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Abertura de empresas: como redesenhar e simplificar processos Módulo 1 - Reconhecendo a desburocratização 1- Dentre os problemas enumerados nos itens abaixo, assinale a alternativa que NÃO descreve uma causa frequente de morosidade no processo de abertura de empresas: a. Há falhas na integração entre órgãos e secretarias responsáveis pelo processo. b. Realização de vistorias prévias ao início do funcionamento de todos os negócios, inclusive aqueles que geram poucos riscos. c. Os empreendedores agem de má fé e fornecem informações incorretas sobre os negócios que pretendem abrir. d. Faltam informações aos empreendedores sobre qual o passo a passo a ser seguido para completar o processo de abertura. e. Frequentemente há exigências desproporcionais em relação a documentos e procedimentos. A resposta é a alternativa “c” Há diversas causas para a morosidade observada nos processos de abertura de empresas. Destacam-se, entre elas: o - a indisponibilidade de informações sobre o processo como um todo para o empreendedor que, por não saber qual o passo a passo que deve ser seguido, acaba cometendo erros ao longo desse fluxo; o - as falhas de comunicação e integração entre os órgãos/secretarias, o que faz com que a entrega de documentos e outros procedimentos sejam realizados em duplicidade; o o - e a realização de exigências documentais e procedimentais, além de vistorias prévias, desproporcionais aos riscos representados pelo negócio para a sociedade, o que compromete desnecessariamente tempo e recursos do empreendedor. Por outro lado, observa-se que são baixíssimas as fraudes intencionais e informações incorretas fornecidas de má fé pelos empreendedores e contadores no processo de abertura de empresas, o que permite que o governo confie na autodeclaração dos empreendedores e vistorie aqueles negócios que geram baixos riscos para a sociedade por amostragem e após a liberação do alvará de funcionamento. 2- Dentre os procedimentos listados abaixo, assinale o item que está INCORRETO sobre processo abertura de empresas: a. Os procedimentos para abertura de uma empresa são responsabilidade dos governos federal, estadual e municipal. b. A inscrição no cadastro nacional da pessoa jurídica é uma etapa obrigatória da abertura de empresas, sendo o registro oficial da empresa junto à Receita Federal. c. Pode ser necessária a realização de 3 inscrições tributárias: junto ao município, ao estado e ao governo federal. d. A emissão do alvará de funcionamento é a primeira etapa do processo de abertura de empresas e. A verificação de viabilidade é importante para informar aos empreendedores se o nome escolhido está disponível para utilização e se aquela atividade econômica pode ser realizada no local informado, de acordo com o plano diretor do município. A resposta é a alternativa “d” O processo de abertura de empresas é composto por seis procedimentos, os quais estão sob responsabilidade dos governos municipal, estadual e federal. O primeiro desses procedimentos é a verificação da viabilidade de nome e de local da empresa, seguida pelo ato constitutivo da empresa e, posteriormente, pela emissão do CNPJ (inscrição do negócio junto à Receita Federal). Após esses procedimentos, é realizada a inscrição tributária municipal em que podem ser necessárias a inscrição tributária estadual (para empresas que promovem a circulação de mercadorias) e a emissão de licenças de meio-ambiente, sanitária e do Corpo de Bombeiros (para empresas de alto risco). Depois da obtenção desses documentos, o empreendedor realiza a solicitação do alvará de funcionamento, que é a última etapa para antes do início da operação da empresa de forma regular. 3- Mário era o mais antigo artesão numa cidade do interior da Bahia. Depois de passar 10 anos trabalhando em casa, resolveu abrir uma pequena empresa no centro da cidade. Após concluir a consulta sobre a viabilidade do nome, percebeu que ainda precisava resolver algumas pendências. Diante disso, assinale a alternativa que não entra na etapa para a abertura de uma empresa. a. Inscrição estadual b. Alvará de funcionamento c. Inscrição no CNPJ d. Alvará de funcionamento e localização e. Criação do site da empresa A resposta é a alternativa “e”, uma vez que a criação de um site não corresponde a uma das etapas para abertura de empresa. A abertura de empresa pode ser entendida como o “conjunto de processos que permite o início das atividades comerciais. ” Estes processos devem ser realizados com os governos municipal, estadual e federal. 4- Em relação à Lei da Liberdade Econômica, assinale a alternativa INCORRETA: a. Por meio da Lei da Liberdade Econômica, foi instituído o registro automático de empresas, que determina o deferimento automático do ato constitutivo de empresas que já tiverem realizado a consulta de viabilidade de nome e local e utilizado um contrato padrão elaborado pelo DREI. b. O fim de atos de liberação para negócios de baixo risco, isto é, a inexigibilidade de alvarás e licenças para as empresas que têm pouco ou nenhum potencial de gerar danos para a sociedade, beneficia também os negócios de alto risco, já que o governo poderá concentrar os seus recursos na avaliação dessas solicitações. c. O princípio de presunção da boa-fé é relevante na simplificação da abertura de empresas, pois permite que o governo tome como verdadeiras as informações prestadas pelo empreendedor sem vistoriá-las previamente, implementando a chamada autodeclaração, o que dá maior celeridade ao processo. d. O fim dos atos de liberação para empresas de baixo risco permite que essas empresas iniciem suas atividades sem realizar nenhum procedimento junto ao governo. É preciso apenas que, após as suas primeiras vendas, realizem os cadastros para pagamentos de tributos. e. A resolução 51 do Departamento de Registro Empresarial (DREI) estabelece uma classificação de risco de cada atividade econômica, que será adotada no caso de ausência de regulamentações estaduais ou municipais sobre o tema. A resposta é a alternativa “d” A Lei da Liberdade Econômica traz princípios que visam trazer racionalidade à ação regulatória do Estado e que devem orientar a simplificação de processos, dentre eles, os de abertura e licenciamento de empresas. Apesar de isentar negócios de risco de atos de liberação, isto é, de alvarás e licenças, a Lei da Liberdade Econômica não se aplica aos cadastros tributários, de modo que essas empresas ainda deverão fazer seus registros tributários junto aos governos estadual e municipal antes de iniciar as suas operações. 5 - Dentre os procedimentos listados abaixo, assinale o item que apresenta uma informação INCORRETA sobre a simplificação dos processos de abertura de empresas: a. Para a prefeitura e para o estado, a simplificação dos processos de abertura de empresas também representa ganhos. O processo simplificado ocorre de modo coordenado, o que lhe imprime agilidade e diminui o número de tarefas duplicadas, bem como o número de servidores envolvidos nos procedimentos. b. A diminuição de gastos é uma realidade no processo de simplificação de abertura de empresas, pois associa-se ao deslocamento, à obtenção e à autenticação de documentos. c. Não é de todo negativa a existência de processos de abertura de empresas com solicitação de documentos em duplicidade, exigências de estudos e vistorias prévias para todas as empresas, pois é a única maneira de garantir a segurança da sociedade e até mesmo dos negócios operando naquele local. d. Até mesmo a arrecadação tributária dos municípios e dos estados pode ser beneficiada pela simplificação dos processos de abertura de empresas, já que a região se torna mais atrativa para novos negócios; e empresas que antes atuavam na irregularidade terão mais facilidade para adentrar o mercado formal. e. Um processo de abertura de empresas simplificado beneficia os empreendedores nãoapenas porque os procedimentos tornam-se mais simples, mas também porque com a integração entre os diversos órgãos, o empreendedor tem mais clareza sobre qual o passo a passo seguir. A resposta é a alternativa “c” Os dados sobre o tema mostram que processos de abertura de empresas com solicitações de documentos em duplicidade e exigências de estudos e vistorias para todas as empresas, independentemente do risco que elas geram, na realidade acabam por tornar os mecanismos de controle e fiscalização mais ineficientes, já que uma costureira e um posto de gasolina, por exemplo, são tratados com a mesma atenção pelo governo – aumentando a insegurança naquele local. Uma abertura simplificada é um incentivo para que mais empresas atuem na formalidade e, dessa forma, o governo tem maior controle sobre os negócios em operação no seu território, além de permitir que os esforços de licenciamento e fiscalização sejam direcionados para os negócios que são de fato de alto risco – como é o caso do posto de gasolina. Módulo 2 - Mobilizando atores essenciais para a desburocratização do processo 1 - Selecione a afirmação FALSA sobre o redesenho da abertura de empresas: a. Para projetos de redesenho e simplificação, o apoio do prefeito e do governador é muito importante, uma vez que o redesenho de processos implica a mobilização desses dois níveis de governo. b. O ranking Doing Business pode ser usado para incluir o redesenho como uma prioridade de agenda governamental, ao relevar a discrepância do tempo de abertura de empresas nas capitais e nas cidades do interior do Brasil. c. Atores externos podem ser importantes para o redesenho da abertura de empresas ao ajudar a dar visibilidade aos problemas existentes no processo com a publicação de rankings e estudos sobre o tema - como é o caso da Endeavor e do Banco Mundial - e/ou por dar suporte aos governos no momento da implementação dessas iniciativas - como faz o Sebrae nacional e suas unidades regionais. d. Um passo essencial para o redesenho da abertura de empresas é o mapeamento de todos os órgãos e secretarias que têm responsabilidades sobre esse processo, já que todos devem ser engajados na simplificação. A resposta é a alternativa "b". O Doing Business é um ranking importante para a inclusão da simplificação da abertura de empresas na agenda política porque mostra a diferença da realidade brasileira – mensurada apenas nas cidades de São Paulo e do Rio de Janeiro -, em que abertura de empresas demora, em média, 17 dias e demanda 11 procedimentos das melhores práticas no tema, quando o processo pode ser concluído com 2 procedimentos e em menos de um dia, como é o caso da Nova Zelândia. 2 - Dentre as alternativas abaixo, assinale a afirmação INCORRETA sobre a importância da governança e da rotina de trabalho em um projeto de redesenho: Escolha uma ou mais: a. Se o prefeito e o governador não estiverem informados e alinhados sobre o andamento do projeto, ele pode perder prioridade e recursos. b. Sem rotinas de trabalho, pode haver riscos à implementação de soluções para simplificação que exigem o envolvimento de todos os órgãos/secretarias, como a adesão a novos sistemas de tecnologia. c. Se as revisões dos procedimentos em cada um dos órgãos não forem validadas com o prefeito e com o governador, há maior risco de falhas técnicas durante a implementação. d. Sem a comunicação fluida e o monitoramento constante do processo realizados em conjunto, pode haver retrocessos após a implementação do projeto de desburocratização. e. Sem rotinas de trabalho estruturadas, órgãos/secretarias podem desenvolver em paralelo projetos semelhantes para simplificação. A resposta é a alternativa "c". A existência de uma governança estruturada e de rotinas de trabalho pré-definidas são importantes para o sucesso da iniciativa de simplificação, pois permite o alinhamento entre os órgãos/secretarias em relação às soluções adotadas, ao cronograma de implementação do projeto, aos resultados obtidos e aos riscos existentes para a iniciativa. Essa governança deve ser preferencialmente estruturada em três comitês. Há o estratégico, do qual participam o prefeito e o governador e são tomadas decisões que afetam as diretrizes do projeto, como opção por investimentos na automatização do processo. Há também o grupo de gestão, do qual participam o líder do projeto e os representantes de cada um dos órgãos/secretarias envolvidos, discutindo- se temas táticos, como o cronograma e a gestão de riscos do projeto. O último comitê é o técnico – composto pelos times especialistas de cada órgão/secretaria, nos quais há conversas mais aprofundadas sobre os procedimentos pelos quais aquele time é responsável e estão sendo redesenhados. Módulo 3 - Identificando os gargalos no processo de abertura de empresas 1 - O mapeamento do macroprocesso e de cada um dos procedimentos é uma das ações mais importantes para o redesenho da abertura de empresas. Assinale, abaixo, a informação que NÃO deve ser coletada durante esse mapeamento: a. Quais leis e normas regulam o processo de abertura de empresas no local. b. Qual o tempo médio para abertura de uma empresa no município. c. Quais são os sistemas utilizados pelos órgãos e secretarias que integram o processo de abertura de empresas. d. Quais agentes públicos já atuaram no processo de abertura de empresas e como foi a sua progressão de carreira. e. Quais são as informações coletadas com o empreendedor ao longo do processo de abertura de empresas. A construção do mapeamento do macroprocesso e de cada um dos procedimentos da abertura de empresas tem como objetivo a compreensão de como o processo está estruturado nesse momento, para que possam ser diagnosticados os problemas que deverão ser resolvidos pelo redesenho. Por não estar relacionada a atividades ou gargalos do processo, a progressão de carreira dos agentes públicos não é uma informação relevante para o mapeamento, e, portanto, a alternativa “d” está incorreta. 2 - Os gargalos do macroprocesso e de cada procedimento podem ser entendidos como ineficiências que limitam a capacidade de execução daquela atividade. Segundo Vaz, são gargalos normalmente presentes na administração pública, exceto: a. Realização de atividades desnecessárias ao objetivo do processo. b. Insuficiência de recursos. c. Uso de tecnologias muito avançadas e excessivamente complexas, de difícil usabilidade pelo usuário-cidadão. d. Falhas na padronização de informações. e. Deficiências normativas. A resposta é a alternativa "c". Segundo Vaz, são gargalos normalmente presentes na administração pública: Realização de atividades desnecessárias ao objetivo do processo, como o estudo de risco ambiental e a análise de licenças ambientais para atividades com potencial de dano mínimo para o meio-ambiente, por exemplo, as costureiras. Para resolver este gargalo, a dispensa da licença deve ser fornecida à empresa. Falhas na padronização de informações, como o uso de classificações de risco distintas pelos diversos níveis de governo. Para evitar esse problema, recomenda-se a adoção de uma classificação padronizada com o CNAE. Falhas no encadeamento dos procedimentos, por exemplo, a consulta da viabilidade do nome da empresa após a realização dos cadastros tributários, ou a realização de procedimentos em sequência quando esses poderiam ser analisados em paralelo. Deficiências normativas, como normas que criam a obrigatoriedade de procedimentos que tornaram a abertura de empresas mais burocrática, como a realização de vistoria prévia ao início do funcionamento de qualquer negócio, independentemente do seu tamanho e do risco envolvido. Retrabalho, como verificação da veracidade de documentos quando essa análise já foi realizada por outro órgão/secretaria do governo. Insuficiência de recursos, como poucos servidores públicos designados para a análise de muitas solicitações realizadaspor empreendedores, o que gera sobrecarga de trabalho e lentidão no tempo de respostas. Módulo 4 - Propondo o redesenho do processo de abertura de empresas 1 - Em relação às referências internacionais e nacionais na abertura de empresas, assinale a alternativa CORRETA: a. A facilidade para se abrir uma empresa em um país como o Canadá se deve à existência de uma plataforma do governo em que estão consolidadas todas as informações e procedimentos necessários à abertura de um negócio no país. b. A principal diferença entre os processos de abertura de empresas no Brasil e na Austrália e Canadá é que, nos dois últimos países, há legislações únicas do governo federal que regulamentam esse procedimento em todo o território. c. Os bons resultados obtidos por meio do Fortaleza Online para simplificação da abertura de empresas na cidade estão relacionados a possibilidade de servidores municipais consultarem registros de empresas realizados a nível federal por meio da plataforma. d. A Sala do Empreendedor de São José dos Campos é um local dedicado exclusivamente a orientar o empreendedor sobre o processo de abertura de empresas. A resposta é a alternativa "a". As aberturas de empresas no Canadá e na Austrália se diferenciam do processo brasileiro em dois aspectos principais: (1) A grande disponibilidade de informações sobre o passo a passo e as regulações a serem seguidas para regularizar um negócio. (2) A possibilidade de realizar a maior parte dos procedimentos online, por um portal único do governo federal. Já em relação às práticas nacionais de sucesso em simplificação: (1) A plataforma Fortaleza Online é inovadora ao permitir a emissão automática de licenças, em um período bastante curto e sem vistorias, para empresas de alto e baixo risco. (2) Na Sala do Empreendedor de São José dos Campos, além de ser orientado sobre o passo a passo para abrir uma empresa, o empreendedor pode também realizar cada uma das etapas desse processo. 2 - Em relação a classificação de risco, selecione a afirmação VERDADEIRA: a. A autodeclaração do empreendedor, embora dê maior celeridade ao processo de abertura de empresas, amplia significativamente os riscos do negócio para o governo e a sociedade, de forma que deve ser adotada apenas para os negócios de baixo risco. b. Todos os estados e municípios seguem os mesmos padrões de classificação de riscos para todas as atividades econômicas. c. A classificação de negócios em baixo e alto risco permite adaptar os procedimentos ao tipo de atividade econômica desenvolvida pela empresa, tornando o processo mais ágil. O processo passa a ser dividido em etapas, a serem cumpridas em função da classificação de risco. • Baixo risco – deve passar pelas fases de cadastro e consulta e de constituição legal, recebendo a dispensa de licenças adicionais. • Alto risco – além das etapas iniciais, deve passar por todo o processo de vistoria para obter as licenças necessárias para o seu funcionamento. d. Apenas o tipo de atividade econômica desenvolvida deve ser avaliado para classificar o risco de um negócio, sendo irrelevantes o local e o tamanho do espaço em que ela será desenvolvida e o número de pessoas envolvidas no processo produtivo. A alternativa “C” é a resposta correta. Sobre a alternativa A: a autodeclaração pode ser utilizada também para empresas de alto risco, pois, além dos percentuais observados de fornecimento de informações incorretas serem muito reduzidos, esses dados serão utilizados para realização de procedimentos como emissão do CNPJ e realização dos cadastros tributários, e não para concessão de licenças para operação, as quais devem ser precedidas de vistorias cuidadosas. Em relação à alternativa B: entre diferentes estados e municípios, até entre diversos órgãos do mesmo nível de governo, há padrões de classificações distintos para as mesmas atividades econômicas. Isso gera falhas de comunicação e falta de padronização entre exigências. A respeito da alternativa D: além do tipo de atividade econômica desenvolvida, o local e o tamanho dos negócios (em metros quadrados e em números de funcionários) devem ser levados em conta ao se classificar o risco de um negócio. Por exemplo: um comércio de roupas de 100m2 e no qual trabalham apenas 2 funcionários pode ser considerada uma atividade de baixo risco, ao passo que se esse comércio tiver mais de 1000m2 e 200 funcionários pode se enquadrar como alto risco. 3 - Em relação ao uso de sistemas para solução para simplificar a abertura de empresas, assinale a alternativa INCORRETA: a. A implementação, integração e/ou melhoria dos sistemas se mostra um ponto chave para a simplificação da abertura de empresas, principalmente para cidades de porte médio ou grande, nas quais as partes integrantes do processo têm maiores desafios de comunicação e custos para movimentação de documentos e/ou pessoas. b. Para garantir a eficiência do redesenho de processos e a integração dos sistemas dos três níveis de governo, pode ser necessário realizar melhorias nos sistemas internos de cada secretaria ou órgão envolvido no projeto, ou até mesmo desenvolver novos sistemas. c. A implementação de sistemas deve ser acompanhada de uma avaliação criteriosa e, se necessário, do redesenho de procedimentos, para que ela seja de fato uma simplificação e não apenas a digitalização da burocracia, o que pode ocorrer, por exemplo, se o empreendedor tiver que enviar o mesmo documento a vários sistemas distintos. d. As análises realizadas por sistemas, como por exemplo de viabilidade de local ou de classificação de risco, devem ser sempre confirmadas por um servidor público, já que a capacidade de avaliação dessas tecnologias é superficial e sujeita a erros. A afirmação na alternativa “d” está incorreta. Ao viabilizar integração entre órgãos, a implementação de sistemas pode gerar uma redução drástica de tempo e custos no tempo de abertura de empresas, diminuindo o tempo de deslocamento e fornecimento de dados e documentos em duplicidade, dando também mais celeridade e precisão às análises, já que elas serão realizadas sem intervenção humana. Como os sistemas têm um elevado custo de adoção, eles se mostram uma estratégia especialmente relevante para municípios de grande e médio porte, que possuem recursos para investir nesse projeto, demandando bastante para justificar esse gasto. Além disso, os sistemas só se mostram eficientes quando de fato conectam todos os órgãos/secretarias envolvidos no processo, evitando assim que o empreendedor tenha que acessar múltiplos portais ou ainda realizar parte dos procedimentos presencialmente. Para isso, é necessário os procedimentos sejam simplificados, que cada secretaria tenha sistemas capazes de trocar informações com os integradores, ainda que para isso sejam necessárias adaptações ou adoção de novos sistemas. 4 - Dentre os gargalos do processo de abertura de empresas listados abaixo, assinale aquele cuja ÚNICA SOLUÇÃO é a realização de ALTERAÇÕES NORMATIVAS: a. Exigência de entregas de documentos em duplicidade. b. Obrigatoriedade de que todos os negócios sejam vistoriados antes do início do seu funcionamento, independentemente da sua classificação de risco. c. Falta de preparo dos servidores públicos para atender os usuários cidadãos e informar-lhes sobre o passo a passo para completar o processo. d. Dificuldade dos empreendedores e contadores navegarem pelos sistemas de abertura de empresas. Sua resposta está correta. A alternativa “b” é a resposta correta. Enquanto os outros gargalos podem ser resolvidos por meio de melhorias na comunicação e revisão processuais, a utilização da classificação de risco e a dispensa de vistorias e licenças para aqueles negócios considerados de baixo risco deve estar prevista em lei, de modo a garantir maior segurança jurídica para os empreendedores e servidores públicos. 5 - Assinale, dentre as alternativas abaixo,aquela cujo nome da solução NÃO corresponde a descrição que o acompanha. a. Classificação de risco: é a adoção de sistemas que permitem verificar se aquela atividade econômica pode ser desenvolvida no local selecionado, de acordo com o plano diretor do município. b. Autodeclaração do empreendedor: ocorre quando o governo assume como verdadeiras as informações fornecidas pelos empreendedores/contadores, sem verificá-las em outros documentos ou por meio de fiscalização local. c. Sistemas Integradores: corresponde a adoção de sistemas utilizados para coletar, analisar, armazenar e disseminar entre diferentes órgãos e níveis de governo, as informações e a documentação para abertura de empresas. d. Melhoria da experiência do usuário: ocorre por meio de uma orientação e de comunicação claros com o empreendedor, e da capacitação dos servidores públicos para seguir o protocolo de procedimentos e atender bem aos cidadãos. e. Sala do Empreendedor: é o local onde o empreendedor pode receber orientações e realizar todos os procedimentos para a abertura de uma empresa. A solução descrita na afirmativa “a” não corresponde à classificação de risco. Cada solução implementada para simplificar o processo de abertura de empresas diz respeito a um procedimento específico. A adoção da classificação de risco permite que procedimentos simplificados sejam determinados para aqueles negócios que geram pouco ou nenhum risco para a sociedade, enquanto as demais solicitações – referentes a negócios de alto risco – podem ser analisadas com mais atenção pelo governo. 6 - O município de Cidadolândia é uma cidade que quer atrair mais negócios e gerar empregos por meio da desburocratização do processo de abertura de empresas. Cidadolândia tem 200 mil habitantes e é uma cidade de médio porte. A cidade conta com um elevado número de funcionários públicos designados para analisar solicitações referentes à abertura de empresas, contudo, com uma verba pequena para o redesenho. Entre os principais desafios diagnosticados em Cidadolândia, está o elevado número de vistorias a serem realizadas pelos seus servidores e a falta de clareza da população sobre o passo a passo a seguir para a abrir seu negócio. Assinale, dentre as alternativas abaixo, a diretriz que NÃO é recomendada para simplificação do processo de abertura de empresas em Cidadolândia: a. Digitalização do processo por meio de um novo e sofisticado sistema que tem elevados custos e longo tempo de implementação, mas que reduzirá o número de funcionários envolvidos no processo de abertura de uma empresa. b. Adoção de uma classificação de risco na cidade, que ajude os servidores a priorizar a vistoria daquelas atividades que geram maior risco para a saúde pública ou para o meio ambiente. c. Permissão para a autodeclaração do empreendedor, eximindo os servidores de realizarem vistorias de conferência a informações que já foram fornecidas. d. Criação de uma Sala do Empreendedor com um grande volume de atendentes para esclarecer dúvidas e realizar os procedimentos necessários à abertura de empresas em um só lugar, de forma célere. e. Elaboração de materiais de orientação e realização de encontros com empreendedores e contadores para capacitá-los sobre o passo a passo a ser seguido para abertura de empresas. A resposta é a alternativa "a". Quando falamos do redesenho de processos, é essencial entender qual solução é a mais adequada àquela realidade e aos desafios enfrentados. Por mais que a automatização de processos via sistemas possa parecer atraente, os custos e o tempo de adoção muitas vezes inviabilizam essa alternativa. Mas, frequentemente, ela pode ser substituída por soluções mais simples, como a capacitação dos agentes públicos e a criação de uma classificação de risco.
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