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PDCA: MANUAL DE APLICAÇÃO DO MÉTODO EM SEUS PROJETOS QUAIS SÃO OS CUIDADOS NECESSÁRIOS NA APLICAÇÃO DO PDCA? ........................................14 MÃO NA MASSA: COMO IMPLEMENTAR O CICLO PDCA NA MINHA EMPRESA? ...................18 CONCLUSÃO ...............................................................21 SOBRE A PROJECT BUILDER .................................. 22 INTRODUÇÃO ...............................................................3 COMO SURGIU O CICLO PDCA? ................................ 4 PDCA: CONCEITO OU MÉTODO? ...............................6 QUAL É A IMPORTÂNCIA DO PDCA PARA O SISTEMA DE GESTÃO? .................................7 PASSO A PASSO DO PDCA: QUAIS SÃO ELES? ...... 11 3 INTRODUÇÃO Introdução Como a sua empresa otimiza rotinas e serviços? Ao longo das últimas décadas, uma série de estratégias foram criadas por especialistas para garantir que negócios tivessem mecanismos inteligentes para solucionar problemas e gerar uma rotina de trabalho de alta performance. Uma das mais famosas é o PDCA. Esse ciclo de análise, mitigação e correção de problemas é utilizado em todo o planeta como uma forma de manter organizações livres de fatores que possam prejudicar a sua performance. Portanto, conhecê-lo é um fundamental para gerar mais performance para o negócio a médio e longo prazo. Neste e-book, vamos apresentar o PDCA e a sua importância para a otimização dos processos corporativos. Além disso, demonstraremos como ele pode ser aplicado no seu negócio e algumas boas práticas para que isso seja feito da melhor forma possível. Boa leitura! 4 COMO SURGIU O CICLO PDCA? Como surgiu o ciclo PDCA? O PDCA (sigla para Plan, Do, Check and Act ou, em português, Planejar, Executar, Verificar e Agir) é um método de ação que data do século XVII. Descrito pelo filósofo francês René Descartes, o PDCA era visto como uma forma de otimizar a resolução de problemas por meio de uma rotina racional de processos. No ambiente corporativo, o PDCA ganhou força e popularidade a partir da década de 1950 por meio do trabalho do estatístico americano Edward Deming, que auxiliou o Japão no período pós-guerra. Aplicando os conceitos básicos do PDCA, Deming conseguiu criar uma forma de identificar a origem de falhas e traçar um plano de ações que garanta a sua resolução da melhor forma possível. Assim, empresas e organizações conseguem manter um fluxo de melhorias contínuas no seu ambiente de trabalho para gerar processos de alta performance e qualidade. projectbuilder.com.br 5 COMO SURGIU O CICLO PDCA? 6 PDCA: CONCEITO OU MÉTODO? PDCA: conceito ou método? O PDCA pode ser compreendido como um conceito e como um método. Assim, a ideia do PDCA como um mecanismo de resolução de problemas de forma racional pode ser compreendida como um conceito. Em outras palavras, ele seria uma orientação sobre como a empresa pode atacar os seus problemas e solucioná-los da melhor forma. Os processos que envolvem o PDCA também podem ser vistos como métodos. Nesse caso, a ideia está relacionada diretamente às quatro etapas de verificação, ação, planejamento e correção de problemas. Ou seja, o PDCA passa a ser o ciclo de ações específicas utilizadas para atingir maior qualidade no ambiente corporativo. 7 QUAL É A IMPORTÂNCIA DO PDCA PARA O SISTEMA DE GESTÃO? Qual é a importância do PDCA para o sistema de gestão? No ambiente corporativo, o PDCA pode ter um papel fundamental. Ele fornece a gestores as bases para criarem rotinas e procedimentos que facilitam a otimização contínua do ambiente de trabalho e dos serviços do empreendimento. 8 QUAL É A IMPORTÂNCIA DO PDCA PARA O SISTEMA DE GESTÃO? ORIENTAÇÃO CLARA AOS COLABORADORES DAS ATIVIDADES O PDCA busca a criação de um plano de ações prático e inteligente. O negócio, portanto, poderá dar aos seus colaboradores uma orientação clara sobre tudo o que será feito para eliminar e evitar a repetição de problemas no seu dia a dia. Nesse sentido, a comunicação será um ponto-chave. É importante que gestores saibam traçar planos e demonstrar para cada profissional os melhores caminhos para atingir os resultados esperados. Assim, conflitos são evitados e a empresa terá mais facilidade para eliminar problemas. Entre as principais razões para investir nessa ferramenta, destacamos: ELIMINAÇÃO DE ERROS NOS PROCESSOS DE TRABALHO O principal objetivo do PDCA é criar mecanismos para que a empresa possa otimizar os seus processos e eliminar erros. Quando a companhia aplica esse método em uma área com baixa performance, o gestor conseguirá identificar os fatores que contribuem negativamente para que os resultados esperados sejam alcançados. Assim, a empresa pode manter-se com alto nível de performance e competitividade. 9 QUAL É A IMPORTÂNCIA DO PDCA PARA O SISTEMA DE GESTÃO? A aplicação contínua do PDCA no ambiente corporativo amplia o alinhamento dos setores durante a execução das rotinas internas. Além disso, ele dá as bases para que o gestor faça o monitoramento contínuo dos resultados e da performance de cada área. ALINHAMENTO DE MONITORAMENTO DOS PROCESSOS COM RESULTADOS ESPERADOS A partir do momento em que a empresa tem um plano de ações bem estruturado, os processos tornam-se mais padronizados e eficazes. 10 QUAL É A IMPORTÂNCIA DO PDCA PARA O SISTEMA DE GESTÃO? OTIMIZAÇÃO CONTÍNUA DOS PROCESSOS DA EQUIPE Os processos de gestão corporativa sempre devem passar por um melhoramento contínuo. Com o PDCA, efetuar isso torna-se muito mais simples. Ao aplicar esse método, o gestor efetuará, de maneira inovadora e contínua, a avaliação da performance do negócio. Isso será crucial para que o empreendimento possa manter um nível de qualidade interno elevado, mesmo em momentos de alta demanda. 11 PASSO A PASSO DO PDCA: QUAIS SÃO ELES? Passo a passo do PDCA: quais são eles? O PDCA tem como base quatro etapas. Cada uma delas auxilia a empresa a identificar um problema e a traçar uma meta para a sua resolução. São elas: PLANEJAR A etapa de planejamento é aquela em que o negócio identifica e prepara quais serão as ações necessárias para solucionar o seu problema. Diante disso, ela é crucial para que o negócio possa atingir os seus objetivos sem grandes custos ou dificuldades. O primeiro passo dessa etapa é rastrear exatamente o que impede o negócio de atingir os seus objetivos e a sua origem. Levante dados sobre como e quando a situação começou a ocorrer. Verifique se mudanças foram feitas na rotina de trabalho ou na estrutura corporativa para identificar as origens do problema com mais precisão. Assim que a falha for identificada, o negócio poderá planejar um plano de ação para atacá- la. Ele deve envolver uma descrição precisa de todas as etapas que serão necessárias para atacar o erro, os profissionais envolvidos, as metas e os prazos. Dessa forma, a companhia conseguirá planejar- se com mais inteligência e eficácia. 12 PASSO A PASSO DO PDCA: QUAIS SÃO ELES? EXECUTAR Na etapa de execução, o plano de ação é colocado em prática. Se houver a necessidade, a companhia poderá efetuar mudanças durante a execução das atividades de mitigação, garantindo que os times tenham uma maior capacidade de eliminar o problema rapidamente. Portanto, nesse momento é importante ser flexível e capaz de enfrentar imprevistos. 13 PASSO A PASSO DO PDCA: QUAIS SÃO ELES? Existem pontos que ainda necessitam de melhorias? Algum dos processos pode ser replicado em outras áreas? Saber tais fatores é fundamental para que a companhia possa otimizar com mais eficácia assuas rotinas a médio e a longo prazo. Comunique a todos os profissionais que estiveram envolvidos os acertos e erros que surgiram. Se possível, indique a melhor forma de executar mudanças em situações semelhantes. VERIFICAR Para garantir que tudo deu certo, a empresa deve mensurar os resultados do plano de ação. Com o apoio de indicadores e ferramentas de monitoramento, o empreendimento pode avaliar se os objetivos foram alcançados e quais ações não foram capazes de atingir as suas metas. Assim, as chances de que problema persista cairão bastante. AGIR Uma vez que todas as etapas anteriores tenham sido executadas, a empresa deverá fazer uma análise completa dos erros, resultados e aprendizados do plano de ações. QUAIS SÃO OS CUIDADOS NECESSÁRIOS NA APLICAÇÃO DO PDCA?14 Quais são os cuidados necessários na aplicação do PDCA? Independentemente do perfil do negócio, é importante que o gestor tome alguns cuidados ao aplicar o PDCA no ambiente corporativo. Mantendo a atenção voltada para alguns fatores, as chances de que essa estratégia chegue os resultados esperados são maximizadas. 15 QUAIS SÃO OS CUIDADOS NECESSÁRIOS NA APLICAÇÃO DO PDCA? CRIAR MECANISMOS DE SUPERVISÃO DOS PROCEDIMENTOS Para garantir que o PDCA tenha atingido os resultados esperados e o negócio possa ter melhores resultados, também é importante investir em mecanismos de supervisão. Eles proporcionarão ao gestor uma visão mais abrangente sobre todos os resultados atingidos e, com isso, ele poderá fazer uma avaliação precisa sobre como o PDCA afetou os resultados do negócio. Se os procedimentos envolvem uma infraestrutura de TI, por exemplo, a companhia pode aplicar o PDCA com o apoio de soluções de monitoramento de performance. Portanto, sempre que for executar o ciclo PDCA, procure: DOCUMENTAR TODO O PROCESSO A documentação de rotinas é uma estratégia que pode ser aplicada em vários momentos do dia a dia empresarial. Manter registros sobre como um projeto é executado, os erros, procedimentos padrões e resultados esperados será fundamental para o planejamento de cada ação futura do negócio. A companhia terá uma base de partida para os seus processos de tomada de decisão e conseguirá avaliar o resultado dos procedimentos com mais transparência. Além disso, erros serão menos frequentes, uma vez que o alinhamento de atividades será muito maior. 16 QUAIS SÃO OS CUIDADOS NECESSÁRIOS NA APLICAÇÃO DO PDCA? Já nos casos em que a empresa está otimizando processos internos, indicadores de performance podem ser criados para que o gestor possa verificar o desempenho de times de forma contínua com alta precisão e efetuar as mudanças necessárias. projectbuilder.com.br 16 QUAIS SÃO OS CUIDADOS NECESSÁRIOS NA APLICAÇÃO DO PDCA? QUAIS SÃO OS CUIDADOS NECESSÁRIOS NA APLICAÇÃO DO PDCA?17 FAZER SEM O PLANEJAMENTO ADEQUADO O planejamento dos processos é outro ponto importante para que o negócio possa aplicar o ciclo PDCA corretamente. Sem uma rotina de ações bem traçada, os profissionais terão dificuldades para identificar o que pode ser feito para otimizar os processos e eliminar os erros. Crie estratégias de ação objetivas e deixe todos a par. NÃO DOMINAR OS MÉTODOS O domínio das estratégias utilizadas para solucionar os problemas também é importante. Antes de executar uma nova rotina ou efetuar uma grande mudança nos métodos de trabalho da empresa, treine os profissionais para que eles possam integrar os processos ao seu fluxo de trabalho com mais facilidade. Assim, a empresa reduz prazos e evita erros. 18 MÃO NA MASSA: COMO IMPLEMENTAR O CICLO PDCA NA MINHA EMPRESA? Mão na massa: como implementar o ciclo PDCA na minha empresa? Além dos pontos levantados acima, existem vários detalhes que envolvem a implementação do ciclo PDCA no ambiente corporativo. A correta execução de cada rotina garantirá que o negócio obtenha os resultados esperados e possa mitigar todos os seus problemas com mais precisão. Na etapa de planejamento, por exemplo, o gestor deve focar na análise de dados. Informações sobre o histórico de funcionamento de um dispositivo ou dos resultados de um setor precisam ser cruzados com registros de alterações, dando uma visão mais ampla sobre como cada estratégia afeta os resultados da empresa. Assim, a companhia conseguirá criar ações realmente efetivas para atacar os seus problemas. Estratégias como o brainstorming também podem ser utilizadas. Cruzando conhecimentos e trabalhando as falhas de maneira colaborativa, o empreendimento pode atacar os seus problemas de uma maneira mais inovadora e impactante. 19 MÃO NA MASSA: COMO IMPLEMENTAR O CICLO PDCA NA MINHA EMPRESA? Além disso, a coleta de dados sobre os resultados de cada etapa deve ser contínua e prosseguir após o fim do ciclo PDCA. Dessa forma, a companhia poderá verificar se todos os objetivos foram atingidos e se erros ocorreram. Sempre que erros ocorrerem, o ciclo deve ser retomado. Na execução das ações, é importante ter disciplina. Um bom planejamento dará a todos os envolvidos no ciclo PDCA a capacidade de atacar o problema com mais agilidade. Os processos serão mais eficazes e com menos erros, aumentando as chances de que tudo dê certo. 20 MÃO NA MASSA: COMO IMPLEMENTAR O CICLO PDCA NA MINHA EMPRESA? Porém, é importante que, após a última etapa, a retomada seja feita com uma análise do que ocorreu de errado e quais as alterações devem ser feitas para atingir os resultados esperados no futuro. Assim, o negócio conseguirá eliminar abordagens ineficazes e focar naquilo que é capaz de atingir diretamente o problema da empresa. O engajamento será crucial. É importante que todos estejam motivados para trabalhar lado a lado na resolução de problemas e na busca pela melhoria contínua dos processos. Portanto, mantenha uma comunicação aberta e trabalhe para manter os times integrados. Assim, a empresa terá menos dificuldades para executar o ciclo PDCA e atingir as suas metas de médio e longo prazo. 21 CONCLUSÃO Conclusão A otimização de rotinas é algo que faz parte do dia a dia de qualquer empresa. Com mecanismos de gestão e processos de alta qualidade, o negócio pode atacar falhas com mais eficiência, evitar erros e gerar mais competitividade. Além disso, profissionais passam a ter mais flexibilidade para trabalhar e evitar atrasos ou quedas de performance. Nesse sentido, o investimento no ciclo PDCA dá ao negócio a capacidade de atacar as suas principais falhas com alta precisão. O gestor poderá criar um fluxo de melhorias contínuas, sem que erros sejam ignorados e, a longo prazo, causem um grande impacto na lucratividade do empreendimento. Além disso, a companhia terá serviços de maior qualidade — algo crucial para manter-se competitivo em um mercado como o brasileiro. Sobre a Project BuilderSobre a Project Builder Há mais de 15 anos no mercado, a Project Builder tem como objetivo ajudar empresas de diversos portes a entender e aproveitar os benefícios da Gestão de Projetos, conseguindo assim atingir a alta performance em seus negócios. Para isto, trabalhamos de três formas principais: 1. Nossa solução, o Project Builder, foi testado e aprovado por milhares de gerentes de projetos e, por isso, se tornou uma plataforma indispensável para o ganho de eficiência e para a alta performance em projetos. 2. Temos uma metodologia passo a passo de implementação da Gestão de Projetos. Oferecemos pacotes de consultoria baseadas nesta metodologia para o uso efetivo do Project Builder. 3. Produzimos muito conteúdo educativo na área de Gestão de Projetos, Estratégiae Negócios. Eles são disponibilizados como posts no Blog e como eBooks, templates e webinars na Academia Project Builder. 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