Matriz GUT

Prévia do material em texto

MATRIZ GUT 
 
1. Introdução 
Grande parte dos esforços para o sucesso de uma organização está 
concentrada na atividade de gestão, que visa proporcionar à instituição, pública ou 
privada, de qualquer natureza, o direcionamento assertivo de recursos humanos e 
materiais, para obtenção dos resultados esperados. 
Para tanto, existem disponíveis uma série de ferramentas, instrumentos e 
metodologias que auxiliam nos diversos aspectos da gestão, como por exemplo o 
planejamento estratégico, que busca agir na prevenção de possíveis problemas. No 
que diz respeito à solução de problemas, está à disposição a ferramenta de 
priorização baseada no método GUT (Gravidade, Urgência, e Tendência), criada em 
1965 pelos pesquisadores americanos Charles H. Kepner e Benjamin B. Tregoe, 
com o objetivo de orientar a tomada de decisões sobre a resolução de problemas 
dentro de uma organização na fase de planejamento, tema do presente trabalho. 
A metodologia GUT consiste, basicamente, em definir prioridades para os 
problemas, baseado nos conceitos de Gravidade, Urgência e Tendência, de forma 
sistematizada e bem direcionada, evitando tomadas de decisões aleatórias, prática 
extremamente nociva para a saúde da instituição. 
A Matriz GUT é um instrumento prático, de simples aplicação, que pode ser 
utilizada em conjunto com outras ferramentas de gestão, ou de maneira isolada, em 
diversos tipos de organizações, inclusive para tarefas pessoais. Possibilita ao gestor 
atuar de maneira direcionada para atingir os objetivos desejados pela empresa. 
 
2. Histórico 
 
O método GUT é parte da metodologia ​Rational Thinking​, proposta pelos 
pesquisadores americanos Charles H. Kepner e Benjamin B. Tregoe, inicialmente no 
livro ​The Rational Manager (KEPNER; TREGOE, 1965) como parte de uma das 
fases da análise da situação para resolução de problemas e tomada de decisões. 
 
Em 1958, os pesquisadores Charles Kepner e Benjamin Tregoe trabalhavam 
na RAND Corporation em um projeto de melhoria de sistema de radares da 
força aérea americana. Por seis meses eles acompanharam um grupo de 
profissionais e notaram alguns padrões de comportamento em oficiais de 
 
comando quando deparados com problemas complexos ou forçados a tomar 
decisões difíceis. Após extensa pesquisa surgiu o Kepner-Tregoe (K-T) 
Rational Thinking, uma abordagem organizada em quatro processos para a 
resolução de problemas e tomada de decisões.(BARBIERI, 2015) 
 
Kepner e Tregoe (1965) definem dois pontos principais na análise de 
problemas: todo problema é um desvio do padrão de performance esperado; 
mudanças, de qualquer tipo, são sempre a causa do problema. A partir desses dois 
pontos, os autores identificaram 7 conceitos para análise do problema (Figura 1) e 7 
conceitos para a tomada de decisão (Figura 2) que formam um ciclo de 4 fases 
(Figura 3): análise do problema; tomada de decisão; análise de problemas em 
potencial (após a tomada de decisão); direção e controle. 
 
Figura 1: conceitos para análise do problema Figura 2: conceitos para tomada de decisão 
 
Fonte:Kepner, Tregoe (1965) Fonte: Kepner, Tregoe (1965) 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Figura 3: sequência de ações para análise do problema e tomada de decisões 
 
Fonte: Kepner, Tregoe (1965) 
 
A definição de prioridades (gravidade, urgência e tendência) acontece logo na 
primeira fase, durante a análise e definição do problema: 
 
O administrador reconhece o desvio quando ele reconhece uma variação 
inesperada entre o que está acontecendo e o que deveria acontecer. [...] Ele 
não deve ter esperanças de que vai conseguir resolver todos ou vários dos 
problemas simultaneamente. Para isso, deve definir um sistema de 
prioridades que o ajude a decidir qual desvio irá enfrentar primeiro. (KEPNER; 
TREGOE, 1965, p.40-41, tradução nossa) 
 
3. Conceito e definição 
 
A Matriz de Priorização GUT (Gravidade, Urgência, e Tendência) consiste 
em uma ferramenta, ou metodologia, de Qualidade, utilizada no contexto da Solução 
de Problemas, tendo como objetivo a priorização de situações que levem a uma 
tomada de decisão que culmine em ações corretivas e preventivas. É um 
instrumento complementar que está ligado de maneira intrínseca a fase de Planejar 
do ciclo PDCA. 
A fase de planejar do ciclo PDCA contém as seguintes etapas: 
 
● Identificação 
● Análise das causas 
● Buscas alternativas 
● Busca de referenciais 
● Planos de ação 
● Indicadores 
 
Utilizada para questões como Solução de problemas, estratégias, 
desenvolvimento de projetos, tomada de decisões, a Matriz Gut possui as seguintes 
vantagens (Sotille, 2014): 
 
● Permite a alocação de recursos nos tópicos considerados mais 
importantes; 
● Contribui para a elaboração de um planejamento estratégico; 
● É de simples implementação; 
● Pode ser utilizada para a classificação de assuntos diversos; 
● É útil para o planejamento de atividades que devem ser realizadas num 
determinado período. 
 
Os campos de análise dessa metodologia consistem no conteúdo que sua 
sigla abrevia, ou seja, Gravidade, Urgência e Tendência. O primeiro campo, 
Gravidade, engloba a intensidade dos danos que um problema pode desencadear 
caso ações corretivas e preventivas não sejam tomadas; o segundo, Urgência, 
define o tempo de eclosão em que os danos ocorreram caso nenhuma ação seja 
tomada, e em consequência, o espaço de tempo em que as ações corretivas devam 
ser aplicadas; por fim, o terceiro campo, Tendência, prevê o desenvolvimento do 
problema em face da ausência de ação. 
Esses três campos são definidos em escalas de 1 a 5, como apontam os 
seguintes quadros: 
 
Quadro 1: Escalas do Campo de Análise G - Gravidade 
 
Fonte: Sotille (2014, p.2) 
 
Quadro 2: Escalas do Campo de Análise U - Urgência 
Fonte: Sotille (2014, p.2) 
 
Quadro 3: Escalas do Campo de Análise T - Tendência 
 
GRAVIDADE 
1 = SEM GRAVIDADE (dano mínimo) 
2 = POUCO GRAVE (dano leve) 
3 = GRAVE (dano regular) 
4 = MUITO GRAVE (grande dano) 
5 = EXTREMAMENTE GRAVE (dano gravíssimo) 
URGÊNCIA 
1 = longuíssimo prazo (dois ou mais meses) - NÃO HÁ PRESSA 
2 = longo prazo (um mês) - PODE AGUARDAR 
3 = prazo médio (uma quinzena) - O MAIS CEDO POSSÍVEL 
4 = curto prazo (uma semana) - COM ALGUMA URGÊNCIA 
5 = imediatamente (está ocorrendo) - AÇÃO IMEDIATA 
TENDÊNCIA 
1 = Desaparece ou NÃO VAI PIORAR, PODENDO ATÉ MELHORAR 
2 = reduz-se ligeiramente ou VAI PIORAR EM LONGO PRAZO 
3 = permanece ou VAI PIORAR EM MÉDIO PRAZO 
4 = aumenta ou VAI PIORAR EM POUCO TEMPO 
5 = piorar muito ou VAI PIORAR IMEDIATAMENTE 
Fonte: Sotille (2014, p.3) 
 
O cálculo GUT (= G x U x T), posteriormente e a partir da designação dos 
pontos atribuídos com base na escala, irá indicar maior ou menor prioridade da 
situação em voga. Além disso, é requerido o uso de um formulário, a MATRIZ GUT, 
que possui cinco colunas onde serão dispostas as pontuações designadas ao 
problema/atividade analisado e o produto dessa análise, que será o resultado do 
cálculo GUT (Sotille, 2014): 
 
● PROBLEMA: denominação resumida da atividade, do problema ou desafio a 
enfrentar; 
● GRAVIDADE: coluna destinada a receber avaliação e pontuação quanto a 
gravidade; 
● URGÊNCIA: coluna destinada a receber a avaliação e pontuação quanto à 
urgência daatividade 
● TENDÊNCIA: coluna destinada a receber avaliação e pontuação quanto à 
tendência da atividade; 
● GUT: coluna que contém o produto das avaliação G, U e T. 
 
4. Modo de aplicação 
Tendo em mente que a Matriz GUT é uma ferramenta de tomada de decisão 
que auxilia na fase de planejamento, será explicado a seguir como colocar em 
prática e usar de maneira eficaz essa ferramenta. 
 
4.1. Primeiro passo 
O primeiro passo a ser realizado é listar os problemas e/ou atividades a serem 
analisadas e classificadas nos graus descritos acima. Junte sua equipe de 
planejamento e liste de forma sistemática todas as atividades que deverão constar 
no planejamento, evite fazer isso sozinho, com toda a equipe reunida as chances de 
deixar passar alguma atividade/problema são muito menores. 
A seguir será elaborada uma matriz GUT de início de semestre, a lista parcial 
ficaria assim: 
Problemas do Semestre 
 
1. Prova de Catalogação III 
2. Prova de Gestão Eletrônica de Documentos 
3. Seminário de Gestão de Unidades 
4. Prova de Indexação e Resumos 
5. Trabalho Final de Catalogação III 
6. Trabalho Final de Gestão de UI 
 
4.2. Segundo passo 
Nessa parte do processo de elaboração da matriz, deverá ser atribuída uma 
“​nota​” para cada um dos elementos que constituem a matriz GUT, Gravidade, 
Urgência e Tendência. 
 
Fonte: ​https://uvagpclass.wordpress.com/2017/09/11/matriz-gut-por-que-usar-essa-ferramenta/ 
 
 
4.3. Terceiro passo 
Com todos os problemas listados e as notas atribuídas, o cálculo do grau 
crítico deverá ser realizado multiplicando cada nota dos elementos. 
No quadro abaixo segue o exemplo com os problemas, as notas atribuídas e o 
cálculo do grau crítico devidamente realizado: 
 
 
https://uvagpclass.wordpress.com/2017/09/11/matriz-gut-por-que-usar-essa-ferramenta/
fonte:​ elaborado pelos autores. 
 
 
Com a matriz completa a equipe de planejamento tem as prioridades definidas 
e a ordem de tomada de decisão fica clara para o início das ações. “Com o resultado 
da matriz GUT é possível sabermos a prioridade de cada processo, ou seja, o 
impacto que cada processo tem na organização”. (Danini, 2018, p. 72) 
A matriz GUT pode ser aplicada juntamente com outras ferramentas, como 
exemplo o Gráfico de Pareto, ou aplicada sozinha, em ambos os casos é uma 
ferramenta prática e de fácil aplicação. 
 
5. Aplicação em Unidades de Informação 
 
Segundo Behr, Moro e Estabel 2008, as ferramentas de gestão “auxiliam o 
bibliotecário a planejar, organizar e avaliar seus serviços, apresentando resultados 
que indiquem qualidade nos serviços prestados”. Abaixo, apresenta-se dois 
exemplos de aplicação da ferramenta Matriz GUT, que permite analisar os 
problemas encontrados na instituição, e quais necessitam de maior atenção e/ou 
devem ser resolvidos com maior urgência. os exemplos focam e um problema geral 
das unidades, dividindo-o em material, método, mão de obra e máquina. 
 
Problemas  Gravidade 
(G) 
Urgência 
(U) 
Tendência 
(T) 
Grau 
Crítico 
(​GxUxT) 
Prioridade 
P. 1 Catalogação III  5 5 5 125 1º 
P.1 GED  4 5 5 100 2º 
Seminário Gestão de 
UI  3 5 5 75 4º 
P.1 Indexação e 
Resumos  4 4 5 80 3º 
T.F. Catalogação III  5 2 5 50 5º 
T.F. Indexação e 
Resumos  3 2 5 30 6º 
O primeiro exemplo é da biblioteca de um instituto para cegos da cidade de 
João Pessoa, na Paraíba. A matriz foi construída por uma bibliotecária que, na 
época, realizava um projeto de extensão na unidade. 
 
A biblioteca escolar tem a dependência administrativa ligada a uma 
organização não-governamental, sem fins lucrativos que presta serviços 
relevantes no âmbito da educação, reabilitação, iniciação desportiva, 
cultural, pré-profissionalização e socialização de pessoas cegas e com 
deficiência visual. Mantém-se como uma escola especializada e 
reconhecida pelo Conselho Estadual, com ensino de 1º ao 5º ano do ensino 
fundamental. Possui cem alunos matriculados em regime de internato, 
externato e semi-internato. A escola oferece ensino especializado e segue a 
grade curricular oficial oferecendo atividades na área da reabilitação, as 
chamadas atividades complementares que garantem mais autonomia e 
independência para as pessoas cegas viverem em sociedade. (BEHR, et al., 
2011, p.114) 
 
Fonte: Behr, et al, 2011. 
 
Como a instituição atende pessoas com deficiência visual, a falta de 
acessibilidade e de equipamentos adequados na biblioteca dificulta o seu uso pelos 
usuários. Os problemas com prioridade 1 são os mobiliários inadequados, que 
dificulta a circulação dos usuários, e a ausência de cabines de gravação, utilizada 
para execução de arquivos sonoros, que compõem a maior parte do acervo. 
Como prioridade 2, estão a ausência de livros em braille, a falta de recursos 
financeiros e o número insuficientes de funcionários e a falta de recursos 
 
FALTA DE ACESSIBILIDADE NA BIBLIOTECA G U T Total Priorização
MATERIAL 
Ausência de livros em braile no acervo 
direcionados às necessidades dos usuários 4 4 3 11 2º 
Falta de cabine de gravação 5 5 5 15 1º 
Mobiliários inadequados 5 5 5 15 1º 
Ausência de sinalização visual e em braile 1 1 1 3 5º 
Computadores com leitores de telas e internet 2 2 2 6 4º 
Falta de manutenção dos equipamentos 
existentes 3 3 3 9 3º 
MÉTODO 
Falta de recursos financeiros 4 4 3 11 2º 
Número insuficiente de funcionários para 
atender às necessidades da biblioteca 4 4 3 11 2º 
MÃO DE OBRA 
MÁQUINA 
financeiros.. Os livros em Braille presentes no acervo não satisfazem às 
necessidades dos usuários, e o número de funcionários não é suficiente para 
realizar os serviços da biblioteca e atender às necessidades dos usuários. 
Como prioridade 3, a falta de manutenção de equipamentos existentes, que 
além de serem inadequados para o uso, necessitam de manutenção. Prioridade 4, a 
falta de computadores com leitores de tela e internet, e prioridade 5, a ausência de 
sinalização visual e em braile. 
O segundo exemplo, de uma biblioteca escolar do estado do Rio de Janeiro, 
foi feita por uma bibliotecária, cuja o filho frequenta a escola da biblioteca em 
questão. O exemplo foca no porquê os alunos não frequentam a biblioteca, e pode 
ser comparado à um desafio para os bibliotecários, pois esta não possui 
bibliotecário, o acervo está desordenado e não há controle do que acontece no local. 
 
 
OS ALUNOS QUE FREQUENTAM A BIBLIOTECA G U T Total Priorização
MATERIAL 
Espaço físico pequeno e desconfortável 3 3 4 10 4º 
Inexistência de identificação do material 3 4 5 12 3º 
Falta da diversidade do material 4 4 5 13 2º 
Ausência de periódicos 4 4 5 13 2º 
Ausência de climatização 2 3 4 9 5º 
Indisponibilização de literatura atualizada 5 5 5 15 1º 
MÉTODO 
inexistência de planejamento e organização 5 5 5 15 1º 
Ausência de critérios de avaliação e seleção do 
acervo 4 5 5 14 2º 
Ausência de política de indexação 4 4 5 13 3º 
falta de estudos de usuários 3 3 4 10 4º 
Inexistência de tombo ou registro 4 4 5 13 3º 
Inexistência de cadastro de usuários 4 4 5 13 3º 
MÃO DE OBRA 
Inexistência de bibliotecário 5 5 5 15 1º 
Falta de pessoal 5 4 4 13 3º 
Desconhecimento de técnicas de incentivo à leitura 4 4 4 12 4º 
Perda de interesse 3 3 3 9 5º 
Falta de qualificação 5 4 5 14 2º 
Falta de estímulo do corpo docente 5 4 4 13 3º 
MÁQUINA 
Ausência de trabalho de marketing 2 3 4 9 4º 
Inexistência de catálogo físico ou virtual5 4 4 13 1º 
Fonte: Behr, et al, 2011. 
 
Na dimensão material, a prioridade 1 é a indisponibilização de literatura 
atualizada, prioridade 2, a falta de diversidade de material e a ausência de 
periódicos. Como prioridade 3, a inexistência de identificação do material,dificultando 
o acesso às obras. Prioridade 4, espaço físico pequeno e desconfortável, 
principalmente para as crianças, e prioridade 5, a ausência de climatização, pois a 
cidade apresenta temperaturas elevadas, e a falta de climatização é desagradável 
para quem permanece na unidade. 
A dimensão método, apresenta como prioridade 1 a inexistência de 
planejamento e organização, indicando a necessidade de um profissional 
especializado. Prioridade 2, ausência de critérios de avaliação e seleção do acervo, 
que implica em um acervo que não satisfaz às necessidades de seus usuários. 
Como prioridade 3, a ausência de política de indexação, a inexistência de 
tombo ou registro, e a inexistência de cadastro do usuários. Sem estes dois últimos, 
não há controle do acervo, nem dos usuários, e, consequentemente, não há controle 
de empréstimos e devolução das obras, implicando em perda de itens do acervo. 
Como prioridade 4, falta de estudos de usuários, consequência também das 
prioridades anteriores. 
Na mão de obra, prioridade 1 é a inexistência de um bibliotecário. A biblioteca 
conta com um único funcionário, responsável por todas as atividades da unidade, 
sendo este uma professora, com curso de magistério, e que está prestes a se 
aposentar. Prioridade 2, a falta de qualificação, prioridade 3, falta de pessoal e falta 
de estímulo do corpo docente. Prioridade 4, desconhecimento de técnicas de 
incentivo à leitura, e prioridade 5, perda de interesse. 
E na dimensão máquina, em 1º está a inexistência de catálogo físico ou virtual 
e a falta de promoção da biblioteca. Em 2º, a inexistência de computadores e a não 
familiarização com as Tecnologias da Informação pelos professores. Em 3º, 
inacessibilidade à internet, e em 4º a ausência de trabalho de marketing. 
 
Inexistência de computador 4 4 4 12 2º 
Inacessibilidade à internet 4 3 4 11 3º 
Falta de promoção da biblioteca 3 5 5 13 1º 
Não familiarização com as TI's pelos docentes 4 4 4 12 2º 
6. Conclusão 
 
A partir de toda a análise proposta no presente trabalho, pode-se concluir que 
a Matriz GUT é uma importante ferramenta para a identificação e resolução de 
problemas em qualquer unidade unidade de informação, seja ela uma empresa, uma 
biblioteca e até mesmo tarefas pessoais. 
Outro importante ponto a ser destacado é a facilidade na criação da Matriz. 
Pode ser feita de maneira manual em uma simples tabela, ou mesmo uma planilha 
no excel, na qual, utilizando uma fórmula simples de multiplicação, o gestor obtém 
instantaneamente seus dados. 
Esse instrumento possibilita ao gestor ter uma ampla visão de todos os 
eventos e processos que estão acontecendo e irão acontecer (pequeno, médio e 
longo prazo), permitindo uma maior organização e prevenção, além de melhores 
tomadas de decisão. 
 
 
 
 
Referências 
 
BARBIERI, R. ​Já ouviu falar de Kepner-Tregoe?​. Technology Leadership Council - 
Brazil. 2015. Disponível em: 
<https://www.ibm.com/developerworks/community/blogs/tlcbr/entry/mp225?lang=en>
. Acesso em: 21 mai. 2019. 
 
BEHR, Ariel et al. ​Especialização em bibliotecas escolares e acessibilidade: 
discutindo a gestão da biblioteca na modalidade EAD. Informação & Informação, 
Londrina v. 16, n.1, p. 102-123, 2011. Disponível em: 
<​http://www.uel.br/revistas/uel/index.php/informacao/article/view/7831​> Acesso em: 
19 maio 2019. 
 
BEHR, A; MORO, E. L. da S.; ESTABEL, L. B. Gestão da biblioteca escolar: 
metodologias, enfoques e aplicação de ferramentas de gestão e serviços de 
biblioteca. Ciência da Informação, Brasília, v. 37, n. 2, p. 32-42, 2008. 
 
DANINI, Thiago Sentanin. Moldura analítica para priorizar a automação de 
processos de trabalho na ufscar, 2018. Disponivel em: 
<​https://repositorio.ufscar.br/bitstream/handle/ufscar/9559/DANINI_Thiago_2018.pdf
?sequence=4&isAllowed=y​> Acesso em: 15 maio 2019 
 
KEPNER, C. H.; TREGOE, B. B. ​The rational manager​: a systematic approach to 
problem solving and decision-making. New York : McGraw-Hill, 1965. 
 
ROCHA, Hugo. ​Matriz GUT​: o que é, para que serve, conceito, como fazer e 
exemplo. Disponível em: <​https://klickpages.com.br/blog/matriz-gut-o-que-e/​> 
Acesso em: 15 maio 2019 
 
SOTILLE, Mauro Afonso. A Ferramenta GUT - Gravidade, Urgência e Tendência. 
PM Tech Capacitação em Projetos, 2014. Disponível em: 
<​https://www.pmtech.com.br/PMP/Dicas%20PMP%20-%20Matriz%20GUT.pdf​> 
Acesso em: 15 maio 2019. 
 
 
 
 
 
 
http://www.uel.br/revistas/uel/index.php/informacao/article/view/7831
https://repositorio.ufscar.br/bitstream/handle/ufscar/9559/DANINI_Thiago_2018.pdf?sequence=4&isAllowed=y
https://repositorio.ufscar.br/bitstream/handle/ufscar/9559/DANINI_Thiago_2018.pdf?sequence=4&isAllowed=y
https://klickpages.com.br/blog/matriz-gut-o-que-e//
https://www.pmtech.com.br/PMP/Dicas%20PMP%20-%20Matriz%20GUT.pdf