Trabalho sobre 5W2H (3)

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INSTITUTO FEDERAL DO NORTE DE MINAS GERAIS - CAMPUS PIRAPORA 
MARIA ALICE NOBRE, MARIA CLARA DIAS, IARA FREEDMAN, TARCÍSIO ORNELAS, MAICON VINICIUS, HEITOR BRAGA E ITAMAR CORDEIRO
 TRABALHO DE ROTINAS ADMINISTRATIVAS
 5W2H 
 PIRAPORA MG 
 2021
· O que é a ferramenta 5W2H?
 A ferramenta 5W2H é um checklist administrativo de atividades, prazos e responsabilidades que devem ser desenvolvidas com o máximo de clareza e eficiência por todos os envolvidos em um projeto. É um conjunto de questões utilizado para compor planos de ação de maneira ágil e eficaz.
 Seu principal propósito é a definição de tarefas e seu acompanhamento.
 A sigla 5W2H se refere às iniciais (em inglês) das sete diretrizes que o método define que, quando bem estabelecidas, eliminam quaisquer dúvidas que possam aparecer ao longo de processo ou de uma atividade. 
São elas:
· 5 W:
· What (o que será feito?);
· Why (por que será feito?);
· Where (onde será feito?);
· When (quando?);
· Who (por quem será feito?);
· 2H:
· How (como será feito?);
· How much (quanto vai custar?).
 Ou seja, a metodologia 5W2H é formada pelas respostas para essas sete perguntas de modo realista. Dessa forma é possível enxergar com clareza a necessidade, ou não, de uma mudança e formular um plano para alcançar esse objetivo. 
 Em geral, o 5W2H é desenvolvido em uma tabela, contendo cada questão um pequeno espaço para que ela seja respondida, favorecendo o preenchimento com frases curtas e diretas.
 Desse modo, fica fácil verificar o andamento de cada projeto, controlar o tempo, evitar o desperdício de recursos, delegar e cobrar a execução das ações.
· Como surgiu a ferramenta 5W2H?
 Acredita-se que a 5W2H foi criada no por empresários das empresas automobilísticas japonesas. Ou seja, foi criada durante a procura de qualidade total de oferta e demanda. A história conta que nessa época, o Japão tinha muitos problemas econômicos e sociais como reflexo da Segunda Guerra Mundial, como grandes problemas com importação de matéria-prima e redução de mercado consumidor.
 Diante disso, os engenheiros Shigeo Shingo, Taiichi Ohno e Eiji Toyoda, desenvolveram uma metodologia para fabricar com os menores custos possíveis e aumentar os lucros. Uma das características dela é o famoso “Just in time”, que significa que todo o processo deve ser realizado na hora certa (produzido, transportado e comprado), para reduzir estoques e gastos desnecessários, tornando mais ágil a circulação e produção de mercadorias. Outro exemplo que pode ser considerado seria que os empregados não devem ser especializados em somente uma área específica, mas sim ter um conhecimento abrangente da empresa no geral.
 Após visitar fábricas de indústria americana, perceberam que tinham uma abordagem diferente da japonesa e que não funcionavam dentro desse método. Pois nenhuma das obrigações do Toyotismo era utilizada, então havia uma má organização comparado ao sistema de ensino oriental. Porém, sabe-se que o modelo foi criado para a situação de pós-guerra da população japonesa que tinha bastante diferença geográfica e número de consumidores se fosse comparado a outro país de grande porte como os EUA. Por isso, esse projeto visava a redução de desperdícios e produção qualificada para o consumo, à serviço da redução de custos e aumento do lucro. 
 O 5W2H também passou a ser criado e utilizado como estratégia para formação de organização e alcançar objetivos.
 Esse sistema foi implantado em várias empresas, dentre elas, é importante salientar que foi feita uma parceria com o hospital de são Paulo, chamado Santa Cruz. Nele foi aplicado esse sistema Toyota, e com isso houve vários avanços no hospital, um exemplo disso foi a agilidade do setor de atendimento. Nisso, a equipe do TPS analisou o espaço e as ações dos médicos/enfermeiros, com o intuito de identificar desperdícios e esforços desnecessários. E foi detectado uma perda de eficiência nas salas de espera. E com o método da Toyota, foi feito uma mudança, onde os médicos e pacientes tiveram um fluxo continuo com o atendimento. E com essa ação o tempo de espera do atendimento médico se reduziu em média, trinta minutos. Mudanças como essas foram feitas em vários setores do hospital, e com isso foi provado a eficiência desse sistema.
 E em forma geral, o sistema Toyota funciona em um ambiente controlado, onde é preciso parti de três princípios, sendo o primeiro, fazer o certo desde o início, planejando e extraindo o melhor resultado e evitando desperdícios. O segundo funcionando na correção de erros, onde dava a oportunidade dos trabalhadores parar a produção e consertar algo que deu errado. E no terceiro que era necessário uma equipe para estudar a melhoria continua da empresa, tendo como nome “círculos de controle de qualidade “.
 E através desses métodos, que deu-se o surgimento do 5W2H, tendo como característica a grande praticidade, agilidade e eficiente. 
· Quais as vantagens de aplicar o 5W2H?
 Uma das principais vantagens de usar o sistema 5W2H é sua praticidade e o seu fácil entendimento. Entre as ferramentas de gestão e marketing, o 5W2H e uma das que mais se destaca pela sua simplicidade e sua eficiência, pois essa ferramenta auxilia nas empresas a ter um controle maior de suas ações.
 Além dessa vantagem, o 5W2H permite que o usuário ajuste pequenos detalhes que não se esclareceram em uma primeira elaboração. Durante a formação do projeto, os prós, os contras e as partes que precisam ser repensadas são reveladas pela dinâmica do 5W2H.
 Se todas as perguntas forem respondidas, logo os gestores não terão dúvidas em quais atividades que precisam ser executadas. Isso leva um aumento a produtividade e produz respostas positivas em suas finanças.
 A ferramenta fornece uma visão do todo, logo, podemos entender melhor os recursos disponíveis, saber direcionar as pessoas certas para as ações corretas e podemos entender o que realmente é ou não necessário para atingir os objetivos.
 Outra vantagem dessa ferramenta é que ela pode ser usada em qualquer tipo de empresa independente da forma do serviço ou do processo produtivo.
Em resumo as vantagens de se aplicar essa ferramenta são:
· Sua simplicidade
· Funciona em qualquer tipo de negocio
· Garante o cumprimento de prazos e tarefas 
· Otimiza os processos internos
· Como fazer um plano de ação dentro do 5W2H? 
 Com um pedaço de papel, se você preferir, é possível fazer um planejamento 5W2H para organizar uma decisão ou plano de ação. O método do 5W2H garante que uma simples lista de tarefas seja aprofundada e definida de maneira precisa e completa para que nenhuma dúvida fique no caminho da execução do que foi combinado. Fazer um plano de ação 5W2H é uma atividade muito simples e bastante intuitiva, não sendo necessário nenhum conhecimento prévio em gestão estratégica ou da qualidade. Basicamente, a execução do 5W2H consiste em responder perguntas. Você irá pegar a sua lista de atividades e, para cada item, responderá algumas perguntas-chave, que originam a sigla 5W2H 
 E como se utiliza essa ferramenta? Por exemplo, se você precisa decidir sobre a contratação de mais um funcionário para o setor de TI, sua análise poderá ser a seguinte: 
 O quê: contratar um profissional de TI; Quem: departamento de RH e gestor de TI; Quando: imediatamente; Onde: setor de TI; Por quê: sobrecarga de trabalho no setor está começando a atrasar a entrega de projetos; Como: por meio de processo seletivo; Quanto: média salarial de um profissional experiente é cerca de R$ 8 mil mais encargos. Para utilizar o 5W2H é interessante contar com o auxílio de uma planilha no Excel (ouem algum programa de sua preferência). O 5W2H também pode ser feito em arquivos de texto, ou até em documentos impressos. Para fazê-lo, tenha em mente o objetivo que deseja alcançar, as causas desse objetivo e como realizar cada etapa, de forma correta, para atingi-lo. Aprofunde-se em cada item, de forma a tornar o uso da ferramenta muito vantajoso. 
 Como você já deve ter percebido, esta é uma ferramenta extremamente útil e flexível. Com inúmeras possibilidades, você pode e deve usá-la para tornar mais palpável o Planejamento Estratégico, Tático e Operacional. Ou seja, traduzindo os objetivos e metas em planos de ações e iniciativas, ou mesmo para o dia a dia da empresa, utilizando a ferramenta para definir os responsáveis, datas e recursos para projetos e atividades menores. Nesse momento, ainda não são necessários softwares, equipamentos e nenhum outro grande investimento. Para começar a utilizar a ferramenta 5W2H em sua empresa você pode utilizar um quadro branco ou uma planilha eletrônica. Ou, ainda, qualquer outro instrumento de sua preferência, pois tudo que você precisa é de um meio para colocar as sete colunas (5W e os 2H) e comunicar sua equipe sobre o que precisa ser feito.
· Como responder as perguntas da ferramenta 5w2h?
· What? – O que será feito? – É preciso definir um objetivo, o que se quer alcançar. Além disso, quais as atividades necessárias e que devem ser executadas, fases e etapas do projeto.
· Why? – Por que será feito? – É preciso saber o que justifica se dedicar a esse projeto, e também se o custo benefício tem potencial de ser positivo e trazer mais vantagens do que o gasto de recursos e saber qual problema será resolvido. 
· Where? – Onde será feito? – É preciso saber onde as tarefas serão realizadas, pois muitas tarefas podem ser em locais diferentes, quando se trata de ações de vendas, por isso é importante, saber onde estão os clientes que serão visitados, e também visitas a fornecedores, bancos, consultores. Tudo isso precisa ser definido e planejado.
· When? – Quando será feito? – É necessário ter um cronograma detalhado em cada data de entrega das diversas atividades deve ser documentada para que todos saibam quando poderão contar com aquele resultado ou recurso. É preciso que o trabalho em equipe esteja em perfeita sincronia para que os esforços de cada um seja utilizados ao máximo. 
· Who? – Por quem será feito? – É uma das partes mais importantes do plano 5w2h. É preciso definir as equipes, quem será o líder de cada equipe, como cada participante poderá colaborar com os demais, quem fará a parte operacional e quem traçara as estratégias e táticas. E também é preciso do líder geral do projeto para delegar cuidadosamente as responsabilidades certas para os colaboradores mais adequados.
· How? – Como será feito? – É preciso ver se é um tipo de projeto que está amplamente documentado e se existe uma maneira padrão de ser feito, como por exemplo, em plano de marketing, já existe muitos livros e autores que ensinam sobre isso. Escolher um deles para seguir como padrão é uma boa ideia, evitando dúvidas. 
· How much? – Quanto custará? É preciso fazer uma estimativa do valor que será investido, que não são apenas recursos monetários, que irão custar para a empresa. Tempo dependido pela equipe, as horas de trabalho precisam ser incluídas nesses custos. E outros recursos, como insumos e máquinas e mesmo que não tenham de ser adquiridos, deixaram de ser usadas em outras atividades da empresa enquanto fizerem parte do projeto.
· Exemplo de 5W2H:
O 5w2h é um conjunto de questões utilizado para compor planos de ação de maneira rápida e eficiente, ou seja, um método de planejamento.
Temos como exemplo a seguinte situação:
Itamar é funcionário de um supermercado, e a sua função é de entregador. Seu chefe, Lucas, sempre cobra agilidade e eficácia no serviço, para que isso seja um marketing da empresa, que a sua entrega é a mais rápida da região.
Itamar tem um método de planejamento para suas entregas, ele analisa qual a localidade da entrega, ele confirma pra ver se tem mais alguma entrega perto uma da outra, pois se tiver, ele leva apenas de uma vez.
Exemplo: saiu uma entrega pra Dona Lúcia, que mora na rua 1, do bairro industrial.
Logo após, saiu mais duas entregas, uma para dona Maria, que mora na rua 2, do bairro industrial e uma para o Sr. Daniel, que mora na rua 3, também do bairro industrial.
Nisso entra o 5w2h, o plano de ação, onde Itamar vai organizar uma rota, para que possa fazer as três entregas de uma vez só, sem precisar ir e voltar praticamente ao mesmo local três vezes.
Utilizando este método, o entregador irá economizar tempo e combustível, pois ao invés de ir três vezes, ele vai só uma.
 Itamar com esse método, terá as entregas mais eficácias da cidade, não vai deixar seu chefe Lucas preocupado, e o supermercado irá aumentar bastante as vendas, pois se tornará referência na cidade por ter a entrega rápida.