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Importância das Secretárias na intermediação de viagens corporativas

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A importância das Secretárias na intermediação de viagens corporativas
Por Thaís Margarida Reis de Paula
Sumário
· Introdução
· Capítulo 1 - A importância de gerenciar as viagens corporativas
· 1.1 - O apoio crucial de uma agência de uma agência de viagens corporativas
· 1.1.1 - Capacidade de gerar mais economia às viagens
· 1.1.2 - Mais eficiência na gestão de viagens corporativas
· 1.1.3 - Mais controle da situação para as secretárias
· 1.1.4 - Mais segurança aos envolvidos
· Capítulo 2 - Diferenciais de uma secretária no planejamento da viagem corporativa
· 2.1 - Dicas para negociar melhor
· 2.1.1 - Bons negociadores são excelentes ouvintes
· 2.1.2 - Planeje-se para todo tipo de reunião
· 2.1.3 - Teste mais os limites
· 2.1.4 - Pratique a paciência
· 2.1.5 - Não aceite a primeira oferta
· Capítulo 3 - Dicas de otimização com os gastos de viagens corporativas
· 3.1 - Compre passagens com antecedência
· 3.2 - Crie um e-mail padrão de informações para o executivo
· 3.3 - Tenha sempre um plano reserva
· 3.4 - Confirme tudo um dia antes da viagem
· 3.5 - Mantenha uma agenda eletrônica atualizada em tempo real
· Capítulo 4 - Como criar uma política de viagens eficiente
· Conclusão
Introdução
Figura de autoridade em empresas de qualquer porte e segmento de atuação, a secretária executiva conta com uma rotina sob rígido controle, visando oferecer total tranquilidade à gestão para a qual ela trabalha.
Isso inclui, no vasto repertório de atividades em seu dia a dia, a intermediação de viagens corporativas, de maneira que todo o trâmite por trás de uma ponte aérea seja resolvido.
Consequentemente, essa emblemática profissional possui papel fundamental para garantir que o tempo produtivo seja otimizado, na empresa, que os compromissos sejam cumpridos e que a organização corporativa possua um funcionamento harmônico e funcional.
É por esse motivo que a qualificação múltipla é a palavra-chave que norteia toda a profissão da secretária executiva. E, visando trazer luz ao aspecto de reserva, agendamento e organização de toda a agenda de viagens corporativas, produzimos este trabalho!
Assim, durante esta leitura, veremos diversos aspectos que não podem faltar na vida de profissional de uma secretária executiva ao planejar uma viagem corporativa, como o planejamento e organização das viagens, a devida gestão facilitada por meio de uma agência de viagens corporativa, a otimização de gastos e custos e até mesmo as políticas de viagens.
Acompanhe-nos, portanto, nesta breve jornada e descubra como acrescentar ainda mais qualidade em seus serviços profissionais com as nossas dicas para secretárias executivas intermediarem viagens corporativas.
Capítulo 1 - A importância de gerenciar as viagens corporativas
Empresas que lidam com um alto volume de embarques e desembarques, em sua rotina, devem saber bem o desafio que é manter essa agenda sob controle, bem como as despesas e todos os detalhes burocráticos que envolvem uma simples reserva de voo, hotel, locação de carro entre outros serviços.
Até por esse motivo, contar com uma pessoa capaz de concentrar todos os processos relativos a esse trabalho é essencial, pois garante mais eficácia na gestão, precisão em sua organização e evita que erros sejam cometidos e comprometam o resultado da operação.
O que nos leva à pergunta: como a sua empresa se organiza para comprar viagens corporativas?
Antes de responder, pense em todo o seu planejamento diário e confira se:
· Existe um processo e metodologia definidos;
· É feito aleatoriamente, em pesquisas rápidas e à base da necessidade, com compras realizadas em agências de viagens online;
· Todos os dados da reserva são organizados, armazenados e guardados para futuras análises;
· Existe uma política de viagens, em sua empresa, composta também pela definição de pontos-chave, como limites de gastos com passagens, hotéis, táxis, serviços e custos gerais.
Em suas respostas, você terá um balanço geral da maneira com a qual a sua empresa lida com a questão de viagens corporativas – e os principais pontos que podem ser trabalhados para melhorar essa questão com o auxílio de suas secretarias executivas.
1.1 - O apoio crucial de uma agência de uma agência de viagens corporativas
Além do planejamento e controle pertinentes às tarefas da secretaria, todo esse processo pode ser ainda melhor trabalhado com o auxílio de uma agência de viagens corporativas.
Afinal, trata-se de uma empresa para intermediar as necessidades e objetivos da empresa sob o controle das secretarias.
Isso se deve ao fato desse tipo de empresa ter tudo para ajudar as secretárias a organizar melhor uma viagem ao saber quem vai viajar, o período de viagem, o tipo de hospedagem e os meios de transporte utilizados, entre outras questões que a secretária deve saber antecipadamente.
Os benefícios de contratar essas agências especializadas são múltiplos. Entre os principais, podemos citar:
1.1.1 - Capacidade de gerar mais economia às viagens
Por tratar com um grande volume de reservas e negociações com companhias aéreas e hotéis, as agências de viagens corporativas ajudam as secretárias a encontrar tarifas favoráveis, da mesma maneira que traduz as melhores condições para o tipo de viagem planejada.
1.1.2 - Mais eficiência na gestão de viagens corporativas
Ao deixar os procedimentos burocráticos sob a responsabilidade de uma agência especializada, sua secretária consegue trabalhar com um planejamento mais eficaz e sob o seu controle e organização.
Ademais, as agências de viagens corporativas ajudam a descomplicar processos burocráticos, como a emissão de documentos, por exemplo. E isso tudo gera economia e eficiência, tornando cada viagem mais ágil e imune de imprevistos.
1.1.3 - Mais controle da situação para as secretárias
Tendo os processos trabalhados por uma agência especializada, a secretária tem um controle mais eficaz da situação, pois elas recebem um relatório gerencial que permite organizar ainda melhor as próximas viagens, criando uma política mais econômica, agilizada e eficiente.
Sem falar na possibilidade de acompanhar, em tempo real, os gastos e custos. Algo que permite correções rápidas para solucionar possíveis imprevistos e controlar os gastos desnecessários da empresa.
1.1.4 - Mais segurança aos envolvidos
Ainda que seja possível cercar os viajantes de todos os cuidados, o planejamento de uma viagem não é uma ciência exata.
Assim, contar com uma agência de viagens corporativas garante que os envolvidos contam com assistência sempre que precisar. Um diferencial e tanto que minimiza os problemas e potencializa a solução de cada um desses imprevistos.
Dessa forma, como nas melhores ferramentas que ela pode ter para trabalhar o aspecto de viagens corporativas.
Isso a deixa com muito mais tempo em mãos para planejar melhor toda a política da empresa e ter à disposição uma grande vantagem para gerenciar melhor todos os processos.
Capítulo 2 - Diferenciais de uma secretária no planejamento da viagem corporativa
Além de ferramentas qualitativas para a condução do seu trabalho, a secretária também deve concentrar uma série de técnicas, habilidades e capacidades que podem tornar o seu trabalho ainda melhor.
Afinal de contas, ao lidar com viagens corporativas, diferentes competências são colocadas à prova para que todo o planejamento seja seguido e cumprido à risca. E uma delas é a capacidade de negociação da secretária.
2.1 - Dicas para negociar melhor
No seu dia a dia, a secretária deve trabalhar incessantemente para obter as melhores vantagens para a sua empresa em qualquer tipo de situação.
Por isso, a negociação é um elemento em comum em grande parte de sua rotina – inclusive, no planejamento de viagens corporativas. E, para obter sucesso nas negociações, selecionamos algumas dicas que podem ajudar, como:
2.1.1 - Bons negociadores são excelentes ouvintes
Para negociar melhor é preciso compreender tudo a respeito de quem está do lado de lá da barganha. Desse modo, manter os ouvidos atentos é uma poderosa arma de negociação.
Assim, ao fazerperguntas para compreender melhor o outro lado da conversa, você aprende a formular soluções mais eficientes para proteger os seus próprios interesses.
2.1.2 - Planeje-se para todo tipo de reunião
Ao fazer uma pesquisa, reservar ou planejar o orçamento de viagens corporativas, a secretária deve ter tudo devidamente anotado e registrado, certo?
De fato, essa medida só funciona com base em um planejamento eficiente e detalhado, do qual toda informação que puder ser coletada deve ajudar no desfecho positivo da negociação.
Isso sem falar que, com a lição de casa feita, toda negociação transcorreu com muito menos tensão e mais tranquilidade.
2.1.3 - Teste mais os limites
Para a secretária significa pedir baixo ou oferecer alto. No caso de viagens corporativas, a ideia consiste em encontrar aquele limite de negociação em que se consegue uma tarifa melhor, um dia a mais de reserva ou mesmo uma amenidade gratuita, entre outras possibilidades.
Fazer isso com assertividade e simpatia é o segredo para que a sua proposta seja vista como ousada, mas aceitável, em vez de agressiva – um tipo de tom que pode afundar qualquer chance de sucesso em uma negociação.
2.1.4 - Pratique a paciência
Bons ouvintes e pacientes, os bons negociadores são ótimos gestores do próprio tempo também – uma qualidade que ajuda a obter mais desfechos positivos.
Afinal de contas, ao se planejar e ter tempo de sobra para encontrar as melhores condições, os negociadores podem usar essa dose de paciência para trabalhar sem pressa e, assim, evitar que alguma decisão seja tomada na urgência da pressa.
2.1.5 - Não aceite a primeira oferta
A primeira oferta, em geral, nunca é a ideal. Dessa maneira, ao ter tempo para pensar sobre ela, você consegue justificar melhor as condições da sua contraproposta, por exemplo, além de trabalhar melhor as condições com tempo hábil.
É por isso que trabalhar com um planejamento é a alternativa mais sadia para melhorar suas técnicas de negociação. Pratique essas dicas em suas futuras reuniões, portanto!
Capítulo 3 - Dicas de otimização com os gastos de viagens corporativas
Com as técnicas de negociação devidamente absorvidas e prontas para serem colocadas em prática, é hora de encontrar algumas dicas para otimizar o planejamento de viagens corporativas.
Algo que envolve, primeiramente, um detalhado planejamento para encontrar as melhores condições do mercado e, assim, tornar as viagens econômicas, agilizadas e logisticamente alinhadas com os objetivos e necessidades da empresa. Entre as principais dicas, selecionamos as seguintes:
3.1 - Compre passagens com antecedência
É um consenso, no ramo, que as passagens aéreas são mais acessíveis quando compradas com antecedência.
No entanto, a vantagem desse planejamento prévio não se limita apenas ao aspecto econômico. Afinal, ao se programar, você possui tempo hábil para planejar toda a agenda de compromissos, de maneira que tudo possa ser cumprido harmoniosamente.
É claro que muitas viagens podem ocorrer de uma hora para outra, mas aí também entra o papel da agência de viagens corporativas como um relevante auxílio no dia a dia da secretária.
Dessa maneira, há como se planejar com tempo hábil e ainda de acordo com a política de viagens da empresa.
3.2 - Crie um e-mail padrão de informações para o executivo
Assim que definidos todos os aspectos burocráticos da viagem, dedique um tempo para encaminhar um e-mail (ou imprima) padronizado com todas as informações que o executivo precisa saber, como, por exemplo:
· Número do voo;
· Horário do voo;
· Companhia aérea;
· Itinerário da viagem;
· Informações a respeito da viagem (como o nome e endereço do hotel).
Assim, a viagem transcorre com muito mais tranquilidade.
3.3 - Tenha sempre um plano reserva
Como o planejamento antecipado nem sempre é uma realidade, é importante que a secretária tenha sempre um plano reserva de prontidão.
E isso envolve tanto no aspecto de passagens aéreas quanto de hospedagem – como reservas que, misteriosamente, não foram concluídas –, ajudando o executivo mesmo que de longe.
3.4 - Confirme tudo um dia antes da viagem
Para evitar que os planos reservas sejam colocados em prática, a importância da secretária no planejamento de viagens corporativas pode se estender à responsabilidade de confirmar tudo antes da viagem.
Do voo à reserva no hotel e ingressos para um workshop, congresso ou outro tipo de evento qualquer, a secretária deve ter tudo na palma da mão para garantir que a viagem seja um sucesso de planejamento e condução.
3.5 - Mantenha uma agenda eletrônica atualizada em tempo real
Outro aspecto que ajuda a facilitar o planejamento de viagens e manter o diálogo funcional, entre a secretária e o executivo, é contar com uma agenda integrada e atualizada em tempo real para ambos.
Assim, ambos ficam cientes do dia a dia, sem que ocorram imprevistos no planejamento de todas as tarefas. Mas, para a secretária, vale ter uma agenda particular, também, como um plano reserva caso a agenda eletrônica fique inacessível.
Capítulo 4 - Como criar uma política de viagens eficiente
Para facilitar toda a condução de uma viagem corporativa, a secretária pode ficar à frente de todos os processos criando uma Política de Viagens Corporativas.
Com ela, as regras básicas de administração e do bom relacionamento entre todos são estabelecidas. Algo essencial, inclusive, a se ter em mãos ao negociar com a agência de viagens corporativas.
Afinal de contas, isso ajuda a secretária a saber o tipo de hospedagem ideal para cada tipo de viagem, bem como outras condições.
Sem falar que estabelece um parâmetro para tornar a viagem mais otimizada e econômica, como o processo de reembolso das refeições, guloseimas e outras amenidades.
Para fazer uma política de viagens eficiente é necessário conhecer a cultura organizacional da empresa, bem como os seus executivos, pois é fundamental que sejam equilibradas as concessões e restrições.
Sem falar que se trata de um documento flexível, já que ele deve ser sempre atual e compatível com os valores praticados pelo mercado. E, com isso, a secretária pode ter um valoroso banco de dados que ajuda a criar novas políticas, futuramente.
Assim, a política de viagens corporativas ajuda a tornar o processo muito mais harmônico, objetivo, agilizado e capaz de gerar boa dose de economia para a empresa – ainda mais quando levamos em conta que as despesas com viagens estão entre os grandes gastos corporativos, atualmente.
Conclusão
Por fim, a secretária pode fazer uso do benchmarking para entender não apenas como o seu ramo de atuação, mas o mercado como um todo, está se comportando com a questão de viagens corporativas.
Afinal de contas, essa ferramenta de gestão ajuda a colocar uma lupa sobre o mercado e esmiuçar as melhores práticas adotadas – e quais delas podem ser adaptadas de acordo com a realidade do seu negócio.
Porque, convenhamos: não precisamos sempre inventar a roda para encontrar soluções. Às vezes, a sua solução já vem sendo praticada há muito tempo. Assim, é sempre importante se atentar no comportamento do mercado.
Isso tudo facilita o processo de gestão de viagens corporativas. Algo que ajuda a tornar a importância da secretária ainda mais evidente, e cujo trabalho pode ser harmonizado com as dicas que vimos ao longo deste trabalho.
Como vimos, é inegável a importância da secretária executiva na intermediação de viagens corporativas.
E, também, que esse trabalho crucial só vem ao custo de muito esforço, capacitação contínua e as melhores ferramentas à disposição, como é o caso de uma boa agência de viagens corporativas para colocá-la sempre por dentro das melhores condições de planejamento.
Bibliografia
Braga, D. C. (2008). Agências de viagens e turismo: Práticas de mercado. Rio de Janeiro: Elsevier.
O QUE são Viagens corporativas e a importância de planejar bem. Blog Onfly. Disponível em: < https://www.onfly.com.br/blog/o-que-sao-viagens-corporativas-e-a-importancia-de-planejar-bem>. Acesso em: 27 de set. 2017.
ORGANIZANDO uma viagem corporativapasso a passo. Blog Copastur. Disponível em: <https://www.copastur.com.br/blog/organizando-uma-viagem-corporativa-passo-a-passo/>. Acesso em: 27 de set. 2017.

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