Resumo - ARQUIVOLOGIA - Gestão de Documentos

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Gestão De Documentos 
 
CONCEITO 
 
"Conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação 
e arquivamento de documentos nas fases corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou 
recolhimento para guarda permanente”. 
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A gestão de documentos ainda se relaciona internamente com a área de conservação, pois muitas das 
definições da gestão são o ponto de partida para o desenvolvimento do trabalho de conservação, que irá 
hierarquizar suas prioridades de acordo com o suporte da informação, o seu volume físico e o tempo de guarda 
dos documentos. 
 “GD visa assegurar o uso adequado da micrográfica, processamento automatizado de dados e outras 
técnicas avançadas de gestão da informação.” 
 “A gestão de documentos compreende a definição da política arquivística, a designação de 
responsabilidades, o planejamento do programa de gestão e a implantação do programa de gestão.” 
 
TRÊS FASES 
 
PRODUÇÃO 
1. Criação apenas dos documentos essenciais à administração (criação racionalizada) 
2. Consolidar os atos normativos alterados ou atualizados com certa frequência 
3. Criar ou extinguir modelos de documentos e formulários (redução de custos) 
4. Selecionar de forma adequada recursos humanos na instituição 
5. Criação de mecanismos que garantam a autenticidade “define normas visando à racionalização de 
recursos materiais e, principalmente, à manutenção da integridade, autenticidade, fidedignidade e 
unicidade do documento” 
 
UTILIZAÇÃO E CONSERVAÇÃO 
1. Protocolo, que visa o controle da tramitação dos documentos; 
2. Organização e arquivamento dos documentos no arquivo (escolha dos métodos a serem adotados e 
cuidados na conservação e preservação dos documentos); 
3. Códigos e classificações; 
4. Elaboração de normas de acesso (tanto para empréstimo como para consulta); 
5. Elaboração de normas para recuperação (localização) das informações. 
 
DESTINAÇÃO E AVALIAÇÃO 
Avaliação dos documentos e decisão sobre destinação final dos mesmos (tabela de temporalidade) 
Objetivos: 
1. Garantir condições de conservação da documentação de valor permanente 
2. Aumentar o índice de recuperação da informação 
3. Conquistar espaço físico 
4. Reduzir o peso ao essencial da massa documental dos arquivos 
 
7 FUNÇÕES ARQUIVÍSTICAS 
 
1. Criação/Produção: manutenção do maior rigor possível na produção dos documentos de arquivo, 
abrangendo definição de normas, de conteúdos, de modelos, de formatos e de trâmites criação ou 
 
 
recebimento de informação dentro da instituição, evitando a criação de documentos com informações 
necessárias e atentando para sua veracidade e autenticidade. 
 
2. Avaliação: feita a partir de critérios preestabelecidos, da definição dos prazos de guarda e da 
destinação da documentação arquivística de uma dada instituição atribuição de valores (primários ou 
secundários) para os documentos, assim como prazos e destinação final. 
 
3. Aquisição: entrada de documentos nos arquivos corrente, intermediário e permanente, e refere-se ao 
arquivamento corrente e aos procedimentos de transferência e de recolhimento de acervo. 
 
4. Classificação: forma com os documentos são agrupados de acordo com as características comuns. 
 
5. Conservação: manutenção da integridade física ou lógica, desacelerando o processo de degradação, e 
também tecnologias que permitem o processamento e a recuperação. 
 
6. Descrição: Ação que perpassa todo o ciclo de vida do documento, e seus elementos devem ser 
adequados a cada uma das suas fases, à unidade documental a qual se refere e às necessidades do 
usuário. Conjunto de elementos facilitadores na recuperação e localização dos documentos: deve ser 
feita em relação à sua substância (unidade de organização, funções, atividades, operações, assuntos) e 
estrutura (esquema de classificação adotado, unidades de arquivamento, datas abrangentes, Classes ou 
tipos físicos dos documentos, quantidade) 
 
7. Difusão = divulgação do acervo, acessibilidade dos docs. 
• Cultural = palestras, debates, lançamentos de obras, eventos, documentários, etc. 
• Editorial = publicação do conteúdo do acervo, das atividades e dos programas, etc. 
• Educativa = exposições a estudantes de arquivo, visitas guiadas aos arquivos, etc. 
 
OUTRAS FUNÇÕES ARQUIVÍSTICAS 
 
Captura = consiste em declarar um documento como sendo um documento arquivístico, ou seja, incorporá-lo 
ao sistema de gestão arquivística. 
Indexação = atribuição de termos à descrição do documento – tipologia, assunto, forma, entre outros. 
Trilhas de Auditoria = registra o movimento e uso dos documentos por cada usuário. 
Seleção de documentos = é a seleção física dos conjuntos documentais com vistas ao cumprimento de sua 
destinação. 
Amostragem = técnica de seleção selecionar documentos considerados representativos do conjunto a que 
pertencem (na avaliação) de um dado conjunto de documentos, elege-se um subconjunto representativo do 
todo. 
Identificação = Analisar e denominar o documento utilizando fórmula padronizada para caracterizar a 
estrutura e o conteúdo do tipo documental, a partir da fundamentação dos princípios tanto da Diplomática, 
quanto da Arquivística. 
Desclassificação = liberação de restrição de acessos / liberação para consulta. 
Normalização = racionalizar a produção, organização e difusão das informações constantes em diversos 
documentos, estabelecendo condição para acesso de todos os interessados. 
 
Processamento Técnico: 
Expressão utilizada para indicar as atividades de identificação, classificação, arranjo, descrição e 
conservação de arquivos. Também chamado processamento arquivístico, tratamento arquivístico ou tratamento 
técnico. 
 
 
 
Quatro etapas de administração e organização de arquivos 
 
1. - Levantamento de dados 
2. - Análise de dados (diagnóstico) 
3. - Planejamento 
4. - Implantação e acompanhamento 
 
 
INSTRUMENTOS DA GESTÃO ARQUIVÍSTICA DE DOCUMENTOS 
Instrumentos principais 
• Plano de classificação, codificado ou não, baseado nas funções e atividades do órgão 
• Tabela de temporalidade e destinação 
• Manual de gestão arquivística de documentos 
• Esquema de classificação referente à segurança e ao acesso aos documentos 
Instrumentos adicionais 
• Glossário 
• Vocabulário controlado 
• Tesauro 
Gestão Eletrônica de Documentos: 
• Vai além da Gestão de Documentos, estuda também a Gestão da Informação. O modelo de records 
continuum dá enfoque ao papel central da gestão de documentos no sistema de gestão da informação 
institucional numa perspectiva integrada. 
“Este modelo não significa uma formulação alternativa à gestão do ciclo de vida dos documentos nem muito 
menos estabelece uma ruptura, mas cria enfoque sobre a materialidade/imaterialidade da informação 
arquivística”. 
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