APOSTILA ASSISTENTE ADMINISTRATIVO

Prévia do material em texto

Assistente Administrativo 
EDITAL Nº 001/2021, DE 14 DE ABRIL DE 2021 
 
 
 
 
 
 
Conhecimentos Específicos 
 
1. Atos Administrativos: conceito, requisitos, atributos, discricionariedade e vinculação; 
classificação; espécies, motivação, anulação, revogação e extinção; 
2. Redação oficial: Correspondência oficial;Digitação qualitativa, abreviações e formas de 
tratamento; Expressões e vocábulos latinos de uso frequente nas comunicações 
administrativas oficiais; Documentos e modelos; Comunicação escrita e oral; Normas 
para elab- oração de textos, envelope e endereçamentos postais; Correspondência e Atos 
Oficiais. Modelos oficiais, ofícios e requerimentos.. Abreviaturas, siglas e símbolos. 
Documentos Oficiais - Leis, Decretos, Resoluções, Portarias, Apostilas etc. 
3. Contabilidade básica. 
4. Documentação e arquivo: pesquisa, documentação, arquivo, sistema e métodos de 
arquivamento e normas para arquivo; Noções arquivísticas; 
5. Técnicas secretariais: Organizar e secretariar reuniões; 
6. Organização e controle de eventos: reserva de passagens, hospedagem, ressarcimentos, 
logística e infraestrutura 
7. Qualidade na prestação de serviços e no atendimento presencial, virtual e telefônico; 
Postura de atendimento; Atendimento ao pú- blico. 
8. Elaboração de atas e relatórios. 
9. Noções de Administração e Planejamento. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
CONHECIMENTOS ESPECÍFICOS 
ASSISTENTE ADMINISTRATIVO 
1 
 
 
 
 
Conceito 
Hely Lopes Meirelles conceitua ato administrativo como sendo 
“toda manifestação unilateral de vontade da Administração Pública 
que, agindo nessa qualidade, tenha por fim imediato adquirir, res- 
guardar, transferir, modificar, extinguir e declarar direitos, ou impor 
obrigações aos administrados ou a si própria”. 
Já Maria Sylvia Zanella Di Pietro explana esse tema, como: “a 
declaração do Estado ou de quem o represente, que produz efeitos 
jurídicos imediatos, com observância da lei, sob regime jurídico de 
direito público e sujeita a controle pelo Poder Judiciário”. 
O renomado, Celso Antônio Bandeira de Mello, por sua vez, 
explica o conceito de ato administrativo de duas formas. São elas: 
A) Primeira: em sentido amplo, na qual há a predominância de 
atos gerais e abstratos. Exemplos: os contratos administrativos e os 
regulamentos. 
No sentido amplo, de acordo com o mencionado autor, o ato 
administrativo pode, ainda, ser considerado como a “declaração do 
Estado (ou de quem lhe faça as vezes – como, por exemplo, um 
concessionário de serviço público), no exercício de prerrogativas 
públicas, manifestada mediante providências jurídicas complemen- 
tares da lei a título de lhe dar cumprimento, e sujeitas a controle de 
legitimidade por órgão jurisdicional”. 
B) Segunda: em sentido estrito, no qual acrescenta à definição 
anterior, os atributos da unilateralidade e da concreção. Desta for- 
ma, no entendimento estrito de ato administrativo por ele expos- 
ta, ficam excluídos os atos convencionais, como os contratos, por 
exemplo, bem como os atos abstratos. 
Embora haja ausência de uniformidade doutrinária, a partir da 
análise lúcida do tópico anterior, acoplada aos estudos dos concei- 
tos retro apresentados, é possível extrair alguns elementos funda- 
mentais para a definição dos conceitos do ato administrativo. 
De antemão, é importante observar que, embora o exercício 
da função administrativa consista na atividade típica do Poder Exe- 
cutivo, os Poderes Legislativo e Judiciário, praticam esta função 
de forma atípica, vindo a praticar, também, atos administrativos. 
Exemplo: ao realizar concursos públicos, os três Poderes devem no- 
mear os aprovados, promovendo licitações e fornecendo benefícios 
legais aos servidores, dentre outras atividades. Acontece que em 
todas essas atividades, a função administrativa estará sendo exerci- 
da que, mesmo sendo função típica, mas, recordemos, não é função 
exclusiva do Poder Executivo. 
Denota-se também, que nem todo ato praticado no exercício 
da função administrativa é ato administrativo, isso por que em inú- 
meras situações, o Poder Público pratica atos de caráter privado, 
desvestindo-se das prerrogativas que conformam o regime jurídico 
de direito público e assemelhando-se aos particulares. Exemplo: a 
emissão de um cheque pelo Estado, uma vez que a referida provi- 
dência deve ser disciplinada exclusivamente por normas de direito 
privado e não público. 
Há de se desvencilhar ainda que o ato administrativo pode ser 
praticado não apenas pelo Estado, mas também por aquele que 
o represente. Exemplo: os órgãos da Administração Direta, bem 
como, os entes da Administração Indireta e particulares, como 
acontece com as permissionárias e com as concessionárias de ser- 
viços públicos. 
Destaca-se, finalmente, que o ato administrativo por não apre- 
sentar caráter de definitividade, está sujeito a controle por órgão 
jurisdicional. Em obediência a essas diretrizes, compreendemos 
que ato administrativo é a manifestação unilateral de vontade pro- 
veniente de entidade arremetida em prerrogativas estatais ampara- 
das pelos atributos provenientes do regime jurídico de direito públi- 
co, destinadas à produção de efeitos jurídicos e sujeitos a controle 
judicial específico. 
 
Em suma, temos: 
ATO ADMINISTRATIVO: é a manifestação unilateral de vontade 
proveniente de entidade arremetida em prerrogativas estatais am- 
paradas pelos atributos provenientes do regime jurídico de direito 
público, destinadas à produção de efeitos jurídicos e sujeitos a con- 
trole judicial específico. 
 
ATOS ADMINISTRATIVOS EM SENTIDO AMPLO 
Atos de Direito Privado 
Atos materiais 
Atos de opinião, conhecimento, juízo ou valor 
Atos políticos 
Contratos 
Atos normativos 
Atos normativos em sentido estrito e propriamente ditos 
 
Requisitos 
A lei da Ação Popular, Lei nº 4.717/1965, aponta a existência 
de cinco requisitos do ato administrativo. São eles: competência, 
finalidade, forma, motivo e objeto. É importante esclarecer que a 
falta ou o defeito desses elementos pode resultar. 
De acordo com o a gravidade do caso em consideração, em 
simples irregularidade com possibilidade de ser sanada, invalidan- 
do o ato do ato, ou até mesmo o tornando inexistente. 
No condizente à competência, no sentido jurídico, esta palavra 
designa a prerrogativa de poder e autorização de alguém que está 
legalmente autorizado a fazer algo. Da mesma maneira, qualquer 
pessoa, ainda que possua capacidade e excelente rendimento para 
fazer algo, mas não alçada legal para tal, deve ser considerada in- 
competente em termos jurídicos para executar tal tarefa. 
Pensamento idêntico é válido para os órgãos e entidades pú- 
blicas, de forma que, por exemplo, a Agência Nacional de Aviação 
Civil (ANAC) não possui competência para conferir o passaporte e 
liberar a entrada de um estrangeiro no Brasil, tendo em vista que o 
controle de imigração brasileiro é atividade exclusiva e privativa da 
Polícia Federal. 
Nesse sentido, podemos conceituar competência como sendo 
o acoplado de atribuições designadas pelo ordenamento jurídico às 
pessoas jurídicas, órgãos e agentes públicos, com o fito de facilitar 
o desempenho de suas atividades. 
A competência possui como fundamento do seu instituto a di- 
visão do trabalho com ampla necessidade de distribuição do con- 
junto das tarefas entre os agentes públicos. Desta forma, a distri- 
buição de competências possibilita a organização administrativa 
do Poder Público, definindo quais as tarefas cabíveis a cada pessoa 
política, órgão ou agente. 
ATOS ADMINISTRATIVOS: CONCEITO, REQUISITOS, 
ATRIBUTOS, DISCRICIONARIEDADE E VINCULAÇÃO; 
CLASSIFICAÇÃO; ESPÉCIES, MOTIVAÇÃO, ANULAÇÃO, 
REVOGAÇÃO E EXTINÇÃO 
CONHECIMENTOS ESPECÍFICOS 
ASSISTENTE ADMINISTRATIVO 
2 
 
 
Relativo à competência com aplicação de multa por infração à 
legislação do imposto de renda, dentre as pessoas políticas, a União 
é a competente para instituir, fiscalizar e arrecadar oimposto e tam- 
bém para estabelecer as respectivas infrações e penalidades. Já em 
relação à instituição do tributo e cominação de penalidades, que 
é de competência do legislativo, dentre os Órgãos Constitucionais 
da União, o Órgão que possui tal competência, é o Congresso Na- 
cional no que condizente à fiscalização e aplicação das respectivas 
penalidades. 
 
Em relação às fontes, temos as competências primária e secun- 
dária. Vejamos a definição de cada uma delas nos tópicos abaixo: 
a) Competência primária: quando a competência é estabeleci- 
da pela lei ou pela Constituição Federal. 
b) Competência Secundária: a competência vem expressa em 
normas de organização, editadas pelos órgãos de competência pri- 
mária, uma vez que é produto de um ato derivado de um órgão ou 
agente que possui competência primária. 
 
Entretanto, a distribuição de competência não ocorre de forma 
aleatória, de forma que sempre haverá um critério lógico informan- 
do a distribuição de competências, como a matéria, o território, a 
hierarquia e o tempo. Exemplo disso, concernente ao critério da 
matéria, é a criação do Ministério da Saúde. 
Em relação ao critério territorial, a criação de Superintendên- 
cias Regionais da Polícia Federal e, ainda, pelo critério da hierarquia, 
a criação do Conselho Administrativo de Recursos Fiscais (CARF), 
órgão julgador de recursos contra as decisões das Delegacias da Re- 
ceita Federal de Julgamento criação da Comissão Nacional da Ver- 
dade que trabalham na investigação de violações graves de Direitos 
Humanos nos períodos entre 18.09.1946 e 05.10.1988, que resulta 
na combinação dos critérios da matéria e do tempo. 
A competência possui como características: 
a) Exercício obrigatório: pelos órgãos e agentes públicos, uma 
vez que se trata de um poder-dever de ambos. 
b) Irrenunciável ou inderrogável: isso ocorre, seja pela vonta- 
de da Administração, ou mesmo por acordo com terceiros, uma vez 
que é estabelecida em decorrência do interesse público. Exemplo: 
diante de um excessivo aumento da ocorrência de crimes graves e 
da sua diminuição de pessoal, uma delegacia de polícia não poderá 
jamais optar por não mais registrar boletins de ocorrência relativos 
a crimes considerados menos graves. 
c) Intransferível: não pode ser objeto de transação ou acordo 
com o fulcro de ser repassada a responsabilidade a outra pessoa. 
Frise-se que a delegação de competência não provoca a transfe- 
rência de sua titularidade, porém, autoriza o exercício de deter- 
minadas atribuições não exclusivas da autoridade delegante, que 
poderá, conforme critérios próprios e a qualquer tempo, revogar a 
delegação. 
d) Imodificável: não admite ser modificada por ato do agente, 
quando fixada pela lei ou pela Constituição, uma vez que somente 
estas normas poderão alterá-la. 
e) Imprescritível: o agente continua competente, mesmo que 
não tenha sido utilizada por muito tempo. 
f) Improrrogável: com exceção de disposição expressa prevista 
em lei, o agente incompetente não passa a ser competente pelo 
mero fato de ter praticado o ato ou, ainda, de ter sido o primeiro a 
tomar conhecimento dos fatos que implicariam a motivação de sua 
prática. 
Cabem dentro dos critérios de competência a delegação e a 
avocação, que podem ser definidas da seguinte forma: 
a) Delegação de competência: trata-se do fenômeno por in- 
termédio do qual um órgão administrativo ou um agente público 
delega a outros órgãos ou agentes públicos a tarefa de executar 
parte das funções que lhes foram atribuídas. Em geral, a delegação 
é transferida para órgão ou agente de plano hierárquico inferior. 
No entanto, a doutrina contemporânea considera, quando justifi- 
cadamente necessário, a admissão da delegação fora da linha hie- 
rárquica. 
Considera-se ainda que o ato de delegação não suprime a atri- 
buição da autoridade delegante, que continua competente para o 
exercício das funções cumulativamente com a autoridade a que foi 
delegada a função. Entretanto, cada agente público, na prática de 
atos com fulcro nos poderes que lhe foram atribuídos, agirá sempre 
em nome próprio e, respectivamente irá responder por seus atos. 
Por todas as decisões que tomar. Do mesmo modo, adotando 
cautelas parecidas, a autoridade delegante da ação também pode- 
rá revogar a qualquer tempo a delegação realizada anteriormen- 
te. Desta maneira, a regra geral é a possibilidade de delegação de 
competências, só deixando esta de ser possível se houver quaisquer 
impedimentos legais vigentes. 
 
É importante conhecer a respeito da delegação de competên- 
cia o disposto na Lei 9.784/1999, Lei do Processo Administrativo 
Federal, que tendo tal norma aplicada somente no âmbito federal, 
incorporou grande parte da orientação doutrinária existente, dis- 
pondo em seus arts. 11 a 14: 
 
Art. 11. A competência é irrenunciável e se exerce pelos órgãos 
administrativos a que foi atribuída como própria, salvo os casos de 
delegação e avocação legalmente admitidos. 
Art. 12. Um órgão administrativo e seu titular poderão, se não 
houver impedimento legal, delegar parte da sua competência a ou- 
tros órgãos ou titulares, ainda que estes não lhe sejam hierarquica- 
mente subordinados, quando for conveniente, em razão de circuns- 
tâncias de índole técnica, social, econômica, jurídica ou territorial. 
Parágrafo único. O disposto no caput deste artigo aplica-se à 
delegação de competência dos órgãos colegiados aos respectivos 
presidentes. 
Art. 13. Não podem ser objeto de delegação: 
I - a edição de atos de caráter normativo; 
II - a decisão de recursos administrativos; 
III - as matérias de competência exclusiva do órgão ou autori- 
dade. 
Art. 14. O ato de delegação e sua revogação deverão ser publi- 
cados no meio oficial. 
§ 1º O ato de delegação especificará as matérias e poderes 
transferidos, os limites da atuação do delegado, a duração e os ob- 
jetivos da delegação e o recurso cabível, podendo conter ressalva 
de exercício da atribuição delegada. 
§ 2º O ato de delegação é revogável a qualquer tempo pela 
autoridade delegante. 
§ 3º As decisões adotadas por delegação devem mencionar 
explicitamente esta qualidade e considerar-se-ão editadas pelo de- 
legado. 
Convém registrar que a delegação é ato discricionário, que 
leva em conta para sua prática circunstâncias de índole técnica, so- 
cial, econômica, jurídica ou territorial, bem como é ato revogável 
a qualquer tempo pela autoridade delegante, sendo que o ato de 
delegação bem como a sua revogação deverão ser expressamente 
publicados no meio oficial, especificando em seu ato as matérias e 
poderes delegados, os parâmetros de limites da atuação do delega- 
do, o recurso cabível, a duração e os objetivos da delegação. 
CONHECIMENTOS ESPECÍFICOS 
ASSISTENTE ADMINISTRATIVO 
3 
 
 
Importante ressaltar: 
Súmula 510 do STF: Praticado o ato por autoridade, no exercí- 
cio de competência delegada, contra ela cabe o mandado de segu- 
rança ou a medida judicial. 
Com fundamento nessa orientação, o STF decidiu no julgamen- 
to do MS 24.732 MC/DF, que o foro da autoridade delegante não 
poderá ser transmitido de forma alguma à autoridade delegada. 
Desta forma, tendo sido o ato praticado pela autoridade delegada, 
todas e quaisquer medidas judiciais propostas contra este ato deve- 
rão respeitar o respectivo foro da autoridade delegada. 
 
Seguindo temos: 
a) Avocação: trata-se do fenômeno contrário ao da delegação e 
se resume na possibilidade de o superior hierárquico trazer para si 
de forma temporária o devido exercício de competências legalmen- 
te estabelecidas para órgãos ou agentes hierarquicamente inferio- 
res. Diferentemente da delegação, não cabe avocação fora da linha 
de hierarquia, posto que a utilização do instituto é dependente de 
poder de vigilância e controle nas relações hierarquizadas. 
Vejamos a diferença entre a avocação com revogação de dele- 
gação: 
• Na avocação, sendo sua providência de forma excepcional e 
temporária, nos termos do art. 15 daLei 9.787/1999, a competên- 
cia é de forma originária e advém do órgão ou agente subordinado, 
sendo que de forma temporária, passa a ser exercida pelo órgão ou 
autoridade avocante. 
• Já na revogação de delegação, anteriormente, a competên- 
cia já era de forma original da autoridade ou órgão delegante, que 
achou por conveniência e oportunidade revogar o ato de delega- 
ção, voltando, por conseguinte a exercer suas atribuições legais por 
cunho de mão própria. 
 
Finalmente, adverte-se que, apesar de ser um dever ser exer- 
cido com autocontrole, o poder originário de avocar competência 
também se constitui em regra na Administração Pública, uma vez 
que é inerente à organização hierárquica como um todo. Entretan- 
to, conforme a doutrina de forma geral, o órgão superior não pode 
avocar a competência do órgão subordinado em se tratando de 
competências exclusivas do órgão ou de agentes inferiores atribu- 
ídas por lei. Exemplo: Secretário de Segurança Pública, mesmo es- 
tando alguns degraus hierárquicos acima de todos os Delegados da 
Polícia Civil, não poderá jamais avocar para si a competência para 
presidir determinado inquérito policial, tendo em vista que esta 
competência é exclusiva dos titulares desses cargos. 
Não convém encerrar esse tópico acerca da competência sem 
mencionarmos a respeito dos vícios de competência que é concei- 
tuado como o sofrimento de algum defeito em razão de problemas 
com a competência do agente que o pratica que se subdivide em: 
a) Excesso de poder: acontece quando o agente que pratica o 
ato acaba por exceder os limites de sua competência, agindo além 
das providências que poderia adotar no caso concreto, vindo a pra- 
ticar abuso de poder. O vício de excesso de poder nem sempre po- 
derá resultar em anulação do ato administrativo, tendo em vista 
que em algumas situações será possível convalidar o ato defeituoso. 
b) Usurpação de função: ocorre quando uma pessoa exerce 
atribuições próprias de um agente público, sem que tenha esse 
atributo ou competência. Exemplo: uma pessoa que celebra casa- 
mentos civis fingindo ser titular do cargo de juiz. 
c) Função de fato: ocorre quando a pessoa que pratica o ato 
está irregularmente investida no cargo, emprego ou função pública 
ou ainda que, mesmo devidamente investida, existe qualquer tipo 
de impedimento jurídico para a prática do ato naquele momento. 
Na função de fato, o agente pratica o ato num contexto que tem 
toda a aparência de legalidade. Por esse motivo, em decorrência da 
teoria da aparência, desde que haja boa-fé do administrado, esta 
deve ser respeitada, devendo, por conseguinte, ser considerados 
válidos os atos, como se fossem praticados pelo funcionário de fato. 
Em suma, temos: 
 
 
 
 
Relativo à finalidade, denota-se que a finalidade pública é uma 
das características do princípio da impessoalidade. Nesse diapasão, 
a Administração não pode atuar com o objetivo de beneficiar ou 
prejudicar determinadas pessoas, tendo em vista que seu compor- 
tamento deverá sempre ser norteado pela busca do interesse públi- 
co. Além disso, existe determinada finalidade típica para cada tipo 
de ato administrativo. 
Assim sendo, identifica-se no ato administrativo duas espécies 
de finalidade pública. São elas: 
a) Geral ou mediata: consiste na satisfação do interesse públi- 
co considerado de forma geral. 
b) Pública específica ou imediata: é o resultado específico pre- 
visto na lei, que deve ser alcançado com a prática de determinado 
ato. 
Está relacionada ao atributo da tipicidade, por meio do qual a 
lei dispõe uma finalidade a ser alcançada para cada espécie de ato. 
 
Destaca-se que o descumprimento de qualquer dessas finali- 
dades, seja geral ou específica, resulta no vício denominado desvio 
de poder ou desvio de finalidade. O desvio de poder é vício que não 
pode ser sanado, e por esse motivo, não pode ser convalidado. 
A Lei de Ação Popular, Lei 4.717/1965 em seu art. 2º, parágra- 
fo único, alínea e, estabelece que “o desvio de finalidade se veri- 
fica quando o agente pratica o ato visando a fim diverso daquele 
previsto, explícita ou implicitamente, na regra de competência”. 
Destaque-se que por via de regra legal atributiva de competência 
estatui de forma explícita ou implicitamente, os fins que devem ser 
seguidos e obedecidos pelo agente público. Caso o ato venha a ser 
praticado visando a fins diversos, verificar-se-á a presença do vício 
de finalidade. 
CONHECIMENTOS ESPECÍFICOS 
ASSISTENTE ADMINISTRATIVO 
4 
 
 
O desvio de finalidade, segundo grandes doutrinadores, se ve- 
rifica em duas hipóteses. São elas: 
a) o ato é formalmente praticado com finalidade diversa da 
prevista por lei. Exemplo: remover um funcionário com o objetivo 
de punição. 
b) ocorre quando o ato, mesmo formalmente editado com a 
finalidade legal, possui, na prática, o foco de atender a fim de inte- 
resse particular da autoridade. Exemplo: com o objetivo de perse- 
guir inimigo, ocorre a desapropriação de imóvel alegando interesse 
público. 
 
Em resumo, temos: 
 
FINALIDADE PÚBLICA 
Específica ou Imediata e 
Geral ou Mediata 
 
 
DESVIO DE FINALIDADE 
OU DESVIO DE PODER 
Ato praticado com finalidade diver- 
sa da prevista em Lei. 
e 
Ato praticado formalmente com 
finalidade prevista em Lei, porém, 
visando a atender a fins pessoais 
de autoridade. 
 
Concernente à forma, averígua-se na doutrina duas formas dis- 
tintas de definição como requisito do ato administrativo. São elas: 
A) De caráter mais restrito, demonstrando que a forma é o 
modo de exteriorização do ato administrativo. 
 
B) Considera a forma de natureza mais ampla, incluindo no 
conceito de forma apenas o modo de exteriorização do ato, bem 
como todas as formalidades que devem ser destacadas e observa- 
das no seu curso de formação. 
 
Ambas as acepções estão meramente corretas, cuidando-se 
simplesmente de modos diferentes de examinar a questão, sendo 
que a primeira analisa a forma do ato administrativo sob o aspecto 
exterior do ato já formado e a segunda, analisa a dinâmica da for- 
mação do ato administrativo. 
 
Via de regra, no Direito Privado, o que prevalece é a liberdade 
de forma do ato jurídico, ao passo que no Direito Público, a regra é 
o formalismo moderado. O ato administrativo não precisa ser reves- 
tido de formas rígidas e solenes, mas é imprescindível que ele seja 
escrito. Ainda assim, tal exigência, não é absoluta, tendo em vista 
que em alguns casos, via de regra, o agente público tem a possibi- 
lidade de se manifestar de outra forma, como acontece nas ordens 
verbais transmitidas de forma emergencial aos subordinados, ou, 
ainda, por exemplo, quando um agente de trânsito transmite orien- 
tações para os condutores de veículos através de silvos e gestos. 
Pondera-se ainda, que o ato administrativo é denominado vício 
de forma quando é enviado ou emitido sem a obediência à forma e 
sem cumprimento das formalidades previstas em lei. Via de regra, 
considera-se plenamente possível a convalidação do ato adminis- 
trativo que contenha vício de forma. No entanto, tal convalidação 
não será possível nos casos em que a lei estabelecer que a forma é 
requisito primordial à validade do ato. 
Devemos explanar também que a motivação declarada e escri- 
ta dos motivos que possibilitaram a prática do ato, quando for de 
caráter obrigatório, integra a própria forma do ato. Desta maneira, 
quando for obrigatória, a ausência de motivação enseja vício de for- 
ma, mas não vício de motivo. 
Porém, de forma diferente, sendo o motivo declinado pela au- 
toridade e comprovadamente ilícito ou falso, o vício consistirá no 
elemento motivo. 
 
Motivo 
O motivo diz respeito aos pressupostos de fato e de direito que 
estabelecem ou autorizam a edição do ato administrativo. 
Quando a autoridade administrativa não tem margem para de- 
cidir a respeito da conveniência e oportunidade para editar o ato 
administrativo, diz-se que este é ato vinculado. No condizente ao 
ato discricionário, comohá espaço de decisão para a autoridade 
administrativa, a presença do motivo simplesmente autoriza a prá- 
tica do ato. 
 
Nesse diapasão, existem também o motivo de direito que se 
trata da abstrata previsão normativa de uma situação que ao ser 
verificada no mundo concreto que autoriza ou determina a prática 
do ato, ao passo que o motivo de fato é a concretização no mundo 
empírico da situação prevista em lei. 
Assim sendo, podemos esclarecer que a prática do ato adminis- 
trativo depende da presença adjunta dos motivos de fato e de direi- 
to, posto que para isso, são imprescindíveis à existência abstrata de 
previsão normativa bem como a ocorrência, de fato concreto que 
se integre à tal previsão. 
De acordo com a doutrina, o vício de motivo é passível de ocor- 
rer nas seguintes situações: 
a) quando o motivo é inexistente. 
b) quando o motivo é falso. 
c) quando o motivo é inadequado. 
 
É de suma importância estabelecer a diferença entre motivo e 
motivação. Vejamos: 
• Motivo: situação que autoriza ou determina a produção do 
ato administrativo. Sempre deve estar previsto no ato administrati- 
vo, sob pena de nulidade, sendo que sua ausência de motivo legíti- 
mo ou ilegítimo é causa de invalidação do ato administrativo. 
• Motivação: é a declinação de forma expressa do motivo, sen- 
do a declaração das razões que motivaram à edição do ato. Já a mo- 
tivação declarada e expressa dos motivos dos atos administrativos, 
via de regra, nem sempre é exigida. Porém, se for obrigatória pela 
lei, sua ausência causará invalidade do ato administrativo por vício 
de forma, e não de motivo. 
 
Convém ressaltar que a Lei 9.784/1999, que regulamenta o 
processo administrativo na esfera federal, dispõe no art. 50, o se- 
guinte: 
Art. 50. Os atos administrativos deverão ser motivados, com 
indicação dos fatos e dos fundamentos jurídicos, quando: 
I - neguem, limitem ou afetem direitos ou interesses; 
II - imponham ou agravem deveres, encargos ou sanções; 
III - decidam processos administrativos de concurso ou seleção 
pública; 
IV - dispensem ou declarem a inexigibilidade de processo lici- 
tatório; 
V - decidam recursos administrativos; 
VI - decorram de reexame de ofício; 
VII - deixem de aplicar jurisprudência firmada sobre a questão 
ou discrepem de pareceres, laudos, propostas e relatórios oficiais; 
VIII - importem anulação, revogação, suspensão ou convalida- 
ção de ato administrativo. 
CONHECIMENTOS ESPECÍFICOS 
ASSISTENTE ADMINISTRATIVO 
5 
 
 
Prevê a mencionada norma em seu § 1º, que a motivação deve 
ser explícita, clara e congruente, podendo consistir em declaração 
de concordância com fundamentos de anteriores pareceres, infor- 
mações, decisões ou propostas, que, nesse caso, serão parte inte- 
grante do ato. Tal hipótese é denominada pela doutrina de “motiva- 
ção aliunde” que significa motivação “em outro local”, mas que está 
sendo admitida no direito brasileiro. 
 
A motivação dos atos administrativos 
É a teoria dos motivos determinantes. Convém explicitar a res- 
peito da motivação dos atos administrativo e da teoria dos motivos 
determinantes que se baseia na ideia de que mesmo a lei não exi- 
gindo a motivação, se o ato administrativo for motivado, ele só terá 
validade se os motivos declarados forem verdadeiros. 
 
Exemplo 
A doutrina cita o caso do ato de exoneração ad nutum de ser- 
vidor ocupante de cargo comissionado, uma vez que esse tipo de 
ato não exige motivação. Entretanto, caso a autoridade competente 
venha a alegar que a exoneração transcorre da falta de pontualida- 
de habitual do comissionado, a validade do ato exoneratório virá 
a ficar na dependência da existência do motivo declarado. Já se o 
interessado apresentar a folha de ponto comprovando sua pontua- 
lidade, a exoneração, seja por via administrativa ou judicial, deverá 
ser anulada. 
É importante registrar que a teoria dos motivos determinantes 
pode ser aplicada tanto aos atos administrativos vinculados quanto 
aos discricionários, para que o ato tenha sido motivado. 
Em suma, temos: 
 
• Motivo do ato administrativo 
— Definição: pressuposto de fato e direito que fundamenta a 
edição do ato administrativo. 
— Motivo de Direito: é a situação prevista na lei, de forma abs- 
trata que autoriza ou determina a prática do ato administrativo. 
— Motivo de fato: circunstância que se realiza no mundo real 
que corresponde à descrição contida de forma abstrata na lei, ca- 
racterizando o motivo de direito. 
 
VÍCIOS DE MOTIVO DO ATO ADMINISTRATIVO 
Inexistente 
Falso 
Inadequado 
 
• Teoria dos motivos determinantes 
— O ato administrativo possui sua validade vinculada aos moti- 
vos expostos mesmo que não seja exigida a motivação. 
— Só é aplicada apenas se o ato conter motivação. 
— STJ: “Não se decreta a invalidade de um ato administrativo 
quando apenas um, entre os diversos motivos determinantes, não 
está adequado à realidade fática”. 
 
Objeto 
O objeto do ato administrativo pode ser conceituado como 
sendo o efeito jurídico imediato produzido pelo ato. Em outras pala- 
vras, podemos afirmar que o objeto do ato administrativo cuida-se 
da alteração da situação jurídica que o ato administrativo se propõe 
a realizar. Desta forma, no ato impositivo de multa, por exemplo, o 
objeto é a punição do transgressor. 
Para que o ato administrativo tenha validade, seu objeto deve 
ser lícito, possível, certo e revestido de moralidade conforme os pa- 
drões aceitos como éticos e justos. 
Havendo o descumprimento dessas exigências, podem incidir 
os esporádicos vícios de objeto dos atos administrativos. Nesse sen- 
tido, podemos afirmar que serão viciados os atos que possuam os 
seguintes objetos, seguidos com alguns exemplos: 
a) Objeto lícito: punição de um servidor público com suspen- 
são por prazo superior ao máximo estabelecido por lei específica. 
b) Objeto impossível: determinação aos subordinados para 
evitar o acontecimento de chuva durante algum evento esportivo. 
c) Objeto incerto: em ato unificado, a suspensão do direito de 
dirigir das pessoas que por ventura tenham dirigido alcoolizadas 
nos últimos 12 meses, tanto as que tenham sido abordadas por au- 
toridade pública ou flagradas no teste do bafômetro. 
d) Objeto moral: a autorização concedida a um grupo de pes- 
soas específicas para a ocupação noturna de determinado trecho 
de calçada para o exercício da prostituição. Nesse exemplo, o objeto 
é tido como imoral. 
 
Atributos do Ato Administrativo 
Tendo em vista os pormenores do regime jurídico de direito 
público ou regime jurídico administrativo, os atos administrativos 
são dotados de alguns atributos que os se diferenciam dos atos pri- 
vados. 
Acontece que não há unanimidade doutrinária no condizente 
ao rol desses atributos. Entretanto, para efeito de conhecimento, 
bem como a enumeração que tem sido mais cobrada em concursos 
públicos, bem como em teses, abordaremos o conceito utilizado 
pela Professora Maria Sylvia Zanella Di Pietro. 
Nos dizeres da mencionada administrativista, os atributos dos 
atos administrativos são: 
 
• Presunção de legitimidade 
Decorre do próprio princípio da legalidade e milita em favor dos 
atos administrativos. É o único atributo presente em todos os atos 
administrativos. Pelo fato de a administração poder agir somente 
quando autorizada por lei, presume-se, por conseguinte que se a 
administração agiu e executou tal ato, observando os parâmetros 
legais. Desta forma, em decorrência da presunção de legitimidade, 
os atos administrativos presumem-se editados em conformidade 
com a lei, até que se prove o contrário. 
De forma parecida, por efeito dos princípios da moralidade e 
da legalidade, quando a administração alega algo, presume-se que 
suas alegações são verdadeiras. É o que a doutrina conceitua como 
presunção de veracidade dos atos administrativos que se cuida da 
presunção de que o ato administrativo foi editado em conformida- 
de com a lei, gerando a desconfiança de que as alegações produzi-das pela administração são verdadeiras. 
As presunções de legitimidade e de veracidade são elementos 
e qualificadoras presentes em todos os atos administrativos. No 
entanto, ambas serão sempre relativas ou juris tantum, podendo 
ser afastadas em decorrência da apresentação de prova em sentido 
contrário. Assim sendo, se o administrado se sentir prejudicado por 
algum ato que refutar ilegal ou fundado em mentiras, poderá sub- 
metê-lo ao controle pela própria administração pública, bem como 
pelo Judiciário. Já se o órgão provocado alegar que a prática não 
está em conformidade com a lei ou é fundada em alegações falsas, 
poderá proclamará a nulidade do ato, desfazendo os seus efeitos. 
Denota-se que a principal consequência da presunção de vera- 
cidade é a inversão do ônus da prova. Nesse sentido, relembremos 
que em regra, segundo os parâmetros jurídicos, o dever de provar 
é de quem alega o fato a ser provado. Desta maneira, se o particu- 
lar “X” alega que o particular “Y” cometeu ato ilícito em prejuízo 
do próprio “X”, incumbe a “X” comprovar o que está alegando, de 
maneira que, em nada conseguir provar os fatos, “Y” não poderá 
ser punido. 
CONHECIMENTOS ESPECÍFICOS 
ASSISTENTE ADMINISTRATIVO 
6 
 
 
• Imperatividade 
Em decorrência desse do atributo, os atos administrativos são 
impostos pelo Poder Público a terceiros, independentemente da 
concordância destes. Infere-se que a imperatividade é provenien- 
te do poder extroverso do Estado, ou seja, o Poder Público poderá 
editar atos, de modo unilateral e com isso, constituir obrigações 
para terceiros. A imperatividade representa um traço diferenciado 
em relação aos atos de direito privado, uma vez que estes somente 
possuem o condão de obrigar os terceiros que manifestarem sua 
expressa concordância. 
Entretanto, nem todo ato administrativo possui imperativida- 
de, característica presente exclusivamente nos atos que impõem 
obrigações ou restrições aos administrados. Pelo contrário, se o ato 
administrativo tiver por objetivo conferir direitos, como por exem- 
plo: licença, admissão, autorização ou permissão, ou, ainda, quan- 
do possuir conteúdo apenas enunciativo como certidão, atestado 
ou parecer, por exemplo, não haverá imperatividade. 
 
• Autoexecutoriedade 
Consiste na possibilidade de os atos administrativos serem exe- 
cutados diretamente pela Administração Pública, por intermédio de 
meios coercitivos próprios, sem que seja necessário a intervenção 
prévia do Poder Judiciário. 
Esse atributo é decorrente do princípio da supremacia do inte- 
resse público, típico do regime de direito administrativo, fato que 
acaba por possibilitar a atuação do Poder Público no condizente à 
rapidez e eficiência. No entender de Maria Sylvia Zanella Di Pietro, 
a autoexecutoriedade somente é possível quando estiver expressa- 
mente prevista em lei, ou, quando se tratar de medida urgente, que 
não sendo adotada de imediato, ocasionará, por sua vez, prejuízo 
maior ao interesse público. 
 
EXEMPLOS DE ATOS ADMINISTRATIVOS AUTOEXECUTÓRIOS 
Apreensão de mercadorias impróprias para o consumo humano 
Demolição de edifício em situação de risco 
Internação de pessoa com doença contagiosa 
Dissolução de reunião que ameace a segurança 
 
Por fim, ressalta-se que o princípio da inafastabilidade da pres- 
tação jurisdicional possui o condão de garantir ao particular que 
considere que algum direito seu foi lesionado ou ameaçado, possa 
livremente levar a questão ao Poder Judiciário em busca da defesa 
dos seus direitos. 
 
Tipicidade 
De antemão, infere-se que a maior parte dos autores não cita 
a tipicidade como atributo do ato administrativo. Isso ocorre pelo 
fato de tal característica não estabelecer um privilégio da adminis- 
tração, mas sim uma restrição. Se adotarmos o entendimento de 
que a título de “atributos” devemos estudar as particularidades dos 
atos administrativos que os divergem dos demais atos jurídicos, de- 
veremos incluir a tipicidade na lista. Entretanto, se entendermos 
que apenas são considerados atributos as prerrogativas que aca- 
bam por verticularizar as relações jurídicas nas quais a administra- 
ção toma parte, a tipicidade não poderia ser considerada. 
Nos termos da primeira corrente, para a Professora Maria Syl- 
via Zanella Di Pietro, a “tipicidade é o atributo pelo qual o ato admi- 
nistrativo deve corresponder a figuras definidas previamente pela 
lei como aptas a produzir determinados resultados”. Assim sendo, 
em consonância com esse atributo, para cada finalidade que a Ad- 
ministração Pública pretender alcançar, deverá haver um ato pre- 
viamente definido na lei. 
Denota-se que a tipicidade é uma consequência do princípio 
da legalidade. Esse atributo não permite à Administração praticar 
atos em desacordo com os parâmetros legais, motivo pelo qual o 
atributo da tipicidade é considerado como uma ideia contrária à da 
autonomia da vontade, por meio da qual o particular tem liberda- 
de para praticar atos desprovidos de disciplina legal, inclusive atos 
inominados. 
Ainda nos trâmites com o entendimento exposto, ressalta-se 
que a tipicidade só existe nos atos unilaterais, não se encontran- 
do presente nos contratos. Isso ocorre porque não existe qualquer 
impedimento de ordem jurídica para que a Administração venha a 
firmar com o particular um contrato inominado desprovido de regu- 
lamentação legal, desde que esta seja a melhor maneira de atender 
tanto ao interesse público como ao interesse particular. 
 
Classificação dos Atos Administrativos 
A Doutrina não é uniforme no que condiz à atribuição dada 
à diversidade dos critérios adotados com esse objetivo. Por esse 
motivo, sem esgotar o assunto, apresentamos algumas classifica- 
ções mais relevantes, tanto no que se refere a uma maior utilidade 
prática na análise dos regimes jurídicos, tanto pela concomitante 
abordagem nas provas de concursos públicos. 
 
a) Em relação aos destinatários: atos gerais e individuais. Os 
atos gerais ou normativos, são expedidos sem destinatários deter- 
minados ou determináveis e aplicáveis a todas as pessoas que de 
uma forma ou de outra se coloquem em situações concretas que 
correspondam às situações reguladas pelo ato. Exemplo: o Regula- 
mento do Imposto de Renda. 
• Atos individuais ou especiais: são dirigidos a destinatários 
individualizados, podendo ser singulares ou plúrimos. Sendo que 
será singular quando alcançar um único sujeito determinado e será 
plúrimo, quando for designado a uma pluralidade de sujeitos deter- 
minados em si. 
Exemplo: 
O decreto de desapropriação que atinja um único imóvel. Por 
outro lado, como hipótese de ato individual plúrimo, cita-se: o ato 
de nomeação de servidores em forma de lista. Quanto aos desti- 
natários: ATOS GERAIS, ATOS INDIVIDUAIS, SINGULARES PLÚRIMOS 
 
b) Em relação ao grau de liberdade do agente, os atos podem 
ser atos vinculados e discricionários. 
• Os atos vinculados são aqueles nos quais a Administração 
Pública fica sem liberdade de escolha, nos quais, desde que com- 
provados os requisitos legais, a edição do ato se torna obrigatória, 
nos parâmetros previstos na lei. Exemplo: licença para a construção 
de imóvel. 
• Já os discricionários são aqueles em que a Administração 
Pública possui um pouco mais de liberdade para, em consonância 
com critérios subjetivos de conveniência e oportunidade, tomar de- 
cisões quando e como o ato será praticado, com a definição de seu 
conteúdo, destinatários, a motivação e a forma de sua prática. 
 
c) Em relação às prerrogativas da Administração, os atos admi- 
nistrativos podem ser atos de império, de gestão e de expediente. 
• Atos de império são atos por meio dos quais a Administra- 
ção Pública pratica no uso das prerrogativas tipicamente estatais 
usando o poder de império para impô-los de modo unilateral e co- 
ercitivo aos seus administrados. Exemplo: interdição de estabeleci- 
mentos comerciais. 
CONHECIMENTOS ESPECÍFICOS 
ASSISTENTE ADMINISTRATIVO 
7 
 
 
d) Em relaçãoaos atos de gestão, são atos por meio dos quais 
a Administração Pública atua sem o uso das prerrogativas prove- 
nientes do regime jurídico administrativo. Exemplo: atos de admi- 
nistração dos bens e serviços públicos e dos atos negociais com os 
particulares. 
Quando praticados de forma regular os atos de gestão, passam 
a ter caráter vinculante e geram direitos subjetivos. 
 
Exemplo: 
Uma autarquia ao alugar um imóvel a ela pertencente, de for- 
ma vinculante entre a administração e o locatário aos termos do 
contrato, acaba por gerar direitos e deveres para ambos. 
• Já os atos de expediente são tidos como aqueles que im- 
pulsionam a rotina interna da repartição, sem caráter vinculante e 
sem forma especial, cujo objetivo é dar andamento aos processos e 
papéis que tramitam internamente nos órgãos públicos. 
 
Exemplo: 
Um despacho com o teor: “ao setor de contabilidade para as 
devidas análises”. 
 
e) Quanto à formação, os atos administrativos podem ser atos 
simples, complexos e compostos. 
• O ato simples decorre da declaração de vontade de apenas 
um órgão da administração pública, pouco importando se esse ór- 
gão é unipessoal ou colegiado. Assim sendo, a nomeação de um 
servidor público pelo Prefeito de um Município, será considerada 
como ato simples singular, ao passo que a decisão de um processo 
administrativo por órgão colegiado será apenas ato simples cole- 
giado. 
• O ato complexo é constituído pela manifestação de dois ou 
mais órgãos, por meio dos quais as vontades se unem em todos os 
sentidos para formar um só ato. Exemplo: um decreto assinado pelo 
Presidente da República e referendado pelo Ministro de Estado. 
 
É importante não confundir ato complexo com procedimento 
administrativo. Nos dizeres de Hely Lopes Meirelles, “no ato com- 
plexo integram-se as vontades de vários órgãos para a obtenção de 
um mesmo ato, ao passo que no procedimento administrativo pra- 
ticam-se diversos atos intermediários e autônomos para a obtenção 
de um ato final e principal”. 
 
f) Em relação ao ato administrativo composto, pondera que 
este também decorre do resultado da manifestação de vontade de 
dois ou mais órgãos. O que o diferencia do ato complexo é o fato de 
que, ao passo que no ato complexo as vontades dos órgãos se unem 
para formar um só ato, no ato composto são praticados dois atos, 
um principal e outro acessório. 
 
Ademais, é importante explicar a definição de Hely Lopes Mei- 
relles, para quem o ato administrativo composto “é o que resulta da 
vontade única de um órgão, mas depende da verificação por parte 
de outro, para se tornar exequível”. A mencionada definição, em- 
bora seja discutível, vem sendo muito utilizada pelas bancas exa- 
minadoras na elaboração de questões de provas de concurso pú- 
blico. Isso ocorreu na aplicação da prova para Assistente Jurídico 
do DF, elaborada pelo CESPE em 2001, que foi considerado correto 
o seguinte tópico: “Ao ato administrativo cuja prática dependa de 
vontade única de um órgão da administração, mas cuja exequibili- 
dade dependa da verificação de outro órgão, dá-se o nome de ato 
administrativo composto”. 
Espécies 
O saudoso jurista Hely Lopes Meirelles propõe que os atos 
administrativos sejam divididos em cinco espécies. São elas: atos 
normativos, atos ordinatórios, atos negociais, atos enunciativos e 
atos punitivos. 
 
• Atos normativos 
Os atos normativos são aqueles cuja finalidade imediata é es- 
miuçar os procedimentos e comportamentos para a fiel execução 
da lei, posto que as dispostas e utilizadas por tais atos são gerais, 
não possuem destinatários específicos e determinados, e abstratas, 
versando sobre hipóteses e nunca sobre casos concretos. 
 
Em relação à forma jurídica adotada, os atos normativos po- 
dem ser: 
a) Decreto: é ato administrativo de competência privativa dos 
chefes do Poder Executivo utilizados para regulamentar situação 
geral ou individual prevista na legislação, englobando também de 
forma ampla, o decreto legislativo, cuja competência é privativa das 
Casas Legislativas. 
O decreto é de suma importância no direito brasileiro, moti- 
vo pelo qual, de acordo com seu conteúdo, os decretos podem ser 
classificados em decreto geral e individual. Vejamos: 
 
b) Decreto geral: possui caráter normativo veiculando regras 
gerais e abstratas, fato que visa facilitar ou detalhar a correta apli- 
cação da Lei. Exemplo: o decreto que institui o “Regulamento do 
Imposto de Renda”. 
c) Decreto individual: seu objetivo é tratar da situação específi- 
ca de pessoas ou grupos determinados, sendo que a sua publicação 
produz de imediato, efeitos concretos. 
 
Exemplo: 
Decreto que declara a utilidade pública de determinado bem 
para fim de desapropriação. 
Nesse ponto, passaremos a verificar a respeito do decreto re- 
gulamentar, também designado de decreto de execução. A doutrina 
o conceitua como sendo aquele que introduz um regulamento, não 
permitindo que o seu conteúdo e o seu alcance possam ir além da- 
queles do que é permitido por Lei. 
Por sua vez, o decreto autônomo é aquele que dispõe sobre 
matéria não regulada em lei, passando a criar um novo direito. Pon- 
dera-se que atualmente, as únicas hipóteses de decreto autônomo 
admitidas no direito brasileiro, são as disposta no art. 84, VI, “a”, da 
Constituição Federal, incluída pela Emenda Constitucional 32/2001, 
que predispõe a competência privativa do Presidente da República 
para dispor, mediante decreto, sobre a organização e funcionamen- 
to da administração federal, quando não incorrer em aumento de 
despesa nem criação ou extinção de órgãos públicos. 
 
• Atos ordinatórios 
Os atos administrativos ordinatórios são aqueles que podem 
ser editados no exercício do poder hierárquico, com o fulcro de dis- 
ciplinar as relações internas da Administração Pública. Detalhare- 
mos aqui os principais atos ordinatórios. São eles:as instruções, as 
circulares, os avisos, as portarias, as ordens de serviço, os ofícios e 
os despachos. 
Instruções: tratam-se de atos administrativos editados pela 
autoridade hierarquicamente superior, com o fulcro de ordenar a 
atuação dos agentes que lhes são subordinados. Exemplo: as instru- 
ções que ordenam os atos que devem ser usados de forma interna 
na análise do pedido de utilização de bem público formalizado uni- 
camente por particular. 
CONHECIMENTOS ESPECÍFICOS 
ASSISTENTE ADMINISTRATIVO 
8 
 
 
Circulares: são consideradas idênticas às instruções, entretan- 
to, de modo geral se encontram dotadas de menor abrangência. 
Avisos: tratam-se de atos administrativos que são editados por 
Ministros de Estados com o objetivo de tratarem de assuntos corre- 
latos aos respectivos Ministérios. 
Portarias: são atos administrativos respectivamente editados 
por autoridades administrativas, porém, diferentes das do chefe do 
Poder Executivo. Exemplo:determinação por meio de portaria de- 
terminando a instauração de processo disciplinar específico. 
Ordens de serviço: tratam-se de atos administrativos ordena- 
dores da adoção de conduta específica em circunstâncias especiais. 
Exemplo: ordem de serviço determinadora de início de obra públi- 
ca. 
Ofícios: são especificamente, atos administrativos que se res- 
ponsabilizam pela formalização da comunicação de forma escrita 
e oficial existente entre os diversos órgãos públicos, bem como de 
entidades administrativas como um todo. Exemplo: requisição de 
informações necessárias para a defesa do Estado em juízo por meio 
de ofício enviado pela Procuradoria do Estado à Secretaria de Saú- 
de. 
Despachos: são atos administrativos eivados de poder decisó- 
rio ou apenas de mero expediente praticados em processos admi- 
nistrativos. Exemplo: quando da ocorrência de processo disciplinar, 
é emitido despacho especifico determinando a oitiva de testemu- 
nhas. 
 
• Atos negociais 
Também chamados de atos receptícios, são atos administrati- 
vos de caráter administrativo editados a pedido do particular, com 
o fulcro de viabilizaro exercício de atividade específica, bem como a 
utilização de bens públicos. Nesse ato, a vontade da Administração 
Pública é pertinente com a pretensão do particular. Fazem parte 
desta categoria, a licença, a permissão, a autorização e a admissão. 
Vejamos: 
 
a) Licença: possui algumas características. São elas: 
— Ato vinculado: desde que sejam preenchidos os requisitos 
legais por parte do particular, o Poder Público deverá editar a li- 
cença; 
— Ato de consentimento estatal: ato por meio do qual a Admi- 
nistração se torna conivente com o exercício da atividade privada 
como um todo; 
— Ato declaratório: ato que reconhece o direito subjetivo do 
particular, vindo a autorizar a habilitação do seu exercício. 
 
b) Permissão: trata-se de ato administrativo discricionário do- 
tado da permissão do exercício de atividades específicas realizadas 
pelo particular ou, ainda, o uso privativo de determinado bem pú- 
blico. Exemplo: a permissão para uso de bem público específico. 
A permissão é dotada de características essenciais. São elas: 
— Ato de consentimento estatal: ato por meio do qual a Ad- 
ministração Pública concorda com o exercício da atividade privada, 
bem como da utilização de bem público por particulares; 
— Ato discricionário: ato por intermédio do qual a autoridade 
administrativa é dotada de liberdade de análise referente à conve- 
niência e à oportunidade do ato administrativo; 
— Ato constitutivo: ato por meio do qual, o particular possui 
somente expectativa de direito antes da edição do ato, e não ape- 
nas de direito subjetivo ao ato. 
c) Autorização: é detentora de características iguais às da per- 
missão, vindo a constituir ato administrativo discricionário permis- 
sionário do exercício de atividade específica pelo particular ou, 
ainda, o uso particular de bem público. Da mesma forma que a per- 
missão, a autorização possui como características: o ato de consen- 
timento estatal, o ato discricionário e o ato constitutivo. 
d) Admissão: trata-se de ato administrativo vinculado portador 
do reconhecimento do direito ao recebimento de serviço público 
específico pelo particular, que deve ser editado na hipótese na qual 
o particular preencha devidamente os requisitos legais 
 
• Atos enunciativos 
São atos administrativos que expressam opiniões ou, ainda, 
que certificam fatos no campo da Administração Pública. A doutri- 
na reconhece como espécies de atos enunciativos: os pareceres, as 
certidões, os atestados e o apostilamento. Vejamos: 
a) Pareceres: são atos administrativos que buscam expressar 
a opinião do agente público a respeito de determinada questão de 
ordem fática, técnica ou jurídica. Exemplo: no curso de processo de 
licenciamento ambiental é apresentado parecer técnico. 
De forma geral, a doutrina pondera a existência de três espé- 
cies de pareceres. São eles: 
1) Parecer facultativo: esta espécie não é exigida pela legislação 
para formulação da decisão administrativa. Ao ser elaborado, não 
vincula a autoridade competente; 
2) Parecer obrigatório: é o parecer que deve ser necessaria- 
mente elaborado nas hipóteses mencionadas na legislação, mas a 
opinião nele contida não vincula de forma definitiva a autoridade 
responsável pela decisão administrativa, que pode contrariar o pa- 
recer de forma motivada; 
3) Parecer vinculante: é o parecer que deve ser elaborado de 
forma obrigatória contendo teor que vincule a autoridade adminis- 
trativa com o dever de acatá-lo. 
 
b) Certidões: tratam-se de atos administrativos que possuem 
o condão de declarar a existência ou inexistência de atos ou fatos 
administrativos. As certidões são atos que retratam a realidade, po- 
rém, não são capazes de criar ou extinguir relações jurídicas. 
*Nota importante: o art. 5, XXXIV, “b”, da Constituição Federal 
consagra o direito de certidão no âmbito de direitos fundamentais, 
no qual assegura a todo e qualquer cidadão interessado, indepen- 
dentemente do pagamento de taxas, “a obtenção de certidões em 
repartições públicas, para defesa de direitos e esclarecimento de 
situações de interesse pessoal”. 
 
c) Atestados: tratam-se de atos administrativos similares às 
certidões, posto que também declaram a existência ou inexistência 
de fatos. Entretanto, os atestados não se confundem com as cer- 
tidões, uma vez que nas certidões, o agente público utiliza-se do 
ato de emitir declaração sobre ato ou fato constante dos arquivos 
públicos, ao passo que os atestados se incumbem da tarefa de re- 
tratar fatos que não constam de forma antecipada dos arquivos da 
Administração Pública. 
 
d) Apostilamento: tratam-se atos administrativos que possuem 
o objetivo de averbar determinados fatos ou direitos reconhecidos 
pela norma jurídica como um todo. Como exemplo, podemos citar 
o apostilamento, via de regra, feito no verso da última página dos 
contratos administrativos, da variação do valor contratual advinda 
de reajuste previsto no contrato, nos parâmetros do art. 65, § 8.°, 
da Lei 8.666/1993, Lei de Licitações. 
CONHECIMENTOS ESPECÍFICOS 
ASSISTENTE ADMINISTRATIVO 
9 
 
 
• Atos punitivos 
Também chamados de atos sancionatórios, os atos punitivos 
são aqueles que atuam na restrição de direitos, bem como de in- 
teresses dos administrados que vierem a atuar em desalento com 
a ordem jurídica de modo geral. Entretanto, exige-se, de qualquer 
forma, o devido respeito à ampla defesa e ao contraditório na edi- 
ção de atos punitivos, nos trâmites do art. 5.°, LV, da Constituição 
Federal Brasileira, bem como que as sanções administrativas te- 
nham previsão legal expressa cumprindo os ditames do princípio 
da legalidade. 
Podemos dividir as sanções em dois grupos: 
1) Sanções de polícia: de modo geral são aplicadas com supe- 
dâneo no poder de polícia, bem como são relacionadas aos particu- 
lares em geral. Exemplo: multa de trânsito. 
2) Sanções funcionais ou disciplinares: são aplicadas com em- 
basamento no poder disciplinar aos servidores públicos e às demais 
pessoas que se encontram especialmente vinculadas à Administra- 
ção Pública. Exemplo:reprimenda imposta à determinada empresa 
contratada pela Administração. 
 
Em relação aos atos punitivos, pode-se citar como exemplos, as 
multas, as interdições de atividades, as apreensões ou destruições 
de coisas e as sanções disciplinares. Vejamos resumidamente cada 
espécie: 
Multas: tratam-se de sanções pecuniárias que são impostas 
aos administrados. 
Interdições de atividades:são atos que proibitivos ou suspensi- 
vos do exercício de atividades diversas. 
Apreensão ou destruição de coisas: cuidam-se de sanções 
aplicadas pela Administração relacionadas às coisas que colocam a 
população em risco. 
Ressalta-se que em se tratando de perigo público iminente, a 
autoridade pública deterá o poder de destruir as coisas nocivas à 
coletividade, havendo ou não, processo administrativo prévio, si- 
tuação hipotética na qual a ampla defesa será delongada para mo- 
mento posterior. Entretanto, estando ausente a urgência da medi- 
da, denota-se que a sua aplicação dependerá da formalização feita 
de forma prévia no processo administrativo, situação por intermé- 
dio da qual, a ampla defesa será postergada para momento ulterior. 
Sanções disciplinares: também chamadas de sanções funcio- 
nais, as sanções disciplinares são aplicadas aos servidores públicos 
e aos administrados possuidores de relação jurídica especial com a 
Administração Pública, desde que tenha sido constatada a violação 
ao ordenamento jurídico, bem como aos termos do negócio jurídi- 
co. Um exemplo disso, é a demissão de servidor público que tenha 
cometido falta grave. 
 
*Nota importante: Diferentemente das sanções aplicadas aos 
particulares, de modo geral, no exercício do poder de polícia, as 
sanções disciplinares são aplicadas no campo das relações de sujei- 
ção especial de administrados específicos do poder disciplinar da 
Administração Pública, como é o caso dos servidores e contratados. 
Ao passo que as sanções depolícia são aplicadas para o exterior 
da Administração - as chamadas sanções externas - as sanções dis- 
ciplinares são aplicadas no interior da Administração Pública, -as 
denominadas sanções internas. 
Extinção do ato administrativo 
Diversas são as causas que causam e determinam a extinção 
dos atos administrativos ou de seus efeitos. No entendimento de 
Celso Antônio Bandeira de Mello, o ato administrativo eficaz poderá 
ser extinto pelos seguintes motivos: cumprimento de seus efeitos, 
vindo a se extinguir naturalmente; desaparecimento do sujeito, 
vindo a causar a extinção subjetiva, ou sendo do objeto, extinção 
objetiva; retirada do ato pelo Poder Público e pela renúncia do be- 
neficiário. 
 
Nesse tópico trataremos do condizente a outras situações por 
meio das quais a extinção do ato administrativo ou de seus efeitos 
ocorre pelo fato do Poder Público ter emitido novo ato que surtiu 
efeito extintivo sobre o ato anterior. Isso pode ocorrer nas seguintes 
situações: 
 
Cassação 
É a supressão do ato pelo fato do destinatário ter descumprido 
condições que deveriam permanecer atendidas com o fito de dar 
continuidade à0situação jurídica. Como modalidade de extinção 
do ato administrativo, a cassação relaciona-se ao ato que, mesmo 
sendo legítimo na sua origem e formação, tornou-se ilegal na sua 
execução. Exemplo: cassação de uma licença para funcionamento 
de hotel que passou a funcionar ilegalmente como casa de prosti- 
tuição. 
 
Vale ressaltar que um dos principais requisitos da cassação de 
um ato administrativo é a preeminente necessidade de sua vincu- 
lação obrigatória às hipóteses previstas em lei ou norma similar. 
Desta forma, a Administração Pública não detém o poder de de- 
monstrar ou indicar motivos diferentes dos previstos para justificar 
a cassação, estando, desta maneira, limitada ao que houver sido 
fixado nas referidas leis ou normas similares. Esse entendimento, 
em geral, evita que os particulares sejam coagidos a conviver com 
extravagante insegurança jurídica, posto que, a qualquer momento 
a administração estaria apta a propor a cassação do ato adminis- 
trativo. 
Relativo à sua natureza jurídica, sendo a cassação considerada 
como um ato sancionatório, uma vez que a cassação só poderia ser 
proposta contra particulares que tenham sido flagrados pelos agen- 
tes de fiscalização em descumprimento às condições de subsistên- 
cia do ato, bem como por ato revisional que implicasse auditoria, 
acoplando até mesmo questões relativas à intercepção de bases de 
dados públicas. 
Vale ressaltar que a cassação e a anulação possuem efeitos pa- 
recidos, porém não são equivalentes, uma vez que a cassação ad- 
vém do não cumprimento ou alteração dos requisitos necessários 
para a formação ou manutenção de uma situação jurídica, ao passo 
que a anulação tem parte quando é verificado que o defeito do ato 
ocorreu na formação do ato. 
 
Anulação 
É a retirada ou supressão do ato administrativo, pelo motivo 
de ele ter sido produzido com ausência de conformidade com a lei 
e com o ordenamento jurídico. A anulação é resultado do controle 
de legalidade ou legitimidade do ato. O controle de legalidade ou 
legitimidade não permite que se aprofunde na análise do mérito do 
ato, posto que, se a Administração contiver por objetivo retirar o 
ato por razões de conveniência e oportunidade, deverá, por conse- 
guinte, revogá-lo, e não o anular. 
CONHECIMENTOS ESPECÍFICOS 
ASSISTENTE ADMINISTRATIVO 
10 
 
 
Diferentemente da revogação, que mantém incidência somen- 
te sobre atos discricionários, a anulação pode atingir tanto os atos 
discricionários quanto os vinculados. Isso que é explicado pelo fato 
de que ambos deterem a prerrogativa de conter vícios de legalida- 
de. 
Em relação à competência, a anulação do ato administrativo 
viciado pode ser promovida tanto pela Administração como pelo 
Poder Judiciário. 
Muitas vezes, a Administração anula o seu próprio ato. Quando 
isso acontece, dizemos que ela agiu com base no seu poder de au- 
totutela, devidamente paramentado nas seguintes Súmulas do STF: 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Assim, percebe-se que o instituto da autotutela pode ser in- 
vocado para anular o ato administrativo por motivo de ilegalidade, 
bem como para revogá-lo por razões de conveniência e oportuni- 
dade. 
A anulação do ato administrativo pode se dar de ofício ou por 
provocação do interessado. 
Tendo em vista o princípio da inércia Poder Judiciário, no exer- 
cício de função jurisdicional, este apenas poderá anular o ato admi- 
nistrativo havendo pedido do interessado. 
Destaque-se que a anulação de ato administrativo pela própria 
Administração, somente pode ser realizada dentro do prazo legal- 
mente estabelecido. À vista da autonomia administrativa atribuída 
de forma igual à União, Estados, Distrito Federal e Municípios, cada 
uma dessas esferas tem a possibilidade de, observado o princípio 
da razoabilidade e mediante legislação própria, fixar os prazos para 
o exercício da autotutela. 
 
Em decorrência do disposto no art. 54 da Lei 9.784/1999, no 
âmbito federal, em razão do direito de a Administração anular os 
atos administrativos de que decorram efeitos favoráveis para os 
destinatários de boa-fé, o prazo de anulação decai em cinco anos, 
contados da data em que foram praticados. Infere-se que como tal 
norma não possui caráter nacional, não há impedimentos para a 
estipulação de prazos diferentes em outras esferas. 
A terceira edição do Manual de Redação da Presidência da Re- 
pública foi lançado no final de 2018 e apresenta algumas mudanças 
quanto ao formato anterior. Para contextualizar, o manual foi criado 
em 1991 e surgiu de uma necessidade de padronizar os protocolos 
à moderna administração pública. Assim, ele é referência quando 
se trata de Redação Oficial em todas as esferas administrativas. 
O Decreto de nº 9.758 de 11 de abril de 2019 veio alterar re- 
gras importantes, quanto aos substantivos de tratamento. Expres- 
sões usadas antes (como: Vossa Excelência ou Excelentíssimo, Vossa 
Senhoria, Vossa Magnificência, doutor, ilustre ou ilustríssimo, digno 
ou digníssimo e respeitável) foram retiradas e substituídas apenas 
por: Senhor (a). Excepciona a nova regra quando o agente público 
entender que não foi atendido pelo decreto e exigir o tratamento 
diferenciado. 
 
A redação oficial é 
A maneira pela qual o Poder Público redige comunicações ofi- 
ciais e atos normativos e deve caracterizar-se pela: clareza e pre- 
cisão, objetividade, concisão, coesão e coerência, impessoalidade, 
formalidade e padronização e uso da norma padrão da língua por- 
tuguesa. 
REDAÇÃO OFICIAL: CORRESPONDÊNCIA OFICIAL; DI- 
GITAÇÃO QUALITATIVA, ABREVIAÇÕES E FORMAS DE 
TRATAMENTO; EXPRESSÕES E VOCÁBULOS LATINOS 
DE USO FREQUENTE NAS COMUNICAÇÕES ADMI- 
NISTRATIVAS OFICIAIS; DOCUMENTOS E MODELOS; 
COMUNICAÇÃO ESCRITA E ORAL; NORMAS PARA ELA- 
BORAÇÃO DE TEXTOS, ENVELOPE E ENDEREÇAMEN- 
TOS POSTAIS. CORRESPONDÊNCIA E ATOS OFICIAIS. 
MODELOS OFICIAIS, OFÍCIOS E REQUERIMENTOS. 
ABREVIATURAS, SIGLAS E SÍMBOLOS. DOCUMENTOS 
OFICIAIS - LEIS, DECRETOS, RESOLUÇÕES, PORTARIAS, 
APOSTILAS ETC 
PODER DE AUTOTUTELA DA ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA 
SÚMULA 346 
A Administração Pública pode declarar 
a nulidade dos seus próprios atos. 
 
 
 
 
SÚMULA 473 
A Administração pode anular seus pró- 
prios atos, quando eivados de vícios 
que os tornam ilegais, porque deles 
não se originam direitos; ou revogá- 
-los, por motivo de conveniência ou 
oportunidade, respeitados os direitos 
adquiridos, e ressalvada, em todos os 
casos, a apreciação judicial. 
 
SINAIS E ABREVIATURAS EMPREGADOS 
• Indica forma (em geral sintática) inaceitável ou 
agramatical 
§ Parágrafo 
adj. adv. Adjunto adverbial 
arc. Arcaico 
art.; arts. Artigo; artigos 
cf. Confronte 
CN Congresso Nacional 
Cp. Compare 
EM Exposição de Motivos 
f.v. Forma verbal 
fem. Feminino 
ind. Indicativo 
ICP - Brasil Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira 
masc. Masculinoobj. dir. Objeto direto 
obj. ind. Objeto indireto 
p. Página 
p. us. Pouco usado 
 
CONHECIMENTOS ESPECÍFICOS 
ASSISTENTE ADMINISTRATIVO 
11 
 
 
 
pess. Pessoa 
pl. Plural 
pref. Prefixo 
pres. Presente 
Res. Resolução do Congresso Nacional 
RICD Regimento Interno da Câmara dos Deputados 
RISF Regimento Interno do Senado Federal 
s. Substantivo 
s.f. Substantivo feminino 
s.m. Substantivo masculino 
SEI! Sistema Eletrônico de Informações 
sing. Singular 
tb. Também 
v. Ver ou verbo 
v.g. verbi gratia 
var. pop. Variante popular 
 
A finalidade da língua é comunicar, quer pela fala, quer pela 
escrita. Para que haja comunicação, são necessários: 
a) alguém que comunique: o serviço público. 
b) algo a ser comunicado: assunto relativo às atribuições do 
órgão que comunica. 
c) alguém que receba essa comunicação: o público, uma insti- 
tuição privada ou outro órgão ou entidade pública, do Poder Execu- 
tivo ou dos outros Poderes. 
 
Além disso, deve-se considerar a intenção do emissor e a fina- 
lidade do documento, para que o texto esteja adequado à situação 
comunicativa. Os atos oficiais (atos de caráter normativo) estabele- 
cem regras para a conduta dos cidadãos, regulam o funcionamento 
dos órgãos e entidades públicos. Para alcançar tais objetivos, em 
sua elaboração, precisa ser empregada a linguagem adequada. O 
mesmo ocorre com os expedientes oficiais, cuja finalidade precípua 
é a de informar com clareza e objetividade. 
 
Atributos da redação oficial: 
• clareza e precisão; 
• objetividade; 
• concisão; 
• coesão e coerência; 
• impessoalidade; 
• formalidade e padronização; e 
• uso da norma padrão da língua portuguesa. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Por sua vez, ser objetivo é ir diretamente ao assunto que se 
deseja abordar, sem voltas e sem redundâncias. Para conseguir isso, 
é fundamental que o redator saiba de antemão qual é a ideia prin- 
cipal e quais são as secundárias. A objetividade conduz o leitor ao 
contato mais direto com o assunto e com as informações, sem sub- 
terfúgios, sem excessos de palavras e de ideias. É errado supor que 
a objetividade suprime a delicadeza de expressão ou torna o texto 
rude e grosseiro. 
Conciso é o texto que consegue transmitir o máximo de infor- 
mações com o mínimo de palavras. Não se deve de forma alguma 
entendê-la como economia de pensamento, isto é, não se deve 
eliminar passagens substanciais do texto com o único objetivo de 
reduzi-lo em tamanho. Trata-se, exclusivamente, de excluir palavras 
inúteis, redundâncias e passagens que nada acrescentem ao que já 
foi dito. 
É indispensável que o texto tenha coesão e coerência. Tais atri- 
butos favorecem a conexão, a ligação, a harmonia entre os elemen- 
tos de um texto. Percebe-se que o texto tem coesão e coerência 
quando se lê um texto e se verifica que as palavras, as frases e os 
parágrafos estão entrelaçados, dando continuidade uns aos outros. 
Alguns mecanismos que estabelecem a coesão e a coerência de um 
texto são: 
• Referência (termos que se relacionam a outros necessários à 
sua interpretação); 
• Substituição (colocação de um item lexical no lugar de outro 
ou no lugar de uma oração); 
• Elipse (omissão de um termo recuperável pelo contexto); 
• Uso de conjunção (estabelecer ligação entre orações, perío- 
dos ou parágrafos). 
CLAREZA PRECISÃO 
Para a obtenção de clareza, sugere- 
se: 
a) utilizar palavras e expressões 
simples, em seu sentido comum, 
salvo quando o texto versar sobre 
assunto técnico, hipótese em que 
se utilizará nomenclatura própria 
da área; 
b) usar frases curtas, bem 
estruturadas; apresentar as 
orações na ordem direta e evitar 
intercalações excessivas. Em certas 
ocasiões, para evitar ambiguidade, 
sugere-se a adoção da ordem 
inversa da oração; 
c) buscar a uniformidade do tempo 
verbal em todo o texto; 
d) não utilizar regionalismos e 
neologismos; 
e) pontuar adequadamente o texto; 
f) explicitar o significado da sigla na 
primeira referência a ela; e 
g) utilizar palavras e expressões 
em outro idioma apenas quando 
indispensáveis, em razão de serem 
designações ou expressões de uso 
já consagrado ou de não terem 
exata tradução. Nesse caso, grafe-as 
em itálico. 
O atributo da precisão 
complementa a clareza e 
caracteriza-se por: 
a) articulação da 
linguagem comum ou 
técnica para a perfeita 
compreensão da ideia 
veiculada no texto; 
b) manifestação do 
pensamento ou da ideia 
com as mesmas palavras, 
evitando o emprego de 
sinonímia com propósito 
meramente estilístico; e 
c) escolha de expressão 
ou palavra que não 
confira duplo sentido ao 
texto. 
 
CONHECIMENTOS ESPECÍFICOS 
ASSISTENTE ADMINISTRATIVO 
12 
 
 
A redação oficial é elaborada sempre em nome do serviço pú- 
blico e sempre em atendimento ao interesse geral dos cidadãos. 
Sendo assim, os assuntos objetos dos expedientes oficiais não de- 
vem ser tratados de outra forma que não a estritamente impessoal. 
As comunicações administrativas devem ser sempre formais, 
isto é, obedecer a certas regras de forma. Isso é válido tanto para as 
comunicações feitas em meio eletrônico, quanto para os eventuais 
documentos impressos. Recomendações: 
• A língua culta é contra a pobreza de expressão e não contra 
a sua simplicidade; 
• O uso do padrão culto não significa empregar a língua de 
modo rebuscado ou utilizar figuras de linguagem próprias do estilo 
literário; 
• A consulta ao dicionário e à gramática é imperativa na reda- 
ção de um bom texto. 
 
O único pronome de tratamento utilizado na comunicação com 
agentes públicos federais é “senhor”, independentemente do nível 
hierárquico, da natureza do cargo ou da função ou da ocasião. 
 
Obs. O pronome de tratamento é flexionado para o feminino 
e para o plural. 
 
São formas de tratamento vedadas: 
I - Vossa Excelência ou Excelentíssimo; 
II - Vossa Senhoria; 
III - Vossa Magnificência; 
IV - doutor; 
V - ilustre ou ilustríssimo; 
VI - digno ou digníssimo; e 
VII - respeitável. 
 
Todavia, o agente público federal que exigir o uso dos prono- 
mes de tratamento, mediante invocação de normas especiais refe- 
rentes ao cargo ou carreira, deverá tratar o interlocutor do mesmo 
modo. Ademais, é vedado negar a realização de ato administrativo 
ou admoestar o interlocutor nos autos do expediente caso haja erro 
na forma de tratamento empregada. 
 
O endereçamento das comunicações dirigidas a agentes pú- 
blicos federais não conterá pronome de tratamento ou o nome 
do agente público. Poderão constar o pronome de tratamento e o 
nome do destinatário nas hipóteses de: 
I – A mera indicação do cargo ou da função e do setor da ad- 
ministração ser insuficiente para a identificação do destinatário; ou 
II - A correspondência ser dirigida à pessoa de agente público 
específico. 
 
Até a segunda edição deste Manual, havia três tipos de expe- 
dientes que se diferenciavam antes pela finalidade do que pela for- 
ma: o ofício, o aviso e o memorando. Com o objetivo de uniformizá- 
-los, deve-se adotar nomenclatura e diagramação únicas, que sigam 
o que chamamos de padrão ofício. 
Consistem em partes do documento no padrão ofício: 
• Cabeçalho: O cabeçalho é utilizado apenas na primeira página 
do documento, centralizado na área determinada pela formatação. 
No cabeçalho deve constar o Brasão de Armas da República no topo 
da página; nome do órgão principal; nomes dos órgãos secundá- 
rios, quando necessários, da maior para a menor hierarquia; espa- 
çamento entrelinhas simples (1,0). Os dados do órgão, tais como 
endereço, telefone, endereço de correspondência eletrônica, sítio 
eletrônico oficial da instituição, podem ser informados no rodapé 
do documento, centralizados. 
• Identificação do expediente: 
a) nome do documento: tipo de expediente por extenso, com 
todas as letras maiúsculas; 
b) indicação de numeração: abreviatura da palavra “número”, 
padronizada como Nº; 
c) informações do documento: número, ano (com quatro dí- 
gitos) e siglas usuais do setor que expede o documento,da menor 
para a maior hierarquia, separados por barra (/); 
d) alinhamento: à margem esquerda da página. 
 
• Local e data: 
a) composição: local e data do documento; 
b) informação de local: nome da cidade onde foi expedido o 
documento, seguido de vírgula. Não se deve utilizar a sigla da uni- 
dade da federação depois do nome da cidade; 
c) dia do mês: em numeração ordinal se for o primeiro dia do 
mês e em numeração cardinal para os demais dias do mês. Não se 
deve utilizar zero à esquerda do número que indica o dia do mês; 
d) nome do mês: deve ser escrito com inicial minúscula; 
e) pontuação: coloca-se ponto-final depois da data; 
f) alinhamento: o texto da data deve ser alinhado à margem 
direita da página. 
 
• Endereçamento: O endereçamento é a parte do documento 
que informa quem receberá o expediente. Nele deverão constar : 
a) vocativo; 
b) nome: nome do destinatário do expediente; 
c) cargo: cargo do destinatário do expediente; 
d) endereço: endereço postal de quem receberá o expediente, 
dividido em duas linhas: primeira linha: informação de localidade/ 
logradouro do destinatário ou, no caso de ofício ao mesmo órgão, 
informação do setor; segunda linha: CEP e cidade/unidade da fede- 
ração, separados por espaço simples. Na separação entre cidade e 
unidade da federação pode ser substituída a barra pelo ponto ou 
pelo travessão. No caso de ofício ao mesmo órgão, não é obriga- 
tória a informação do CEP, podendo ficar apenas a informação da 
cidade/unidade da federação; 
e) alinhamento: à margem esquerda da página. 
 
• Assunto: O assunto deve dar uma ideia geral do que trata 
o documento, de forma sucinta. Ele deve ser grafado da seguinte 
maneira: 
a) título: a palavra Assunto deve anteceder a frase que define o 
conteúdo do documento, seguida de dois-pontos; 
b) descrição do assunto: a frase que descreve o conteúdo do 
documento deve ser escrita com inicial maiúscula, não se deve utili- 
zar verbos e sugere-se utilizar de quatro a cinco palavras; 
c) destaque: todo o texto referente ao assunto, inclusive o títu- 
lo, deve ser destacado em negrito; 
d) pontuação: coloca-se ponto-final depois do assunto; 
e) alinhamento: à margem esquerda da página. 
CONHECIMENTOS ESPECÍFICOS 
ASSISTENTE ADMINISTRATIVO 
13 
 
 
• Texto: 
 
NOS CASOS EM QUE NÃO 
SEJA USADO PARA ENCA- 
MINHAMENTO DE DOCU- 
MENTOS, O EXPEDIENTE 
DEVE CONTER A SEGUINTE 
ESTRUTURA: 
QUANDO FOREM USADOS 
PARA ENCAMINHAMENTO 
DE DOCUMENTOS, A ESTRU- 
TURA É MODIFICADA: 
a) introdução: em que é apre- 
sentado o objetivo da comuni- 
cação. Evite o uso das formas: 
Tenho a honra de, Tenho o 
prazer de, Cumpre-me infor- 
mar que. Prefira empregar a 
forma direta: Informo, Solicito, 
Comunico; 
b) desenvolvimento: em que o 
assunto é detalhado; se o tex- 
to contiver mais de uma ideia 
sobre o assunto, elas devem 
ser tratadas em parágrafos 
distintos, o que confere maior 
clareza à exposição; e 
c) conclusão: em que é afirma- 
da a posição sobre o assunto. 
a) introdução: deve iniciar com 
referência ao expediente que 
solicitou o encaminhamento. 
Se a remessa do documento 
não tiver sido solicitada, deve 
iniciar com a informação do 
motivo da comunicação, que 
é encaminhar, indicando a 
seguir os dados completos 
do documento encaminhado 
(tipo, data, origem ou signatá- 
rio e assunto de que se trata) 
e a razão pela qual está sendo 
encaminhado; 
b) desenvolvimento: se o autor 
da comunicação desejar fazer 
algum comentário a respeito 
do documento que encaminha, 
poderá acrescentar parágrafos 
de desenvolvimento. Caso 
contrário, não há parágrafos 
de desenvolvimento em expe- 
diente usado para encaminha- 
mento de documentos. 
 
Em qualquer uma das duas estruturas, o texto do documento 
deve ser formatado da seguinte maneira: 
a) alinhamento: justificado; 
b) espaçamento entre linhas: simples; 
c) parágrafos: espaçamento entre parágrafos: de 6 pontos após 
cada parágrafo; recuo de parágrafo: 2,5 cm de distância da margem 
esquerda; numeração dos parágrafos: apenas quando o documento 
tiver três ou mais parágrafos, desde o primeiro parágrafo. Não se 
numeram o vocativo e o fecho; 
d) fonte: Calibri ou Carlito; corpo do texto: tamanho 12 pontos; 
citações recuadas: tamanho 11 pontos; notas de Rodapé: tamanho 
10 pontos. 
e) símbolos: para símbolos não existentes nas fontes indicadas, 
pode-se utilizar as fontes Symbol e Wingdings. 
 
• Fechos para comunicações: O fecho das comunicações ofi- 
ciais objetiva, além da finalidade óbvia de arrematar o texto, saudar 
o destinatário. 
a) Para autoridades de hierarquia superior a do remetente, in- 
clusive o Presidente da República: Respeitosamente, 
b) Para autoridades de mesma hierarquia, de hierarquia infe- 
rior ou demais casos: Atenciosamente, 
 
• Identificação do signatário: Excluídas as comunicações assi- 
nadas pelo Presidente da República, todas as demais comunicações 
oficiais devem informar o signatário segundo o padrão: 
a) nome: nome da autoridade que as expede, grafado em le- 
tras maiúsculas, sem negrito. Não se usa linha acima do nome do 
signatário; 
b) cargo: cargo da autoridade que expede o documento, redigi- 
do apenas com as iniciais maiúsculas. As preposições que liguem as 
palavras do cargo devem ser grafadas em minúsculas; e 
c) alinhamento: a identificação do signatário deve ser centra- 
lizada na página. Para evitar equívocos, recomenda-se não deixar 
a assinatura em página isolada do expediente. Transfira para essa 
página ao menos a última frase anterior ao fecho. 
 
• Numeração de páginas: A numeração das páginas é obrigató- 
ria apenas a partir da segunda página da comunicação. Ela deve ser 
centralizada na página e obedecer à seguinte formatação: 
a) posição: no rodapé do documento, ou acima da área de 2 cm 
da margem inferior; e 
b) fonte: Calibri ou Carlito. 
 
Quanto a formatação e apresentação, os documentos do pa- 
drão ofício devem obedecer à seguinte forma: 
a) tamanho do papel: A4 (29,7 cm x 21 cm); 
b) margem lateral esquerda: no mínimo, 3 cm de largura; 
c) margem lateral direita: 1,5 cm; 
d) margens superior e inferior: 2 cm; 
e) área de cabeçalho: na primeira página, 5 cm a partir da mar- 
gem superior do papel; 
f) área de rodapé: nos 2 cm da margem inferior do documento; 
g) impressão: na correspondência oficial, a impressão pode 
ocorrer em ambas as faces do papel. Nesse caso, as margens es- 
querda e direita terão as distâncias invertidas nas páginas pares 
(margem espelho); 
h) cores: os textos devem ser impressos na cor preta em pa- 
pel branco, reservando-se, se necessário, a impressão colorida para 
gráficos e ilustrações; 
i) destaques: para destaques deve-se utilizar, sem abuso, o 
negrito. Deve-se evitar destaques com uso de itálico, sublinhado, 
letras maiúsculas, sombreado, sombra, relevo, bordas ou qualquer 
outra forma de formatação que afete a sobriedade e a padroniza- 
ção do documento; 
j) palavras estrangeiras: palavras estrangeiras devem ser grafa- 
das em itálico; 
k) arquivamento: dentro do possível, todos os documentos 
elaborados devem ter o arquivo de texto preservado para consulta 
posterior ou aproveitamento de trechos para casos análogos. Deve 
ser utilizado, preferencialmente, formato de arquivo que possa ser 
lido e editado pela maioria dos editores de texto utilizados no servi- 
ço público, tais como DOCX, ODT ou RTF. 
l) nome do arquivo: para facilitar a localização, os nomes dos 
arquivos devem ser formados da seguinte maneira: tipo do docu- 
mento + número do documento + ano do documento (com 4 dígi- 
tos) + palavras-chaves do conteúdo. 
CONHECIMENTOS ESPECÍFICOS 
ASSISTENTE ADMINISTRATIVO 
14 
 
 
c) [NOME DO EXPEDIENTE] + CONJUNTO CIRCULAR: Quando 
mais de um órgão envia, conjuntamente, o mesmo expediente para 
mais de um órgão receptor. As siglas dos órgãos remetentes cons- 
tarão na epígrafe. 
Nos expedientes circulares, por haver mais de um receptor, o 
órgão remetente poderá inserir no rodapé as siglas ou nomes dos 
órgãos que