Organizacao da informacao nas empresas

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Organização da informação nas empresas
Teoria Geral de Sistemas
Ana Carolina Greef
Professora
*Formação acadêmica: Mestre em Ciência, Gestão e Tecnologia da Informação, bacharel em Gestão 
da Informação. 
▪ Vamos falar sobre a Organização da informação nas empresas,
que utilizam os sistemas de informação para realizar atividades
das mais básicas até como base para as decisões estratégicas
mais complexas.
▪ Devido a esse contexto é que as empresas são chamadas de
“organizações”, pois são conjuntos de setores ou departamentos
que precisam estar organizados para gerarem resultado, que
deve ser a competitividade, a lucratividade, e longevidade da
empresa no mercado em que atua.
Organização da informação nas empresas
▪ Dentro das empresas, existem setores administrativos como o
atendimento ao cliente e financeiro, setores de produção, como o
desenvolvimento do produto ou serviço e linhas de produção, e
setores de suporte como compras e transporte.
▪ As pessoas que atuam nesses setores precisam conhecer os
objetivos da empresa, produtos e serviços que ela oferta ao
mercado, e o seu próprio papel dentro dela, pois caso uma dessas
funções apresente problemas, todo o restante funcione
adequadamente e possa entregar resultados para os clientes da
empresa.
Organização da informação nas empresas
▪ Tipos de informações que são tramitadas dentro da empresa.
Organização da informação nas empresas
▪ A pirâmide indica que o nível operacional é a base da
organização, onde estão as atividades de todos os setores da
empresa que geram dados quantitativos.
▪ Acima está o nível tático ou gerencial, com as atividades de
todos os setores da empresa que envolvem tomar decisões a
respeito de algo utilizando os dados operacionais como base.
▪ E no topo da pirâmide está o nível estratégico, no qual são
tomadas as decisões para posicionar a empresa no mercado e
mantê-la competitiva.
Organização da informação nas empresas
▪ No exemplo de uma loja de comércio eletrônico, que tem os
sistemas de informação como base de seu negócio, as
atividades operacionais geram dados como Número de acessos
ao portal por dia (no setor de vendas), dados dos produtos
disponíveis (no setor de estoque), dados dos clientes (no setor
de marketing).
Organização da informação nas empresas
▪ As atividades de nível tático tomam decisões para realizar
promoções, lançamentos e mudanças no portal por meio de
dados como Acessos de clientes fiéis como reação a promoções
(no setor de marketing), ofertas combinadas que podem ser
disponibilizadas (no setor de vendas) e produtos que têm maior
ou menor volume de vendas (no setor de estoque).
▪ As atividades de nível estratégico envolvem decisões com foco no
longo prazo, com informações complexas como o volume de
vendas da empresa em relação à concorrência e projeções de
vendas por período.
Organização da informação nas empresas
▪ Quanto maior o nível da pirâmide, mais as informações utilizadas
para tomar as decisões interferem na sobrevivência da empresa,
como no caso de “qual o percentual de participação de mercado
da nossa empresa? ”
▪ Quanto menor o nível, menor é o detalhamento dessas
informações pois as decisões operacionais são bem mais
objetivas, por exemplo “que tipo de produto está ou não
disponível no estoque? ”.
Organização da informação nas empresas
▪ Com essa variação de tipos de informações dentro das
empresas, elas recorrem a ferramentas para organizar esse
volume de informações que é gerado dentro delas diariamente. É
claro que sistemas de informação são utilizados para isso, vamos
tratar dessa questão mais à frente.
▪ Porém agora é importante entendermos a influência de três
ferramentas específicas de organização das informações dentro
das empresas: o organograma, o fluxograma e o cronograma.
Organização da informação nas empresas
Organização da informação nas empresas
▪ Vimos um exemplo de organograma simplificado da área de
desenvolvimento de sistemas dentro de uma empresa que atua
nesse mercado. A empresa utiliza essa estrutura para indicar a
hierarquia entre as funções e apontar quem é responsável por
tomar decisões a respeito de qual função.
▪ Observe que na função principal está o Gerente de
Desenvolvimento de Sistemas, subordinado a ele está o
Coordenador de Desenvolvimento, e sob a responsabilidade dele,
os Programadores de back end e front end, e o analista de código.
Organização da informação nas empresas
Organização da informação nas empresas
▪ Temos um exemplo de parte de um fluxograma, utilizado por uma
empresa de gestão de projetos para conduzir e analisar suas
atividades de forma padronizada e entregar o máximo de
qualidade possível a seus clientes.
▪ Observe que as formas utilizadas no fluxograma são bem
específicas, indicando ações, decisões e documentos no fluxo de
atividades realizado pela empresa. A partir do início e contato do
cliente, a empresa toma uma série de decisões e analisa
documentos para verificar se o projeto é rentável.
Organização da informação nas empresas
▪ A estrutura do fluxograma varia empresa a empresa, pois cada
qual tem seus processos e formas de atuar.
▪ Essas duas ferramentas devem estar disponíveis na empresa
para todos os interessados no conteúdo que elas apresentam, e
devem ser atualizadas constantemente.
▪ Por meio delas, a empresa consegue organizar sua hierarquia de
cargos e funções e também organizar suas atividades, desde
operacionais até estratégicas, facilitando o seu dia-a-dia.
Organização da informação nas empresas
Organização da informação nas empresas
▪ Temos um exemplo de gráfico de Gantt, um tipo de cronograma
específico utilizado no trabalho por projetos.
▪ No cronograma, podemos identificar grupos de atividades, cada
qual realizada em um conjunto de semanas.
▪ Cada grupo exibe a duração total das atividades que o compõem,
e para cada uma dessas etapas, é apontado o percentual de
conclusão.
▪ O cronograma é utilizado pelas empresas para definir e controlar
prazos de atividades específicas, especialmente quando é
importante entregar determinado resultado a algum cliente ou
realizar alguma melhoria interna.
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