Gestão Secretarial II ATIVIDADE 4

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PERGUNTA 1
1. “O conceito básico de fundo de arquivo é reajuntar os diversos documentos por fundo, ou seja, formar coleção de todos os títulos que provêm de uma corporação, de uma instituição, de uma família ou de um indivíduo, e dispor, segundo uma certa ordem, os diversos fundos” (RODRIGUES, 2006, p. 105).
RODRIGUES, A. M. L. A teoria dos arquivos e a gestão de documentos. Perspectivas em ciências da informação , Belo Horizonte, v. 11, n. 1, p. 102-117, jan./abr. 2006.
 
Os fundos de arquivo têm distintas modalidades. Considere as seguintes afirmativas.
I. Fundo de arquivo aberto considera que o órgão gerador encerrou suas atividades.
II. Fundo de arquivo interno é aquele constituído em compatibilidade com a estrutura orgânica da instituição geradora.
III. Fundo de arquivo fechado é aquele em total crescimento em razão do órgão gerador.
IV. Fundo de arquivo externo é aquele que tem sua origem ligada a organismo estranho à estrutura orgânico da instituição.
É correto o que se afirma em:
	
	
	II e IV.
	
	
	I e III.
	
	
	II e IV.
	
	
	I e IV.
	
	
	II e III.
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PERGUNTA 2
1. “A deterioração de acervos em suporte papel tem sua causa centrada nos agentes de degradação de documentos. Estes são definidos como aqueles que levam os documentos a um estado de instabilidade física ou química, com comprometimento de sua integridade e existência e podem ser inicialmente identificados como intrínsecos e extrínsecos” (BRITO et al. , 2016, p. 301).
BRITO, L. S. et al . A conservação dos documentos de arquivo: a atuação de autoadesivos nos documentos textuais em suporte papel. TransInformação , Campinas, v. 28, n. 3, p. 297-307, set./dez., 2016.
 
A partir do texto, podemos compreender a importância da conservação os documentos em arquivos. Com relação a ela, analise as asserções a seguir.
I. Deve-se ter temperatura e umidade do ar controlado.
II. As estantes devem ser feitas de madeira para preservar os documentos.
III. É necessário ter controle da poluição atmosférica.
IV. O layout dos móveis deve ser em círculos para não haver contaminação
É correto o que se afirma em:
	
	
	I e IV.
	
	
	II e III.
	
	
	I, III e IV.
	
	
	II, III e IV.
	
	
	I e III.
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PERGUNTA 3
1. Um arquivo deve oferecer serviços para suas unidades produtoras, possibilitar o trabalho técnico-administrativo e ter áreas de depósito reservadas, com condições climáticas e de segurança especial. Assim, o planejamento de um edifício ou a adaptação de um espaço deve prever trabalhos relacionados com transferência, organização, classificação, ordenação, guarda, preservação e segurança do acervo, bem como atividades de consulta.
BRASIL. Recomendações para construção e adaptação de Arquivos : versão 1.0. Brasília: Ministério da Fazenda, 2014. Disponível em http://www.fazenda.gov.br/pmimf/frentes-de-atuacao/infraestrutura/download-de-arquivos/manual-recomendacoes_construcao_arquivos.pdf. Acesso em: 15 jul. 2020.
 
De acordo com o conteúdo estudado nesta unidade, sobre a escolha das instalações e dos materiais para arquivo, é correto afirmar que:
	
	
	A questão estética é irrelevante no planejamento mobiliário arquivístico.
	
	
	A análise da ergonomia está fora do planejamento de arquivos.
	
	
	A acidez das caixas de papelão causa a deterioração dos documentos.
	
	
	Pastas suspensas são recomendadas pela segurança oferecida.
	
	
	Etiquetas coloridas devem ser evitadas nas pastas.
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PERGUNTA 4
1. “A gestão de documentos arquivísticos (atividade primordial do arquivista), pauta-se na aplicação de funções que promovem o controle das informações, desde sua criação até a destinação final. Segundo Rousseau e Couture (1998), são sete as funções arquivísticas: a criação, a avaliação, a aquisição, a conservação, a classificação, a descrição e a comunicação” (SCHAFER; LIMA, 2012, p. 141).
SCHAFER, M. B.; LIMA, E. S. A classificação e a avaliação de documentos: análise de sua aplicação em um sistema de gestão de documentos arquivísticos digitais. Perspectivas em Ciência da Informação , Belo Horizonte, v. 17, n. 3, p. 137-154, jul./set. 2012.
 
O controle das informações arquivísticas citadas faz parte do sistema de gestão de documentos de arquivos (SGDA). Com relação a ele, analise as asserções a seguir.
I. Pertence à norma ABNT NBR ISO 30300.
II. Estipula os fundamentos e os vocabulários específicos da arquivística.    
III. Tem como requisito a norma ISO 30302.
IV. Suas orientações pertencem à norma ABNT NBR ISO 30303.
É correto o que se afirma em:
	
	
	I e IV.
	
	
	II e III.
	
	
	II, III e IV.
	
	
	I, III e IV.
	
	
	I e II.
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PERGUNTA 5
1. “É necessário que a instituição elabore uma política ou um programa de gestão de documentos. Este programa deve ter como um de seus objetivos dar acesso, ou melhor, tornar acessível os documentos aos usuários. Mas, para isso, é necessário que a instituição esteja atenta aos problemas de segurança que podem ocorrer. Tais problemas acontecem quando há quebra, denominada incidente de segurança da informação, nos princípios que norteiam as ações realizadas nas organizações” (SFREDDO; FLORES, 2012, p. 168).
SFREDDO, J. A. FLORES, D. Segurança da informação arquivística: o controle de acesso em arquivos públicos estaduais. Perspectivas em Ciência da Informação , Belo Horizonte, v. 17, n. 2, p. 158-178, abr./jun. 2012.
 
A segurança da informação é uma condição fundamental na gestão de arquivos. Com relação aos princípios de segurança da informação arquivística, as normas como e-ARQ, ISO 15489 e ABNT NBR ISO/IEC 27002 dizem respeito a:
	
	
	Controlar a rede contra possíveis ataques de hackers aos documentos do arquivo eletrônico.
	
	
	Indicar aos arquivistas como devem ser as criptografados os documentos contidos nos arquivos eletrônicos
	
	
	Orientar a implantação de procedimentos para o controle de acesso aos documentos contidos nos arquivos.
	
	
	Criar de normas de segurança contra incêndios, enchentes e outras catástrofes naturais.
	
	
	Indicar aos gestores os procedimentos a serem tomados no caso de roubo de documentos.
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PERGUNTA 6
1. “Frente à necessidade de gerenciar os documentos eletrônicos, surgiu a tecnologia de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED), que se constitui em uma ou mais tecnologias aplicadas à gestão documental, abrangendo a classificação, avaliação, captura, e/ou demais procedimentos” (SCHAFER; LIMA, 2012, p. 144).
SCHAFER, M. B.; LIMA E. S. A classificação e a avaliação de documentos: análise de sua aplicação em um sistema de gestão de documentos arquivísticos digitais. Perspectivas em Ciência da Informação , Belo Horizonte, v. 17, n. 3, p. 137-154, jul./set. 2012.
 
O gerenciamento de arquivos eletrônicos (GED) oferece inúmeras vantagens e sua implantação deve seguir algumas medidas. Então, para iniciar um processo de GED, primeiramente é necessária:
	
	
	A classificação dos documentos.
	
	
	A indexação dos documentos por meio de códigos.
	
	
	A verificação da autenticidade do documento.
	
	
	A digitalização dos documentos.
	
	
	A análise do conteúdo dos documentos.
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PERGUNTA 7
1. “O SGDA é um sistema para gerenciar, distribuir e registrar os documentos criados por uma organização. O aspecto mais importante de toda a atividade de controle documental é a meticulosa criação e mantimento de documentos excelentes, porque a maioria das organizações é vulnerável em seus procedimentos de controle documental tanto como em seu sistema de arquivo” (SILVA et al. , 2016, p. 245).
SILVA, A. S et al . Em busca de uma gestão documental eficiente: práticas aplicadas na implementação do arquivo central da Brognoli Negócios Imobiliários. Revista ACB : Biblioteconomia em Santa Catarina, Florianópolis, v. 21, n. 1, p. 242-252, dez./mar. 2016.
 
O SGDA tem diversas normas, as quais são destinadas ao uso da (do):
	
	
	Nível operacional, que necessita de orientações as normas do processo produtivo.
	
	
	Nível gerencial, que toma decisões relativas ao processo de implantação de controles operacionais.
	
	
	Alta administração, quetoma decisões relativas ao estabelecimento e à implantação de sistemas de gestão.
	
	
	Nível operacional, que necessita preencher planilhas de controle de qualidade de produção.
	
	
	Nível estratégico, que toma decisões relativas ao estabelecimento decisões estratégicas no mercado.
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PERGUNTA 8
1. “Nas organizações, o objetivo principal dos setores de arquivo é atender à administração direta em suas atividades diversas, servindo de suporte à pesquisa técnica, administrativa e financeira produzindo, recolhendo, selecionando e arquivando documentos gerados de maneira organizada, estando sempre preparados para o atendimento a consultas internas e externas de maneira rápida e precisa” (LOPES, 2003; 2004, p. 113).
LOPES, U. S. Arquivos e a organização da gestão documental. Revista ACB : Biblioteconomia em Santa Catarina, Florianópolis, v. 9, n. 1, p. 113-122, 2004.
 
Um dos principais fundamentos da teoria arquivística é relacionado à administração de empresas. Portanto, a norma ABNT NBR ISO 30301 é aplicável a qualquer organização e deseja ____________________________.
Qual alternativa completa corretamente a lacuna?
	· 
	
	Estabelecer normas de segurança das informações contidas nos sistemas de gestão de documentos.
	
	
	Orientar a alta gerência sobre as normas de processos e os fluxos operacionais em todos os níveis.
	
	
	Seguir padrões de conformidade conforme estabelecido nos processos produtivos da organização.
	
	
	Direcionar a ações gerenciais com as diretrizes do planejamento estratégico organizacional.
	
	
	Assegurar a conformidade com a política declarada de documentos de gestão de arquivos.
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PERGUNTA 9
1. “A informação utilizada na sociedade atual não remete, como outrora, à exclusividade ao suporte físico. As informações produzidas e utilizadas unicamente pelo mundo dos bits aumentam em escala vertiginosa, apresentando-se como um paradigma aos cientistas da informação” (SCHAFER; LIMA, 2012, p. 144).
SCHAFER, M. B.; LIMA E. S. A classificação e a avaliação de documentos: análise de sua aplicação em um sistema de gestão de documentos arquivísticos digitais. Perspectivas em Ciência da Informação , Belo Horizonte, v. 17, n. 3, p. 137-154, jul./set. 2012.
 
Podemos compreender que uma GED vai bem além do que a virtualização dos documentos. Com relação a essa afirmativa, considere as seguintes afirmativas:
I. Uma GED tem a capacidade de contribuir com a gestão do conhecimento.
II. Uma GED facilita a disseminação da informação.
III. Uma GED pode substituir o trabalho humano com a automação documental.
IV. Uma GED pode ajudar nas tomadas de decisão estratégica.
É correto o que se afirma em:
	
	
	II e IV.
	
	
	II e III.
	
	
	I e IV.
	
	
	I, II e IV.
	
	
	I e III.
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PERGUNTA 10
1. “Com relação aos fundos, importa bem compreender que seu modo de classificação consiste em reunir todos os títulos que foram propriedade de uma mesma instituição, de uma mesma corporação ou de uma família, e que os registros que apenas se relacionam a estes não devem ser confundidos com o fundo dessa instituição, dessa corporação, dessa família” (RODRIGUES, 2006, p. 105).
RODRIGUES, A. M. L. A teoria dos arquivos e a gestão de documentos. Perspectivas em ciências da informação , Belo Horizonte, v. 11, n. 1, p. 102-117, jan./abr. 2006.
 
Um dos principais conceitos na teoria da arquivística é o conceito de fundo de arquivo. Qual é o significado desse conceito?
	
	
	É a constituição dos documentos provenientes de uma mesma fonte geradora.
	
	
	É a constituição das regras de indexação dos documentos.
	
	
	É a constituição dos documentos provenientes de diferentes fontes geradoras.
	
	
	É a constituição das regras de arquivamento dos documentos.
	
	
	É a constituição dos documentos provenientes de fontes governamentais.