TCC Administração Alexanderson Paixão de Moraes Estácio 2020

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Organização sistemas e métodos 
Alexanderson Paixão de Moraes1 
Flavia Vancim Frachone Massa 2 
RESUMO 
 
Organização sistemas e métodos pode ser usado em uma microempresa ou 
grande empresa independente do setor ou atividade fim, pois sabemos que as 
mudanças ocorridas no século têm demandado uma grande especialização, 
racionalização e planejamento, para atender as necessidades dos “stakeholders” 
públicos de interesse, com o objetivo de garantir menos custos e menor tempo para 
realização dos processos e entregas, sendo que através de dados e informações e 
métodos ajudará a tomada de decisão, mas isso é o contexto geral ou macro 
processo, e dentre tantas ferramentas desta área o micro processo ou enfoque será 
o fluxograma que é a representação gráfica de um processo que ajuda no raciocínio 
lógico, na realização de tarefas, identifica gargalos, controla os processos entre outros 
fatores que veremos. 
 
Palavras-Chave: Fluxograma. Organização Sistemas e Métodos. Processos. 
 
INTRODUÇÃO 
Quais são os principais vantagens de aplicar esta ferramenta para o melhorar 
o desempenho da empresa? 
O tema abrange a implantação do fluxograma em um setor da administração 
pública, observando os métodos de trabalho e suas necessidade de melhoria. 
 O objetivo principal desse artigo é demonstrar através de pesquisas em livros 
e artigos a importância da implantação desta ferramenta para melhorar a gestão do 
setor da administração pública e servir de benchmarking de cooperação (troca de 
informação de processos entre empresas que geralmente possuem pontos fortes 
diferentes), nele vamos encontrar alguns pontos principais como, melhorar a 
compreensão do processo de trabalho, demonstrar os passos para realização do 
trabalho, criar normas de padrão de trabalho, com uma metodologia para obter 
melhores resultados em termos de eficiência e eficácia, acredita-se que com a 
implantação deste sistema conseguiremos diminuir os erros e aumentar a 
produtividade dos colaboradores em diversos aspectos. 
 
1 Aluno concluinte do curso de Bacharel em Administração da Universidade Estácio de Sá. 
2Professor (a) Orientador (a) do artigo da Universidade Estácio de Sá. 
 
Para realizar a demonstração mais completa e fundamentada será utilizado a 
metodologia de pesquisa bibliográfica, fluxogramas, e processos empresariais, 
buscando sempre melhorar os passo e processo, pois devido à grande rotatividade 
do efetivo dentro da organização, este sistema foi desenvolvido objetivando ajudar os 
colaboradores de forma que não necessite de um treinador ou até mesmo de um 
treinamento mais longo para os funcionários novos. Isto faz com que ocorra uma 
reciclagem dos mais antigos do setor envolvido e ocorra uma disseminação do 
conhecimento para aqueles que necessitarem de informações. 
A metodologia aplica para o trabalho científico pode ser classificada como uma 
pesquisa descritiva, e as informações foram extraídas de dados secundários. 
 
Para Cury (1983): 
 
[...] organização sistemas e métodos refere-se a uma especialidade da 
administração, cujo objetivo maior é estabelecer de acordo com os 
propósitos da organização, uma infraestrutura compatível e através 
disto, a definição planejada de processos e métodos de trabalho e 
eficácia gerencial. 
 
O papel do gestor de OSM é verificar os problemas administrativos atuais e 
concerta-los para que a empresa possa estar em constante evolução, pois 
encontrando e melhorando os processos através de verificação e entrevistas, o 
profissional conseguirá alavancar os resultados para a organização, mas esse 
controle não poderá ser feito apenas uma vez, e sim de forma rotineira para que a 
empresa possa estar sempre inovando e buscando melhorias sobre os procedimentos 
e produtividade, com isso o gestor poderá demonstrar os dados através de relatórios, 
manuais, diagramas e fluxogramas, entre outros que ajudarão os recursos humanos 
a visualizar os métodos e procedimentos de melhorias, sabendo que o principal capital 
são os recursos humanos e o gestor poderá fazer parte do círculo estratégico, tático 
ou operacional que será o responsável pela verificação do estado atual para o estado 
desejado que é o objetivo ajustar, retificação ou melhorar os processos ou 
procedimentos organizacionais. 
 
 
1 O que é fluxograma? 
 
Para entender o que é fluxograma precisamos saber como foi seu surgimento 
de acordo com a escola Edti: 
 
[...] Os primeiros fluxogramas criados de modo a documentar os 
processos de um negócio foram introduzidos nos anos 1920 e 
30 pelos casal de engenheiros industriais Frank e Lillian Gilbreth. 
Em 1921, eles mostraram o gráfico de fluxo de processos à 
Sociedade Americana de Engenheiros Mecânicos (American 
Society of Mechanical Engineers — ASME) durante a 
apresentação intitulada “Process Charts — First Steps in Finding 
the One Best Way”. Após esse acontecimento, o diagrama 
passou a estar incluso no currículo do curso de Engenharia 
Industrial. Então, no início dos anos 30, o engenheiro industrial 
Allan H. Mogensen iniciou um trabalho para capacitar alguns 
homens de negócio a utilizarem a magnífica ferramenta. Uma 
das formas escolhidas para isso foi através de palestras em que 
mostrou sobre como deixar o trabalho mais eficiente nas 
empresas. Agora, na década de 1940, temos dois alunos de 
Morgensen atuando para difundir os métodos ensinados pelo 
engenheiro e mentor. Art Spinanger, em 1944, levou a 
ferramenta e os métodos de simplificação de trabalho à Procter 
and Gamble (P&G), difundindo o seu uso em um dos seus 
programas de melhoria. Já Bem S. Graham, então diretor da 
Standard Register Industrial (Formcraft Engenharia), adaptou os 
diagramas de fluxo de processos ao processamento de 
informações. Com isso, ele desenvolveu um diagrama de fluxo 
multi-fluxo, mostrando os diversos documentos usados ao longo 
de um processo e suas interações. A ASME passou a adotar no 
ano de 1947 um sistema de símbolos para gráficos de fluxo de 
processos, baseado no trabalho realizado pelo casal Gilbreth. 
Ainda no final dessa década, Herman Goldstine e John Van 
Neumann abusaram dos fluxogramas para desenvolver alguns 
programas de computador. O principal trabalho da dupla foi 
“Planning and coding of problems for an electronic computing 
instrument, Part II, Volume 1”. Foi nesse cenário que os 
fluxogramas atingiram seu apogeu. Diante dele, a diagramação 
foi cada vez mais utilizada em diversos tipos de programas de 
computador e algoritmos. Essa ferramenta, ainda hoje, é usada 
para a programação, embora o pseudocódigo seja 
constantemente usado para descrever níveis mais profundos de 
detalhe e se aproximar do produto final. No Japão, Kaoru 
Ishikawa (1915-1989), uma importante figura das iniciativas de 
qualidade de produção, considerou o fluxograma como uma das 
principais ferramentas de controle de qualidade. Para ele, essa 
técnica deve ser usada junto de ferramentas complementares, 
como o histograma, folha de verificação e diagrama de causa e 
efeito, também chamado de diagrama de Ishikawa. 
 
Para Silva; Balbueno (2004, p. 5): 
 
[...] Fluxograma é um gráfico que demonstra a sequência 
operacional do desenvolvimento de um processo, o qual 
caracteriza: o trabalho que está sendo realizado, o tempo 
necessário para sua realização, à distância percorrido pelos 
 
documentos, quem está realizando o trabalho e como ele flui 
entre os participantes deste processo. 
Para Oliveira (2013): 
 
[...] o fluxograma consiste na representação gráfica que, 
utilizando de diferentes formas geométricas representativas, 
apresenta a sequência de um trabalho de forma analítica, 
caracterizando as operações, os responsáveis e/ou unidades 
organizacionais envolvidas. Ainda elucida as várias etapas de 
processos, facilitando o entendimento, a identificação de 
gargalos e de pontos de melhoria. 
 
Para Maranhão e Macieira (2010, p. 251): 
 
[...] definem como sendo fluxogramauma figura feita com 
símbolos padronizados e textos devidamente arrumados a fim 
de mostrar sequência lógica de passos de realização dos 
processos ou atividades. Completam dizendo que a visualização 
gráfica é sempre um poderoso canal de comunicação, por ser 
melhor absorvida e de maior compreensão do que os textos 
escritos, que exigem esforço mental e são mais subjetivos. 
 
Para Cruz (2013, p. 115): 
 
[...] entende por fluxograma uma técnica que pode assumir 
diversas nomenclaturas, formas e pequenos detalhes distintos, 
mas que não invalidam a ideia geral de ‘desenhar o fluxo’ de 
processos, que consiste o significado etimológico da palavra 
fluxograma. 
 
Para Chinelato Filho (1993): 
 
[...] propõe sobre a definição e as características de um 
fluxograma, que o mesmo evidencia de forma nítida e lógica as 
etapas com problemas e atividades desnecessárias, podendo, 
assim, propor soluções racionais sobre a melhor maneira de 
utilização de recursos, a racionalização e a simplificação do 
trabalho. Além de auxiliar nos processos gerenciais da 
organização. 
 
Para Cury (2015): 
 
[...] menciona a definição de fluxograma como um gráfico 
universal de processamento, que representa o fluxo ou a 
sequência normal de qualquer produto, trabalho ou documento. 
 
Para Rocha (1980): 
 
[...] complementa afirmando que o fluxograma "descreve 
graficamente atos e fatos utilizando frases curtas e objetivas, 
utilizando de símbolos próprios". 
 
Para (D’ASCENÇÃO, 2001, p. 110): 
 
[...] o fluxograma é descrito como uma técnica de representação 
gráfica, pela qual é feita a utilização de símbolos previamente 
convencionados, permitindo a descrição clara e precisa do fluxo, 
ou sequência de um processo, bem como sua interpretação e 
desenho. 
 
Dentre tantos conceitos o fluxograma de fato é a demonstração de passos, 
processos ou procedimentos para realização de produto, trabalho, documento, 
atividades, através de uma representação gráfica por símbolos e escrituração com 
pequenas frases organizadas demonstrando de forma fácil e clara o fluxo das 
atividades, servindo como uma ferramenta para gestão da qualidade, gestão de 
processos e gestão de projetos. 
Figura 1 – exemplo de fluxograma 
 
Fonte: http://www.escolaedti.com.br/. 2015. 
 
2 OBJETIVO DO FLUXOGRAMA 
 
Para Oliveira (2013): 
 
[...] é ilustrar, de modo a esclarecer, sequências de atividades 
que constituem o corpo de qualquer empreendimento. 
 
O objetivo principal do fluxograma é identificar, mostrar e elucidar as lógicas 
problemáticas visando esclarecer, retificar e alinhar os procedimentos ou atividades 
servindo como parâmetro de ajuda na tomada de decisão, visando atender os 
“stakeholders”, garantindo a qualidade e o aumento da produtividade minimizando e 
ajustando as falhas dos processos da organização. 
 
2.1 VANTAGENS DE UTILIZAR O FLUXOGRAMA 
 
Para Cury (2015): 
 
[...] os fluxogramas permitem entendimento simples e objetivo 
em relação ao entendimento proporcionado por 32 outros 
métodos descritivos. 
 
Dentre os principais benefícios adquiridos com a construção de um fluxograma 
nos seus processos de trabalho, pode-se destacar: 
 
2.1.1 Melhorar a compreensão do processo de trabalho 
 
 
Para Drucker (2001): 
 
 
[...] é necessário ter conhecimentos científicos e teóricos 
consistentes assim como ter o “olho clínico”. Devemos saber por 
que fazer, o que fazer e como fazer, o mesmo também escreveu 
que “segundo as pirâmides das necessidades sociais é o 
relacionamento, aceitação, afeição, amizade, compreensão e 
consideração”. 
 
Para Leland Bradford (1964) 
 
 
[...] O Desenvolvimento Organizacional é uma resposta da 
organização às mudanças visando à clara percepção do que 
está ocorrendo nos ambientes interno e externo da organização 
sendo que, a análise e decisão do que precisa ser mudado e a 
intervenção necessária para provocar a mudança, tornando a 
organização mais eficaz, perfeitamente adaptável às mudanças 
e conciliando as necessidades humanas fundamentais com os 
objetivos e metas da organização. 
 
Tem que haver participação de todos no processo de conhecimento, para que 
o objetivo de melhorar a compreensão do processo de trabalho não seja o esforço de 
uma pessoa e sim uma conquista para todos da organização, pois os procedimentos 
serão alinhados e existirá o procedimento de adaptação a mudanças, conciliando a 
vida pessoal com os objetivos organizacionais 
No momento o fluxograma é utilizado como uma ferramenta importante no que 
tange a melhoria da compreensão do processo de trabalho, pois devido à rotatividade 
de pessoal, ajuda na retirada de dúvidas sem a necessidade de um treinamento. O 
colaborador utiliza um manual “fluxograma de rotinas” e consegue desempenhar as 
suas atividades com méritos de eficiência e eficácia evitando também informações 
irregulares ou redundância, alcançando objetivo que é a compreensão do processo 
de trabalho. 
 
2.1.2 Demonstrar os passos para realização do trabalho 
 
A demonstração dos passos para a realização do trabalho está no fluxograma 
de forma que qualquer pessoa consiga entender, pois o fluxograma informa passo a 
passo as rotinas para a execução do serviço ou atividade. Esse procedimento é uma 
sequência de etapas ou passos que devem ser rigorosamente seguidos para a 
execução de um plano e são geralmente transformados em rotinas e expressos na 
forma de fluxogramas (gráficos que representam o fluxo ou a sequência de 
procedimentos ou rotinas). 
 
Para Leland Bradford (1964): 
 
[...] O desenvolvimento organizacional nada mais é que as 
mudanças que ocorrem dentro de uma organização. 
 
 
As rotinas constituem procedimentos padronizados e formalizados que ajudam 
a evitar erros que poderão ser fatais, e serve como roteiro para cobrir toda sequência 
de uma tarefa sem omissão de qualquer detalhe que possa prejudicá-la sendo 
utilizado pelos pilotos aéreos, emergência nos hospitais, oficinas mecânicas e em 
todas as operações que constitui uma listagem de itens que devem ser 
obrigatoriamente seguidos em uma determinada rotina de trabalho. 
 
2.1.3 Criar normas de padrão de trabalho 
 
 
Para Max Weber (1940): 
[...] Divisão de funções e tarefas feita de forma racional, 
sustentando-se rigorosamente em regras e normas específicas 
com o objetivo de permitir a execução das atividades 
necessárias para se alcançar os objetivos da organização; 
Hierarquia definida por regras explícitas. Os direitos e deveres 
de cada cargo, bem como o exercício da autoridade (racional-
legal) e seus limites sustentam-se legalmente; 
A contratação de funcionários é realizada baseando-se em 
regras previamente estabelecidas, visando garantir igualdade 
formal. Somente um indivíduo com preparo técnico adequado 
segundo quesitos pré-estabelecidos poderia se juntar ao quadro 
funcional da empresa; 
Equiparação salarial para o exercício de posições e funções 
semelhantes; 
Avanços na carreira são regulados por normas e critérios 
objetivos. O favoritismo e as relações pessoais não são levados 
em consideração; 
Separação total entre função e as características pessoais da 
pessoa que a exerce; 
Regras e normas que ditam os direitos e deveres devem ser 
seguidas por todos, conforme o cargo e a função. 
 
 
A criação de normas de padrão de trabalho objetiva a disseminação do 
conhecimento dos procedimentos de trabalho para os subordinados conforme 
o cargo e função, através de autoridade, sendo assim haverá a uniformidade 
de conhecimento, aumento de produtividade, demonstração de informações 
de forma correta, retirando quaisquer dúvida que o usuário possa ter, e evitará 
redundância ou retrabalhos 
 
2.2 SÍMBOLOS DO FLUXOGRAMA 
O símbolo escolhido dever ajudar na interpretação clara para todos, 
permitindo que qualquer pessoa que conheceu sobre a ferramenta possa 
entender todo procedimento e etapa, sendo que a simbologia escolhida deve 
contribuir para a comunicação simples, poiso seu diagrama de fluxo deve tornar 
claro todo o processo. Sendo assim para facilitar a compreensão o fluxograma 
utiliza símbolos para representar cada ação ou movimento no processo que cada 
um deles faz referência a uma ação ou decisão tomada durante os processos e 
como são diversos os símbolos existentes para representar um diagrama de 
fluxo poderá verificar seus nomes e funções, podendo destacar os mais 
utilizados. 
 
Figura 1 – Símbolo de fluxograma 
 
Operação 
Símbolo Nome Descrição 
 
Processo / Atividade 
Mostra uma etapa do processo. 
Este é o símbolo mais comum nos 
fluxogramas. 
 
Processo pré-definido 
Indica outra etapa do processo 
que está descrita em outro lugar. 
 
Processo alternativo 
Usado quando a atividade é uma 
alternativa a atividade normal. 
 
Espera/ Atraso 
Representa qualquer período de 
espera que fizer parte do 
processo. 
 
Preparação 
Representa uma configuração 
para outra etapa do processo: algo 
deve ser feito, ajustado ou 
modificado antes de prosseguir o 
processo. 
 
 
Operação manual 
Indica as etapas que não são 
automatizadas e que vão se 
repetir até que seja parada 
manualmente. 
 Fonte: https://ferramentasdaqualidade.org/fluxograma/ 
Figura 2 – Símbolo de fluxograma 
 
Ramificação e controle do fluxo 
Símbolo Nome Descrição 
 
 
Fluxo de linha 
Conectores de símbolos 
que mostram a direção 
que corre o processo. 
 
Terminação 
Mostra os pontos de 
início e fim de um 
processo. 
 
Decisão 
Indica um ponto de 
decisão do 
processo, apresentando 
duas possibilidades de 
caminhos para o fluxo de 
acordo com as condições 
estipuladas na decisão. 
 
Conector 
É utilizado como conector 
para ligar um ponto ao 
outro no fluxo, 
normalmente 
identificados com letras 
maiúsculas (A , BB) 
 
 
Conector fora 
de página 
Mostra a continuação do 
processo para outro 
processo desenhado em 
outra página. 
 
Mesclar 
Representa a fusão de 
vários processos ou 
informações em um só. 
 
Extrair 
Mostra quando um 
processo divide-se em 
caminhos paralelos. 
 
Ou 
Indica que o fluxo do 
processo continua em 
duas ou mais direções. 
 
Somador 
Representa a etapa em 
que vários passos 
convergem em um único 
processo. 
Fonte: https://ferramentasdaqualidade.org/fluxograma/ 
 
 
Figura 3 – Símbolo de fluxograma 
 
Entrada e saída 
 Dados 
Indica as entradas e saídas do 
processo. 
 Documento 
Mostra um processo que gera 
um documento. 
 
Vários documentos 
Mostra um processo que gera 
vários documentos. 
 
 
Exibição 
Indica um passo do processo 
onde a informação é exibida 
para uma pessoa. 
 
Entrada manual 
Representa a etapa em que 
uma pessoa deve inserir 
informações manuais. 
Fonte: https://ferramentasdaqualidade.org/fluxograma/ 
 
 
 
Figura 4 – Símbolo de fluxograma 
 
Armazenamento de arquivos e informações 
Símbolo Nome Descrição 
 
Dados armazenados 
Indica uma etapa onde os 
dados são armazenados. 
Fonte: https://ferramentasdaqualidade.org/fluxograma/ 
 
 
 
Figura 5 – Símbolo de fluxograma 
 
Processamento de dados 
Símbolo Nome Descrição 
 
Agrupar 
Indica uma etapa e que os 
dados devem ser organizados 
de uma forma padrão. 
 
Classificar 
Representa uma etapa do 
processo em que os dados 
devem ser classificados em 
uma ordem pré-definida. 
 
Fonte: https://ferramentasdaqualidade.org/fluxograma/ 
 
 
 
2.3 TIPOS DO FLUXOGRAMA 
2.3.1 Diagrama de blocos 
 
É o fluxograma também chamado de linear, sendo mais simples e composto 
por blocos que demonstram o funcionamento de um processo vale salientar que ele é 
utilizado em instruções de trabalho ou macro processos. 
 
 
Figura 6 – Diagrama de blocos 
 
Fonte: https://ferramentasdaqualidade.org/fluxograma/ 
 
 
2.3.2 Fluxograma de processo simples 
É um diagrama de blocos que contem pontos para decisão que indicam uma 
sequência de processos simples sendo que existirá sempre uma condição para 
executar a tarefa. 
 
Figura 6 – Fluxograma de processo simples 
 
Fonte: https://ferramentasdaqualidade.org/fluxograma/ 
 
2.3.3 Fluxograma funcional 
 
Demonstra as atividade entre os setores ou áreas da organização e ajudará na 
verificação de falhas nos processos. 
 
Figura 7 – Fluxograma funcional 
 
Fonte: https://ferramentasdaqualidade.org/fluxograma/ 
 
 
 
 
2.3.4 Fluxograma vertical 
 
É chamado de diagrama de processo, demonstrado por colunas, símbolos descrição 
e informações pertinentes. 
 
Figura 7 – Fluxograma vertical 
 
Fonte: https://ferramentasdaqualidade.org/fluxograma/ 
 
 
 
 
CONSIDERAÇÕES FINAIS 
Este trabalho demonstrou os benefícios de utilização de um sistema de 
qualidade chamado fluxograma, tendo o objetivo foi alcançado, tendo em vista que 
após a elaboração do fluxograma e implantação no setor, houve diversas melhorias 
em questão dos procedimentos, pois diminuiu os erros, padronizou os trabalho, 
melhorou o atendimento, reduziu o retrabalho, melhorou o treinamento e 
desenvolvimento, disseminou o conhecimento e melhorou os processos. 
Alguns objetivos específicos também foram atingidos, tendo em vista que os 
demais colaboradores conseguiram entender a importância de utilizar o manual, para 
reduzir os erros, aumentar a produtividade e entregar os processos e atividade com 
presteza de forma coesa e coerente com eficiência e eficácia. 
Foram realizadas várias pesquisas na área de gestão da qualidade 
relacionadas ao fluxograma que ajudaram a entender qual era a importância, seu 
significado e o que seria benéfico para implementação no setor, foi satisfatório saber 
que qualquer empresa que utilizar a pesquisa conseguirá ajustar ou aumentar sua 
produtividade em diversas áreas, sendo que os resultado obtidos continuam 
aumentando a medida que os colaboradores se conscientizam sobre a importância da 
utilização do fluxograma na organização. 
Para futuros estudos, recomenda-se uma entrevista com os colaboradores para 
entender quais são os maiores problemas e dar continuidade retificando os processos 
até chegar no estado desejado que é e excelência nos processos. 
 
 
REFERÊNCIAS 
 
 
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Introdução à gerência do conteúdo e do conhecimento. São Paulo: Atlas, 2013. 
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