Aula 5 Planejamento e desenvolvimento do projeto

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Aula 5: Planejamento e desenvolvimento do projeto
Apresentação
Nas aulas anteriores, nosso estudo teve como foco principal os conceitos e os termos utilizados no gerenciamento de projetos, além do processo e do documento de abertura utilizado em sua iniciação. Nesta aula, por sua vez, abordaremos os assuntos relacionados ao planejamento. Nesta etapa, surgem os desdobramentos dos tópicos descritos no termo de abertura e são desenhadas as estratégias para o alcance dos objetivos.
Objetivos
· Enunciar as necessidades da elaboração do planejamento;
· Identificar o método para a realização de um planejamento com qualidade;
· Conceber a sua importância para a concretização do projeto.
A importância do planejamento
Você saberia explicar por que fazemos um planejamento para a execução dos projetos? Vejamos alguns dos motivos:
	1
	Promover melhorias contínuas, desde as etapas iniciais até os processos de 
encerramento dos projetos.
	2
	Orientar e direcionar a equipe executora.
	3
	Avaliar e dar visibilidade à situação do projeto.
	4
	Melhor gerenciamento do tempo.
	5
	Ter controle sobre as ações do projeto.
	6
	Atingir resultados mais próximos do esperado.
É fundamental que o planejamento de um projeto seja muito bem detalhado, pois, dessa forma, menor será o risco de haver imprevistos durante o seu processo de execução. Conforme o transcorrer das etapas planejadas, o percentual de incertezas ou de alterações também diminuirá.
Efetuá-lo, portanto, está diretamente relacionado às boas práticas de gestão. Apesar de parecer uma atividade complexa e difícil, o planejamento de um projeto, com dedicação e técnica, é muito mais fácil do que se imagina. As dificuldades na sua definição podem estar relacionadas aos seguintes problemas:
Veremos a seguir algumas fases importantes na elaboração do planejamento que consideramos fundamentais para o sucesso do seu projeto.
Definir escopo
O planejamento deverá detalhar o escopo, definindo estimativas de:
1 Recursos
2 Tempo
3 Custos
4 Responsabilidades
5 Objetivos
6 Metas intermediárias
7 Comunicações
8 Processos que serão utilizados
9 Padrões de qualidade
Ele servirá como base para a tomada de decisões futuras, devendo englobar todas as atividades necessárias para que o objetivo seja alcançado, inclusive as de gerenciamento do projeto.
O escopo deve refletir a preocupação do gestor com o cumprimento das metas e, consequentemente, do objetivo fixado.
Atenção!
· Utilização de termos imprecisos (aproximadamente, ótimo etc.);
· Falta de estrutura lógica;
· Variação considerável na descrição dos detalhes do trabalho;
· Falta de envolvimento de outras pessoas na elaboração;
· Ausência de revisões.
Na figura a seguir, confirma como é importante a definição do escopo:
Conhecer as partes interessadas
Em todos projetos, haverá pessoas interessadas no resultado, que normalmente são os patrocinadores ou os stakeholders. Este grupo acompanhará a execução dele. Por isso, é muito importante saber quem ele é, já que sempre acompanhará a evolução do projeto.
Normalmente, as partes interessadas possuem uma influência direta ou indireta, podendo ajudar a mantê-lo diante de dificuldades, até mesmo em situações de crise – além de, obviamente, o financiarem. Portanto, devemos valorizar a comunicação com estas pessoas. Elas deverão estar sempre estar informadas, recebendo tanto as notícias positivas quanto as informações negativas de tudo que estiver acontecendo. Isso lhes garante uma visão transparente do projeto.
Será para elas que você, gestor do projeto, deverá demonstrar as oportunidades ou as melhorias na segurança que o projeto trará para a empresa. Afinal, são estas pessoas que o irão aprovar e financiar!
Definir as necessidades de recursos
Recursos podem ser qualquer coisa e qualquer meio necessário para a execução plena de um projeto. Seu objetivo é determinar os recursos (pessoas, equipamentos e materiais), as quantidades e o momento em que eles serão utilizados nas atividades previstas.
É muito importante que seja mantida uma coerência entre as estimativas de recursos e as de custo a fim de que não haja inconsistências. Por isso, deve-se desenvolver um orçamento (estimativa) mais próximo da realidade, considerando os recursos necessários ao projeto.
As principais fontes de custo são:
1 Materiais
2 Suprimentos
3 Reserva para planos de resposta aos riscos
4 Mão de obra (pessoas)
Um dos recursos mais importantes para a execução do projeto são as pessoas necessárias para o prosseguimento dos trabalhos. Devemos levar em consideração o conhecimento, as habilidades e as atitudes individuais, avaliando se elas estão em consonância com as necessidades requeridas para as demandas específicas de cada fase ou etapa do projeto. Além disso, devem ser considerados outros dois fatores de extrema importância: orçamento e prazo.
Trata-se de um processo que exigirá muita habilidade para conduzir as negociações com os gestores de outras áreas a fim de liberar pessoas selecionadas, contratações e demais decorrências do planejamento de recursos.
Exemplo
Sobre os recursos humanos, sugerimos que seja elaborado um organograma, apresentando, de forma explícita, a estrutura da equipe envolvida e os seus níveis de responsabilidade. Essa definição ajudará a evitar questionamentos como eu não sabia que isso era minha responsabilidade e eu não tinha conhecimento que tinha de comunicar isso.
	 
	
Ao analisar as necessidades de recursos, é necessário elaborar as seguintes questões:
1 Eles são de caráter técnico?
	
	2 É preciso um conjunto de habilidades especiais ou de treinamento?
	
	3 Os colaboradores necessários já estão no local de trabalho e disponíveis,
 ou precisam ser empregados ou contratados?
Independente das respostas, você terá uma boa noção sobre o que precisa ser feito para preencher as eventuais faltas de recursos. Lembre-se sempre de que, ao final, este planejamento terá de ser aprovado. Caso não o seja, ele deverá ser revisado, o que gerará um novo ciclo.
Construir um cronograma detalhado
Essencial para qualquer planejamento, esta construção define e associa cada etapa ou meta a uma data. O gerenciamento do tempo, a definição de prazos exequíveis e o conhecimento do grau de dificuldade da tarefa são fundamentais e determinam o tempo necessário para completar as atividades discriminadas no seu planejamento.
É muito importante ser detalhista na construção deste cronograma. Ao definir individualmente um prazo para cada tarefa, o escopo e os recursos disponíveis sempre devem ser considerados, pois eles geram um impacto direto em seu tempo de execução. Ambos também exercem uma influência significativa no prazo necessário para a conclusão do projeto.
Seja realista no momento de estimar o tempo que as tarefas levarão para serem cumpridas. Analise uma por uma!
É possível haver mudanças na agenda? Sim. O cronograma poderá sofrer influência de diversos fatores.
Exemplo
Mudança na política econômica, novas tecnologias, novos objetivos e desfalque na equipe.
Imprevistos acontecem – e você precisa estar preparado para lidar com eles, atualizando o cronograma sempre que for preciso. É necessário analisar se uma mudança de prazo é viável e qual impacto ela irá gerar tanto em outras ações quanto no resultado. Neste momento, a criatividade da equipe aflora, tornando-se um fator diferencial.
Relacionar as grandes tarefas
Após a elaboração do cronograma, o próximo passo é criar a sua estrutura analítica do projeto (EAP). Esta ferramenta de gestão trabalha como um diagrama de níveis hierárquicos que será elaborado a partir da definição dos membros do projeto.
Listaremos a seguir os benefícios que a criação da EAP poderá proporcionar:
· Facilidade de comunicação com colaboradores envolvidos e stakeholders;
· Ajuda na avaliação do impacto do trabalho realizado em cada atividade do projeto;
· Possibilidade de antever mudanças desnecessárias;
· Alicerce para a estimativa de custos, recursos e tempo;
· Ajuda na integração de novos membros ao projeto.
Dividir em pequenas etapas
É bastante comumocorrer a interdependência entre as atividades de um projeto, gerando uma cadeia de subordinação. Para que este processo não comprometa os prazos, é importante dividir ou delegar o que for necessário. Se dividirmos as grandes atividades em pequenas etapas entre as equipes, delegando as responsabilidades que lhes forem devidas, obteremos mais coesão, organização e equilíbrio.
Desenvolver um plano-piloto (plano preliminar)
Já conhecemos o objetivo do projeto, o que precisa ser feito, quando, por quem e os recursos a serem utilizados. Mas será que todas as atividades estão realmente organizadas em ordem cronológica? Os recursos, as datas e o escopo ficaram sintonizados?
O jeito é desenvolver um plano-piloto, um esboço, para analisar e identificar as interdependências, incluindo-as no planejamento final. O esboço do planejamento deverá ser realizado da melhor forma possível, devendo conter as respostas para os seguintes itens básicos:
1 Os prazos estão bem definidos e as tarefas bem descritas?
2 Os provcessos estão validados pelo seu cliente final?
3 Existem alternativas definidas em casos de imprevistos no cronograma?
4 Os recursos necessários estão discriminados?
Quando ele for apresentado à equipe, tenha apenas uma certeza: serão identificados diversos problemas. Lembre-se de que este é o primeiro esboço do planejamento. No momento em que sua equipe colocar os olhos nele, haverá diversas imperfeições a serem apontadas. Isso significa que você não precisa se sacrificar para fazer todas as descrições de maneira incrivelmente minuciosa.
Elaborar um plano de comunicação
O gestor do projeto deve estar em permanente comunicação com o seu time. É de suma importância que ela seja clara e realizada de forma objetiva, estabelecendo-se o seguinte entendimento entre as duas partes: cada meta requer uma solução ou uma resposta que atenda aos prazos definidos.
Quando o gestor possui uma postura centralizadora, esta atividade costuma não dar muito certo, principalmente nos casos em que ele exclui os integrantes da equipe do planejamento.
Sempre que for possível, a equipe deverá participar ativamente desse processo. É primordial, portanto, obter o feedback dela. Revise o plano-piloto (esboço) com os colaboradores, ouvindo as suas ideias. Com certeza, eles vão identificar atividades que não foram contempladas ou outras que talvez sejam inexequíveis.
Comentário
A comunicação é um instrumento de permanente revisão do planejamento, podendo impulsionar a sua equipe em busca de uma nova abordagem sobre o que tem que ser realizado. Uma postura aberta aumenta a colaboração entre os membros da equipe e tende a gerar um ambiente de confiança, característica que é de suma importância para o desenvolvimento de um projeto.
Realizar os ajustes e refinar o projeto
Agora que já realizamos todos os levantamentos necessários para a elaboração do planejamento, inclusive apresentando-o e discutindo com o time as possibilidades de melhoria, chegou a hora de realizar os ajustes necessários para o objetivo final. Isso será feito mediante uma reflexão sobre a realidade de cada atividade.
Exemplo
Prazos, insumos e equipe.
Este procedimento poderá ajudá-lo, inclusive, na redução de recursos e no melhor dimensionamento da equipe e do tempo. Sempre é bom – quando possível – submetê-lo à apreciação de uma outra pessoa. Solicite alguém para dar uma última conferida.
Não seria bom para a sua imagem apresentar um planejamento com erros.
Atividades
1. Observando as alternativas abaixo, podemos afirmar que a única ação diretamente relacionada à definição do escopo é:
a) Utiliza termos imprecisos (aproximadamente, ótimo etc.).
b) Não há necessidade de estrutura lógica.
c) Deve-se evitar variação na descrição dos detalhes do trabalho. Rseposta certa!
d) Não há necessidade de envolvimento de outras pessoas na elaboração.
e) As revisões são desnecessárias.
Gabarito
Parabéns! Você acertou!
Resposta correta: letra C
Devemos ser precisos nas definições. Quando não se utiliza a estrutura lógica, a probabilidade de erro é muito maior, bem como o envolvimento de outras pessoas. Consequentemente, as revisões vão contribuir para o aperfeiçoamento do documento.
2. A definição das necessidades de recursos, que é necessária para a execução do projeto, pretende determiná-los, assim como as suas quantidades e o momento em que eles serão utilizados nas atividades previstas. Observando as opções abaixo, qual delas não representa um recurso necessário à execução do projeto?
a) Materiais
b) Suprimentos
c) Reserva para planos de resposta aos riscos
d) Objetivo resposta certa!
e) Mão de obra (pessoas)
Gabarito
Parabéns! Você acertou!
Resposta correta: letra D
O objetivo não se configura como recurso. Ele é a razão de ser do projeto.
3. O cronograma é uma ferramenta muito utilizada e essencial para os projetos. Ele pode ser visualizado como uma matriz a revelar graficamente para cada atividade...
a) Em uma escala de tempo, o período que ela deve ser realizada. Resposta certa!
b) Em uma escala de custo, o valor que será investido.
c) A quantidade de recursos a serem empregados.
d) A quantidade de pessoas que trabalharão naquela atividade.
e) A escala hierárquica do estabelecimento da organização do projeto.
Gabarito
Parabéns! Você acertou!
Resposta correta: letra A
Quando nos referimos a cronograma, falamos de data, prazo, tempo ou período para a realização de uma atividade.
4. A ferramenta de gestão EAP estabelece níveis hierárquicos elaborados a partir da definição dos membros que integrarão o projeto. Existem vários benefícios que a criação desta estrutura poderá proporcionar ao projeto. Das opções abaixo, qual não está relacionada ao EAP?
a) Facilita a comunicação com os colaboradores envolvidos e os stakeholders.
b) Ajuda na avaliação do impacto do trabalho realizado em cada atividade do projeto.
c) Possibilita antever mudanças desnecessárias.
d) Ajuda na integração de novos membros ao projeto.
e) É fundamental para a definição do gestor que desenvolverá o projeto. Resposta certa!
Gabarito
Parabéns! Você acertou!
Resposta correta: letra E
Para a sua elaboração, precisamos que o gestor e a equipe gestora já estejam definidos.
5. Podemos considerar que a comunicação é de extrema relevância em qualquer atividade da vida pessoal e profissional. Realizada de forma eficaz, ela proporciona algumas vantagens para o gerenciamento de projetos, exceto:
a) Motivar a equipe na busca de alternativas para os problemas que se apresentam.
b) Identificar atividades que não foram comtempladas no planejamento.
c) Centralizar as atividades no gestor. Resposta certa!
d) Aumentar a credibilidade e a confiança da equipe no projeto e em seu gestor.
e) O feedback da equipe contribui significativamente para o processo de melhoria contínua.
Gabarito
Parabéns! Você acertou!
Resposta correta: letra C
Um gestor deve ouvir sua equipe constantemente. Centralizar atividades não pressupõe uma boa comunicação.
6. A elaboração do planejamento está diretamente relacionada às boas práticas de gestão. Muitas vezes, esta atividade pode parecer complexa, pois suas dificuldades estão relacionadas ao seguinte problema específico:
a) Falta de conhecimento técnico na área de aplicação do projeto. Rseposta certa!
b) Detalhamento minucioso do escopo.
c) Consenso acerca dos objetivos do projeto.
d) Experiência da equipe envolvida.
e) Cultura organizacional baseada na transparência e na meritocracia.
Gabarito
Parabéns! Você acertou!
Resposta correta: letra A
Na escolha do gestor de um projeto, o mínimo a ser exigido é que ele tenha pleno conhecimento e domínio técnico da área de aplicação. Sem esses conhecimentos, a gestão e o seu planejamento se tornarão inviáveis.