cada item do estoque, atribuída de acordo com suas características e seguindo um padrão ordenado pelo próprio sistema de gestão da empresa, ou obedecendo alguma norma regulamentadora. Isso facilita a comunicação entre os elos da cadeia produtiva, a organização do armazém e a coleta de preços (FENILI, 2015). FIQUE ATENTO! A especificação de materiais pode trazer inúmeras vantagens à empresa à medida que cria uma linguagem universalizada, que deve ser de conhecimento dos setores internos da empresa e também de fornecedores e clientes, facilitando a troca de informações e os processos de compra e venda. SAIBA MAIS! A especificação de matérias está relacionada à qualidade da aquisição e, portanto, deve estar presente desde o momento do projeto, amparando o comprador e fornecendo-lhe segurança para a realização da aquisição. É preciso que os itens em estoque estejam devidamente catalogados, de acordo com seus nomes técnicos, para que seja possível implementar sua especificação, classificação e codifica- ção (FENILI, 2015). GESTÃO DE RECURSOS DE MATERIAIS – 56 – Figura 2 – Listar os itens em estoque Fonte: brgfx/Shutterstock.com Saiba que as empresas podem optar por criar um padrão próprio para especificação de mate- riais. Contudo, existem regulamentações específicas para cada tipo de item, ou setor produtivo, que podem ser facilmente implantadas, adotando-se uma linguagem ainda mais universalizada (SILVA, 2016). SAIBA MAIS! Não só as indústrias se beneficiam da gestão de materiais e dos procedimentos de classificação e especificação dos itens, tais procedimentos são também adotados no setor público. Confira a dissertação de Adriano Bernardo de Sá Roriz, disponível em: <http://www.arca.fiocruz.br/bitstream/icict/12486/1/971.pdf>. Para descrever um item, é importante ser objetivo, utilizar uma linguagem técnica, concisa e completa, levando em conta os padrões ou critérios de qualidade exigidos de acordo com a utili- zação da peça (FENILI, 2015). A universalização da linguagem entre os parceiros de negócios está relacionada aos siste- mas WMS (Warehouse Management System), que em português quer dizer Sistema de Gerencia- mento de Armazéns. Os WMS são softwares utilizados em sistemas Just in time, que trabalham com estoques nível zero, visando minimizar os custos. A produção só é ativada quando o pedido é realizado. Assim, o produtor precisa estar inten- samente conectado a seu fornecedor e ao cliente final, por não possuir estoque de materiais e tampouco armazenar produtos acabados (RUSSO, 2009). GESTÃO DE RECURSOS DE MATERIAIS – 57 – 2 Os métodos de especificação de materiais Saiba que os nomes utilizados para a especificação e descrição do item devem estar sempre no singular, as características de dimensionamento devem ser detalhadas com base nas caracte- rísticas do item e não de sua embalagem ou forma (FENILI, 2015). A elaboração da especificação deve seguir cada uma das etapas listadas abaixo, descritas por Gomes (2010). 1. Nome básico: trata-se do primeiro nome da especificação (nome do item). Exemplos: folha; caneta; lápis. 2. Nome modificador: nome adicional que complementará o nome básico. Exemplos: folha sulfite; lápis de cor; lâmpada incandescente. 3. Características físicas: detalhamento das características físicas e químicas do item em questão, como sua dureza, seu peso, sua granulometria, resistênciaetc. Se necessário, podemos apontar os padrões ou normas a serem seguidos ou metodologias de análise. 4. Unidade metrológica: informações referentes à unidade de fornecimento do material, por exemplo, litros, metros ou cm. Também é preciso apontar a unidade de controle da empresa e o fator de conversão, caso seja necessário. Figura 3 – Unidade metrológica do item Fonte: yut548/Shutterstock.com 5. Medidas: o desenho dimensional do item deve ser descrito, bem como as tolerâncias aceitáveis para o padrão de qualidade. Aqui, são descritas também a potência, a frequ- ência, a corrente, ou tensão do item. 6. Características de fabricação: indicar as etapas e o processo de produção, detalhes da execução e/ou acabamento do material. 7. Características de operação: detalhamento dos testes que devem ser executados para fornecer garantias exigidas, bem como dos testes de aceitação. GESTÃO DE RECURSOS DE MATERIAIS – 58 – 8. Cuidados com relação ao manuseio e armazenagem: especificar os cuidados e deta- lhes que envolvem o manuseio e transporte do item. 9. Embalagem: tem por objetivo manter a integridade do material, sua proteção. Figura 4 – Embalagem Fonte: Sidarta/Shutterstock.com Com base nessas informações básicas, que devem ser levadas em conta, ordenadamente, ao especificar um item, o gestor pode disponibilizar uma ficha que deverá ser completada a fim de gerar a especificação do item ou material (RUSSO, 2009). FIQUE ATENTO! Todas as informações listadas são indispensáveis para a especificação dos materiais em estoque. Elas podem ser preenchidas também em forma de ficha de especificação. EXEMPLO Especificação de saco de lixo: saco plástico de lixo; 15 litros; 6 micras; cor preta; largura 25 cm; altura 50 cm; de polipropileno. Aplicação: uso doméstico. Pacote com 10 unidades. Deverá estar em conformidade com as normas da ABNT NBR 9190/9191/13055/13056. Existem ainda, entretanto, outros tipos de especificação de materiais. Confira! d) Conforme a amostra: utilizada quando há dificuldades na descrição de um item. e) De acordo com as características físicas: também conhecida como “por padrão”, uti- lizada quando há uma norma técnica que especifique tal material, ou quando não é possível descrever detalhadamente todas as características de um material. GESTÃO DE RECURSOS DE MATERIAIS – 59 – f) De acordo com composição química: utilizada em casos nos quais há exigências de composição. g) Pela marca de fabricação: quando se estabelece a marca como sendo um padrão. h) Pelo desenho: utilizado quando o formato do material é complexo demais para ser verbalmente descrito (FELINI, 2015; GOMES, 2010). EXEMPLO Especificação de papel toalha Produto: PAPEL TOALHA Nome básico: PAPEL Nome complementar: TOALHA Grupo: CONSUMO Classe: MATERIAL DE LIMPEZA Forma de armazenamento: PALLET Unidade metrológica: PACOTE 1.000 folhas Apresentação: FARDO Cuidados para manuseio: POUCOS (ambientes molhados) Embalagem: SACO PLÁSTICO Características físicas: COR BRANCA, INTERFOLHADA Os erros no momento da especificação dos itens podem acarretar em problemas que afeta- rão as demais atividades da empresa, causando confusões, prejuízos, faltas ou sobras de itens. Para evitar tais situações, a importância da padronização é reiterada. Em outras palavras, trata-se de um método de normatização que tem por objetivo diminuir o número de itens em estoque, sim- plificando a gestão de materiais (RORIZ, 2011). Fechamento O processo de especificação de estoque é utilizado pelas empresas e pode lhes trazer uma série de vantagens, como facilitar a comunicação entre compradores e fornecedores, facilitar o pro- cesso de precificação do produto, agilizar a identificação de determinado item dentro do estoque etc. Nesta aula, você teve a oportunidade de: • compreender os objetivos da especificação de estoques; • listar os requisitos básicos para o processo de especificação, como a utilização de uma linguagem técnica; • conhecer o método mais utilizado para especificação; • ver outros tipos de especificação de materiais. GESTÃO DE RECURSOS DE MATERIAIS – 60 – Referências FENILI, Renato Ribeiro. Gestão de Materiais. Brasília: ENAP, 2015. Disponível em: <http://www. enap.gov.br/documents/52930/707328/Enap+Did%C3%A1ticos+-+Gest%C3%A3o+de+Materiais. pdf/76d26d48-37af-4b40-baf1-072a8c31236a>. Acesso em:21 dez. 2016. GOMES, Aristides Julio da Silva. Padronização das descrições de materiais (PDM). In: CONGRESSO CONSAD DE GESTÃO PÚBLICA, 3, 2010, Brasília. Anais...Disponível em: <http://www.repositorio. fjp.mg.gov.br/consad/bitstream/123456789/386/1/C3_TP_PADRONIZA%C3%87%C3%83O%20 DAS%20DESCRI%C3%87%C3%95ES%20DE%20MATERIAIS%20%28PDM%29.pdf>. Acesso em: 21dez. 2016. RORIZ, Adriano Bernardo de Sá A. Rede Integrada de Abastecimento e o Sistema de Registro de Preços no gerenciamento da cadeia de suprimentos da Diretoria de Administração da Fundação Oswaldo Cruz.2011. 124 f. Dissertação (Mestrado Profissional em Saúde Pública). Escola Nacional de Saúde Pública Sérgio Arouca, Rio de Janeiro, 2011. Disponível em: <http://www.arca.fiocruz.br/ bitstream/icict/12486/1/971.pdf>. Acesso em: 21dez. 2016. RUSSO, Clovis Pires. Armazenagem, Controle e Distribuição. Curitiba: Editora IBPEX, 2009. SILVA, Ritiele Cristiane. Análise da gestão de estoques: um estudo de caso em uma empresa do segmento varejo. Trabalho de conclusão de curso. Universidade de Santa Cruz do Sul. 2016. Dispo- nível em: <http://repositorio.unisc.br/jspui/bitstream/11624/1208/1/Ritiele%20Cristiane%20Silva. pdf>. Acesso em: 21dez. 2016 GESTÃO DE RECURSOS DE MATERIAIS – 61 – O processo de codificação de estoques Larissa Maria Palacio dos Santos Introdução Saiba que o planejamento e controle de estoques são atividades que buscam conciliar a demanda e o suprimento da empresa, tanto em seus setores internos, quanto nas relações comer- ciais. Essa dinâmica exige uma série de etapas e atividades e, em alguns casos, metodologias, visto que se busca promover tal equilíbrio ao menor custo possível. Para controlar o armazém, no entanto, é necessário possuir dados precisos sobre os mate- riais em processo, isto é, desde os que estão armazenados e em processamento até à etapa final, quando já transformados em produtos ainda não foram enviados ao comprador, ou por ventura, foram por eles devolvidos. Entenda, desde já, que a classificação e a codificação dos estoques são imprescindíveis para que o controle de almoxarifado seja eficaz. Objetivos de aprendizagem Ao final desta aula, você será capaz de: • entender o processo de codificação de materiais e as perdas de estoques; • identificar as vantagens da informática na codificação; • conhecer critérios de codificação de materiais. 1 Processo de codificação de materiais Dentre as principais tarefas da gestão de estoques e materiais, temos a classificação de estoques e a codificação de materiais. A definição do processo de codificação de materiais é: representação, pelo uso de números ou letras, de todas as informações do material, detalhadas em sua especificação e classificação (RUSSO, 2009). FIQUE ATENTO! Codificar significa criar códigos ou signos para descrever um material de forma simplificada. – 62 – TEMA 9 Entenda que a finalidade da codificação é criar uma padronização para o controle dos mate- riais, evitar a duplicidade de itens dentro do estoque, melhorar a comunicação interna no que tange aos materiais e às compras, e melhorar o controle contábil. A prática permite ainda a classificação de um item em grupos e subgrupos, por intermédio da criação de códigos para cada um deles. Os sistemas mais conhecidos de codificação utilizam letras, números, ou letras e números (RUSSO, 2009; SILVA; HOFFMANN; MORAES, 2012). FIQUE ATENTO! Aimplementação de um sistema de codificação de materiais pode trazer uma série de vantagens às empresas. A codificação por letras, ou codificação alfabética, vem sendo substituída pela numérica em razão da limitação do número de códigos possíveis de serem formados, além de ser de memoriza- ção mais difícil do que os sistemas numéricos (RUSSO, 2009). Já a codificação por números, conhecida como codificação decimal, é o tipo de codificação mais difundido e utilizado pelas empresas. Podemos atribuir seu sucesso à simplicidade e à quan- tidade de itens e informações que podem ser codificados (RUSSO, 2009). EXEMPLO Em uma dispensa, a dona de casa cria uma categoria de itens, como: “Material de limpeza” que será representado pelo código “05”. Os materiais de limpeza utilizados na residência são muitos e é necessário que se criem subgrupos com códigos nu- méricos, assim temos: 01 Detergentes 02 Palhas de aço 03 Sabão em pó Se o item que ela pretende codificar for um sabão em pó, então seu grupo é 05 e seu subgrupo 02. O código deste item, portanto, seria 05.02. A codificação que combina letras e números para representar um item chama-se alfanumérica. Possui uma grande abrangência e divide os itens em grupos e classes, contudo é a segunda mais utilizada, sendo superada pela decimal (RUSSO, 2009). EXEMPLO Em um produto fictício que tenha sido codificado como L B 4488: L seria o grupo; B a classe; e 4488 o código identificador. GESTÃO DE RECURSOS DE MATERIAIS – 63 – SAIBA MAIS! Algumas instituições e entidades desenvolveram métodos próprios para a codificação de seus estoques, e um bom exemplo é o Sistema de Classificação Dewey, que leva o nome de seu criador. O sistema foi criado para a identificação de livros em bibliotecas, e é utilizado ainda na atualidade. Para saber mais sobre o método e conhecer outros exemplos, leia o artigo de Silva, Hoffmann e Moraes (2012), disponível em: <www. abepro.org.br/biblioteca/enegep2012_TN_STP_157_915_19631.pdf>. A preferência pela codificação decimal provém da facilidade que esta representa para o uso em sistemas informatizados e pela facilidade da inclusão de novos itens. O sistema é normalmente composto por três chaves, do grupo, do subgrupo e do número de identificação, sequencialmente. Pode-se ainda acrescentar um dígito verificador, como na Figura 1 a seguir (RUSSO, 2009). Figura 1 – Exemplo de estrutura de um sistema de codificação decimal Digito verificador Número de identificação Subgrupo do item Grupo do item 01. 02. 004 - 1. Fonte: Elaborada pela autora, com base em SILVA; HOFFMANN; MORAES (2012). FIQUE ATENTO! Os códigos decimais são formados por três chaves: grupos; subgrupos; e número de identificação, e em alguns casos também possuem dígitos verificadores. Este tipo de código é utilizado para compor o código de barras. Observe que cada um dos códigos da imagem corresponde a uma informação, conforme os quadrinhos relacionados. GESTÃO DE RECURSOS DE MATERIAIS – 64 – 2 A codificação e a informática A informática é uma ciência que transforma dados em informações por intermédio de um tratamento racional e sistemático. Tal ciência deu origem aos computadores e iniciou a era da informática. A informática permitiu certos avanços no que tange aos processos administrativos, assim, a gestão de materiais e estoques foi revolucionada e aprimorada com sua utilização (SILVA; HOFFMANN & MORAES, 2012). Figura 2 – Microcomputadores Fonte: Timofey_123/Shutterstock.com Os sistemas de codificação de cada empresa diferem entre si, pois é preciso levar em conta os tipos de materiais e necessidades envolvidas, mas, em suma, a grande maioria delas utiliza de sof- twares e aparelhos tecnológicos para desenvolver a tarefa (SILVA; HOFFMANN & MORAES, 2012). Figura 3 – Ilustração de um código de barras Fonte: Stephen Marques/Schutterstock.com GESTÃO DE RECURSOS DE MATERIAIS – 65 – SAIBA MAIS! O sistema de código de barras revolucionou a gestão empresarial e o modo de se fazer compras. Antes dele, os comércios e indústrias precisavam, de tempos e tempos, fechar a empresa para realizar seus balanços. Em 1949, após meses de pesquisa, Woodland colocou em prática o primeiro modelo de código de barras do mundo (PINTO, 2014). Para saber mais sobre a origem deste sistema confira: <http://lyceumonline.usf.edu.br/salavirtual/documentos/2623.pdf>. Os códigos precisam ser lidos por hardwares e softwares específicos. É preciso, portanto, transcrever os códigos numéricos em códigos legíveis por tais aparatos, como, por exemplo, o código de barras (SILVA; HOFFMANN & MORAES, 2012). Figura 4 – Scanner de leitura de código de barras Fonte: Ruslan Kuzmenkov/Shutterstock.com Saiba que os números ou letras que compõem o código do produto são traduzidos em “um conjunto de linhas e de espaços com larguras diferentes” (RUSSO, 2009, p. 90). Tais códigos só poderão ser lidos por softwares como scanners, que os converterá em informações novamente. Existem padrões reconhecidos para a composição dos códigos de barras, como: • UPC - Universal Product Code • EAN – European Article Number • Sistema EAN BRASIL O sistema UPC é utilizado nos Estados Unidos e Canadá, ao passo que o sistema EAN é utilizado na Europa. O sistema EAN Brasil, do Código Nacional de Produtos, é o utilizado em território brasileiro e deve possuir um sistema de numeração de itens, um sistema de representação de itens suplemen- tares, códigos de barras padronizados, e ainda um conjunto de mensagens EANCOM (RUSSO, 2009). GESTÃO DE RECURSOS DE MATERIAIS – 66 – São reconhecidos por esse sistema quatro tipos de códigos de barras: • EAN-8 • EAN-13 • EAN/UCC-14 • EAN-128 Todos esses códigos são fornecidos pela EAN Brasil, atualmente conhecida como GS1 Bra- sil, sendo que os três primeiros dígitos identificam o país. O EAN-8 é utilizado em embalagens de dimensões pequenas. Já o EAN-13 é utilizado em embalagens maiores, e traz informações sobre o país, empresa, produto e dígito de controle. O EAN-14 é comumente utilizado para embalagens de despacho. Por fim, o EAN-128 permite ainda que se tenham textos livres e outros dados sobre o produto (RUSSO, 2009; PINTO, 2014). 3 Critérios de codificação de materiais Os sistemas de codificação de materiais devem ser elaborados com base em alguns requi- sitos básicos: a expansividade - a capacidade de inclusão de itens no sistema; a unicidade - deve ser criado um único código para cada item; a simplicidade - deve ser de fácil uso e entendimento; a concisão ou objetividade; a padronização - devem existir regras para a codificação. 4 A codificação e as perdas de estoque A codificação auxilia o controle de estoques, pois com base nos dados por ela disponibiliza- dos é possível conhecer o estado do item, bem como sua localização no estoque. Isto evita que ocorram perdas ou extravios do item, que sejam pedidos itens já estocados, ou em desacordo com as necessidades da empresa (RUSSO, 2009). Fechamento O processo de codificação de estoques consiste em transformar as informações relativas aos produtos, itens ou materiais em armazenamento em códigos ou signos, que serão posteriormente decodificados com o auxílio de hardwares adequados. O objetivo desse processo é melhorar o processo de controle de estoques, que serão catalogados e armazenados de acordo com suas características. Nesta aula, você teve a oportunidade de: • compreender o que é o processo de codificação e conhecer seus objetivos; • entender como funciona esse processo; • conhecer as vantagens do sistema; • conhecer o método de código de barras; • conhecer os sistemas dos códigos de barras. GESTÃO DE RECURSOS DE MATERIAIS – 67 – Referências PINTO, Marcela Caballero Alves. Código de barras - Um estudo de múltiploscasos. 2014. 48p. Trabalho de conclusão de curso (Engenharia de Produção) - Universidade São Francisco, Cam- pinas, 2014. Disponível em: <http://lyceumonline.usf.edu.br/salavirtual/documentos/2623.pdf> . Acesso em: 05 jan. 2017. RUSSO, Clovis Pires. Armazenagem, Controle e Distribuição. Ibpex, Curitiba, 2009. SILVA, Andre Luiz Emmel; HOFFMANN, Fabio Moacir; MORAES, Jorge Andre Ribas. Proposta de melhoria no sistema de codificação de uma empresa de tecnologia eletrônica. In: Encontro nacio- nal de engenharia de produção, XXXII, 2012, Bento Gonçalves, RS. Disponível em: <http://www. abepro.org.br/biblioteca/enegep2012_TN_STP_157_915_19631.pdf>. Acesso em: 05 jan. 2017. GESTÃO DE RECURSOS DE MATERIAIS – 68 – Métodos de avaliação de estoques Larissa Maria Palacio dos Santos Introdução Nesta aula, iremos aprender sobre os processos de avaliação de estoque e os métodos que se destacam. Avaliar significa verificar se os controles estão funcionando de maneira adequada e atingindo os objetivos propostos. Objetivos de aprendizagem Ao final desta aula, você será capaz de: • identificar os principais processos para avaliar estoques; • entender a diferença entre os diversos métodos na prática. 1 Principais processos de avaliação de estoques A todo momento, o gestor passa por processos de tomada de decisão sobre atividades e ati- tudes perpetuadas dentro do ambiente empresarial. Saiba que assim funciona também a gestão de estoques e as escolhas das políticas de ressuprimento de materiais, dos locais de armazenamento dos itens, do sistema de classificação, do posicionamento dos itens dentro do armazém, entre outros. Quando as atividades da empresa já estão em funcionamento, é preciso refletir se as deci- sões tomadas foram adequadas e se estão trazendo o retorno esperado, atendendo assim os objetivos inicialmente propostos pela organização (RUSSO, 2009). O custo dos itens em estoque deve ser avaliado pelo custo de produção ou aquisição. Não se atribui o custo dos itens apenas ao valor de compra, mas também aos custos envolvidos no processo de manuseio e armazenagem. Os principais métodos conhecidos para a avaliação de estoque são: • PEPS (Primeiro a Entrar, Primeiro a Sair); • UEPS (Último a Entrar, Primeiro a Sair); • Média do custo médio; • Método do custo de reposição (RUSSO, 2009). FIQUE ATENTO! Para o processo de avaliação de estoques, o custo do item é seu preço de compra, acrescido dos custos envolvidos no processo de armazenamento e manuseio. – 69 – TEMA 10 2 Método do custo médio Um dos métodos de avaliação de estoques mais comuns é o custo médio, devido à sua sim- plicidade e sua capacidade de minimizar as oscilações dos preços dos itens. As baixas de estoques ocorrem por ordem de produção, ou ordem cronológica, e os saldos finais são valorizados pelo preço médio do item (FENILI, 2015). FIQUE ATENTO! No método do Custo médio, o valor considerado para a baixa do estoque é o calcu- lado com base no custo médio dos itens. Imagine um estoque de uma loja que possuía saldo nulo, e no dia 10 de determinado mês adquiriu 400 unidades de pratos de sopa, ao preço unitário de R$ 10,00. O saldo agora é de R$ 4.000,00. No dia 20 do mesmo mês, houve uma entrada de 200 unidades do material, ao valor unitário de R$ 15,00. O saldo passou então a somar o valor anterior com o adquirido, totalizando R$ 7.000,00 (R$4.000,00 + R$ 3.000,00). Ainda dentro no mesmo mês, no dia 23, houve a saída de 150 unidades. De acordo com o método do custo médio, o valor unitário é de: Valor unitário de saída = 7.000,00 ÷ 600 = R$ 11,67 Então, o valor da baixa deve ser de: Valor da saída = 150 × 11,67 = R$ 1.750,50 E o saldo do estoque passará a ser: Valor total do estoque = R$ 5.249,50. 3 Método PEPS Perceba que o método PEPS (Primeiro a Entrar, Primeiro a Sair) corresponde à sigla em inglês FIFO (First In First Out) Neste método, a baixa dos estoques é realizada com base na ordem crono- lógica de entrada dos itens. Se os primeiros itens a entrar são os primeiros a sair, aquele item que estiver há mais tempo no estoque será o primeiro a sair (FENILI, 2015). SAIBA MAIS! Para efeitos de cálculo de imposto de renda, devemos utilizar o cálculo com base no método PEPS, segundo o Regulamento do imposto de renda. Confira em: <http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/decreto/D3000.htm>. GESTÃO DE RECURSOS DE MATERIAIS – 70 – EXEMPLO Imagine que uma empresa recebeu, na primeira semana de janeiro, uma caixa com 500 folhas sulfite no tamanho A4, na segunda semana, outra caixa com 100 folhas sulfite no mesmo tamanho e, na terceira semana, mais uma caixa com 300 dessas folhas. Ainda que todos os itens recebidos sejam iguais, o primeiro item que deverá ser baixado do estoque deverá corresponder à primeira entrada, até que se esgotem as 500 folhas recebidas. Dentre as vantagens trazidas por esse método, destacamos que ele evita o envelhecimento do estoque e o vencimento dos prazos de validade dos itens (FENILI, 2015). Observe a Figura 1 a seguir, que traz um exemplo de entradas de um estoque. Tabela 1 – Entradas de itens em estoque Data Quantidade (unid.) Valor unitário (R$) Valor total (R$) 03/12 100 15,00 1.500,00 05/12 200 25,00 6.500,00 10/12 150 20,00 9.500,00 Fonte: elaborada pelo autor, 2017. Imagine que o estoque fosse anteriormente nulo, então em 03/12 seu valor passou a ser de R$ 1.500,00. No dia 5 do mesmo mês, ocorreu uma entrada de 200 unidades ao valor unitário de R$ 25,00, que somada ao valor de estoque anterior totalizou o montante de R$ 6.500,00. Já no dia 10/12, ocorreu uma entrada de 150 unidades ao valor unitário de R$ 20,00, que somado ao valor de estoque anterior totalizou R$ 9.500,00. A Figura 2, a seguir, descreve as saídas do estoque. Tabela 2 – Saídas dos itens em estoque Data Quantidade (unid.) Valor unitário (R$) Valor total (R$) 15/12 50 15,00 8.750,00 18/12 50 15,00 8.000,00 20/12 200 25,00 3.000,00 Fonte: elaborada pelo autor, 2017. FIQUE ATENTO! No método PEPS, a saída dos itens é realizada com base no valor dos itens compu- tados na primeira entrada, e assim sucessivamente. GESTÃO DE RECURSOS DE MATERIAIS – 71 – Agora observe que o montante do estoque, quando começaram a ocorrer as primeiras saí- das, era de R$ 9.500,00. Na primeira saída, o valor unitário considerado foi o da primeira entrada, ou seja, R$ 15,00. Na segunda saída, havia ainda um saldo remanescente da primeira entrada, então o valor descontado do estoque foi considerado com base ainda na primeira entrada, e o saldo do estoque ficou R$ 8.000,00. Por fim, a terceira saída foi contabilizada com base na segunda entrada, de R$ 25,00, e o saldo do estoque contabilizou em R$ 3.000,00. Concluímos então que cada saída de material é contabilizada pela entrada sequencial correspondente. SAIBA MAIS! “A Instrução Normativa nº 205/1988 – Secretaria de Administração Pública da Presidência da República – Sedap (Presidência da República, 1988), da mesma forma que o Manual de Gestão de Materiais da Câmara dos Deputados (BRASIL, 2010), recomenda o uso do PEPS como maneira de se evitar o envelhecimento do estoque”. (FENILI, 2015, p. 7). Para saber mais, acesse o manual de gestão de materiais da câmara dos deputados em: <http://www2.camara.leg.br/transparencia/concursos/ concursos-novos/manual-de-gestao-de-materiais>. 4 Método UEPS O método UEPS, ou em inglês LIFO (Last In First Out), significa “último a entrar, primeiro a sair” e baseia-se na cronologia de entradas dos itens, assim como o método PEPS. Contudo, a diferença entre os dois é que no UEPS, o item de entrada mais recente no estoque será o primeiro a sair (RUSSO, 2009). De acordo com Russo (2009), a vantagem desse método com relação aos demais é que ele facilita a definição dos preçosde venda em economias sujeitas à inflação, pois tem a capacidade de refletir a realidade do mercado de maneira mais precisa do que os anteriores. A Figura 3, a seguir, ilustra um exemplo. Tabela 3 – Entradas de itens em estoque com base no método UEPS Data Quantidade (unid.) Valor unitário (R$) Valor total do estoque (R$) 02/01 100 10,00 1.000,00 05/01 150 15,00 3.250,00 15/01 200 30,00 9.250,00 Fonte: elaborada pelo autor, 2017 Imagine que, anteriormente, o valor total do estoque fosse nulo, então em 02/01 ele passou a ser de R$ 1.000,00. Já em 05/01, passou para R$ 3.250,00, pois foi somada a entrada de estoque ao valor anterior (R$ 1.000,00 + R$ 2.250,00). Em 15/01, o valor ficou em R$ 9.250,00. A partir do dia 18/01, no entanto, começaram a ocorrer as saídas dos itens, conforme mostra a Figura 4 a seguir. GESTÃO DE RECURSOS DE MATERIAIS – 72 – Tabela 4 – Saídas dos itens em estoque base no método UEPS Data Quantidade (unid.) Valor unitário (R$) Valor total do estoque (R$) 18/01 200 30,00 3.250,00 19/01 100 15,00 1.750,00 20/01 50 15,00 1.000,00 21/01 50 10,00 500,00 Fonte: elaborada pelo autor, 2017. Observe que, no momento das saídas, o valor do estoque era de R$ 9.500,00 e que o valor unitário considerado foi de R$ 30,00, e foi então descontado R$ 6.000,00. A segunda baixa do estoque foi de 100 unidades, e foi considerado o valor da segunda entrada, de R$ 15,00 a unidade. A terceira baixa foi de 50 unidades, e considerou-se ainda o valor da segunda entrada por haver saldo remanescente. As demais baixas foram seguindo a ordem cronológica do mais recente para o mais antigo (RUSSO, 2015). EXEMPLO Se a última entrada de um estoque X tiver sido ao valor unitário de R$ 15,00, a pri- meira saída deverá apresentar esse mesmo valor, até que o saldo de unidades que entraram nesse valor esteja finalizado. 5 Método do custo de reposição O método do Custo de Reposição não é tão usual quanto os demais, sendo ele conhecido também como NIFO (Next in, First Out), isto quer dizer “o próximo a entrar é o primeiro a sair”. Ele pode ser compreendido como o custo corrente de reposição, para executa-lo é preciso ter um inventário permanente ou intermitente. Seus resultados são os não realizados, e apurados com base nos custos correntes de reposição (FENILI, 2015). GESTÃO DE RECURSOS DE MATERIAIS – 73 – Fechamento A avaliação de estoques, ou valorização de estoques, é importante para que a empresa men- sure seus resultados. Existem alguns métodos, como os que aqui foram destacados: PEPS; UEPS; Custo médio; Custo de reposição. Nesta aula, você teve a oportunidade de: • identificar os principais processos para avaliar estoques; • compreender o funcionamento e aplicação de cada um dos métodos; • entender a diferença entre os diversos métodos na prática. Referências BRASIL. Portaria – DG nº 96, de 26 de março de 2010, da Câmara dos Deputados. Aprova o Manual de Gestão de Materiais da Câmara dos Deputados. Brasília. Câmara do Deputados. Centro de Documentação e Informação. Disponível em: <http://www2.camara.leg.br/transparencia/concur- sos/concursos-novos/manual-de-gestao-de-materiais>. Acesso em: 20 dez. 2017. _______. Decreto nº 3.000, de 26 de março de 1999. Regulamento do imposto de renda. Disponível em: <http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/decreto/D3000.htm>. Acesso em: 20 dez. 2017. FENILI, Renato Ribeiro. Gestão de Materiais. Brasília: ENAP, 2015. RUSSO, Clovis Pires. Armazenagem, Controle e Distribuição. Curitiba: IBPEX, Curitiba, 2009. SANTOS, Nuno Miguel Vicente. Logística na indústria do ovo. 2011. Disponível em: <https://estu- dogeral.sib.uc.pt/handle/10316/18113>. Acesso em: 20 dez. 2017. GESTÃO DE RECURSOS DE MATERIAIS – 74 – A integração de estoques, consumo e demanda Larissa Maria Palacio dos Santos Introdução Um dos aspectos mais importantes para a gestão empresarial é a previsão das vendas, uma vez que o planejamento das operações dependerá de tais informações para programar as com- pras de materiais. A previsão de vendas pode ser calculada com base nas demandas de períodos anteriores, ou por outros métodos. Trata-se, no entanto, de uma informação incerta que corres- ponde a uma tentativa de aproximação ao valor real de uma venda futura. Objetivos de aprendizagem Ao final desta aula, você será capaz de: • identificar as diferenças entre os fluxos dos estoques; • compreender a necessidade de conhecer a demanda de materiais; • entender processos de estimativa de demandas e alguns exemplos de aplicações na prática. 1 Os fluxos de estoque Tenha em mente que os estoques devem ser dimensionados de acordo com a necessidade da empresa, pois armazenar mais do que o necessário pode acarretar em prejuízo, como perdas, extravios ou deterioração de itens pelo tempo. A falta de materiais no tempo necessário, entre- tanto, atrasa os pedidos de entrega e afeta o nível de serviço da empresa. É importante que todas as informações relativas ao armazenamento e movimentação sejam registradas para servirem como base para as tomadas de decisão dos gestores (PARANHOS FILHO, 2010). 2 A demanda e os estoques A qualidade da previsão da demanda pode influenciar positiva ou negativamente a dinâmica do gerenciamento da empresa. Se a demanda real for muito maior do que a prevista, o volume de materiais estocados será excessivo, prejudicando a empresa. Por outro lado, se a demanda real for maior do que a prevista faltará material a produção, gerando atrasos nas entregas e afetando as empresas. Se a previsão de demanda for próxima a real, no entanto, o volume estocado garantirá o funcionamento da empresa e seu nível de serviço (PARANHOS FILHO, 2010). – 75 – TEMA 11 EXEMPLO Uma papelaria que vende canetas tem uma demanda que varia pouco, no entanto, após anúncios midiáticos, foi prevista uma ampliação de 20% nas vendas. Na prática, a estratégia do marketing não atingiu ao objetivo, e esse erro na previsão, ainda que pequeno, ocasionou prejuízos à empresa, que ficou com capital investido parado e mão de obras e equipamentos ociosos. Figura 1 – Demanda e oferta Fonte: Dirk Ercken / Shutterstock.com Entenda que não é só o estoque que sofre com as flutuações na demanda. Na realidade, é essencial que a empresa possua uma equipe disponível capaz de produzir além do volume normal de produção, e que em períodos de diminuição do volume de vendas, assim como os equipamen- tos, não fique ociosa (PARANHOS FILHO, 2010). FIQUE ATENTO! A previsão de demanda se tornará um indicador que auxiliará o gestor no processo de tomada de decisão, portanto, é de extrema importância que a demanda real futura seja muito próxima ao calculado. 3 Os métodos de previsão de demanda Existem dois tipos de demandas: • a dependente, que se baseia na previsão dos pedidos dos clientes; • a independente, que é calculada para obter a quantidade ideal de cada um dos itens necessários à confecção do produto (RUSSO, 2009). GESTÃO DE RECURSOS DE MATERIAIS – 76 – As informações para o cálculo de previsão de demanda podem ser quantitativas ou qualita- tivas, sendo proferidas por profissionais ligados à atividade, ou obtidas por intermédio de testes mercadológicos, pela pesquisa de mercado, ou ainda por dados históricos (RUSSO, 2009; PARA- NHOS FILHO, 2010). FIQUE ATENTO! A previsão de demanda pode ser feita por métodos qualitativos, isto é, pautados em opiniões de especialistas, ou por métodos estatísticos com base em dados, séries históricas e indicadores econômicos. Saiba que existem inúmeros modelos de previsão de demanda, e Russo (2009) admite a existência de oito tipos: 10. modelo de avaliação constante de consumo; 11. modelo de evolução com tendência de consumo; 12. modelo de evolução sazonal de consumo;13. método do último período; 14. método da média aritmética móvel; 15. método da média ponderada de consumo; 16. método da média com amaciamento exponencial; 17. método dos mínimos quadrados. O primeiro método, o “Modelo de avaliação constante de consumo”, não considera as influen- cias de variações do mercado ou política na demanda, sendo que o consumo se mantém quase invariável ao longo do período (RUSSO, 2009). Já o “Modelo de evolução com tendência de con- sumo” considera que os fatores tecnológicos e econômicos podem influenciar positiva ou negati- vamente a evolução da média do consumo, sendo que ela irá aumentar ou diminuir no decorrer do período (RUSSO,2009). Figura 2 – Previsão de demanda Fonte: Ivelin Radkov / Shutterstock.com GESTÃO DE RECURSOS DE MATERIAIS – 77 – O “Modelo da evolução sazonal de consumo” refere-se a produtos que são consumidos com maior intensidade em um período do ano, sendo que nos períodos anteriores e sucessores o consumo sofre quedas bruscas. Exemplos: produtos natalinos, de Páscoa, de carnaval etc. (RUSSO, 2009). Figura 3 – Ovos de Páscoa Fonte: Beto Chagas / Shuterstock.com EXEMPLO Uma sorveteria localizada à beira mar possui demanda sazonal. Por isso, o gestor pode concluir que seu período de vendas será maior no verão, quando o apelo turístico é maior, e decidir fechar no inverno, ou comercializar outro produto. O “Método do último período” projeta o consumo de acordo com o valor da demanda do período anterior. Trata-se de um método frágil, uma vez que outros fatores podem influenciar a demanda, como aumento da concorrência, da inflação, inovações tecnológicas, tendências de moda, dentre outros (RUSSO, 2009). O quinto método é estatístico, conhecimento como “Método da média aritmética móvel” e é calculado com base na média de consumo dos períodos anteriores. Calcula-se a média de con- sumo anual e em seguida, calcula-se a média de consumo dos últimos meses. Se o valor da média dos últimos meses for superior ao do consumo anual total, então a demanda deverá ser projetada um pouco além da média de consumo anual. Todavia, se o valor da média dos últimos meses for inferior, então a previsão de demanda deverá ser igualmente menor do que a média anual total (RUSSO, 2009). O sexto método, que é o da “média ponderada” calcula também a média de consumo anual, porém, trabalha com o conceito matemático de atribuição de “pesos” diferentes aos valores que mais interessam. Em outras palavras, segundo ele, tem maior valor a média dos períodos mais recentes do que dos períodos mais antigos (RUSSO, 2009). GESTÃO DE RECURSOS DE MATERIAIS – 78 – No sétimo modelo, ao qual se atribui o nome de “Método da média com amaciamento expo- nencial”, “a previsão para o próximo período é feita utilizando-se o consumo real do último período, a previsão anteriormente feita para esse período e uma constante de amaciamento exponencial que determinará a ponderação dada aos dados mais recentes” (RUSSO, 2009, p. 116). O método “dos mínimos quadrados” é, dentre todos, o de maior precisão, por ser calculado a partir de uma fórmula matemática que trabalha com séries históricas anteriores (RUSSO, 2009). Para Parandos Filho (2010) existem métodos qualitativos, que se baseiam nas opiniões de espe- cialistas, métodos que utilizam indicadores econômicos, e análises de séries temporais. O método das opiniões coletivas é puramente qualitativo e subjetivo, uma vez que se baseia na opinião de pro- fissionais capacitados, os quais, discutindo os dados, avaliam suas apostas de previsão de demanda. Quanto aos métodos que utilizam indicadores econômicos, esses dependem da avaliação precisa dos indicadores que podem influenciar e estarem ligados ao tipo de atividade em questão, permitindo, assim, que se calcule a previsão da demanda de forma mais pontual. As análises de séries temporais dependem do armazenamento e coleta dos dados sobre a demanda (PARANDOS FILHO, 2010). Figura 4 – Método das opiniões coletivas Fonte: Rawpixel.com / Shutterstock.com SAIBA MAIS! O artigo de Salgado Júnior et al explica, de maneira um pouco mais aprofundada, a relação entre os sistemas de tecnologia de informação e a gestão das empresas. Confira em: <https://www.producaoonline.org.br/rpo/article/view/343/718>. Acesso em: 30 ma. 2017. 4 Aplicações práticas Na prática, as empresas escolherão os métodos e modelos mais adequados ao tipo de ati- vidade em questão. A maioria utiliza mais de um método concomitantemente, pois, assim, mini- mizam-se as desvantagens de cada um deles. Sabendo das limitações da aplicação dos métodos GESTÃO DE RECURSOS DE MATERIAIS – 79 – e das oscilações que podem ocorrer de forma mais expressiva, essas empresas devem possuir sistemas flexíveis de produção, com capacidade para aumentá-la ou diminuí-la no intuito de evitar prejuízos. (RUSSO; 2009: FILHO; 2010) FIQUE ATENTO! Na prática, as empresas utilizam mais de um modelo ao mesmo tempo para garan- tir que os erros de previsão sejam minimizados. SAIBA MAIS! O artigo de Mareth et al trata de um exemplo da previsão de demanda por instrumentos matemáticos, na prática de uma vinícola. Disponível em: <https://anaiscbc.emnuvens. com.br/anais/article/view/350/350>. Acesso em: 30 mar. 2017. Fechamento Concluímos, assim, que a previsão da demanda é uma informação importante para o gestor da empresa, pois auxiliará o processo de tomada de decisões, ou seja, fornecerá subsídios ao pla- nejamento estratégico da empresa. Nesta aula, você teve a oportunidade de: • conhecer a importância da previsão da demanda; • conhecer os tipos de variações de demanda; • conhecer os métodos mais utilizados para a previsão de demanda. Referências PARANHOS FILHO, Moacyr. Gestão da Produção Industrial. IBPEX: Curitiba, 2010. SALGADO JUNIOR, Alexandre Pereira et al. A tecnologia da informação como suporte ao ajuste da previsão da demanda: um estudo de caso em uma empresa de bebidas carbonatadas. Revista Produção Online, v. 10, n. 3, p. 621-648, 2010. Disponível em: <https://www.producaoonline.org.br/ rpo/article/view/343/718>. Acesso em: 30 mar. 2017. MARETH, Taciana et al. Planejamento e controle da produção de vinho utilizando modelos de pre- visão de demanda e programação matemática. In: Anais do Congresso Brasileiro de Custos-ABC, Bento Gonçalves - RS,12-14 nov. 2012. Disponível em: <https://anaiscbc.emnuvens.com.br/anais/ article/view/350/350>. Acesso em: 27 jan. 2017. RUSSO, Clovis Pires. Armazenagem, controle e distribuição. IBPEX: Curitiba, 2009. GESTÃO DE RECURSOS DE MATERIAIS – 80 – Modalidades de Consumo de Materiais Larissa Maria Palacio dos Santos Introdução Sabemos que as empresas precisam de determinados recursos para realizar suas atividades, sejam eles materiais diretamente ligados à confecção ou comercialização, ou produtos para o desempenho das funções auxiliares. Planejar as compras pode trazer uma série de vantagens à empresa, evita estoques desnecessários e proporciona economias. Objetivos de aprendizagem Ao final desta aula, você será capaz de: • identificar os conceitos fundamentais sobre estoques; • entender a importância dos materiais na produção e nos resultados. 1 Conceitos fundamentais de estoques Com a impossibilidade de se prever a demanda futura de forma precisa, as empresas arma- zenam itens que possam necessitar futuramente. Os estoques desempenham um papel de prote- ção à empresa, garantindo que as necessidades dos diferentes departamentos sejam satisfeitas nos momentos ideais. O estoque, entretanto, gera custos, compromete o capital de giro e a eficiên- cia da empresa, e é por isso que se considera que o melhor nível de estoque é o mais próximo de zero possível (RUSSO; 2009: PARANHOS FILHO; 2010). Podemos dizer que os principais objetivos da armazenagemsão: • promover a utilização do espaço do armazém de maneira eficiente, isso é, utilizar todo seu espaço útil; • promover o aproveitamento eficaz dos recursos humanos e dos equipamentos; • garantir a facilidade de acesso a todos os itens estocados; • proteger os itens; • movimentar os itens de forma eficiente, ou seja, sem entraves e com fácil circulação (RUSSO, 2009). – 81 – TEMA 12 EXEMPLO Utilizar o armazém de forma eficiente significa dispor os itens horizontal e vertical- mente, aproveitando todo o espaço físico. Por isso, o armazém conta com prateleiras e corredores largos com pisos lisos para que os equipamentos de movimentação de materiais possam circular livremente. Dentre as vantagens dos estoques, destacamos o balanceamento do fluxo produtivo, o controle da sazonalidade (especialmente relacionado a produtos cuja produção sofre oscilações durante o ano), a continuidade do processo produtivo (se houver estoques, a empresa está pro- tegida de ameaças externas, atrasos de entregas, crises financeiras etc.), ganhos especulativos e economias na compra de lotes maiores ou de itens em promoção. Por outro lado, as desvantagens do estoque englobam a imobilização do capital da empresa, a demanda de espaço físico e cuida- dos, representando custos tanto de controle quanto de manuseio (RUSSO, 2009). A decisão sobre estocar ou não deve vir de uma análise apurada do processo produtivo. De toda forma, espera-se que os níveis de estoques sejam proporcionais às necessidades da empresa, uma vez que se pode tirar proveito das vantagens deles advindas sem sofrer as desvan- tagens consequentes (RUSSO, 2009). FIQUE ATENTO! Embora o estoque represente altos custos, por vezes, é impossível trabalhar sem materiais em estoque. Uma gestão eficiente de estoques irá equilibrar a quantidade de materiais estocados e a demanda da empresa. Existem tipos diferentes de almoxarifados ou estoques. Saiba que a diferença entre eles está no tipo de material armazenado e em suas funções. Acompanhe! • De matérias primas: itens que ainda serão processados e transformados no produto final (RUSSO, 2009). • De materiais auxiliares: itens que se desgastam no processo de produção. Enquadram- -se nessa categoria as ferramentas auxiliares, como óleos lubrificantes, lixas e colas (RUSSO, 2009). • De intermediários ou de semiacabados: armazenam itens em processo. Normalmente esse tipo de armazenamento indica que há um “gargalo” (falha) no fluxo de produção, isso é, em algum ponto há um procedimento que está sendo realizado de forma mais lenta que seus antecessores (RUSSO, 2009). • De manutenção: abrigam componentes e peças que serão utilizadas no processo de manutenção de máquinas e equipamentos. Por fim, existem os almoxarifados de produtos acabados, que guardam itens prontos para serem enviados ao cliente final (RUSSO, 2009). GESTÃO DE RECURSOS DE MATERIAIS – 82 – FIQUE ATENTO! Não só as matérias-primas são armazenadas, há também outros tipos de esto- ques, como de materiais em processo ou acabados. 2 Os diversos materiais e a importância para a produção e os resultados Nos primórdios da humanidade, os materiais podiam ser utilizados como garantia da sobrevi- vência dos indivíduos, que precisavam de proteção de animais ou de povos bárbaros (PARANHOS FILHO, 2010). EXEMPLO O domínio dos materiais para confecção de armas permitiu que o homem aprimo- rasse suas técnicas de caça, só assim foi possível exercer o domínio sobre animais ferozes e selvagens. Atualmente, o domínio dos materiais continua a representar vantagens, mas, nesse caso, elas estão relacionadas à competitividade entre as empresas. Com a globalização, os mercados têm se tornado mais competitivos e as empresas necessitam de estratégias para garantir sua sobrevivência (FILHO, 2010). Entenda que toda produção é organizada de acordo com o material que compõe o produto, sendo que, em geral, existe uma ampla gama de opções de materiais para a fabricação de itens iguais. A escolha do material ideal será determinada pela finalidade do produto e pelos padrões de qualidade exigidos pelos clientes. Dependendo do que for escolhido, o corpo técnico e de profissio- nais que irá atuar, bem como os equipamentos necessários, irão diferir (PARANHOS FILHO, 2010). FIQUE ATENTO! Existe uma ampla gama de materiais disponíveis para a confecção dos produtos. Por vezes, é possível encontrar várias opções de materiais para a confecção de um mesmo item. As propriedades ou características dos materiais são subsídios pelos quais os gestores pau- tam suas escolhas, como os aspectos mecânicos, químicos e físicos. Os aspectos mecânicos são a resistência, a dureza, ou a tenacidade do item, ao passo que as características químicas são a resistência que o material representa à corrosão, à radiação ou à contaminação biológica. Por fim, as características físicas dizem respeito à densidade e a condutividade elétrica e/ou térmica do material (PARANHOS FILHO, 2010). GESTÃO DE RECURSOS DE MATERIAIS – 83 – EXEMPLO Uma cadeira pode ser confeccionada com diferentes tipos de materiais, tais como a madeira, o ferro, o alumínio, o plástico, podendo até possuir partes acolchoadas, esto- fadas etc. A escolha desses materiais dependerá da finalidade da utilização da cadei- ra. Por exemplo, se a cadeira for utilizada para piscina ou áreas abertas, normalmente opta-se por cadeiras de plástico, que são mais resistentes às condições climáticas. SAIBA MAIS! O link disponibilizado a seguir leva a um artigo que mostra, de forma um pouco mais aprofundada, o processo de escolha de materiais dentro de um processo produtivo. Leia em: <http://www.periodicos.cesg.edu.br/index.php/gestaoeengenharia/article/ view/75/101>. Saiba que os materiais mais utilizados pela indústria são: • os materiais metálicos e suas ligas; • os poliméricos; • as cerâmicas e vidros; • os compósitos e os materiais naturais. Os materiais metálicos são recursos naturais que se classificam como os mais utilizados pela indústria. Eles são bons condutores elétricos e de calor, possuindo alta dureza. Normalmente, são resistentes e deformáveis (PARANHOS FILHO,2010). Figura 1 – Material metálico Fonte: Flegere / Shutterstock.com GESTÃO DE RECURSOS DE MATERIAIS – 84 – Os materiais poliméricos são plásticos ou elastômeros. Entenda que a diferença entre essas duas categorias está na sua resiliência, isto é, sua capacidade de suportar determinada pressão e voltar ao formato normal sem deformidades - característica do segundo tipo de polímero. Eles possuem baixa densidade, alta resistência à corrosão e baixa resistência mecânica. Em suma, esses materiais são compostos por uma serie de partes ou partículas que se interligam e formam um material sólido (PARANHOS FILHO, 2010). Figura 2 – Polímeros Fonte: Aykut Erdogdu / Shutterstock.com Os materiais cerâmicos, por sua vez, são compostos por uma combinação entre materiais metálicos e não metálicos, o que resulta em alta dureza, ainda que eles sejam frágeis. São utiliza- dos para a fabricação de utensílios domésticos, louças e até mesmo para porcelana dentária, por possuírem alta resistência a corrosão e alta resistência mecânica (PARANHOS FILHO, 2010). Figura 3 – Prótese dentaria de porcelana Fonte: Golubovy / Shutterstock.com GESTÃO DE RECURSOS DE MATERIAIS – 85 – Os materiais compósitos, como o nome sugere, são híbridos, isto é, compostos por dois ou mais tipos de materiais. Tais combinações garantem que eles tenham propriedades ainda melho- res do que a daqueles materiais utilizados em sua composição (PARANHOS FILHO, 2010). Por fim, os materiais naturais que são as matérias-primas brutas, como madeira, algodão, entre outros. Tenha me mente que, embora sua aplicabilidadeseja extensa, a indústria tem bus- cado substituí-los para evitar que sejam extintos (PARANHOS FILHO, 2010). Figura 4 – Algodão Fonte: SONY DSC / Shutterstock.com SAIBA MAIS! O artigo disponível a seguir traz explicações sobre como tais processos de logística reversa, que visam reutilizar matérias primas, podem contribuir para a redução de custos de produção. Disponível em: <http://www.revista-ped.unifei.edu.br/ documentos/V08N01/v8n1_artigo_04.pdf>. Fechamento Os materiais têm alto grau de importância para as empresas, portanto, é preciso que o gestor conheça suas propriedades e esteja sempre atento às novas tecnologias que surgem e quais suas indicações de uso. Nesta aula, você teve a oportunidade de: • ver a importância dos materiais para a empresa; • compreender a necessidade de armazenamento de materiais; • aprender as vantagens e desvantagens do armazenamento; • conhecer os principais tipos de materiais utilizados pelas empresas. GESTÃO DE RECURSOS DE MATERIAIS – 86 – Referências ALVES, Julio Cesar; GOMES, Vantuir; PIMENTA, Weyg Lázaro. A Importância dos Materiais e do Design para o Processo de Produção. Revista Brasileira de Gestão e Engenharia| RBGE, n. 5, p. 114-133, 2012. Disponível em: <http://www.periodicos.cesg.edu.br/index.php/gestaoeengenharia/ article/view/75/101>. Acesso em: 31 mar. 2017. HERNÁNDEZ, Cecília Toledo; MARINS, Fernando Augusto Silva; CASTRO, Roberto Cespón. Modelo de gerenciamento da logística reversa integrado às questões estratégicas das organizações. Revista P&D em Engenharia de Produção V, v. 8, n. 1, p. 16-20, 2010. Disponível em: <http://www. revista-ped.unifei.edu.br/documentos/V08N01/v8n1_artigo_04.pdf>. Acesso em: 05 abr. 2017. PARANHOS FILHO, Moacyr. Gestão da Produção Industrial. IBPEX: Curitiba, 2010 RUSSO, Clovis Pires. Armazenagem, controle e distribuição. IBPEX: Curitiba, 2009. GESTÃO DE RECURSOS DE MATERIAIS – 87 – Compra de Materiais Larissa Maria Palacio dos Santos Introdução Comprar algo é adquirir mediante pagamento. As organizações adquirem os itens e bens dos quais necessitam e devem fazê-lo de forma racional. O objetivo de uma boa compra é conseguir obter o objeto pelo menor preço possível, com o padrão de qualidade esperado e dentro dos prazos estabelecidos. Objetivos de aprendizagem Ao final desta aula, você será capaz de: • compreender a relevância das compras nos resultados; • conhecer os conceitos básicos de negociação; • entender a dinâmica do processo de compras e os cuidados necessários durante o processo. 1 Processo de compras Como descrito por Fenili (2015), o processo de compras é realizado por uma série de etapas de ações que se repetem sequencialmente em fluxo cíclico. Tal processo se inicia com o recebimento das requisições de compras, quando os cadastros de fornecedores são atualizados. Depois, é reali- zada uma pesquisa de preços e a seleção dos fornecedores. Neste momento, escolhe-se o melhor fornecedor de acordo com critérios eleitos pela empresa e pelo preço. Então, o pedido de compras é emitido. Com a compra já realizada, acompanha-se o pedido até a conclusão do recebimento, quando se emite a aprovação da fatura para pagamento. FIQUE ATENTO! O processo de compras é compreendido como um fluxo de etapas que se iniciam pelo recebimento das requisições de compra, acionado pela identificação da neces- sidade da empresa. Note que a relação entre compra e venda em uma empresa é mais complexa que o momento da negociação, como muitos podem erroneamente interpretar ao imaginar uma compra de cliente final em um segmento de varejo, o qual faz o pagamento à vista e retira seu produto na hora. A negociação, aliás, é muito importante para ambas as partes envolvidas, de acordo com o que veremos no tópico a seguir. – 88 – TEMA 13 Figura 1 – Processo de compra Fonte: ASDF_MEDIA/Shutterstock.com SAIBA MAIS! Até os hospitais possuem um departamento responsável pela gestão das compras. Para saber mais, acesse: <http://search.proquest.com/openview/512b327277d50f4f 5a339da0ad1967cd/1?pq-origsite=gscholar&cbl=986339>. 2 Ganhos nas compras e reflexos nos resultados Um bom gerenciamento de compras, conforme Fenili (2015), garante que a negociação entre comprador e fornecedor seja vantajosa e satisfatória para ambas as partes. Deve ainda garantir que não ocorram interrupções no fluxo produtivo (em decorrência do esgotamento de materiais, por exemplo), e padronizar os itens a serem comprados. EXEMPLO Um imóvel está à venda por R$ 250.000,00, valor considerado justo pelo vendedor. Já o comprador, interessado em um imóvel do mesmo padrão, julga que o valor está alto demais, se for levado em conta as demais opções de mercado. Nesse momento, o corretor de imóveis entra em ação mediando a relação de compra e venda, para garan- tir que a oferta do comprador seja aceita pelo vendedor. Então, faz uma proposta de compra no valor de R$ 225.000,00, argumentando com o vendedor de que o mercado de imóveis não está em alta; também alertar o comprador que a possibilidade de en- contrar um imóvel compatível com seu gosto é baixa. Após a aceitação das condições por ambas as partes, fica selado o contrato de compra e venda, elaborado pelo corre- tor, garantindo que todos saiam satisfeitos da negociação. GESTÃO DE RECURSOS DE MATERIAIS – 89 – FIQUE ATENTO! Considera-se que uma negociação foi boa quando ambas as partes se sentiram beneficiadas e satisfeitas com as condições acordadas. Para isso, busca-se obter um meio termo que seja razoável para todos. Conseguir um desconto na compra de um item, afirma o autor, pode representar vantagens competitivas à empresa, pois o gestor terá a opção de trabalhar com duas possibilidades: aumentar o preço do produto final e conseguir uma maior margem de lucro; ou colocar no mercado produtos com preços inferiores aos dos concorrentes, garantindo uma vantagem competitiva de alto impacto. Figura 2 – Competitividade empresarial Fonte: alphaspirit/Shutterstock.com EXEMPLO O custo de produzir um item “x” é de R$ 15,00 e o valor de venda é R$ 25,00. Após ne- gociar com o fornecedor, o comprador conseguiu adquirir todo o material pelo custo final unitário de R$ 10,00. Com isso, a empresa tem duas opções (ambas vantajosas), que devem ser escolhidas de forma estratégica: vender o produto final a R$ 20,00, co- locando no mercado um preço inferior ao do concorrente; ou vender ao mesmo valor que era vendido, ampliando a margem de lucro. Para These, De Matos e Brambila (2010), alguns estudiosos consideram o processo de com- pras como uma das etapas mais importantes entre todas do fluxo logístico, pois, além de ser a parte inicial, pode aumentar a produtividade e os rendimentos da empresa. GESTÃO DE RECURSOS DE MATERIAIS – 90 – Dessa forma, para que a compra possa atingir tais objetivos, o autor coloca que é imprescin- dível haver um planejamento estratégico, ou seja, é necessário elaborar um plano de compras a longo prazo, cujos objetivos devem ser alinhados aos objetivos e metas da empresa. SAIBA MAIS! A importância da gestão de compras para as empresas tem sido objeto de vários estudos. Esse artigo aborda a temática e traz informações importantes, acesse: <http://scholar.googleusercontent.com/scholar?q=cache:48yAnaPbJTQJ:scholar. google.com/+setor+%22compras%22&hl=pt-BR&as_sdt=1,5&as_vis=1>. 3 Conceitos básicos de negociação Segundo These, De Matos e Brambila (2010), as negociações são gerenciadas pelo setor de compras e, geralmente, o negociador é o comprador da empresa. Ele deve estar munido das informações necessárias para essa tarefa, ou seja, do pedido de requisição de compra, o qual con- tém a quantidade de itens necessários, bem como suas especificações, condições de pagamento, valores e prazosde entrega. Figura 3 – Negociação Fonte: ASDF_MEDIA/Shutterstock.com Como vimos no início do texto, o processo de negociação busca obter condições vantajosas para ambas as partes. Segundo Cunha et al. (2009), a habilidade de negociação é uma capacidade que todos os indivíduos possuem e que exercitam nas diferentes atividades da sua vida e de seu desenvolvimento, no intuito de defender seus interesses. Como você pode observar, a negociação é bastante complexa e deve sempre representar um resultado satisfatório à ambas as partes. Existem, no entanto, diversas etapas além da negociação que caracterizam a dinâmica do processo de compras. GESTÃO DE RECURSOS DE MATERIAIS – 91 – 4 Dinâmica das compras Ao analisar um processo de compras, como afirma These, De Matos e Brambila (2010), é possível dividi-lo em etapas, sendo a primeira a identificação da necessidade. A compra, seja rea- lizada por uma instituição ou individuo, é motivada por um desejo ou necessidade. Ao detectar a necessidade, ocorre o impulso de satisfazê-la. Entendendo a necessidade é possível especificar as características do item a ser adquirido. Para especificar o item, devem ser detalhados todos os aspectos que forem realmente relevantes no item para que ele desempenhe a função para a qual é solicitado. Munido dessas informações, o comprador poderá verificar os possíveis fornecedores e analisar se cada um deles atende de maneira satisfatória às exigências. Figura 4 – Planejamento para compras Fonte: wrangler/Shutterstock.com Em seguida, realiza-se a encomenda do item, que é a segunda etapa do processo, de acordo com These, De Matos e Brambila (2010), e corresponde à formalização do contrato. Nesse momento, a negociação já foi realizada e ocorre o impulso que inicia todos os procedimentos necessários para a concretização do processo. A expedição produz relatórios e faturas e, ao receber o item, o comprador confere e controla, seguindo as etapas básicas do processo de recebimento. Os autores concluem expondo o terceiro momento, ou etapa, que é a avaliação, ou seja, o grau de satisfação da necessidade do cliente, que em caso positivo pode levar a fidelização do consumidor. FIQUE ATENTO! Com o avanço das economias de mercado, as empresas tiveram que aprimorar suas técnicas e modos de gestão para assegurar a capacidade competitiva. A ati- vidade de compras, que antes era considerada apenas uma ação para satisfação da necessidade da empresa, passou a ser observada sob outra perspectiva, a de estratégia para a obtenção de vantagens, desde que gerida estrategicamente. GESTÃO DE RECURSOS DE MATERIAIS – 92 – 5 Cuidados nas atividades de compras É possível classificar a compra de acordo com a sua qualidade, isto é, com as vantagens que ela pode trazer à empresa. Nesse sentido, Fenili (2015) aponta alguns cuidados básicos importan- tes para que as compras sejam bem-sucedidas: • compreender a necessidade do material e sua finalidade; • detalhar as especificações do item; • negociar os preços, prazos de entrega, padrões de qualidade; • elaborar um contrato que garanta a segurança na negociação para ambas as partes; • controlar a entrega/recebimento do pedido (conferir quantidades, qualidade, prazos de entrega antes do aceite). Como vimos, o contrato é de extrema importância para garantir a segurança na negociação, não objetivando proteger uma parte ou outra, pelo contrário, tem fidelidade ao processo de negociação, o qual propõe condições vantajosas às partes envolvidas na negociação (comprador e vendedor). Seguindo essas recomendações e tendo cuidado para que cada uma das etapas seja realizada com o devido cuidado, sendo que não há etapas de maior importância que outras, apenas as que deman- dam maior ou menor cuidado, o processo de compras impulsiona a competitividade da empresa. Fechamento Com o desenvolvimento de tecnologias e o avanço das empresas, as compras se tornaram mais complexas, sendo atualmente também geridas estrategicamente como instrumento hábil para impulsionar a capacidade competitiva. Embora os gestores tenham aprendido a extrair mais vanta- gens de um procedimento que outrora se resumia à aquisição, tal avanço trouxe também modifica- ções que ampliaram a necessidade de planejamento e de funcionários especialistas na função. Nesta aula, você teve a oportunidade de: • conhecer a importância do processo de compras; • compreender o fluxo do processo de compras; • aprender sobre a negociação e sua importância; • entender quais as vantagens que uma boa gestão de compras pode trazer à empresa. GESTÃO DE RECURSOS DE MATERIAIS – 93 – Referências CUNHA, Regina Ribeiro et al. Promoção da saúde no contexto paroara: possibilidade de cuidado de enfermagem. Texto Contexto Enferm, Florianópolis, v. 18, n. 1, p. 170-6, janeiro-março 2009. DE SOUZA, AntônioArtur et al. Controle de gestão em organizações hospitalares. REGE. Revista de Gestão USP, v. 16, n. 3, p. 15-29, junho-setembro 2009. Disponível em: <http://search.proquest. com/openview/512b327277d50f4f5a339da0ad1967cd/1?pq-origsite=gscholar&cbl=986339>. Acesso em: 04 fev. 2017. FENILI, Renato Ribeiro. Gestão de Materiais. Brasília: ENAP, 2015 SIMÕES, Érica; MICHEL, Murillo. Importância da gestão de compras para as organizações. Revista Científica Eletrônica de Ciências Contábeis, ano II, v. 3, maio 2004. Disponível em: <http://scholar. googleusercontent.com/scholar?q=cache:48yAnaPbJTQJ:scholar.google.com/+setor+%22com- pras%22&hl=pt-BR&as_sdt=1,5&as_vis=1>. Acesso em: 28 abr. 2017. THESE, Denise; DE MATOS, Sandro Daitx; BRAMBILLA, Flávio Régio. Vantagens e Desvantagens da Centralização de Compras no Varejo. Inovação Gestão Produção, Santa Maria, v. 2, n. 07 p. 12-22, junho 2010. Disponível em: <file:///C:/Users/M%C3%A1rcia/Downloads/Vantagens%20e%20desvan- tagens%20da%20centraliza%C3%A7%C3%A3o%20de%20compras.pdf> Acesso em: 28 abr. 2017. GESTÃO DE RECURSOS DE MATERIAIS – 94 – Cadastramento de Fornecedores Larissa Maria Palacio dos Santos Introdução O cadastramento de fornecedores é o órgão/setor responsável pela qualificação, avaliação e desempenho de fornecedores de materiais e serviços. Os dados cadastrados auxiliam o processo de compra e venda, abastecendo o comprador de informações importantes sobre o material e o fornecedor. Objetivos de aprendizagem Ao final desta aula, você será capaz de: • identificar as vantagens de um bom cadastro de fornecedores para os negócios; • entender o processo de montagem de um cadastro; • compreender a importância da seleção de fornecedores. 1 Vantagens de manter um cadastro de fornecedores O cadastro de fornecedores, segundo Russo (2009), é uma tarefa da área de compras, a qual permite à empresa aprimorar seus processos de compras tornando-os mais ágeis e eficientes. O relacionamento com o fornecedor tem se tornado mais importante para as empresas à medida em que as compras deixaram de ser uma atividade mecânica e passaram a compor uma atividade estra- tégica alinhada às metas e objetivos de longo prazo da empresa. Figura 1 – Fornecedor Fonte: Iconic Bestiary/Shutterstock.com – 95 – TEMA 14 Como afirma Russo (2009), as informações dos fornecedores são armazenadas em um sis- tema que busca detalhar suas características, bem como estabelecer parâmetros relacionados à qualidade de suas operações, isto é, qualidade dos materiais, prazos de entrega, preços e condi- ções de pagamento. FIQUE ATENTO! A função de compras deixou de ser uma atividade meramente mecânica passando a representar uma atividade planejada estrategicamente, e alinhada aos objetivos da empresa, que tem por objetivo minimizar as possibilidades de erros no processo de contratação de fornecimento, além de tornar a operação mais rápida e eficiente. O cadastrode fornecedores, continua o autor, auxilia na seleção de fornecedores e potencia- liza a capacidade competitiva da empresa, ao passo que torna mais prática a realização de com- pras de materiais de boa qualidade ao menor custo possível. Figura 2 – Cadastro de fornecedores Fonte: Maksim Shmeljov/Shutterstock.com SAIBA MAIS! O artigo disponível no link a seguir traz uma abordagem sobre a relação entre os fornecedores e as montadoras, nos permitindo uma visão prática e ao mesmo tempo conceitual sobre o tema. Acesse: <https://www.researchgate.net/profile/ Jose_Salles3/publication/262700738_Relationship_between_assemblers_and_ suppliers_theoretical_models_and_case_studies_in_the_Brazilian_auto_industry/ links/5446cd690cf2f14fb811cb01.pdf> GESTÃO DE RECURSOS DE MATERIAIS – 96 – 2 Processo de critérios de montagem de um cadastro de fornecedores Os três principais critérios utilizados pelas empresas para avaliar seus fornecedores são: preço, qualidade e prazo de entrega. Algumas empresas utilizam sistemas de pontuação de forne- cedores, com base nesses critérios ou em outros preestabelecidos de acordo com as necessida- des da empresa, como afirma Parisio (2014). FIQUE ATENTO! Por um longo período na história da administração, o único aspecto considerado para a seleção de um fornecedor era o preço. Posteriormente começaram a ser incorporadas informações sobre qualidade e prazos de entrega para proteger a operação de compra de erros. Atualmente, no entanto, o número de critérios utiliza- dos é consideravelmente maior, e eles são formulados especificamente para cada empresa e objeto que se queira adquirir. Em um primeiro momento, a avaliação dos fornecedores é realizada com base nas informa- ções pertinentes ao processo de compra e venda. Segundo Parisio (2014), é avaliado o desem- penho comercial, o cumprimento dos prazos de entrega (rapidez no atendimento quando houver alterações na programação), a qualidade dos produtos e o desempenho do produto em serviço, o qual é avaliado por testes, podendo implicar na suspensão do fornecimento ou na exclusão do fornecedor do sistema de cadastro, dependendo do tipo de problema que ocorrer. Figura 3 – Critérios de escolha Fonte: phipatbig/Shutterstock.com Os critérios contratuais, continua o autor, são relativos à postura da empresa em relação à transparência e ética, aos preços propostos – avaliados comparativamente aos demais fornece- dores –, às condições de pagamento e à evolução dos preços dos itens. GESTÃO DE RECURSOS DE MATERIAIS – 97 – EXEMPLO Recentemente foram divulgados na mídia casos de empresas que se envolveram na utilização de práticas de exploração do trabalho, em muitos casos configurando es- cravidão, por trabalhar com fornecedores inidôneos. A empresa precisa conhecer as informações de seus fornecedores para ter certeza de quem está comprando e não ter sua imagem impactada de forma negativa. Atualmente, em razão da pressão dos movimentos ambientalistas e das legislações que vigoram, as empresas têm sido forçadas e impulsionadas a estabelecer programas de produção ecologicamente corretos, assim, o cadastro de fornecedores tem considerado critérios ligados à sustentabilidade, especialmente quando se trata de empresas que buscam certificações ambien- tais, como coloca Parisio (2014). EXEMPLO Podem-se adotar critérios de só aceitar como fornecedores aqueles que possuam certificações ambientais como o selo 14001, que, para consegui-lo, as empresas devem utilizar racionalmente os recursos, a proteção de florestas e a preservação da biodiversidade. Ademais os critérios eleitos para a seleção de fornecedores devem estar alinhados à política e à filosofia da empresa, afirma Russo (2009), e devem ser variados, pois a escolha de um único critério não é suficiente para minimizar as possibilidades de erros na escolha de fornecedores. Russo (2009) sugere que, de acordo com a revisão bibliográfica, os principais critérios men- cionados para a seleção de fornecedores sejam: • qualidade; • preço; • serviço; • entrega; • capacidade de produção; • histórico; • risco; • tecnologia; • ambiente; • reputação; • sinergia; • finanças; • relacionamento; • organização/gestão. GESTÃO DE RECURSOS DE MATERIAIS – 98 – Russo (2009) considera a classificação dos fornecedores de acordo com outros critérios, admitindo a existência de três tipos: fornecedor monopolista, fornecedores habituais e fornecedo- res especiais. O fornecedor monopolista, segundo o autor, é o único tipo de fornecedor de um determinado produto, ou seja, um fornecedor exclusivo. Nesses casos, o fornecedor tem ciência de seu mono- pólio na área e é o comprador quem mantém o interesse na aquisição. Os fornecedores habituais, segundo Russo (2009), são aqueles comumente contratados para a venda de determinados produtos, possuem produtos padronizados e comerciais. Já os forne- cedores especiais são os produtores de itens específicos que requerem equipamentos especiais. SAIBA MAIS! As seleções baseadas em único critério – o preço – vêm sendo substituídas pelo embasamento em técnicas multicritérios. O artigo disponível no link a seguir traz uma revisão literária do estado da arte sobre os critérios utilizados pelas empresas. Acesse: <http://www.scielo.br/pdf/gp/2013nahead/aop_1191.pdf >. 3 Processo de seleção de fornecedores Para dois tipos de procedimentos e ações torna-se necessário utilizar técnicas do processo de seleção de fornecedores diferentes, ou seja, para as compras de itens pela primeira vez e para a recompra. Quando se trata de uma nova compra, a primeira etapa do procedimento é a formula- ção dos critérios de seleção de fornecedores, em seguida, realiza-se uma triagem (quando houver registros históricos sobre fornecimentos anteriores), e, ao final, ocorre a seleção propriamente dita, eliminando, com base em critérios, os fornecedores menos aptos à função. Figura 4 – Seleção de fornecedores Fonte: cigdem/Shutterstock.com GESTÃO DE RECURSOS DE MATERIAIS – 99 – FIQUE ATENTO! Quando a empresa está realizando a primeira aquisição de itens de um fornecedor, ela ainda não possui um cadastro para nortear sua escolha. Por isso, é preciso elaborar critérios que possam servir para comparar os fornecedores e optar por um deles. No entanto, quando se trata de recompra, o sistema já está abastecido com os possíveis fornecedores e o sistema determinará qual o melhor fornecedor para aquele material. Quando se trata de uma recompra os critérios já foram previamente definidos, então já existe um cadastro de parceiros iniciais e a triagem é realizada com base nos dados históricos disponíveis. No final do processo, deve ocorre uma nova avaliação do fornecedor sobre essa última compra. A avaliação dos fornecedores é realizada com base nos critérios eleitos. Cada um desses critérios pode representar um “peso” diferente dependendo de sua importância no processo. Fechamento A seleção de fornecedores é uma das atividades relacionada às compras de materiais, tal tarefa é realizada de maneira racional e organizada, buscando auxiliar o comprador nos processos de aquisição, fornecendo-lhe subsídios para realizar uma compra de boa qualidade. Lembre-se de que qualidade, nesse caso, não está relacionada ao melhor preço, mas ao atendimento, por parte do fornecedor, dos requisitos eleitos pela empresa. Nesta aula, você teve a oportunidade de: • compreender o que é a seleção de fornecedores; • entender de que forma é realizado um cadastro de fornecedores; • conhecer os principais critérios utilizados para a seleção de fornecedores; • aprender sobre o processo de seleção de fornecedores. Referências JUNIOR, Francisco Rodrigues Lima; OSIRO, Lauro; CARPINETTI, Luiz Cesar Ribeiro. Métodos de decisão multicritério paraseleção de fornecedores: um panorama do estado da arte. Gestão & Produção, v. 20, p. 781-801, 2013. Disponível em: <http://www.scielo.br/pdf/gp/2013nahead/ aop_1191.pdf >. Acesso em: 08 fev. 2017. PARISIO, Thiago. Gestão de Materiais e de Patrimônio no Serviço Público. Escola de contas do tribunal de contas dos municípios Estado de Goiás. 2014. Disponível em: <https://www.tcm.go.gov. br/explorer/repositorio/Gestao_Materiais_Patrimonio_Apostila_TCM-GO_2014.pdf>. Acesso em: 07 fev. 2017. GESTÃO DE RECURSOS DE MATERIAIS – 100 – RUSSO, Clovis Pires. Armazenagem, controle e distribuição. IBPEX: Curitiba, 2009. VANALLE, Rosangela Maria; SALLES, José Antonio Arantes. Relação entre montadoras e for- necedores: modelos teóricos e estudos de caso na indústria automobilística brasileira. Gestão e Produção, v. 18, n. 2, p. 237-250, 2011. Disponível em: <https://www.researchgate.net/profile/ Jose_Salles3/publication/262700738_Relationship_between_assemblers_and_suppliers_theoreti- cal_models_and_case_studies_in_the_Brazilian_auto_industry/links/5446cd690cf2f14fb811cb01. pdf>. Acesso em: 08 fev. 2017. GESTÃO DE RECURSOS DE MATERIAIS – 101 – Lote Econômico de Compras Larissa Maria Palacio dos Santos Introdução Os estoques, embora importantes para a manutenção das atividades da empresa e de seu funcionamento, representam custos elevados com manutenção devido ao espaço físico ocupado, à equipe e aos equipamentos envolvidos em sua manutenção e manuseio, além de mobilizarem capital para aquisição. As empresas buscam modelos de gestão de estoques que minimizem seus custos, para isso procuram estratégias que garantam o adequado funcionamento de suas ativida- des, sem implicar em gastos elevados. Uma dessas estratégias é conhecida como Lote Econômico de Compras (LEC), que é um método utilizado para determinar a quantidade ideal de itens a ser com- prada para que se minimize os custos da operação. Objetivos de aprendizagem Ao final desta aula, você será capaz de: • entender o processo de variação de custos de estoques com a quantidade comprada; • conhecer o método do Lote Econômico de Compras (LEC) e sua aplicação; • identificar as vantagens e desvantagens de utilizar o LEC. • entender o processo de variação de custos de estoques com a quantidade comprada; • conhecer o método do Lote Econômico de Compras (LEC) e sua aplicação; • identificar as vantagens e desvantagens de utilizar o LEC. 1 Custos de estoques e as quantidades de compras O armazenamento de materiais gera custos à empresa, pois estão relacionados ao capital imobilizado e sua depreciação, ao espaço físico ocupado (custos de instalação), à equipe envol- vida nas tarefas (salários e encargos trabalhistas), à manutenção e aos custos dos materiais pro- priamente ditos. Por isso, busca-se sempre minimizar o volume de itens estocados (RUSSO, 2009). Destacam-se alguns dos elementos responsáveis pelos custos de armazenamento: salários dos funcionários, despesas com aluguel, impostos e taxas, equipamentos utilizados para o manu- seio de materiais, a imobilização do capital, perdas, roubos, extravios e obsolescência dos itens estocados (RUSSO,2009). – 102 – TEMA 15 Figura 1 – Análise dos níveis de estoques Fonte: Marcin Balcerzak/Shutterstock.com Normalmente, o custo do estoque é calculado uma vez ao ano, e seu valor é proporcional ao preço unitário do item, assim como ao volume e período estocados – quanto menor a rotatividade do estoque maior o custo – além da taxa de juros no mesmo período. A fórmula matemática que traduz essa proporção é a seguinte: = 2 QC x P xT x i Em que: C = custo de armazenagem anual; P = preço unitário do item; Q = quantidade estocada do item; T = período considerado de armazenagem; I = taxa de juros no período. Para que o conceito do custo do pedido torne-se mais claro, é possível analisá-lo grafica- mente, conforme figura a seguir. GESTÃO DE RECURSOS DE MATERIAIS – 103 – Figura 2 – Custo do pedido 6 4 2 0 Custo do pedido Q ua nt id ad e de it en s Fonte: elaborada pela autora, 2017. Observe no gráfico anterior que quanto maior a quantidade solicitada, menor o custo do pedido, isto porque os custos são diluídos pelas quantidades demandadas, pois o transporte é realizado uma única vez. Além disso, diminuem-se os custos com embalagens e mão de obra relativa ao deslocamento e recebimento de materiais. EXEMPLO O custo de aquisição de somente um notebook é de R$ 1.500,00 reais, incluindo os seguintes valores: o computador portátil de R$ 1.200,00; o transporte correspon- dente a R$ 100,00; e o armazenamento, que será de R$ 200,00. No entanto, se na mesma compra forem incluídos 10 notebooks, o valor de aquisição será equivalen- te ao valor unitário de cada um dos aparelhos, isto é, R$ 12.000,00, porém o custo de transporte será de R$ 150 no total e o custo de armazenagem será de R$ 220,00. Em suma, o custo total de aquisição será de R$ 12.370,00 reais. Considera-se então que o custo individual de compra desses itens será de R$ 1.237,00, ao se adquirir 10 unidades de uma única vez, o que representa uma economia de R$ 263,00 por item. De acordo com Russo (2009), o custo do sistema de estocagem pode ser obtido pela seguinte fórmula: CS = Cun.x D + Cp x N + Cu x i x Em Em que: CS = custo do sistema; Cun = custo unitário de compra do item; D = demanda do material no período; Cp = custo para fazer um pedido de compra; N = número de pedidos necessários para suprir a demanda; i = taxa de juros no período; Em = estoque médio no período. GESTÃO DE RECURSOS DE MATERIAIS – 104 – Quanto maior o lote comprado maior será o custo de estocagem. Entretanto, haverá uma redução no custo com os pedidos de compra, porque serão necessárias menos entregas, ou seja, custos de transporte e recebimento. FIQUE ATENTO! Mais itens estocados significam mais custos com a manutenção dos estoques. Todavia, os custos com pedidos de compra – relativos ao transporte e mão de obra - serão reduzidos. 2 O custo mínimo O custo mínimo é o ponto de equilíbrio entre o custo de armazenagem e o custo do pedido. Por serem valores inversamente proporcionais, à medida que um decresce o outro cresce, mas há entre eles uma intersecção. Tal ponto de equilíbrio corresponde à quantidade ideal a ser consu- mida para que o custo total seja minimizado, isto é, o custo mínimo é o Lote Econômico de Compra (LEC) (RUSSO, 2009). 2.1 Cálculo do LEC Como vimos, o LEC é a intersecção, ou ponto de equilíbrio, no qual o custo da empresa com o estoque é mínimo, ou seja, a quantidade ideal a ser pedida para promover o equilíbrio entre o custo de pedido e o custo de armazenamento de estoque. Matematicamente, o LEC é interpretado pela letra Q, que pode ser obtida pela seguinte equação (RUSSO, 2009, p.152): = 2 x Cp x DQ Cun x i Em que: Q = Lote Econômico de Compra; Cp = custo para fazer um pedido de compra; D = demanda; Cun = custo unitário de compra do item; i = inflação do período. GESTÃO DE RECURSOS DE MATERIAIS – 105 – EXEMPLO Em um escritório, o consumo de canetas é de 120 unidades ao ano, com seu preço unitário fixo, no valor de R$ 5,00. O custo de emissão do pedido é estimado em R$ 10,00. Considerando a taxa de juros de 20% ao ano, o valor do lote econômico do pedido pode ser calculado da seguinte maneira: = = = ≅ 2 10 120 240 15,491933385 16 5 0,2 1 x xQ unidades x O lote econômico de compra é de 16 unidades. FIQUE ATENTO! Trabalhar com o LEC proporciona economia de escala para organização, no entan- to, exige da organização mais de tempo operacional para a entrega. Graficamente o LEC é visualizado conforme a figura a seguir: Figura 3 – Lote Econômico de Compra Cu st o Custo demanutenção do estoqueCusto total Custo do pedido Quantidade Fonte: elaborada pela autora, 2017. Observe que o custo de manutenção do estoque cresce proporcionalmente à quantidade de itens estocados. GESTÃO DE RECURSOS DE MATERIAIS – 106 – 3 Vantagens e desvantagens do LEC A principal vantagem do LEC é possibilitar a economia por parte da empresa, uma vez que minimiza os custos relativos aos pedidos e ao armazenamento. Figura 4 – Economia Fonte: Vinicius Tupinamba/Shutterstock.com O modelo do LEC parte do pressuposto de que a empresa possui a quantidade de recur- sos financeiros suficientes para qualquer operação, o que, na realidade, pode ser bem diferente. Outro ponto a ser destacado é que as diferenças entre o custo do lote econômico e o custo total com estoques são mínimas, pois representam pouca variação. Considera-se ainda que a demanda pelos itens seja constante durante o período de um ano, o que é incomum, ocorrendo apenas em casos muito específicos (RUSSO, 2009). FIQUE ATENTO! O modelo do lote econômico de compras apresenta algumas fragilidades, pois par- te do pressuposto de que a demanda é constante durante todo o ano. SAIBA MAIS! O Lote Econômico de Compra pode ser utilizado como estratégia para a aquisi- ção de materiais dentro de qualquer tipo de empresa. Para conhecer um exemplo prático, leia o artigo disponível no link: <http://www.seer.ufrgs.br/ConTexto/article/ view/22280>. Acrescenta-se ainda o fato de que os fornecedores podem ter dificuldades em produzir a quantidade demandada, ou em trabalhar com uma política que determina lotes padronizados míni- mos, cujas quantidades sejam incompatíveis com a solicitada pelos consumidores. Soma-se a GESTÃO DE RECURSOS DE MATERIAIS – 107 – essas desvantagens o fato de que pode ser difícil transportar os lotes nos tamanhos determinados pelo cálculo do LEC; e o cálculo do custo de um pedido de compra não ser tão facilmente obtido em razão da ausência de informações suficientes (RUSSO, 2009). Atualmente, a prática do LEC foi substituída pela implementação de sistemas Just In Time (JIT), produzindo somente após a realização dos pedidos, e também pela filosofia Kanban. Ambos os métodos objetivam a redução dos estoques e eliminação dos desperdícios (RUSSO, 2009). SAIBA MAIS! O artigo disponível no link a seguir buscou comparar e descrever as vantagens do método LEC e do método Just in time (JIT). Além disso, ele traz alguns exemplos de casos e momentos em que cada metodologia se destaca como mais vantajosa. Acesse: <http://inseer.ibict.br/cafsj/index.php/cafsj/article/view/132>. Fechamento Nesta aula, você teve a oportunidade de: • aprender quais variáveis compõem os custos de estoque; • compreender como se calculam os custos de estoque; • entender a relação entre a quantidade de itens do pedido e os seus custos; • compreender como se calculam os custos do sistema de estocagem; • entender o que é custo mínimo; • aprender a calcular o LEC; • conhecer as vantagens e desvantagens do LEC. Referências CAUDURO, Vivian Daronco; ZUCATTO, Luís Carlos. Proposição de lote econômico como estratégia de compra de compra para farmácia hospitalar municipal. ConTexto, Porto Alegre, v. 11, n. 20, p. 73-84, 2. sem. 2011. Disponível em: <http://www.seer.ufrgs.br/ConTexto/article/view/22280>. Acesso em: 10 fev. 2017. RUSSO, Clovis Pires. Armazenagem, controle e distribuição. IBPEX: Curitiba, 2009. VIEIRA, Danilo Garbazza; DE SOUZA, Rodolfo Tavares. Administração de materiais com foco em otimização de custos: uma comparação entre os métodos LEC e Just in Time. Ciência Atual–Rev. Cient. Mult. das Fac. São José, Rio de janeiro, v. 7, n. 1, 2016. Disponível em: <http://inseer.ibict.br/ cafsj/index.php/cafsj/article/view/132>. Acesso em: 10 fev. 2017. GESTÃO DE RECURSOS DE MATERIAIS – 108 – Condições Gerais de Fornecimento Larissa Maria Palacio dos Santos Introdução Nesta aula, você aprofundará seus conhecimentos sobre o fornecimento, que é a realização da entrega do item dentro dos prazos e condições combinados. Para tanto, veremos que é neces- sário que o material perpasse todas as etapas da produção e siga até o cliente. Por tudo isso, pode-se afirmar que se trata do processo intermediário entre a compra e o pagamento, ocorrendo após o recebimento. Objetivos de aprendizagem Nesta aula, você terá a oportunidade de: • conhecer os conceitos de fornecimento e os seus parâmetros; • entender os conceitos de ética nos negócios; • identificar os itens que devem compor as condições gerais de fornecimento. 1 Conceitos de fornecimento O fornecimento, também conhecido como distribuição de materiais, inicia-se com o produto (ou serviço) pronto, ou seja, na saída da linha de produção, e estende-se até a entrega ao destino final. Seu objetivo é fornecer os materiais no local ideal, com o menor custo possível e prazo, além disso, dentro dos padrões de qualidade exigidos. (RUSSO, 2009) FIQUE ATENTO! O termo fornecimento é sinônimo de “distribuição” e tem por objetivo entregar o pro- duto ou serviço ao cliente, nas condições de qualidade exigidas, no menor tempo e custo e no local ideal. Para tanto, o processo integra-se às demais etapas e funções da cadeia logística. A gestão do fornecimento consiste em escolher a política de distribuição adequada. Para isso, tem como principais funções: selecionar as melhores rotas e os modais de transporte ade- quados; negociar os fretes, que podem ser por conta do fornecedor ou do cliente; e administrar os relacionamentos com os fornecedores e consumidores diretos. (RUSSO, 2009) – 109 – TEMA 16 Figura 1 – Distribuição Fonte: Marcin Balcerzak/Shutterstock.com Do ponto de vista do consumidor, de acordo com Russo (2009), a distribuição pode ser gerida em relação a algumas variáveis, como preço, proximidade, prazo de entrega, qualidade dos produ- tos, entre outras. As opções relativas à distribuição determinarão a política de distribuição da organização, ou seja, o modo como as empresas optam por promover o escoamento de sua produção, incluindo escolha de modais de transporte, introdução de centros de distribuição, contratação de representan- tes comerciais, de acordo com o produto em questão e levando em consideração a distância entre fornecedor e o cliente. Para determinar qual a melhor política para cada empresa é preciso atentar-se ao tipo do produto e ao prazo de entrega, considerando, ainda, os custos envolvidos. (RUSSO, 2009) 1.1 Canais de distribuição de materiais A distribuição de materiais pode ocorrer diretamente entre fornecedor e cliente, ou por meio de outros canais, como: centros de distribuição, pontos estrategicamente localizados para arma- zenar produtos e materiais, antes da entrega ao consumidor final; distribuidores, terceirizadas ou desdobramentos da empresa responsáveis apenas pelo escoamento da produção; atacadistas, comerciantes que compram em grandes quantidades para revenda; varejistas, consumidores que irão distribuir o produto diretamente para o consumidor final; e representantes, profissionais que configuram a imagem da empresa perante o consumidor, e que sairão em busca de mercados consumidores, entre outros (RUSSO, 2009). Considerando que as distâncias entre o fornecedor e cliente podem ultrapassar as barreiras das nações, ou as dimensões territoriais de um país, o transporte do produto pode representar GESTÃO DE RECURSOS DE MATERIAIS – 110 – custos elevadíssimos. Assim, no intuito de minimizar tal impasse, é preciso decidir estrategica- mente a localização das operações, como a instalação de uma indústria ou centro de distribuição, considerando a oferta de mão de obra, de matérias-primas, e, também, observar se há uma boa via de escoamento de produção até o cliente final. (RUSSO, 2009) De acordo com Russo(2009), podemos citar como fatores que influem na localização de uma empresa ou centro de distribuição os seguintes aspectos: • oferta de mão de obra (tanto pela aptidão quanto pelo custo); • custos do terreno, da energia e do transporte; • a comunidade no entorno, que poderá exercer pressão para que a empresa se mude de local, como quando empresas optam por se localizar em reservar indígenas; • imagem projetada, que é a forma como a sociedade consegue enxergar a empresa (inclui as questões relativas à ética e sustentabilidade). EXEMPLO Um empreendedor decide abrir uma nova sorveteria gourmet. Para tanto, ele pre- cisa decidir o local para a instalação, considerando o clima do local (deverá ser um município de clima quente), a possibilidade de obter o produto (o sorvete pronto para o consumo) e em condições adequadas, entre outros. Assim, os tipos de modais de transporte a serem considerados dependem da localização da empresa, bem como dos custos e dos prazos. De acordo com Russo (2009), temos os seguintes tipos: rodoviário (carros, trens, caminhões, ônibus, motos); ferroviário (trens e metrôs); hidroviário (navios, barcos, embarcações etc.); aeroviário (aviões, helicópteros etc.); e dutoviário (dutos). Figura 2 – Modais de transporte Fonte: Franck Boston/Shutterstock.com GESTÃO DE RECURSOS DE MATERIAIS – 111 – FIQUE ATENTO! Ao determinar a política de fornecimento, a empresa define o modal de transporte e determina o fator locacional da empresa, isto é, a melhor localização para a empre- sa levando em conta os custos, a disponibilidade de mão de obra e de matéria-pri- ma, a facilidade de escoamento de produção etc. Cada um dos modais mencionados apresentam uma série de vantagens e desvantagens, que deverão ser analisadas cuidadosamente, por critérios qualitativos e quantitativos, que revelem o tempo e o custo de cada um deles, contribuindo para manter a integridade do produto ao mínimo custo. Além disso, é possível utilizar concomitantemente mais de um tipo de modal de transporte, ou seja, um modelo multimodal. EXEMPLO Uma remessa de produtos produzidos em Belo Horizonte precisa ser entregue em um pequeno estabelecimento do centro de São Paulo. Para isso, a entrega poderá sair da empresa em grandes lotes, sendo levado por caminhões (rodoviário) até o avião, que pousará em São Paulo (aeroviário). 2 Itens que devem compor as condições gerais de fornecimento O fornecimento de materiais deve atender a algumas especificações mínimas, que são deter- minadas pelo cliente. As condições gerais de fornecimento são compreendidas, em um primeiro momento, como o produto que se necessita. Desta forma, é preciso que o cliente certifique qual é a sua necessita antes de realizar a compra. Depois, determine o item, especificando a quantidade necessária e o prazo para a entrega. (RUSSO, 2009) GESTÃO DE RECURSOS DE MATERIAIS – 112 – Figura 3 – Condições gerais de fornecimento Fonte: Franck Boston/Shutterstock.com Em outras palavras, as condições gerais de fornecimento determinam o que, quanto e quando serão fornecidos, e em que “condições” serão entregues, como estado físico, estado quí- mico, determinações de padrão de qualidade, dentre outros. (RUSSO, 2009) Todas as questões contempladas são especificadas no contrato, ordem ou autorização de fornecimento, que especifica as penalidades que podem ser imputadas ao fornecedor caso tais critérios não sejam atendidos. (RUSSO, 2009) 3 Ética e transparência nos negócios A imagem da empresa perante a sociedade, consumidores, fornecedores e concorrentes é de suma importância para que ela sobreviva em um mercado altamente competitivo. Assim, é preciso que as organizações adotem posturas cada vez mais sustentáveis, isto é, éticas, do ponto de vista do meio ambiente e da sociedade. A palavra “ética” tem origem grega e significa o modo de ser ou o caráter do indivíduo. Trata- -se de um conceito antigo e muito explorado pelas áreas da filosofia e sociologia, tendo relações com a vivência e as normas e hábitos das sociedades. De maneira simplista, está associada à dicotomia “certo e errado”, ou “bem e mal”, e às normas de conduta esperadas, ou exigidas – quando se propõe punições para atos não éticos. (DE MORAES; JÚDICE, 2015) No meio empresarial, dos parâmetros éticos esperados surgiram normas legais que regula- mentam as condutas empresariais aceitáveis com relação à sociedade, ao meio ambiente, aos direitos dos trabalhadores, aos impostos, aos consumidores, aos fornecedores e colaboradores, concorrentes ou sócios, entre outros. (DE MORAES, JÚDICE, 2015) GESTÃO DE RECURSOS DE MATERIAIS – 113 – Figura 4 – Responsabilidade social Fonte: llike/Shutterstock.com A finalidade das empresas é a obtenção de lucro, contudo, ao se estabelecer, ela gera empre- gos, fornece bens e serviços à sociedade, promove o desenvolvimento, ou seja, possui também uma função social. Assim, nas organizações a ética é denominada como responsabilidade, que pode ser Social, Ambiental ou Socioambiental. Embora grande parte das condutas éticas sejam exigências legais, a responsabilidade socioambiental pode ser um interesse particular da empresa visando uma melhoria na sua imagem perante a comunidade e as partes interessadas. (DE MORAES, JÚDICE,2015) FIQUE ATENTO! A responsabilidade socioambiental implica na adoção de práticas éticas e transpa- rentes por parte da empresa para com a sociedade civil e stakeholders. SAIBA MAIS! Para aprofundar seus conhecimentos sobre a questão da responsabilidade social empresarial, acesse: <http://www3.ethos.org.br/cedoc/responsabilidade-social- -empresarial-e-sustentabilidade-para-a-gestao-empresarial/#.WGFv7_krLIU>. A Associação Brasileira de Normas Técnicas (ABNT) (2004, p. 3) define a responsabilidade social como “relação ética e transparente da organização com todas as suas partes interessadas visando o desenvolvimento sustentável”. Atualmente, é muito abordado o marketing socioambiental, isto demonstra um reforço da imagem da empresa perante a sociedade e stakeholders (partes inte- GESTÃO DE RECURSOS DE MATERIAIS – 114 – ressadas), que preferem se relacionar com empresas responsáveis, devido às mudanças no padrão de consumo. A exigência de selos e certificações é cada dia mais comum e recorrente para que os fornecedores possam ser escolhidos e, principalmente, fidelizados. (DE MORAES, JÚDICE, 2015) SAIBA MAIS! A Norma 160001 da ABNT dispõe sobre os requisitos da Responsabilidade Social Empresarial no Brasil. Para saber mais sobre o tema, acesse: <http://www.inmetro. gov.br/qualidade/responsabilidade_social/norma_nacional.asp> Fechamento Portanto, o fornecimento de materiais é a etapa da entrega dos materiais ao consumidor final. Tal processo relaciona-se com as demais que constituem a cadeia logística, para que seja possível entregar o produto no tempo, nas condições e na quantidade determinada. Nesta aula, você teve a oportunidade de: • compreender o que é o processo de fornecimento de materiais; • aprender sobre o conceito de responsabilidade socioambiental, que envolve a prática da ética e transparência pelas empresas. Referências BORGER, Fernanda Gabriela. Responsabilidade social empresarial e sustentabilidade para a ges- tão empresarial. Instituto Ethos, 2013. Disponível em: <http://www3.ethos.org.br/cedoc/respon- sabilidade-social-empresarial-e-sustentabilidade-para-a-gestao-empresarial/#.WGFw0vkrLIV.>. Acesso: 25 dez. 2016. BRASIL. A Norma Nacional - ABNT NBR 16001. In: INMETRO, 2016. Disponível em: <http://www. inmetro.gov.br/qualidade/responsabilidade_social/norma_nacional.asp>. Acesso em: 19 jun. 2017. DE MORAES, Maria Cristina Pavan; JÚDICE, Josy. Empreendedorismo, ética e responsabilidade social para micro e pequenas empresas: crescer com focosocial. Revista de Ciências Gerenciais, v. 12, n. 16, p. 121-136, 2008. RUSSO, Clovis Pires. Armazenagem, Controle e Distribuição. Curitiba: IBPEX, 2009. GESTÃO DE RECURSOS DE MATERIAIS – 115 – Contratação de Materiais Larissa Maria Palacio dos Santos Introdução A aquisição corresponde ao processo de compras e contratação dos materiais necessários ao funcionamento das empresas. No entanto, assim como as demais funções da cadeia logística, essa função não funciona isoladamente, mas sim de forma estratégica e integradas às demais funções e etapas do processo produtivo. Objetivos de aprendizagem Ao final desta aula, você terá a oportunidade de: • conhecer os critérios para aquisição de recursos materiais; • entender o processo de contratação e seus procedimentos; • identificar os cuidados necessários na contratação de materiais. 1 Critérios de aquisição de recursos materiais O setor de compras é o responsável pela aquisição dos recursos materiais necessários para o funcionamento da atividade da empresa. Para realizar uma boa gestão de compras, é preciso ficar atento à especificação do produto, buscar o melhor preço e realizar a compra de forma rápida. (FENILI, 2015) FIQUE ATENTO! Um bom processo de compras tem por objetivo obter itens dentro das especifica- ções de qualidade, da forma mais rápida possível e ao menor preço possível. A qualidade do serviço do setor de compras influenciará diretamente o lead time de produção (ou seja, o tempo decorrido entre a chegada de um pedido à empresa e sua entrega ao cliente) o preço do produto final e o nível de serviço da empresa. A agilidade no processo de compras é muito importante, pois garante que o produto esteja disponível dentro do prazo ideal, além de demandar menos horas atividades dos funcionários, o que barateia a função e minimiza o impacto das varia- ções do tempo, como a validade, a obsolescência, a inflação etc. (FENILI, 2015) – 116 – TEMA 17 Figura 1 – Processo de aquisição ou compra Fonte: Gena96/Shutterstock.com Para garantir que a negociação entre os fornecedores e compradores seja boa, é preciso negociar, isto é, discutir e avaliar os critérios e proposições da prestação de serviço ou vendas, assegurando que o processo se dê de maneira satisfatória para ambas as partes. (FENILI, 2015) Antes de negociar, é preciso avaliar o cenário do mercado para aquele determinado item, ou seja, obter informações sobre a oferta de fornecedores em potencial, ou a intenção de se manter um único fornecedor por longo prazo; verificar as condições de exclusividade de fornecimento; conhecer a fundo as informações da confiabilidade do (s) fornecedor (es), bem como a capaci- dade produtiva. De acordo com Fenili (2015, p. 94), é possível listar uma série de requisitos a serem conside- rados no processo de negociação: • preços; • prazos de entrega; • condições de pagamento; • fatores pós venda; • condições de reajuste dos preços ofertados; • garantias contratuais e suas extensões; • critérios de inspeção e garantia de qualidade; • custos do transporte; • custos das embalagens ou introdução de embalagens especiais; • acréscimos ou reduções de quantidades. GESTÃO DE RECURSOS DE MATERIAIS – 117 – Figura 2 – Reflexão: critérios para a compra Fonte: Lisa S./ Shutterstock.com EXEMPLO Uma empresa que trabalha com uma política de preços fixos, como uma loja de R$ 1,99, terá como critério principal de compra o preço, não dando tanta atenção à qualidade, por exemplo. Também irá procurar fornecedores que possuam um am- plo mix de produtos, para que a loja seja abastecida periodicamente com a gama de itens necessários ao público em questão. Outros autores mencionam ainda que se pode considerar como critérios uma avaliação rigo- rosa do histórico do desempenho do fornecedor em transações anteriores, a reputação, a locali- zação ou proximidade, a oferta de apoio promocional, a certificação de terceiros, a avaliação por amostragem, a verificação da estabilidade financeira e a situação fiscal da empresa, a auditoria da empresa, a análise do sistema de logística, a responsabilidade e a segurança do produto, a qualidade do atendimento, os acordos de longo prazo, dentre outros. (PIATO; SILVA; PAULA, 2008) SAIBA MAIS! O Governo Federal Brasileiro, a partir do ano de 2012, passou a considerar os crité- rios de sustentabilidade como parâmetros para a contratação de bens e serviços, que devem ser descritos no certame do edital do processo de licitação. Para enten- der mais sobre os processos de licitação sustentáveis, acesse: <http://www.mma. gov.br/responsabilidade-socioambiental/a3p/eixos-tematicos/licita%C3%A7%- C3%A3o-sustent%C3%A1vel>. GESTÃO DE RECURSOS DE MATERIAIS – 118 – 2 Critérios de contratação Para selar as negociações entre comprador e fornecedor, é imprescindível a formalização por meio de contratos que deixem claro todas as condições, especificações e demais acordos firmados entre as partes; bem como preço, prazo de entrega, condições de pagamento, tamanho do pedido, característica dos itens etc. (PIATO; SILVA; PAULA, 2008) FIQUE ATENTO! Os contratos servem para firmar as condições acordadas entre fornecedor e compra- dor, por isso, devem ser um documento detalhado o suficiente para solucionar e es- clarecer as possíveis dúvidas ou problemas que possam vir a surgir posteriormente. Figura 3 – Negociação entre fornecedor e comprador Fonte: Minerva Studio/Shutterstock.com A contratação é a última etapa do processo de compras, sendo que o ciclo de compras per- passa as seguintes etapas: Recebimento das requisições de compras; manutenção do cadastro de fornecedores; pesquisa de preços; seleção dos fornecedores; seleção dos fornecedores; emissão dos pedidos de compras; acompanhamento do pedido / controle do recebimento; recebimento do material; e, por fim, aprovação da fatura de pagamento. (FENILI, 2015) No setor público, entretanto, o processo de compras pode seguir outro fluxo de tarefas, pois está restrito a realizar a negociação por licitação, regulamentado pela Lei n. 8.666/93, e pode aten- der aos seguintes critérios de análise: menor preço; melhor técnica; técnica e preço; maior lance ou oferta. São dispensadas de licitação, todavia, as aquisições cujos valores forem inferiores a R$ 8.000,00; os itens que disserem respeito às pesquisas científicas e tecnológicas; em casos emergências ou de calamidade pública; para aquisição ou restauração de obras de arte ou de patrimônio histórico; na impressão de diários oficiais e edições técnicas oficiais; na contratação de associações de portadores de deficiência física sem fins lucrativos; na contratação de forneci- mento de energia elétrica ou gás natural com concessionário. (BRASIL, 1993) GESTÃO DE RECURSOS DE MATERIAIS – 119 – FIQUE ATENTO! A PLS 604/2015 (leia-se Projeto de Lei) propõe que ocorra uma alteração nos valo- res considerados para dispensa e inexigibilidade de licitação, e, se aprovado, tripli- cará o limite máximo que vigora desde 1998 (BRASIL, 2016). EXEMPLO Cidades afetadas por terremotos têm a necessidade de ações imediatas, como o fornecimento de alimentos ou água, ou seja, itens de necessidade básica, a todos os afetados. Nesse caso, a aquisição dispensa a licitação, que é um processo buro- crático e demorado, o que impediria o atendimento imediato da população. 3 Procedimentos para contratação em órgãos públicos As etapas que devem ser seguidas para um processo de contratação se iniciam com a iden- tificação da necessidade e, em seguida, com a justificativa da necessidade de aquisição, especifi- cando para qual órgão será utilizado o item e qual a finalidade. Nesse documento, deve ainda con- ter justificativa da quantidade pleiteada, isto é, um cálculo que represente e justifique aprevisão de demanda do órgão por aquele determinado item. (FENILI, 2015) Esse documento ainda deve conter as características do item, de acordo com as especifica- ções previamente elaboradas. É preciso também que seja especificada uma previsão da despesa, com base em uma apurada pesquisa de mercado que deverá conter no mínimo três fornecedores. As informações sobre o programa orçamentário devem também ser enviadas e, por fim, elabora- -se todo o processo de licitação ou de contratação direta. (FENILI, 2015) 4 Cuidados na contratação em órgãos públicos Alguns tipos de erros são comuns nos processos de licitação, por isso, um dos principais cuidados que se deve ter é para não construir um objeto de licitação confuso, ou seja, que não seja claro quanto às especificações dos itens, o que pode incorrer em escolha incorreta de fornecedor, desfavorecendo um dos participantes do processo licitatório. (FENILI, 2015) GESTÃO DE RECURSOS DE MATERIAIS – 120 – Figura 4 – Contrato de compra e venda Fonte: Pressmaster/Shutterstock.com A falta de transparência também deve ser evitada, por isso, é preciso elaborar atas de reu- nião e relatórios de comissão de forma detalhada e contundente. Todos os documentos devem ser assinados para que sejam considerados válidos, bem como é indispensável que o edital seja aprovado pela assessoria jurídica. De forma geral, todo o processo de contratação deve ser devi- damente documentado, etapa por etapa, dentro dos parâmetros legais estabelecidos por lei, com todas as documentações em termos e prazos de validade aceitáveis. É primordial que o processo seja totalmente transparente, sendo publicado em diários oficiais ou outros instrumentos de divul- gação. Caso as ações propostas sejam duvidosas e as contratações equivocadas, são previstas punições aos envolvidos, como pagamentos de multas ou cumprimento de pena por parte dos responsáveis. (FENILI, 2015) SAIBA MAIS! É comum ouvir falar das fraudes em processos licitatórios, isto é, alguns dos erros em contratos de licitações públicos não podem ser interpretados como meros des- cuidos, configurando um ato de corrupção. Para saber mais sobre o tema, acesse: <http://orff.uc3m.es/handle/10016/718>. GESTÃO DE RECURSOS DE MATERIAIS – 121 – Fechamento Chegamos ao final desta aula, que tratou da importância do processo de aquisição para as empresas e para a administração pública. Nesta aula, você teve a oportunidade de: • compreender a importância da aquisição de materiais; • conhecer os critérios para a contratação; • aprender sobre os critérios para a contratação; • compreender quais são os procedimentos e critérios do processo de contratação; • identificar quais são os cuidados imprescindíveis à contratação. Referências BRASIL. Presidência da República. Lei n.º 8.666, de 21 de junho de 1993, Regulamenta o art. 37, inciso XXI, da Constituição Federal, institui normas para licitações e contratos da Administra- ção Pública e dá outras providências. Disponível em: <http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/ L8666cons.htm>. Acesso em: 17 jun. 2017. _______. Ministério do Meio Ambiente. Compras públicas sustentáveis. Disponível em: <http://www. mma.gov.br/responsabilidade-socioambiental/a3p/eixos-tematicos/licita%C3%A7%C3%A3o-sus- tent%C3%A1vel>. Acesso em: 17 jun. 2017. _______. Agência do Senado. CCJ analisa reajuste no valor de referência para licitação de obras e com- pras públicas. 2016. Disponível em: <http://www12.senado.leg.br/noticias/materias/2016/05/02/ ccj-analisa-reajuste-no-valor-de-referencia-para-licitacao-de-obras-e-compras-publicas>. Acesso em: 13 jul. 2017. FENILI, Renato Ribeiro. Gestão de Materiais. Brasília: ENAP, 2015. PIATO, Éderson Luiz; SILVA, Andrea Lago da; PAULA, Verônica Angélica Freitas de. A estratégia de marcas próprias influencia a gestão da cadeia de suprimentos? Insights para o setor atacadista brasileiro. Gestão e Produção, São Carlos, v. 15, n. 3, p. 463-476, dez. 2008. Disponível em: <http:// www.scielo.br/scielo.php?script=sci_arttext&pid=S0104-530X2008000300004>. Acesso em: 28 dez. 2016. GESTÃO DE RECURSOS DE MATERIAIS – 122 – Modalidades de Contratação de Materiais Larissa Maria Palacio dos Santos Introdução As contratações do setor público devem ser realizadas por meio de licitações, termo que diz respeito aos diversos tipos de transações que serão definidas nesta aula. Objetivos de aprendizagem Ao final desta aula, você será capaz de: • identificar as diversas formas de contratação de materiais; • entender o processo de compras pelo serviço público. 1 A contratação de materiais A contratação de materiais nada mais é do que o processo de aquisição ou compras de mate- riais. Os diferentes tipos de organizações possuem formas específicas de lidar e gerir a contrata- ção de materiais. Com o setor público não é diferente, no entanto toda a contratação de materiais deve estar de acordo com a legislação vigente, a Lei nº 8666/93, a qual institui normas para as lici- tações e contratos da Administração Pública, além de trazer outras providências. (BRASIL, 1993) Figura 1 – Aquisição de materiais Fonte: Palto/Shutterstock.com – 123 – TEMA 18 De acordo com Fenili (2015), o procedimento de licitação é geralmente utilizado para as con- tratações no setor público. É um procedimento administrativo formal, o qual busca selecionar a proposta mais vantajosa para o contratante. As condições para o fornecimento de bens e serviços são detalhadas nos editais, os quais devem ser disponibilizados publicamente ou por convite, per- mitindo a participação do maior número de concorrentes possível. FIQUE ATENTO! A contratação no setor público deve ocorrer por meio de licitações, a não ser que a contratação dos bens e serviços enquadre-se em um dos casos de dispensa e/ou inexigibilidade de licitação. A licitação deve estar vinculada às regras, normas e princípios em vigor, tais como o da iso- nomia, da igualdade, da moralidade, da legalidade, da publicidade, da probidade administrativa, da vinculação ao instrumento convocatório e do julgamento objetivo. Por princípio de isonomia, entende-se a igualdade para todos os candidatos; já o de impessoalidade, entende-se a garantia de que não haverá favorecimento de um ou outro candidato; a de publicidade, por sua vez, diz respeito à divulgação das etapas do processo licitatório. (BRASIL, 1993: FENILI, 2015) 2 As compras pelo serviço público Na administração pública, as compras se dão por meio de licitação – exceto em alguns casos específicos que explicitaremos mais a frente. As formas de licitação existentes são: • convite; • tomada de preços; • concorrência; • leilão; • concurso; • pregão. Na modalidade convite, três fornecedores, no mínimo, são convidados formalmente a partici- par do processo e fornecer o objeto. Eles podem ser fornecedores cadastrados ou não. Somente em casos em que haja menos de três interessados, ou por limitações mercadológicas, é possível realizar uma licitação nessa modalidade com menos de três fornecedores. Ela é normalmente uti- lizada para contratos considerados de baixo valor, o que, para obras e serviços de engenharia, por exemplo, corresponde ao valor de até R$ 150 mil; enquanto que, para compras e outros serviços, o limite teto é de R$ 80 mil. A escolha por essa modalidade não se dá, no entanto, apenas em razão do valor, mas também pela questão de lapso temporal que o processo envolve, sendo este o pro- cesso mais ágil. (SEBRAE, 2014: FENILI, 2015) GESTÃO DE RECURSOS DE MATERIAIS – 124 – Figura 2 – Licitação por convite Fonte: Peapop/Shutterstock.com Na modalidade tomada de preços, os interessados em participar devem ser cadastrados previamente e atender aos requisitos e exigências mínimas do processo até o antepenúltimo dia queanteceder o recebimento das propostas. Comumente aplicada a obras de até R$ 1,5 milhão quando corresponderem a obras de construção civil, e de até R$ 650 mil para compras e outros serviços. (BRASIL, 1993: FENILI, 2015) Figura 3 – Tomada de preços Fonte: Catarina Belova /Shutterstock.com Já na modalidade concorrência, qualquer fornecedor, que na data prevista pelo edital pre- encha os requisitos mínimos descritos no edital, pode participar. Normalmente é utilizado para compra e alienação de imóveis. Na construção civil, o valor máximo vai até acima de R$ 1,5 milhão e, para compras e outros serviços, até acima de R$ 650 mil. (BRASIL, 1993: FENILI, 2015) GESTÃO DE RECURSOS DE MATERIAIS – 125 – FIQUE ATENTO! As modalidades de licitação dos tipos “convite”, “tomada de preços” e “concorrên- cia” são as mais comumente utilizadas pelo setor público, todas primando pela transparência e ampla concorrência, princípios das licitações. A modalidade concurso é utilizada para obras de arte, ou trabalhos técnicos e científicos, oferecendo ao vencedor uma premiação. Trata-se de uma licitação que prioriza os critérios quali- tativos do objeto, além de exigir a qualificação e a competência dos participantes. (SEBRAE, 2014) EXEMPLO Caso uma prefeitura municipal deseje realizar um diagnóstico de um setor econô- mico predominante no município, para identificar seus potenciais e a possibilidade de implementação de uma política pública que o favoreça, deve contratar uma equi- pe técnica para tal tarefa. Normalmente, contratam-se pesquisadores vinculados às universidades, que devem ser especializados na área. Assim, a modalidade de licitação mais indicada para o caso é o concurso público, que deverá testar os co- nhecimentos dos candidatos. O leilão é uma modalidade utilizada para a venda de bens. Na prática, o vencedor é aquele comprador que oferecer o maior lance por determinado objeto, sendo esse igual ou superior ao da avaliação. É normalmente utilizada para vender itens que foram apreendidos ou penhorados. (SEBRAE, 2014) Figura 4 – Licitação por leilão Fonte: Taurus/Shutterstock.com GESTÃO DE RECURSOS DE MATERIAIS – 126 – O pregão, por sua vez, é a modalidade que se aplica à aquisição de bens e serviços comuns, ou seja, bens (qualquer tipo de produto) e serviços (operações ou ações que as pessoas ou empre- sas adquirem ou desfrutam que são realizadas por terceiros, os quais recebem seus provimentos pela prestação) que podem ser detalhadamente especificados, sendo sua utilização obrigatória nesses casos. De preferência, o processo deve ocorrer no meio eletrônico, mas pode ser utilizado também de maneira presencial. Busca incrementar a competitividade e agilizar as contratações públicas por permitir uma concorrência ainda mais ampla. (BRASIL, 1993; FENILI, 2015) A Lei 12.980/2014, que instituiu o Regime Diferenciado de Contratações Públicas – RDC –, propõe mudanças nos modos de aquisição dos bens e serviços no setor público. Tal mudança foi motivada por uma série de críticas que podem ser feitas aos antigos moldes, como por exemplo, o fato de que os processos são excessivamente burocráticos, o que torna o processo de aquisição mais lento e, por vezes, mais custoso. (BRASIL, 1993; FENILI, 2015) SAIBA MAIS! O RDC traz propostas de mudanças e melhorias para a aquisição de bens e serviços pelo setor público. Para aprofundar seu conhecimento sobre o RDC, leia o artigo O Regime Diferenciado de Contratações públicas (RDC) e a administração de resultados. Acesse: <http://bdjur.stj.jus.br/dspace/handle/2011/43588>. Acesso em: 05 jul.2017. Em casos em que haja urgência na obtenção dos itens (situações emergências e/ou de cala- midade pública), pode e deve haver dispensa da licitação para que o processo se torne mais ágil. Em suma, pode-se dizer que são dispensadas da licitação negociações de urgência e emergência ou àquelas em que os valores são inferiores a 10% do valor máximo estipulado em cada modali- dade. Em valores absolutos, esses 10% correspondem a valores inferiores a R$ 15 mil para obras de engenharia e até R$ 8 mil para outros tipos de serviços. (BRASIL, 1993; FENILI, 2015) EXEMPLO Vamos supor que um município sofreu os efeitos de chuvas intensas e raios, que destruíram residências e deixaram desabrigados. Com isso, surge a necessidade de prestar assistência a todos os cidadãos afetados com a compra de alguns itens bá- sicos de higiene pessoal e alimentação, mas com urgência. No entanto, os prazos exigidos pelo processo de licitação inviabilizariam que os cidadãos tivessem acesso aos itens dentro dos prazos esperados, por isso ocorre a dispensa da licitação. FIQUE ATENTO! É possível que a contratação no setor público aconteça por intermédio de contra- tos diretos, como nos casos de urgência na obtenção de determinado item e em situações de calamidade pública. No entanto, todos os casos estão previstos na lei. GESTÃO DE RECURSOS DE MATERIAIS – 127 – As decisões quanto à necessidade e obrigatoriedade da realização de processos licitatórios cabe à assessoria jurídica e não ao gestor de compras. O gestor deve apenas ter ciência dos princí- pios que regem a Lei de Licitações, bem como deve atentar-se e realizar registros de boas práticas dos fornecedores, por isso é importante ter uma equipe qualificada para a função (BRASIL, 1993: FENILI, 2015: SEBRAE, 2014) A escolha pelo método de licitação mais adequado deve seguir critérios qualitativos e/ou quantitativos. Os critérios qualitativos dizem respeito às características do item ou objeto em questão, e os critérios quantitativos, por sua vez, dizem respeito ao valor estimado para a contra- tação. (SEBRAE, 2014) SAIBA MAIS! Atualmente, é dever do poder público considerar a promoção da sustentabilidade em suas contratações. Para saber mais, leia este artigo: <http://www.ipea.gov.br/ ppp/index.php/PPP/article/viewFile/12/14>. De acordo com a Lei de Licitações, existem quatro critérios de licitação: • menor preço; • melhor técnica; • técnica e preço; • maior lance ou oferta. Nas licitações do tipo menor preço, vence aquele que propor o fornecimento do objeto, nos moldes descritos pelo edital ao menor valor. Nas do tipo melhor técnica, será vencedora a empresa ou pessoa que apresentar as melhores técnicas de contratação. Já o técnica e preço, consiste em eleger o vencedor em razão do valor do contrato e das características do item, e devem ser utiliza- dos em contratações de serviços intelectuais. Fechamento Chegamos ao final desta aula, na qual abordamos que o setor público possui formas particu- lares de realizar a contratação e aquisição de materiais, primando pela transparência nas relações comerciais, Nesta aula, você teve a oportunidade de: • compreender de que forma ocorrem as contratações no setor público; • conhecer os métodos de licitação existentes; • conhecer os tipos de licitação existentes. GESTÃO DE RECURSOS DE MATERIAIS – 128 – Referências BRASIL. Presidência da República. Lei n. 8.666, de 21 de junho de 1993, Regulamenta o art. 37, inciso XXI, da Constituição Federal, institui normas para licitações e contratos da Administra- ção Pública e dá outras providências. Disponível em: <http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/ L8666cons.htm>. Acesso em: 17 jun. 2017. CARVALHO, Daniela Gomes de. Licitações sustentáveis, alimentação escolar e desenvolvimento regional: uma discussão sobre o poder de compra governamental a favor da sustentabilidade. Planejamento e políticas públicas, v. 1, n. 32, jan./jun. 2009. Disponível em: <http://www.ipea.gov. br/ppp/index.php/PPP/article/viewFile/12/14>. Acesso em: 25 jan. 2017. FENILI, Renato Ribeiro. Gestão de Materiais. Brasília: ENAP, 2015. Disponível em: <http://www. enap.gov.br/documents/52930/707328/Enap+Did%C3%A1ticos+-+Gest%C3%A3o+de+Materiais.pdf/76d26d48-37af-4b40-baf1-072a8c31236a>. Acesso em: 18 jun. 2017. OLIVEIRA, Rafael Carvalho Rezende; FREITAS, Rafael Véras de. O Regime Diferenciado de Con- tratações públicas (RDC) e a administração de resultados. Revista Brasileira de Direito Público, Belo Horizonte, v. 9, n. 35, out./dez. 2011. Disponível em: <http://bdjur.stj.jus.br/dspace/han- dle/2011/43588>. Acesso em: 05 jul. 2017. SEBRAE. Compras públicas: um negócio para sua empresa. Brasília, 2014. Disponível em: <https:// www.sebrae.com.br/sites/PortalSebrae/ufs/ms/sebraeaz/compras-publicas,7cf4e0944f- 597510VgnVCM1000004c00210aRCRD>. Acesso em: 25 jan. 2017. GESTÃO DE RECURSOS DE MATERIAIS – 129 – Recebimento de Materiais Larissa Maria Palacio dos Santos Introdução O recebimento de materiais consiste em receber os pedidos demandados pelo setor de compras, seguindo as especificações do produto. É uma atividade intermediária entre o setor de compras e a liberação de pagamento ao fornecedor. Como é um processo complexo, envolve uma série de tarefas, as quais serão abordadas no decorrer desta aula. Objetivos de aprendizagem Ao finalizar esta aula, você, aluno, deverá ser capaz de: • entender o processo de recebimento dos materiais; • conhecer os cuidados necessários no recebimento de materiais 1 O recebimento de materiais O recebimento de materiais se inter-relaciona com as demais funções da produção, espe- cialmente com o setor de compras e o contábil. Nem todas as empresas possuem um setor de recebimento, mas, ao menos, elas possuem um espaço físico determinado para que as tarefas que envolvem essa etapa sejam desenvolvidas. (FENILI, 2015; RUSSO, 2009) Ele ocorre após a efetivação do pedido de compra, sendo o pagamento efetuado apenas quando o processo de recebimento é finalizado, conforme ilustra a figura 1 a seguir. Figura 1 – Processo de aquisição de materiais Pedido de compra Recebimento de Materiais Autorização para pagamento do pedido Fonte: elaborada pela autora, 2017. – 130 – TEMA 19 O processo de recebimento de materiais, por sua vez, é responsável por uma série de ativi- dades, veja: • recebimento de materiais: etapa de recebimento provisório, quando o recebedor assina o documento de recebimento, comprovando que, de fato, a entrega ocorreu e encami- nhando-a para a área de descarga; • conferência da documentação e conferência qualitativa e quantitativa: o objetivo dessa etapa é verificar se a compra foi autorizada, se o pedido foi entregue na mesma quantidade em que foi pedido e se os itens atendem às especificações técnicas; EXEMPLO Uma empresa fez um pedido de 100 pares de sapato, no entanto somente 90 foram recebidos, o que foi constatado pelo recebedor ao conferir a quantidade e também as especificações dos itens. Como o pedido estava em desacordo, restaram três opções: pedir que o fornecedor enviasse os pares faltantes, devolver os que esta- vam em desacordo ou, ainda, devolver todo o pedido. • regularização do recebimento: define a atitude a ser tomada com relação aos itens que apresentaram inconformidade com as exigências, que pode ser a recusa ou devolução. Também se regulariza a situação daqueles itens que estavam em conformidade, libe- rando o pagamento ao fornecedor. Os itens que estão em conformidade são finalmente encaminhados ao estoque. (FENILI, 2015; RUSSO, 2009) FIQUE ATENTO! O processo de recebimento é uma atividade intermediária entre as compras e a liberação do pagamento pela empresa recebedora. Consiste em receber os itens e verificar se a entrega ocorreu conforme as exigências e dentro das conformidades, resolvendo a situação de cada pedido. Cada uma das etapas do processo de recebimento é composta por uma série de atitudes que levam em consideração alguns critérios básicos, que veremos a seguir. GESTÃO DE RECURSOS DE MATERIAIS – 131 – 2 Critérios importantes no recebimento O recebimento de materiais é uma atividade que se desdobra em quatro tarefas, conforme ilustra a figura 2 a seguir. Figura 2 – Processo de recebimento de materiais Entrada de Materiais Conferência quantitativa Conferência quanlitativa Regularização Fonte: elaborada pela autora, 2016. Observe que o processo se inicia com a entrada dos materiais, isto é, com a chegada do transportador até a empresa. Tal atividade tem como procedimentos básicos o recebimento do veículo transportador, a checagem da documentação do pedido, a conferência da descrição da nota fiscal com a existência do documento de autorização de compra, bem como a verificação se o prazo de entrega está dentro do aceito e se o número de pedido confere com o que consta na nota fiscal, por fim, é realizado o cadastramento no sistema das informações sobre o processo de compra autorizada, dando início ao recebimento. Depois de todas essas etapas, o veículo é enca- minhado para a área de descarga. (RUSSO, 2009) Figura 3 – Recebimento de materiais Fonte: CandyBox Images/Shutterstock.com Para realizar o cadastramento, alguns tipos de sistemas podem ser utilizados, os quais pre- cisarão ser atualizados a cada novo recebimento: Sistema de gestão de materiais, que serve para a administração e para o controle dos itens; Sistema de contas a pagar: quando se libera o paga- mento ao fornecedor; Sistema de compras precisa ser atualizado encerrando o processo de com- pras. A empresa poderá optar por usar cada um dos sistemas individualmente, ou combinar, da forma que lhe convier, os diferentes tipos. (RUSSO, 2009) GESTÃO DE RECURSOS DE MATERIAIS – 132 – Uma vez que o recebimento foi aceito, os materiais devem ser enviados para o almoxarifado, onde é realizada a conferência quantitativa, ou seja, onde se confere se os volumes recebidos estão de acordo com o pedido e com a NF (nota fiscal). (RUSSO, 2009) O controle das quantidades dos itens pode ser realizado de maneira manual, para o recebi- mento de itens em pequenas quantidades, ou pode ainda utilizar cálculos para contagens, quando for embalagens padronizadas nas quais estejam armazenadas uma grande quantidade de itens. A medição é também um método considerado, além dele há o critério que de pesagem, tanto para itens de pequeno quanto para os de grande porte. (RUSSO, 2009) EXEMPLO O critério de pesagem é utilizado para itens pequenos, como pinos, parafusos ou pregos; ou pesagens rodoviárias/ ferroviárias, nos casos de itens com maior peso ou volume. O controle qualitativo corresponde a avaliação das características do item, e tem por objetivo verificar se o material está adequado ao fim que se destina, bem como se atende às especifica- ções descritas na compra. Para verificar tal conformidade, realiza-se a inspeção técnica antes de realizar a aprovação e finalizar o recebimento. Assim, utiliza-se a especificação da compra do material para comparação, bem como é possível utilizar desenhos ou catálogos técnicos. Os itens devem ser conferidos individualmente em casos de pequenas quantidades de itens, no entanto, quando se tratam de itens numerosos, realiza-se a inspeção por amostragem. (RUSSO, 2009) Figura 4 – Inspeção do item por análise das especificações Fonte: Bacho/Shutterstock.com GESTÃO DE RECURSOS DE MATERIAIS – 133 – Quanto aos critérios qualitativos, pode-se adotar, em primeiro momento, o critério visual, isto é, verificar os aspectos perceptíveis visualmente. A análise pode ser ainda dimensional, para veri- ficar se as dimensões do item estão de acordo com a especificação. De forma mais criteriosa, podem ser adotados ensaios mecânicos e elétricos com a finalidade de comprovar a qualidade do item. (RUSSO, 2009) FIQUE ATENTO! Antes de aceitar o recebimento do item, realiza-se uma avaliação com base em critérios qualitativos e quantitativos; somente após a aprovação é liberada a autori-zação para o pagamento. Atualmente os processos de inspeção têm caído em desuso dando espaço a um novo tipo de procedimento: o fornecimento com qualidade assegurada. Em suma, significa que os fornece- dores têm se responsabilizado pelas possíveis falhas na qualidade do item, ou seja, é ele quem realiza os procedimentos necessários para garantir a conformidade dos itens que irá fornecer. (RUSSO, 2009) Em alguns casos, ainda assim, é necessário que se inspecione o item antes da entrega, com o acompanhamento no fornecedor ainda durante o processo de fabricação, em casos de itens que representem um risco à vida como, por exemplo, um órgão sintético ou uma prótese. Outros compradores realizam a inspeção ainda dentro do espaço físico do fornecedor. (RUSSO, 2009) [...] são utilizados os seguintes documentos no processo de inspeção: planos de controle, determinando quais dimensões e características devem ser controladas pelo inspetor; de- senhos, catálogos e normas técnicas; gabaritos e padrões de inspeção e corpos de prova, que devem ser retirados do material fornecido. (RUSSO, 2009, p. 84) Ao passar pelos procedimentos de recebimento, o item será aprovado e encaminhado pelo almoxarifado, ou pelo contrário, será devolvido. SAIBA MAIS! A gestão da qualidade pode ser utilizada como ferramenta estratégica para fomen- tar a competitividade da organização, assim como fazem as industrias queijeiras, as quais foram objeto de análise do artigo a seguir. Para saber mais, acesse: <ht- tps://revistas.pucsp.br/index.php/rad/article/view/15545>. GESTÃO DE RECURSOS DE MATERIAIS – 134 – 3 Critérios para não recebimento e devolução Quando se identifica que uma determinada compra não foi autorizada, ou que está em desa- cordo com a programação da de entrega, deve-se recusar o recebimento. Para formalizar o proce- dimento, devemos anotar os motivos da recusa no verso da Nota Fiscal (NF). (RUSSO, 2009) O item pode ainda ser reprovado no processo de avaliação quantitativa ou qualitativa. Neste caso, quando houver falhas ou defeitos, pode ocorrer a devolução, ou o aceite, dependendo do parâmetro previamente acordado como aceito para falhas. (RUSSO, 2009) FIQUE ATENTO! Se a entrega apresentar inconformidade com a nota fiscal ou com o pedido de compras, levando ainda em consideração as especificações, então não será aceito o recebimento e serão adotadas algumas medidas, como por exemplo, a devolução ou reclamação. Por fim, ocorre o encerramento do processo de recebimento com a junção de toda a docu- mentação envolvida no processo e com a emissão da liberação de pagamento ao fornecedor, ou devolução do material ou reclamação de falha ao fornecedor, ou a entrada do material em estoque. (RUSSO, 2009) SAIBA MAIS! O artigo a seguir trata do sistema de produção enxuta e suas técnicas de inspeção. Acesse: <http://bibdigital.sid.inpe.br/dpi.inpe.br/plutao/2012/02.03.10.32>. Fechamento Concluímos esta aula de recebimento de materiais, agora você já sabe quais são as etapas pertinentes a esse processo, bem como os critérios para o recebimento ou não de um item. Nesta aula, você teve a oportunidade de: • compreender o processo de recebimento de materiais; • conhecer os cuidados necessários no recebimento de materiais; • conhecer os critérios para recebimento ou recusa de materiais. GESTÃO DE RECURSOS DE MATERIAIS – 135 – Referências PARDAL, Luís Claudio Mequita; PERONDI, Leonel Fernando; VALERI, Sandro Giovanni. A filosofia enxuta no desenvolvimento de produto e suas origens. In: Proceedings of 2º Workshop em Enge- nharia e Tecnologia Espaciais, maio 2011. Disponível em: <http://plutao.sid.inpe.br/col/dpi.inpe.br/ plutao/2012/02.03.10.32/doc/1305.pdf>. Acessado em: 26 jun. 2017. ROCHA, Luiz Célio Souza; CARVALHAIS, Jéssica Fernandes; MARTINS, Maurílio Lopes. Gestão da qualidade como estratégia para melhorias no rendimento operacional de indústrias queijeiras. Revista Administração em Diálogo - Rad, [s.l.], v. 17, n. 1, p.146-161, 27 jul. 2015. Revista Adminis- tração em Dialogo. Disponível em: <https://revistas.pucsp.br/index.php/rad/article/view/15545>. Acesso em: 03 jul. 2017. RUSSO, Clovis Pires. Armazenagem, controle e distribuição. Curitiba: IBPEX, 2009. GESTÃO DE RECURSOS DE MATERIAIS – 136 – Estocagem e Manuseio; Inventários Larissa Maria Palacio dos Santos Introdução O almoxarifado tem por objetivo armazenar e proteger os materiais, fornecer os materiais necessários aos demais setores da empresa e manter o controle sobre os itens estocados. Em outras palavras, a gestão de materiais busca receber, armazenar e distribuir os itens para toda a produção. Para manter os controles sobre os itens estocados, utiliza-se como instrumento os inventários. Objetivos de aprendizagem Ao final desta aula, você será capaz de: • conhecer as medidas necessárias na estocagem de materiais; • identificar as técnicas mais apropriadas de manuseio de materiais; • entender o que é um inventário e como realizá-lo. 1 Medidas para a estocagem de materiais Para que a estocagem dos materiais seja considerada efetiva, alguns cuidados devem ser levados em consideração como, por exemplo, um layout (arranjo físico) planejado. Um bom layout é aquele que permite utilizar todo o espaço do armazém, isto é, utilizá-lo em todas as dimensões, horizontais e verticais, além de ser aquele tem a capacidade de facilitar o acesso a todos os itens, garantindo a integridade dos bens e protegendo-os contra danos, além de promover o uso eficiente da mão de obra e dos equipamentos. (FENILI, 2015) – 137 – TEMA 20 Figura 1 – Armazém Fonte: Jianqing Diao/Shutterstock.com FIQUE ATENTO! O almoxarifado deve ser organizado de forma a garantir a integridade dos bens, protegendo-os contra danos e dispondo-os de forma organizada, utilizando todo o espaço físico do armazém. Também é um local que não pode ter nenhum tipo de empecilho que prejudique o manuseio ou mesmo a disposição dos itens. Considera-se a existência de dois tipos de estocagem: a armazenagem simples e a com- plexa. A primeira é aquela que corresponde aos itens simples, ou seja, aos que não exigem cui- dados especiais. Já a armazenagem complexa, por sua vez, corresponde ao armazenamento de itens que demandam cuidados especiais, tanto por aspecto físico, dentre os quais se destacam fragilidade, volume, peso e forma; quanto por aspecto químico, como oxidação, radiação, perecibi- lidade etc. (FENILI, 2015) Em decorrência das características dos materiais, podem ser utilizados alguns critérios de guarda dos materiais no almoxarifado, são eles: • armazenagem por agrupamento; • armazenagem por compatibilidade; • armazenagem por acomodabilidade; • armazenagem especial; • armazenagem em área externa; • coberturas alternativas. GESTÃO DE RECURSOS DE MATERIAIS – 138 – EXEMPLO Inseticidas, herbicidas e fungicidas não devem ser acomodados juntos para evitar a contaminação cruzada. Cada tipo deve ficar em um agrupamento, o que caracteriza a armazenagem por contabilidade. EXEMPLO Armazenamento especial é aquele no qual são necessários equipamentos de se- gurança, como óculos de proteção, botinas, calças e capacetes, para proteger o trabalhador de riscos de acidentes do trabalho em geral. A escolha do critério de guarda dos materiais ocorre em razão das características físicas ou químicas do mesmo. (FENILI, 2015) 2 O manuseio de materiais e os cuidados necessários Os materiais precisam circular pelo espaço físico do armazém, entre os pontos do recebi- mento de materiais até o armazém e do armazém até à área de despacho. Por isso o layout tanto da empresa quanto do armazém deve ser projetado de forma a não representar um empecilho a tal movimentação. A simplicidade é uma premissa da movimentação demateriais. (RUSSO, 2009) O manuseio de materiais é uma das atividades que demanda mais mão de obra dentro de todo o fluxo logístico, assim, para desonerar a empresa e diminuir os custos envolvidos no pro- cesso, surgiram tecnologias que substituem a mão de obra nesses casos e que trazem ainda uma vantagem adicional, a do aumento da produtividade. (RUSSO, 2009) Figura 2 – Armazenagem especial Fonte: Marcin Balcerzak/Shutterstock.com GESTÃO DE RECURSOS DE MATERIAIS – 139 – FIQUE ATENTO! Qualquer movimentação realizada com os itens dentro da empresa deve ser registrada, por se tratar de uma tarefa complexa, exige muita mão de obra, repre- sentando altos custos, por isso recomenda-se a mecanização da tarefa, que pode aumentar a produtividade e diminuir os custos. Algumas diretrizes são recomendadas para que o sistema de manuseio de materiais fun- cione adequadamente e evite perdas, avarias ou acidentes. As principais são: utilização de equi- pamentos padronizados; sistema projetado para seguir um fluxo contínuo; e, sempre que possível, deve-se utilizar a força da gravidade à favor dos sistemas de manuseio. (RUSSO, 2009) Alguns tipos de sistemas de movimentação de materiais são utilizados, como o manual, o mecanizado, o semiautomatizado e, o mais recente deles, o informatizado, no qual toda a movi- mentação necessária é informada ao computador, o qual determinará o melhor equipamento a ser utilizado. (RUSSO, 2009) Figura 3 – Manuseio de materiais Fonte: Johnkworks/Shutterstock.com Alguns tipos de equipamentos mais utilizados para a movimentação de materiais são: pale- teira manual, transpaleteiras elétricas, empilhadeiras frontais contrabalanceadas, empilhadeiras de patola, empilhadeiras de garfo lateral, empilhadeiras com montante telescópico, empilhadeiras de garfo lateral, entre outros. Os equipamentos automatizados ou mecânicos ampliam a capa- cidade de movimentação de materiais, devido a rapidez e força dos aparelhos, que obviamente, superam as capacidades humanas de força. Um cuidado importante que deve ser ressaltado nesse processo é a necessidade de equi- pamentos de segurança, como extintores e mangueiras. Além do bom layout, há a resistência dos pisos, já que, ao unitizar as cargas para transportá-las, surgem lotes com pesos altos; outro aspecto importante é que os pisos não devem representar atritos à circulação dos equipamentos de transporte. (RUSSO, 2009) GESTÃO DE RECURSOS DE MATERIAIS – 140 – 3 Inventário de materiais Os inventários têm por objetivo manter os registros das quantidades de itens no estoque – ou em qualquer área da empresa – de modo a ser compatível com os registros contábeis da empresa. Qualquer movimentação que se proceda com os itens, deve ser registrada nos inventários. (FENILI, 2015; RUSSO, 2009) SAIBA MAIS! Para saber mais sobre as normas para a realização de um inventário, leia o parecer normativo sobre a CST nº 5, de 14 fevereiro de 1986. Acesse: <http://normas.recei- ta.fazenda.gov.br/sijut2consulta/link.action?visao=anotado&idAto=30895>. Existem dois tipos de inventários: o inventário rotativo e o geral anual ou periódico. O primeiro é aquele realizado de forma contínua, várias vezes ao ano, que traz como vantagens a possibili- dade de maior aprofundamento na análise de divergências, uma vez que lida com uma quantidade menor de itens, além de dispensar a paralisação da produção. O segundo é feito ao final do exercí- cio fiscal – nesse caso denomina-se de geral. (FENILI, 2015; RUSSO, 2009) FIQUE ATENTO! Existem dois tipos de inventários: o rotativo e o geral anual, que diferem em razão do tempo em que são realizados. A realização dos inventários ocorre de acordo com as normas e legislações que vigoram. O inventário rotativo tem alguns objetivos principais, tais como a realização da classificação dos itens pelo método ABC, que estabelece classes de acordo com o grau de importância de reposição de estoques; o estabelecimento de critérios para a frequência e percentual de itens a inventariar; a imediata resolução dos ajustes necessários e o cálculo da acurácia dos estoques; a redução das perdas de materiais; o cumprimento da legislação (em especial a fiscal); melhora do nível de serviço. Inventários nada mais são do que a listagem e contagem de itens ou materiais em estoques. (RUSSO, 2009) 4 Processo de realização do inventário A contagem de itens em estoque para elaborar a listagem desses, ou inventário, deve ser realizada pela contagem física dos itens e transcrito para o Registro de Inventários, de acordo com o que prevê as legislações do IR, do IPI e do ICMS. Entram para a contagem todos os itens, sejam eles matérias-primas, produtos finais, itens utilizados por escritórios, entre outros existentes na data da realização do balanço patrimonial (que estiverem dentro ou fora do espaço físico da empresa, como veículos ou investimentos, por exemplo). (PIRES, 2016) GESTÃO DE RECURSOS DE MATERIAIS – 141 – Figura 4 – Balanço patrimonial em área externa Fonte: Roman Milert/Dreamstime.com SAIBA MAIS! Para saber mais sobre os procedimentos de registro de inventários, acesse: <http://vix.sebraees.com.br/es/manualempresario/pag_imp_man_emp.asp?- cod_assunto=203&ds_assunto=Registro%20de%20invent%E1rio%20-%20%20Nor- mas%20sobre%20escritura%E7%E3o&cod_grupo=13>. A inconsistência entre os dados apresentados pelo balanço patrimonial e o inventário físico é chamada de acurácia, ou seja, o grau de precisão dos estoques e pode ser calculada pela seguinte fórmula: = númerode itenscorretosAcurácia númerototal de itens O detalhamento dos itens no livro de inventários deve conter todas as especificações de cada item, assim as empresas que utilizam sistemas de codificação conseguem realizar tal tarefa de forma mais fácil, padronizando a descrição dos itens, bem como aquelas que utilizam softwares de gestão integrada. (PIRES, 2016) GESTÃO DE RECURSOS DE MATERIAIS – 142 – Fechamento Chegamos ao final desta aula, que tratou sobre a importância do almoxarifado e seus obje- tivos, além disso, abordamos também a questão dos inventários que de maneira mais simples podem ser entendidos como uma listagem dos itens em estoque. Nesta aula, você teve a oportunidade de: • conhecer a importância do almoxarifado; • conhecer as principais medidas e cuidados que devem ser considerados no processo de armazenagem; • compreender o que significa o manuseio de materiais, seus objetivos e as precauções que envolvem tal atividade; • aprender o que é um inventário, para que serve os tipos existentes e as formas de realização. Referências FENILI, Renato Ribeiro. Gestão de Materiais. Brasília: ENAP, 2015. PIRES, S. R. I. Gestão da Cadeia de Suprimentos - Conceitos, Estratégicas, Práticas e Casos. 3ª Ed. ed. [s.l.] Atlas, 2016. RECEITA FEDERAL. Parecer normativo CST n. 5, de 14 de fevereiro de 1986. Disponível em: <http:// normas.receita.fazenda.gov.br/sijut2consulta/link.action?visao=anotado&idAto=30895>. Acesso em: 27 jun. 2017. RUSSO, Clovis Pires. Armazenagem, controle e distribuição. IBPEX: Curitiba, 2009. SEBRAE. Registro de inventário – normas sobre escrituração. Disponível em: <http://vix.sebra- ees.com.br/es/manualempresario/pag_imp_man_emp.asp?cod_assunto=203&ds_assunto=Re- gistro%20de%20invent%E1rio%20-%20%20Normas%20sobre%20escritura%E7%E3o&cod_ grupo=13>. Acesso em: 27 jun. 2017. GESTÃO DE RECURSOS DE MATERIAIS – 143 – Amplitude da administração de materiais Conceito de materiais As mudanças na área de administração de materiais Os principais desafios da administração de materiais Custos de estoques Gerenciamento e controle de estoques O processo de classificação de estoques O processo de especificação de estoques O processo de codificação de estoquesMétodos de avaliação de estoques A integração de estoques, consumo e demanda Modalidades de Consumo de Materiais Compra de Materiais Cadastramento de Fornecedores Lote Econômico de Compras Condições Gerais de Fornecimento Contratação de Materiais Modalidades de Contratação de Materiais Recebimento de Materiais Estocagem e Manuseio; Inventários _GoBack _GoBack _GoBack _GoBack _GoBack
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