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AS TECNOLOGIAS DA INFORMAÇÃO COMO SUPORTE A MELHORIA DOS PROCESSOS DE PRODUÇÃO DE NOTÍCIAS Greicy Kelli Spanhol UFSC Kamil Giglio UFSC Roberto Amaral ISCC Mariana Lapolli ISCC Paulo Maurício Selig UFSC Resumo Este artigo objetiva demonstrar como as Tecnologias da Informação auxiliam na melhoria dos processos de produção de notícias em uma Emissora de TV. A metodologia utilizada foi da pesquisa qualitativa, descritiva, aplicada e documental e a técnica de pesquisa empregada foi o estudo de caso. Foram analisados 93 casos antes da implantação de TI e 95 casos após a implantação. Assim, a partir do uso de 2 softwares na Emissora “S” observou-se a melhora nos processos referentes ao tempo de ciclo, fluxo de valor, eficácia, eficiência e custos. Palavras-chaves: Processos, Tecnologia da Informação, Produção de Notícia 2, 3 e 4 de Julho de 2009 ISSN 1984-9354 V CONGRESSO NACIONAL DE EXCELÊNCIA EM GESTÃO Gestão do Conhecimento para a Sustentabilidade Niterói, RJ, Brasil, 2, 3 e 4 de julho de 2009 2 1. INTRODUÇÃO Com o mercado competitivo atual e a rapidez das mudanças nos processos empresariais, faz-se necessário melhorar e aperfeiçoar os processos internos das organizações. Deste modo, as Tecnologias da Informação (TIs) se apresentam como uma forte aliada para suprir esta demanda. Gonçalves (2000a) reforça essa visão afirmando que a TI é especialmente focada na abordagem de processos, pois é utilizada na automatização de tarefas, na execução de atividades e em variadas formas de apoio e gestão dos próprios processos. Segundo Davenport (1994), para incorporar as TIs de forma adequada, aqueles que planejam os processos devem, primeiramente, compreender esta tecnologia. Ressalta-se que os processos são entendidos como conjuntos de atividades e são determinados por tempo e espaço, com entradas e saídas bem definidas. Considerando estas características, para haver uma melhora nos processos a partir do uso de TIs, é preciso identificar quais tecnologias poderão suprir as necessidades de cada processo em específico. Assim, este artigo tem por objetivo apresentar como as Tecnologias da Informação influenciaram nas mudanças e conseqüente na melhoria dos processos de produção de notícias. Para tanto, se utiliza um estudo de caso em uma Emissora de TV de Santa Catarina. 1.1. PROCESSOS Processos são um conjunto de atividades realizadas em determinada seqüência, com entradas e saídas, para atingir um determinado fim. Conforme Gonçalves (2000, p.7) “processo é qualquer atividade ou conjunto de atividades que toma um input, adiciona valor a ele e fornece um output a um cliente específico”. Davenport (1994, p.7) afirma que um processo é “uma ordenação específica das atividades de um trabalho no tempo e no espaço, com um começo, um fim, e inputs e outputs claramente identificados: uma estrutura para a ação”. Assim, pode-se dizer que processos são as ações efetuadas para que um produto ou um serviço seja realizado. Gonçalves (2000, p.10) ainda complementa que além de inputs e outputs, um processo “também envolve endpoints, transformações, feedback e repetibilidade”, pois a utilização de todos estes atributos auxiliam e potencializam a sua análise e gestão, para que desta forma, os V CONGRESSO NACIONAL DE EXCELÊNCIA EM GESTÃO Gestão do Conhecimento para a Sustentabilidade Niterói, RJ, Brasil, 2, 3 e 4 de julho de 2009 3 processos possam ser otimizados e aperfeiçoados, buscando assim, alcançar uma vantagem competitiva sustentável dentro do mercado globalizado atual. Os processos são compostos por subprocessos, atividades e tarefas. Os subprocessos são divisões do processo “com objetivos específicos, organizados seguindo linhas funcionais. Os subprocessos recebem entradas e geram suas saídas em um único departamento” (REIS e BLATTMAN, 2004, p.8). Os subprocessos são divididos em atividades para serem executados. As atividades correspondem “a uma unidade lógica de trabalho executada dentro de um processo” (DE SORDI, 2008, p. 59). Sendo que estas são detalhadas pelas tarefas. A tarefa é “uma unidade de um conjunto de atividades diferenciadas e conduzidas por metas seqüenciáveis” (SWALES, 1990, p.76). Essa composição de um processo é chamada de hierarquia do processo, conforme figura a seguir: Figura 1: Hierarquia do Processo: processo, subprocesso, atividades, tarefas. Processo Subprocessos Atividades Tarefas Fonte: Adaptado de Varvakis et al. (2000, p.11). Para Varvakis et al. (2000), além de possuir uma hierarquia, os processos possuem características básicas, sendo estas: Fluxo de Valor; Eficácia; Eficiência; Tempo de ciclo; e V CONGRESSO NACIONAL DE EXCELÊNCIA EM GESTÃO Gestão do Conhecimento para a Sustentabilidade Niterói, RJ, Brasil, 2, 3 e 4 de julho de 2009 4 Custos. O fluxo de valor busca transformar as entradas em saídas e agregar valor a elas. A eficácia se refere ao grau de atendimento das expectativas dos clientes. A eficiência diz respeito ao aproveitamento dos recursos da empresa para gerar uma saída. O tempo do ciclo é o tempo em que processo leva para acontecer, considerando entrada→transformação→saída. Os custos são os recursos empenhados para a realização do processo. Embora estes possam ter diferentes características, todos os processos empresariais possuem entradas (inputs), recebem transformações que agregam valor e geram saídas (outputs). As entradas são de responsabilidade do fornecedor e devem atender as necessidades do processo, enquanto as saídas resultam do processo, atendendo aos requisitos do cliente (VARVAKIS et al., 2000). Figura 2: Modelo de Entrada-transformação-saída para processos. Entradas Transformação (Agregação de Valor) Cliente Saídas Fornecedores Fonte: Adaptado de Varvakis et al. (2000, p.17). Os fornecedores, responsáveis pelas entradas, são os que aprovisionam os recursos para a execução dos processos (subprocessos, atividades e tarefas). As entradas são tudo aquilo que é utilizado para que o processo seja efetuado. A transformação diz respeito ao agregar valor ao produto, ou seja, aumentar o valor que o cliente percebe do produto. As saídas são os produtos dos processos e devem atender as especificações do cliente. Para Gonçalves (2000) existem três tipos básicos de processos empresariais, sendo estes: Os processos de negócios (ou de clientes); Os processos organizacionais (ou de integração organizacional); e Os processos gerenciais. V CONGRESSO NACIONAL DE EXCELÊNCIA EM GESTÃO Gestão do Conhecimento para a Sustentabilidade Niterói, RJ, Brasil, 2, 3 e 4 de julho de 2009 5 Os processos de negócios são aqueles que caracterizam o que a organização faz, sendo o seu resultado o produto (ou serviço) que é entregue ao cliente. São ligados à base do funcionamento da empresa. Já os processos organizacionais e os gerenciais dizem respeito à informação e decisão. Os processos organizacionais objetivam assegurar o desenvolvimento e funcionamento de todos os processos da organização. E os processos gerenciais têm atuação na mediação e adequação do desempenho da organização. Estes envolvem as ações que os gerentes devem efetuar para dar suporte aos outros tipos de processos (GONÇALVES, 2000). E para acompanhar e gerenciar os processos, sejam eles de negócio, organizacionais ou gerenciais, é possível utilizar Tecnologia da Informação (TI). A TI ainda pode ser utilizada para automatizar a execução de tarefas e atividades, objetivando com isso, otimizar o processo de negócio da organização, reduzir custos, agilizar o tempo de ciclo, entre outros. 1.2. TECNOLOGIAS DA INFORMAÇÃO COMO SUPORTE AOS PROCESSOS DE NEGÓCIO A partir do ingresso da Tecnologia da Informaçãono ambiente empresarial, esta “começou a modificar radicalmente o trabalho – sua localização, rapidez, qualidade”, entre outros fatores (DAVENPORT, 1994, p. 43). Davenport (1994, p. 43) ainda complementa que “os computadores apressam o ritmo de muitas atividades de trabalho e, ao mesmo tempo, reduzem drasticamente a necessidade de mão-de-obra”, pois encurtam o tempo e a distância fazendo com que as empresas se atualizem e melhorem os seus processos de forma ágil e eficaz. A introdução da TI nos processos iniciou-se na década de 60 por meio do uso de computadores nas grandes corporações. Os primeiros sistemas de informação voltados aos negócios foram os EDPs (eletronic data processing) - sistemas de processamento em lotes, ou simplesmente conhecidos como sistemas batch. Os sistemas batch tinham o propósito de automatizar atividades, ou ainda o fluxo destas atividades. Não tratavam de fluxos de trabalho, ou de processo de negócios, mas buscavam a redução do tempo de execução das ações, bem como a redução de erros cometidos. V CONGRESSO NACIONAL DE EXCELÊNCIA EM GESTÃO Gestão do Conhecimento para a Sustentabilidade Niterói, RJ, Brasil, 2, 3 e 4 de julho de 2009 6 O segundo modelo de processamento foi o transacional. Este objetivava a inovação tecnológica e a interação homem-máquina. Neste modelo, foram desenvolvidas as tecnologias de monitoramento transacional que permitiam o usuário final interagir com o sistema de informação enquanto estava operando, o que acabava por gerar alternativas de processamento para diferentes acontecimentos ou necessidade do negócio (DE SORDI, 2008). Na década de 70 foram desenvolvidas as soluções OLTP (on-line transaction processing), sendo que estas “agregavam valor em termos de eficiência no atendimento aos processos de negócios”, pois atendiam questões de fluxo de trabalho de forma mais completa (DE SORDI, 2008, p. 93). O sistema OLTP além de tratar de processamento em lotes (por meio do acionamento de sistemas batch), também permitia capturar e consultar dados no local e momento em que aconteciam. Após os sistemas OLTP, foram a vez dos sistemas OLAP (on-line analytical processing) com o objetivo de consolidar dados oriundos de outros sistemas. Na década de 80 surgiu a plataforma computacional cliente-servidor que permitiu a distribuição de aplicações para diversas áreas e departamentos. Com a proliferação dos sistemas de informação surgiu a necessidade de integração entre eles, e para atender esta demanda foi desenvolvido o modelo de processamento integrado e configurável que tinha como base os sistemas de gerenciamento de dados (DE SORDI, 2008). A grande inovação que aconteceu nos processos de negócios foi com a introdução da Internet. De Sordi (2008, p.97) afirma que (...) a padronização de interfaces homem-máquina no ambiente Internet facilitou a coleta e a entrega de informação em qualquer localidade, atendendo públicos abrangentes de usuários, independentemente de restrições de plataformas tecnológicas. As primeiras soluções Internet receberam o nome genérico de e- business, uma vez que as soluções voltadas apenas o público interno da empresa eram rotuladas de intranet e as soluções para público de extranet. Posteriormente, surgiram soluções de portais atendendo tanto o público interno quanto externo e, como o próprio nome sugere, sua proposta é integrar o acesso de todos usuários por meio de um ponto comum. A internet pode atender diferentes demandas para auxiliar os processos, desde aplicações de texto, passando por disseminação de informações até demandas mais complexas, tais como o gerenciamento de processos. Assim, “o ambiente de informações das empresas está cada vez mais diversificado”, utilizam sistemas transacionais on-line, sistemas V CONGRESSO NACIONAL DE EXCELÊNCIA EM GESTÃO Gestão do Conhecimento para a Sustentabilidade Niterói, RJ, Brasil, 2, 3 e 4 de julho de 2009 7 batch para automatização de atividades, sistemas integrados e configuráveis, bem como diversos tipos de web applications. Davenport (1994, p. 59) explica que o uso da tecnologia pode melhorar os processos dentro das empresas e “sugerir que os projetos de processos sejam desenvolvidos independentemente da Tecnologia da Informação, ou de outros habilitadores, é desconhecer ferramentas valiosas para modelar processos”. Assim, as Tecnologias da Informação além da automatização de atividades, oferecem também subsídios valiosos para gerenciar os processos de uma organização. Deste modo, a tecnologia assume um papel importante na análise do estudo dos processos empresariais, considerando que ela exerce influência tanto na forma de realizar o trabalho como na forma de gerenciá-lo. Segundo Gonçalves (2000a, p.18) “a tecnologia é considerada a ferramenta do redesenho de processos por excelência”. Conforme De Sordi (2008, p. 102) “a identificação de eventos ao longo do processo, em tempo real, é um importante fator de negócio” e isso somente é possível devido ao processo de gerenciamento estar ligado aos softwares que executam os processos de negócio. Outro impacto devido a utilização da TI nas empresas está na facilidade de controle das informações em um só centro. Como Lacombe e Heilborn (2003, p.483) explicam, a empresa pode possuir centros espalhados geograficamente, porém integrados através de uma rede de computadores permitindo a participação de maior número de pessoas nas reuniões, eliminando custos referentes a viagens, maior integração entre as unidades, sem perda de autonomia, além de tornar a comunicação mais fácil e ágil. A lógica proposta pelos autores acima, foi construída e baseada nas idéias propostas por Davenport (1994). Para este, a Tecnologia da Informação oferece suporte a melhoria de processos em pelo menos nove diferentes categorias, que prevêem redução de custos, eliminação de tempo e oferecem distintos objetivos, conforme pode ser visto no quadro 1. Dentre as categorias citadas por Davenport (1994), a utilização da TI exerce grande destaque por apresentar determinadas características, entre elas cita-se: a substituição do trabalho humano para produção de processos mais estruturados, captação de informações sobre o desempenho de processos, transformação de um processo seqüencial em paralelo para reduzir o ciclo de tempo, superar fronteiras geográficas, entre outras. V CONGRESSO NACIONAL DE EXCELÊNCIA EM GESTÃO Gestão do Conhecimento para a Sustentabilidade Niterói, RJ, Brasil, 2, 3 e 4 de julho de 2009 8 Quadro 1: Impactos da Tecnologia da Informação sobre a Reengenharia de processos IMPACTO EXPLICAÇAO Automacional Eliminação do trabalho humano de um processo. Informacional Captação da informação de processos com o objetivo de compreensão. Seqüencial Modificar a seqüência de processo, ou possibilitar o paralelismo. De acompanhamento Monitoração rigorosa da situação e objetos do processo. Analítico Melhorar a análise da informação e tomada de decisão. Geográfico Coordenação dos processos à distância. Integrativo Coordenação entre tarefas e processos. Intelectual Captação e distribuição de bens intelectuais. Desintermediação Eliminação de intermediários num processo. Fonte: DAVENPORT (1994, p. 60) Ainda segundo o autor (1994, p.65), “é inútil falar em termos de capacidades brutas de Tecnologia da Informação quando se tenta relacionar essa capacidade da Tecnologia da Informação com os objetivos dos processos”. Ou seja, para incorporar a TI de forma adequada, os planejadores de processos devem primeiro compreender a tecnologia. Nesse sentido, deve-se formular a TI focada nos problemas comuns ou genéricos das organizações. Pois, “essas aplicações genéricas não constituem uma tecnologia única, mas sim um pacote de hardware, software, informações e comunicações projetado para teralguma funcionalidade útil” (DAVENPORT, 1994, p. 66). Em resumo, pode-se entender a TI, conforme afirma Valle (1996, p.1), como uma forma utilizada pelas organizações produtivas para potencializar e capacitar o processo criativo e de desenvolvimento tecnológico. 2. PROCEDIMENTOS METODOLÓGICOS A construção deste artigo teve como base a abordagem qualitativa, sendo realizado a partir de uma pesquisa descritiva, aplicada e documental. Para Rudio (2004, p.71) “a pesquisa descritiva está interessada em descobrir e observar fenômenos, procurando descrevê-los, classificá-los e interpretá-los”. Já a pesquisa aplicada é motivada pela busca da resolução de problemas concretos (VERGARA, 1997). Assim, esta pesquisa é descritiva na medida em que descreve os processos de produção de notícias e aplicada uma vez que a teoria vai ao encontro da realidade da Organização onde foi realizado o estudo de caso. V CONGRESSO NACIONAL DE EXCELÊNCIA EM GESTÃO Gestão do Conhecimento para a Sustentabilidade Niterói, RJ, Brasil, 2, 3 e 4 de julho de 2009 9 Para a verificação dos dados utilizou-se a pesquisa documental, pois esta busca “os documentos de fonte primária, os dados provenientes de órgãos que realizaram as observações. Esses dados primários podem ser encontrados em arquivos, fontes estatísticas e fontes não estatísticas” (RAMPAZZO, 2005, p. 51). A técnica de pesquisa empregada foi a de estudo de caso que segundo Gil (2002, p. 79) é “um estudo aprofundado e exaustivo de um ou poucos objetos de maneira a permitir conhecimento amplo e detalhado do mesmo”. Para o estudo de caso foram pesquisados os processos de produção de notícias em uma emissora de TV durante 2 meses, sendo um antes da implantação de TI e o outro posterior a implantação de 2 softwares específicos para este fim. Para dar foco ao estudo de caso, foi selecionada uma amostra onde foram observadas todas as matérias produzidas pela sucursal de Joinville durante 30 dias consecutivos (1 a 31 de janeiro) no ano de 2008 e (1 a 31 de janeiro) no ano de 2009, com o intuito de comparar e demonstrar a melhoria dos processos. Sendo que o primeiro período analisado dispôs de 93 matérias e o segundo apresentou 95. 3. PROCESSO DE PRODUÇÃO DE NOTÍCIAS EM UMA EMISSORA DE TELEVISÃO Para o desenvolvimento desta pesquisa utilizou-se como estudo de caso, uma emissora de televisão que transmite para todo o Estado de Santa Catarina a programação de uma emissora nacional. Para evitar exposição da empresa esta será denomina Emissora S. A coordenação da Emissora S é centralizada em Florianópolis e seu jornalismo está presente nas principais cidades catarinenses, através de equipes sediadas em Lages, Joinville, Blumenau, Criciúma e Joaçaba. O sinal de transmissão é enviado de Lages para toda Santa Catarina, conforme ilustrado na Figura 3. As notícias das redações espalhadas pelo Estado possuem a mesma importância e são mostradas para toda a rede. V CONGRESSO NACIONAL DE EXCELÊNCIA EM GESTÃO Gestão do Conhecimento para a Sustentabilidade Niterói, RJ, Brasil, 2, 3 e 4 de julho de 2009 10 Figura 3: Mapa de Santa Catarina Fonte: Emissora S Nesta pesquisa, será descrito o processo de produção de notícias da Emissora S, desde a captação até a recepção (audiência), tendo como marco agosto de 2008, data na qual foram introduzidas novas Tecnologias da Informação, por meio da instalação de hardwares e softwares, que provocaram mudanças neste processo. 3.1. PROCESSOS DE PRODUÇÃO DE NOTÍCIAS ANTERIOR À INSTALAÇÃO DOS NOVOS HARDWARES E SOFTWARES Os Processos de Produção de Produção de Notícias, anteriormente à alteração ocorrida em agosto de 2008, seguiam o fluxo apresentado na figura 4. Figura 4: Processo de Produção de Notícias na Emissora S (anterior a Agosto/08) Fonte: Elaborado pelos autores. CAPTAÇÃO DE IMAGENS (Cinegrafista e repórter) CAPTURA DO MATERIAL PARA A ILHA DE EDIÇÃO (Editor) EDIÇÃO E FINALIZAÇÃO (Editor/ Finalizador) APROVAÇÃO DO VÍDEO FINAL E CABEÇA (Coordenador de Jornalismo) JORNAL VAI PARA O AR ESPELHO ENVIO DE MINI- DVS PARA A CENTRAL DE JORNALISMO ENVIO DO SCRIPT (Coordenador de Jornalismo) ENVIO DE SUGESTÃO DE CABEÇA PARA O COORDENADOR DIGITAÇÃO DE TEXTOS NO COMPUTADOR DO TP VÍDEOS COLOCADOS EM ORDEM NA TIMELINE V CONGRESSO NACIONAL DE EXCELÊNCIA EM GESTÃO Gestão do Conhecimento para a Sustentabilidade Niterói, RJ, Brasil, 2, 3 e 4 de julho de 2009 11 O coordenador do jornal enviava o espelho (relação e ordem de entrada das matérias no noticiário) por e-mail para todas as equipes de jornalismo, espalhadas pelas sucursais da Emissora S no Estado. Após a definição do espelho, as imagens e as sonoras 1 eram realizadas pelos repórteres e cinegrafistas. Com o material gravado, as mini DVs 2 eram enviadas, via transporte terrestre (micro-ônibus), para a cidade de Lages pelas sedes de Florianópolis, Joinville, Blumenau, Criciúma e Joaçaba. As reportagens eram capturadas na ilha de edição, editadas e finalizadas pelo editor/finalizador em Lages. Em seguida, o coordenador de jornalismo verificava cada uma das reportagens e aquelas que não fossem aprovadas, voltavam para a etapa de edição. As aprovadas eram, então, colocadas por ordem de exibição na timeline 3 do programa de edição, conforme ilustra figura 5, e iam diretamente para o ar. Figura 5: Timeline Fonte: http://static.hsw.com.br/gif/video-edit-timeline.jpg Em paralelo a captação, edição e finalização das matérias, o repórter enviava por e- mail a sugestão de cabeça 4 . A partir disso, este aprovava ou fazia as modificações necessárias. No fechamento do jornal, era montado o script, que possui o texto a ser lido pelos apresentadores, além de conter características especiais e espaços para marcações técnicas que devem ser obedecidas na operação do jornal como: momento de entrada do vídeo, nomes dos 1 Gravações de entrevistas. 2 Fitas magnéticas com duração de 30 e 60 minutos usadas para armazenar vídeos em formato digital. 3 Linha do tempo onde as mídias são colocadas em seqüência. 4 Texto curto, lido pelo apresentador, que introduz o assunto da matéria feita pelo repórter para o coordenador do telejornal. V CONGRESSO NACIONAL DE EXCELÊNCIA EM GESTÃO Gestão do Conhecimento para a Sustentabilidade Niterói, RJ, Brasil, 2, 3 e 4 de julho de 2009 12 entrevistados, dos repórteres, dos cinegrafistas, do local onde foi realizada a matéria, etc. O coordenador enviava o script por e-mail para toda a equipe de jornalismo. Os textos eram digitados por um membro da equipe no computador do Teleprompter 5 . Caso houvesse alguma modificação a fazer próximo à hora do jornal ir para o ar, a equipe se comunicava por telefone. 4.2. PROCESSOS DE PRODUÇÃO DE NOTÍCIAS A PARTIR DA INSTALAÇÃO DOS NOVOS HARDWARES E SOFTWARES: CENTRAL DE JORNALISMO EM FLORIANÓPOLIS Em agosto de 2008 a Emissora de televisão S passou a utilizar softwares que modificaram o processo de produção de notícias, conforme figura 6. Figura 6: Processo de Produção de Notícias na Emissora S (após Agosto/08) Fonte: Elaborado pelos autores Um dos softwares (software A) trouxe mudanças na criação, edição, exibição e gerenciamento de imagens do telejornal. Neste software é possível capturar e editar vídeos, além de exibi-los em DV25 6 , com o uso de EDL - Edit Decision List, que é a relação das edições executadas ou a executar. O outro software (software B) foi implantado para contribuir em matérias remotas pela internet, ou seja, as matérias produzidas nas sucursais passaram a ser editadas e enviadas pela internet para a central de jornalismo. O processo seinicia com a preparação do espelho e sua postagem pelo editor-chefe no software A, que possui integração com toda a equipe de 5 Equipamento acoplado às câmeras filmadoras que exibe o texto a ser lido pelo apresentador. 6 Nome dado ao grupo de formatos digitais que utilizam bit rate de 25 milhões de bits por segundo. CAPTA Ç ÃO DE IMAGENS (Cinegrafista e rep ó rter) CAPTURA DO MATERIAL PARA A ILHA DE EDI Ç ÃO - notebook (Rep ó rter) FINALIZA Ç ÃO (Editor/ Finalizador) APROVA Ç ÃO DO SCRIPT (Editor - chefe) JORNAL VAI PARA O AR ESPELHO POSTAGEM DE MAT É RIAS NO FTP ENVIO DE SUGESTÃO DE CABE Ç A PARA O EDITOR - CHEFE CONVERSÃO DO ARQUIVO DE V Í DEO (Editor/ Finalizador) EDI Ç ÃO (Rep ó rter) COMPRESSÃO DO V Í DEO (Rep ó rter) V CONGRESSO NACIONAL DE EXCELÊNCIA EM GESTÃO Gestão do Conhecimento para a Sustentabilidade Niterói, RJ, Brasil, 2, 3 e 4 de julho de 2009 13 jornalismo nas seis sucursais do Estado. A lista de arquivos do espelho aparece na seqüência de exibição, permitindo criação, alteração e exclusão de textos/matérias. Os repórteres e cinegrafistas de cada cidade captam as imagens e as sonoras. Em seguida, com o auxílio de um notebook, o próprio repórter edita a matéria e envia pela internet para a redação, através do software B. O repórter também digita sua sugestão de cabeça no software A, sendo que o texto aparece automaticamente para todos na cor verde. O editor- chefe verifica este texto e, se achar necessário, faz modificações, fechando o arquivo, que passa para a cor preta, não podendo ser modificado por mais ninguém, a não ser por ele próprio. A matéria enviada para a redação é recebida e conferida pelo finalizador. Caso haja algum problema, como o corrompimento do arquivo, o finalizador solicita o reenvio da reportagem para o repórter. Com o arquivo correto, o vídeo é finalizado, descompactado e postado no software A, podendo ser conferido por toda a equipe de jornalismo da emissora. O editor-chefe também é o responsável por verificar e aprovar a matéria final. Se ele desejar modificar alguma coisa, a matéria volta para as mãos do finalizador. Cabe ressaltar que neste sistema (software A), é possível conversar com as pessoas conectadas por um bate-papo instantâneo, o que facilita a comunicação com toda a equipe e diminui os custos. Desta forma, com o auxílio das TIs, o script do jornal vai sendo montado de maneira colaborativa, sempre com a palavra final do editor-chefe. O cálculo dos tempos estimados e reais (gerados na exibição) de cada texto, cabeça, vídeo (ou arquivo) do script é automático. Este cálculo é realizado de acordo com o apresentador, ou seja, o sistema já possui uma amostra da velocidade de leitura de cada apresentador e calcula o tempo de acordo com a pessoa que vai apresentar o jornal. As matérias vão para o ar através do software A. O controle e exibição do Teleprompter também são realizados através do mesmo sistema, onde é possível passar os textos do script sem sair do modo de exibição. 4.3 Mudanças no Processo de Produção de Notícias Com a observação das atividades realizadas durante a produção de notícias, antes e depois da instalação dos softwares, foram levantados dados que mostram as mudanças que as Tecnologias da Informação (TI) trouxeram para os processos de negócios e as classificam de V CONGRESSO NACIONAL DE EXCELÊNCIA EM GESTÃO Gestão do Conhecimento para a Sustentabilidade Niterói, RJ, Brasil, 2, 3 e 4 de julho de 2009 14 acordo com as características básicas do processo descritas por Varvakis et al. (2000). Estes dados são apresentados no quadro 2, abaixo, onde ressalta-se a verificação realizada em 93 matérias no mês de janeiro de 2008 e 95 matérias no mesmo mês do ano seguinte após a implantação dos 2 softwares, todas elas produzidas em Joinville – SC, conforme dito anteriormente. Quadro 2: Análise comparativa dos processos antes e depois da introdução da TI. CARACTERÍSTI CAS BÁSICAS MELHORA NO PROCESSO ANTES DEPOIS Fluxo de Valor Simplicidade Operacional Troca de e-mails e fitas, com as matérias não editadas, enviadas por transporte via terrestre (micro-ônibus) para a central de jornalismo. Comunicação e trocas de arquivos realizadas através do software, transportadas via internet (FTP). O vídeo chega já editado na central de jornalismo. Eficácia Melhoria da qualidade na exibição do noticiário 21 matérias travaram durante a exibição. Todas as matérias foram ao ar sem falhas. Qualidade da Produção Erros de comunicação. Matérias travavam na exibição. Os vídeos são convertidos sem perder a qualidade. Minimização dos erros de comunicação. Menos falhas na exibição. Eficiência Independência de Localização: Transporte do material via terrestre para via FTP 46 fitas mini DVs enviadas via transporte terrestre (micro- ônibus). Matérias enviadas pela internet. Melhoria de Processos Comunicação por e-mails e telefone. Fitas enviadas por transporte via terrestre (micro- ônibus) para edição e publicação. Comunicação e as trocas de arquivos realizadas através do software. Disponibilidade de Uso Somente a central de jornalismo tinha acesso às matérias prontas, antes de ir ao ar. Matérias e textos (das 6 sucursais) disponíveis para acesso de todos os membros da equipe no software A. Tempo de ciclo Comunicação Via e-mail e telefone. Via software. Imediatismo das Matérias A fita levava 1 dia para chegar à central para ser editada. A matéria é editada pelo repórter e enviada no mesmo dia da captura. Teleprompter Aproximadamente 20 min. para a digitação de textos de cada matéria. Textos já disponíveis no software. V CONGRESSO NACIONAL DE EXCELÊNCIA EM GESTÃO Gestão do Conhecimento para a Sustentabilidade Niterói, RJ, Brasil, 2, 3 e 4 de julho de 2009 15 Fonte: Elaborado pelos autores 4. CONSIDERAÇÕES FINAIS A implantação de Tecnologias da Informação para o apoio do processo de produção de notícias, mais especificamente os softwares A e B, trouxeram benefícios para a emissora de televisão em diversos aspectos. Sendo que um deles causou mudanças na criação, edição, exibição e gerenciamento de imagens do telejornal e o outro contribuiu para a produção e edição de matérias de forma remota, e para o envio pela internet das matérias pré-finalizadas para a central de jornalismo. Um dos fatores que reduziu de maneira significativa foi o custo da comunicação, considerando que o contato entre a equipe de jornalismo espalhada pelas seis sucursais do Estado passou a ser realizado, basicamente, por meio do software. A economia também foi gerada devido à diminuição da utilização de fitas mini DVs e da supressão do deslocamento deste material via transporte terrestre. O fato de enviar as matérias pelo próprio software permitiu a redução no tempo da matéria ser publicada. Antes, as reportagens eram captadas e, na maioria das vezes, somente no dia seguinte é que iam para o ar. A partir de agosto de 2008, todo o processo de produção da notícia, desde a captação até a publicação, pode ser realizado no mesmo dia, permitindo assim, que as notícias cheguem ao telespectador com apenas algumas horas de diferença. Outro fator que contribuiu para agilizar o fechamento, ou melhor, a finalização da produção do jornal, foi à possibilidade de calcular automaticamente o tempo total e parcial de cada texto, cabeça, vídeo tape (ou arquivo). A implantação de tecnologias ainda permitiu a minimização de erros. Por exemplo, os erros de comunicação diminuíram, uma vez que o software instalado é utilizado de forma colaborativa e todos podem acompanhar as mudanças realizadas em tempo real.A exibição Agilidade no Preparo (tempo entre captura e exibição da notícia) 24 horas. Menos de 12 horas. Custos Comunicação Comunicação telefone (ligações interurbanas). Comunicação via software (uso da internet). Transporte Fitas mini DVs enviadas via transporte terrestre (R$ 500,00/mês). Diretamente no software. Fitas mini DVs 30 fitas mini DVs (R$1.125,00/mês) 4 fitas mini DVs (150,00/mês) V CONGRESSO NACIONAL DE EXCELÊNCIA EM GESTÃO Gestão do Conhecimento para a Sustentabilidade Niterói, RJ, Brasil, 2, 3 e 4 de julho de 2009 16 correta do noticiário passou a ser garantida, melhorando a qualidade da apresentação, uma vez que não ocorreram mais falhas como o travamento do software de edição. Como se pode verificar o uso de Tecnologias da Informação otimizaram os processos de produção de notícias, desde a sua captação até a publicação, bem como impactaram positivamente nas questões de tempo de ciclo, fluxo de valor, eficácia, eficiência e custos de cada processo. V CONGRESSO NACIONAL DE EXCELÊNCIA EM GESTÃO Gestão do Conhecimento para a Sustentabilidade Niterói, RJ, Brasil, 2, 3 e 4 de julho de 2009 17 REFERENCIAS DAVENPORT, Thomas H. Reengenharia de processos. Trad. Waltensir Dutra. Rio de Janeiro: Campus, 1994. DE SORDI, José Osvaldo. Gestão por Processos: uma abordagem da moderna administração. 2ª. Ed. São Paulo: Saraiva, 2008. GIL, Antonio Carlos. Como elaborar projetos de pesquisa. 4ª ed. São Paulo: Atlas, 2002. GONÇALVEZ, José Ernesto Lima. As empresas são grandes coleções de processos. In: REA – Revista de Administração de Empresa. São Paulo: vol. 40, N.1, p. 6-19, Janeiro-Março 2000. GONÇALVEZ, José Ernesto Lima. Processo, que processo? REA – Revista de Administração de Empresa. São Paulo: v. 40, N.4.Outubro-Dezembro 2000, p. 8-19. LACOMBE, F. e HEILBORN, G. Administração, Princípios e Tendências. 1ª edição. São Paulo: Saraiva, 2003. VARVAKIS, Gregório Jean; et al. Gerenciamento de Processos. Apostila da Disciplina Gerenciamento de Processos. Florianópolis: Grupo de Análise de Valor /UFSC, 2000. RAMPAZZO, Lino. Metodologia científica: para alunos dos cursos de graduação e pós- graduação. 3. ed. 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