Aula 06 - Auditoria Ambiental Parte II

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AUDITORIA AMBIENTAL – PARTE II
GESTÃO DA SEGURANÇA, SAÚDE E MEIO 
AMBIENTE
Jean Carlos Padilha*
Professor
*Formação acadêmica: Tecnólogo em Química Ambiental, Engenheiro Agrônomo, Engenheiro de
Segurança do Trabalho, Especialista em Gestão Ambiental com ênfase em Perícias e Auditorias
Ambientais, Especialista em Gestão Estratégica de Pessoas, Mestre em Ciência do Solo (Qualidade e
Sustentabilidade Ambiental)
▪ As auditorias seguem o ciclo de Shewhart, ou PDCA, do inglês P: Plan
(planejar), D: Do (fazer), C: Check (Verificar) e A: Act (Agir)
Ciclo de Auditoria
▪ Planejamento: é a primeira fase deste ciclo. É a etapa mais importante do
processo onde o auditor (ou equipe auditora) passa a conhecer a
empresa através da avaliação de documentos previamente solicitados ou,
se necessário e possível, visita prévia às instalações.
▪ Condução: é o momento onde o auditor, ou equipe auditora, está nas
dependências do empreendimento e iniciam o processo de obtenção de
evidências.
Ciclo de Auditoria
▪ Verificação: pode ser um ponto de conflito entre auditores e auditados,
por isto merece atenção especial. Já na Reunião de Abertura o auditor
líder deve definir e apresentar a todos o método de caracterização e
relato de não-conformidades para que tudo o que foi identificado (seja
conformidade ou não-conformidade) seja fielmente relatado.
▪ Análise: em posse do Relatório de Auditoria os auditados, clientes ou
representantes destas partes devem ser capazes de identificar todos os
pontos positivos existentes no empreendimento, as não-conformidades
ou oportunidades de melhoria.
Ciclo de Auditoria
▪ É uma das partes mais decisivas do processo de auditoria
▪ É a fase em que se define claramente o escopo (ou seja, aquilo que será
auditado) elabora a documentação-base a ser utilizada (Plano de
Auditoria, Cronogramas, Lista de Verificação) e estabelece as diretrizes
que serão obedecidas durante o processo
▪ A qualidade da preparação desta etapa pode gerar o sucesso ou fracasso
de uma auditoria
Planejamento da Auditoria
▪ Nesta etapa o auditor pode avaliar, para subsidiar seu trabalho, dentre
outros documentos:
▪ Organograma
▪ Layout das instalações
▪ Procedimentos existentes na empresa, em especial àqueles que tratem
de questões importantes do ponto de vista ambiental, emergências e
segurança ocupacional
▪ Instruções de Trabalho, em especial aqueles considerados críticos
▪ Relatórios de auditorias e não-conformidades anteriores
▪ Documentos de relevância à auditoria
Planejamento da Auditoria
▪ Licenças Ambientais existentes no empreendimento (Licença Prévia, de
Instalação e de Operação, Outorgas, entre outras).
▪ Certificado de Vistoria do Corpo de Bombeiros e Vigilância Sanitária.
▪ EIA/RIMA (Estudo de Impacto Ambiental e Relatório de Meio Ambiente),
Relatório Ambiental Prévio (RAP), Planos de Controle Ambientais (PCA’s),
ou outros estudos técnicos.
▪ Relatório Técnico de Atividades Potencialmente Poluidoras (IBAMA), bem
como seu Certificado de Regularidade.
Planejamento da Auditoria
▪ ESCUTE E OBSERVE! Esta é a regra primordial!!
▪ O Auditor não emite pareceres. Ele avalia e relata o que estiver disponível,
portanto, esteja sempre atento ao que estiver acontecendo ao seu redor
e ouça o auditado. Além disso, o principal: anote imediatamente o que
você for identificando, não confie em sua memória. Pequenos pontos
podem ser importantes na caracterização de conformidades ou não-
conformidades.
Planejamento da Auditoria
▪ Em um procedimento seguro de Auditoria devem ser considerados os
seguintes pontos:
▪ Existir boa articulação, espírito de cooperação e de coordenação entre os
auditores e auditado, além de verificar se a auditoria está justificada e
autorizada atuando na prevenção possíveis conflitos internos que possam
ocorrer durante a auditoria por falhas de comunicação entre as partes
envolvidas.
Planejamento da Auditoria
▪ Durante a auditoria é recomendado:
▪ Organizar o trabalho (verificação da documentação e verificação de
campo).
▪ Utilizar “quebra-gelo” para deixar o auditado mais à vontade, porém com
o cuidado de não se utilizar de expressões chulas ou brincadeiras que
possam causar constrangimentos.
▪ Escolher bem as fontes e amostras. Isto é um dos principais pontos pois
as auditorias baseiam-se em processos amostrais. Invariavelmente
algumas informações podem passar despercebidas durante o processo,
por isto a importância deste item.
Planejamento da Auditoria
▪ O auditor deve ter ciência de que, em processos como as auditorias,
podem aparecer pessoas que tentarão somente enaltecer e outras que
poderão tentar denegrir a imagem da empresa utilizando-se do auditor
como porta voz. Se a auditoria é um processo amostral, cuide com a
amostra escolhida.
▪ Anote as observações de forma clara e precisa, à medida que elas
ocorrem (não confie na sua mente!)
▪ Esteja certo do que descobriu: Ver, conferir, verificar e registrar. Isto são
pontos importantíssimos ao processo.
Planejamento da Auditoria
▪ É o momento de relacionamento entre auditores e auditados, por isto
trata-se de relações interpessoais e obtenção das evidências pautadas
nos documentos previamente apresentados.
▪ A Reunião de Abertura é uma etapa imprescindível já que é o momento
onde são estabelecidas as regras da auditoria.
▪ Devem participar desta auditoria a equipe auditora e representantes do
empreendimento auditado. Não há número mínimo ou máximo de
pessoas, mas o ideal é que todos os que serão auditados (ou
representantes destes) participem.
Condução da Auditoria
▪ Neste momento alguns pontos são importantes:
▪ Auditor líder apresentar a si mesmo ou a equipe, se for o caso, e
confirmar a norma ou requisito aplicável à auditoria, a agenda do Plano
de Auditoria, bem como Objetivos e Escopo auditavel.
▪ Explicar o método de caracterização das não-conformidades e a lista de
verificação/protocolo a ser utilizados.
▪ Assegurar que o representante indicado para acompanhar esteja
disponível (auditor nunca audita sozinho, sem um representante do
auditado).
Condução da Auditoria
▪ Declarar que a confidencialidade de informações importantes será
mantida (como o sigilo industrial, por exemplo).
▪ Confirmar a data, local, hora, duração e o propósito da Reunião de
Encerramento.
Condução da Auditoria
▪ Durante a condução da auditoria é essencial que o auditor (ou equipe
auditora) procurem sempre, além de entender os processos e atividades
da empresa, esclarecer a todos os envolvidos sobre a auditoria, seus
objetivos e consequências.
▪ O auditado não deve ter dúvidas sobre o andamento da auditoria e deve
sentir-se confortável com o processo realizado.
Condução da Auditoria
▪ Quando as auditorias de campo forem estendidas a mais de um dia, é
recomendável que ao final de cada dia o auditor ou equipe façam uma
breve reunião com representantes dos auditados repassando uma prévia
do processo
▪ Ao final do processo de auditoria de campo, como último momento dentro
da empresa, deve ser realizada uma Reunião de Encerramento, que deve:
▪ Ter a participação dos representantes dos auditados
▪ Ser apresentados os pontos positivos e não-conformidades encontradas
Condução da Auditoria
▪ Abordar, por parte do auditor, as características do sistema e o
comprometimento com a melhoria contínua
▪ Alguns exemplos de notas para esta Reunião de Encerramento são:
✓ Auditor líder agradecer, em nome da equipe auditora (ou em seu nome, quando
sozinho) pela cooperação dos auditados na condução da auditoria
✓ Apresentar breve resumo da auditoria, das atividades desenvolvidas e o método
utilizado
✓ Apresentar ou solicitar que cada membro da equipe auditora (quando for o caso)
apresente o parecer quanto às não-conformidades em relação às áreas
auditadas
✓ Apresentar a conclusão geral e convidar o auditado para perguntas e
esclarecimentos
Condução da Auditoria
✓ Acordar as datas para as ações corretivas e explicar medidas de
acompanhamento necessárias
✓ Distribuir cópias dos relatórios denão-conformidades individuais e do Relatório
de Auditoria (se isto já estiver disponível). Estes podem ser manuscritos para
esta ocasião, mas deve ser seguido de uma cópia original
Condução da Auditoria
▪ Relatório Final de Auditoria é a principal atividade que faz parte do pós-
auditoria. Este Relatório deve conter:
✓ Identificação da Organização e do Cliente (já que, nem sempre quem contrata a
auditoria é o auditado como nos casos, por exemplo, de Qualificação de
Fornecedores)
✓ Objetivos e escopo acordados
✓ Critérios acordados
✓ Período e datas da auditoria; (isso é importante, inclusive para demais auditorias
a serem realizadas)
✓ Identificação do auditor ou da Equipe auditora
✓ Ser datado e assinado pelo auditor líder e todos os demais auditores
✓ Identificação dos representantes do auditado
✓ Declaração da confidencialidade do conteúdo
Verificação de Auditoria
✓ Contenha as constatações ou um resumo destas
✓ Aponte detalhadamente as evidências obtidas durante o processo, em especial
as que caracterizaram as não-conformidades; (Este item é essencial até para
demonstrar a necessidade de ações imediatas, curtas, médias ou a longo prazo)
✓ Apresentar Lista de distribuição, ou seja, a quem este Relatório será
disponibilizado
✓ Sumário do processo e obstáculos de auditoria
✓ Conclusões, relacionadas com o objetivo da auditoria
Verificação de Auditoria
▪ O Relatório é propriedade do cliente da auditoria.
▪ Documentos gerados serão retidos de acordo com o acordado entre as
partes.
▪ O Relatório deve ser: Preciso, objetivo, conciso e claro.
▪ Se possível (mas não obrigatório), antes da entrega do Relatório Final ao
Cliente e, sob anuência deste, submeter o Relatório a uma apreciação de
equipe jurídica visando a padronização de termos e informações que
poderiam causar problemas de ordem jurídica aos auditores e/ou
auditados.
Verificação de Auditoria
▪ Enfim, em posse do Relatório de Auditoria, os auditados, através de
atividades de análise crítica, podem atuar sobre o empreendimento
objetivando melhorar continuamente.
Verificação de Auditoria
▪ O conhecimento técnico, aliado ao bom senso, são itens imprescindíveis
aos auditores.
▪ O auditor, quando compuser equipe, deve ter pessoas e profissionais a
quem possa confiar já que se trata de um trabalho conjunto.
▪ A equipe de auditoria deve estar afinada e com profissionais que
conheçam a área a ser auditada.
▪ Conhecer as normas e legislações a serem aplicadas durante a auditoria
é essencial, por isto ter um banco de dados de legislação ou uma equipe
jurídica como suporte ao processo é sempre relevante.
Pontos importantes para realização de Auditorias
▪ Cuidado com passivos ambientais oriundos das atividades, produtos ou
serviços realizados pelos auditados. A auditoria é um processo amostral
e, como tal, passível da escolha de amostras não-representativas. A
cooperação entre auditores e auditados, o conhecimento técnico por
parte dos auditores, bem como tempo e recursos adequados podem
minimizar o risco de algum ponto relevante passar despercebido ao
processo.
▪ Para a REALIZAÇÃO DE AUDITORIAS, a atualização deve ser constante.
Estudo, boa rede de relacionamentos, qualidade e dedicação a tudo o
que faz são fatores importantes para o desenvolvimento e sucesso não só
na realização de auditorias, mas em toda a formação e condução
profissional.
Pontos importantes para realização de Auditorias
▪ Esperamos ter contribuído com a sua formação em Gestão da Segurança,
Saúde e Meio Ambiente!
▪ Tenha muito sucesso na carreira como futuro Gestor Ambiental!!
Considerações Finais