atividade 4 Fundamentos do secretariado Executivo

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• Pergunta 1 
0 em 1 pontos 
 
Leia o excerto a seguir: 
“O nome foi inspirado em um timer de cozinha em forma de tomate que 
era por ele utilizado e a técnica é lúdica e modesta. Os preceitos são 
simples e não requerem nada além de papel, caneta e um timer de 
cozinha”. 
 
BOGUSŁAWSKI, A. M.; OLIVEIRA, V. S. Administração do tempo: estudo 
realizado com formandos do curso de Secretariado Executivo com o 
objetivo de identificar causas que comprometem e gerenciamento do 
tempo. In: ENCONTRO NACIONAL DE ESTUDANTES DE SECRETARIADO, 5., 
Macapá, 2012. Anais… Macapá: Universidade Federal do Amapá-UNIFAP–
Macapá, set., 2012. p. 91. 
 
Considerando a técnica Pomodoro de gerenciamento do tempo, analise 
as afirmativas a seguir: 
 
I. É estabelecido o tempo de 25 minutos para executar tarefas sem 
interrupções. 
II. Cada Pomodoro representa 25 minutos, e a cada quatro minutos deve 
ser feito um intervalo de cinco minutos. 
III. Ainda que a tarefa não seja concluída em 25 minutos, é feita uma 
pausa de cinco minutos. 
IV. A pausa de cinco minutos só poderá acontecer se toda tarefa for 
executada em 25 minutos. 
 
É verdadeiro apenas o que se afirma em: 
 
Resposta Selecionada: 
II e IV. 
Resposta Correta: 
I e III. 
Comentário 
da resposta: 
Sua resposta está incorreta. Alternativa incorreta. Cada 
Pomodoro representa 25 minutos e a cada quatro deve se 
fazer um intervalo de 30 minutos. Ainda que a tarefa não 
seja concluída nesse tempo, a pausa de cinco minutos deve 
ser feita. 
BOGUSŁAWSKI, A. M.; OLIVEIRA, V. S. Administração do 
tempo: estudo realizado com formandos do curso de 
Secretariado Executivo com o objetivo de identificar causas 
que comprometem e gerenciamento do tempo. In: 
 
ENCONTRO NACIONAL DE ESTUDANTES DE 
SECRETARIADO, 5., Macapá, 2012. Anais… Macapá: 
Universidade Federal do Amapá-UNIFAP–Macapá, set., 
2012. p. 91. 
 
• Pergunta 2 
0 em 1 pontos 
 
Leia o fragmento textual a seguir: 
“A gestão é uma atividade realizada na organização por profissionais que, 
além de terem conhecimento técnico, possuem espírito de liderança e 
que conheçam muito bem a empresa em que atuam”. 
 
BOGUSŁAWSKI, A. M.; OLIVEIRA, V. S. Administração do tempo: estudo 
realizado com formandos do curso de Secretariado Executivo com o 
objetivo de identificar causas que comprometem e gerenciamento do 
tempo. In: ENCONTRO NACIONAL DE ESTUDANTES DE SECRETARIADO, 5., 
Macapá, 2012. Anais… Macapá: Universidade Federal do Amapá-UNIFAP–
Macapá, set., 2012. p. 37. 
 
 
 
A respeito das técnicas de gerenciamento do tempo, analise as 
afirmativas a seguir e assinale V para a(s) Verdadeira(s) e F para a(s) 
Falsa(s). 
 
I. ( ) O Método GTD divide grandes tarefas em ações menores, para que 
sejam concluídas em etapas. 
II. ( ) Quanto mais alto o resultado da multiplicação GxUxT, é indicada a 
maior necessidade de execução. 
III. ( ) A técnica de Pomodoro visa à execução das tarefas sem 
interrupções. 
IV. ( ) O Método GTD é um dos mais simples e objetivos para o aumento 
da produtividade. 
 
Assinale a alternativa que indica a sequência correta: 
 
Resposta Selecionada: 
V, F, V, V. 
Resposta Correta: 
V, V, V, V. 
Comentário 
da resposta: 
Sua resposta está incorreta. Alternativa incorreta. O 
Método GTD é considerado um dos mais simples e divide 
as tarefas para que sejam executadas em partes, o que 
 
aumenta o rendimento e produtividade. Ao multiplicar G 
(gravidade) x U (urgência) x T (tendência), é possível avaliar 
a necessidade de execução da tarefa. Quanto à técnica 
Pomodoro, o objetivo principal é a execução das 
atividades, sem interrupções. 
BOGUSŁAWSKI, A. M.; OLIVEIRA, V. S. Administração do 
tempo: estudo realizado com formandos do curso de 
Secretariado Executivo com o objetivo de identificar causas 
que comprometem e gerenciamento do tempo. In: 
ENCONTRO NACIONAL DE ESTUDANTES DE 
SECRETARIADO, 5., Macapá, 2012. Anais… Macapá: 
Universidade Federal do Amapá-UNIFAP–Macapá, set., 
2012. p. 37. 
 
• Pergunta 3 
1 em 1 pontos 
 
Leia o trecho a seguir: 
“A secretária vem se tornando assistente qualificada de alto nível, quando 
possui as qualificações chaves: organização das técnicas de trabalho; 
pensamento empresarial; técnicas de gerenciamento; comunicação; 
trabalho em equipe; psicologia; criatividade; know-how intercultural; 
conhecimentos técnicos avançados com novas tecnologias, (programas 
de computador), ter consciência e envolvimento com o trabalho, ter 
objetivos explícitos, otimizar o tempo para um melhor rendimento [...]”. 
 
RAMOS, M. A. N.; BAPTISTA, D. M. T. O novo perfil da Secretária 
Executiva. Revista Pibic, v. 1, n. 1, p. 159, 2004. 
 
A respeito do mercado de trabalho do Secretariado Executivo, analise as 
afirmativas a seguir e assinale V para a(s) Verdadeira(s) e F para a(s) 
Falsa(s). 
 
I. ( ) A tecnologia tem sido aliada das empresas, que por um período 
tentaram usá-la em substituição ao profissional. 
II. ( ) As contratações têm ocorrido, principalmente, nas áreas industriais 
e em grandes centros metropolitanos. 
III. ( ) O mercado tem sido promissor, após uma grande crise econômica 
ocorrida entre 2015 e 2017. 
IV. ( ) O Secretário Executivo pode obter mais sucesso conforme o 
segmento em que decidir trabalhar. 
 
É verdadeiro apenas o que se afirma em: 
 
Resposta Selecionada: 
V, V, V, F. 
Resposta Correta: 
V, V, V, F. 
Comentário 
da resposta: 
Resposta correta. Alternativa correta. A crise econômica 
que o país enfrenta, tendo sido mais evidente entre 2015 e 
2017, fez com que diversas empresas precisassem fazer 
cortes e apostassem na tecnologia, em substituição aos 
profissionais. Com o reaquecimento do mercado, novas 
contratações estão acontecendo, principalmente nas áreas 
industriais e nos centros metropolitanos. 
RAMOS, M. A. N.; BAPTISTA, D. M. T. O novo perfil da 
Secretária Executiva. Revista Pibic, v. 1, n. 1, p. 159, 2004. 
 
 
• Pergunta 4 
0 em 1 pontos 
 
Analise o fragmento textual a seguir: 
“O papel do profissional de Secretariado Executivo é organizar com o 
executivo uma relação das pessoas que participarão da reunião, não 
fazendo apenas convocações verbais, mas também por escrito com a 
máxima antecedência possível”. 
 
BORTOLOTTO, M. F. P.; WILLERS, E. M. Profissional de Secretariado 
Executivo: explanação das principais características que compõem o 
perfil. Revista Expectativa, v. 4, n. 1, p. 51, 2005. 
 
Assinale a alternativa correta acerca dos tipos de reuniões: 
 
Resposta 
Selecionada: 
 
As reuniões de acompanhamento servem 
para brainstorming. 
Resposta 
Correta: 
 
Em reuniões de tomadas de decisões, são levantados e 
discutidos dados e informações. 
Comentário 
da resposta: 
Sua resposta está incorreta. Alternativa incorreta. As 
reuniões criativas são realizadas para brainstorming, para 
compartilhamento de ideias; reuniões avaliativas têm o 
objetivo de analisar o desempenho dos funcionários; nas 
reuniões de acompanhamento, novos funcionários são 
orientados e treinamentos realizados, e as reuniões 
informativas, para passar informações para um grupo de 
funcionários ou a toda a empresa. 
 
BORTOLOTTO, M. F. P.; WILLERS, E. M. Profissional de 
Secretariado Executivo: explanação das principais 
características que compõem o perfil. Revista Expectativa, 
v. 4, n. 1, p. 51, 2005. 
 
• Pergunta 5 
1 em 1 pontos 
 
Analise o fragmento textual a seguir: 
“Existem muitos fatores que podem levar ao fracasso da gestão, como 
ladrões de tempo de reunião, ladrões de tempo ao telefone, delegação 
insatisfatória, gerente irresoluto, comunicações insatisfatórias e outros, 
mas são poucos que levam ao sucesso”. 
 
LASTA, A.; SILVA, A. da. O secretariado executivo e a função de 
gestão. Secretariado Executivo em Revista, Passo Fundo, v. 3, p. 56, 
2007. 
 
Assinale a alternativa correta:Resposta 
Selecionada: 
 
 Imprevistos devem ser anotados como “não 
planejado”, sempre que ocorrerem. 
Resposta Correta: 
 Imprevistos devem ser anotados como “não 
planejado”, sempre que ocorrerem. 
Comentário 
da resposta: 
 Resposta correta. Alternativa correta. Sempre que 
acontecer um imprevisto, precisa ser anotado para que, ao 
final da execução da tarefa, possam ser avaliadas quantas 
interrupções aconteceram e o porquê, para que sejam 
controladas e evitadas em outras ocasiões. 
LASTA, A.; SILVA, A. da. O secretariado executivo e a função 
de gestão. Secretariado Executivo em Revista, Passo 
Fundo, v. 3, p. 56, 2007. 
 
 
• Pergunta 6 
1 em 1 pontos 
 
Leia o trecho a seguir: 
“É o intercâmbio de informação entre duas ou mais pessoas ou 
organizações, por meio verbais ou não verbais. É o processo de transmitir 
e receber ideias, impressões e imagens, com o objetivo de afetar o 
comportamento das pessoas. É a ação de tornar algo comum a duas ou 
mais pessoas”. 
 
 
BORTOLOTTO, M. F. P.; WILLERS, E. M. Profissional de secretariado 
executivo: explanação das principais características que compõem o 
perfil. Revista Expectativa, v. 4, n. 1, p. 50, 2005. 
 
Assinale a alternativa correta sobre a importância das correspondências: 
Resposta 
Selecionada: 
 
Ajudam os executivos a entenderem melhor o negócio 
e seus consumidores. 
Resposta Correta: 
Ajudam os executivos a entenderem melhor o negócio 
e seus consumidores. 
Comentário 
da resposta: 
Resposta correta. Alternativa correta. Informações são 
estratégicas, pois possibilitam possível saber detalhes 
diversos sobre a empresa no mercado e opiniões de 
consumidores, auxiliando nas tomadas de decisões e 
medidas estratégicas. 
BORTOLOTTO, M. F. P.; WILLERS, E. M. Profissional de 
secretariado executivo: explanação das principais 
características que compõem o perfil. Revista 
Expectativa, v. 4, n. 1, p. 50, 2005. 
 
 
• Pergunta 7 
1 em 1 pontos 
 
Leia o excerto a seguir: 
“[...] Faz-se necessário que esse profissional esteja ciente dos objetivos da 
empresa, de como ela pretende alcançá-los, precisa conhecer os 
principais clientes, saber as prioridades da empresa e estar interessado 
em contribuir para o crescimento da organização”. 
 
BORTOLOTTO, M. F. P.; WILLERS, E. M. Profissional de Secretariado 
Executivo: Explanação das principais características que compõem o 
perfil. Revista Expectativa, v. 4, n. 1, p. 47, 2005. 
 
A respeito das diferenças entre urgente e importante, analise as 
afirmativas a seguir e assinale V para a(s) Verdadeira(s) e F para a(s) 
Falsa(s). 
 
I. ( ) Toda atividade urgente é importante. 
II. ( ) Atividades que requerem atenção imediata e devem ser realizadas 
com rapidez são urgentes. 
III. ( ) Uma atividade não pode ser considerada importante se não é 
urgente. 
 
IV. ( ) Atividades importantes requerem atenção especial e produzem 
resultados, mas não exigem pressa. 
 
Assinale a alternativa que indica a sequência correta: 
Resposta Selecionada: 
F, V, F, V. 
Resposta Correta: 
F, V, F, V. 
Comentário 
da resposta: 
Resposta correta. Alternativa correta. É considerada 
urgente toda tarefa que precise ser feita de imediato e 
com rapidez, enquanto aquelas que requerem atenção e 
produzem resultado, mas não exigem pressa são 
classificadas como importantes. 
BORTOLOTTO, M. F. P.; WILLERS, E. M. Profissional de 
Secretariado Executivo: Explanação das principais 
características que compõem o perfil. Revista 
Expectativa, v. 4, n. 1, p. 47, 2005. 
 
 
• Pergunta 8 
1 em 1 pontos 
 
Leia o excerto a seguir: 
“O profissional de Secretariado Executivo tem a responsabilidade de 
assessorar e dar suporte para a equipe com quem trabalha. O 
atendimento não é só a comunicação e recepção, mas sim, a execução de 
atividades com eficácia”. 
 
VAZ, C. F. M.; DURANTE, D. G. Gestão do conhecimento secretarial e suas 
implicações para a organização. Revista do Secretariado Executivo, 
Passo Fundo, n. 7, p. 61, 2011. 
 
Considerando a importância do profissional de Secretariado Executivo no 
assessoramento em reuniões, analise as afirmativas a seguir: 
 
I. O Secretário Executivo deve organizar toda a reunião e, já no início, 
pode dar a tarefa por concluída. 
II. O profissional de Secretariado Executivo deve participar das reuniões, 
em pé, caso seja necessário resolver algo. 
III. As anotações e gravações executadas em reunião são de 
responsabilidade do Secretário Executivo. 
IV. O Secretário Executivo pode participar ativamente da reunião em 
algumas situações, conforme solicitado pelo Executivo. 
 
 
É verdadeiro apenas o que se afirma em: 
Resposta Selecionada: 
III e IV. 
Resposta Correta: 
III e IV. 
Comentário 
da resposta: 
Resposta correta. Alternativa correta. O Secretário 
Executivo deve anotar tudo o que for discutido em reunião 
e também gravar, quando for o caso. Precisa estar 
disponível durante todo o tempo da reunião, inclusive para 
opinar ou fazer declarações, conforme o Executivo solicite. 
VAZ, C. F. M.; DURANTE, D. G. Gestão do conhecimento 
secretarial e suas implicações para a organização. Revista 
do Secretariado Executivo, Passo Fundo, n. 7, p. 61, 2011. 
 
 
• Pergunta 9 
1 em 1 pontos 
 
Leia o excerto a seguir: 
A tecnologia da informação “[…] invade a vida das organizações e das 
pessoas provocando profundas transformações […] trouxe o conceito de 
escritório virtual ou não territorial”. 
 
CHIAVENATO, I. Para onde vai a TGA: em busca da competitividade. 
In: Introdução à teoria geral da administração: uma visão abrangente 
da moderna administração das organizações. Rio de Janeiro: Elsevier. p. 
579. 
 
Assinale a alternativa correta: 
 
Resposta 
Selecionada: 
 
Sites e aplicativos podem favorecer o gerenciamento 
do tempo. 
Resposta Correta: 
Sites e aplicativos podem favorecer o gerenciamento 
do tempo. 
Comentário 
da resposta: 
Resposta correta. Alternativa correta. Acompanhando a 
modernização, diversos sites e aplicativos foram criados 
para contribuir para o gerenciamento do tempo, 
oferecendo ferramentas que otimizam a execução de 
tarefas, incentivam o profissional, dentre outros formatos. 
CHIAVENATO, I. Para onde vai a TGA: em busca da 
competitividade. In: Introdução à teoria geral da 
 
administração: uma visão abrangente da moderna 
administração das organizações. Rio de Janeiro: Elsevier. p. 
579. 
 
• Pergunta 10 
1 em 1 pontos 
 
Leia o excerto a seguir: 
As reuniões de trabalho são corriqueiras e necessárias no dia a dia 
corporativo, para diversos fins: “A reunião de trabalho é a forma mais 
eficaz de comunicar decisões, controlar e delegar tarefas, bem como 
estudar novas estratégias empresariais”. 
 
NEIVA, E. G.; D’ELIA, M. E. S. As novas competências do profissional de 
secretariado. 2. ed. São Paulo: IOB, 2009. p. 201. 
 
A respeito dos tipos de reuniões, analise as afirmativas a seguir e 
assinale V 
para a(s) Verdadeira(s) e F para a(s) Falsa(s). 
 
I. ( ) Se o intuito do executivo é treinar e acompanhar novos funcionários, 
deve solicitar uma reunião formativa. 
II. ( ) O secretário executivo deve providenciar uma reunião informativa 
quando houver necessidade de passar informações para os funcionários 
ou equipes específicas. 
III. ( ) Quando se considera avaliar ideias diversas, de modo informal, 
espera-se que haja uma reunião criativa, de brainstorming. 
IV. ( ) O executivo deve pedir que o secretário executivo providencie uma 
reunião formativa para avaliar os conhecimentos dos funcionários. 
 
Assinale a alternativa que indica a sequência correta: 
 
Resposta Selecionada: 
F, V, V, F. 
Resposta Correta: 
F, V, V, F. 
Comentário 
da resposta: 
Resposta correta. Alternativa correta. As reuniões 
informativas servem para passar informações aos 
funcionários ou a alguma equipe específica, e as reuniõescriativas, de brainstorming, visam ao compartilhamento de 
ideias, de modo informal. 
NEIVA, E. G.; D’ELIA, M. E. S. As novas competências do 
profissional de secretariado. 2. ed. São Paulo: IOB, 2009. 
p. 201.