COMPRAS NO SETOR PÚBLICO E PRIVADO - RESUMO

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COMPRAS – ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS
1. CONCEITO: 
Processo de localização de fornecedores e fontes de suprimentos; aquisição 
de materiais por meio de negociações de preço e condições de pagamento; 
acompanhamento do processo (follow up) junto aos fornecedores escolhidos; e 
recebimento do material comprado (…). 
2. FINALIDADE:
Suprir as necessidades de materiais ou serviços, planejá­las quantitativamente e
satisfazê­las no momento certo com as quantidades corretas, verificar se 
recebeu efetivamente o que foi comprado e providenciar armazenamento. 
Também compete o cuidado com os níveis de estoque da empresa.
Apesar de ser um subsistema orientado para fora da Empresa, ela também 
interage com diversas áreas de dentro da organização.
3. OBJETIVOS:
a) Obter um fluxo contínuo de suprimentos a fim de atender aos 
programas de produção; 
b) Coordenar esse fluxo de maneira que seja aplicado um mínimo de 
investimento que afete a operacionalidade da empresa; 
c) Comprar materiais e insumos aos menores preços, obedecendo a 
padrões de quaNTidade e quaLidade definidos; 
d) Procurar sempre dentro de uma negociação justa e honesta as 
melhores condições para empresa, principalmente em condições de 
pagamento.
Comprar bem é um dos meios que a empresa deve usar para reduzir custos, isso 
inclui a verificação dos prazos, preços, qualidade e volume.
4. SELEÇÃO DE FORNECEDORES:
A potencialidade do fornecedor deve ser verificada, assim como 
suas instalações e seus produtos;
O seu balanço e situação financeira deve ser cuidadosamente analisado;
Com um cadastro atualizado e completo de fornecedores e com cotações de preços 
feitas semestralmente.
5. ORGANIZAÇÃO DO DEPARTAMENTO DE COMPRAS:
5.1. princípios básicos da organização de compras:
­Autoridade para compra;
­Registro de compras; 
­Registro de preços; 
­Registro de estoque e consumo; 
­Registro de fornecedores; 
­Arquivos e especificações; 
­Arquivos de catálogos.
6. ATIVIDADES TÍPICAS DO DEPARTAMENTO DE COMPRAS:
a) Pesquisa dos fornecedores :
•­ Estudo do mercado; 
• ­ Estudo dos materiais; 
• ­ Análise dos custos; 
• ­ Investigação das fontes de fornecimento; 
• ­ Inspeção das fábricas dos fornecedores; 
• ­ Desenvolvimento de fontes de fornecimento; 
• ­ Desenvolvimento de fontes de materiais alternativos. 
b) Aquisição :
•­ Conferência de requisições; 
• ­ Análise das cotações; 
• ­ Decidir comprar por meios de contratos ou no mercado aberto; 
• ­ Entrevistar vendedores; 
• ­ Negociar contratos;
  ­ Efetuar as encomendas de compras; 
• ­ Acompanhar o recebimento de materiais.
c) Administração :
•­ Manutenção de estoques mínimos; 
• ­ Transferências de materiais; 
• ­ Evitar excessos e obsolescência de estoque; 
• ­ Padronizar o que for possível.
d) Diversos :
•­ Fazer estimativa de custo; 
• ­ Dispor de materiais desnecessários, obsoletos ou excedentes; 
• ­ Cuidar das relações comerciais recíprocas.
7. O CICLO DE COMPRAS:
OBS: A atividade de compras é basicamente CÍCLICA e REPETITIVA.
6.1. Etapas do Processo de Compras:
        1. Análise das ordens de compras (OCs) recebidas. 
        2. Pesquisa e seleção de fornecedores. 
        3. Negociação com o fornecedor selecionado. 
        4. Acompanhamento do pedido (follow up). 
        5. Controle do recebimento do material comprado.
A) Análise das Ordens de Compras (OCs) Recebidas:
­ O órgão de compras planeja as suas atividades de modo a atender às OCs 
recebidas e providenciar as compras. 
­ Esse órgão deve manter um banco de dados sobre os possíveis materiais 
necessários à empresa. Para cada material deve haver um fichário dos 
fornecedores, das quantidades compradas, dos preços, das condições de pagamento,
dos prazos de entrega, etc. 
­ Esse histórico de cada compra vai facilitar a pesquisa e a seleção de futuros 
fornecedores.
B) Pesquisa, Seleção e Avaliação de Fornecedores:
­ A pesquisa é basicamente um levantamento de mercado para se verificar quais 
as possíveis fontes de suprimento do material requisitado. 
­ Já a seleção de fornecedores é uma escolha feita pelo órgão de compras.
­ Os parâmetros de avaliação e aprovação são:
a) Quanto ao preço; 
b) Quanto à qualidade; 
c) Quanto às condições de pagamento; 
d) Quanto às condições de embalagem e transporte.
­ Após a aprovação e o preenchimento de todos os quesitos, dá­se início ao 
fornecimento normal. Deve­se, então, avaliar para ver se há: 
a) Cumprimento dos prazos de entrega estabelecidos; 
b) Manutenção dos padrões de qualidade estabelecidos; 
c) Política de preços determinada; 
d) Assistência técnica.
­ Principais formas de avaliações:
1. Avaliação técnica ­ Composição do corpo técnico em relação às necessidades 
da empresa; recursos técnicos disponíveis e utilizados; disponibilidade de 
operadores, máquinas, ferramentas e instrumentos adequados às exigências 
técnicas.
2. Avaliação administrativa – Composição do staff responsável pela 
administração da empresa; procedimentos usuais e conceituação do 
mercado; grau de interesse em participar do corpo de fornecedores.
C) Negociação com o Fornecedor selecionado:
­ O pedido de compra é uma espécie de contrato formal entre a empresa e o 
fornecedor. Ele tem a força de um contrato. Sua aceitação pelo fornecedor 
implica o atendimento de todas as especificações nele estipuladas.
­ Aqui, se estabelece as condições mais adequadas de preço e de pagamento, 
atendimento das especificações exigidas do material , estabelecimento de prazos de
entrega, definir como será feita a emissão do pedido de compras ao fornecedor.
­ A administração de compras deve prezar por relações “ganha x ganha” com todos 
os seus parceiros, sejam eles os fornecedores, os clientes ou 
os colaboradores.
­ Selecionar poucos fornecedores para um mesmo item vai permitir que, 
produzindo em escalas maiores, eles tenham redução de custos e apresentem 
preços mais interessantes.
D) Acompanhamento do pedido (follow up):
­ O órgão de compras precisa assegurar que a entrega do material será feita dentro
dos prazos estabelecidos e na quantidade e qualidade negociadas. 
­ Deve haver um acompanhamento/seguimento (follow up) do pedido, por meio 
de constantes contatos com o fornecedor, para saber como está sendo 
providenciada a produção do material requisitado. 
­ Isso significa que o órgão de compras não abandona o fornecedor após 
efetuado o pedido de compra.
E) Controle do recebimento do material comprado:
- O órgão verifica se as quantidades estão corretas e providencia, junto ao 
órgão de controle de qualidade, a inspeção para COMPARAR a adequação do 
material às especificações determinadas no pedido de compra. 
É o que se chama de inspeção de qualidade no recebimento do material.
­ Logo após, o órgão autoriza o almoxarifado a receber o material, e encaminha
ao órgão de tesouraria ou de contas a pagar a autorização para o pagamento da 
fatura ao fornecedor.
8. SUPPLY CHAIN MANAGEMENT (SCM):
- Também conhecida como Gestão da Cadeia de Suprimentos;
­ Envolve FORNECEDORES, PRODUTOR, DISTRIBUIDORES E 
CLIENTES em um processo integrado, no qual compartilham informações e 
planos para tornar o canal mais eficiente e competitivo.
­ Permite visualizar todo o processo de geração continuada de valor, desde a
chegada da matéria­prima até a entrega do produto acabado ao cliente 
final, de maneira integrada e sistêmica. Ou seja, vai da matéria­prima entregue 
pelo fornecedor até a chegada do produto acabado ao consumidor final.
9. ESTRATÉGIAS DO SETOR DE COMPRAS
OBS: Quando se tem uma demanda alta e estável, a fabricação dos materiais 
necessários internamente pode ser uma boa opção.
9.1 Verticalização 
­ A verticalização é a estratégia que prevê que a empresa produzirá 
INTERNAMENTE tudo o que puder, ou pelo menos tentará produzir.
A) Vantagens da Verticalização: 
•     ­ Independência de terceiros; 
•     ­ Maiores lucros; 
      ­ Maior autonomia; 
      ­ Domínio sobre tecnologia própria.
B) Desvantagens da Verticalização: 
•      ­ Maior investimento; 
•      ­ Menor flexibilidade(perda de foco); 
•      ­ Aumento da estrutura da empresa.
9.2 Horizontalização
­ A horizontalização consiste na estratégia de COMPRAR DE TERCEIROS O 
MÁXIMO POSSÍVEL dos itens que compõem o produto final ou os serviços de que 
necessita.
­ De um modo geral, NÃO se terceiriza os processos fundamentais, ou também 
denominados core process.
A) Vantagens da Horizontalização: 
•     ­ Redução de custos 
•     ­ Maior flexibilidade e eficiência 
•     ­ Incorporação de novas tecnologias 
•     ­ Foco no negócio principal da empresa
B) Desvantagens da Horizontalização: 
•     ­ Menor controle tecnológico 
•     ­ Deixa de auferir o lucro do fornecedor 
•     ­ Maior exposição.
9.3 Centralização
OBS: Nessa classificação, estamos vendo “quem” é o responsável pelas compras na
organização.
­ Aqui, todas as compras da empresa ficam sob a responsabilidade de um 
único setor.
A) Vantagens: 
•     ­ Maior poder de negociação e ganho de escala; 
•     ­ Visão mais global e sistêmica; 
•     ­ Maior controle do processo de compra; 
•     ­ Padronização dos procedimentos de compra;
•     ­ Maior especialização dos compradores; 
•     ­ Evita compras em duplicidade. 
B) Desvantagens: 
•     ­ Pouco flexível; 
•     ­ Nem sempre atende às necessidades locais quando o processo de produção é 
disperso geograficamente.
9.4 descentralizado:
­ A empresa possui unidades regionais distantes.  Departamentos ou grupos 
regionais de compras com autonomia operacional e administrativa.
A) Vantagens: 
•    ­ Maior conhecimento dos fornecedores locais; 
•    ­ Melhor atendimento das necessidades específicas do processo produtivo de 
cada unidade da empresa; 
     ­•  Agilidade nas compras locais. 
B) Desvantagens: 
    ­ Menor volume de compras, o que impede as vantagens de melhores condições e
descontos junto aos fornecedores; 
•    ­ Falta de padronização dos procedimentos de compras nos diversos órgãos; 
•    ­ Pouca uniformidade nos materiais comprados; 
•  Ausência de especialização de compradores.
10. MODALIDADES DE COMPRAS
10.1 Compra Normal
­ Ocorre quando o prazo disponível para o processamento da compra permite que o 
comprador execute todas as atividades necessárias (que conhecemos como o “ciclo 
de compras”).
10.2 Compra emergencial
­ Acontece quando a instituição falha no seu planejamento ou quando há algum 
outro problema que demanda um material em prazo muito curto. 
­ Não será possível executar todas as atividades necessárias no ciclo de compras. 
­ Os preços e condições de fornecimento nestes casos costumam ser desvantajosos 
para a organização. 
­ Comprar em caráter de emergência deve ser evitado ao máximo!
10.3 Compras para investimento
­ Envolvem as aquisições de bens e materiais que irão compor o ativo da 
instituição. 
­ São itens de custo elevado, como máquinas, automóveis, dentre outros, que 
costumam ter uma vida útil elevada.
10.4 Compras para consumo.
­ Englobam as compras de matérias­primas, as compras de materiais de 
escritório, bem como todos os materiais que serão consumidos em curto ou 
médio prazo, sejam estes materiais utilizados no processo produtivo ou na 
administração da empresa.
10.5 Compra nova
­ Acontece quando o produto ou serviço a ser comprado é visto como algo 
totalmente distinto dos bens e serviços habitualmente comprados p organização.
­ Dessa forma, este tipo de compra envolve uma pesquisa detalhada para escolher 
os fornecedores ideais.
10.6 Recompra direta
­ Ocorre nas situações em que os materiais a serem comprados são recorrentes e a 
equipe compradora já tem todas as informações necessárias para efetuar a compra.
10.7 Recompra modificada
­ Ocorre quando os bens e serviços a serem comprados são recorrentes, mas os 
compradores, mas os compradores buscam algumas mudanças nas compras 
futuras.
­ Com isso, existe algum trabalho de pesquisa para alterar alguma característica 
do produto ou do fornecedor.
11. LICITAÇÃO
Procedimento administrativo pelo qual a Administração Pública, em qualquer de 
seus níveis, prevendo comprar materiais e serviços, realizar obras, alienar ou locar
bens, segundo condições estipuladas previamente, convoca interessados para 
apresentação de propostas, a fim de selecionar a que se revele mais conveniente 
em função de parâmetros preestabelecidos e divulgados.
11.1 Finalidade
Propiciar igualdade de oportunidades entre aqueles que desejam contratar com a 
Administração Pública, nos padrões previamente definidos, sempre como 
importante fator de eficiência e moralidade nos negócios públicos.
11.2 Objetivo
Destina­se a garantir a observância do princípio constitucional de avaliar e 
selecionar a proposta mais vantajosa para a Administração e será processada e 
julgada em estrita conformidade com os princípios básicos de legalidade, de 
impessoalidade, de moralidade, de igualdade, publicidade, de probidade, 
administrativa, da vinculação ao instrumento convocatório, do julgamento objetivo
e dos que lhe forem correlatos.
11.3 Compras 
Na licitação para compra, a Administração deve especificar o objeto a ser 
adquirido, indicando, para isso, a QUALIDADE e a QUANTIDADE a ser 
comprada, bem como as CONDIÇÕES em que deseja adquirir. 
A compra pode ser a VISTA ou a PRAZO, com ENTREGA TOTAL ou 
PARCELADA, sendo sempre realizada por intermédio de um CONTRATO 
BILATERAL perfeito, comutativo e oneroso, isto é, com obrigações recíprocas, 
com equivalência nessas obrigações e com pagamento do preço, como 
contraprestação da transferência do domínio da coisa. 
A Lei no 8.666/93 exige a adequada caracterização do objeto da compra e a 
indicação dos recursos financeiros para seu pagamento, adotando, ainda, além 
das vantagens semelhantes às do setor privado, o princípio da padronização e o
sistema de registro de preços.
Referências
FONSECA, Ronaldo. Curso de Administração de Recursos Materiais p/ MPU, Aula
02. Estratégia Concurso, 2017.