Ferramentas de Modelagem: Fluxograma

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Gestão de processos
Aula 6 - Ferramentas de modelagem: o
Fluxograma
INTRODUÇÃO
Agora que já vimos as etapas da modelagem de processo, conheceremos uma de suas principais ferramentas: o
�uxograma.
OBJETIVOS
Modelar um processo utilizando �uxograma;
Listar as vantagens do �uxograma sobre outros modelos de processo;
Identi�car os símbolos usados em um �uxograma.
ESCOLHA DAS FERRAMENTAS DE MODELAGEM
Como já estudamos na aula anterior, a modelagem de processos é de extrema importância para as organizações. Cada
instituição deve escolher o processo mais adequado a sua necessidade, até porque há muitas ferramentas que podem
ser aplicadas no ambiente empresarial.
Esses instrumentos são úteis para:
O levantamento de informações;
A escolha do método;
O propósito da modelagem de processos.
Mas que ferramenta devemos escolher, uma vez que 
o mercado oferece uma gama de opções?
O grupo de ferramentas de auxílio grá�co cumpre apenas o objetivo de representação da realidade, deixando de auxiliar
a análise de processos.
Já o grupo com registro estruturado em um banco de dados permite a extração de informações e possibilidades de um
número amplo de análise, com e sem referências metodológicas.
Na verdade, mais uma vez, a�rmamos que a escolha desses mecanismos de modelagem deve ser pertinente às ações
da empresa.
Falemos, então, de um dos modelos de processo: o �uxograma.
FLUXOGRAMA
Você sabe o que é um �uxograma? Veja a de�nição de Oliveira (2002):
“Representação grá�ca que apresenta a sequência de um trabalho de forma analítica,
caracterizando as operações, os responsáveis ou as unidades organizacionais envolvidos
no processo”.
Trata-se de uma sequência de um trabalho qualquer, realizado de forma detalhada ou sintética, em que as operações
ou os responsáveis e os departamentos envolvidos são visualizados nos processos.
Essa ferramenta também é conhecida como:
Flowchart;
Carta de �uxo do processo;
Grá�co de sequência;
Grá�co de processamento etc.
Fonte: OLIVEIRA, Djalma P. R. Sistemas, organização & métodos. São Paulo: Atlas, 2002.
De forma geral, o �uxograma apresenta as seguintes funções:
Padroniza a representação dos métodos e os procedimentos administrativos;
Descreve, com maior rapidez, tais métodos através da demonstração grá�ca, facilitando a leitura e o entendimento de
suas rotinas;
Identi�ca os pontos mais importantes das atividades visualizadas, permitindo uma maior �exibilização e um melhor
grau de análise.
De modo especí�co, o �uxograma horizontal nos permite veri�car a relação entre as diferentes partes de um sistema
integrado.
Em outras palavras, por meio dele, podemos observar os pontos positivos ou negativos do controle interno, originados
da maneira pela qual as funções foram divididas entre os funcionários da empresa.
TIPOS DE FLUXOGRAMA
Conheça, agora, alguns tipos de �uxogramas:
Fluxograma vertical ou esqueleto
Este tipo de �uxograma é:
Conhecido como folha de análise ou diagrama do processo;
Formado por colunas;
Destinado à representação de rotinas simples em unidades especí�cas da organização.
Dentre suas vantagens, estão:
Impressão como formulário padronizado;
Preenchimento rápido – através de símbolos preexistentes;
Facilidade de leitura.
Fluxograma de blocos
Este tipo de �uxograma apresenta as seguintes características:
É utilizado tanto para levantamento quanto para descrição de rotinas;
Suas colunas representam os setores envolvidos no processo;
Demonstra o �uxo de informações dentro e fora da organização;
Exibe maior quantidade de símbolos do que o �uxograma parcial, permitindo maior detalhamento e demonstração dos
�uxos alternativos;
Estabelece se o processo é positivo ou negativo;
É o mais utilizado pelas empresas.
Fluxograma sintético
Este tipo de �uxograma caracteriza-se por:
Demonstrar a sequência das etapas de um processo;
Representar, genericamente, o processo, sem se preocupar em identi�car os cargos, as unidades ou a localização das
atividades;
Ser utilizado para esboçar o processo;
Ser de fácil entendimento até para quem não tem costume com �uxogramas;
Analisar, super�cialmente, o processo para veri�car se é necessário ou não nos aprofundarmos no caso.
SÍMBOLOS DO FLUXOGRAMA
Veja os símbolos mais usados na construção de �uxogramas:
ELABORAÇÃO DO FLUXOGRAMA
Como já vimos, os processos variam de acordo com as organizações, e sua representação também deve seguir esse
princípio. Desse modo, alguns cuidados devem ser tomados na hora de elaborar um �uxograma. São eles:
Identi�que, no início, que �uxograma utilizará;
Simpli�que processos, e não apenas elimine passos;
Seja detalhista no levantamento de informações;
Os processos não são isolados – por isso, identi�que os re�exos;
Vincule a análise de processos ao estudo de layout – os manuais são decorrências dessa análise;
Utilize alguns softwares que auxiliam no desenho de �uxogramas; Os símbolos devem ser uniformes;
Os �uxogramas devem ser legíveis e inteligíveis para qualquer um, sem traços e setas excessivos que cruzem o papel e
confundam o leitor;
Adote a técnica – gostos pessoais e variações não são admitidos, pois destroem a linguagem padrão;
A maneira de representar cada caso deve ser pensada cuidadosamente, seja por setas bifurcadas, diversos
�uxogramas, notas de rodapé ou notas mais extensas em folhas anexas.
Atenção
, Alguns questionamentos também podem auxiliá-lo a elaborar o �uxograma, como, por exemplo:, ,
O que é feito? Isso permite veri�car a relação entre as fases do processo e a utilidade de cada uma delas?
Por que a etapa é necessária? Isso terá in�uência no resultado do processo? Ela é realmente necessária?
Onde essa etapa deve ser aplicada? O local é este mesmo? Precisamos modi�cá-lo?
Quando essa fase deve ser realizada? A sequência está ou não �xada corretamente?
Quem deve executar essa fase? O executor é quali�cado? Precisamos alterá-lo?
Como a etapa está sendo executada? Conseguimos identi�car os recursos necessários a sua realização?
VANTAGENS DO FLUXOGRAMA
Saiba, agora, quais são as vantagens do �uxograma:
Descreve qualquer tipo de processo – mesmo os mais complexos;
Permite visão ampla de todo o processo estudado;
Reproduz o funcionamento de todos os componentes do processo;
Possibilita a veri�cação, de maneira clara e precisa, das falhas de funcionamento, dos gargalos, da duplicidade de
procedimentos e de outros problemas oriundos do processo em estudo;
Evita a dupla interpretação – graças à padronização dos símbolos utilizados – e é de fácil atualização;
Propicia a análise e modi�cações do processo, visando sua melhoria.
O �uxograma também dá visibilidade ao procedimento em que se baseia as atividades da empresa.
Por isso, ao elaborá-lo, use técnicas para orientar a direção do �uxo de cima para baixo (top-down) e da esquerda para
a direita.
Faça esse desenho como se fosse um pintor, utilizando:
Símbolos apropriados, de acordo com a representação do evento;
Símbolos diferentes para �uxos distintos;
Cores diversas para distinguir procedimentos ou realçar informações.
Por exemplo, você pode usar as seguintes cores:
Alerta sobre pontos críticos do �uxo;
Atividades críticas;
Automatização;
Fluxo de materiais ou peças;
Interação sistêmica, �uxo de informação ou documentação;
Atividades manuais, �uxos ou operações de planejamento, quali�cação de fornecedores, projeto.
ATIVIDADE
Agora que você já aprendeu um pouco sobre �uxograma, observe os símbolos em destaque e marque a opção em que
se enquadra cada um deles:
Terminal
Processamento
Decisão
Justi�cativa
Terminal
Processamento
Decisão
Justi�cativa
Glossário