Fases da Gestão de Documentos

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Fases da Gestão de Documentos 
 
Nos termos do art. 3º da Lei 8.159/1991, considera-se gestão de 
documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à 
sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e 
intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente. 
 
As tarefas produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento são distribuídas nas 
fases da gestão de documentos, quais sejam, produção, utilização e destinação. 
 
Conceitos: 
 
1. Produção: esta fase refere-se à elaboração de documentos (produção/criação), 
em face das atividades da instituição. Nesta fase, é fundamental intervir nos 
processos de geração dos documentos, tendo em vista evitar que sejam 
criados ou reproduzidos documentos desnecessários. O arquivista deve 
contribuir para que sejam criados apenas documentos essenciais 
(racionalização). 
 
2. Utilização: esta fase está ligada ao uso e à tramitação de documentos 
mencionados no conceito de gestão de documentos. Inclui as atividades de 
protocolo, de organização e arquivamento de documentos em fase corrente e 
intermediária. Além disso, inclui a elaboração de normas de acesso à 
documentação, como, por exemplo, empréstimo, consulta e a recuperação de 
informações essenciais ao desenvolvimento das funções administrativas das 
instituições. 
 
3. Destinação: esta fase é responsável por determinar o prazo de guarda dos 
documentos na fase corrente e intermediária, bem como quais documentos 
serão objeto de arquivamento permanente e os que deverão ser 
eliminados por terem perdido valor de prova e de informação para a 
instituição. A fase de destinação desenvolve-se a partir da análise e avaliação 
dos documentos acumulados nos arquivos. 
 
Baseado no material disponível no link: 
https://www.pontodosconcursos.com.br/artigo/14001/lincoln-barros/fases-da-gestao-de-documentos 
https://www.pontodosconcursos.com.br/artigo/14001/lincoln-barros/fases-da-gestao-de-documentos