Adpostila de Arquivologia

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Técnico – Apoio Técnico-Administrativo
Arquivologia
Prof. Darlan Eterno
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Arquivologia
Professor Darlan Eterno
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Edital
ARQUIVOLOGIA: 7 Noções de arquivologia. 7.1 Arquivística: princípios e conceitos. 7.2 Legis-
lação arquivística. 7.3 Gestão de documentos. 7.3.1 Protocolos: recebimento, registro, distri-
buição, tramitação e expedição de documentos. 7.3.2 Classificação de documentos de arquivo. 
7.3.3 Arquivamento e ordenação de documentos de arquivo. 7.3.4 Tabela de temporalidade de 
documentos de arquivo. 7.4 Acondicionamento e armazenamento de documentos de arquivo. 
7.5 Preservação e conservação de documentos de arquivo.
BANCA: Cespe
CARGO: Técnico do MPU – Apoio Técnico Administrativo-Administração
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Sumário
1. Introdução . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .9
2. Arquivos – Conceitos e Definições . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .9
2.1. Finalidade dos Arquivos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10
2.2. Função dos Arquivos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10
2.3. Classificação dos Arquivos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10
a) Natureza dos documentos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10
b) Extensão . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10
c) Estágios de evolução: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11
d) Entidades mantenedoras: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11
2.4. Princípios Arquivísticos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12
3. Arquivos x Bibliotecas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13
4. Classificação dos documentos de arquivo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13
a) Quanto ao gênero: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13
b) Quanto à natureza do assunto: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14
c) Quanto à espécie: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14
d) Quanto ao tipo (tipologia) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14
5. Teoria das Três Idades . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15
6. Arquivos Correntes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16
6.1. Protocolo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16
6.1.1. Rotinas de Protocolo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16
6.1.2. Procedimentos Administrativos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17
6.2. Classificação . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19
Plano de classificação . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19
6.3. Arquivamento . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19
Operações de Arquivamento . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19
Métodos de Arquivamento . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20
Sistemas de Busca. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22
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6.4. Avaliação de Documentos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22
Tabela de Temporalidade . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22
7. Empréstimo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23
8. Arquivos Intermediários . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24
Atividades . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24
9. Arquivos Permanentes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24
Arranjo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25
Descrição . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25
Publicação . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26
Conservação de Documentos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26
Referência . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28
10. Preservação de Documentos Digitais. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28
11. Gestão de Documentos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29
Objetivos da Gestão de Documentos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29
12. Órgãos /Sistemas de Arquivo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30
13. Recortes da Legislação . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31
Questões. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37
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Arquivologia
1. Introdução
A formação dos arquivos está relacionada à necessidade de registrar e conservar registros das 
ações e de fatos da vida humana para fins e prova e de informação. As sociedades antigas pro-
curavam de alguma forma, seja por símbolos ou pela escrita, registrar traços de sua cultura e de 
suas atividades em suportes diversos como a pedra, o pergaminho o papel e etc. 
Os suportes se diversificaram através dos tempos, os avanços tecnológicos dos meios de re-
produção e difusão, aliados a burocratização da máquina administrativa colaboraram para o 
gigantesco aumento da informação. Este fenômeno, denominado “explosão informacional”, in-
fluenciou as práticas e técnicas arquivísticas contemporâneas, tornando a disciplina arquivísti-
ca cada vez mais essencial no contexto das organizações públicas e privadas. 
2. Arquivos – Conceitos e Definições
Os arquivos podem ser definidos como o “conjunto de documentos produzidos e recebidos 
por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do 
exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte 
da informação oua natureza dos documentos” (Art. 2ª da lei nº. 8.159/91). Assim sendo, pode-
-se afirmar que os documentos de arquivo resultam das atividades realizadas pela entidade 
produtora, e devem ser compreendidos dentro do contexto orgânico de produção, a fim de que 
sejam mantidas suas características e seus valores de prova. Segundo Luciana Duranti, os docu-
mentos de arquivo possuem as seguintes características:
a) Imparcialidade: está relacionada ao fato de que a produção documental ocorre em deter-
minado contexto e para determinado fim. Embora sejam redigidos por meio de uma ação 
humana eles são imparciais, pois são criados para atender um objetivo específico, como 
por exemplo, a compra de um material;
b) Autenticidade: os documentos de arquivo são criados, mantidos e custodiados de acordo 
com procedimentos que podem ser comprovados.
c) Naturalidade: os documentos são acumulados de acordo com as atividades da instituição, 
ou seja, sua acumulação ocorre dentro das transações por ela executadas.
d) Inter-relacionamento: os documentos estabelecem relação entre si e com as atividades 
que o geraram. O documento de arquivo deve ser entendido como peça de todo orgânico e 
não como elemento isolado de um contexto.
e) Unicidade: cada documento de arquivo tem lugar único na estrutura documental a qual 
pertence. Este aspecto não está diretamente relacionado ao número de cópias produzidas, 
mas sim à função "única" que os documentos executam dentro do contexto organizacional.
 
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O termo arquivo é polissêmico, e denota não apenas um conjunto de documentos resultantes 
de atividades, podendo ainda ser utilizado com outros significados comumente cobrados em 
provas, quais sejam: 
a) mobiliário: móvel destinado à guarda de documentos.
Exemplo: estantes e armários.
b) setor: instalação física, na qual funciona o arquivo. 
Exemplo: Setor de arquivo da Agência Nacional de Águas;
c) entidade: instituição ou serviço que tem por finalidade a custódia, o processamento técni-
co, a conservação e o acesso aos documentos;
Exemplo: Arquivo Público Municipal de Curitiba Arquivo Público do Estado de Goiás e Ar-
quivo Nacional.
2.1. Finalidade dos Arquivos
Os arquivos possuem duas finalidades: a primeira é servir à administração da entidade que o 
produziu; a segunda é servir de base para o conhecimento da história desta entidade. Eles são 
utilizados, num primeiro instante, para o cumprimento das atividades administrativas da insti-
tuição que o produziu, e constituem, com o decorrer do tempo, em meios de se conhecer o seu 
passado e a sua evolução. 
2.2. Função dos Arquivos
A função principal dos arquivos é possibilitar o acesso às informações que estão sob sua res-
ponsabilidade de guarda, de maneira rápida e precisa.
2.3. Classificação dos Arquivos
a) Natureza dos documentos 
Quanto à natureza dos documentos, classificam-se em especial e especializado O arquivo espe-
cial é constituído por documentos de diversos formatos, como DVD’s. CD’s, fitas e microfilmes 
que, devido as características do suporte, merecem tratamento especial quanto ao seu arma-
zenamento e tratamento técnico. O arquivo especializado é constituído por documentos resul-
tantes de uma determinada área do conhecimento humano, independentemente do suporte 
onde a informação encontra-se registrada. São exemplos de acervos especializados os arquivos 
médicos, os arquivos de engenharia, entre outros.
b) Extensão
Quanto à extensão os arquivos podem ser setoriais, estabelecidos junto aos setores da institui-
ção, ou arquivos centrais ou gerais que reúnem sob sua guarda documentos provenientes de 
diversos setores de uma instituição. 
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c) Estágios de evolução 
Quanto e estes estágios os arquivos são identificados como correntes, intermediários e perma-
nentes, o que corresponde ao ciclo vital das informações, também chamado de teoria das três 
idades. A lei nº 8.159/91, define em seu artigo 8º, estes três estágios da seguinte maneira:
a) arquivos correntes: são aqueles em curso, ou que, mesmo sem movimentação, constituam 
objeto de consultas freqüentes.
b) arquivos intermediários: são aqueles que, não sendo de uso corrente nos órgãos produ-
tores, por razões de interesse administrativo, aguardam a sua eliminação ou recolhimento 
para guarda permanente. 
c) arquivos permanentes: conjuntos de documentos de valor histórico, probatório e informa-
tivo que devem ser definitivamente preservados. 
d) Entidades mantenedoras: 
Conforme as características da entidade acumuladora de documentos, estes podem ser dividi-
dos em:
a) arquivos públicos: são aqueles produzidos por instituições públicas nas esferas federal, es-
tadual e municipal, s. Também são considerados públicos os arquivos acumulados por em-
presas privadas encarregadas da gestão de serviços públicos.
b) arquivos privados: são aqueles produzidos ou recebidos por pessoas físicas ou jurídicas, 
em decorrência de suas atividades. (lei nº. 8.159/91, art. 11). Ex: arquivos comerciais, insti-
tucionais, pessoais.
Ressalta-se que os arquivos pessoais/familiares, os comerciais e os institucionais também po-
dem ser chamados de arquivos privados. Para facilitar a visualização da classificação dos arqui-
vos, segue abaixo, quadro resumo:
Quadro Resumo – Classificações dos Arquivos
Classificações dos arquivos Definição/Exemplos
Entidade Mantenedora Publico ouPrivados
Estágios de Evolução
Corrente
Intermediário 
Permanente
Extensão ou Abrangência Setorial ouCentral/Geral
Natureza dos Documentos EspecialEspecializado
 
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2.4. Princípios Arquivísticos
A disciplina arquivística é regida por vários princípios. No entanto, essa obra vai abordar apenas 
aqueles relacionados aos tópicos exigidos no edital do concurso. 
(A) Princípio da organicidade
A organicidade diz respeito a relação natural entre documentos de um arquivo, em decorrên-
cia das atividades da entidade que o acumulou. Os arquivos produzidos por entidade coletiva, 
pessoa jurídica ou física refletem a estrutura e as atividades da sua entidade mantenedora no 
contexto da organização dos conjuntos documentais.
(B) Princípio da unicidade
Os documentos de arquivo conservam seu caráter único em função do contexto em que foram 
produzidos. Este aspecto não está diretamente relacionado ao número de cópias produzidas, 
mas sim à função “única” que os documentos executam dentro do contexto organizacional.
(C) Princípio da proveniência (respeito aos fundos)
Princípio básico da arquivologia segundo o qual o arquivo produzido por uma entidade coleti-
va, pessoa ou família não deve ser misturado aos de outras entidades produtoras. Considerado 
fundamental para a organização dos documentos de arquivo.
(D) Princípio do respeito à ordem original (ordem primitiva)(princípio da santidade)
Princípio segundo o qual o arquivo deveria conservar a ordenação (arranjo) original dada pela 
entidade, pessoa ou família que o produziu. È considerado como segundo grau de aplicação do 
princípio da proveniência e fundamental para a organização dos documentos de arquivo.
(E) Princípio da pertinência
Princípio segundo o qual os documentos deveriam ser reclassificados por assunto sem ter em 
conta a proveniência e a classificação original. Também chamado princípio temático.
(F) Princípio da reversibilidade
Princípio segundo o qual todo procedimento ou tratamento empreendido em arquivos pode 
ser revertido, se necessário. É aplicado na restauração de documentos.
(G) Territorialidade (Proveniência Territorial)
Conceito derivado do princípio da proveniência e segundo o qual arquivos deveriam ser con-
servados em serviços de arquivo do território no qual foram produzidos
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3. Arquivos x Bibliotecas
Embora tenha como objeto de estudo a informação, os arquivos não devem ser confundidos 
com as bibliotecas,visto que as operações destinadas ao tratamento técnico da informação são 
distintas. Cada uma destas áreas, embora trabalhem com a informação, fazem uso de técnicas 
e metodologias distintas, conforme demonstra o quadro abaixo:
Quadro Comparativo – Arquivo x Biblioteca
Características Arquivo Biblioteca
Tipo de Suporte/Quantitativo 
de Exemplares
Apresentam-se em exemplares 
únicos ou em número limitado 
de vias. Ou seja, em regra os 
documentos de arquivos pos-
suem exemplares únicos, mas 
no caso de haver obrigações 
recíprocas como, por exemplo, 
em um contrato, podem haver 
quantas vias (cópias) quanto o 
número de pessoas envolvidas 
nesta operação.
Apresentam-se em exemplares 
múltiplos, ou seja, uma mesma 
obra é criada em vários exem-
plares e pode estar presente em 
mais de uma biblioteca.
Entrada de documentos
Acumulação natural: são pro-
duzidos em decorrência do de-
sempenho das atividades admi-
nistrativas da instituição.
Os livros ingressam á biblioteca 
por meio da compra, permuta e 
doação.
Tipo de conjunto Fundos: conjunto de documen-tos unidos pela origem. 
Os livros formam coleções que 
são reunidas pelo conteúdo. 
Finalidade (origem) funcional, administrativa cultural, técnica e científica.
Tipo de Classificação Baseia-se nas atividades da ins-tituição
Utiliza-se de procedimentos 
predeterminados
4. Classificação dos documentos de arquivo
Os documentos de arquivo podem ser classificados quanto aos seguintes aspectos:
a) Quanto ao gênero:
 • textuais: documentos que contêm informação em formato de texto. Ex: atas e ofícios; 
 • sonoros: são os documentos com dimensões e rotações variáveis, contendo registros fono-
gráficos. Ex: cd’s de música , fitas K7;
 
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 • cartográficos: são os documentos que contêm representações geográficas, arquitetônicas 
ou de engenharia. Ex: mapas, plantas e perfis;
 • filmográficos: são os documentos em películas cinematográficas e fitas magnéticas de ima-
gem, conjugadas ou não a trilhas sonoras, contendo imagens em movimento. Ex: fitas vide-
omagnéticas;
 • iconográficos: são os documentos em suportes sintéticos, em papel emulsionado ou não, 
contendo imagens estáticas. Ex: fotografias , negativos, diapositivos (slides), gravuras, de-
senhos;
 • micrográficos: documentos em suporte fílmico resultantes da microrreprodução de ima-
gens. Ex: microfilme, microficha, cartão-janela;
 • informático: documentos criados, armazenados e utilizados em computador; Ex: disquete, 
disco rígido, arquivo do Excel.
b) Quanto à natureza do assunto:
 • ostensivos (ordinários): documentos que não possuem restrição de acesso.
 • sigilosos: documentos que sofrem restrição de acesso, cuja divulgação ponha em risco a 
segurança da sociedade e do Estado, bem como aqueles necessários ao resguardo da invio-
labilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas.
c) Quanto à espécie:
Espécie documental a “configuração que assume um documento de acordo com a disposição 
e a natureza das informações nele contidas” (Dicionário de Terminologia Arquivística, 1996). A 
espécie é modelo documental escolhido para se registrar a informação arquivística. Ex: ofício, 
portaria, ata.
d) Quanto ao tipo (tipologia)
De acordo com a sua utilização as espécies documentais recebem funções específicas dentro 
das instituições, formando tipos documentais. Entende-se por tipo documental a “configuração 
que assume uma espécie documental, de acordo com a atividade que a gerou”. Ex: Ata de reu-
nião, certidão de casamento, boletim de frequência e etc. A formação dos tipos documentais 
é feita por meio da junção: espécie documental e função (atividade), conforme tabela abaixo:
Espécie Documental
Documental Função (Atividade) Tipologia
Boletim Ocorrência Boletim de Ocorrência
Certidão Nascimento Certidão de Nascimento
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5. Teoria das Três Idades 
É fundamentada na divisão do ciclo de vida dos documentos em três fases distintas, conforme 
os valores documentais e a freqüência de uso para a instituição produtora.
Valores Documentais
O ciclo vital dos documentos agrega dois valores distintos para promover a avaliação documen-
tal: o valor primário ou administrativo, presente na primeira e na segunda idade, que deve ser 
temporariamente preservado por razões administrativas, legais ou fiscais; e o valor secundário 
ou histórico, presente na terceira idade, que diz respeito ao uso dos documentos para outros 
fins que não aqueles para os quais foram criados. O valor secundário deve ser preservado de 
maneira definitiva pela instituição ele se divide em probatório (quando comprova a existência, 
o funcionamento e as ações da instituição) ou informativo (quando contém informações essen-
ciais sobre matérias com que a organização lida, para fins de estudo ou pesquisa).
Idades Documentais
a) 1ª Idade (fase corrente): também conhecida como fase ativa, é composta pelos documen-
tos que possuem maior potencial de uso dentro das instituições e devem ser guardados em 
locais próximos aos de sua produção, para facilitar o acesso. Nesta fase, os documentos são 
de acesso restrito ao setor que os produziu, tendo em vista que a sua criação decorre das 
atividades por ele desempenhadas. No entanto, o acesso pode ser facultado a outros seto-
res da instituição, mediante requerimento encaminhado pelo solicitante.
b) 2ª Idade (fase intermediária): conhecida também como fase semiativa, é composta por do-
cumentos de consulta eventual para a instituição produtora. O arquivamento desses docu-
mentos pode ser feito em local distinto daquele em que foram produzidos, com a finalida-
de de se diminuir os gastos referentes à sua manutenção. Nesta fase os arquivos aguardam 
a sua destinação final, que poderá ser a eliminação ou a guarda permanente.
c) 3º Idade (fase permanente): também chamada de fase inativa, é composta por documen-
tos que perderam o uso administrativo e que são preservados em função do seu valor his-
tórico, probatório e informativo – e por esta razão jamais poderão ser eliminados. Os do-
cumentos desta fase, resguardadas as restrições de sigilo, têm o seu acesso franqueado 
(liberado). Os documentos que provam a origem/criação da instituição (contrato social, ato 
constitutivo); sua evolução (relatório de atividades) e seu funcionamento (ato normativo, 
estatuto, regimento interno) são considerados de guarda permanente.
 
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Esquema Representativo – Teoria das Três Idades
Arquivo 
Intermediário
Arquivo 
Permanente
*Transferência *Recolhimento
*Recolhimento
Valor Primário Valor Secundário
Arquivo Corrente
Operações de destinação:
*transferência: passagem de documentos à fase intermediária
*recolhimento: passagem de documentos à fase permanente
6. Arquivos Correntes 
Os documentos da fase corrente possuem grande potencial de uso para a instituição produtora, 
e são utilizados para o cumprimento de suas atividades administrativas, como a tomada de de-
cisões, avaliação de processos, controle das tarefas e etc. As principais atividades desempenha-
das nesta fase são: protocolo, expedição, arquivamento, empréstimo, consulta e destinação.
6.1. Protocolo
Os documentos da fase corrente apresentam grande potencial de tramitação dentro das áreas 
e setores da instituição; para que esta documentação não se perca, é necessário exercer o con-
trole de sua movimentação por meio de instrumentos próprios que garantam sua localização e 
segurança. 
6.1.1. Rotinas de Protocolo
Para alcançar estas finalidades, o protocolo executa as seguintes atividades:
 • recebimento: inclui a atividade de receber os documentos e efetuar a separação em duas 
categorias: oficial, que trata de matéria de interesse institucional e particular, que trata de 
conteúdo de interesse pessoal. Os documentos oficiais são divididos em ostensivos e sigilo-
sos. Aqueles de natureza ostensiva deverão ser abertos e analisados. No momentoda aná-
lise, deverá ser verificada a existência de outros registros relacionados ao documento re-
cebido, para se fazer a devida referência. Os documentos de natureza sigilosa e aqueles de 
natureza particular deverão ser encaminhados diretamente aos respectivos destinatários. 
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 • registro: os documentos recebidos pelo protocolo são registrados em formulários ou em 
sistemas eletrônicos, nos quais serão descritos os dados referentes ao seu número, nome 
do remetente, data e assunto, espécie, entre outros elementos.
 • autuação: refere-se a criação de processo.
 • classificação: análise e identificação do conteúdo de documentos, seleção da categoria de 
assunto sob a qual sejam recuperados, podendo atribuir a eles códigos. Esta tarefa é exe-
cutada com o auxílio do plano de classificação, caso a instituição possua esse instrumento.
 • movimentação (expedição/distribuição): consiste na entrega dos documentos aos respec-
tivos destinatários. A distribuição é a remessa dos documentos aos setores de trabalho, 
enquanto que a expedição consiste na remessa externa desses documentos.
 • controle da tramitação: são as operações destinadas a registrar a localização do documen-
to dentro da instituição. Tal controle pode ser executado por meio de cadernos de proto-
colo ou por meio de sistemas eletrônicos, estes garantem maior segurança e agilidade ao 
processo de controle de tramitação.
6.1.2. Procedimentos Administrativos 
Além das atividades citadas no tópico anterior, no protocolo são realizados procedimentos ad-
ministrativos que podem ser divididos em duas grandes categorias: uma que trata da espécie 
documental denominada processo e a outra que trata da espécie documental denominada cor-
respondência. 
6.1.2.1. Processo
6.1.2.1.1. Definição
Entende-se por processo o conjunto de documentos reunidos em capa especial, e que vão sen-
do organicamente acumulados no decurso de uma ação administrativa ou judiciária.
6.1.2.1.2. Abertura (atuação)
Na formação do processo deverão ser observados os documentos cujo conteúdo esteja relacio-
nado a ações e operações contábeis financeiras, ou requeira análises, informações, despachos 
e decisões de diversas unidades organizacionais de uma instituição. A autuação de documentos 
avulsos para formação de processos é obrigatória quando o assunto, tema ou solicitação reque-
rer análises, informações, despachos, pareceres ou decisões administrativas.
A abertura de processos não digitais deverá ser feita no protocolo ou unidade protocolizadora, 
a partir de uma peça preferencialmente original, ou de uma cópia autenticada. Nos processos 
digitais a autuação poderá ser realizada por usuário autorizado, diretamente no sistema infor-
matizado. 
 
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6.1.2.1.3 Operações 
A) Desentranhamento
É a retirada de folhas ou peças, mediante despacho da autoridade competente. O desentra-
nhamento poderá ocorrer por interesse da administração ou à pedido do interessado, sendo 
necessária inserção de “Termo de, desentranhamento” após último despacho , para registrar 
esta operação.
O processo que tiver folha ou peça retirada conservará a numeração original de suas folhas 
ou peças, permanecendo vago o número de folha(s) correspondente(s) ao desentranhamento. 
Ressalta-se que é vedada a retirada da folha ou peça inicial do processo.
B) Desmembramento
É a separação de parte da documentação de um processo, para formar outro mediante despa-
cho da autoridade, utilizando-se “Termo de Desmembramento”, para registrar este retirada.
C) Juntada
È a união de um processo a outro, feita pelo protocolo central ou setorial da unidade corres-
pondente, mediante determinação, por despacho, de seu dirigente. A juntada será realizada 
por meio da anexação ou apensação.
Juntada por anexação – é a união definitiva e irreversível de 01 (um) ou mais processo(s) a 01 
(um) outro processo (considerado principal), desde que pertencentes a um mesmo interessado 
e que contenham o mesmo assunto. A anexação é realizada quando há a dependência entres 
processos. A dependência será caracterizada quando for possível definir um processo como 
principal e um ou mais como acessórios. 
No quadro abaixo estão alguns exemplos que caracterizam os processos principais e acessórios:
Processo Principal Processo Acessório
Aquisição de Material Prestação de Contas
Licença sem vencimentos Cancelamento de Licença
Juntada por apensação – é a união provisória de um ou mais processos a um processo mais 
antigo, destinada ao estudo e à uniformidade de tratamento em matérias semelhantes, com 
o mesmo interessado ou não, conservando cada processo a sua identidade e independência. 
Sempre que ocorre uma juntada por apensação, os processos passam a tramitar juntos e o 
acréscimo de novas folhas deverá ocorrer somente no processo principal. 
D) Desapensação
Consiste na separação física de processos apensados. A desapensação deverá ocorrer antes do 
arquivamento do(s) processo(s).
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6.2. Classificação Arquivística 
A Classificação é o ato ou efeito de analisar e identificar o conteúdo dos documentos arquivís-
ticos e de selecionar a classe sob a qual serão recuperados. Ela determina o agrupamento de 
documentos em unidades menores (processos e dossiês) e o agrupamento destas em unidades 
maiores, formando o arquivo do órgão ou entidade. Para isso, deve tomar por base o conteúdo 
do documento, que reflete a atividade que o gerou e determina o uso da informação nele con-
tida. Esta tarefa é executada com o auxílio do plano de classificação.
Plano de classificação
Instrumento que reflete as funções/atividades da empresa que deram origem aos documentos, 
ele serve para orientar a operação de arquivamento e recuperação da informação. O plano tem 
a finalidade de classificar todo e qualquer documento produzido ou recebido pela instituição 
no exercício de suas atividades. A classificação por assuntos é utilizada com o objetivo de agru-
par os documentos sob um mesmo tema, como forma de agilizar sua recuperação e facilitar as 
tarefas arquivísticas relacionadas ao processamento técnico da informação.
Para ilustrar este instrumento segue abaixo um exemplo de Plano de Classificação utilizado 
pelo Poder Executivo Federal
Modelo de Plano de Classificação
000 ADMINISTRAÇÃO GERAL 
001 MODERNIZAÇÃO E REFORMA ADMINISTRATIVA.
010 ORGANIZAÇÃO E FUNCIONAMENTO
012 COMUNICAÇÃO SOCIAL
034 MOVIMENTAÇÃO DE MATERIAL
6.3. Arquivamento 
O arquivamento consiste na guarda dos documentos em lugares próprios, como caixas e pas-
tas, de acordo com um método de ordenação previamente estabelecido, e na guarda destas 
embalagens (caixas e pastas) em mobiliários específicos, como estantes e arquivos de aço. Para 
que os arquivos se tornem acessíveis é necessário que eles sejam corretamente arquivados de 
maneira a agilizar sua recuperação. Antes do arquivamento, os documentos devem ser devida-
mente classificados de acordo com a função ou atividade a que se referem.
Operações de Arquivamento
Tendo em vista a importância de se guardar corretamente os documentos de arquivo, visando a 
sua localização, faz-se necessária a adoção das seguintes operações de arquivamento: 
 
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 • inspeção: exame do documento para verificar a existência de despacho que indique se o 
ele seguirá para o arquivamento. 
 • estudo: leitura do documento para verificar a entrada que será atribuída, a existência de 
outros documentos que tratam de matéria semelhante.
 • classificação: análise e identificação do conteúdo de documentos, seleção da categoria de 
assunto sob a qual sejam recuperados.
 • codificação: inserção de códigos nos documentos de acordo com o método de arquiva-
mento adotado: letras, números, cores.
 • ordenação: é a disposição dos documentos de acordo com a classificação e a codificação 
dadas. Para facilitara ordenação os documentos podem ser dispostos em pilhas ou escani-
nhos.
 • guarda de documentos: é a colocação do documento na respectiva pasta, caixa, arquivo ou 
estante.
Métodos de Arquivamento
Para que os documentos de arquivo estejam acessíveis é necessário que eles sejam bem orde-
nados e arquivados. O arquivamento é feito por meio de métodos específicos que chamamos 
de métodos de arquivamento. 
A escolha mais adequada do método de arquivamento depende da natureza dos documentos 
a serem arquivados e da estrutura da organização acumuladora. A instituição adotar quantos 
forem necessários para bem organizar seus documentos.
Pode-se dividi-los em duas classes:
a) métodos padronizados: dividem-se em variadex, automático e soundex. Esta obra abor-
dará somente o variadex, visto que os demais métodos padronizados não têm aplicação 
prática nos arquivos brasileiros..
 • variadex: utiliza a combinação de cores e letras para o arquivamento dos documentos. 
Cada seqüência de letras recebe uma cor específica. 
Ex: sequência a,b,c,d,.............prata
 sequência e,f,g,h,..............ouro
b) métodos básicos: dividem-se em alfabético, geográfico, numérico e ideográfico.
 • alfabético: utiliza o nome como elemento principal de busca. A ordenação dos nomes é 
feita de acordo com as regras de alfabetação.
 • geográfico: utiliza o local ou a procedência do documento como elemento principal de bus-
ca. O método geográfico organiza os documentos conforme dois seguintes critérios: por 
estado, país ou cidade.
 • numérico: utiliza números para a recuperação da informação sã. Divide-se em simples, cro-
nológico e dígito-terminal.
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Simples os documentos recebem um número de acordo com a sua ordem de entrada ou registro no arquivo, sem qualquer preocupação com a ordem alfabética.
Cronológico utiliza número e data como forma de localização da informação.
Dígito-terminal
os documentos são arquivados conforme uma seqüência numérica composta 
de seis dígitos que são divididos em três pares. A leitura da seqüência se dá 
da direita para a esquerda. 
Ex: o número 170482 será divido em três pares que serão lidos da direita 
para esquerda, sendo 82 o primeiro par, 04 o segundo e 17 o terceiro. 
 • ideográfico: distribui os documentos conforme os assuntos a que eles se referem. Divide-
-se em:
 • alfabético: os assuntos são divididos conforme a ordenação dicionária e a ordenação 
enciclopédica. 
Dicionário Enciclopédico
 • Assuntos isolados são dispostos alfabe-
ticamente conforme a seqüência das le-
tras
Exemplo:
Sistemas de arquivos
Sistemas de biblioteca
Sistemas de processamento de dados
Venda de publicações
 • Assuntos correlatos são agrupados sob 
títulos gerais e dispostos alfabeticamen-
te.
Exemplo:
Sistemas 
de arquivos
de bibliotecas 
de processamento de dados
Venda de publicações
 • numérico: os assuntos recebem números específicos. Divide-se em decimal, duplex e 
unitermo.
Decimal Duplex
 • Expansão limitada de classes (10),
 • As subdivisões são representadas por 
“pontos”. 
Ex: 211 Cursos
 211.1 Extensão
 211.2 Formação
 • Expansão ilimitada de classes,
 • As subdivisões são representadas por 
“traços”. 
Ex: 2-1-1 Cursos
 2-1-1-1 Extensão
 2-1-1-2 Formação
 • Unitermo
Criam-se fichas a partir de termos utilizados pela instituição. Cadastra, na ficha, os números dos 
documentos que contêm a palavra nela registrada.
 
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Sistemas de Busca
A busca dos documentos é realizada por meio de dois grandes sistemas: o sistema direto, onde 
a busca é feita diretamente no local onde o documento está arquivado; e por meio do sistema 
indireto, que é aquele em que a busca é feita com a ajuda de índices ou de instrumentos auxi-
liares.
Os métodos alfabético e geográfico são os únicos métodos do sistema direto, ou seja, os únicos 
métodos que não adotam índices. Os métodos numéricos são do sistema indireto, portanto, 
adotam índices para a localização dos documentos. 
Além destes dois grandes sistemas de busca, existe outro chamado semi- indireto O método al-
fanumérico, que combina letras e números, é o único que integra este último sistema de busca. 
6.4. Avaliação de Documentos
Tendo em vista que é impossível preservar tudo que é acumulado pelas instituições, e o fato de 
existirem documentos de guarda temporária e outros de guarda definitiva, deve-se estabelecer 
critérios para realizar a avaliação dos documentos.
A avaliação é uma atividade essencial para a gestão arquivística de documentos, pois permite 
racionalizar o acúmulo de documentos nas fases corrente e intermediária, facilitando a cons-
tituição dos arquivos permanentes. É o processo de análise dos documentos arquivísticos, vi-
sando estabelecer os prazos de guarda e a destinação, de acordo com os valores primário e 
secundário que lhes são atribuídos. Os prazos de guarda e as ações de destinação deverão estar 
formalizados na tabela de temporalidade e destinação do órgão ou entidade. 
Os prazos de guarda referem-se ao tempo necessário para o arquivamento dos documentos 
nas fases corrente e intermediária, visando atender, exclusivamente, às necessidades da ad-
ministração que os gerou, baseado em estimativas de uso. Nesse sentido, nenhum documento 
deve ser conservado por tempo maior que o necessário. 
A aplicação dos critérios de avaliação é feita com base na teoria das três idades e efetiva-se, pri-
meiramente, nos arquivos correntes, a fim de se distinguirem os documentos de valor eventual 
(de eliminação sumária) daqueles de valor probatório e/ou informativo. 
Deve-se evitar a transferência para os arquivos intermediários de documentos que não tenham 
sido anteriormente avaliados, pois as atividades de avaliação e seleção nesses arquivos são ex-
tremamente onerosas do ponto de vista técnico e gerencial. 
A destinação dos documentos é efetivada após a atividade de seleção, que consiste na separa-
ção dos documentos de valor permanente daqueles passíveis de eliminação, mediante critérios 
e técnicas estabelecidos na tabela de temporalidade e destinação
Tabela de Temporalidade
Para avaliar os documentos, deverá ser constituída, em cada instituição, uma comissão mul-
tidisciplinar, formado por servidores de suas diversas áreas técnicas denominada Comissão 
Permanente de Avaliação. Tal comissão será responsável pela elaboração da tabela de tem-
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poralidade de documentos, Instrumento resultante da avaliação que define prazos de iguarda 
dos documentos nas fases corrente e intermediária, sua destinação final (eliminação ou guarda 
permanente, bem como a alteração de suporte.
A tabela de temporalidade possui as seguinte características:.
 • fornece informações sobre a alteração do suporte da informação, ou seja, define quais do-
cumentos serão digitalizados ou microfilmados pela instituição;
 • é elaborada por uma Comissão Permanente de Avaliação, composta por servidores respon-
sáveis pelos setores da instituição. 
 • para ser aplicada aos documentos da instituição, a tabela deverá ser aprovada por autori-
dade competente.
 • ao prazos se baseiam na legislação em vigor.
Os prazos de guarda definidos pela Tabela de Temporalidade baseiam-se na legislação em vigor. 
Os documentos de arquivo não cumprem um prazo de guarda único, este período de retenção 
varia de acordo com o documento e de acordo com a respectiva tabela. Assim não se pode 
afirmar que todos os documentos de arquivo ficam 5 anos na fase corrente, ou que se tornarão 
de guarda permanente após 40 anos da sua produção. O quadro a seguir foi extraído da Tabela 
utilizada pelo Poder Executivo Federal e demonstra alguns exemplos da temporalidade de do-
cumentos.
Figura 2 – Recorte de Tabela de Temporalidade – Resolução nº 14/2001 do Conarq
ASSUNTO
PRAZOS DE GUARDA
DESTINAÇÃO 
FINAL OBSERVAÇÕESFASE 
CORRENTE
FASE INTER-
MEDIÁRIA
001 MODERNIZAÇÃOE 
REFORMA ADMINISTRATI-
VA PROJETOS, ESTUDOS E 
NORMAS
Enquanto 
vigora 5 anos
Guarda 
permanente
002 PLANOS, PROGRAMAS 
E PROJETOS DE TRABALHO 5 anos 9 anos
Guarda 
permanente
010 ORGANIZAÇÃO E FUN-
CIONAMENTO
Enquanto 
vigora 5 anos
Guarda 
permanente
7. Empréstimo
No arquivo a atividade de empréstimo dever ser formalizada por meio de um indicador, deno-
minado guia-fora, colocado no lugar de uma unidade de arquivamento ou item documental 
para assinalar a sua remoção temporária. A guia-fora tem como finalidades: a cobrança de pas-
tas ou documentos que não tenham sido devolvidos no prazo estipulado, e facilitar o rearquiva-
mento de documentos.
 
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8. Arquivos Intermediários
Nesta fase, os documentos apresentam baixa freqüência de uso para a instituição acumulado-
ra; no entanto, por razões administrativas, devem ainda ser mantidos no arquivo até que seja 
estabelecida a sua destinação final, que pode ser a eliminação ou a guarda permanente. Com 
a finalidade de se diminuir os gastos referentes à sua manutenção e utilização, os documentos 
da fase intermediária podem ser arquivados em locais distantes daquele em que foram produ-
zidos. Os depósitos de guarda intermediária devem possuir grande capacidade de armazena-
mento, eles são construídos com materiais e equipamentos de baixo custo e utilizam sistemas 
de segurança para a prevenção de desastres. 
Atividades
Para cumprir a sua função, os arquivos intermediários executam as seguintes atividades:
 • coordenação do recebimento de documentos da fase corrente: recebe os documentos en-
viados pelos setores a realiza a conferência e o arquivamento das caixas:
 • atendimento a consultas dos setores/órgãos depositantes quando os documentos forem 
solicitados
 • aplicação da tabela de temporalidade ao documentos que ainda não tiverem sua destina-
ção estabelecida.
 • seleção de documentos: separa os documentos sem que serão eliminados daqueles que 
serão recolhidos á guarda permanente
 • recolhimento (envio) de documentos à fase permanente. 
9. Arquivos Permanentes
Os arquivos permanentes são formados pelos documentos que constituem o patrimônio arqui-
vístico da instituição, seja pelo seu valor informativo ou pelo valor histórico; estes valores estão 
relacionados ao potencial de pesquisa dos documentos como forma de criar um memorial das 
decisões passadas da instituição. A função de um arquivo permanente é reunir, conservar, ar-
ranjar, descrever e facilitar a consulta aos documentos
Atividades
Para cumprir a função de disponibilizar as informações sob sua guarda, os arquivos permanen-
tes devem executar um conjunto de atividades destinadas à organização e disponibilização dos 
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documentos. Segundo Paes, Marilena (Arquivo: teoria e prática, 2004), as principais atividades 
dos arquivos permanentes são: 
 • Arranjo
 • Descrição
 • Publicação
 • Conservação
 • Referência.
Arranjo 
Consiste na reunião e ordenação dos conjuntos documentais de acordo com a estrutura admi-
nistrativa que os originou ou conforme as funções/atividades executadas por essa entidade. 
Assim sendo, o arranjo pode ser o estrutural, no qual os documentos são organizados a partir 
da estrutura administrativa da entidade produtora, ou funcional, onde a ordenação tem por 
eixo as funções desempenhadas pela entidade produtora. As atividades de arranjo são do tipo 
físicas e intelectuais: as físicas são aquelas destinadas ao arquivamento e armazenamento dos 
documentos, enquanto que as intelectuais estão relacionadas a análise dos documentos quan-
to à sua forma, origem funcional e conteúdo
Descrição
Compreende o conjunto de procedimentos que visa disponibilizar aos pesquisadores as infor-
mações contidas no arquivo, por meio da elaboração de instrumentos de pesquisa. Estes ins-
trumentos identificam, representam e localizam os documentos de arquivo, possibilitando o 
acesso e controle do acervo. 
Os principais tipos de instrumentos de pesquisa são: o guia, o inventário, o catálogo, o catálogo 
seletivo, a edição de textos e o índice.
 • guia: o primeiro e mais importante instrumento de pesquisa a ser desenvolvido pelo arqui-
vista é o guia, que fornece uma visão de conjunto dos fundos que a instituição abriga. Per-
mite o pesquisador identificar os conjuntos documentais de seu interesse e tomar ciência 
das condições de consulta;
 • inventário: instrumento de pesquisa que descreve as unidades de arquivamento de um 
fundo, ou parte dele, cuja apresentação obedece a uma ordenação lógica;
 • catálogo: instrumento de pesquisa em que a descrição exaustiva ou parcial de um fundo, 
ou de uma ou mais de suas subdivisões, toma por base a peça documental, respeitada ou 
não a ordem de classificação;
 • catálogo seletivo (repertório): traz relação seletiva de documentos pertencentes a uma ou 
mais fundos e no qual cada peça integrante de uma unidade de arquivamento é descrita 
 
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minuciosamente segundo critério temático, cronológico, onomástico (de nomes) ou geo-
gráfico.
 • edição de textos (edição de fontes): instrumento que descreve na íntegra alguns docu-
mentos do fundo de arquivo.
 • índice: é uma lista sistemática dos elementos do conteúdo de um documento ou grupo de 
documentos, disposta em determinada ordem para indicar a localização no texto. 
As principais normas de descrição arquivística são:
 • NOBRADE: Norma Brasileira de Descrição Arquivística
 • ISAD (G): Norma Geral Internacional de Descrição Arquivística
Publicação
Os instrumentos de pesquisa, elaborados dentro de programa de descrição de documentos, 
podem ser publicados, em formato impresso, ou no site da institucional, para poder ser acessa-
dos e consultados pelo público.
Conservação de Documentos
São técnicas aplicadas ao documento e à sua área de guarda, visando manter condições ideais 
para a conservação do suporte da informação. Estas atividades visam diminuir os danos causa-
dos aos documentos de arquivo por meio de técnicas que permitam a preservação do suporte 
da informação. 
Os fatores que causam danos aos documentos estão relacionados com sua própria estrutura 
(fatores intrínsecos), bem como aos agentes externos cuja ação prejudica o tempo de vida útil 
dos documentos (fatores extrínsecos); estes se dividem em:
a) agentes físicos: a luz, temperatura e a umidade são agentes físicos causadores de danos 
aos documentos. A luminosidade natural e a artificial devem ser evitadas, pois causam o 
enfraquecimento das fibras dos documentos. Para evitar o mofo e a proliferação de inse-
tos, os níveis de temperatura e umidade devem ser controlados de acordo com o tipo de 
suporte dos documentos.
Tipos de suportes Condições ambientais
Fotografias em preto e branco T 12ºC +/- 1ºC e UR 35% +/- 5%
Fotografias em cor T 5ºC +/- 1ºC e UR 35% +/- 5%
Registros magnéticos T 18ºC +/- 1ºC e UR 40% +/- 5%
b) agentes químicos: poluição atmosférica, tintas, gases, oleosidade e objetos metálicos (cli-
pes, grampos e hastes de metal).
c) agentes biológicos: insetos, microorganismos, homem, roedores, entre outros.
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Para manter o tempo de vida útil dos documentos em meio as ameaças comentadas, torna-se 
necessária a aplicação das técnicas de conservação e restauração.
Acondicionamento/Armazenamento de Documentos
Os documentos de arquivo devem ser acondicionados e/ou armazenados, de acordo com as 
características e dimensões do seu suporte, visando a sua preservação. No quadro abaixo estão 
as principais formas de se acondicionar tais documentos
Quadro de Acondicionamento/Armazenamento de Documentos
Fotografias Acondicionadas em folders de PH neutro e guardadas em pastas suspensas, com suportes de plástico
Negativo Acondicionados em tiras, em envelopes de PH neutro ou polietileno
Documentos Convencionais 
(em papel)
Acondicionados em caixase invólucros de papel neutro ou alcalino 
que devem corresponder às expectativas de preservação dos 
documentos.
Fita magnética 
(Áudio e vídeo)
Fitas e cassetes deveriam ser transportadas da mesma forma em 
que são armazenados — de pé
— e com o peso da fita sendo sustentado pelo eixo da bobina. 
Acondicionados em embalagens feitas com materiais que absorvam 
os choques (embalagens especiais, plástico-bolha), pela utilização 
de rótulos especiais e pelo transporte em veículos apropriados. 
Uma embalagem que absorve choques terá sempre a vantagem 
adicional de proporcionar um isolamento que contribui para a 
proteção dos meios contra as grandes variações de temperatura 
e umidade
Documentos de grandes 
formatos 
(mapas, plantas e cartazes)
Os documentos em grandes formatos devem ser armazenados 
horizontalmente, em mapotecas adequadas às suas medidas, 
ou enrolados em tubos confeccionados em cartão alcalino e 
armazenados em armários ou gavetas
As gavetas das mapotecas não devem ter muita altura para evitar 
o acúmulo de documentos, o que acarretaria problemas de 
conservação. 
Técnicas de Conservação
As principais técnicas de conservação são :
a) alisamento: processo de conservação que consiste em colocar os documentos em bande-
jas de aço inoxidável, expondo-os à ação do ar com forte percentagem de umidade (90 a 
95%) durante uma hora, em uma câmara de umidificação. Em seguida são passados à ferro, 
folha por folha, em máquinas elétricas.
 
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b) higienização: é a retirada, por meio de técnicas apropriadas, objetos de metal, de poeira, 
e outros resíduos, com vistas à preservação. Pode ser feita por meio de panos, trinchas, pó 
de borracha, pinceis e escovas macios.
c) desinfecção/desinfestação: processo de destruição ou inibição da atividade de microorga-
nismos; A fumigação é um exemplo de desinfestação.
d) restauração: são intervenções que visam a recuperação de documentos deteriorados ou a 
interrupção dos danos por eles sofridos. As principais técnicas de restauração são:
 • encapsulação: processo de preservação no qual o documento é protegido entre folhas de 
poliéster transparente, cujas bordas são seladas; é considerado um dos mais modernos 
processos de restauração.
 • laminação: processo em que se envolve o documento em papel de seda e acetato de ce-
lulose. Nesta técnica, a durabilidade e as qualidades do papel são asseguradas sem perda 
da legibilidade e da flexibilidade, tornando o documento imune à ação de fungos e pragas. 
 • reenfibragem: preenche as falhas dos documentos com polpa de papel;
 • banho de gelatina: consiste em mergulhar o documento em banho de gelatina ou cola, o 
que aumenta sua resistência, não prejudica a visibilidade e a flexibilidade e proporciona a 
passagem dos raios ultravioleta e infravermelhos. Desvantagem: os documentos tornam-se 
suscetíveis ao ataque dos insetos e fungos.
Referência
Esta atividade visa ao estabelecimento de políticas de acesso e de uso dos documentos. Enten-
de-se por política de acesso os procedimentos a serem adotados em relação ao que pode ser 
consultado. Cabe ao arquivo estabelecer a liberação ou restrição de acesso, após analisar os 
aspectos políticos e legais que envolvem as informações, bem como o direito de terceiros. 
A atividade de referência também inclui a promoção de exposições de documentos e a realiza-
ção de atividades culturais como cursos e palestras.
10. Preservação de Documentos Digitais
Medidas Quando se fala em medidas de preservação para documentos em suporte tradicional, 
fala-se de vida útil por décadas. Contudo, quando se fala em programas e equipamentos utili-
zados para a recuperação e o processamento das informações armazenadas essa durabilidade 
é reduzida para anos ou meses.
Como medida de preservação de documentos de guarda permanente recomenda-se efetuar:
a) emulação – processo de simulação de parte de um equipamento ou programa, de forma a 
disponibilizar o acesso a um processo lógico em seu formato original. 
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b) migração – processo de alteração do suporte ou de atualização ou alteração do programa 
(atualização do formato e caracteres do documento ou dado) ou conjugação desses dois.
c) definição de formatos adequados – para a geração de matrizes e derivadas em formatos 
de arquivo digitais, recomenda-se sempre a adoção dos formatos abertos (open sources) 
por permitirem melhores condições de acesso e preservação em longo prazo, e uma menor 
dependência de software e hardware.
11. Gestão de Documentos
A grande quantidade de documentos acumulados no cotidiano das empresas só se constitui 
em um importante recurso se for gerido desde a criação até a destinação final, e ainda se for 
corretamente disponibilizado à administração que o produziu.
A gestão documental tem a finalidade de controlar os documentos durante o seu ciclo de vida, 
com vista à racionalização e eficiência na criação, manutenção, uso primário e avaliação dos 
mesmos.
A gestão de documentos é definida como o “conjunto de procedimentos referentes às ativida-
des de produção, tramitação, uso e avaliação e arquivamento dos documentos em fase corren-
te e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para a guarda permanente.” (Lei 
nº.8.159/91). A implantação da gestão de documentos acontece por meio de três etapas:
 • produção: consiste na elaboração de documentos conforme a sua essencialidade para a 
administração; prevê o estabelecimento de critérios para a padronização de formulários, 
correspondências e demais documentos gerados, e orientações para a utilização racional 
dos recursos informáticos e de reprodução. A produção racionalizada reduz custos com a 
produção de documentos e facilita o seu manuseio.
 • utilização: inclui as atividades de protocolo, organização e arquivamento de documentos 
em fase corrente e intermediária; contempla a elaboração de normas de acesso e recupe-
ração da informação. 
 • destinação: etapa que estabelece a destinação final dos documentos, mediante a análise 
dos valores que eles apresentam para a instituição produtora. 
Objetivos da Gestão de Documentos
Segundo o Arquivo Nacional (Gestão de Documentos – Conceitos e Procedimentos Básicos, 
1995) a gestão de documentos tem os seguintes objetivos: 
 • assegurar, de forma eficiente, a produção, administração, manutenção e destinação de do-
cumentos;
 • melhorar a eficiência da administração acumuladora dos documentos;
 
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 • garantir que a informação governamental esteja disponível quando e onde seja necessária 
ao governo e aos cidadãos;
 • contribuir para o acesso e preservação dos documentos que mereçam guarda permanente 
por seus valores histórico e científico;
 • assegurar a eliminação dos documentos desprovidos de valor 
 • assegurar o uso adequado das técnicas de alteração do suporte da informação (digitaliza-
ção/microfilmagem) e de processamento automatizado de dados e outras técnicas avança-
das de gestão da informação
12. Órgãos /Sistemas de Arquivo
De acordo com a legislação Arquivística, identifica-se a existência dos seguintes órgãos/siste-
mas de arquivo:
a) Arquivo Nacional: órgão que possui entre outras competências, a gestão e o recolhimento 
dos documentos acumulados pelo Poder Executivo Federal.
“Compete ao Arquivo Nacional a gestão e o recolhimento dos documentos produzidos e 
recebidos pelo Poder Executivo Federal, bem como preservar e facultar o acesso aos docu-
mentos sob sua guarda, e acompanhar e implementar a política nacional de arquivos. (Art. 
18 da Lei 8.159/91)”
b) CONARQ (Conselho Nacional de Arquivos): define a política nacional de arquivos públicos e 
privados. O Conarq é o órgão central do SINAR. 
“O Conselho Nacional de Arquivos – CONARQ, órgão colegiado, vinculado ao Arquivo Na-
cional, criado pelo art. 26 da Lei no 8.159, de 8 de janeiro de 1991, tem por finalidade 
definir a política nacional de arquivospúblicos e privados, bem como exercer orientação 
normativa visando à gestão documental e à proteção especial aos documentos de arquivo.
(Art. 1º do Decreto 4073/2002)”
c) SINAR (Sistema Nacional de Arquivos): tem a finalidade de implementar a política nacional 
de arquivos públicos e privados. O SINAR foi criado pelo decreto 4.073/02.
“O SINAR tem por finalidade implementar a política nacional de arquivos públicos e priva-
dos, visando à gestão, à preservação e ao acesso aos documentos de arquivo. .(Art. 10 do 
Decreto 4073/2002)”
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13. Recortes da Legislação
LEI Nº 8.159, DE 08 DE JANEIRO DE 1991
Dispõe sobre a política nacional de arquivos pú-
blicos e privados e dá outras providências
O PRESIDENTE DA REPÚBLICA
Faço saber que o Congresso Nacional decreta e 
eu sanciono a seguinte Lei:
CAPÍTULO I
DISPOSIÇÕES GERAIS
Art. 1º É dever do Poder Público a gestão docu-
mental e a proteção especial a documentos de 
arquivos, como instrumento de apoio à admi-
nistração, à cultura, ao desenvolvimento cientí-
fico e como elementos de prova e informação.
Art. 2º Consideram-se arquivos, para os fins 
desta Lei, os conjuntos de documentos produ-
zidos e recebidos por órgãos públicos, institui-
ções de caráter público e entidades privadas, 
em decorrência do exercício de atividades es-
pecíficas, bem como por pessoa física, qualquer 
que seja o suporte da informação ou a natureza 
dos documentos.
Art. 3º Considera-se gestão de documentos o 
conjunto de procedimentos e operações técni-
cas referentes à sua produção, tramitação, uso, 
avaliação e arquivamento em fase corrente e in-
termediária, visando a sua eliminação ou reco-
lhimento para guarda permanente.
CAPÍTULO II
DOS ARQUIVOS PÚBLICOS
Art. 7º Os arquivos públicos são os conjuntos de 
documentos produzidos e recebidos, no exercí-
cio de suas atividades, por órgãos públicos de 
âmbito federal, estadual, do Distrito Federal e 
municipal em decorrência de suas funções ad-
ministrativas, legislativas e judiciárias.
§ 1º São também públicos os conjuntos de 
documentos produzidos e recebidos por 
instituições de caráter público, por entida-
des privadas encarregadas da gestão de ser-
viços públicos no exercício de suas ativida-
des.
2º A cessação de atividade de instituições 
públicas e de caráter público implica o re-
colhimento de sua documentação à institui-
ção arquivística pública ou a sua transferên-
cia à instituição sucessora.
Art. 8º Os documentos públicos são identifica-
dos como correntes, intermediários e perma-
nentes.
§ 1º Consideram-se documentos correntes 
aqueles em curso ou que, mesmo sem mo-
vimentação, constituam objeto de consul-
tas freqüentes.
§ 2º Consideram-se documentos interme-
diários aqueles que, não sendo de uso cor-
rente nos órgãos produtores, por razões de 
interesse administrativo, aguardam a sua 
eliminação ou recolhimento para guarda 
permanente.
§ 3º Consideram-se permanentes os con-
juntos de documentos de valor histórico, 
probatório e informativo que devem ser de-
finitivamente preservados.
Art. 9º A eliminação de documentos produzidos 
por instituições públicas e de caráter público 
será realizada mediante autorização da institui-
ção arquivística pública, na sua específica esfera 
de competência.
Art. 10. Os documentos de valor permanente 
são inalienáveis e imprescritíveis
 
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Decreto nº 4.073, de 3 de Janeiro de 2002
Regulamenta a Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 
1991, que dispõe sobre a política nacional de ar-
quivos públicos e privados.
CAPÍTULO III
DOS DOCUMENTOS PÚBLICOS
 Art. 15. São arquivos públicos os conjuntos de 
documentos:
I – produzidos e recebidos por órgãos e en-
tidades públicas federais, estaduais, do Dis-
trito Federal e municipais, em decorrência 
de suas funções administrativas, legislativas 
e judiciárias; (..)
III – produzidos e recebidos pelas empresas 
públicas e pelas sociedades de economia 
mista;
IV – produzidos e recebidos pelas Organiza-
ções Sociais, definidas como tal pela Lei no 
9.637, de 15 de maio de 1998, e pelo Servi-
ço Social Autônomo Associação das Pionei-
ras Sociais, instituído pela Lei no 8.246, de 
22 de outubro de 1991.
RESOLUÇÃO Nº 40, DE 9 DE DEZEMBRO DE 2014
Dispõe sobre os procedimentos para a elimi-
nação de documentos no âmbito dos órgãos e 
entidades integrantes do Sistema Nacional de 
Arquivos – SINAR.
RESOLVE:
Art. 1º A eliminação de documentos no âmbi-
to dos órgãos e entidades integrantes do SINAR 
ocorrerá depois de concluído o processo de 
avaliação e seleção conduzido pelas respectivas 
Comissões Permanentes de Avaliação de Docu-
mentos – CPAD e será efetivada quando cum-
pridos os procedimentos estabelecidos nesta 
Resolução.
Parágrafo único. Os órgãos e entidades só 
poderão eliminar documentos caso possu-
am Comissões Permanentes de Avaliação 
de Documentos constituídas e com autori-
zação da instituição arquivística pública, na 
sua específica esfera de competência.
Art. 5º A eliminação de documentos arquivísti-
cos públicos e de caráter público será efetuada 
por meio de fragmentação manual ou mecâni-
ca, pulverização, desmagnetização ou reforma-
tação, com garantia de que a descaracterização 
dos documentos não possa ser revertida.
§ 1º A eliminação dos documentos deverá, 
obrigatoriamente, ocorrer com a supervisão 
de responsável designado para acompanhar 
o procedimento.
§ 2º A escolha do procedimento a ser ado-
tado para a descaracterização dos docu-
mentos deverá observar as normas legais 
em vigor em relação à preservação do meio 
ambiente e da sustentabilidade.
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Lei nº 12.527, de 18 de novembro de 2011
Regula o acesso a informações previsto no inci-
so XXXIII do art. 5º, no inciso II do § 3º do art. 37 
e no § 2º do art. 216 da Constituição Federal; al-
tera a Lei nº 8.112, de 11 de dezembro de 1990; 
revoga a Lei nº 11.111, de 5 de maio de 2005, e 
dispositivos da Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 
1991; e dá outras providências.
CAPÍTULO II
DO ACESSO A INFORMAÇÕES E 
DA SUA DIVULGAÇÃO
Art. 6º Cabe aos órgãos e entidades do poder 
público, observadas as normas e procedimentos 
específicos aplicáveis, assegurar a: 
I – gestão transparente da informação, pro-
piciando amplo acesso a ela e sua divulga-
ção; 
II – proteção da informação, garantindo-se 
sua disponibilidade, autenticidade e integri-
dade; e 
III – proteção da informação sigilosa e da in-
formação pessoal, observada a sua disponi-
bilidade, autenticidade, integridade e even-
tual restrição de acesso.
Art. 8º É dever dos órgãos e entidades públicas 
promover, independentemente de requerimen-
tos, a divulgação em local de fácil acesso, no 
âmbito de suas competências, de informações 
de interesse coletivo ou geral por eles produzi-
das ou custodiadas. 
§ 1º Na divulgação das informações a que se 
refere o caput, deverão constar, no mínimo: 
I – registro das competências e estrutura 
organizacional, endereços e telefones das 
respectivas unidades e horários de atendi-
mento ao público; 
II – registros de quaisquer repasses ou 
transferências de recursos financeiros; 
III – registros das despesas; 
IV – informações concernentes a procedi-
mentos licitatórios, inclusive os respectivos 
editais e resultados, bem como a todos os 
contratos celebrados; 
V – dados gerais para o acompanhamento 
de programas, ações, projetos e obras de 
órgãos e entidades; e 
VI – respostas a perguntas mais frequentes 
da sociedade. 
Art. 9º O acesso a informações públicas será as-
segurado mediante: 
I – criação de serviço de informações ao ci-
dadão, nos órgãos e entidades do poder pú-
blico, em local com condições apropriadas 
para: 
a) atender e orientar o público quanto ao 
acesso a informações; 
b) informar sobre a tramitação de docu-
mentos nas suas respectivas unidades; 
c) protocolizar documentos e requerimen-
tos de acesso a informações;e 
II – realização de audiências ou consultas 
públicas, incentivo à participação popular 
ou a outras formas de divulgação. 
CAPÍTULO III
DO PROCEDIMENTO DE ACESSO 
À INFORMAÇÃO 
Seção I
DO PEDIDO DE ACESSO 
Art. 10. Qualquer interessado poderá apresen-
tar pedido de acesso a informações aos órgãos 
e entidades referidos no art. 1º desta Lei, por 
qualquer meio legítimo, devendo o pedido con-
 
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ter a identificação do requerente e a especifica-
ção da informação requerida. 
§ 1º Para o acesso a informações de inte-
resse público, a identificação do requerente 
não pode conter exigências que inviabilizem 
a solicitação. 
§ 2º Os órgãos e entidades do poder público 
devem viabilizar alternativa de encaminha-
mento de pedidos de acesso por meio de 
seus sítios oficiais na internet. 
§ 3º São vedadas quaisquer exigências rela-
tivas aos motivos determinantes da solicita-
ção de informações de interesse público. 
Art. 11. O órgão ou entidade pública deverá au-
torizar ou conceder o acesso imediato à infor-
mação disponível. 
§ 1º Não sendo possível conceder o aces-
so imediato, na forma disposta no caput, 
o órgão ou entidade que receber o pedido 
deverá, em prazo não superior a 20 (vinte) 
dias: 
I – comunicar a data, local e modo para se 
realizar a consulta, efetuar a reprodução ou 
obter a certidão; 
II – indicar as razões de fato ou de direito da 
recusa, total ou parcial, do acesso pretendi-
do; ou 
III – comunicar que não possui a informa-
ção, indicar, se for do seu conhecimento, o 
órgão ou a entidade que a detém, ou, ain-
da, remeter o requerimento a esse órgão ou 
entidade, cientificando o interessado da re-
messa de seu pedido de informação. 
§ 2º O prazo referido no § 1º poderá ser 
prorrogado por mais 10 (dez) dias, median-
te justificativa expressa, da qual será cienti-
ficado o requerente. 
§ 3º Sem prejuízo da segurança e da prote-
ção das informações e do cumprimento da 
legislação aplicável, o órgão ou entidade 
poderá oferecer meios para que o próprio 
requerente possa pesquisar a informação 
de que necessitar. (...)
Art. 15. No caso de indeferimento de acesso a 
informações ou às razões da negativa do acesso, 
poderá o interessado interpor recurso contra a 
decisão no prazo de 10 (dez) dias a contar da 
sua ciência. 
Parágrafo único. O recurso será dirigido à 
autoridade hierarquicamente superior à 
que exarou a decisão impugnada, que deve-
rá se manifestar no prazo de 5 (cinco) dias. 
Art. 16. Negado o acesso a informação pelos ór-
gãos ou entidades do Poder Executivo Federal, 
o requerente poderá recorrer à Controladoria-
-Geral da União, que deliberará no prazo de 5 
(cinco) dias se: 
I – o acesso à informação não classificada 
como sigilosa for negado; 
II – a decisão de negativa de acesso à infor-
mação total ou parcialmente classificada 
como sigilosa não indicar a autoridade clas-
sificadora ou a hierarquicamente superior a 
quem possa ser dirigido pedido de acesso 
ou desclassificação; 
III – os procedimentos de classificação de 
informação sigilosa estabelecidos nesta Lei 
não tiverem sido observados; e 
IV – estiverem sendo descumpridos prazos 
ou outros procedimentos previstos nesta 
Lei. 
§ 1º O recurso previsto neste artigo somen-
te poderá ser dirigido à Controladoria-Geral 
da União depois de submetido à apreciação 
de pelo menos uma autoridade hierarquica-
mente superior àquela que exarou a deci-
são impugnada, que deliberará no prazo de 
5 (cinco) dias. 
§ 2º Verificada a procedência das razões do 
recurso, a Controladoria-Geral da União de-
terminará ao órgão ou entidade que adote 
as providências necessárias para dar cum-
primento ao disposto nesta Lei. 
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§ 3º Negado o acesso à informação pela 
Controladoria-Geral da União, poderá ser 
interposto recurso à Comissão Mista de Re-
avaliação de Informações, a que se refere o 
art. 35. 
Seção II
DA CLASSIFICAÇÃO DA INFORMAÇÃO 
QUANTO AO GRAU E PRAZOS 
DE SIGILO 
Art. 23. São consideradas imprescindíveis à se-
gurança da sociedade ou do Estado e, portanto, 
passíveis de classificação as informações cuja di-
vulgação ou acesso irrestrito possam: 
I – pôr em risco a defesa e a soberania na-
cionais ou a integridade do território nacio-
nal; 
II – prejudicar ou pôr em risco a condução 
de negociações ou as relações internacio-
nais do País, ou as que tenham sido forneci-
das em caráter sigiloso por outros Estados e 
organismos internacionais; 
III – pôr em risco a vida, a segurança ou a 
saúde da população; 
IV – oferecer elevado risco à estabilidade fi-
nanceira, econômica ou monetária do País; 
V – prejudicar ou causar risco a planos ou 
operações estratégicos das Forças Armadas; 
VI – prejudicar ou causar risco a projetos de 
pesquisa e desenvolvimento científico ou 
tecnológico, assim como a sistemas, bens, 
instalações ou áreas de interesse estratégi-
co nacional; 
VII – pôr em risco a segurança de institui-
ções ou de altas autoridades nacionais ou 
estrangeiras e seus familiares; ou 
VIII – comprometer atividades de inteligên-
cia, bem como de investigação ou fiscali-
zação em andamento, relacionadas com a 
prevenção ou repressão de infrações. 
Art. 24. A informação em poder dos órgãos e 
entidades públicas, observado o seu teor e em 
razão de sua imprescindibilidade à segurança da 
sociedade ou do Estado, poderá ser classificada 
como ultrassecreta, secreta ou reservada. 
§ 1º Os prazos máximos de restrição de 
acesso à informação, conforme a classifica-
ção prevista no caput, vigoram a partir da 
data de sua produção e são os seguintes: 
I – ultrassecreta: 25 (vinte e cinco) anos; 
II – secreta: 15 (quinze) anos; e 
III – reservada: 5 (cinco) anos. 
§ 2º As informações que puderem colocar 
em risco a segurança do Presidente e Vice-
-Presidente da República e respectivos côn-
juges e filhos(as) serão classificadas como 
reservadas e ficarão sob sigilo até o térmi-
no do mandato em exercício ou do último 
mandato, em caso de reeleição. 
§ 3º Alternativamente aos prazos previstos 
no § 1o, poderá ser estabelecida como ter-
mo final de restrição de acesso a ocorrên-
cia de determinado evento, desde que este 
ocorra antes do transcurso do prazo máxi-
mo de classificação. 
§ 4º Transcorrido o prazo de classificação ou 
consumado o evento que defina o seu ter-
mo final, a informação tornar-se-á, automa-
ticamente, de acesso público. 
§ 5º Para a classificação da informação em 
determinado grau de sigilo, deverá ser ob-
servado o interesse público da informação 
e utilizado o critério menos restritivo possí-
vel, considerados: 
I – a gravidade do risco ou dano à segurança 
da sociedade e do Estado; e 
II – o prazo máximo de restrição de acesso 
ou o evento que defina seu termo final. 
 
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Seção IV
DOS PROCEDIMENTOS DE 
CLASSIFICAÇÃO, RECLASSIFICAÇÃO 
E DESCLASSIFICAÇÃO 
Art. 27. A classificação do sigilo de informações 
no âmbito da administração pública federal é de 
competência: 
I – no grau de ultrassecreto, das seguintes 
autoridades: 
a) Presidente da República; 
b) Vice-Presidente da República; 
c) Ministros de Estado e autoridades com as 
mesmas prerrogativas; 
d) Comandantes da Marinha, do Exército e 
da Aeronáutica; e 
e) Chefes de Missões Diplomáticas e Consu-
lares permanentes no exterior; 
Seção V
DAS INFORMAÇÕES PESSOAIS 
Art. 31. O tratamento das informações pessoais 
deve ser feito de forma transparente e com res-
peito à intimidade, vida privada, honra e ima-
gem das pessoas, bem como às liberdades e ga-
rantias individuais. 
§ 1º As informações pessoais, a que se re-
fere este artigo, relativas à intimidade, vida 
privada, honra e imagem: 
I – terão seu acesso restrito, independente-
mente de classificação de sigilo e pelo prazo 
máximo de 100 (cem) anos a contar da sua 
data de produção, a agentes públicos legal-
mente autorizados e à pessoa a que elas se 
referirem; e (...)
CAPÍTULOVI
DISPOSIÇÕES FINAIS E TRANSITÓRIAS
Art. 35. (revogado) (apenas o caput)
§ 1º É instituída a Comissão Mista de Reava-
liação de Informações, que decidirá, no âm-
bito da administração pública federal, sobre 
o tratamento e a classificação de informa-
ções sigilosas e terá competência para: 
I – requisitar da autoridade que classificar 
informação como ultrassecreta e secreta es-
clarecimento ou conteúdo, parcial ou inte-
gral da informação; 
II – rever a classificação de informações ul-
trassecretas ou secretas, de ofício ou me-
diante provocação de pessoa interessada, 
observado o disposto no art. 7o e demais 
dispositivos desta Lei; e 
III – prorrogar o prazo de sigilo de informa-
ção classificada como ultrassecreta, sempre 
por prazo determinado, enquanto o seu 
acesso ou divulgação puder ocasionar ame-
aça externa à soberania nacional ou à inte-
gridade do território nacional ou grave risco 
às relações internacionais do País, observa-
do o prazo previsto no § 1o do art. 24. 
§ 2º O prazo referido no inciso III é limitado 
a uma única renovação. 
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Questões
1. (Cespe – DPF – Agente Administrativo – 
2014) Um conjunto de documentos em su-
porte papel produzidos e(ou) recebidos por 
determinado órgão, durante o desenvolvi-
mento de suas atividades específicas ou ati-
vidades de suporte, consiste em um arquivo
( ) Certo   ( ) Errado
2. (Cespe – MI – 2013) O material de referên-
cia ou informação não orgânica utilizado 
nos setores de trabalho, é considerado do-
cumento de arquivo. 
( ) Certo   ( ) Errado
3. (Cespe – MPS – 2010) Pode-se denominar 
arquivo também a instituição ou o serviço 
que tem a custódia de documentos, com a 
finalidade de fazer o processamento técni-
co, garantir a conservação e promover a uti-
lização dos arquivos.
( ) Certo   ( ) Errado
4. (Cespe – ABIN – 2010) Quando separado do 
seu conjunto, ou seja, do todo ao qual per-
tence, o documento de arquivo perde mui-
to do seu significado.
( ) Certo   ( ) Errado
5. (Cespe – TJ-RR – 2012) O arquivo caracteri-
za-se por ser um conjunto orgânico, resul-
tado das atividades de uma pessoa física ou 
jurídica, e não uma coleção de documentos 
de diversas fontes. 
( ) Certo   ( ) Errado
6. (Empasial – Memorial da América Latina-
-SP – 1999) “Arquivo composto por fotogra-
fias, discos, fitas, slides, CDs, microformas 
ou disquetes – que merecem tratamento 
diferenciado não apenas quanto ao armaze-
namento mas também quanto ao registro, 
acondicionamento, controle e conserva-
ção”, é definição de:
a) arquivo histórico
b) arquivo comercial
c) arquivo especializado 
d) arquivo rotativo 
e) arquivo especial
7. (Cespe – TCE-RO – 2013) A presença de pe-
ças tridimensionais em um conjunto docu-
mental indica que o material analisado não 
é um arquivo.
( ) Certo   ( ) Errado
8. (Cespe – IBAMA – 2012) Os arquivos de 
uma organização pública podem ser consti-
tuídos de documentos originários das ativi-
dades meio e fim e produzidos em variados 
suportes documentais, inclusive o digital.
( ) Certo   ( ) Errado
9. (CNJ – 2013) O arquivo do CNJ refere-se à 
acumulação ordenada dos documentos que 
surgem como resultado da realização da 
missão ou dos objetivos dessa instituição 
( ) Certo   ( ) Errado
10. (Cespe – MDIC – 2014) Os arquivos gerais 
são localizados nas unidades político-admi-
nistrativas de uma organização e cumprem 
a função de arquivos correntes.
( ) Certo   ( ) Errado
 
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11. (Cespe – CNJ – 2013) Uma característica do 
documento de arquivo é o seu inter-relacio-
namento com outros documentos e com a 
atividade da qual ele é resultado.
( ) Certo   ( ) Errado
12. (Cespe – MI – 2013) Nos processos de tra-
balho, independentemente da natureza do 
negócio, as organizações públicas ou priva-
das produzem e recebem informações que, 
registradas, tornam-se documentos de ar-
quivo.
( ) Certo   ( ) Errado
13. (Cespe – EBC – 2011) Arquivo de engenha-
ria é considerado um tipo de arquivo espe-
cializado.
( ) Certo   ( ) Errado
14. (Cespe – UNIPAMPA – 2013) Os arquivos 
de uma universidade são formados apenas 
pela coleção de documentos relacionados 
ao ensino superior.
( ) Certo   ( ) Errado
Classificação dos Documentos de 
Arquivo
15. (Cespe – MPU – 2013) Relatório de ativida-
des, ata de reunião e boletim informativo 
são exemplos de tipos documentais que po-
dem ser encontrados nas instituições públi-
cas brasileiras.
( ) Certo   ( ) Errado
16. (Cespe – DPF – Escrivão – 2009) Documen-
tos iconográficos são aqueles em formatos 
e dimensões variáveis, com representações 
geográficas, arquitetônicas ou de engenha-
ria. 
( ) Certo   ( ) Errado
17. (Cespe – CADE – 2014) A categoria textual 
é um dos principais tipos documentais pre-
sentes nos órgãos públicos brasileiros.
( ) Certo   ( ) Errado
18. (Cespe – ABIN – 2010) Carta, ofício, memo-
rando, aviso, circular e relatório são exem-
plos de formatos documentais existentes 
em órgãos públicos. 
( ) Certo   ( ) Errado
19. (Cespe – TJ-RR – 2012) Entre os gêneros do-
cumentais considerados documentos de ar-
quivo se incluem documentos tridimensio-
nais, textuais, audiovisuais e cartográficos.
( ) Certo   ( ) Errado
20. (Cespe – TRT-17 – 2009) Relatório de ativi-
dades, fita magnética, ata de reunião e car-
tão de visita são exemplos de tipologias do-
cumentais
( ) Certo   ( ) Errado
21. (Cespe – MPU – 2013) A junção de uma es-
pécie documental com a função que lhe deu 
origem caracteriza o gênero documental. 
( ) Certo   ( ) Errado
22. (Cespe – MPE-PI – 2012) O tipo documental 
consiste na associação entre a espécie do-
cumental e a função que o documento re-
presenta. São exemplos de tipos documen-
tais: o memorando, o ofício, o relatório, a 
carta e a fotografia.
( ) Certo   ( ) Errado
23. (Cespe – ANATEL – 2012) Relatório de ativi-
dades anuais é um tipo documental.
( ) Certo   ( ) Errado
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MPU (Técnico) – Arquivologia – Prof. Darlan Eterno
24. (Cespe – DPF – Agente Administrativo – 
2014) O ofício, o memorando e o processo 
são exemplos de tipos documentais.
( ) Certo   ( ) Errado
25. (Cespe – ANP – 2012) O gênero de docu-
mentos iconográficos é formado por docu-
mentos em suportes sintéticos, em papel 
emulsionado ou não, contendo imagens es-
táticas
( ) Certo   ( ) Errado
26. (Cespe – STF – 2013) Fotografias, diaposi-
tivos, desenhos e gravuras fazem parte do 
gênero documental conhecido como icono-
gráfico. 
( ) Certo   ( ) Errado
Arquivo x Biblioteca
27. (Cespe – SERPRO – 2013) Os documentos 
de arquivo podem ser elaborados em um 
único exemplar ou , em casos específicos, 
serem produzidos em um limitado número 
de cópias
( ) Certo   ( ) Errado
28. (Cespe – DPF – Escrivão – 2009) O tamanho 
do acervo documental e a sua complexida-
de definem se o fundo de arquivo de uma 
instituição pública ou privada é um fundo 
fechado ou aberto.
( ) Certo   ( ) Errado
29. (Cespe – TRE-BA – 2010) Os documentos de 
arquivo devem ser organizados a partir dos 
mesmos princípios aplicados na organiza-
ção das bibliotecas, principalmente no que 
se refere aos métodos de classificação.
( ) Certo   ( ) Errado
30. (Cespe – MDIC – 2014) Diferentemente da 
biblioteca, o arquivo não é uma coleção de 
documentos, mas uma acumulação natural 
de documentos. 
( ) Certo   ( ) Errado
31. (Cespe – TJ-RR – 2012) Em regra, deve-se 
produzir mais de um exemplar de um docu-
mento de arquivo
( ) Certo   ( ) Errado
32. (Cespe – DPF – 2014) Os documentos de ar-
quivo são colecionados com finalidades cul-
turais e sociais. 
( ) Certo   ( ) Errado
33. (Cespe – MDIC – 2014) Os documentos de 
interesse da instituição que tenham sido 
adquiridos por meio de compra, doação ou 
permuta deve ser considerados como arqui-
vos. 
( ) Certo   ( ) Errado
34. (Cespe – DRPF – 2012) A finalidade principal 
da produção e conservação de documentos 
de um arquivo é funcional.
( ) Certo   ( ) Errado
35. (Cespe – STF – 2013) A diferença entre os 
arquivos e as bibliotecas