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Digitalização de documentos
Expediente
Presidente do Conselho Deliberativo
Roberto Simões
Diretor-Presidente
Luiz Eduardo Pereira Barreto Filho
Diretor Técnico
Carlos Alberto dos Santos
Diretor de Administração e Finanças
José Claudio Silva dos Santos
Gerente da Unidade de Capacitação Empresarial
Mirela Malvestiti
Coordenação
Nídia Santana Caldas
Equipe Técnica
Carolina Salles de Oliveira
Autor
Mauro Garcia
Projeto Gráfico
Staff Art Marketing e Comunicação Ltda.
http://www.staffart.com.br
http://www.staffart.com.br
Idéias de Negócios - digitalizacao-de-documentos 3
Apresentação do Negócio
Aviso: Antes de conhecer este negócio, vale ressaltar 
que os tópicos a seguir não fazem parte de um Plano de 
Negócio e sim do perfil do ambiente no qual o empreendedor 
irá vislumbrar uma oportunidade de negócio como a descrita a 
seguir. O objetivo de todos os tópicos a seguir é desmistificar e 
dar uma visão geral de como um negócio se posiciona no 
mercado. Quais as variáveis que mais afetam este tipo de 
negócio? Como se comportam essas variáveis de mercado? 
Como levantar as informações necessárias para se tomar a 
iniciativa de empreender? 
Na era do conhecimento as empresas passam a reconhecer a 
informação como um bem valioso para melhoria do 
desempenho organizacional, por meio da implantação de 
processos sistematizados de gestão da informação. 
 
A gestão da informação é hoje um dos grandes desafios de 
empresas e governos. O excesso de informações, 
disponibilizadas em documentos, dificulta o seu 
armazenamento. Além disso, as informações que não estão 
sistematizadas dificultam o seu acesso e conseqüentemente a 
geração de conhecimento. 
 
Gerenciar de forma estratégica informações e dados 
disponíveis nas instituições exige o uso de técnicas e 
ferramentas que possibilitem a acessibilidade aos dados de 
forma rápida e confiável. 
Com o passar dos anos, um grande acúmulo de papéis ficam 
arquivados nas empresas e órgãos do governo. Parte dessa 
documentação tem pouca utilização em razão da dificuldade 
em seu manuseio. 
 
A necessidade de utilização de processos sistematizados para
Idéias de Negócios - digitalizacao-de-documentos4
gerenciamento da informação foi atendida com o surgimento 
das primeiras máquinas computacionais produzidas em larga 
escala, em meados do século passado. Por intermédio de 
computadores as informações puderam ser processadas e 
armazenadas de modo a permitir uma gestão mais eficiente do 
conhecimento organizacional. 
 
Dentro desse contexto, o advento da tecnologia da informação 
vem ao encontro dessa necessidade por intermédio da 
digitalização de documentos. 
 
A digitalização de documentos é a conversão de um suporte 
físico de dados (papel, microfilme, etc) para um suporte em 
formato digital visando dinamizar o acesso e a disseminação 
das informações, mediante a visualização instantânea das 
imagens a multi-usuários. 
 
A digitalização dinamiza extraordinariamente o acesso e a 
disseminação das informações entre os funcionários e 
colaboradores, mediante a visualização instantânea das 
imagens de documentos, em qualquer computador conectado a 
uma rede ou à internet. 
 
A conversão do papel para o documento digital surgiu da 
necessidade de tornar o ambiente das empresas, das 
instituições públicas, de bibliotecas, entre outros, mais eficiente 
e organizado. 
Basicamente uma empresa de digitação de documentos 
transforma papéis em arquivos de computador, podendo 
prestar outros serviços: armazenar, indexar, administrar e 
realizar backup (cópia) desses arquivos, entre outros. 
 
A digitalização permite a substituição dos documentos em 
papel com o intuito de: 
Idéias de Negócios - digitalizacao-de-documentos 5
- Diminuição de espaço físico para armazenamento de
documentos; 
- Facilidade de acesso: possibilidade de acesso remoto e
utilização simultânea; 
- Busca a informação (sistema de indexação); 
- Segurança, inviolabilidade dos dados; 
- Preservação e durabilidade do acervo; 
- Transparência das informações. 
 
Este documento não substitui o plano de negócio. Para
elaboração deste plano consulte o SEBRAE mais próximo
Mercado
Segundo dados da AIIM (Associação Internacional para 
Gerenciamento de Informações e Imagens), 95% das 
informações que trafegam no mundo estão em papel. 
Percentual que além de sinalizar negativamente para o uso 
irracional da matéria-prima, também reflete na gestão 
corporativa brasileira no que se refere a seus processos de 
organização de informações – procedimentos de consulta e 
armazenagem deste conteúdo. Como alternativa eficaz para o 
problema, empresas brasileiras estão investindo cada vez mais 
no uso de tecnologias para digitalização de documentos, seja 
com infra-estrutura própria, ou por meio de Outsorcing. A 
prática consiste na conversão de documentos em papel físico, 
foto, microfilme, microficha, jaqueta ou cartão janela para uma 
imagem digital por meio de scanner. Depois de digitalizados, os 
documentos são armazenados em meio magnético, digital ou 
óptico e gerenciados eletronicamente – processo conhecido 
como ECM (Enterprise Content Management).Os benefícios 
obtidos com a adoção desta tecnologia são inúmeros e, mais 
importante, possui uma característica universal. Ou seja, 
agrega valor à gestão documental de grandes corporações e
Idéias de Negócios - digitalizacao-de-documentos6
também de empresas em fase de crescimento, já que seu custo 
é extremamente acessível e sua implantação garante 
resultados a longo prazo organizando as informações em todos 
os ciclos de crescimento da empresa/instituição.Nessa 
perspectiva, a digitalização de documentos vem crescendo a 
cada dia no mercado brasileiro, apesar de ser uma tecnologia 
relativamente nova, ela tem apresentado grande evolução dos 
últimos tempos. Os custos para armazenar de forma segura, 
gerenciar, recuperar, acessar e preservar essa documentação 
são enormes. Estima-se que um executivo gasta em média 4 
semanas por ano procurando um documento. Por outro lado, as 
tecnologias que permitem digitalizar, armazenar e gerenciar 
documentos diversos evoluíram e tornaram-se mais acessíveis 
nos últimos anos (um CD-R mede 120mm de diâmetro e pode 
armazenar até 650 MB de informação, isso corresponde a 13 
mil páginas de documentos. Já um arquivo físico de quatro 
gavetas, com 2.500 folhas de papel por gaveta, comporta, em 
média 10 mil documentos). De acordo com a 13ª Pesquisa 
Nacional realizada pelo CENADEM (Centro Nacional de 
Desenvolvimento do Gerenciamento da Informação), 16,6% 
das empresas pretendem ter sistemas de GED (Gestão 
Eletrônica de Documentos); 22,1% têm sistemas em uso; 
27,5% estão pensando sobre o assunto; 10,3% têm 
projeto-piloto; 19,6% têm múltiplos sistemas em uso e 3,4% 
têm sistema terceirizado. Esses números revelam que, no total, 
55,4% de alguma forma preocupam-se ou têm sistemas em 
uso. São considerados clientes em potencial: grandes 
empresas, bancos, seguradoras, construção civil, sindicatos, 
indústrias, empresas de telecomunicações, bibliotecas, 
instituições públicas em geral, cartórios, hospitais, laboratórios 
e clínicas, administradoras de planos de saúde, empresas de 
consórcios, fundações, instituições de ensino, contabilidade, 
escritórios de auditoria, advocacia, consultoria, entre 
outros. Oportunidades: tendência ecológica de mercado De
Idéias de Negócios - digitalizacao-de-documentos 7
acordo com informações do site GED (http://www.ged.net.br), 
quando uma empresa adota solução de gestão eletrônica de 
documentos, não é só ela que ganha. Toda a sociedade ganha, 
visto que a produção de papel está entre as atividades 
industriais que mais causa danos ao meio ambiente.Os dados 
abaixo dão uma noção do impacto ambiental:• Para se produzir 
1 tonelada de papel são necessárias de 2 a 3 toneladas de 
madeira.• A utilização de água na produção de papel é muito 
grande, mais do que em qualquer outra atividade industrial.• A 
produção de papel está em quinto lugar dentre as atividades 
que maisconsomem energia.• O processo de separação e 
branqueamento da celulose representa sérios riscos para a 
saúde humana e para o meio ambiente, pois utiliza produtos 
químicos que comprometem a qualidade da água, do solo e 
dos alimentos.• O impacto ambiental da produção de papel é 
tão grande que há anos a Europa decidiu terceirizar o setor.• O 
processo de branqueamento da celulose causa a formação de 
dioxinas (compostos organoclorados oriundos da associação 
de matéria orgânica e cloro). Esses compostos foram 
classificados pela agência ambiental norte-americana EPA 
como o mais potente cancerígeno já testado em laboratório. 
Estes compostos são também associados a várias doenças do 
sistema nervoso, endócrino, reprodutivo e imunológico.• As 
indústrias de papel são vulneráveis a acidentes de grave 
impacto ambiental.• O Brasil recicla apenas 37% do papel que 
produz, sendo que apenas 2% do total é destinado à produção 
de papel para impressão (80% é destinado à confecção de 
embalagens e 18% para papéis sanitários). Cabe ressaltar que 
a reciclagem de papel é apenas um paliativo, visto que o 
processo de reciclagem também é realizado por indústrias que 
consomem energia e poluem. Ameaças: concorrência 
acirrada Apesar desse negócio ser promissor e apresentar 
uma demanda crescente, o baixo investimento para início das 
atividades e a facilidade de manuseio dos equipamentos (cada
Idéias de Negócios - digitalizacao-de-documentos8
vez mais rápidos e modernos) fez com que, em pouco tempo,
aparecessem muitas empresas desse setor no Brasil. Nessa
percpectiva, é importante que o empreendedor que almeja
investir nesse tipo de negócio ofereça um serviço diferenciado
e sobretudo um acompanhamento das atividades da empresa
(pós-venda) no sentido de verificar eventuais problemas e
solucionando-os com a maior brevidade possível.
Localização
A escolha do local e do espaço físico necessário para
instalar seu negócio é uma decisão muito importante para o
sucesso do empreendimento. O local deve oferecer
infraestrutura adequada e condições que propiciem o seu
desenvolvimento. É fundamental avaliar a facilidade do acesso
a partir do perfil de sua clientela. Os clientes normalmente não
se deslocam com freqüência até a empresa de digitalização, os
documentos é que são transportados frequentemente para a
realização dos serviços. Devido a essa característica alguns
aspectos são importantes para a escolha da localização do
imóvel da empresa:- Proximidade com os clientes para agilizar
o transporte dos documentos;- Facilidade de deslocamento e
acesso;- Local arejado para evitar mofos, etc;- Local tranqüilo
para facilitar a concentração dos funcionários;- Segurança para
evitar roubos de documentos sigilosos dos clientes;- Bem
construído para evitar vazamentos (água, goteiras, etc.) que
podem destruir completamente os documentos;-
Preferencialmente no nível térreo sem escadas e andares
superiores ou inferiores. Em relação aos custos, na tomada de
decisão para localização do negócio, analise fatores tais como
custo de adaptação do imóvel para a atividade, aluguel,
manutenção, necessidade de vale-transporte para os
empregados, dentre outros itens.
Idéias de Negócios - digitalizacao-de-documentos 9
Exigências legais específicas
Para dar início ao processo de abertura da empresa é 
necessário que se cumpram os seguintes procedimentos: 
1)Consulta Comercial Antes de realizar qualquer procedimento 
para abertura de uma empresa deve-se realizar uma consulta 
prévia na prefeitura ou administração local. A consulta tem por 
objetivo verificar se no local escolhido para a abertura da 
empresa é permitido o funcionamento da atividade que se 
deseja empreender. Outro aspecto que precisa ser pesquisado 
é o endereço. Em algumas cidades, o endereço registrado na 
prefeitura é diferente do endereço que todos conhecem. Neste 
caso, é necessário o endereço correto, de acordo com o da 
prefeitura, para registrar o contrato social, sob pena de ter de 
refazê-lo. Órgão responsável: · Prefeitura Municipal; · 
 Secretaria Municipal de Urbanismo. 2) Busca de nome e marca 
Verificar se existe alguma empresa registrada com o nome 
pretendido e a marca que será utilizada. Órgão responsável: · 
 Junta Comercial ou Cartório (no caso de Sociedade 
Simples) e Instituto Nacional de Propriedade Intelectual (INPI). 
3) Arquivamento do contrato social/Declaração de Empresa 
Individual Este passo consiste no registro do contrato social. 
Verifica-se também, os antecedentes dos sócios ou empresário 
junto a Receita Federal, por meio de pesquisas do CPF. Órgão 
responsável: · Junta Comercial ou Cartório (no caso de 
Sociedade Simples). 4) Solicitação do CNPJÓrgão 
responsável: · Receita Federal. 5) Solicitação da Inscrição 
Estadual Órgão responsável: · Receita Estadual 6) Alvará 
de licença e Registro na Secretaria Municipal de Fazenda O 
Alvará de licença é o documento que fornece o consentimento 
para empresa desenvolver as atividades no local pretendido. 
Para conceder o alvará de funcionamento a prefeitura ou 
administração municipal solicitará que a vigilância sanitária faça
Idéias de Negócios - digitalizacao-de-documentos10
inspeção no local para averiguar se está em conformidade com 
a Resolução RDC nº 216/MS/ANVISA, de 16/09/2004. Órgão 
responsável: · Prefeitura ou Administração Municipal; · 
 Secretaria Municipal da Fazenda. 7) Matrícula no INSS 
Órgão responsável: Instituto Nacional de Seguridade Social; 
Divisão de Matrículas – INSSAlém de todos esses 
procedimentos, é muito importante lembrar que essa atividade 
exige o conhecimento do Código de Defesa do Consumidor- Lei 
nº. 8.078/1990. As empresas que fornecem serviços e produtos 
no mercado de consumo devem observar as regras de 
proteção ao consumidor, estabelecidas pelo Código de Defesa 
do Consumidor (CDC). O CDC foi instituído pela Lei n. 8.078, 
em 11 de setembro de 1990, com o objetivo de regular a 
relação de consumo em todo o território brasileiro, na busca do 
reequilíbrio na relação entre consumidor e fornecedor, seja 
reforçando a posição do primeiro, seja limitando certas práticas 
abusivas impostas pelo segundo. É importante que o 
empreendedor saiba que o CDC somente se aplica às 
operações comerciais em que estiver presente a relação de 
consumo, isto é, nos casos em que uma pessoa (física ou 
jurídica) adquire produtos ou serviços como destinatário final. A 
fim de cumprir as metas definidas pelo CDC, o empreendedor 
deverá conhecer bem algumas regras que sua empresa deverá 
atender, tais como: forma adequada de oferta e exposição dos 
produtos destinados à venda, fornecimento de orçamento 
prévio dos serviços a serem prestados, cláusulas contratuais 
consideradas abusivas, responsabilidade dos defeitos ou vícios 
dos produtos e serviços, os prazos mínimos de garantia, 
cautelas ao fazer cobranças de dívidas. Relacionamos aqui 
parte da legislação que trata de gestão de documentos (de 
acordo com o site http://www.ged.net.br/legislacao-ged.html) , 
tanto em âmbito público quanto privado.Cabe ressaltar que a 
legislação sobre o tema é bastante ampla, pois engloba leis 
federais, estaduais e municipais, além da normatização
Idéias de Negócios - digitalizacao-de-documentos 11
específica por setor.Para maiores informações, sugerimos que 
estabeleça contato com empresas especializadas em soluções 
GED em sua região.Legislação FederalMINISTÉRIO DA 
JUSTIÇA 
SECRETARIA NACIONAL DE JUSTIÇA 
PORTARIA Nº 12, DE 8 DE JUNHO DE 2009 
Dispõe sobre o registro e fiscalização do exercício da atividade 
de microfilmagem de documentos e revoga a Portaria nº 29, de 
10 de setembro de 2008.MINISTÉRIO DA JUSTIÇA 
SECRETARIA NACIONAL DE JUSTIÇA 
PORTARIA nº 29, DE 10 DE SETEMBRO DE 2008 
Portaria Nº 29 do Ministério da Justiça, de 10 de setembro de 
2008 
[Registro e fiscalização de empresas que exerçam atividade de 
microfilmagem de documentos, de detentores dos documentos 
a serem microfilmados e os órgãospúblicos que microfilmem 
documentos para terceiros. Ficam revogadas as Portarias nº 
73, de 13 de setembro de 2005 e, nº 17, de 30 de março de 
2001 e nº 58, de 20 de junho de 1996]. 
[Revogada pela Portaria nº 12, de 8 de junho de 
2009]MINISTÉRIO DA JUSTIÇA 
PORTARIA Nº 73, DE 13 DE SETEMBRO DE 2005 DO 
MINISTÉRIO DA JUSTIÇA 
[Altera a Portaria nº 17, de 30 de março de 2001, que 
regulamenta o registro e a fiscalização do exercício da 
atividade de microfilmagem de documentos] 
[REVOGADA PELA PORTARIA Nº 29, DE 10 DE SETEMBRO 
DE 2008]DECRETO Nº 4.915, DE 12 DE DEZEMBRO DE 2003 
Dispõe sobre o Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo 
- SIGA, da administração pública federal, e dá outras 
providências.DECRETO Nº 4.553, DE 27 DE DEZEMBRO DE 
2002 
Dispõe sobre a salvaguarda de dados, informações, 
documentos e materiais sigilosos de interesse da segurança da
Idéias de Negócios - digitalizacao-de-documentos12
sociedade e do Estado, no âmbito da Administração Pública 
Federal, e dá outras providências.DECRETO Nº 4.497, DE 4 
DE DEZEMBRO DE 2002. 
(Revogado pelo Decreto nº 4.553, de 27 de dezembro 2002) 
Altera o art. 17 do Decreto no 2.134, de 24 de janeiro de 1997, 
que dispõe sobre a categoria dos documentos públicos 
sigilosos e o acesso a eles, e dá outras 
providências.DECRETO Nº 4.344, DE 26 DE AGOSTO DE 
2002 
Regulamenta a Lei no 8.394, de 30 de dezembro de 1991, que 
dispõe sobre a preservação, organização e proteção dos 
acervos documentais privados dos presidentes da República, e 
dá outras providências.PORTARIA Nº 5, DE 7 DE FEVEREIRO 
DE 2002 - CASA CIVIL 
Aprova o Regimento Interno do Conselho Nacional de Arquivos 
- CONARQ.DECRETO Nº 4.073, DE 3 DE JANEIRO DE 2002 
Regulamenta a Lei no 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que 
dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e 
privados.DECRETO Nº 3.996, DE 31 DE OUTUBRO DE 2001 
Dispõe sobre a prestação de serviços de certificação digital no 
âmbito da Administração Pública Federal.MEDIDA 
PROVISÓRIA Nº 2.200-2, DE 24 DE AGOSTO DE 2001 
Institui a Infra-Estrutura de Chaves Públicas Brasileira - 
ICP-Brasil, transforma o Instituto Nacional de Tecnologia da 
Informação em autarquia, e dá outras providências.DECRETO 
Nº 3.872, DE 18 DE JULHO DE 2001 
Dispõe sobre o Comitê Gestor da Infra-Estrutura de Chaves 
Públicas Brasileira - CG ICP-Brasil, sua Secretaria-Executiva, 
sua Comissão Técnica Executiva e dá outras 
providências.DECRETO Nº 3.865, DE 13 DE JULHO DE 2001 
Estabelece requisito para contratação de serviços de 
certificação digital pelos órgãos públicos federais, e dá outras 
providências.MINISTÉRIO DA JUSTIÇA 
PORTARIA Nº 17, DE 30 DE MARÇO DE 2001 DO
Idéias de Negócios - digitalizacao-de-documentos 13
MINISTÉRIO DA JUSTIÇA 
[Regulamenta o registro e a fiscalização do exercício da 
atividade de microfilmagem de documentos, em conformidade 
com o parágrafo único do art. 15 do Decreto nº 1.799, de 
30/01/1996] 
REVOGADA PELA PORTARIA Nº 29, DE 10 DE SETEMBRO 
DE 2008DECRETO Nº 3.779, DE 23 DE MARÇO DE 2001 
Acresce dispositivo ao art. 1o do Decreto nº 3.714, de 3 de 
janeiro de 2001, que dispõe sobre a remessa por meio 
eletrônico de documentos.DECRETO Nº 3.714, DE 3 DE 
JANEIRO DE 2001 
Dispõe sobre a remessa por meio eletrônico de documentos a 
que se refere o art. 57-A do Decreto nº 2.954, de 29 de janeiro 
de 1999, e dá outras providências.DECRETO DE 18 DE 
OUTUBRO DE 2000 
Cria, no âmbito do Conselho de Governo, o Comitê Executivo 
do Governo Eletrônico, e dá outras providências.DECRETO Nº 
3.587, DE 5 DE SETEMBRO DE 2000 
Estabelece normas para a Infra-Estrutura de Chaves Públicas 
do Poder Executivo Federal - ICP-Gov, e dá outras 
providências. 
[Revogado pelo Decreto nº 3.996, de 31de outubro de 
2001]DECRETO Nº 3.505, DE 13 DE JUNHO DE 2000 
Institui a Política de Segurança da Informação nos órgãos e 
entidades da Administração Pública Federal.DECRETO Nº 
3.294, DE 15 DE DEZEMBRO DE 1999 
Institui o Programa Sociedade da Informação e dá outras 
providências.LEI Nº 9.800, DE 26 DE MAIO DE 1999 
Permite às partes a utilização de sistemas de transmissão de 
dados para a prática de atos processuais.DECRETO Nº 2.942, 
DE 18 DE JANEIRO DE 1999 
Regulamenta os arts. 7°, 11 a 16 da Lei n° 8.159, de 8 de 
janeiro de 1991, que dispõe sobre a política nacional de 
arquivos públicos e privados e dá outras providências.
Idéias de Negócios - digitalizacao-de-documentos14
[Revogado pelo Decreto nº 4.073, de 03 de janeiro de 
2002]DECRETO Nº 2.910, DE 29 DE DEZEMBRO DE 1998 
Estabelece normas para a salvaguarda de documentos, 
materiais, áreas, comunicações e sistemas de informação de 
natureza sigilosa, e dá outras providências. 
[Revogado pelo Decreto nº 4.553, de 27 de dezembro de 
2002]DECRETO Nº 2.182, DE 20 DE MARÇO DE 1997 
Estabelece normas para a transferência e o recolhimento de 
acervos arquivísticos públicos federais para o Arquivo Nacional. 
[Revogado pelo Decreto nº 4.073 de 03 de janeiro de 
2002]DECRETO N° 2.134, DE 24 DE JANEIRO DE 1997 
Regulamenta o art. 23 da Lei n° 8.159, de 8 de janeiro de 1991, 
que dispõe sobre a categoria dos documentos públicos 
sigilosos e o acesso a eles, e dá outras providências. 
[Revogado pelo Decreto nº 4.553 de 27 de dezembro de 
2002]MINISTÉRIO DA JUSTIÇA 
PORTARIA Nº 58, DE 20 DE JUNHO DE 1996 DO 
MINISTÉRIO DA JUSTIÇA 
[REVOGADA PELA PORTARIA Nº 17, DO MINISTÉRIO DA 
JUSTIÇA, DE 30 MARÇO DE 2001] 
[REVOGADA PELA PORTARIA Nº 29, DE 10 DE SETEMBRO 
DE 2008] 
[Regulamenta o registro e a fiscalização do exercício da 
atividade de microfilmagem de documentos, em conformidade 
com o parágrafo único do art. 15 do Decreto nº 1.799, de 
30/01/1996].DECRETO N° 1.799, DE 30 DE JANEIRO DE 
1996 
Regulamenta a Lei n° 5433, de 8 de maio de 1968, que regula 
a microfilmagem de documentos oficiais, e dá outras 
providências.DECRETO Nº 1.461, DE 25 DE ABRIL DE 1995 
Altera os arts. 3º e 7º do Decreto nº 1.173, de 29 de junho de 
1994, que dispõe sobre a competência, organização e 
funcionamento do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ) e 
do Sistema Nacional de Arquivos (SINAR). 
Idéias de Negócios - digitalizacao-de-documentos 15
[Revogado pelo Decreto nº 4.073 de 03 de janeiro de 
2002]DECRETO Nº 1.173, DE 29 DE JUNHO DE 1994 
Dispõe sobre a competência, organização e funcionamento do 
Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ) e do Sistema 
Nacional de Arquivos (SINAR) e dá outras providências. 
[Revogado pelo Decreto nº 4.073 de 03 de janeiro de 2002]LEI 
Nº 8.394, DE 30 DE DEZEMBRO DE 1991 
Dispõe sobre a preservação, organização e proteção dos 
acervos documentais privados dos presidentes da República, e 
dá outras providências.LEI Nº 8.159, DE 08 DE JANEIRO DE 
1991 
Dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e 
privados e dá outras providências.LEI Nº 7.627, DE 10 DE 
NOVEMBRO DE 1987 
Dispõe sobre a eliminação de autos findos nos órgãos da 
Justiça do Trabalho, e dá outras providências.LEI N° 5.433, DE 
8 DE MAIO DE 1968 
Regula a microfilmagem de documentos oficiais e dá outras 
providências.Resoluções (Conselhos de Classe)CONSELHO 
FEDERAL DE MEDICINA 
Resolução CFM nº 1.821, de 11 de julho de 2007 
Aprova as normas técnicas concernentes à digitalização e uso 
dos sistemas informatizados para a guarda e manuseio dos 
documentos dos prontuários dos pacientes, autorizando a 
eliminação do papel e a troca de informação identificada em 
saúde.Poder JudiciárioSUPERIOR TRIBUNAL DE JUSTIÇA 
CONSELHO FEDERAL DA JUSTIÇA FEDERAL 
Resolução CJF nº 23, de 19 de setembro de 2008 
Estabelece a Consolidação Normativa do Programa de Gestão 
Documental da Justiça Federal de 1º e 2º graus.Casa Civil - 
Secretaria ExecutivaRESOLUÇÃO Nº 30, DE 23 DE 
DEZEMBRO DE 2009 
Altera a Resolução nº 26 de 6 de maio de 2008, que estabelece 
diretrizes básicas de gestão de documentos a serem adotadas
Idéias de Negócios - digitalizacao-de-documentos16
nos arquivos do Poder JudiciárioRESOLUÇÃO Nº 29, DE 29 
DE MAIO DE 2009 
Dá nova redação ao Art. 2º e ao inciso I da Resolução nº 27, de16 de junho de 2008.RESOLUÇÃO Nº 28, DE 17 DE 
FEVEREIRO DE 2009 
Dispõe sobre a adoção da Norma Brasileira de Descrição 
Arquivística - NOBRADE pelos órgãos e entidades integrantes 
do Sistema Nacional de Arquivos - SINAR, institui o Cadastro 
Nacional de Entidades Custodiadoras de Acervos Arquivísticos 
e estabelece a obrigatoriedade da adoção do Código de 
Entidades Custodiadoras de Acervos Arquivísticos – 
CODEARQ.RESOLUÇÃO Nº 27, DE 16 DE JUNHO DE 2008 
Dispõe sobre o dever do Poder Público, no âmbito dos estados, 
do Distrito Federal e dos municípios, de criar e manter Arquivos 
Públicos, na sua específica esfera de competência, para 
promover a gestão, a guarda e a preservação de documentos 
arquivísticos e a disseminação das informações neles 
contidas.RESOLUÇÃO Nº 26, DE 06 DE MAIO DE 2008 
Estabelece diretrizes básicas de gestão de documentos a 
serem adotadas nos arquivos do Poder JudiciárioRESOLUÇÃO 
Nº 25, DE 27 DE ABRIL DE 2007 
Dispõe sobre a adoção do Modelo de Requisitos para Sistemas 
Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos - e-ARQ 
Brasil pelos órgãos e entidades integrantes do Sistema 
Nacional de Arquivos - SINAR.RESOLUÇÃO Nº 24, DE 3 DE 
AGOSTO DE 2006 
Estabelece diretrizes para a transferência e recolhimento de 
documentos arquivísticos digitais para instituições arquivísticas 
públicas.RESOLUÇÃO Nº 23, DE 16 DE JUNHO DE 2006 
Dispõe sobre a adoção do Dicionário Brasileiro de Terminologia 
Arquivística pelos órgãos e entidades integrantes do Sistema 
Nacional de Arquivos-SINAR.RESOLUÇÃO Nº 22, DE 30 DE 
JUNHO DE 2005 
Dispõe sobre as diretrizes para a avaliação de documentos em
Idéias de Negócios - digitalizacao-de-documentos 17
instituições de saúde.RESOLUÇÃO Nº 21, DE 4 DE AGOSTO 
DE 2004 
Dispõe sobre o uso da subclasse 080 – Pessoal Militar do 
Código de Classificação de Documentos de Arquivo para a 
Administração Pública: Atividades-Meio e da Tabela Básica de 
Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo 
Relativos às Atividades-Meio da Administração Pública, 
aprovados pela Resolução nº 14, de 24 de outubro de 2001, 
Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ.RESOLUÇÃO Nº 
20, DE 16 DE JULHO DE 2004 
Dispõe sobre a inserção dos documentos digitais em 
programas de gestão arquivística de documentos dos órgãos e 
entidades integrantes do Sistema Nacional de 
Arquivos.RESOLUÇÃO Nº 19, DE 28 DE OUTUBRO DE 2003 
Dispõe sobre os documentos públicos que integram o acervo 
das empresas em processo de desestatização e das pessoas 
jurídicas de direito privado sucessoras de empresas 
públicas.RESOLUÇÃO Nº 18, DE 28 DE JULHO DE 2003 
Dispõe sobre os arquivos públicos que integram o acervo das 
agências reguladoras, das empresas em processo de 
desestatização, das empresas desestatizadas, das 
concessionárias, permissionárias e autorizatárias de serviços 
públicos, e das pessoas jurídicas de direito privado. 
[Revogada pela Resolução nº 19, de 28 de outubro de 
2003]RESOLUÇÃO Nº 17, DE 25 DE JULHO DE 2003 
Dispõe sobre os procedimentos relativos à declaração de 
interesse público e social de arquivos privados de pessoas 
físicas ou jurídicas que contenham documentos relevantes para 
a história, a cultura e o desenvolvimento 
nacional.RESOLUÇÃO Nº 16, DE 24 DE JUNHO DE 2003 
Dispõe sobre as diretrizes a serem adotadas para criação do 
Boletim Interno do Conselho Nacional de Arquivos – 
CONARQ.RESOLUÇÃO Nº 15, DE 15 DE FEVEREIRO DE 
2002 
Idéias de Negócios - digitalizacao-de-documentos18
[Revoga a Resolução nº 09, de 1 de julho de 1997, do 
CONARQ, substituída pela Portaria nº 05, da Casa Civil da 
Presidência da República, de 7 de fevereiro de 2002, que 
dispõe sobre o regimento interno do Conselho Nacional de 
Arquivos (CONARQ)].RESOLUÇÃO Nº 14, DE 24 DE 
OUTUBRO DE 2001 
Aprova a versão revisada e ampliada da Resolução nº 4, de 28 
de março de 1996, que dispõe sobre o Código de Classificação 
de Documentos de Arquivo para a Administração Pública: 
Atividades-Meio, a ser adotado como modelo para os arquivos 
correntes dos órgãos e entidades integrantes do Sistema 
Nacional de Arquivos (SINAR), e os prazos de guarda e a 
destinação de documentos estabelecidos na Tabela Básica de 
Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo 
Relativos as Atividades-Meio da Administração 
Pública.RESOLUÇÃO Nº 13, DE 9 DE FEVEREIRO DE 2001 
Dispõe sobre a implantação de uma política municipal de 
arquivos, sobre a construção de arquivos e de websites de 
instituições arquivísticas.RESOLUÇÃO Nº 12, DE 7 DE 
DEZEMBRO DE 1999 
Dispõe sobre os procedimentos relativos à declaração de 
interesse público e social de arquivos privados de pessoas 
físicas ou jurídicas que contenham documentos relevantes para 
a história, a cultura e o desenvolvimento nacional. 
[Revogada pela Resolução nº 17, de 25 de julho de 
2003]RESOLUÇÃO Nº 11, DE 7 DE DEZEMBRO DE 1999 
Dispõe sobre os arquivos públicos que integram o acervo das 
agências reguladoras, das empresas em processo de 
desestatização, das empresas desestatizadas, das 
concessionárias, permissionárias e autorizatárias de serviços 
públicos, e das pessoas jurídicas de direito privado. 
[Revogada pela Resolução nº 18, de 30 de julho de 
2003]RESOLUÇÃO Nº 10, DE 6 DE DEZEMBRO DE 1999 
Dispõe sobre a adoção de símbolos ISO nas sinaléticas a
Idéias de Negócios - digitalizacao-de-documentos 19
serem utilizadas no processo de microfilmagem de documentos 
arquivísticos.RESOLUÇÃO Nº 9, DE 1 DE JULHO DE 1997 
[Substituída pela Portaria nº 05, da Casa Civil da Presidência 
da República, de 7 de fevereiro de 2002] 
Dispõe sobre o regimento interno do Conselho Nacional de 
Arquivos (CONARQ).RESOLUÇÃO Nº 8, DE 20 DE MAIO DE 
1997 
[Revogada pela resolução nº 14, de 24 de outubro de 2001] 
Atualiza o Código de Classificação de Documentos de Arquivo 
para a Administração Pública: Atividades-Meio e a Tabela 
Básica de Temporalidade e Destinação de Documentos de 
Arquivo Relativos às Atividades-Meio da Administração Pública, 
aprovados pela Resolução nº 4 do CONARQ.RESOLUÇÃO Nº 
7, DE 20 DE MAIO DE 1997 
Dispõe sobre os procedimentos para a eliminação de 
documentos no âmbito dos órgãos e entidades integrantes do 
Poder Público.RESOLUÇÃO Nº 6, DE 15 DE MAIO DE 1997 
Dispõe sobre diretrizes quanto à terceirização de serviços 
arquivísticos públicos.RESOLUÇÃO Nº 5, DE 30 DE 
SETEMBRO DE 1996 
Dispõe sobre a publicação de editais para eliminação de 
documentos nos Diários Oficiais da União, Distrito Federal, 
Estados e Municípios.RESOLUÇÃO Nº 4, DE 28 DE MARÇO 
DE 1996 
[Revogada pela Resolução nº 14, de 24 de outubro de 2001] 
Dispõe sobre o Código de Classificação de Documentos de 
Arquivo para a Administração Pública: Atividades-Meio, a ser 
adotado como modelo para os arquivos correntes dos órgãos e 
entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos 
(SINAR), e aprova os prazos de guarda e a destinação de 
documentos estabelecidos na Tabela Básica de Temporalidade 
e Destinação de Documentos de Arquivo Relativos às 
Atividades-Meio da Administração Pública.RESOLUÇÃO Nº 3, 
DE 26 DE DEZEMBRO DE 1995 
Idéias de Negócios - digitalizacao-de-documentos20
Dispõe sobre o Programa de Assistência Técnica do Conselho
Nacional de Arquivos (CONARQ).RESOLUÇÃO Nº 2, DE 18
DE OUTUBRO DE 1995 
Dispõe sobre as medidas a serem observadas na transferência
ou no recolhimento de acervos documentais para instituições
arquivísticas públicas.RESOLUÇÃO Nº 1, DE 18 DE
OUTUBRO DE 1995 
Dispõe sobre a necessidade da adoção de planos e/ou códigos
de classificação de documentos nos arquivos correntes, que
considerem a natureza dos assuntos resultantes de suas
atividades e funções.Carta para a preservação do patrimônio
arquivístico digital, de 6 de julho de 2004 - CONSELHO
NACIONAL DE ARQUIVOS - CONARQ.
Estrutura
A estrutura para iniciar o negócio irá depender do porte 
da empresa e dos tipos de serviços ofertados ao mercado. 
Estima-se, para uma pequena empresa, uma estrutura simples 
com área mínima de 50 m2 (tamanho mínimo com pouca 
possibilidade de ampliaçãocaso o empreendimento necessite 
crescer rapidamente).A estrutura física pode dividir-se em:- 
Pequena recepção/protocolo para receber os documentos e 
eventuais clientes;- Sala de armazenagem, manuseio e 
digitalização dos documentos;- Sala do proprietário para 
atividades administrativas e comerciais;- Banheiro e pequena 
copa. Como em qualquer outro empreendimento, os 
departamentos deverão ser separados da melhor forma para 
que seja possível conseguir a maior produtividade possível de 
cada colaborador. Quanto ao imóvel escolhido para instalação 
da empresa, ele deve oferecer a infraestrutura necessária para 
a instalação do negócio e, ainda, propiciar o seu crescimento. 
Dentre os aspectos de infra-estrutura que devem ser 
observados citamos a disponibilidade de internet banda larga,
Idéias de Negócios - digitalizacao-de-documentos 21
água, gás, eletricidade, rede de esgoto, vias de transportes e
de comunicação etc. Cuidado com imóveis situados em locais
sem ventilação, úmidos, sujeitos a inundações ou próximos às
zonas de risco. Consulte a vizinhança a respeito.
Pessoal
Para iniciar uma empresa de pequeno porte de digitalização de
documentos serão necessários pelo menos os seguintes
profissionais:
- Dois técnicos digitalizadores;
- Uma secretária/recepcionista;
- Um motorista/carregador;
- Um profissional da área comercial (normalmente o
proprietário).
A digitalização de documentos, não exige um nível de
escolaridade muito alto, pois trata-se de atividade rotineira.
Contudo, é fundamental que o profissional que for atuar nessa
área seja cuidadoso, atento, organizado, detalhista e
concentrado. Conhecimento e experiência na utilização de
computadores, internet e aplicativos de informática são muito
importantes.
A administração do empreendimento, as atividades comerciais
(contatos e visitas com os potenciais clientes, divulgação da
empresa, fidelização, etc) e o acompanhamento periódico e
controle de qualidade dos serviços executados normalmente
são responsabilidades do empresário.
Equipamentos
Idéias de Negócios - digitalizacao-de-documentos22
 
A definição dos equipamentos necessários para iniciar uma 
empresa de digitalização de documentos dependerá do 
tamanho do negócio e dos serviços oferecidos. 
 
Um projeto básico, com o mínimo necessário para início das 
atividades, necessariamente precisará de: 
- Dois scanners; 
- Três computadores; 
- Software para captura, gerenciamento, indexação, controle e 
recuperação dos documentos; 
- Uma impressora; 
- Um aparelho de fax; 
- Um telefone; 
- Mesas, cadeiras e armários; 
- Um veículo utilitário. 
 
O scanner é o principal equipamento da empresa. Sua deve 
estar relacionada aos serviços que serão prestados pela 
empresa e a eficiência exigida na operação. Existem no 
mercado diversos fabricantes e modelos, contudo, antes da 
aquisição, deve-se avaliar: 
- O tipo de documentos que a empresa irá digitalizar: tamanhos 
(A4, A3, ofício, etc), gramaturas, estado de conservação e 
conteúdo do documento (texto, figuras, fotos, etc); 
- O formato da imagem: somente preto e branco, tons de cinza 
ou colorido; 
- Produção: volume diário de documentos a ser digitalizados 
(velocidade do equipamento); 
- Assistência técnica: facilidade para concerto do equipamento, 
aquisição de peças e garantia; 
- Resolução: A resolução é o fator determinante na qualidade 
de um scanner, isto é, o nível máximo de detalhamento que 
pode ser capturado de uma imagem. A resolução óptica de um
Idéias de Negócios - digitalizacao-de-documentos 23
scanner é medida pela capacidade de leitura de seu sensor de
imagem. Quanto maior a resolução óptica melhor. 
Matéria Prima / Mercadoria
Organização do processo produtivo
O processo produtivo para a digitalização de 
documentos não é complexo, contudo, exige bastante 
organização e concentração.Inicialmente os documentos 
devem ser transportados para a empresaonde são levados 
para a área de digitalização.A digitalização de documentos é 
realizada por meio das seguintes etapas:- Planejamento / 
seleção: separação dos documentos a serem digitalizados em 
razão do seu valor, risco, uso ou necessidade.Envolve: 
Remover grampos, desmontar pastas, desamassar 
documentos dobrados ou amassados, recuperar domumentos 
rasgados ou manchados e ordenar documentos por lote. Exige 
bastante cuidado para evitar que algum documento seja 
extraviado ou danificado;- Captura: processo de colocar o 
documento no scanner para realizar a digitalização e envio da 
imagem para o computador. Envolve a definição da resolução e 
coloração / tons de cinza adequados e definição de arquivo 
resultante (exemplo: JPEG, PDF, TIFF, etc);- Processamento 
da imagem: após capturar a imagem é necessário verificar se 
houve alguma falha e corrigir: removendo imperfeições, pontos, 
manchas etc, e para correção, tais como ajuste do nível de 
brilho e contraste. Se necessário, deve-se: cortar, inclinar, virar, 
realçar a imagem; controlar o zoom; acomodar diferentes 
formatos de arquivos; fornecer controle para gama, 
preto-e-branco e cores;- Armazenamento: garantida a 
qualidade da imagem a última etapa é o armazenamento dos
Idéias de Negócios - digitalizacao-de-documentos24
documentos digitalizados na mídia contratada pelo cliente (CD,
DVD, HD, Internet, etc).A digitalização de documentos pode
ainda ser feita de duas maneiras que levam à resultados
diversos:Digitalização de documentos simples : os
documentos são digitalizados sem a preocupação com a sua
recuperação física. Após a digitalização as imagens são
fornecidas aos clientes, gravadas em CD ou DVD, e
descarregadas em equipamentos da própria empresa onde não
existem softwares especializados em visualização de
documentos. Tal processo assemelha-se ao que é feito pela
maioria de nós ao voltar das férias : descarregamos uma
grande quantidade de fotos no nosso PC e nunca mais
achamos “aquela foto” a não ser que olhemos cada uma
individualmente. Este tipo de digitalização de documentos é a
mais freqüente, se analisarmos apenas do ponto de visto de
preço. Muitas empresas, por desconhecimento, optam por este
processo por seu baixo custo sem perceberem que sofrerão
problemas futuros no atendimento à eventuais fiscalizações,
entre outros. 
Digitalização de documentos com indexação : neste caso
procura-se definir, em comum acordo com o cliente, chaves de
busca das imagens que facilitem o seu resgate. Com um
software de busca e visualização adequado, este resgate é
feito em segundos.
Automação
A automação das atividades industriais/comerciais é 
um dos principais requisitos para uma participação mais 
competitiva de uma empresa no mercado nacional e 
internacional. Nesse sentido, é necessário manter sob controle 
e decisão um número crescente de aspectos relacionados com 
a produção e a venda, inclusive aqueles que estejam 
vinculados com as áreas: comercial, suprimento, estocagem,
Idéias de Negócios - digitalizacao-de-documentos 25
manutenção e logística.Diminuir espaços de armazenamento, 
economizar com postagens, papel e evitar poluição ambiental. 
Essas são algumas das vantagens que a digitalização de 
documentos proporciona ao usuário que opta por este 
processo. Com o avanço das tecnologias, cada vez mais 
softwares e sistemas de organização são desenvolvidos por 
empresas para atender a este mercado que está aumentando 
com o passar do tempo. Podemos elencar alguns desses 
softwares, mas lembramos que esta lista é não exaustiva: 
Captiva ISIS Driver 
Unifique o universo de scanners e aplicativos, e faça os 
scanners funcionarem em suas velocidades nominais ou acima 
delas com essa interface de nível empresarial. Captiva PixTools 
Use estes SDKs (Software Development Kits, kits de 
desenvolvimento de software) para criar aplicativos de captura 
de documentos ou integrar recursos de tratamento de imagens 
de documentos em aplicativos existentes. Digitaldoc é uma 
ferramenta de Gestão Eletrônica de Documentos (GED): 
http://www.digitaldoc.com.brXerox Scan to PC Desktop™: 
Concebido para escritóriosde todas as dimensões, o Scan to 
PC Desktop Professional oferece captação de documentos e 
gestão de documentos de ambiente de trabalho. Além disso, 
atualmente, existem diversos sistemas informatizados 
(softwares) quepodem auxiliar o empreendedor na gestão de 
uma empresa de serviços (vide 
http://www.baixaki.com.brouhttp://www.superdownloads.com.br).Seguem 
algumas opções:• Hábil empresarial (gratuito);• PraticusGestão 
empresarial;• Gestão de Clientes (CRM) 2.10;• ASGestor 
empresarial 1.59;• Empresarial Master Plus 2.0(gratuito);• 
Empresarial Master Senior 2.0 (gratuito);• ExpressGestão de 
Tele-vendas (gratuito);• TOTUS FREE 70608(gratuito);• E 
muitas outras opções.Antes de se decidir pelo sistema a ser 
utilizado, o empreendedor deve avaliar o preço cobrado, o 
serviço de manutenção, a conformidade emrelação à legislação
http://www.baixaki.com.brou/
Idéias de Negócios - digitalizacao-de-documentos26
fiscal municipal e estadual, a facilidade de suportee as
atualizações oferecidas pelo fornecedor, verificando ainda se o
aplicativo possui funcionalidades, tais como:• Controle dos
dadossobre faturamento/vendas, gestão de caixa e bancos
(conta corrente);• Contasa pagar e receber;• Fluxo de caixa;•
CRMVendas;• Emissão de pedidos e orçamentos;• Controlede
taxa de serviço;• Lista de espera;• Relatórios e gráficos
gerenciais para análise real do resultado operacional da
empresa. 
Canais de distribuição
Os canais de distribuição são os meios utilizados pelas
empresas para escoar sua produção e ofertar seus serviços. A
importância dos canais de distribuição é fundamental e seu
custo pode representar uma parcela considerável do preço final
do produto vendido ao consumidor; os canais não só
satisfazem a demanda através de produtos e serviços no local,
em quantidade, qualidade e preço corretos, mas, também, têm
papel fundamental no estímulo à demanda, através das
atividades promocionais dos componentes ou equipamentos
atacadistas, varejistas, representantes ou outros.A prestação
de serviço de digitalização de documentos é específica e
direcionada para cada cliente em particular. Desta forma, as
informações digitalizadas serão disponibilizadas apenas para o
cliente com a possibilidade de utilização de diversos meios
(internet, CD´s DVD´s, etc).Um excelente canal de distribuição
dos serviços da empresa para seus clientes é a internet. O
armazenamento em servidores seguros dos arquivos
digitalizados e a disponibilização desses arquivos através do
site da empresa para os clientes, de maneira sigilosa (protegido
por senha), possibilita rapidez no acesso ao “produto final”.
Esse procedimento evita a necessidade de envio de outras
mídias para o cliente após a digitalização dos documentos.
Idéias de Negócios - digitalizacao-de-documentos 27
Investimentos
Investimento consiste na aplicação de algum tipo de
recurso esperando, um retorno superior aquele investido, em
um determinado período de tempo. O investimento que deve
ser feito em um empreendimento varia muito de acordo com
seu porte e com os tipos de serviços oferecidos.Para uma
empresa de pequeno porte, levando em consideração a
estrutura mínima de 50 m2, estima-se o investimento inicial em
R$ 47.800.00 (quarenta e sete mil e oitocentos reais). Com
esse valor será possível realizar uma reforma do imóvel e
desenvolver um site para divulgação da empresa e adquirir os
seguintes equipamentos básicos: - Reforma do imóvel: R$
8.000,00- Dois scanners: R$ 6.000,00- Três computadores: R$
4.500,00- Software para captura, gerenciamento, indexação,
controle e recuperação dos documentos: R$ 1.200,00- Duas
impressoras: R$ 4.000,00- Um aparelho de fax: R$ 200,00- Um
telefone: R$ 100,00- Mesas, cadeiras e armários: R$ 1.800,00-
Um veículo utilitário: R$ 22.000,00 É importante lembrar que
muitos dos equipamentos podem ser comprados usados
barateando ainda mais os investimentos iniciais. Os valores
acima relacionados são apenas uma referência para
constituição de um empreendimento dessa natureza. Para
dados mais detalhados é necessário saber exatamente quais
serviços serão oferecidos pela empresa e qual o seu porte.
Nesse sentido, aconselhamos ao empreendedor interessado
em constituir esse negócio, a realização de levantamento mais
detalhado sobre os potenciais investimentos depois de
elaborado seu plano de negócio (para elaboração do plano de
negócio procure o Sebrae do seu Estado). Além disso, os
valores acima irão variar conforme a região geográfica que a
empresa irá se instalar, da necessidade de reforma do imóvel,
do tipo de mobiliário escolhido, etc.
Idéias de Negócios - digitalizacao-de-documentos28
Capital de giro
Custos
São todos os gastos realizados na comercialização de 
um bem ou serviço e que serão incorporados posteriormente ao 
preço dos produtos ou serviços prestados, como: aluguel, água, 
luz, salários, honorários profissionais, despesas de vendas, 
matéria-prima e insumos consumidos no processo de 
produção.O cuidado na administração e redução de todos os 
custos envolvidos na compra, produção e venda de produtos ou 
serviços que compõem o negócio, indica que o empreendedor 
poderá ter sucesso ou insucesso, na medida em que encarar 
como ponto fundamental à redução de desperdícios, a compra 
pelo melhor preço e o controle de todas as despesas internas. 
Quanto menores os custos, maior a chance de ganhar no 
resultado final do negócio.Os custos para uma abrir uma 
pequena empresa de digitalização de documentos devem ser 
estimados considerando os itens abaixo: 1. Salários e 
pró-labore do empreendedor: R$ 7.600,002. Aluguel, taxa de 
condomínio, segurança: R$ 1.200,003. Água, luz, telefone e 
acesso a internet: R$ 400,004. Produtos para higiene e limpeza 
da empresa e funcionários: R$ 300,005. Recursos para 
manutenções corretivas: R$ 500,006. Assessoria contábil: R$ 
400,007. Propaganda e publicidade da empresa: R$ 700,008. 
Aquisição de matéria-prima e material de escritório: R$ 
4.000,00 Custos mensais: R$ 15.100,00Lembramos que estes 
custos são baseados em estimativas para uma empresa de 
pequeno porte. Aconselhamos ao empresário que queira abrir 
um negócio dessa natureza a elaboração de um plano de 
negócio com a ajuda do Sebrae do seu estado no sentido de 
estimar os custos exatos do seu empreendimento conforme o
Idéias de Negócios - digitalizacao-de-documentos 29
porte e os serviços oferecidos.
Diversificação / Agregação de valor
Agregar valor é dar um salto de qualidade em uma ou 
mais características do produto ou serviço, que de fato são 
relevantes para a escolha do consumidor. Não basta possuir 
algo que os produtos concorrentes não oferecem. É necessário 
que esse algo a mais seja reconhecido pelo cliente como uma 
vantagem competitiva e aumente o seu nível de satisfação com 
o produto ou serviço prestado. Além disso, para agregar valor, 
não basta reduzir custos, é preciso conhecer bem o mercado 
no qual a empresa atua, bem como as preferências dos 
clientes. A empresa de digitalização de documentos poderá 
diversificar sua atuação prestando serviços mais abrangentes 
como, por exemplo, o GED – Gerenciamento Eletrônico de 
Documentos.Um sistema de GED vai muito além da simples 
digitalização ou guarda de arquivos eletrônicos. O sistema tem 
a capacidade de gerenciar todo o capital intelectual da 
empresa. Trata-se de um grupo de tecnologias dividido em 
cinco funcionalidades básicas: captação, gerenciamento, 
armazenamento, distribuição e preservação dos dados.As 
ferramentas de GED são usadas para tratamento de 
documentos não-estruturados, ou seja, aqueles que não estão 
cadastrados em banco de dados. São documentos feitos em 
planilhas eletrônicas, editores de texto, imagens digitalizadas, 
arquivos de som e vídeo, fax, correspondências variadas e 
e-mails. Como gerenciar a informação é vital para a empresa, o 
GED está sendo observado pelos executivos de TI como uma 
solução corporativa importante para a estratégia de negócios. 
Assim, por meio da intranet ou da internet, e obedecendo a 
níveis de acesso, asinformações relevantes precisam estar 
disponíveis.Segundo o CENADEM - Centro Nacional da Gestão 
da Informação, GED é a tecnologia utilizada para capturar,
Idéias de Negócios - digitalizacao-de-documentos30
gerenciar, armazenar, preservar e distribuir conteúdos e
documentos relativos a processos organizacionais. As
ferramentas e estratégias do GED e permitem o gerenciamento
de informações não estruturadas em uma organização,
enquanto esta informação existir.Entre as diversas soluções e
processos do GED estão:- Organização documental;-
Digitalização;- Processamento de formulários;- Indexação;-
Reconhecimento;- Categorização;- Gerenciamento de
documentos;- Gerenciamento de registros;- Gerenciamento de
e-mail;- Gerenciamento de som, vídeo e imagem;-
Colaboração;- Gerenciamento de processos de negócio;-
Workflow;- DRM/Segurança da Informação;-
Repositórios/armazenamento;- Preservação digital;- Migração
de formatos;- Busca e recuperação;-
Distribuição/publicação. Neste tópico foram apresentadas
apenas algumas opções de diversificação/agregação de valor
para um empreendimento de deigitalização de documentos.
Vale ressaltar que sempre é possível propor melhorias e
novidades, para isso é indicado observar hábitos, ouvir as
pessoas e criar novos produtos e novos serviços, com o
objetivo de ampliar os níveis de satisfação dos clientes.
Divulgação
A divulgação da empresa de serviços de digitalização 
de documentos é fator preponderante para o sucesso do 
negócio. Muitas empresas possuem problemas no 
gerenciamento, armazenagem e acesso aos documentos, 
contudo, não estão familiarizadas com os serviços existentes 
para solução desses problemas. Outras empresas acreditam 
que os serviços de digitalização são caros e demorados demais 
para serem implementados. Por isso, a divulgação da empresa 
deve centrar-se na solução desses problemas informando e, se 
possível, demonstrando para o possível cliente a rapidez,
Idéias de Negócios - digitalizacao-de-documentos 31
eficiência e economias geradas pela utilização dos serviços. As
estratégias de divulgação mais adequadas para as empresas
de digitalização de documentos são: - Participação em feiras e
eventos conhecidos no setor (veja as principais opções no item
“Eventos”);- Ações de relações públicas: preparação de “cases”
de sucesso, organização de eventos (palestras, pequenas
reuniões) com possíveis clientes para apresentação dos
serviços e “cases”, envio de notícias (cases, projetos
realizados, etc) para jornais, revistas e canais de TV com o
objetivo de gerar aparições da empresa nessas mídias;-
Promoção da empresa e seus serviços: através de materiais
gráficos (brochuras, folhetos, etc) e principalmente digitais
(CD´S, DVD´S, etc), que devem ser de boa qualidade com boa
apresentação;- Venda pessoal: agendamento de reuniões com
possíveis clientes para apresentação da empresa, seus
serviços e entrega do material promocional pessoalmente;-
Marketing direto: envio do material promocional via correio para
possíveis clientes.A mídia mais adequada é aquela que tem
linguagem adequada ao público-alvo, se enquadra no
orçamento do empresário e tem maior penetração e
credibilidade junto ao cliente.
Informações Fiscais e Tributárias
 
O segmento de DIGITALIZAÇÃO DE DOCUMENTOS, assim 
entendido pela CNAE/IBGE (Classificação Nacional de 
Atividades Econômicas) 8219-9/99 como atividade de serviço 
de preparo de documentos, tais como: digitação de textos, 
preenchimento de formulários, colocação de selos e despacho 
de correspondência (inclusive de material de publicidade); 
apoio à secretaria, redação de cartas e resumos e transcrição 
de documentos, digitação em geral, poderá optar pelo 
SIMPLES Nacional - Regime Especial Unificado de
Idéias de Negócios - digitalizacao-de-documentos32
Arrecadação de Tributos e Contribuições devidos pelas ME 
(Microempresas) e EPP (Empresas de Pequeno Porte), 
instituído pela Lei Complementar nº 123/2006, desde que a 
receita bruta anual de sua atividade não ultrapasse a R$ 
360.000,00 (trezentos e sessenta mil reais) para micro empresa 
R$ 3.600.000,00 (três milhões e seiscentos mil reais) para 
empresa de pequeno porte e respeitando os demais requisitos 
previstos na Lei. 
 
Nesse regime, o empreendedor poderá recolher os seguintes 
tributos e contribuições, por meio de apenas um documento 
fiscal – o DAS (Documento de Arrecadação do Simples 
Nacional), que é gerado no Portal do SIMPLES Nacional 
(http://www8.receita.f azenda.gov.br/SimplesNacional/): 
 
• IRPJ (imposto de renda da pessoa jurídica); 
• CSLL (contribuição social sobre o lucro); 
• PIS (programa de integração social); 
• COFINS (contribuição para o financiamento da seguridade 
social); 
• ISSQN (imposto sobre serviços de qualquer natureza); 
• INSS (contribuição para a Seguridade Social relativa a parte 
patronal). 
 
Conforme a Lei Complementar nº 123/2006, as alíquotas do 
SIMPLES Nacional, para esse ramo de atividade, variam de 6% 
a 17,42%, dependendo da receita bruta auferida pelo negócio. 
No caso de início de atividade no próprio ano-calendário da 
opção pelo SIMPLES Nacional, para efeito de determinação da 
alíquota no primeiro mês de atividade, os valores de receita 
bruta acumulada devem ser proporcionais ao número de meses 
de atividade no período. 
 
Se o Estado em que o empreendedor estiver exercendo a
http://www8.receita.fazenda.gov.br/SimplesNacional/
Idéias de Negócios - digitalizacao-de-documentos 33
atividade conceder benefícios tributários para o ICMS (desde 
que a atividade seja tributada por esse imposto), a alíquota 
poderá ser reduzida conforme o caso. Na esfera Federal 
poderá ocorrer redução quando se tratar de PIS e/ou COFINS. 
 
Se a receita bruta anual não ultrapassar a R$ 60.000,00 
(sessenta mil reais), o empreendedor, desde que não possua e 
não seja sócio de outra empresa, poderá optar pelo regime 
denominado de MEI (Microempreendedor Individual) . Para se 
enquadrar no MEI o CNAE de sua atividade deve constar e ser 
tributado conforme a tabela da Resolução CGSN nº 94/2011 - 
Anexo XIII (http://www.receita.fazenda.gov.br/legisl...). Neste 
caso, os recolhimentos dos tributos e contribuições serão 
efetuados em valores fixos mensais conforme abaixo: 
 
I) Sem empregado 
• 5% do salário mínimo vigente - a título de contribuição 
previdenciária do empreendedor; 
• R$ 5,00 a título de ISS - Imposto sobre serviço de qualquer 
natureza. 
 
II) Com um empregado: (o MEI poderá ter um empregado, 
desde que o salário seja de um salário mínimo ou piso da 
categoria) 
 
O empreendedor recolherá mensalmente, além dos valores 
acima, os seguintes percentuais: 
• Retém do empregado 8% de INSS sobre a remuneração; 
• Desembolsa 3% de INSS patronal sobre a remuneração do 
empregado. 
 
Havendo receita excedente ao limite permitido superior a 20% o 
MEI terá seu empreendimento incluído no sistema SIMPLES 
NACIONAL. 
http://www.receita.fazenda.gov.br/legislacao/resolucao/2011/CGSN/Resol94.htm
Idéias de Negócios - digitalizacao-de-documentos34
 
Para este segmento, tanto ME, EPP ou MEI, a opção pelo
SIMPLES Nacional sempre será muito vantajosa sob o aspecto
tributário, bem como nas facilidades de abertura do
estabelecimento e para cumprimento das obrigações
acessórias. 
 
Fundamentos Legais: Leis Complementares 123/2006 (com as
alterações das Leis Complementares nºs 127/2007, 128/2008 e
139/2011) e Resolução CGSN - Comitê Gestor do Simples
Nacional nº 94/2011.
Eventos
Segue a lista de alguns dos principais eventos 
relacionados ao setor no Brasil:Digital Image & Print13 a 16 
de março de 2013Organização: AP&S Feiras 
Rua Madre Maria Basília, 237 
CEP 13300-003 , Itu/São Paulo - Brasil 
Tel: +55 (11) 4013-7979 Site: 
http://www.digitalimaging.com.br/digitalimaging/pt/ Serigrafia 
SIGN 
 20 a 23 de julho de 2011 Expo Center Norte - São Paulo - SP 
Pavilhão Vermelho - Pavilhão Verde Site: 
http://www.serigrafiasign.com.br/ CONGRAF – Congresso 
Brasileiro da Indústria Gráfica08 a 11 de outubro de 2011 
Foz do IguaçuSite: http://www.congraf.org.br/FINARQ - Fórum 
Internacional de ArquivologiaSite: 
http://sinarquivo.ning.com/events/ii-forum-internacional-de Alguns 
eventos relacionados ao setor da informática em 2011:CSI 
BRAZIL Feira e Exposição da Indústria de 
Segurança da Informação Centro Fecomércio de 
Eventos 
São Paulo - SP 24 a 25 de maio NETCOM 2011 
http://www.digitalimaging.com.br/digitalimaging/pt/
http://www.serigrafiasign.com.br/
http://sinarquivo.ning.com/events/ii-forum-internacional-de
Idéias de Negócios - digitalizacao-de-documentos 35
5ª Feira e Congresso do Setor de Redes, Telecom e
Instalações Expo Center Norte - Pavilhão Branco 
São Paulo - SP 28 a 30 de junho CONSUMER
ELETRONICS BRAZIL SHOW 2ª Feira
Internacional de Consumo Eletrônico 
Expo Center Norte 
São Paulo - SP 2 a 4 de agosto Para maiores
informações sobre eventos do setor consulte o SINARQUIVO:
http://sinarquivo.ning.com/events
Entidades em Geral
ABGD - Associação Brasileira das Empresas de 
Gerenciamento de DocumentosEndereço: Calçada das 
Violetas, 162 – 2º andar - Centro Comercial AlphavilleBarueri – 
São Paulo - Cep. 06453-003Fone/Fax: (11) 4195-0966e-mail: 
abgd@abgd.org.brSite: http://www.abgd.org.br/ ABGI – 
Associação Brasileira do Gerenciamento da Imagem e 
Informação Endereço: Rua Linhares de Lacerda , 68 - Sto 
Amaro 
Cep: 05869 - 238 , São Paulo - SP 
Tel: 55 11 3487-4103 
Site: www.abgi.org.br 
E-Mail: info@abgi.org.br CONARQ - Conselho Nacional de 
ArquivosEndereço: Praça da República, 173 
Rio de Janeiro, RJ - 20211-350 
Tel. (55) (21) 2179-1271 Site: 
http://www.conarq.arquivonacional.gov.br ABIGRAF - 
Associação Brasileira da Indústria Gráfica 
Endereço:Rua do Paraíso, 529 
Paraíso - São Paulo – SP, CEP: 04103-000 
Fone: (11) 3232-4500 
Fax: (11) 3232-4550 
E-mail: abigraf@abigraf.org.brABTG - Associação
http://sinarquivo.ning.com/events
Idéias de Negócios - digitalizacao-de-documentos36
Brasileira de Tecnologia Gráfica 
Telefone: (011) 2797 6700 
E-mail: abtg@abtg.org.br Site: www.abtg.org.br AIIM -
Association for Information and Image
Managementhttp://www.aiim.org/ 
Normas Técnicas
 
A ABNT – Associação Brasileira de Normas Técnicas ainda não 
definiu nenhuma norma técnica específica para o setor de 
digitalização de documentos. 
 
Entretanto, apresentamos a seguir algumas normas técnicas 
dos setores de “Informação e Documentação” e “Computadores 
e Processamento de Dados” que podem ser utilizadas como 
referência no desenvolvimento das atividades de digitalização 
de documentos, a saber: 
NBR10518* 
Informação e documentação - Guias de unidades 
informacionais – Elaboração. 
NBR10519* 
Critérios de avaliação de documentos de arquivo. 
NBR11515* 
Guia de práticas para segurança física relativas ao 
armazenamento de dados. 
NBR12676* 
Métodos para análise de documentos - Determinação de seus 
assuntos e seleção de termos de indexação. 
NBRISO/IEC27001* 
Tecnologia da informação - Técnicas de segurança - Sistemas 
de gestão de segurança da informação – Requisitos. 
NBRISO12639* 
Tecnologia gráfica - Intercâmbio de dados digitais - Formato tag
mailto:abtg@abtg.org.br
http://www.aiim.org/
Idéias de Negócios - digitalizacao-de-documentos 37
de arquivo para tecnologia de imagem. 
NBRISO15929* 
Tecnologia gráfica - Troca de dados digitais de pré-impressão -
Diretrizes e princípios para o desenvolvimento de normas para
formato portátil de documento (PDF/X). 
NBRISO15930-1* 
Tecnologia gráfica - Intercâmbio de dados digitais de
pré-impressão - Uso de PDF - Parte 1: Intercâmbio completo
usando dados CMYK e de cor especial (PDF/X-1a). 
NBRISO15930-3* 
Tecnologia gráfica - Intercâmbio de dados digitais de
pré-impressão - Uso do PDF - Parte 3: Intercâmbio completo
adequado para fluxos de trabalho administrados por cor
(PDF/X-3). 
NBRISO15930-4* 
Tecnologia gráfica - Intercâmbio de dados digitais de
pré-impressão - Uso do PDF - Parte 4: Intercâmbio completo
usando CMYK e de cor especial usando PDF 1.4 (PDF/X-1a). 
 
* Essas e outras normas técnicas relacionadas podem ser
encontradas no site da ABNT em parceria com o SEBRAE:
http://www.abntnet.com.br/sebrae/. 
Glossário
Os termos a seguir foram extraídos do site: 
http://www.ged.net.brAcervo 
Totalidade dos documentos de uma entidade produtora ou de 
uma entidade custodiadora.Acessibilidade 
Facilidade no acesso ao conteúdo e ao significado de um 
objeto digital.Acesso 
Direito, oportunidade ou meios de encontrar, recuperar e usar a 
informação.Agregação
http://www.abntnet.com.br/sebrae/
http://www.ged.net.br/
Idéias de Negócios - digitalizacao-de-documentos38
É o processo de possibilitar a inserção de dados de criação / 
autoria através de diferentes ferramentas e sistemas.AIIM 
(Association for Information and Image Management) 
Entidade americana que oferece educação, pesquisa e as 
melhores práticas para ajudar as organizações a encontrar, 
controlar e otimizar suas informações.Anexo 
Um objeto digital que segue junto com a mensagem de correio 
eletrônico ou com um fluxo de trabalho.Armazenamento / 
storage 
Guarda de documentos digitais em dispositivos de memória 
não volátil.Arquivo digital 
Conjunto de bits que formam uma unidade lógica interpretável 
por um programa de computador e armazenada em suporte 
apropriado.Assinatura digital 
Modalidade de assinatura eletrônica resultante de uma 
operação matemática que utiliza algoritmos de criptografia e 
permite aferir, com segurança, a origem e a integridade do 
documento. Os atributos da assinatura digital são: a) ser única 
para cada documento, mesmo que o signatário seja o mesmo; 
b) comprovar a autoria do documento digital; c) possibilitar a 
verificação da integridade; d) assegurar ao destinatário o “não 
repúdio” do documento digital, uma vez que, a princípio, o 
emitente é a única pessoa que tem acesso à chave privada que 
gerou a assinatura.Assinatura eletrônica 
Geração, por computador, de qualquer símbolo ou série de 
símbolos executados, adotados ou autorizados por um 
indivíduo para ser o laço legalmente equivalente à assinatura 
manual do indivíduo.Atualização 
Técnica de migração que consiste em copiar os dados de um 
suporte para outro, sem mudar sua codificação, para evitar 
perdas de dados provocadas por deterioração do 
suporte.Autenticidade 
Credibilidade de um documento enquanto documento, isto é, a 
qualidade de um documento ser o que diz ser e de que está
Idéias de Negócios - digitalizacao-de-documentos 39
livre de adulteração ou qualquer outro tipo de 
corrupção.Autoridade certificadora (AC) 
Organização que emite certificados digitais obedecendo às 
práticas definidas na Infraestrutura de Chaves Públicas 
(ICP).Autoridade de registro (AR) 
Organização que distribui certificados digitais aos usuários 
finais mediante processo de identificação estabelecido nas 
práticas definidas na Infraestrutura de Chaves Públicas 
(ICP).B2B (Business to Business) 
Processo estruturado de troca de informações entre parceiros 
comerciais (a partir de redes privadas ou da Internet) para criar 
e transformar relações de negócios.B2C (Business to 
Consumer) 
É o comércio efetuado entre empresa produtora, vendedora ou 
prestadora de serviços e o consumidor final, através da 
Internet.Banco de dados 
1 Ambiente computacional composto por: a) dados estruturados 
em bases relacionadas entre si, de acordo com um modelo de 
dados; b) regras que definem as operações válidas sobre os 
dados e garantem sua integridade. 2 Sistema gerenciador de 
banco de dados (SGBD): software que implementa o banco de 
dados e permite a realização de operações de manipulação de 
dados (inclusão, alteração, exclusão, consulta) e 
administrativas (gestão de usuários, 
cópia e restauração de dados, alterações no modelo de 
dados).Base de dados 
Conjunto de dados estruturados, com as respectivas regras de 
acesso, formatação e validação, e administrados por um 
sistema gerenciador de bancode dados (SGBD).BPM 
(Business Process Management) 
Gerenciamento de Processos de Negócio, conceito que une 
tecnologia da informação e gestão de negócios, com foco na 
otimização dos resultados das empresas por intermédio da 
melhoria dos processos de negócio. BPM é uma das
Idéias de Negócios - digitalizacao-de-documentos40
tecnologias que compõem o GED.Capture 
Acelera processos de negócio através da captação de 
documentos e formulários, transformando-os em informações 
confiáveis e recuperáveis, passíveis de serem integradas a 
todas as aplicações de negócios.Carimbo digital de tempo 
Código binário, incorporado a um documento, que registra data 
e hora em que ocorreu um evento, como criação, recebimento, 
leitura, modificação ou eliminação. É uma forma de 
autenticação do documento.Categorização 
Possibilita a organização de documentos, páginas web e outros 
conteúdos em um agrupamento lógico baseado no próprio 
conteúdo.CDIA+ (Certified Document Imaging Architect) 
Certificação que reconhece uma pessoa como capacitada a 
coletar requisitos de negócios, analisar processos, recomendar 
ou desenvolver soluções e planejar implementações de 
gerenciamento de documentos e imagens.CD-ROM (Compact 
Disc Read Only Memory) 
Disco óptico criado por um processo de masterização, usado 
para distribuir informação apenas de leitura.CENADEM (Centro 
Nacional de Desenvolvimento do Gerenciamento da 
Informação) 
Centro de divulgação de novas tecnologias relacionadas a 
GED, extinto em 2010.Certificação digital 
Atividade de reconhecimento em meio eletrônico que se 
caracteriza pelo estabelecimento de uma relação única, 
exclusiva e intransferível entre uma chave de criptografia e uma 
pessoa física, jurídica, máquina ou aplicação. Esse 
reconhecimento é inserido em um certificado digital por uma 
autoridade certificadora.Certificado digital 
Conjunto de dados de computador, gerados por uma 
autoridade certificadora(AC), que se destina a registrar, de 
forma única, exclusiva e intransferível, a relação existente entre 
uma chave de criptografia e uma pessoa física, jurídica, 
máquina ou aplicação.Chave privada 
Idéias de Negócios - digitalizacao-de-documentos 41
Chave matemática formada por uma sequência de dígitos 
usada para criptografia assimétrica e criada em conjunto com a 
chave pública correspondente, que deve ser mantida em 
segredo pelo portador. Usada para assinar, digitalmente, 
documentos, assim como para decifrar aqueles criptografados 
com a chave pública correspondente.Chave pública 
Chave matemática formada por uma sequência de dígitos 
usada para criptografia assimétrica e criada em conjunto com a 
chave privada correspondente, disponibilizada, publicamente, 
por certificado digital e utilizada para verificar assinaturas 
digitais. Também pode ser usada para criptografar mensagens 
ou arquivos a serem decifrados com a chave privada 
correspondente.Check In-Check Out 
Solução que gerencia a quantidade de pessoas que podem 
trabalhar em um documento ao mesmo tempo.CMS ( Content 
Management System) 
Sistema gestor de sites, portais e intranets que integra 
ferramentas necessárias para criar, gerir (editar e inserir) 
conteúdo em tempo real, sem a necessidade de 
programação.Colaboração 
Ferramentas (autoria colaborativa, videoconferência, quadros 
compartilhados etc.) que permitem aos usuários trabalharem o 
mesmo conteúdo em um ambiente comum.COLD/ERM 
Possibilita que relatórios sejam gerados e gerenciados em 
forma digital. Podem ser feitas anotações sobre o relatório sem 
afetar o documento original.COM (Computer Output to 
Microfilm) 
Como o próprio nome diz o sistema COM é a saída direta de 
Computador em Microfilme, esse sistema é responsável pela 
emissão das microfichas.Componente digital 
Objeto digital que é parte de um ou mais documentos digitais e 
os metadados necessários para ordenar, estruturar ou 
manifestar seu conteúdo e forma, que requer determinadas 
ações de preservação.Compressão 
Idéias de Negócios - digitalizacao-de-documentos42
Técnica usada para reduzir o número de bits em um arquivo de 
imagem digital, como JPEG e Tiff .Controle de versão 
Procedimentos para identificar o autor e as seqüências de 
diferentes versões de um documento.Conversão 
Técnica de migração que pode se configurar de diversas 
formas, tais como: 1. conversão de dados: mudança de 
formato; 2. conversão de sistema computacional: mudança do 
modelo de computador e de seus periféricos.Correio 
eletrônico / e-mail 
Sistema usado para criar, transmitir e receber mensagens 
eletrônicas e outros documentos digitais por meio de redes de 
computadores.Criptografia 
Método de codificação de dados com base em algoritmo 
específico e chave secreta, de forma que somente os usuários 
autorizados possam restabelecer a forma original dos 
dados.Criptografia assimétrica 
Método de criptografia que utiliza um par de chaves diferentes 
que se relacionam, matematicamente, por meio de um 
algoritmo, de modo que o texto cifrado por uma chave só possa 
ser decifrado pela outra que forma com ela um par. As duas 
chaves envolvidas na criptografia assimétrica são denominadas 
chave pública e chave privada.Criptografia simétrica 
Método de criptografia que utiliza uma chave simétrica, de 
maneira que o texto seja cifrado e decifrado com esta mesma 
chave.CRM (Customer relationship management) 
Conjunto de ferramentas que automatizam o relacionamento 
com clientes.Custódia 
Responsabilidade jurídica de guarda e proteção de arquivos, 
independentemente de vínculo de propriedade.Dado 
Representação de todo e qualquer elemento de conteúdo 
cognitivo passível de ser comunicada, processada e 
interpretada de forma manual ou automática.Data Warehouse 
Sistema utilizado para armazenar informações relativas às 
atividades de uma empresa em bancos de dados, de forma
Idéias de Negócios - digitalizacao-de-documentos 43
consolidada.Design de entrada 
Modelos usados para habilitar autores para facilmente inserir 
conteúdo em um sistema customizado, baseado no tipo e 
formato do conteúdo que será inserido.DI (Document Imaging) 
É a tecnologia de GED que propicia a conversão de 
documentos do meio físico para o digital. Trata-se da tecnologia 
mais difundida do GED, muito utilizada para conversão de 
papel em imagem, através de processo de digitalização com 
aparelhos scanners.Digitalização 
Conversão de um suporte físico de dados (papel, microfilme, 
outros) para um suporte em formato digital, visando tornar 
dinâmicos o acesso e a disseminação das informações, 
mediante a visualização instantânea das imagens por diversas 
pessoas (podendo ser em localidades distintas).Disco óptico 
Mídia que aceita e retém informação na forma de marcas ou 
densidade de modulação numa camada de gravação que pode 
ser lida com um feixe de luz óptico.DM (Document 
Management) 
Gerenciamento de Documentos. É a tecnologia que permite 
gerenciar com mais eficácia a criação, revisão, aprovação e 
descarte de documentos eletrônicos. 
Dentre as suas principais funcionalidades está o controle de 
informações (autoria, revisão, versão, datas etc.), segurança, 
busca, check-in / check-out e versionamento.Documento 
digital 
Informação registrada, codificada em dígitos binários, acessível 
e interpretável por meio de sistema computacional.Documento 
eletrônico 
Informação registrada, codificada em forma analógica ou em 
dígitos binários, acessível e interpretável por meio de 
equipamento eletrônico.DVD (Digital Versatile Disc) 
Disco óptico de 120 mm no qual é possível armazenar vídeo, 
áudio, imagens e dados. Disponível nos formatos R, RW, e 
ROM.eBusiness 
Idéias de Negócios - digitalizacao-de-documentos44
Termo utilizado para identificar os negócios efetuados por meio 
eletrônico, geralmente na Internet. Muitas vezes é associado ao 
termo comércio eletrônico.ECM (Enterprise Content 
Management) 
Conjunto de tecnologias utilizadas para gerência do ciclo de 
vida das informações não-estruturadas de uma empresa, 
contemplando as fases de criação/captura,armazenamento, 
versionamento, indexação, gestão, descarte, distribuição, 
publicação, pesquisa e arquivamento. Na prática, é a mesma 
coisa que GEDEDI (Electronic Data Interchange) 
Solução para troca estruturada de informações através de 
redes de dados (internet, por exemplo)Emulação 
Estratégia de preservação digital que se baseia na utilização de 
recursos computacionais para fazer uma tecnologia atual 
funcionar com as características de uma obsoleta, aceitando as 
mesmas entradas e produzindo as mesmas saídas.Escaner / 
scanner 
Periférico de entrada que digitaliza imagens, fotos e textos 
impressos e transfere para o computador, um processo inverso 
ao da impressora.Exportação 
Processo de transferência de dados de um sistema 
informatizado para outro, podendo haver conversão.Fita 
Mídia de armazenamento magnética. Tamanhos padrão são 
8mm, 1/8 polegada, ¼ polegada, ½ polegada, 4mm DAT 
(Digital Áudio Tape) e DTL (Digital Linear Tape) em rolos ou 
cassetes.Formato de arquivo 
Especificação de regras e padrões descritos, formalmente, para 
interpretação dos bits constituintes de um arquivo digital. Os 
formatos de arquivo podem ser: 
1. aberto, quando as especificações são públicas (p. ex.: .xml, 
.html, .odf, .rtf, .txt e .png); 2. fechado, quando as 
especificações não são divulgadas pelo proprietário (p. ex.: 
.doc); 3. proprietário, quando as especificações são definidas 
por uma organização que mantém seus direitos, sendo seu uso
Idéias de Negócios - digitalizacao-de-documentos 45
gratuito ou não (p. ex.: .pdf, .jpeg, .doc e .gif); 4. padronizado, 
quando as especificações são produzidas por um organismo de 
normalização, sendo os formatos abertos e não proprietários (p. 
ex.: .xml, .pdf/A).Forms Processing - Processamento de 
formulários 
Tecnologia que possibilita reconhecer as informações e 
relacioná-las com campos em bancos de dados, automatizando 
o processo de digitação. 
Neste sistema são utilizados o ICR ( Intelligent Character 
Recognition) e OCR ( Optical Character Recognition) para o 
reconhecimento automático de caracteres.Gartner Group 
O Gartner Group é uma empresa de pesquisa e assessoria que 
ajuda mais de 10.500 empresas clientes a entender tecnologia 
e desenvolver seus negócios. Suas áreas de negócio são 
pesquisa, consultoria, métricas, eventos e 
publicações.Gerenciamento de Direitos Digitais 
Permite a distribuição segura e desabilita a distribuição ilegal 
de conteúdo não autorizado.HCR 
Tecnologia voltada ao reconhecimento de caracteres 
manuscritos para conversão em código ACSII.ICR (Intelligent 
Character Recognition) 
Reconhecimento Inteligente de Caracteres. Forma avançada de 
OCR que inclui capacidade de aprender fontes durante o 
processo ou usar o contexto para fortalecer probabilidades de 
reconhecimento correto ou reconhecer caracteres 
manuscritos.Identificador único 
Código gerado automaticamente que identifica o dossiê, 
processo ou item documental de maneira a distingui-lo dos 
demais.IDM (Integrated Document System) 
Corresponde ao Document Management, um dos componentes 
do GED.Indexação 
Definição de atributos específicos de um documento / registro 
da base de dados para facilitar a busca.Infoimagem 
Feira / congresso anual cujo objetivo é disseminar o ECM -
Idéias de Negócios - digitalizacao-de-documentos46
Enterprise Content Management e GED – Gerenciamento 
Eletrônico de Documentos e tecnologias 
associadas.Infraestrutura de chaves públicas (ICP) 
Conjunto de técnicas, práticas e procedimentos que 
estabelecem os fundamentos técnicos e metodológicos de um 
sistema de certificação digital baseado em chave pública. 
Normalmente, é constituído por uma cadeia de autoridades 
certificadoras composta pela autoridade certificadora raiz (AC 
raiz), pelas demais autoridades certificadoras (AC) e pelas 
autoridades de registro (AR).KM (Knowledge Management) 
Gestão do Conhecimento. Método e ferramentas de software 
que permitem identificar os conhecimentos da empresa para os 
organizar e divulgar.Magneto-óptico 
Gravar dados usando combinação de meios ópticos e 
magnéticos para trocar a polaridade de um campo magnético 
na mídia de gravação. Os dados podem ser apagados ou 
regravados.Marca d’água digital 
Marca que serve para distinguir uma imagem digital com 
informação sobre sua proveniência e características, utilizada 
para proteger a propriedade intelectual. 
As marcas d’água sobrepõem, no mapa de bits de uma 
imagem, um desenho complexo, visível ou invisível, que só 
pode ser suprimido mediante a utilização de um algoritmo e de 
uma chave protegida. Mensagem eletrônica 
Documento digital criado ou recebido por meio de um sistema 
de correio eletrônico. Às vezes, vem acompanhado de anexos 
que são transmitidos com a mensagem.Microfilmagem 
Sistema de gerenciamento e preservação de informações, 
mediante a captação das imagens de documentos por processo 
fotográfico.Microfilme 
(Cartão-janela, microficha, jaquetas, rolo de 16mm) – 1 - Grão 
fino de filme de alta resolução destinado a registrar imagens 
reduzidas em relação ao tamanho original. 2- Microforma no 
formato de tira ou rolo. O registro micrográfico em um
Idéias de Negócios - digitalizacao-de-documentos 47
filme.Migração 
Conjunto de procedimentos e técnicas para assegurar a 
capacidade dos objetos digitais de serem acessados apesar 
das mudanças tecnológicas. A migração consiste na 
transferência de um objeto digital: a) de um suporte que está se 
tornando obsoleto, fisicamente deteriorado ou instável para um 
suporte mais novo; b) de um formato obsoleto para um formato 
mais atual ou padronizado; c) de uma plataforma 
computacional em vias de descontinuidade para outra mais 
moderna. A migração pode ocorrer por conversão, atualização 
ou reformatação.NAS 
Pode ser parte da SAN. Armazenamento direto no Hard Disk 
ligado a rede de trabalho para possibilitar acesso à 
informação.Objeto digital 
Uma ou mais cadeias de bits que registram o conteúdo do 
objeto e de seus metadados associados. A anatomia do objeto 
digital é percebida em três níveis: 1. nível físico – refere-se ao 
objeto digital enquanto fenômeno físico que registra as 
codificações lógicas dos bits nos suportes. Por exemplo, no 
suporte magnético, o objeto físico é a sequência do estado de 
polaridades (negativa e positiva) e, nos suportes ópticos, é a 
sequência de estados de translucidez (transparência e 
opacidade); 2. nível lógico – refere-se ao objeto digital como um 
conjunto de sequências de bits, que constitui a base dos 
objetos conceituais; 3. nível conceitual – refere-se ao objeto 
digital que se apresenta de maneira compreensível para o 
usuário, como, por exemplo, o documento visualizado na tela 
do computador. OCR (Optical Character Recognition) 
Tecnologia para reconhecer caracteres a partir de um arquivo 
de imagem ou mapa de bits. Através do OCR é possível 
digitalizar uma folha de texto impresso e obter um arquivo de 
texto editável.O&M (Organização e Métodos) 
Área clássica da administração que lida com um conjunto de 
técnicas que tem como objetivo principal aperfeiçoar o
Idéias de Negócios - digitalizacao-de-documentos48
funcionamento das organizações.OMR (Optical Mark 
Recognition) 
Reconhecimento Óptico de Marca. Detecta presença ou 
ausência de marcas em áreas definidas, usado para processar 
questionários, testes padronizados etc.PDF (Portable 
Document Format) 
É um formato de arquivo, desenvolvido pela Adobe Systems, 
para representar documentos de maneira independente do 
aplicativo, do hardware e do sistema operacional usados para 
criá-los.Personalização 
Relaciona o conteúdo ao indivíduo.PKI 
Habilita a troca segura de conteúdo através do uso de um par 
de chaves pública e privada criptografada, obtida por 
autoridade confiável.RAID (Redundant Array of Independent 
Drives) 
Conjunto Redundante de Discos Independentes ou também 
Conjunto Redundante de Discos Econômicos. É um meio de se 
criar um sub-sistema de armazenamento composto por vários 
discos individuais, com a finalidade