Aula 11 - Gestão da Comunicação e Gestão de Aquisições

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GERENCIAMENTO DAS COMUNICAÇÕES 
AQUISIÇÕES
UniAnchieta 
Tecnologia em Logística
Profa. Elaine Cristina Marques Esper 
2º sem/2020
Comunicação
Rodermel, Pedro Monir. Gerenciamento de projetos. IFPR, Rede e-Tec Brasil.
Transmitir as informações certas às pessoas certas, no momento certo, é imprescindível para garantir o sucesso do projeto. Se seguir esta regra, você jamais exagerará em sua forma de se comunicar.
A comunicação representa 90% do tempo do Gerente de Projetos! 
Comunicação
Rodermel, Pedro Monir. Gerenciamento de projetos. IFPR, Rede e-Tec Brasil.
Comunicar-se significa compreender e compartilhar informações. A maneira como as pessoas realizam essa troca influencia o comportamento de todos os participantes desse processo
Tipos de comunicação
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 Verbal: é o tipo mais comum de comunicação. Deve-se usar a velocidade, tonalidade e inflexões na voz para chamar a atenção do receptor.
 Não Verbal: comunicação através de gestos, expressões faciais, linguagem corporal, aparência, entre outros. Use seu corpo para atrair o receptor.
 Escrita ou Gráfica: atualmente, uma das mais usadas no ambiente de trabalho, principalmente, através do e-mail. O GP usa muito para criar seus planos, gerar seus status report, ...  Use o estilo de escrita (Voz ativa ou passiva, vocabulário, estrutura, etc.) para atrair o receptor.
Tipos de comunicação
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 Um ponto importante, é que estudos comprovam que a mensagem oral é compreendida:
 7 %: através das palavras na mensagem;
 38%: através da tonalidade da voz;
 55%: através da linguagem não verbal.
Portanto, nunca se esqueça de deixar seu corpo falar por você.
Comunicação
Rodermel, Pedro Monir. Gerenciamento de projetos. IFPR, Rede e-Tec Brasil.
Um dos pilares da comunicação é a disposição para ouvir. 
Os principais obstáculos para esse pilar são:
o autoritarismo, 
o sentimento de superioridade, 
a crença de que a hierarquia define o direito à opinião
A democratização da comunicação mostra que todos têm a contribuir, indiferente do nível hierárquico em que se encontram, e que é necessária a quebra do paradigma de que, por encontrar-se em nível hierárquico inferior, aquele indivíduo não apresenta contribuição importante.
Gerenciamento das Comunicações
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O gerenciamento das comunicações do projeto inclui os processos necessários para assegurar que as informações do projeto sejam geradas, coletadas, distribuídas, armazenadas, recuperadas e organizadas de maneira oportuna e apropriada.
Comunicação é o elo de ligação entre as pessoas, as ideias e as informações
Gerenciamento das Comunicações
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O gerenciamento das comunicações tem como principais objetivos:
 Conectar as diversas partes interessadas apesar de seus diferentes interesses e culturas para atender os objetivos do projeto;
 Fornecer as ligações críticas entre pessoas e informações necessárias para comunicações bem-sucedidas;
 Garantir a geração, disseminação, armazenamento, recuperação e descarte de informações do projeto;
 Manter as partes interessadas "alinhadas".
Gerenciamento das Comunicações
Gerenciamento das Comunicações
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Gerenciamento das Comunicações
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Planejamento do Gerenciamento das Comunicações
É o processo de determinar as necessidades de informação das partes interessadas no projeto e definir uma abordagem de comunicação.
Com esse intuito, o gerente de projetos deve:
 Conectar as partes interessadas respondendo suas necessidades de informação, gerando confiança e entusiasmo pelo projeto e estimulando trabalho em equipe e cooperação;
 Agilizar a tomada de decisão disponibilizando a informação certa na hora certa para as pessoas certas;
 Garantir o alinhamento entre as pessoas disponibilizando uma documentação resumida e eficiente, o que implicará em menos discussões e conflitos.
Gerenciamento das Comunicações
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Planejamento do Gerenciamento das Comunicações
Práticas de sucesso: 
 Usar método 5W2H adaptado para análise (6W2H);
 Adaptar a cultura e estrutura organizacional;
 Considerar os interesses individuais e de grupo, seus conflitos e repertórios;
 Validar o plano com os interessados;
 Determinar mecanismos de feedback e resolução de conflitos;
 Garantir meios adequados para resolução de problemas, distribuição de informações e controle de mudanças;
 Usar modelos e boas práticas já validadas pelo PMO;
 Preparar plano de comunicações já no kick-off e revisar sempre.
Gerenciamento das Comunicações
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Gerenciar as Comunicações
Colocar as informações necessárias à disposição das partes interessadas no projeto conforme planejado.
Envolve todo o ciclo de vida da informação descrito no plano de gerenciamento da comunicação iniciando pela geração, coleta, distribuição, armazenamento, recuperação, até o descarte final da informação.
Atenção especial nesse processo, pois, não adianta um bom planejamento sem uma boa execução.
O Gerente de Projetos deve:
 Manter todos na mesma página motivando a equipe, agilizando as decisões e minimizando os conflitos;
 Preocupar-se em responder as solicitações de informações não previstas;
 Garantir que ninguém alegue falta de conhecimento.
Gerenciamento das Comunicações
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Monitorar as Comunicações
Controlar e monitorar as comunicações de modo a garantir que as necessidades de informação das partes interessadas sejam atendidas.
Questão-chave:
 Como farei para garantir informação exata no tempo certo de modo a manter todos alinhados motivando equipe, agilizando decisões e minimizando conflitos?
 
Solicite feedback em relação a qualidade das informações disponibilizadas (exatidão e tempo) e adapte as novas demandas de informação.
As formas de feedback podem ser:
 Formais: Reuniões periódicas, Pesquisa de satisfação, ...; ou
 Informais: Happy hour, café, almoço.
Aquisições 
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É uma das áreas de conhecimento mais importantes dentro das organizações, principalmente, devido ao aumento constante da terceirização de serviços.
O gerenciamento das aquisições do projeto inclui os processos necessários para comprar ou adquirir produtos, serviços ou resultados externos à equipe do projeto.
Gerenciamento das Aquisições 
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O gerenciamento das aquisições tem como principais objetivos:
 Decidir o que será feito e o que será adquirido;
 Selecionar o melhor fornecedor para cada aquisição;
 Monitorar as aquisições.
Seus principais envolvidos são:
 Vendedor = fornecedor, contratada, subcontratada, prestador de serviços ou fornecedor.
 Comprador = cliente, contratante, organização compradora, órgão governamental, solicitante do serviço.
Os processos de gerenciamento das aquisições são descritos da perspectiva do comprador.
Gerenciamento das Aquisições 
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Gerenciamento das Aquisições 
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Planejar o Gerenciamento das Aquisições
É o primeiro processo das aquisições e descreverá como os demais processos irão ocorrer através do Plano de Gerenciamento das Aquisições.
É composto pelas seguintes etapas:
 Definir o que fazer ou adquirir e gerar listadas aquisições do projeto
 Especificar o produto/serviço
 Estabelecer critérios de avaliação
 Elaborar minuta do contrato
 Preparar pedido (RFP, RFQ, RFI)
 Solicitar Propostas
Identificar lista dos fornecedores potenciais
Revisar as partes interessadas (Comprador x Influência x Controle sobre as decisões);
Divulgar pedido
 Definir como os processos de aquisições serão executados, monitorados e encerrados e quem serão os responsáveis.
Gerenciamento das Aquisições 
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Conduzir as Aquisições
Definir as principais etapas do processo planejar aquisições:
 Decide-se quais pacotes de trabalho serão adquiridos externamente;
 Especifica o item a ser adquirido através da declaração de trabalho;
 Estabelece critérios de avaliação, requisitos contratuais e cria-se a solicitação da proposta (RFP);
 Envia a RFP para os fornecedores qualificados.
Gerenciamento das Aquisições 
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Controlar as Aquisições
O principal objetivo desse processo é assegurar que as partes atendam aos requisitos estabelecidos no contrato.
Nesse processo, o gerente de projeto é responsável por:
 Gerenciar as relações de aquisição,
 Monitorar o desempenho do contrato e
 Fazer mudanças e correções conforme necessário.
Gerenciamento das Aquisições
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Encerramento do Projeto