Ferramenta 5W2H na Gestão Empresarial

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Na Gestão Empresarial, temos
vários termos, metodologias e
ferramentas que quase todo mundo já
ouviu falar em algum momento, mas
que, na verdade, não conhece seus
conceitos ou aplicações práticas.
Um desses termos é
metodologia 5W2H. Uma ferramenta
5W2H é tão simples e prática que pode
ser útil em inúmeros momentos e áreas
de sua empresa. Um exemplo é o uso
desde o Planejamento Estratégico,
Tático e Operacional até o planejamento
e acompanhamento de pequenos
projetos ou mesmo atividades rotineiras.
O que é a ferramenta 5W2H?
A ferramenta 5W2H é
um checklist administrativo de
atividades, prazos e responsabilidades
que devem ser desenvolvidas com
clareza e eficiência por todos
os envolvidos em um projeto. Tem
como função definir o que será feito,
porque, onde, quem irá fazer, quando
será feito, como e quanto custará.
A sigla é formada pelas iniciais, em
inglês, das sete diretrizes que, quando
bem estabelecidas, eliminam quaisquer
dúvidas que possam aparecer ao longo
de um processo ou de uma atividade.
Como aplico o 5W2H em meu
dia a dia?
Antes de tudo, você precisa ter
muita clareza a respeito da atividade a
que vai aplicar a ferramenta. Tomemos,
como exemplo, a contratação de um
novo gerente de marketing. O primeiro
passo é responder a todas as perguntas
relativas a este processo – aquelas que
mencionamos acima – da forma mais
clara e objetiva possível: o que?
Contratação de um novo profissional;
por que ou para quê? Gerenciar a área
de marketing; Onde? Na matriz. E por
aí vai.
Feito isso, é só elaborar uma tabela
bastante explicativa sobre o que foi
planejado. Se houver diferentes
departamentos envolvidos, é preciso
distribuir exatamente as tarefas de
acordo com as respostas relativas a cada
área. Em suma, você vai perceber que a
aplicação não é nada difícil – o mais
trabalhoso talvez seja, neste caso,
formular as soluções exatas para cada
uma das questões. Mas você perceberá
que, com isso, os processos ficarão
muito mais ágeis e você e seu time
https://www.treasy.com.br/blog/gestao-empresarial
https://www.treasy.com.br/blog/planejamento-estrategico-tatico-e-operacional
https://www.treasy.com.br/blog/planejamento-estrategico-tatico-e-operacional
https://artia.com/blog/o-que-e-um-projeto/?utm_source=treasy&utm_medium=referral&utm_campaign=projeto
poderão tomar decisões mais
embasadas.
Em qual momento posso
considerar aplicar a
ferramenta?
Em tese, o 5W2H pode ser aplicado
em inúmeras situações – e não só na sua
empresa, mas na sua vida também.
Afinal, esta é uma ferramenta criada
para aprimorar o planejamento de
qualquer atividade. Imagine, por
exemplo, organizar uma viagem com
amigos: só o fato de montar uma tabela
com a metodologia 5W2H vai te ajudar
a ter muito mais controle de tudo,
sobretudo dos gastos. Agora, pense na
sua empresa. A ferramenta pode ser útil
nas mais diversas ocasiões – desde o
lançamento de um novo produto até a
redução do consumo de água por
funcionários, por exemplo. De acordo
com o que temos observado, estes são
outros casos em que o 5W2H pode fazer
a diferença:
● no planejamento estratégico para
tornar uma empresa mais
lucrativa;
● na manutenção de máquinas de
uma indústria;
● na definição de um processo de
recrutamento e seleção de
pessoal;
● no aumento da sua carteira de
clientes.
Quando utilizar o 5W2H?
Devido a simplicidade e praticidade
do 5W2H, ele pode ser aplicado nos
mais diversos âmbitos, inclusive no dia
a dia, para programar um passeio em
família por exemplo. Ou seja, ele pode
ser utilizado em qualquer atividade, pois
seu principal objetivo é aprimorar o
planejamento de alguma coisa. Porém,
as atividades mais comuns nas quais a
ferramenta é aplicada são:
Criação de plano de ação: o 5W2H
pode auxiliar na elaboração de plano de
ação para resolver um problema ou
atingir determinado objetivo ou meta.
Um exemplo comum do uso de plano de
ação com a ferramenta 5W2H é na
tratativa de não conformidades. Após
identificar a causa raiz de uma não
conformidade, o 5W2H pode ser
utilizado sozinho ou em conjunto com
outras ferramentas para a elaboração de
um plano de ação que seja efetivo para
sanar a causa raiz do problema.
Definição de um processo ou
projeto: o uso do 5W2H pode funcionar
como um guia para identificar e orientar
a definição das atividades de um
processo ou projeto. A ferramenta
auxilia a definir quais são as atividades
que o processo ou projeto deveriam ter,
o porquê de cada uma das atividades
precisar ser executada, onde e quando
devem ser executadas, quem é o
responsável pelas atividades e pelo
processo ou projeto e como essas
atividades devem ser executadas.
Elaboração do planejamento
estratégico: visto que o planejamento
estratégico trata da definição de
objetivos e estratégias da organização, o
5W2H pode ser empregado para
planejar e guiar ações estratégicas
dentro da empresa que possibilitem o
aumento da competitividade da
organização e o alcance das metas
estabelecidas.
https://endeavor.org.br/planejamento-estrategico-como-fazer-e-por-onde-comecar/
https://endeavor.org.br/recrutamento-e-selecao/
https://endeavor.org.br/recrutamento-e-selecao/
https://endeavor.org.br/recrutamento-e-selecao/
As perguntas que a ferramenta
apresenta respondem pontos
fundamentais da execução e ajudam a
garantir que nenhuma etapa ou atividade
seja esquecida ou deixada de lado.
Entretanto, é importante ressaltar que
toda atenção é necessária durante a
execução da ferramenta, pois por se
tratar de perguntas relativamente
simples, enganos ou omissão de
informações relevantes podem
acontecer e, como consequência, os
resultados esperados não serão
alcançados.
Como fazer o 5W2H?
- O uso do 5W2H pode ser resumido em
3 passos:
Defina no que a metodologia
será utilizada, por exemplo: projeto,
processo, etc.
Com o apoio de uma planilha
modelo, software, aplicativo ou até
mesmo de um formulário em papel,
tenha em mãos a estrutura com as 7
perguntas do 5W2H;
Reflita sobre o assunto e
responda todas as perguntas de maneira
concisa, objetiva e detalhada o
suficiente para que cada resposta fique
compreensível e clara.
Uma dica importante: procure
sempre lembrar do objetivo final, ou
seja, daquilo que você deseja alcançar
usando o 5W2H enquanto estiver
respondendo os questionamentos. Isso é
importante para que a ação planejada
atinja o seu propósito.
Uma abordagem interessante é
passar o planejamento feito por meio da
ferramenta para a revisão de uma outra
pessoa, ou até mesmo construir o
planejamento executando o questionário
em grupo. Assim, as informações e
expectativas ficarão alinhadas evitando
a geração de dúvidas e vieses.
● A ferramenta funciona como
uma espécie
de checklist composto por sete
perguntas específicas e que tem
as iniciais de suas
palavras-chave (em inglês). As
perguntas que compõem o
5W2H são:
WHAT: o que será feito? – Aqui
deve-se determinar a intenção do que se
pretende realizar, ou seja, definir e
descrever o que será feito de fato. Por
exemplo: criação de um ambiente de
descanso e leitura para colaboradores.
WHY: por que será feito? – Trata-se da
justificativa para o desenvolvimento do
que foi proposto. Por exemplo: para
proporcionar uma oportunidade de
relaxamento e pausa para melhorar a
qualidade de vida dos colaboradores e
consequentemente enriquecendo suas
entregas.
WHERE: onde será feito? – Definição
do local de realização. Este local pode
ser físico ou até mesmo um
departamento ou setor de uma empresa.
Por exemplo: na sala 2 disponível no
subsolo da empresa.
WHEN: quando será feito? – O tempo
de execução – cronograma e prazos para
a execução.
WHO: por quem será feito? – Deve-se
definir quem ou qual área será
responsável pela execução do que foi
definido. Por mais que uma área seja a
responsável, uma boa prática é escolher
um líder, ou seja, alguém que será
encarregado de gerenciar a execução do
que foi proposto.
HOW: como será feito? – Os métodos
ou estratégias utilizadas para a
condução do que foi estabelecido devem
ser definidos para que o que foi
idealizado seja executado da melhor
forma.
HOW MUCH: quanto custará?Definição do custo e investimento
necessário para a realização do que foi
proposto.
Existem variações da
ferramenta: o 5W1H e o 5W3H. O
5W1H é idêntico ao 5W2H, porém sem
a pergunta How much? (quanto
custará?). Essa variação se torna
interessante em casos em que o custo do
que foi definido é muito baixo ou
irrelevante.
Já o 5W3H inclui a
pergunta How many? (quantos – no
sentido de quantidade) como um
complemento extra à ferramenta. Essa
variação pode ser utilizada em cenários
onde é importante quantificar quaisquer
outros elementos além de custos, como
por exemplo para responder perguntas
como: Quantos equipamentos vou
precisar substituir? Quantas pessoas
serão impactadas? Entre outras.
➢ Quais as Vantagens do
5W2H.
1 - É Simples de ser Aplicada.
É exatamente por a
ferramenta 5W2H ser simples de aplicar
que ela consegue se diferenciar de
muitas outras ferramentas.
Também é importante
ressaltarmos que a ferramenta 5W2H é
utilizada em muitos projetos complexos
como por exemplo na Gestão
Orçamentária, Elaboração do Plano de
Negócios e a criação do Mapa
Estratégico.
2 - Funciona em qualquer tipo de
negócio.
Não queremos ser redundantes,
porém, mais um vez, a simplicidade da
ferramenta faz com que a sua
implementação não necessite de uma
grande gama de conhecimentos sobre
gestão.
E por isso que a sua aplicação
pode ser feita em micro e pequenas
empresas. E acredite se quiser... Pode
ser aplicada até mesmo no contexto
pessoal para a solução de algum
problema ou atingir algum objetivo.
3 - Garante o cumprimento de prazos
e tarefas.
Se todas as perguntas do 5W2H
são respondidas, logo os responsáveis
não terão dúvidas sobre as atividades
que precisam ser executadas.
Isso traz para a empresa aumento
na produtividade e produz impactos
positivos em suas finanças.
4 - Facilita a Criação Planos de Ação.
Uma empresa que não possui um
planejamento estratégico, que não
possui nenhum tipo de meta,
dificilmente sobreviverá por muito
tempo no mercado. Porém, somente ter
metas definidas não fará com que a
empresa atinja os resultados
pretendidos.
É aí que chegamos em uma dos
maiores desafios dos micro e pequenos
empresários e daqueles que começam a
empreender… eles não sabem construir
planos de ação.
A ferramenta 5WH2 viabiliza e
facilita esta criação de maneira prática e
simples.
5 - Otimiza os Processos Internos.
A ferramenta consegue, como já
dissemos, fornecer uma visão do todo.
A partir desta visão, podemos entender
melhor os recursos disponíveis, saber
direcionar as pessoas corretas para as
ações certas e podemos entender o que
realmente é ou não é necessário para o
atingimento do objetivo.
❖ Referencial:
https://eunoauge.com.br/gestao-estrat
egica/entenda-o-que-e-5w2h-e-quais-a
s-vantagens-de-aplicar-na-sua-empres
a
https://ferramentasdaqualidade.org/5
w2h/
https://endeavor.org.br/pessoas/5w2h/
https://www.treasy.com.br/blog/5w2h/
https://eunoauge.com.br/gestao-estrategica/a-importancia-do-mapa-estrategico-para-o-crescimento-da-sua-empresa
https://eunoauge.com.br/gestao-estrategica/a-importancia-do-mapa-estrategico-para-o-crescimento-da-sua-empresa
https://eunoauge.com.br/gestao-estrategica/entenda-o-que-e-5w2h-e-quais-as-vantagens-de-aplicar-na-sua-empresa
https://eunoauge.com.br/gestao-estrategica/entenda-o-que-e-5w2h-e-quais-as-vantagens-de-aplicar-na-sua-empresa
https://eunoauge.com.br/gestao-estrategica/entenda-o-que-e-5w2h-e-quais-as-vantagens-de-aplicar-na-sua-empresa
https://eunoauge.com.br/gestao-estrategica/entenda-o-que-e-5w2h-e-quais-as-vantagens-de-aplicar-na-sua-empresa
https://ferramentasdaqualidade.org/5w2h/
https://ferramentasdaqualidade.org/5w2h/
https://endeavor.org.br/pessoas/5w2h/
https://www.treasy.com.br/blog/5w2h/