Administração da qualidade

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Administração da qualidade
Administração 7ª fase
Alunos: Fabiane Madruga
 Leonardo Valentini
 Leticia Vargas
 Leticia Pires 
 José Pablo 
 Robson Willian
Empresa: SICOOB
Missão: Disponibilizar soluções em crédito e serviços com competência, agilidade e transparência, baseados nos princípios cooperativistas, satisfazendo as necessidades e expectativas de seus associados e clientes, gerando desenvolvimento.
Visão: ser referência em soluções de crédito e prestação de serviços inovadores, por meio de uma equipe capacitada e empreendedora que propicie a expansão da cooperativa atendendo as expectativas dos associados e clientes, gerando desenvolvimento social e financeiro da região em que atua.
Valores: honestidade; profissionalismo; coletividade; inovação e cooperativismo.
Problema: Arquivamento de contratos 
Processo: 
Os contratos processados diariamente são reunidos, ao final do expediente são colocados em um local designado, onde ficam por uma semana mais ou menos, sem qualquer tipo de conferência para verificar se estão sendo feitos de acordo com as normas. 
A verificação é tardia e os erros se efetivados não podem ser corrigidos acarretando prejuízo a cooperativa.
Alguns erros muitas vezes são simples, tais como: falta de carimbos de funcionários e demais carimbos necessários, estes podem ser corrigidos, mais outros como erro de taxa de juros não podem ser alterados. 
Faz-se a conferência e após, são enviados para a diretoria para serem assinados.
Quando retornam, em uma quantidade grande demandam tempo para serem arquivados, e esse tempo muitas vezes não está disponivel, por isso ficam grande parte acumulando para serem arquivados, acarretando um uso maior de tempo para seu arquivamento e um custo maior.
Brainstorming
O contrato deverá sair da mesa do funcionário que esta fazendo-o, ser feita a conferencia já sendo carimbado, esse funcionário será responsável por coletar o carimbo dos demais funcionários, e fazer o arquivamento com os outros contratos, para serem enviados a diretoria para assinatura. Assim que retornam tem o “funcionário responsável” por arquivar todos os contratos no devido lugar. Esse tempo “perdido” na coleta de carimbo e fazendo o arquivamento será mais retornável a cooperativa porque tempo não perde dinheiro, já o extravio do contrato a cooperativa perde dinheiro.
 
O funcionário que fez o contrato, no ato da assinatura já deve fazer a conferencia e coletar os carimbos e assinaturas necessárias, para evitar erros e não causar prejuízos a cooperativa e assim já fazer o arquivamento.
 
O contrato não devera ser acumulado mais de uma semana e também deve ser verificado na hora que for levar ao balcão. Sendo assim evitando problemas futuramente. 
O funcionário responsável por fazer o contrato deve ser uma pessoa que tenha a agilidade e a competência de fazer mais coisas ao mesmo tempo com isso se ganha tempo e não perde dinheiro, a pessoa responsável pelo contrato deve ser ágil na hora de fazer o contrato e já levar rapidamente para a diretoria assinar e assim que o cliente for embora já ele mesmo fazer o arquivamento do processo, deve ser treinado pessoas para que reduza o gasto e tenha mais agilidade no serviço.
Novo procedimento
O Arquivamento dos contratos poderá ser desenvolvido ao final do expediente, e também sendo conferido, e no final da semana encaminhado para diretoria para ser assinado e poder retornar para que seja arquivado, reduzindo tempo, erros e aprimorando os processos.
Check-List
Conferir cada etapa da confecção do contrato;
Ao final do expediente designar um funcionário para conferencia de todos os contratos confeccionados no dia;
Reunir todos os contratos durante a semana e encaminhar para diretoria;
Ao retornarem os contratos da diretoria arquiva-los de forma a que não acumulem.
Problema: Controle de Estoque
Processo: 
O controle de estoque é feito com base em conhecimentos adquiridos ao longo do tempo pelo funcionário responsável;
O Funcionário observa o que é consumido mensalmente, o qual tem uma base, e assim faz os pedidos, de materiais.
Observa-se os quais são os mais consumidos, tais como: Papel A4, Guia de Depósito, bobina térmica para caixa.
 Tem-se uma noção do consumo mensal, mas não se está preparado para uma alteração de pedido, assim se aumenta o consumo de materiais em um período não se tem um estoque mínimo, correndo o risco assim de se ficar sem algum material.
Torna-se necessário criar um padrão de estoque mínimo para suprimento adequado e para que se possa prever a possível demanda.
Brainstorming
Para se implantar um padrão de estoque mínimo torna-se necessário analisar a demanda de materiais dos períodos anteriores fazer uma média do consumo e assim estabelecer uma porcentagem mínima de materiais para se ter em estoque durante o período de pedidos da agencia. 
 
Para encaminhar as ações o padrão de estoque será necessário observar alguns pontos principais como: quando pedir, quanto manter em estoques e onde localizar, estabelecendo padrões dentro da empresa, ou seja, medindo tempo de saída e reposição de produtos, o nível que se pode ter estocado, tempo necessário de compras, para não estar comprando antecipadamente, com preços mais altos criando condições favoráveis para a redução de custos. 
 
A implantação de um padrão de estoque e necessário analisar os gastos dos meses anteriores fazendo uma média de consumo, e quando for feito o pedido dos mesmos as empresas fornecedoras pedir uma porcentagem a mais para se ter em estoque exatamente para esses casos de gastos a mais. 
Deve-se seguir o fluxo de consumo de cada “cidade”, qual teve maior consumo de cada material, qual mais certo, pode se basear no mês em que se teve maior números de saques que foi mais consumido mais papel para o extrato por exemplo. No pedido do mês seguinte o funcionário que cuida do estoque irá saber qual a quantidade de cada material deve se pedir, e para qual unidade enviar com segurança que não irá faltar.
O ideal é fazer uma analise do todos as materiais que são mais utilizados ex, papel, toner para impressora, canetas que são materiais mais usados e mandar uma quantidade a mais, por exemplo, se num banco é utilizado 3 maços de papel mandar 6, e são usados 20 canetas mandar 40 e assim sucessivamente para os demais matérias que são utilizados com mais freqüência mandar o dobro, porem deve ser feita essa análise para que não seja distribuídos matérias desnecessários que não tem muita utilização, guardar esses recursos para os mais necessários.
Novo Procedimento
Fazer os pedidos e ressuprimento do estoque baseado nos relatórios emitidos pelo sistema da demanda de produtos por período, buscando maior eficiência, agilidade e controle, mas para ser feito isto, torna-se necessário efetuar um treinamento para o estoquista.
 
Ferramentas utilizadas:
5W2H;
Check-list.
Plano de Ação 5W2H
Data da criação do plano:21/06/2017Responsável:Leticia VargasObjetivo:
Melhorar o processo 
de arquivamento
Meta:100%
Data da revisão do plano:25/06/2017Responsável:LeonardoIndicador:...........
InícioFim
Treinamento para 
arquivamento de 
contratos 
Apresentação dos 
novos modelos e 
sistema
Funcionários 
responsáveis 
pelo 
atendimento
01/07/201702/07/2017Empresa
Para melhoria no 
processo de 
arquivamento 
R$ 200,00_____
Processo em 
andamento
Implantação dos 
procedimentos para 
arquivação
Aplicando os 
conhecimentosadquiridos no 
treinamento 
Funcionários 
responsáveis 
pelo 
atendimento
03/07/201705/07/2017Empresa
Melhor controle e 
organização
__________
Processo em 
andamento
Acompanhamento do 
processo de 
Arquivamento
Supervisionando e 
acompanhando os 
procedimentos
Funcionário 
responsável
03/07/201731/12/2017Empresa
Acompanhamento do 
processo
__________
Processo em 
andamento
Quanto
% 
Complet
Situação 
Atual
O queComoQuem
Quando
OndePor que
Plano de Ação 5W2H
Data da criação do plano:21/06/2017Responsável:Objetivo:Meta:100%
Data da revisão do plano:25/06/2017Responsável:Indicador:...........
InícioFim
Treinamento para 
utilização do sistema de 
controle de estoque
Apresentação dos 
procediemtos e 
como utilizar o 
sistema
Estoquista01/07/201702/07/2017Empresa
Para melhor 
acompanhamento 
e controle
R$ 250,00_____
Processo em 
andamento
Utilização das 
ferramentas de controle 
de estoque
utilizando os 
procedimentos e 
ferramentas do 
sistema
Estoquista03/07/201705/07/2017Empresa
Melhor controle 
do fluxo de 
materiais
__________
Processo em 
andamento
Acompanhamento e 
controle da demanda
Utilizando as 
ferramentas do 
sistema
Estoquista03/07/201704/07/2017Empresa
Acompanhamento 
dos 
procedimentos
__________
Processo em 
andamento
Acompanhamento dos 
procedimentos aplicados
Acompanhamento 
do processo
Gerente03/07/201731/12/2017Empresa
Correta aplicação 
e gerencia do 
estoque
__________
Processo em 
andamento
Por que
Leonardo
Quanto% CompletoSituação Atual
Fabiane Madruga
Melhorar o controle de 
estoque
O queComoQuem
Quando
Onde
ProcessoSimNão Data
Os contratos processados estão no devido lugar
x20/05/2017
Esta de acordo com as normas (taxa de juro, modelo)
x20/05/2017
Apresenta carimbo do funcionario 1
x20/05/2017
Apresenta folha de aprovação do comite central
x20/05/2017
Possui assinatura e carimbo do gerente 
x20/05/2017
Possui carimbo e assinatura do funcionario que fez a 
liberação do contrato em conta corrente 
x20/05/2017
Possui assinatura da diretoria
x20/05/2017
Check-List