Livro Eletrônico Arquivologia p/ MPU

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Livro Eletrônico
Aula 01
Arquivologia p/ MPU (Técnico - Administração) Com Videoaulas - Pós-Edital
Professor: Ronaldo Fonseca
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Estratégia
CONCURSOS
Aula 01
Arquivologia p/ MPU (Técnico - Administração) Com Videoaulas - Pós-Edital
Professor: Ronaldo Fonseca
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Aula 01
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Aula 01Aula 01
1.5eja bem-vindo ................................................................................................... 2
2. Dica de Coach - Como marcar seu material de forma eficiente .......................... 2
3.Panorama da Aula ............................................................................................... 4
4. Sobre a Terminologia ......................................................................................... 4
4.1. Miniclicionãrio de Arquivologia (MDA) .......................................................................... 5
5. Teoria das 3 idades (Ciclo Vital dos Documentos) ............................................... 6
6. Gestão de Documentos .................................................................................... 20
7.Classificação dos Arquivos e dos Documentos ................................................... 25
2.1 Entidades Mantenedoras..............................................................................................26
7.2 Abrangência (Extensão de sua atuação) ......................................................................26
2.3 Natureza dos Documentos ...........................................................................................26
2.4 Classificação dos Documentos ......................................................................................2?
2.5 Elementos dos Documentos.......................................................................................... 32
2.6 Classificação dos Documentos Publicos - Schellenberg ................................................ 34
8.Protoco|o .......................................................................................................... 41
8.1. Setor de Protocolo ....................................................................................................... 41
Aula 01
1.5EJA BEM-lDo
Olá, amigola) do Estratégia Concursos, que bom que você se matriculou em nosso curso para
o MPU!
Agora vamos começar a entrar na matéria e colocar você dentro da prova. Já vai se
imaginando na Sede, fazendo o seu treinamento!
Agradeço sua confiança em nosso trabalho e lembre-se de utilizar o Forum de Dúvidas como
mais uma ferramenta para engrandecer os seus estudos. A Serenna está disponivel para
ajuda-los nesse processo. ©
2. DIcA DE CoAcH - CoMo MARcAR sEU MATERIAL DE FORMA
EFICIENTE
Um dos erros mais comuns quando se estuda para concursos é sobre marcações do material.
É normal que o aluno leia o material pela primeira vez e já comece a querer fazer resumos,
anotações, mapas mentais ou "pintar" o material todo com a caneta marca texto.
Porém, esse não e o melhor momento para fazer nada disso. Em uma primeira leitura você
ainda não tem a real noção do que ê mais importante (o que mais cai na prova) ou dos
topicos em que tera' mais dificuldades para estudar.
Note que nessa aula eu falarei sobre a Teoria das 3 idades. Pode ser que em uma primeira
leitura você já aprenda bem sobre os principais pontos. E a sua marcação deverá refletir isso.
Mas será uma marcação temporária, usando um lápis. Com ele você pode sublinhar, fazer
setas, desenhos ou o que achar que chama mais sua atenção. E a razão de não usar o marca-
texto, ainda, é simples.
'vou usar um exemplo: imagine uma disciplina que você já tenha estudado. Eu costumo usar
um exemplo de Direito Administrativo. Se você já estudou os princípios da Administração
Pública, talvez hoje não tenha dificuldade em saber o que é o LIMPE (Legalidade,
Impessoalidade, Moralidade, Publicidade e Eficiência). Mas da primeira vez que você leu a
aula sobre esse tema (ou outro) já deve ter sentido uma vontade maluca de sair passando
aquela caneta verde em tudo. Porém, se você analisar mais friamente, hoje já estaria
dominando o LIMPE e nem precisaria revisá-Io com tanta frequência. E a função primordial
das marcações é justamente facilitar suas revisões, poupando o seu tempo.
Ou seja, se você esperar a hora certa para usar sua ca neta marca texto ou fazer um resumo,
terá muito menos assuntos para revisare só vai reestudar o que realmente é importante
para VOCÊ!
Aula D1
Como assim o que é importante “para mim”, Ronaldo? Bom, eu posso ter dificuldades em
decorar o Princípio da Proveniência e você não. Talvez você já o conhecesse, logo, por que
deveria marca-lo ou fazer um resumo de algo que já foi para sua memoria de longo prazo?
- Opa, como vou saber se algo foi para minha memória de longo prazo? Bom, quando você
começa a achar um tema muito simples, ou melhor, "ridículo" e já consegue acertar muitas
questões do assunto, é porque provavelmente o tema já foi para sua memoria de longo
prazo. Mas pa ra isso acontecer, é necessário que você tenha um bom intervalo de revisões.
E isso explicarei na proxima aula _:).
i Bom, para fecharmos, lembre-se de:
I Não usar marca textos durante a primeira leitura do material.
i Não fazer resumos ou mapas mentais no primeiro contato com o tema.
I Usar lápis para sinalizar os pontos mais importantes e que merecem revisão.
I Fazer a revisão APENAS desses pontos que você marcou 24 horas depois do estudo
inicial.
I Reler o mesmo trecho marcado 7 dias depois.
0 Usar uma agenda para marcar os trechos estudados da aula.
Antes de começarmos, um aviso importante:
Este curso é protegido por direitos autorais (copyright), nos termos da Lei
9.610/98, que altera, atualiza e consolida a legislação sobre direitos autorais e da'
outras providências. Grupos de rateio e pirataria são clandestinos, violam a lei e
prejudicam os professores que elaboram os cursos. Valorize o trabalho de nossa
equipe adquirindo os cursos honestamente através do site Estratégia Concursos
;-l
Aula 01
3.PANORAMA DA AULA
Nessa aula vou elencar diversos conceitos que darão início ao nosso
MDA, ou seja, nosso Minidicionário de Arquivologia. Lembre-se:
sempre que ver essa corujinha ao lado é porque temos um novo
conceito importante para os nossos estudos.
Nos estamos criando esse MDAjuntos, portanto, caso surja alguma palavra que você julgue
importante para seu aprendizado, inclua no seu MDA (seu miniresumo). E se quiser, pode
me enviar para o Fórum. Talvez eu inclua sua sugestão no MDA da aula ©
Além de inserir termos no nosso MDA durante a aula, vamos estudar temas importantes:
Gestão de documentos (inclui teoria das três idades)
Protocolos: recebimento, registro, distribuição, tramitação e expedição de
documentos;
Classificação de documentos de arquivo;
Tabela de Temporalidade de Documentos de Arquivo (inclui avaliação e destinação de
documentos de arquivo).
você vai reparar que essa aula sera' dividida em duas aulas e resolvemos fazer isso
porque o conteúdo ê enorme e ê o mais importante para a sua prova do MPU, além de
termos um número muito grande de questões CESPE comentadas que tratam do
assunto.
A partir do conteúdo "Tabela de Temporalidade de Documentos de Arquivo (avaliação
e destinação de documentos de arquivo)”, partiremos para a aula 02.
4. SOBRE A TERMINOLOGIA
Bom, se você nunca estudou a disciplina, pode estranhar alguns termos que parecem
similares, mas que têm conceitos bem diferentes, como documentos e arquivos, dossiês e
acervos, dentre outros. Além de montarmos nosso MDA, eu poderia passar uma dica: que
tal estudar o Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística (DBTA)? Ele tem mais de 230
páginas! Bem grandinho, não ê? Eu não vou reproduzi-Io aqui, mas trarei os termos mais
importantes (no nosso MDA), para a compreensão das aulas e para a resolução das questêes
mais recorrentes. Se você tiver muito tempo sobrando, pode ler o dicionário de forma leve
e descompromissada. Isso vai aumentar o seu conhecimento na matéria, mas, repito,
sejamos objetivos, Arquivologia é uma das matérias a ser estudada, logo, ainda não é hora
de se tornar um especialista. Sejamos cirúrgicos e vamos ao que interessa e naquilo que as
bancas adoram. E é para isso que estou aqui ©.
Se você tiver interesse no DBTA, clique agui.
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Aula 01
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Aula 01Aula 01
4.1. MINIDIcIoNÁRIo DE ARQulvoLoGIA (MDA)
Antes de iniciarmos, gostaria deadicionar termos ao nosso "IX/IDA”.
Portanto, esse tópico inteiro é uma corujinha (risos).
ACESSO: Possibilidades de consulta aos documentos de arquivos, as
quais poderão variar em função de cláusulas restritivas. Nem sempre todos poderão ter
acesso aos documentos.
DEPÓSITO: Local de guarda dos documentos.
DOCUMENTO DE ARQUIVO: Aquele que, produzido e/ou recebido por uma instituição
pública ou privada, no exercicio de suas atividades, constitua elemento de prova ou de
informação. Também pode ser classificado como documento de arquivo, aquele que for
produzido e/ou recebido por pessoa fisica no decurso de sua existência.
ITEM DOCUMENTAL: A menor unidade arquivística materialmente indivisivel. É tipo um
átomo da arquivologia ©.
UNIDADE DE ARQUIVAMENTO: O menor conjunto de documentos reunido de acordo com
um criterio de arranjo preestabelecido. Tais conjuntos, em geral, são denominados pastas,
maços ou pacotilhas.
JUNTADA: Junção de documentos a um processo. Ou seja, é quando um processo ê juntado
a outro ou quando documentos são incluidos em um processo. Essa junção pode ocorrer de
modo temporã rio (apensação) ou definitivo (anexação).
APENSAÇÃO: Juntada, em caráter provisório, com o objetivo de elucidar ou subsidiar a
matéria tratada, conservando cada processo a sua identidade e independência.
ANEXAÇÃO: Juntada, em caráter definitivo, de documento ou processo a outro processo,
na qual prevalece, para referência, o número do processo mais antigo. Trata ainda do
mesmo assunto e da mesma pessoa.
Note alguns termos importantes para facilitar a resolução de questões.
Cuidado: a banca CESPE, por exemplo, usa essas definições para Apensação e Anexação. São
definições do DBTA (Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística). Por mais que haja
outras definições e, no dia a dia elas não correspondam tanto ã realidade, use esses
conceitos.
Observe que esses termos deverão ser compreendidos e decorados por você. Vou encadeá-
los de forma que o seu estudo seja facilitado, eq ualizando quem já conhece a matéria e vai
revisar com aqueles que estão entrando nesse mundo agora.
Note que sempre aparecer uma terminologia nova, irei destacá-la no texto com a coruja e
explicar em seguida.
'v'a mos para a matéria propriamente dita!
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Aula 01
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Aula 01Aula 01
5. TEORIA DAs 3 IOAOEs (CICLO VITAL DOs DOCUMENTOS)
Está distraído(a)? COncentre-se. É agora que a brincadeira vai
começar! Esse é O assunto mais importante da sua aula. E sabe por
que é mais importante? Porque as bancas adoram, amam, são
apaixonadas pelo tema. Portanto, apaixone-se também ;).
As atividades clãssicas da administração não se efetivam sem documentos que embasem as
decisões. Quanto mais informados os administradores estiverem sobre determinado
assunto, melhores poderão ser suas escolhas e decisões.
Bom, nossa disciplina trata de arquivos. E as empresas/õrgãOs/instituições produzem muitos
documentos. Todos os dias. Tanto faz se é uma empresa privada Ou pública. O volume de
informações é cada vez maior. Independente do suporte (papel, DVD, CD, HD...). E de que
adiantam tantos dados Ou informações sem que gerem conhecimento efetivo? Sem que os
usuários e interessados consigam acesso a esses documentos? Não serviria de nada, certo?
Mas, como tudo na vida, há fases na vida e cada uma delas tem sua importância.
Quando uma menina acha que encontrou seu príncipeencantado, liga para ele todo dia,
grava seu telefone e está sempre correndo para estar com ele. É a fase do conhecimento
entre os dois, de um primeiro momento em que a menina quer o principe sempre por perto.
Se ela pudesse, o amarraria em uma corrente para que o Iindão nunca mais saísse do palácio.
Essa e' a primeira fase do relacionamento. Você quer estar sempre perto! Ou na mesma casa,
ou o mais perto possivel. Essa é a primeira fase do relacionamento.
Na segunda fase, o principe já começa a arrotar depois do almoço, falar alto e liberar gases
mortais. É a hora em que o desejo de ficar perto ainda existe, mas não é mais daquele
mesmojeito. Às vezes cria-se um vínculo para toda a vida, como um pequeno sapo, fruto do
amor dos dois pombinhos. É uma fase intermediária da relação.
Na terceira fase, O príncipe já não engana mais ninguém (a sogra sempre desconfiou), mas
em função do pequeno Sapinho, fruto do amor, esse vínculo existirá para toda a vida, será
permanente, mesmo que a relação tenha terminado e virado "história".
veja que são fases complementares e da mesma forma funciona com nossos Arquivos. As 3
idades dos arquivos foram definidas em 1973 por Jean-Jacques Valette. E são essas aqui:
Corrente (ou arquivo de primeira idade)
Intermediária (ou arquivo de segunda idade)
Permanente (ou arquivo de terceira idade)
Em breve ficará fãcil o entendimento, mas talvez no inicio você confunda as etapas,
portanto, guarde a sigla E. Ela já está na ordem das fases.
Depois do macete e da história, triste, da princesa, vamos às definições! Lembre-se das fases
de um relacionamento (fracassado) e faça associações com nossa matéria ;).
Aula 01
Para explicar as 3 idades, usarei um exemplo: o de uma pequena empresa que precisa
guardar alguns documentos fiscais (relacionados à tributação que a empresa deve pagar).
Você só precisa saber, no meu exemplo, que a empresa precisa ter os documentos à
disposição do Fisco (Receita Federal, por exemplo) por 20 anos. Tomemos como exemplo a
empresa só NEGAçÃo LTDA.
Note que os prazos citados são fictícios e visam seu aprendizado em Arquivologia. Nesse
momento, estou fechando os olhos ao Direito Tributário e a Tabela de Temporalidade, que
estudaremos em outro momento ®.
Arquivos Correntes ou de Primeira Idade:
São aqueles consultados frequentemente e que são conservados nos escritórios ou nas
repartições que os receberam ou os produziram ou em locais próximos e de fácil acesso. São
necessários ao dia a dia. Em regra, sua utilização está ligada às razões pelas quais foram
criados. Um escritório de advocacia que está defendendo uma empresa produz muitos
documentos que precisam estar acessíveis rapidamente. O tempo inteiro e de forma
organizada. Uma empresa de advocacia existe para defender clientes, a grosso modo, e
dizemos que esses documentos produzidos para a defesa deles, tem valor primário, pois
são fundamentais para atingir seu objetivo: salvar a pele do cliente. Note que estou me
referindo aqui aos documentos produzidos ou recebidos pelo escritório. A lei 8159/91 (Lei
dos Arquivos), define que os documentos correntes são "aqueles em curso ou que, mesmo
sem movimentação, constituam objeto de consultas frequentes”.
A empresa SÓ NEGAÇÃO LTDA emite muitas (não todas ®) as notas fiscais de vendas e
precisa ter alguns livros sempre em dia para mostrar ao Fiscal, caso ele apareça. Veja que
são documentos importantíssimos e precisam de fácil acesso. Nesse caso, a empresa pode
optar por deixar todos os documentos dos últimos meses no próprio estabelecimento.
Imagina deixar o fiscal esperando por horas enquanto ele vasculha tudo :). E além disso, a
empresa precisará desses comprovantes e notas para fazer sua declaração de imposto de
renda, por exemplo. Ou para fazer seu recolhimento/declaração mensal de tributos.
Sempre imagine que nessa idade, os arquivos correntes estão bem próximos do orgão que
os recebeu ou produziu. Para facilitar, imagine que o arquivo corrente são os documentos
que se encontram nas mesas ou nos armários de uso frequente das pessoas que trabalham
nessa empresa, ok? Isso vai facilitar e muito!
Arquivos Intermediários ou de Segunda Idade:
Esse tipo de arquivo é formado por documentos que deixaram de ser úteis no dia a dia. Não
precisam "estar a mão”, mas continuam necessários e eventualmente podem ser
acessados. Os orgãos que os produziram ou receberam podem solicitá-Ios e eles não
precisam estar próximos dos escritórios. Marilena Leite Paes ressalta que a permanência
dos documentos nesses arquivos é transitória. O termo transitório vai ficar mais claro ao
estudarmos a Terceira Idade (Permanente). Repare que os documentos Intermediários (ou
de segunda idade) ainda precisam estar disponíveis para consulta. Por essa razão, também
se diz que possuem valor Primário (igual aos arquivos correntes).
Aula 01
Voltando à empresa malvadona, a SÓ NEGAÇÃO LTDA, imagine que ela guarde os
documentos dos últimos 4 anos. Lembre-se que ela é obrigada pelo Fisco a ter tudo bem
organizado. Mas como os dados são de 4 anos atrás, a empresa não precisa mostrar na
mesma hora ao Fiscal. Certamente, bonzinho que é, vai dar um prazo de alguns dias para
que os documentos sejam apresentados. Assim, o responsável pela empresa poderá pedir
todos os documentos à área responsável ou até mesmo a uma empresa que guarda todos
os seus comprovantes e livros fiscais. Veja, apesar de importantes, esses documentos estão
em uma fase em que não há tanta recorrência para usá-los. O Fiscal pode pedir alguma
explicação ou pode nunca nem passar na porta da empresa. Esses são os arquivos
Intermediários.
O grande truque aqui é perceber que os documentos já não são mais responsabilidade das
pessoas nos arquivos correntes, mas o acesso a eles será disponibilizado para elas quando
for necessário.
Veja a interessante observação de Paes:
O arquivo intermediário deverá ser subordinado técnica e administrativamente ao arquivo
permanente, a fim de evitar a proliferação de depósitos e manter uniforme a politica
arquivística. Para isso deve ser dirigido por profissionais de arquivo de alto nível,
conhecedores dos métodos tradicionais de classificação e elaboração de instrumentos de
pesquisa.
Imagine um escritorio de advocacia instalada em um dos metros quadrados mais caros de
SP. Digamos que na Vila Olímpia. Esse escritório produz e recebe (acumulação, lembra?)
muitos documentos. Imagine se ela decidisse armazenar todos os arquivos intermediários
nesse local? Seria um custo enorme e desnecessário. Há uma questão econômica envolvida
nessa escolha, percebe? Isso quer dizer que os arquivos intermediários foram pensados para
manter os documentos em locais onde o custo de armazenamento é menor do que se
fossem armazenados nas unidades operacionais da instituição (geralmente as empresas
ficam em locais caros e com pouco espaço - como na Vila Olímpia). O que você tem que ter
em mente é que eles podem e devem ficar longe da instituição produtora, porque não são
frequentemente usados e porque o custo é menor.
Voltando para a teoria, nossa Lei 8.159/91 - recomendo a leitura - informa que os
"documentos intermediários são aqueles que, não sendo de uso corrente nos orgãos
produtores, por razões de interesse administrativo, aguardam a sua eliminação ou
recolhimento para guarda permanente.
Vamos precisar incrementar nosso MDA (Minidicionário de Arquivologia).
Recolhimento: Operação pela qual um conjunto de documentos passa
do arquivo intermediário para o arquivo permanente.
"No popular": os arquivos intermediários ainda não sabem o que querem da vida... (risos).
Dependendo de seu valor, podem ser eliminados, ou podem ser recolhidos para o arquivo
permanente. Simples assim.
Aula D1
Arquivos ermanentes ou de Terceira Idade:
Os arquivos permanentes já perderam o valor de natureza administrativa [valor primário). São
conservados por fatores históricos ou documentais e acabam sendo utilizados para o
conhecimento do passado e sua evolução.
Ia ouviu a marchinha de carnaval: "A pipa do vovô não sobemais"?
" , i a' o ê ' ', , ' ` ', ` e aEntao a " ' d vovo esta la tem valor documental mas ara o "dia a dla' nao serv ar
mais nada. Ele pode até contar suas histórias e tudo o que já fez com sua "pipai'. Mas agora ela
está imovel, permanentemente inerte.
Note que o arquivo surge e fica ali perto de quem o recebeu ou o produziu (arquivo corrente).
Em seguida, ele ê transferido para um arquivo intermediário que ê considerado transitório,
pois ê um estágio que fica entre o primeiro (corrente) e o último (permanente). Aos poucos vai
ficar mais claro, mas já vá pensando nessas etapas.
E para exemplificar com a SÓ NEGAÇÃO LTDA, imagine que o prazo de 5 anos se passou e que
a o Fiscal tenha dormido no ponto e não tenha pedido as informações fiscais à empresa dentro
do prazo de 5 anos. Nesse caso, todos os documentos da SÓ NEGAÇÃO LTDA perderam o valor
legal. Agora ela não precisa mais se preocupar com o ñsco ou em acessar os dados com
frequência. Mas como ela sabe que ê importante aprender com seu passado e as informações
podem ter valor no futuro, ela decide guardar tudo em um arquivo permanente. 0 arquivo
permanente [ou de terceira idade) é o conjunto de documentos preservados em caráter
definitivo em função de seu valor.
A nossa Lei dos Arquivos [8.159/91) ressalta que os documentos de valor permanente são
inalienáveis e imprescritíveis.
Em provas você pode ver o termo "arquivo morto". E o mesmo que arquivo permanente. Os
autores já determinaram a morte do termo, mas se a banca gosta, quem somos nós para
questionar! Queremos A vaga, certo ;)?
Portanto arquivo morto = arquivo permanente = terceira idade
Ronaldo, eu entendi tudo sobre as idades”, mas tenho receio de esquecer qual deles ê
relacionado à primeira idade, por exemplo...
Bom, se você lembrar da ordem deles, já resolve. Se notar, a ordem "respeita" o alfabeto.
Primeiro, o C, depois o l e depois o . Mas resolvendo exercicios você notará que tudo ficará
mais claro.
Corrente [ou arquivo de primeira idade)
Intermediária [ou arquivo de segunda idade)
Permanente (ou arquivo de terceira idade)
l Informações importantes sobre a Teoria das 3 Idades
Aula D1
Repare que os documentos Intermediários (ou de segunda idade) ainda precisam estar
disponiveis para consulta. Da mesma forma, naturalmente os arquivos Correntes também
precisam ser, ainda mais, acessíveis.
Por essa razão, dizemos que os documentos dos arquivos correntes e intermediários possuem
valor primário, ou seja, valor:
Administrativo
Fiscal
Legal
E em ambos os casos os documentos estão diretamente relacionados aos fins da organização.
Lembra do exemplo da empresa de advocacia?
lã os arquivos Permanentes (terceira idade] possuem Valor Secundário, ou seia, valor:
q Histórico;
f vflmäfw š Cultural:O ;
Probatório;
Informativo.
1 Valor SecundárioPermanente
Os arquivos correntes podem ser eliminados nessa mesma fase, podem ser transferidos ao
arquivo intermediário, mas também podem passar diretamente para a última fase, a
Permanente. Nesse último caso, os documentos serão diretamente recolhidos para o arquivo
Permanente, quando não poderão ser eliminados. Tudo depende de seu valor para aquela
instituição.
Vamos voltar ao "MDA" com definições importantes! lá vimos o que é o recolhimento [passagem
dos documentos para o arquivo permanente). Agora veremos o que é transferência.
Transferência: Operação pela qual um conjunto de documentos passa
do arquivo corrente para o arquivo intermediário.
Aula 01
Intermediário Permanente
` Eliminação
Corno você pode ver na figura, a Transferência só acontece quando se está na fase Corrente
e há migração para a fase Intermediária.
Já o recolhimento pode acontecer de duas formas: da idade intermediária para a idade
permanente, ou ainda, da fase corrente diretamente para a fase permanente.
Não sei se você percebeu, mas o documento já pode nascer com valor secundário, ou seja,
ele é primário momentaneamente (até cumprir as funções pelas quais foi criado) e o valor
secundário já é inerente a ele, pois logo após será recolhido ao arquivo permanente. Nesse
momento, aproveito para falar com você sobre uma dúvida recorrente no forum. 'vou
explicar melhor!
Quando os alunos leem a frase "o documento já nasce com valor secundário” eles pensam
que ele nunca teve um valor primário e isso não é verdade. Vamos pensar em um Estatuto
da Instituição HBolinha". Um estatuto é um documento que já nasce com valor secundário,
pois e um documento que constitui a instituição Bolinha. Quando o dono da Bolinha cria o
Estatuto, ele precisa registra-lo em cartório e utiliza-Io para fazer a sua empresa começar a
funcionar certo? Podemos pensar que esse Estatuto vai ser publicado no site, que pode ser
instrumento de uma reunião para falar sobre a empresa, que pode servir de comprovação
para que outras atividades possam ser abertas na empresa (...) e isso tudo é o valor primário
dele. Quando terminar de ser utilizado para o fim pelo qual foi criado, vai direto para o
arquivo permanente. Então, não é que o documento quejá nasce com valor secundário deve
Aula 01
ir diretamente para o arquivo permanente. Esse documento pode e deve fazer parte das
atividades primárias da Bolinha, ainda que não tenha prazo definido no arquivo corrente.
Veja bem: essa foi uma dúvida que surgiu no fórum. Os alunos me viram fazendo a afirmação
no video, procuraram o fórum e agora a dúvida deles está sendo compartilhada com você.
Por isso, utilize o fórum. É importante para a sua preparação!
PRAZOS DE GUARDA
Us documentos de arquivo não cumprem um prazo de guarda único, este período de
retenção varia de acordo com o documento, de acordo com a função que aquele documento
representa e de acordo com a respectiva tabela de temporalidade. Por isso, não se pode
afirmar que todos os documentos de arquivo ficam X anos na fase corrente, ou que se
tornarão de guarda permanente após Y anos de sua produção. Os prazos vão variar de
instituição para instituição. É só pensar que cada uma exerce um tipo de atividade, mais ou
menos importantes e, claro, os prazos de guarda e a destinação final (eliminação ou guarda
permanente) terão que refletir essas diferenças.
Entretanto, a doutrina passa algumas referências sobre os prazos (aproximados) para
guarda dos documentos nos arquivos. Mas não cabe falarmos sobre eles porque não caem
em prova e o que você tem que ter em mente é que os prazos vão variar de acordo com a
instituição, com as atividades que desenvolvem, com os documentos que produzem e corn
as diversas peculiaridades que cada instituição possui. Fique tranquilo(a): a banca não
cobrará os prazos de vigência dos documentos (a menos que o edital fale para você estudar
a tabela de temporalidade específica do Órgão - o que não costuma acontecer ern provas
para nível médio ou nível superior para áreas que não sejam de arquivistas).
Sobre esse assunto, vou trazer mais uma dúvida do fórum: "ah, professor, mas no meu edital
tem o tema "tabela de temporalidade de documentos" e você está falando que não tenho
que estudar esse tema? Não, não estou falando isso. O que estou dizendo é que há diferença
na cobrança. A banca pode pedir:
Tabela de temporalidade de documentos: estamos estudando tudo o que é necessário aqui
e os prazos de vigência não importam.
Tabela de temporalidade de documentos do órgão x: nesse caso, o aluno terá que saber os
prazos de vigência da tabela. Mas isso nunca aconteceu, ok? Só para arquivistas! O que já vi
acontecer em provas de nível me'dio e em provas de nível superior para áreas diferentes de
arquivologia é o born senso. Como assim, professor? A banca pode pedir que você diga, pelo
senso comum, se urn documento deverá ser eliminado ou guardado permanentemente.
Esse é um tipo de cobrança muito errada, pois como já dissemos, o valor dos documentos
depende de inúmeras características que variam de instituição para instituição, sendo
impossível fazer essa mensuração sem os dados. Mas caso venha a acontecer, o seu
raciocínio deve seguir os seguintes passos:
Aula D1
Vamos suporque a banca peça para você apontar qual desses dois documentos - regimento
interno e folha de ponto - possui valor secundário (não podem ser eliminados) e valor
pri mário (podem ser eliminados). Nesse caso você deve pensar:
O Regimento interno é um documento que estrutura a instituição, que rege suas atividades,
seus procedimentos, expõe direitos e deveres, certo? Um documento desse tipo serve para
que as atividades primárias sejam cumpridas, mas também serve como valor historico, pois
marcou o caminho da instituição em dado momento. Por isso ele é um documento que
deverá ser guardado permanentemente.
Ja' a folha de ponto é um documento que possui o registro de entradas e saídas de
determinada pessoa em um período de tempo. Esse registro possui valor até um certo
momento e os prazos que ele ficará no arquivo corrente e intermediário corn certeza
abarcarão todas as possíveis necessidades de acessa-Io. Entretanto, a folha de ponto não
deve ser guardada permanentemente, pois é um registro transitório.
É dificílirno cair em prova, mas já caiu e não está correto que caia. Por mais que tenhamos a
possibilidade de recurso, não custa entender como proceder para evitar o pânico na prova,
certo? Vamos seguir em frente.
Note algumas das diferenças mais importantes entre as 3 idades dos arquivos:
Arquivo ArquivoArquivo Corrente _ , _
Intermedlarlo Permanente
Valor Primário Primário Secundário
Restrito a quem Restrito a quem
Acesso acumula os acumula e aos gue Aberto
documentos são autorizados
Geralmente fora do
setor que gerou a
Proxima a quem acumulação de _ _ ...
. ... . . InstltulçaoLocalizacao Fislca acumula os documentos, em . . .arquivlstlcadocumentos local
economicamente
mais barato
Vamos aprofundar mais um pouco sobre os arquivos correntes, intermediários e
permanentes. O ciclo vital dos documentos é o principal tema para entender a
Aula 01
sistematização de gestão de documentos, então não podemos deixar passar nenhum ponto
passível de cair em prova.
ARQUIVOS CORRENTES (aprofundando)
Documentos correntes são “aqueles em curso ou que, mesmo sem movimentação,
constituam objeto de consultas frequentes". Os arquivos correntes também são chamados
de arquivos de primeira idade ou de fase ativa.
O valor de um documento que acaba de ser criado, será sempre um valor primário, ou seja,
administrativo, fiscal ou legal (ainda que ele já nasça com valor secundário inerente, como
ja' estudamos). O acesso a documentos da fase corrente é restrito ao produtor desses
documentos! A frequência de uso de um documento da fase corrente é alta e, em regra, o
arquivo corrente tem a localização no local de trabalho do produtor, nas mesas mesmo,
geralmente no arquivo setorial.
Há questões que pedem quais são as atividades dos arquivos correntes. Vejamos essas
atividades:
PROTOCOLO
O protocolo é um conjunto de atividades que envolve o recebimento, registro/autuação,
classificação, expedição/distribuição e controle/movimentação. Vamos estudar todos
esses pontos de forma aprofundada mais adiante. O que você precisa saber nesse momento
e' que todas as atividades de protocolo são realizadas no arquivo corrente das instituições.
Atenção: acabei de dizer que as atividades de protocolo são realizadas nos arquivos
correntes, mas guarde essa informação adicional para quando estivermos estudando as
fases de gestão de documentos: as atividades de protocolo são desenvolvidas na fase de
utilização do programa de gestão de documentos e não na fase de produção, como muita
gente acha. Mas, calma! Veremos isso mais para frente. É só para você ir digerindo a
informação.
EXPEDIÇÃO
Expedir um documento nada mais é do que fazer a sua movimentação de acordo com o
destinatário. A expedição é sempre externa. Portanto, se eu trabalho na unidade
protocolizadora e alguém da minha instituição pede para enviar um documento para um
ator externo, devo expedi-lo para o destinatário correspondente, que necessariamente não
faz parte da instituição.
Grave: expedição = externo
Marilena Leite Paes cita as rotinas que devem ser adotadas nessa etapa:
Receber a correspondência (original, envelope e cópias em quantidades a serem
determinadas*)
Verificar se não faltam folhas ou anexos
Aula 01
Numerar e completar a data, no original e nas cópias
Separar o original das cópias
Expedir o original, com os anexos se for o caso, pela ECT**, malotes ou em mãos
Encaminhar as cópias, acompanhadas dosa antecedentes que lhes deram origem, ao setor
de arquivamento, isto é, ao Arquivo propriamente dito
*os orgãos que desejarem manter uma coleção de cópias para consulta imediata deverão
prepara-las em papel de cor diferente. Estas cópias lhes serão restituidas apos a expedição
“Em presa Brasileira de Correios e Telégrafos
As rotinas não costumam ser muito cobradas em provas, mas veja só essa questão da banca
BIO-RIO para o concurso da Prefeitura de Mesquisa, no Rio de Janeiro, para arquivistas, em
2012.
Ano: 2012 Banca: BIO-RIO Cargo: Arquivista Prova: Prefeitura de Mesquita - RJ
O arquivo corrente pode ser definido como constituído de documentos em curso ou
frequentemente consultados como ponto de partida ou prosseguimento de planos,
para fins de controle, para a tomada de decisões das administrações etc. Alguns
autores apresentam cinco setores componentes do arquivo corrente: protocolo,
expedição, arquivo, empréstimo e consulta e destinação. Urna das rotinas da
Expedição é:
a) classificar documentos sigilosos;
b) expedir originais com anexos;
c) eliminar as cópias dos documentos;
d) juntar cópias e originais;
e) abrir a correspondência antes do envio.
A resposta para essa questão é o item 5 das rotinas de expedição de documentos.
Bancas como a ESAF, FUNDEP e UFMT já cobraram essas rotinas. Não precisa sair
decorando, mas se sobrar um tempo, dê uma atenção a elas.
ARQUIVAMENTO
O arquivamento é o ato de armazenar um documento em um mobiliário quando esse
documento já não precisa ser mais consultado com tanta frequência. O modo de
armazenamento vai depender do método de arquivamento escolhido. Quais são eles? Isso
é assunto para a nossa aula 2.
Aula 01
Mas, Professor, para que servem esses métodos? Ora, o objetivo dos documentos é fornecer
as informações que neles estão contidas, certo? Se essas informações não estiverem
organizadas, elas não permitirão que o acesso seja feito de maneira rápida e fácil, por isso
utilizamos métodos para a guarda de documentos. Mas isso e' assunto para outra aula.
EMPRÉSTIMO E coNsuLTA
É importante destacar que estamos falando do empréstimo e consulta nos arquivos
correntes e não nos permanentes. Os documentos que tratamos aqui só podem ser
emprestados aos setores que os produziram ou receberam. Existe a possibilidade outros
setores requisitarem documentos que não são objetos de suas atividades. O que deve ser
feito nesse momento é pedir autorização para quem produziu ou recebeu esses documentos
e, posteriormente, fazer o empréstimo.
Todo esse controle busca evitar lacunas no patrimônio arquivístico da instituição. A
tramitação dos documentos nas instituições é intensa e controlar esse movimento e' a
melhor forma de manter toda a documentação acessível a quem de fato tenha motivos para
acessa-la, sem perdas.
Quando um documento é retirado do local onde está armazenado, utiliza-se a guia-fora para
indicar que algum documento foi retirado e não foi devolvido.
Guia-fora: indicador colocado no lugar de uma unidade de
arquivamento ou item documental para assinalar a sua remoção
temporária. Também chamado fantasma ou ficha-fantasma.
A professora Marilena Leite Paes também operacional as rotinas de empréstimo:
Atender às requisições oriundas dos vários órgãos
Preencher em duas vias o formulário Recibo de Dossiê
Colocar a segunda via no lugar da pasta retirada para empréstimo
Arquivar a primeira via assinada pelo requisitante no fichário de lembretes -ƒollow up -, em
ordem cronológica para efeito de controle de prazos
Preencher e encaminhar o formulário Cobrança de Dossiê quando a pasta não tiversido
restituída no prazo estipulado
Arquivar a pasta e eliminar a segunda via do recibo
Apor o carimbo Restituído na primeira via assinada pelo requisitante e devolvë-Ia.
DEsTlNAçÂo
Nos arquivos correntes, a destinação pode acontecer de três formas:
1) o documento pode ter o seu prazo encerrado e ser transferido para o arquivo
intermediário para aguardar a sua destinação final (eliminação ou guarda permanente);
2) o documento pode ser recolhido diretamente ao arquivo permanente;
Aula 01
3) o documento pode ser eliminado imediatamente (de acordo com o trâmite permitido em
Lei);
Essa três formas de destinação dos arquivos correntes vão depender da frequência de uso
dos documentos e serão estabelecidas a partir da avaliação prévia desses documentos pela
Comissão Permanente de Avaliação de Documentos.
ARQUIVOS INTERMEDIÁRIOS (aprofundando)
Os arquivos intermediários são fruto da transferência dos documentos da fase corrente para
a intermediária. Também pode aparecer em sua prova como fase intermediária ou semi-
ativa. O valor desse tipo de documento é sempre primário.
Geralmente, as razões mais relevantes para a criação do arquivo intermediário são o pouco
espaço nos setores de trabalho e para evitar a movimentação precoce (recolhimento) para
a fase permanente. Mas, de todas as razões, a mais importante tende a ser a economia que
decorre desse processo.
O acesso aos documentos dessa fase é restrito aos produtores, mas outras pessoas
interessadas podem conseguir autorização para acesso. a frequência de uso é baixa.
Geralmente a localização não é no mesmo local de quem produziu os documentos, pois
locais mais afastados costumam ter um custo menor por metro quadrado. Geralmente os
arquivos intermediários são chamados de Arquivos Centrais.
Outro ponto importante é que os documentos dos arquivos intermediários possuem valor
primário decrescente, ou seja, eles nascem com valor primário alto e quando finalmente
cumprem os objetivos pelos quais foram criados, vão para o arquivo intermediário e o seu
valor primário diminui até que ele adquira valor permanente ou seja eliminado.
ARQUIVOS PERMANENTES (aprofundando)
Os arquivos permanentes também podem ser chamados de terceira idade ou fase inativa.
Ao contrário das outras duas idades, o valor de um documento permanente é secundário e
o acesso e' livre. A não ser que o documento seja protegido por sigilo definido na Lei de
Acesso `a Informação.
Se você tem documentos que já nascem com características específicas, como por exemplo,
o regimento interno de um Tribunal de Justiça, ele poderá ser classificado como de valor
secundário, ou seja, ele já nasceu permanente ainda que não esteja fisicamente no arquivo
permanente e sim no arquivo corrente. É a explicação que dei sobre a instituição Bolinha,
lembra? Se não lembra, volte um pouco na aula. Os documentos que dizem respeito à
organização de uma instituição, origem/criação, funcionamento/organização, objetivos e
evolução da instituição são de guarda permanente, mas esse julgamento do que possui e do
que não possui valor secundário cabe a cada instituição analisar, afinal, cada instituição é
uma instituição e possui características muito específicas para poder utilizar da
generalização.
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Aula 01
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Aula 01Aula 01
E agora, veja as principais atividades dos arquivos permanentes:
Arranjo
Descrição/publicação
Referência
Conservação
ouEsTÃo PARA lAçÃo
Os documentos públicos podem ser identificados como:
a) inativos, permanentes e elimináveis.
b) correntes, de gestão e ativos.
c) intermediários, de pré-arquivo e semi-ativo.
d) correntes, intermediários e permanentes.
e) inativos, permanente e arquivo.
Comentários
Como já estudamos, hã 3 idades para os documentos públicos:
Corrente (ou arquivo de primeira idade)
Intermediária (ou arquivo de segunda idade)
Permanente (ou arquivo de terceira idade)
É interessante saber que algumas bancas gostam de dar outros nomes às fases do Ciclo
Vital dos Documentos. É comum você encontrar os seguintes sinônimos:
Idade Corrente: arquivos ativos
Idade Intermediária: arquivos semi-ativos
Idade Permanente: arquivos inativos
Portanto, a letra A cita o termo I"'elimina"veis*"'. Isso não existe. E repete sinônimos como
inativos e permanentes.
A letra B cita o termo “gestão”. É viagem. E repete sinônimos como correntes e ativos.
A letra C repete sinônimos como intermediários e semi-ativos e cita "pré-arquivo”, que
não tem nenhuma relação com Teoria das 3 Idades.
A letra E, fala em arquivo, que não é uma idade documental e mais uma vez usa dois
sinônimos (inativos e permanente
Aula ü1
Assim, a única alternativa que traz as 3 idades documentais é a letra D.
` Gabarito: D
ouEsTÃo PARA FIXAÇÃO
Os documentos podem passar pelas três idades documentais, mas, obrigatoriamente,
apenas pelos arquivos correntes.
Comentários
As 3 idades (corrente, intermediária e permanente) não são obrigatórias. Não é porque
existem 3 idades que os documentos terão que passar por todas elas. Você pode
produzir algum documento hoje e a tabela de temporalidade pode dizer que ele não
terá serventia no futuro, portanto, não faria sentido transferi-lo da fase corrente para
a intermediária, concorda?
Reforgando: o documento pode nascer e no mesmo dia e ser eliminado. Ou seja, foi
produzido (primeira idade ou corrente), mas foi descartado. Nem foi para a fase
intermediária (segunda idade). De forma similar, um documento pode migrar da
primeira idade diretamente para a terceira fase (permanente). Essa "migração" é
chamada de recolhimento.
O que não muda é que um documento sempre passará pela primeira idade (fase
corrente), ainda que já tenha nascido com valor secundário (casoda instituição
Bohnha)
Gabarito: Certo.
ouEsTÃo PARA lAçÃo
A ênfase ao valor primário é característica marcante dos documentos de um arquivo
corrente, condição não verificada nas outras idades documentais.
Comentários
' Há duas idades em que há primazia do valor primário. A primeira e segunda fases, ou
seja, os arquivos correntes e intermediários.
........................................................
-Valor Secundário
Gabarito: Errada
Aula 01
QuEsrÃo 'PARA lAçÃo
O ciclo de vida dos documentos divide-se em duas idades: a primeira delas,
denominada arquivo de gestão, abrange a fase de produção e uso do documento, até
o encerramento do fato que motivou a sua criação; a segunda idade, chamada de
arquivo morto, compreende a fase de guarda dos documentos que contêm
informações sobre a história da instituição.
Comentários
Como ja' vimos, a Teoria das três idades divide-se em 3 fases. Daí você já poderia cravar
o gabarito porque a questão fala em somente duas idades. Não se esqueça do CIP. A
primeira idade é a corrente, a segunda, Intermediária. E arquivo morto poderia estar
relacionado à terceira idade (permanente) e não à segunda idade.
Não é aconselhável usar o termo arquivo morto. Mas ainda aparece em provas. Se
aparecer arquivo morto, associe à terceir idade.
Gabarito: Errada
Agora que já aprendemos alguns conceitos e estudamos a Teoria das Três idades estamos
prontos para avançar. "Ah, professor, mas eu estou com preguiça!" Nesse momento eu digo
para você olhar para a sua carteira, abestado! Vamos embora! Força!
5. GESTÃO DE DOCUMENTOS
Vamos começar a falar do assunto relembrando a definição de Documento, para então,
estudarmos a Gestão deles.
Documento: Registro de uma informação independentemente da natureza do suporte que
a contêm.
Dessa forma, qualquer informação registrada em um suporte material que possibilite
consultas, provas, estudos, pesquisa e' um documento, pois comprova fatos, fenômenos e
pensamentos do homem em determinado momento histórico.
O documento pode ser um livro, um pendrive, um CD, uma planta (não, a samambaia não,
aquelas plantas de edificações), etc.
Vamos direto à Lei nE 8.159/91, para não ter chance de erro.
Aula 01
Art. 32 - Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações
técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase
corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda
permanente.
Então, de acordo corn a Lei nE 8.159/91, as fases de um programa de gestão de documentos
são: produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento. Vamos estuda-los?
Antes, um alerta: não confunda as fases de um programa de
gestão de documentos com a Teoria das 3 idades. Elas são
similares, estão diretamente ligadas e o examinador vai
tentar puxar seu tapete se você não ficar atento(a)!
De acordo com a Professora Marilena Leite Paes:
Produção de Documentos (Primeira fase):
Nome bem intuitivo. Busque sempre associar o nome, quando possível, a sua realidade. A
produção de documentos trata da elaboração de documentos em função das atividades de
um órgão ou setor. Nesta fase, o arquivista deve priorizar apenas os documentos
fundamentais para a atividade e administração da instituição e deve impedir que haja
duplicação e emissão de vias desnecessárias. O arquivista tem função importante pois deve
propor criação ou extinção de formulários e modelos; contribuir para a difusão de normas e
informações necessárias ao bom desempenho organizacional e até propor consolidação de
atos normativos ou atualizados corn certa frequência. Deve ainda, apresentar estudos sobre
a adequação e o melhor aproveitamento de recursos reprográficos e informáticos, ou seja,
o objetivo é evitar perda de tempo no futuro com documentos duplicados ou que nem
deveriam ser arquivados.
Utilização de Documentos (Segunda fase)
Aqui partimos para as atividades de Protocolo (recebimento, classificação, registro,
distribuição, tramitação), de Expedição e de Organização e Arquivamento de documentos
em fase corrente e intermediária, bem como a elaboração de normas de acesso à
documentação (empréstimo e consulta) e à recuperação de informações, indispensáveis ao
desenvolvimento de funções administrativas, te'cnicas ou cientificas das instituições.
Ah, professor, mas você não disse que isso tudo aí é feito nos arquivos correntes e agora
está falando que e nessa fase de utilização também? Como assim?
Calma, fulaninho(a)! Sim, todas essas atividades ocorrem no arquivo corrente e,
concomitantemente, são desenvolvidas na fase de utilização do programa de gestão de
documentos.
Estudaremos algumas dessas etapas ainda nessa aula ,').
Avaliação e Destinação de Documentos (Terceira fase)
Aula D1
Costuma ser considerada a fase mais complexa, pois depende de capacidade analítica, já
que é necessária a avaliação e análise dos documentos acumulados nos arquivos, com fins
de determinar seus prazos de guarda, em razão de seus valores administrativo, fiscal,
ju rídico-Iegal, técnico, histórico e definindo:
Quais documentos serão arquivados permanentemente
Quais documentos devem ser eliminados por terem perdido valor de prova e de informação
para a instituição.
Segundo o DBTA (Dicionário), Avaliação é o processo de análise de
documentos de arquivo, que estabelece os prazos de guarda e a
destinação, de acordo com os valores que lhes são atribuídos. E por
isso, está diretamente ligada à Tabela de Temporalidade (a ser estudada).
Destinação é a decisão, com base na avaliação, quanto ao
encaminhamento de documentos para guarda permanente,
descarte ou eliminação.
Se você vir na prova algo que se refira às fases da Gestão de Documentos ou de um Programa
de Gestão de Documentos, busque decorar essas etapas. Use o mnemônico PUAD. Nele,
você vê as 3 fases com facilidade
Produção
Utilização
Avaliação
Destinação
Veja as 3 fases e sua sequência, de forma resumida.
A Avaliação e
Destinação de
Documentos
(3° Fase)
Utilização de
Documentos
(2° Fase)Produção de
Documentos
(1°Fasel
Sobre o PUAD, há dois pontos importantes que você tem que saber.
Podemos ter um programa geral de gestão de documentos, que é o PUAD (produção,
utilização, avaliação e destinação). O PUAD também pode ser encontrado ern provas e em
algumas obras de arquivologia como PUD (produção, utilização e destinação). Você deve
estar pensando: mas e a avaliação, professor? Eu respondo: a avaliação está intimamente
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Aula 01
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Aula 01Aula U1
ligada ã destinação. Não há destinação sem avaliação. O que você tem que entender é: se
vier somente o PUD não estará errado!
Podemos ter um programa completo de gestão de documentos, que é o PUTAA - com todo
o respeito, tá? - (produção, utilização, tramitação, avaliação e arquivamento).
Mas professor Ronaldo! PUAD/PUD, PUTAA. Não estou entendendo nada! Calma,
cabeção/cabeçona! Quando você estiver resolvendo as questões e o examinador perguntar
para você se a classificação faz parte de um programa de gestão de documentos você vai
lembrar dessas três palavrinhas, vai tentar encaixar a classificação e não vai conseguir! Ah,
Ronaldo, por que não vou conseguir? Tá vendo algum C de classificação em PUAD/PUD e
PUTAA? Não, né? Pois é... bingo! ©
QuEsTÃo PARA lAçÃo
Acerca da gestão de documentos, julgue o item que se segue.
O desenvolvimento do programa de gestão de documentos na ANATEL passa pela
implantação de três fases: a fase ativa, a fase de desenvolvimento e a fase de
destinação.
Comentários
Urna questão direta e objetiva sobre Gestão de Documentos e que não traz as 3 fases
corretas da Gestão de Documentos. Lembre-se do PUAD e você será feliz. Lembre-se
do artigo 39 da Lei 8.159 e você será feliz ©.
As fases são:
As 3 fases são: Produção, Utilização, Avaliação e Destinação (juntas). A questão só
acertou na "Destinação".
Se viesse apenas: Produção, Utilização e Destinação, estaria correta. Lembra do PUD?
Anota aí: PUD/PUAD/PUTAA!
Releia a lei, é assim que se decora. Não pense assim: "já li essa lei aqui na aula, vou
pular”. Não pule! Leia atentamente todas as vezes que se deparar com ela. É assim que
se memoriza ;).
Art. 39 - Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações
técnicas referentes ã sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase
corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda
permanente.
Produção/ Utilização / Tramitação/Avaliação/Arquivamento (programa completo de
gestão de documentos) -> PUTAA
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Aula 01
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Aula 01Aula U1
Gabarito: Errado
QuEsTÃo PARA lAçÂo
No que diz respeito à gestão de documentos, julgue o próximo item.
O acesso ã informação independe, para sua eficácia, da aplicação do programa de
gestão de documentos.
Comenta' rio
É exatamente o oposto. Imagine que na terceira fase da gestão de documentos, c|ue
depende de muita sensibilidade do arquivista, ele decida errado. É nessa fase que ele
definirá se o documento deve se manter "vivo" ou não. Vai que ele imagina que algo
de elevado valor cientifico não é importante e o destina à eliminação?l
Já pensou? Como as pessoas teriam acesso a essa informação se ela fosse eliminada?
Logo, o acessoà informação depende, para sua eficácia, da aplicação do programa de
gestão de documentos.
Gabarito: Errada
Qu ESTÃO PARA lAçÃo
Um campo da gestão responsável pelo controle eficiente e sistemático da produção,
recepção, manutenção, uso e eliminação de documentos, incluindo os processos de
captação e manutenção de provas e informações sobre as atividades de negocios e
transações em forma de documentos, é uma definição apresentada pela norma ISO
15.489-1 a respeito de qual aspecto da gestão das organizações?
a) Gestão da informação.
b) Gestão documental.
c) Gestão de arquivos.
d) Gestão da comunicação.
e) Gestão operacional.
Comentários
você nem precisa se preocupar com a norma ISO citada se entendeu bem a Gestão de
Documentos. Você vã que o enunciado traz suas fases (a PUAD - Produção, Utilização,
Avaliação e Destinação). Em outras palavras, o enunciado trouxe a definição do que já
estudamos até aqui. Veja:
"o campo da gestão responsável pelo controle eficiente e sistemático da produção,
recepção, manutenção, uso e eliminação de documentos, incluindo os processos de
captação e manutenção de provas e informações sobre as atividades de negócios e
transações em forma de documentos"
Mas, vamos lá, o que é essa norma ISO? Ah, ISO é uma Organização Internacional de
Normatização. Quem já trabalhou em indústrias certamente já ouviu falar do termo.
Aula D1
Mas o que importa é que essa norma ISO citada na questão é mais focada em provas
para Arquivistas. Não se preocupe. E note que era possível acertar a questão sem ser
um arquivista ;).
0 que importa ê você decorar esse artigo 39 da Lei 8.159.
Art. 32 - Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações
tecnicas referentes ã sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase
corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda
permanente.
__fâaPerieëE---
7.CLASSIFICAÇÃO DOS ARQUIVOS E DOS DOCUMENTOS1
Nesse momento iremos estudar diversos conceitos importantes e que nos farão conhecer
os documentos arquivísticos em sua essência. Fique atento (a)!
Podemos classificar os arquivos em função de:
I Entidades mantenedoras
I Estágios de sua evolução (são as 3 idades)
I Extensão de sua atuação (abrangência)
I Natureza dos documentos
Detalhe importante e cobrado em provas:
De acordo com a entidade produtora (não é entidade mantenedora), os arquivos são
classificados em:
I Públicos
I Privados
É só lembrar que quem produz um arquivo, pode ser um "produtor" público ou privado.
Um exemplo de arquivo público é o Arquivo Nacional [o mais citado em provas).
Exemplos de arquivos privados são ainda mais fáceis, pois uma empresa privada pode ter um
arquivo, pessoas fisicas podem possuir arquivos, universidades. entre outros.
1 Esse tema pode aparecer com o nome de Tlpologia Documental.
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Aula 01
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Aula 01Aula 01
7. 1 ENTI DADES MANTENEDORAS
As instituições possuem caracteristicas próprias. A Petrobras é bem diferente da Coca-Cola, por
exemplo. E isso se reflete nos arquivos. E em função dessas características individuais, seus
arquivos gerados podem ser:
Públicos (federal, estadual, municipal)
Institucionais (igrejas, escolas...]
Comerciais (empresas, firmas)
Familiares ou pessoais
7.2 ABRANGÊNCIA (EXTENSÃO DE suA ATUAÇÃO)
O mais importante aqui é que saiba que existem arquivos centralizados e descentralizados.
Os arquivos descentralizados realizam suas atividades de forma distribuída nos setores de
trabalho, ou seja, cada setor é responsável por sua documentação corrente. Esses arquivos
podem até descartar documentos sem valor administrativo ou juridico.
Um exemplo e o arquivo setorial.
Os arquivos Centralizados (centrais ou gerais) centralizam as atividades dos arquivos
correntes. Eles recebem a produção de vãrias áreas dentro de uma organização.
Exemplo: arquivo central ou arquivo intermediário.
7.3 NATUREZA DOS DOCUMENTOS
A natureza dos documentos divide-se em duas: arquivos especiais e arquivos especializados
E chamado de Arquivo Especial, aquele que tem sob sua guarda documentos de formatos
fisicos diversos. Em um mesmo local você pode ter CD-ROM, disquete, discos, fitas, microformas
(microfilme), slides e etc.
Pense: é ou não especial um arquivo que possui documentos em formatos fisicos tão
diferentes? Certamente que sim.
Iã o Arquivo Especializado não faz essa "mistureba"