02_Contas a Pagar e a Receber

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PROGRAMA DE EDUCAÇÃO CONTINUADA A DISTÂNCIA 
Portal Educação 
 
 
 
 
 
 
CURSO DE 
CONTAS A PAGAR E A RECEBER 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Aluno: 
 
EaD - Educação a Distância Portal Educação 
 
 
 
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CURSO DE 
CONTAS A PAGAR E A RECEBER 
 
 
 
 
 
 
MÓDULO II 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
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MÓDULO II 
 
 
6 ROTINAS DE CONTAS A PAGAR 
 
O sucesso de uma empresa dependerá muito da maneira em que administra 
sua área financeira. O gestor financeiro deverá ficar atento a todas as 
movimentações que ocorrem diariamente na empresa. 
Para isso é importante valer-se de relatórios gerenciais que auxiliarão, 
permitindo um excelente controle. O controle de todas as contas que a empresa 
deve pagar será útil para tomar decisões. 
A maioria das decisões tomadas em uma empresa é mensurada em termos 
financeiros. E existem algumas medidas que uma empresa deve tomar para uma 
boa administração financeira. 
Entre elas podemos destacar: 
 Organizar e controlar Registros; 
 Acompanhar as Contas a Pagar e a Receber; 
 Elaborar um Fluxo de Caixa; 
 Conciliar os movimentos bancários; 
 Fazer previsão de Fluxo de Caixa; 
 Controlar disponibilidades financeiras no caixa e no Banco; 
 Registrar e controlar os cheques devolvidos por qualquer 
irregularidade; 
 De uma maneira simples, podemos dizer que as contas a Pagar 
referem-se a todos os compromissos que a empresa assumiu e que deverá quitar 
garantindo um “bom nome na praça”. 
 
 
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Esses compromissos assumidos foram na realidade a compra de algum 
produto, ou mercadoria, ou até mesmo serviços que foram prestados para empresa. 
São compras a prazo e, que representarão saídas do fluxo de caixa. 
Também os salários dos empregados, por exemplo, que é pago 
mensalmente, contas diversas, despesas fixas que a empresa tem todos os meses e 
etc., pertencem ao grupo de contas a pagar, pois a empresa deverá pagar. 
Os pagamentos somente deverão ser efetuados após ser comprovado que o 
compromisso realmente existe e também que o produto ou serviço foi entregue em 
perfeitas condições conforme anteriormente acordado entre as partes. 
O setor de contas a Pagar é o responsável em quitar todos os compromissos 
assumidos pela empresa, desde que eles foram devidamente constituídos e 
autorizados pela empresa. E isso deve ser feito com menor custo possível para a 
empresa. 
O gestor sempre deverá encontrar meios para que a empresa pague suas 
contas em um maior prazo e ao menor custo. 
 
 
6.1. BENEFÍCIOS DE UM BOM CONTROLE DE CONTAS A PAGAR 
 
 
Um “contas a Pagar” bem organizado e gerenciado traz muitos benefícios 
para a empresa. 
O primeiro passo a dar para este bom gerenciamento é a organização, mas 
também não se pode esquecer de controlar constantemente as medidas que foram 
tomadas para esta gestão. 
Quando é feito um correto controle é possível: 
 Identificar todas as obrigações e compromissos que a empresa deve pagar; 
 Em caso de dificuldade financeira ou falta de dinheiro em caixa, será possível 
priorizar os pagamentos, definindo o que será mais importante pagar naquele 
momento; 
 Ao ter tudo em dia, pode-se pleitear algum desconto com algum fornecedor. 
 Mantendo os pagamentos em dia, a empresa terá mais ganhos e maximizará 
ainda mais seus lucros, pois evitará o pagamento com multas e juros. 
 
 
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 Por meio dos controles do “contas a Pagar”, serão fornecidas 
informações para a realização do fluxo de caixa. 
 Conciliação Contábil será acelerada. 
Estes controles são feitos em programas de informática específicos. Em 
alguns casos, o trabalho feito na contabilidade é minimizado, já que a conciliação 
contábil é feita quase que automaticamente. 
Ou seja, os lançamentos feitos no setor de Contas a Pagar são utilizados no 
setor contábil e isto é um grande benefício para a empresa, já que agilizará o 
trabalho de outros setores. 
 
 
6.2. ORGANOGRAMA ORGANIZACIONAL 
 
 
Aqui expomos um dos modelos possíveis de um organograma 
organizacional, destacando a área onde está localizado o setor de Contas a Pagar, a 
Receber e Caixa. 
Em empresas de pequeno porte ou microempresas, normalmente grande 
parte das tarefas são realizadas pelo próprio dono da empresa, por um dos sócios 
ou até mesmo por um Gerente ou Profissional da área Administrativa. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
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FIGURA 8 - ORGANOGRAMA 
 
FONTE: Arquivo Pessoal do Autor. 
 
Observando este organograma, que é um instrumento organizacional usado 
pela maioria das empresas, podemos ver que o setor de contas a pagar está 
subordinado a uma chefia de Tesouraria que por sua vez está subordinado a um 
Diretor Financeiro. 
Da mesma maneira o setor de Contas a receber e o setor de Caixa. Em 
algumas organizações esses setores podem ser somente um. Esta definição 
dependerá da forma em que a empresa é administrada e do tamanho da 
organização. 
 
 
 
 
 
Presidente 
Diretor 
Administrativo 
Diretor 
Financeiro 
Tesouraria 
Contas a Pagar
 
Contas a 
Receber 
Caixa 
Controladoria 
Diretor 
Comercial 
 
 
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6.3. RELACIONAMENTO COM OUTROS SETORES 
 
 
FIGURA 9 - RELACIONANDO 
 
FONTE: Arquivo pessoal Autor. 
 
 
Como se relaciona o setor de contas a Pagar com outros setores da 
empresa? 
O Setor de Compras realiza a compra. Ao chegar a compra o Almoxarifado 
receberá a mercadoria. Logo enviará ao setor de Contas a Pagar a fatura ou 
duplicata gerada pela compra da mercadoria. 
Depois do pagamento da fatura ou duplicata, enviará para a contabilidade o 
documento quitado para ser contabilizado. 
 
 
 
 
Compras 
 
Almoxarifado Contas a Pagar 
Contabilidade 
 
 
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7. CONHECENDO DOCUMENTOS 
 
 
Para termos um melhor conhecimento das rotinas de um Setor de Contas a 
Pagar, é oportuno falarmos a respeito dos documentos usuais no setor. 
Segundo o dicionário Michaelis documento é “instrumento escrito que, por 
direito, faz fé daquilo que atesta; escritura, título, contrato, certificado, comprovante. 
Escrito ou impresso que fornece informação ou prova.” 
Lago (2011) diz que em uma empresa os documentos constituem dados e 
informações que devem ser bem guardados e recuperados rapidamente, quando 
necessário. 
É uma grande responsabilidade da pessoa responsável por qualquer 
documento empresarial que deverá manter todos bem organizados para que quando 
seja necessário possam ser encontrados de forma ágil. 
Lago (2011) descreve os documentos da seguinte maneira: 
 
 Documentos Contábeis: 
 
- Cópias de Cheque; 
- Ordens de Pagamento; 
- Notas Fiscais; 
- Extratos Bancários. 
 
 Documentos Legais: 
 
- Contrato Social, Ata de fundação ou Estatuto Social; 
- Declaração cadastral; 
- Cartão do CNPJ; 
- Cartão de Inscrição na Prefeitura Municipal; 
- Alvarás de funcionamento (Vigilância Sanitária, Corpo de Bombeiros, 
Conselhos Nacionais ou Regionais). 
 
 
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Além destes documentos citados pelo autor existe uma série de documentos 
que normalmente são utilizados no meio empresarial, em relações comerciais ou 
financeiras, que normalmente fazem parte do dia a dia do setor de contas a pagar, 
tais como: 
- Pedido; 
- Nota Fiscal; 
- Fatura; 
- Duplicata; 
- Aviso de Cobrança. 
 
O processo normalmente inicia com um pedido. A empresa realizaum 
pedido. Ao ser entregue a mercadoria é emitida uma nota fiscal. A partir da nota 
fiscal se emitirá uma fatura ou uma duplicata conforme cada caso. 
 
7.1 PEDIDO 
 
O pedido é ponto de partida para a relação comercial. Poderá ser 
considerado um contrato simplificado de compra. É importante que o pedido seja 
feito por escrito para evitar desentendimentos. 
 
 
 
 
 
 
 
 
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FIGURA 10 - MODELO 
 
FONTE: Disponível em: <http://ajuda.yoursales.com.br/kb/?View=entry&EntryID=65>. Acesso em: 13 
dez. 2013. 
 
 
7.2 NOTA FISCAL 
 
 
A partir do pedido, o vendedor emitirá a nota fiscal, que é o documento 
adequado legal e fiscal para o registro de transferência da propriedade de um bem, 
de uma atividade comercial (compra, venda, devolução de mercadorias, etc.). 
A nota fiscal pode ser emitida para uma empresa ou para uma pessoa física 
(consumidor final). Ao emitir uma nota fiscal se registra também os tributos e 
impostos gerados pela atividade comercial, tais como: ICMS, IPI, ISSQN, PIS e 
COFINS, IRRF. 
 
 
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Por isso, se deve ficar atento que a Nota fiscal sempre deve ser emitida, pois 
caso não seja emitida haverá sonegação fiscal. 
O gestor de Contas a Pagar poderá comprovar a existência de um 
compromisso da empresa a pagar, por meio do pedido ou da nota fiscal. 
 
 
FIGURA 11 – EXEMPLO NOTA FISCAL 
 
 
FONTE: Disponível em: <http://dominiocontabilidade.com.br/modelonotas/modeloservicos.htm> 
Acesso em: 03 dez. 2013. 
 
 
7.3 FATURA 
 
 
A fatura é um documento de cobrança. Quando a compra foi feita a prazo o 
vendedor deverá emitir, além da nota fiscal, uma fatura. 
 
 
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A fatura é documento válido para dizer que o vendedor tem direito de 
receber o valor mencionado ou a remuneração. 
Atualmente, existe também a nota fiscal fatura que é muito utilizada, que é 
um documento que abarca a nota fiscal e a fatura. 
 
 
FIGURA 12 – MODELOS DE VENDAS A CREDIÁRIO 
 
FONTE: Disponível em: < http://luizladeira.wordpress.com/tag/vendas-a-crediario/> Acesso em: 13 
dez. 2013. 
 
 
7.4 DUPLICATA 
 
 
Assim como a fatura, a duplicata é um título de crédito. É um título de crédito 
criado no direito brasileiro, está baseada na lei N° 5.474/68. 
A duplicata é um título que pode ser negociado, pode ser protestado, pode 
ser endossado. 
Enquanto a duplicata pode ser cobrada por terceiros (bancos e financeiras), 
a fatura deve ser paga diretamente ao credor. 
Importante: 
Para que a duplicata seja considerada válida, deve ter o aceite do 
comprador, ou seja, deve ser assinada pelo comprador. Se for assinada, nada mais 
é necessário para ser protestada em um cartório. 
Caso não tenha sido assinada, poderá ser protestada se o canhoto da nota 
fiscal foi assinado e carimbado pela empresa compradora. 
 
 
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FIGURA 13 – MODELOS 
 
 
Fonte: Disponível em: <http://www.protestosmoc.com.br/modelos.html> Acesso em: 13 dez. 
2013. 
 
 
7.5 AVISO DE COBRANÇA 
 
 
O aviso de cobrança é um documento emitido pela empresa vendedora ou 
pela instituição financeira a fim de realizar a cobrança de algum valor devido pela 
empresa compradora. 
 
 
8 APROVAÇÃO DE PAGAMENTOS 
 
 
A aprovação de Pagamentos é também conhecida como “Ordem de 
Pagamento”, que é um documento emitido pelo “contas a pagar”. 
 
 
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Este documento autoriza à tesouraria (caixa) emitir o cheque ou 
disponibilizar o dinheiro para o pagamento da obrigação. 
 
 
FIGURA 14: ESQUEMA DE FLUXO DE OPERAÇÕES 
 
FONTE: Arquivo Pessoal do Autor. 
 
 
1. Após uma pesquisa em vários fornecedores, o setor de compras, 
realiza o pedido ao fornecedor escolhido. Envia uma cópia do pedido ao setor de 
almoxarifado, que ficará aguardando a chegada da mercadoria/produto. 
2. Com a chegada da mercadoria/produto, o almoxarifado confere a 
mercadoria confrontando o pedido e a nota fiscal. Se o que está descrito na nota 
fiscal é realmente o que foi pedido, o almoxarifado receberá a mercadoria, 
carimbando as notas fiscais demonstrando sua aprovação. Uma das vias da nota 
fiscal será encaminhada para o setor de contabilidade e outra via da nota fiscal será 
encaminhada ao setor de Contas a Pagar. 
3. No Setor de Contas a Pagar a nota fiscal será registrada no sistema e 
aguardará o envio da fatura ou duplicata e o aviso de cobrança. Ao chegar a fatura, 
Compra Almoxarifado Contabilidade 
Contas a 
Pagar 
Caixa 
 
 
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o setor de contas a pagar irá conferir os dados, aprovar o pagamento e enviar ao 
caixa para liquidação. 
 
 
9 ELABORAÇÃO DE RELATÓRIOS 
 
 
A elaboração de relatórios é parte importante do processo de controle do 
“contas a Pagar”. 
Tanto o departamento de Contas a Pagar como departamento de Contas a 
Receber, necessita manter controles internos que permitam uma boa gestão 
financeira. 
Estes relatórios de uso gerencial possibilitam apresentar aos superiores 
hierárquicos e também aos demais colegas de setor, os resultados de pesquisas e 
levantamentos feitos. 
O relatório é uma das formas objetivas para demonstrar o desempenho 
obtido em determinado período de tempo. A partir destes relatórios é possível fazer 
uma estimativa para o futuro e tendo um ponto de partida para a criação de 
estratégias para o crescimento da empresa e implementação de melhorias no setor. 
Os principais relatórios que trabalham o “contas a pagar” são: 
 
 
9.1 RELATÓRIOS DE COMPROMISSOS PAGOS 
 
 
Todos os títulos pagos devem constar neste relatório em um determinado 
período, com os nomes de cada fornecedor. Os nomes podem estar listados em 
ordem alfabética, ordem de código ou número, ou da forma que o gestor preferir. 
É importante que também se liste os valores pagos em juros e multas, 
valores de descontos obtidos, para avaliar o quanto a empresa está gastando em 
juros e multas e, como isto poderá estar influenciando negativamente os ativos da 
empresa. 
 
 
 
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9.2 RELATÓRIOS DE COMPROMISSOS EM ABERTO 
 
 
Esse relatório lista todos os fornecedores por ordem alfabética ou numérica. 
Os títulos são ordenados por data de vencimento. Com este relatório é feita uma 
programação de pagamentos com os compromissos que vencerão e que ainda não 
foram quitados. 
 
 
9.3 RELATÓRIO DE COMPROMISSOS EM ATRASO 
 
 
O objetivo deste relatório é fazer um levantamento de todos os 
compromissos atrasados em casos de empresas que tiveram que atrasar seus 
pagamentos. 
 
 
9.4 RELATÓRIOS DE FORNECEDORES 
 
 
Este relatório lista o nome e dados de todos os fornecedores. 
 
 
10 FUNDO DE CAIXA FIXO 
 
 
Normalmente, por segurança, a maioria das empresas mantém um fundo de 
caixa na empresa, para o pagamento de pequenas despesas como passagens, 
pequenos gastos com limpeza, correios e outros gastos. 
Como se trata de um valor pequeno, para efetuar pagamentos, não será 
necessária prévia autorização da tesouraria. Em casos de empresas grandes a 
 
 
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empresa poderá ter um fundo de caixa para diversos setores, assim tendo um fundo 
de caixa no Setor Administrativo, um fundo de caixa no setor de Recursos Humanos 
e assim por diante. 
Nesse caso, é preciso tomar algumas precauções, porque somando todos 
estes valores poderá ser um grande valor. Além disto, se está movimento dinheiro. 
1) O primeiro cuidado é estabelecer regras para o uso deste dinheiro. A pessoa 
que ficará responsável por este fundo de caixa, deverá assinar um termo de 
responsabilidade especificando que não usará o valor para fins pessoais 
obedecendo às regras pré-estabelecidas; 
2) Neste termo deverá constar o valor que recebeu; 
3) O responsável deverá prestar contas do fundo de caixa em certa periodicidade 
(mensal, semanal ou quinzenal). 
Este fundo fixo não servirá para efetuar pagamentosacima do estipulado. 
Apesar de não precisar ser autorizado pela tesouraria, o fundo de caixa não pode 
representar um segundo caixa na empresa. 
Todos os movimentos devem ser registrados e prestado contas com a 
tesouraria ou setor financeiro a fim de que se façam os devidos lançamentos no 
fluxo de caixa e posteriormente na contabilidade. 
 
 
11 CONTROLE DE CONTAS A PAGAR 
 
 
FIGURA 15: MODELO DE CONTROLE DE CONTAS A PAGAR 
Controle por data de vencimento Mês/Ano 
DATA FORNECEDOR DESCRIÇÃO VALOR PAGAMENTO 
DATA VALOR 
 
 
 
 
Total a pagar no dia 
FONTE: Arquivo Pessoal do Autor. 
 
 
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Quando chega a hora de honrar os compromissos é preciso tomar algumas 
medidas de organização. Organize todas as dívidas e compromissos a pagar e 
verifique o total a pagar, por data de vencimento. 
Ao manter todos os compromissos em dia, o gestor evita o estresse pode 
controlar o montante dos compromissos que já venceram e que ainda não foram 
pagos. 
Pode-se elaborar uma planilha auxiliar para organização destes 
compromissos, que pode constar dados importantes como: Fornecedor, Forma de 
Pagamento, Valor, Dia do vencimento, Situação. 
 
 
FIGURA 16: MODELO DE PLANILHA AUXILIAR 
 
FORNECEDOR VALOR DOCUMENTO VENCIMENTO SITUAÇÃO 
Maria da Penha 400,00 Dupl. 564 02/06 Pago 
Hermes & hermes 366,00 Dupl. 332 02/06 Pago 
Valmor Chagas 211,00 Dupl 231/3 04/06 Aberto 
Contabilidade 
Santos 
350,00 Honorários 07/06 Pago 
CEEE 121,00 Energia 
Fatura 3456 
10/06 Aberto 
 
FONTE: Arquivo Pessoal do Autor. 
 
 
Para demonstração de como é feito o controle de contas a pagar, vamos 
utilizar as seguintes movimentações: 
1. 02/06 - pagamento de conta de luz, NF 333 no valor de R$ 450,00, com 
vencimento em 01/06. 
2. 05/06 - pagamento de folha de pagamento, referente ao mês de maio, 
no valor de R$ 4.833,00. 
3. 01/06 - Compra de mercadorias do Comércio Los Angeles Ltda., no valor de R$ 
1.130,00, com vencimento de duplicata n° 451 no dia 30/06. 
 
 
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4. 15/06 – Compra de suprimentos do Comércio Atacadista XX Ltda., no valor de R$ 
322,00, com duplicata n° 561 vencendo no dia 28/06. 
Até o dia 30/06 ocorreram os seguintes pagamentos: 
1. 02/06 foi paga a conta de luz R$450,00; 
2. 05/06 foi quitada a folha de pagamento; 
3. 30/06 pagamento da duplicata 451 no valor de R$ 1.130,00; 
4. 30/06 pagamento da duplicata n° 561 no valor de R$ 322,00 mais juros de R$ 
25,00. 
 
FIGURA 17: DEMONSTRAÇÃO DE CONTROLE DE CONTAS A PAGAR 
 
 
Empresa: Nossa Empresa Mês: 
Junho 
Controle de Contas a Pagar Pagamento 
Data Descrição Docum. Venc. Valor Data Valor Desconto Juros Obs. 
01/06 Pgto. Conta de Luz 333 01/06 450,00 02/06 450,00 
01/06 Folha de Pagamento 05/06 4.833,00 05/06 4.833,00 
01/06 Compra Mercadorias 
Com. Los Angeles 
Ltda. 
451 30/06 1.130,00 30/06 1.130,00 
15/06 Compra suprimentos 
Com. At. XX Ltda. 
561 28/06 322,00 30/06 347,00 25,00 
Total do Mês 6.735,00 6760,00 25,00 
 
FONTE: Arquivo Pessoal do Autor 
 
 
Em rápida análise podemos concluir que a empresa está com seus 
compromissos em dia, tendo pagado uma duplicata com juros. 
 
 
 
 
 
 
 
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12 LIQUIDAÇÃO DE COMPROMISSOS 
 
 
A liquidação de compromissos é feita normalmente por meios eletrônicos. A 
empresa deverá definir qual é o meio mais apropriado para si. Pesando para esta 
decisão, os custos bancários de cada instrumento ou modalidade de liquidação. 
Vejamos alguns meios de pagamento. 
 
 
12.1 TED (TRANSFERÊNCIA ELETRÔNICA DISPONÍVEL) 
 
 
É indicado para maiores valores, atualmente o valor é de R$ 5.000,00. É 
uma transferência bancária mais rápida. 
 
 
12.2 DOC 
 
 
Transferência bancária entre duas contas correntes ou de conta corrente a 
poupança. Pode-se usar o DOC para transferir diretamente para a conta do 
fornecedor, quitando alguma dívida. 
 
 
12.3 DÉBITO AUTOMÁTICO 
 
 
O cliente autoriza ao banco debitar diretamente em sua conta corrente um 
determinado compromisso que a empresa possui como: contas de telefone, cartões 
de crédito, contas de água, luz etc. 
 
 
 
 
 
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12.4 CHEQUE ADMINISTRATIVO 
 
 
Outro meio para efetuar pagamentos. O cheque administrativo é comprado 
pelo cliente em nome de quem será efetuado o pagamento. É emitido pelo próprio 
banco. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
FIM DO MÓDULO II