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RESUMO ADMINISTRAÇÃO - Controle

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CONTROLE
CONCEITO
“Processo de ASSEGURAR a realização dos objetivos
e de identificar a necessidade de modificá-los”
“Processo pelo qual os administradores asseguram que
os recursos sejam obtidos e usados eficaz e eficientemente.”
“Espinha dorsal do exercício de gestão.”
PRINCÍPIOS (URWICH)
• responsabilidade
• evidência
• uniformidade
• comparação
• utilidade
*para ser eficiente, o controle tbm precisa ser flexível
OBJETIVOS
Como objetivos, o controle pode ter vários, como promover o indivíduo bem avaliado, identificar desvios para corrigir, dar um incentivo salarial, adequar o indivíduo ao cargo, mas o objetivo do controle nunca deve ser a punição, apesar de ser muito utilizado na prática. A punição é a última estratégia da medida disciplinar.
TIPOS DE CONTROLE
QUANTO AOS NÍVEIS
	Estratégico
	Tático
	Operacional
	Balanços e Relatórios financeiros
	Controle orçamentário e
Contabilidade de custos
	Controle de Estoques,
de Qualidade,
da Melhoria contínua (PDCA)
	SINTÉTICO, GENÉRICO
	
	ANALÍTICO, ESPECÍFICO, DETALHADO
GESTÃO ECONÔMICA X FINANCEIRA
• Gestão Econômica = visão do todo
• Gestão Financeira = problemas mais específicos como caixa e liquidez
(recursos, fundos, decisões financeiras...)
CONTROLE TÁTICO
	Centralização
	Descentralização
	Tipo de Padrão
	Frequência de Avaliação
	Tipo de Padrão
	Frequência de Avaliação
	Padrões detalhados de como o trabalho deve ser realizado e sobre quais são os resultados esperados
	Diária e detalhada
com horários definidos e
resultados alcançados
	Resultados finais globais
e indicadores de possíveis desvios ou variações
	Mensal e genérica
p/ resultados principais
Semestral ou anual
p/ resultados globais
QUANTO AO MOMENTO
• Anterior / Prévio / Pré-controle
	Feedforward (olha pra frente)
	Ex ante
	Ex: Plano Estratégico (já tem mecanismos que preveem o controle)
• Concomitante / Simultâneo
	Observação
	Acompanhamento
	Controle / Comparação do Desempenho do DESEMPENHO
	“o controle de qualidade na produção, de forma interna,
envolve os processos de verificação de materiais, produtos e serviços.”
• Posterior
	Feedback (olha pra trás)
	Ex post
	Pós-ação
	de output
	Controle / Comparação do Desempenho dos RESULTADOS
“Para que a comparação do desempenho seja feita por resultados,
é condição obrigatória que a operação tenha sido concluída.”Parte superior do formulário
QUANTO ÀS ESFERAS
	Controle
	
	
	Formal
	1º ordem
	Superior (recompensas, punições...)
	
	Técnico
	2º ordem
	Tecnologia (esteiras, relógios...)
	
	Social
	3° ordem
	Comportamento do Grupo
	
QUANTO AO CONTEXTO DE CADA EMPRESA
• Familiar = mais informal e centralizado (empresas pequenas)
• Burocrático = formal, centralizado e c/ base em normas rígidas (ambientes pouco competitivos)
• Por resultados = descentralizado, c/ informações gerenciais (ambientes muito competitivos)
• Ad hoc = mecanismos não-formais que promovam o autocontrole (ambientes dinâmicos e complexos)
PROCESSO DE CONTROLE
 Melhoria Contínua (Kaizen)
1. Definir objetivos e padrões
2. Mensurar / Medir o desempenho
3. Comparar
4. Corrigir (ação corretiva)
 Também busca a lógica pra fazer certo desde a primeira vez (e depois ir melhorando)
CICLO PDCA
• PLAN = planejar meta e método
• DO = executar, treinar
• CHECK/CONTROL = verificar, controlar, comparar
• ACT = agir, melhorar
*as ações corretivas e aprimoramentos
acontecem na fase de ACT e na fase de PLAN
da fase seguinte (já vou planejar com melhorias)
 Também conhecido como
Ciclo de Deming ou Ciclo de Shewhart
“O Ciclo de Deming, originalmente desenvolvido por Shewart,
é aplicável tanto para gerenciar rotinas quanto para subsidiar processos de gerenciamento de projetos.”
 Não garante que o planejado será seguido ou que serão alcançados os objetivos, apenas garante
que as realizações serão eficazes e atuais (pois vou ajustando a cada ciclo – melhoria contínua)
CICLO DMAIC
- Definir
- Medir
- Analisar
- Implementar
- Controlar
• Capacitação das equipes: Black Belts (faixas pretas)
CARACTERÍSTICAS DE UM CONTROLE EFICAZ
 Orientação estratégica para resultados
deve apoiar planos estratégicos e focalizar as atividades essenciais
que fazem a real diferença para a organização.
 Compreensão
deve apoiar o processo de tomada de decisões apresentando dados compreensíveis
(deve evitar relatórios complicados e estatísticas enganosas)
INDICADORES DE DESEMPENHO
- Tanto pra produção efetiva dos resultados
- Quanto pra observância de padrões
“Não são medidas DIRETAS de qualidade,
mas são sinalizadores de problemas específicos”
 De Resultado
	Eficiência = boa utilização dos recursos (indicador de processo) + ligado ao OPERACIONAL
				“fazer direito”
- fazer as coisas de maneira adequada
- resolver os problemas que surgem
- reduzir os custos
	Eficácia = alcance das metas (indicador de produto) + ligado ao ESTRATÉGICO
		 “fazer o certo”
- obter os resultados esperados e estabelecdos no planejamento
- aumentar o lucro da empresa
- medida do RENDIMENTO GLOBAL de uma empresa
		eficácia gerencial = quando o gerente alcança as metas/objetivos
			x
		eficácia organizacional = quando a empresa alcança
Eficácia depende de 2 aspectos:
• capacidade p/ identificar as oportunidades e necessidades no ambiente organizacional
• flexibilidade e adaptabilidade da organização.
	Efetividade = impacto/efeito gerado, atendimento das expectivas (indicador de impacto)
		*outro conceito de efetividade = eficiência + eficácia
		*CCV = grau de qualidade do resultado obtido
*Situações Hipotéticas da Questão
O custo por atividade tem que ser até 10
Se dois funcionários conseguem fazer a 9 e a 8, respectivamente
Os dois foram eficientes – mas um foi mais que o outro
O prazo da atividade é até dia X
Se dois funcionários entregam 1 e 2 dias antes, respectivamente
Os dois foram eficazes – mas um foi mais que o outro
“É mais fácil ser eficaz quando se ignora a eficiência, ou seja,
é muito mais fácil alcançar meus objetivos se posso ignorar a economia dos recursos.”
 De Esforço
	Economicidade = boa utilização dos recursos,
reduzindo custos sem prejudicar a qualidade
	Execução = boa realização de acordo com o planejamento
	Excelência = conformidade com os padrões de qualidade
 Complexidade
	Quantitativos: + simples, + baratos
	Qualitativos: + criativos, + caros
 De acordo com os Níveis
	Macro = nível estratégico (o quanto a empresa está perto da sua visão)
	Intermediários = nível tático
	Elementares = nível operacional
OUTROS EXEMPLOS DE INDICADORES
10 indicadores de desempenho de processos
de eficiência = fazer da melhor maneira
de eficácia = atingimento dos resultados
de capacidade = relação entre a quantidade produzida e o tempo
de produtividade = relação entre saídas e recursos usados
de qualidade = relação entre as saídas totais e as saídas adequadas ao uso
de lucratividade = relação entre o lucro e as vendas totais
de rentabilidade = relação entre o lucro e o investimento feito
de competitividade = relação com a concorrência
de efetividade = conjugação de eficiência e eficácia
de valor = relação entre o valor recebido e o despendido
FATORES DE PRODUTIVIDADE (INFLUENCIAM A PRODUTIVIDADE)
a relação do capital-trabalho
a escassez de alguns recursos
mudanças na mão de obra
inovação e tecnologia
restrições legais
fatores gerenciais e qualidade de vida
ASPECTOS MAIS FOCALIZADOS P/ MEDIÇÃO DO DESEMPENHO ORGANIZACIONAL
 Lucratividade
 Competitividade
 Eficiência
CARACTERÍSTICAS DOS INDICADORES
- Adaptabilidade / Flexibilidade
- Representatividade (cobre etapas mais importantes e críticas)
- Simplicidade
- Rastreabilidade (fácil de obter a origem dos dados)
- Disponibilidade (fácil de acessar pra coletar)
- Sensibilidade (reflete as mudanças que ocorre)
- Economia
- Instantaneidade (característica de um controle efetivo)
- Praticidade
- Estabilidade
	(Permanecem ao longo do tempo)
	Novos indicadores não precisam ser criados constantemente
FAIXA DE ACEITAÇÃO
*Padrão de desempenho = o que é esperado, planejado
*Medida de