ARQUIVOLOGIA - GESTÃO DOCUMENTAL

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TABELA DE TEMPORALIDADE
Instrumento/meio com o qual se determina o prazo de permanência de um
documento em um arquivo e sua destinação após este prazo, pois existem
documentos que devem ser guardados por mais tempo como os relacionados às áreas
contábil, fiscal, financeira e pessoal. 
È importante frisar que a eliminação de documentos de arquivos, devem obedecer
às normas do CONARQ, em destaque os documentos produzidos por todos os órgãos
integrantes do poder público.
É o instrumento de gestão arquivística que determina: 
1. os prazos em que os documentos devem ser mantidos no arquivo corrente
(operacional);
2. quando devem ser transferidos ao arquivo intermediário (setorial);
3. e por quanto tempo devem ali permanecer.
Sendo assim, a TTD estabelece critérios para :
A - migração de suporte (microforma, digitalização etc.); e 
B - para a eliminação ou recolhimento dos documentos ao arquivo permanente.
Características 
Tabela de temporalidade documental deve ser vista como um documento institucional
e normativo, servindo de suporte para questões que se referem a períodos de 
permanência de documentos no arquivo da mesma. 
Os processos de arquivamento que não estejam orientados por uma TTD, necessitam 
freqüentemente de novas reorganizações, pois o crescimento em volume passa a não 
ter limites, ser descontrolado e desordenado. 
A equipe do arquivo terá que dedicar um tempo considerável para trabalhos de triagem
freqüentes, pois quanto mais ampla for a TTD, no que diz respeito a cobertura da 
massa documental produzida pela organização, maior será a eficácia da mesma no 
processo de arquivamento. 
A pessoa responsável pelo processo de arquivamento tem que ter um conhecimento 
básico sobre as ferramentas da TTD para que haja o melhor funcionamento do arquivo.
Vantagens 
São inúmeras as vantagens da aplicação de uma TTD, como por exemplo, diminuição
da ocupação do espaço físico, agilidade na recuperação da informação, 
definições de responsabilidade para com a gestão dos processos de arquivamento, 
diminuição com custos operacionais, controle geral da massa documental, 
eficácia sobre a gestão documental.
Nos termos do dicionário brasileiro de terminologia arquivística, Tabela de
Temporalidade é o instrumento de destinação, aprovado por autoridade competente,
que determina prazos e condições de guarda, tendo em vista a transferência,
recolhimento, descarte ou eliminação de documentos.
De início, é importante registrar que a Tabela de Temporalidade é um instrumento
resultante da atividade de avaliação de documentos. 
Atenção! Nas provas, costuma aparecer a atividade de classificação de
documentos, o que não é correto. 
A avaliação dos documentos de arquivo consiste em identificar seus valores
(primário/administrativo ou secundário/histórico) e definir prazos de guarda. Os
documentos dos arquivos corrente e intermediário possuem valor administrativo e os
do arquivo permanente possuem valor histórico. Os documentos de arquivo
permanente não podem ser eliminados, logo, o prazo de guarda só ocorre nas fases
corrente e intermediária. A avaliação deve ser feita na idade corrente, a fim de se
distiguirem não só os documentos de valor eventual, de eliminação sumária, como os
de valor informativo e probatório. Para que a avaliação aconteça é necessário que
os documentos estejam preliminarmente classificados adequadamente. Ou seja,
preliminarmente, os documentos são agrupados em classe, posteriormente, são
objetos de estudo por uma comissão de avaliação.
Vale registrar, também, que a Tabela de Temporalidade é o instrumento fundamental de
avaliação, pois registra o ciclo de vida dos documentos. Cabe reforçar que nela
devem constar os prazos de arquivamento dos documentos no arquivo corrente, de
sua transferência ao arquivo intermediário, e de sua destinação final, quando se
determina sua eliminação ou recolhimento ao arquivo permanente. 
Outro aspecto que vale destacar é que, no referido instrumento, consta informação
dos documentos que deverão ser reproduzidos em outros suportes
(microfilmagem, digitalização, etc.).
Para ser aplicada, a Tabela de Temporalidade deverá ser aprovada por autoridade
competente e amplamente divulgada entre os funcionários da instituição.
A Tabela é um instrumento dinâmico de gestão de documentos, por isso precisa ser
periodicamente atualizada, a fim de incorporar os novos conjuntos documentais que
possam vir a ser produzidos e as alterações que, eventualmente, ocorrerem na
legislação.
Observe que a Tabela de Temporalidade não é elaborada ao livre arbítrio da instituição.
O processo de avaliação para se chegar à Tabela é vinculado à legislação em
vigor. Como vou eliminar um documento que a legislação determina que seja
guardado por um determinado período (prazo prescricional)? 
Além disso, é importante registrar que para os casos em que a legislação não dispõe, a
análise é feita com base em critérios definidos pela própria instituição (por exemplo,
documento classificado de interesse para a memória organizacional). Portanto, a
avaliação sempre obedecerá aos critérios para criação do referido instrumento
de destinação: legal ou estabelecido pela própria instituição. 
Fique de olho nas informações contidas na Tabela de Temporalidade: código, 
assunto, prazos de guarda (arquivos corrente e intermediário), destinação final e 
observações.
Os prazos de guarda dos documentos devem ser expressos em anos ou pela
indicação da vigência dos documentos.
Tipos de Arquivamento 
Conforme nos ensina Marilena Leite Paes, há dois tipos de arquivamento: horizontal e
vertical. A diferença entre os tipos de arquivamento está na posição em que estão
dispostos fichas e documentos e não a forma dos móveis. 
No ARQUIVAMENTO HORIZONTAL, os documentos ou fichas são colocados uns
sobre os outros (perceba que os documentos estão na horizontal, logo, são colocados
em pilhas) e arquivados em caixas, estantes ou escaninhos. 
Cabe ressaltar que esse tipo de arquivamento é amplamente utilizado para
documentos de grandes dimensões, como, por exemplo, plantas, mapas e desenhos,
bem como nos arquivos permanentes. Esse tipo de arquivamento contribui para a
preservação dos documentos, evitando danos decorrentes de amasso e rasgos. 
Tendo em vista que para se consultar qualquer documento é necessário retirar os que
se encontram sobre ele, o tipo horizontal é desaconselhável nos arquivos correntes,
pois dificulta a localização da informação. É bom lembrar que os documentos da 1a
fase (corrente) são frequentemente consultados. 
Por sua vez, no TIPO VERTICAL, os documentos ou fichas são dispostos uns atrás
dos outros, permitindo sua rápida consulta, sem necessidade de manipular ou
remover outros documentos.
Fases da Gestão de Documentos
De início, é importante registrar que nos termos do art. 3º da Lei 8.159/1991,
considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações
técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em
fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda
permanente.
OBSERVE QUE: a gestão de documento ocorre nas fases corrente e intermediária.
As tarefas que compõem a gestão de documentos são: Produção, Tramitação, Uso,
Avaliação e Arquivamento ( mnemônico: PATUA)..
Essas tarefas são distribuídas nas fases da gestão de documentos, quais sejam,
Produção, Utilização e Destinação ( mnemônico PUD). Assim, o PATUA está dentro
do PUD!
A partir de agora, vamos detalhar cada fase da gestão de documento, beleza?
PRODUÇÃO: 
Esta fase refere-se à elaboração de documentos (produção/criação), em face das
atividades da instituição. 
Nesta fase, é fundamental intervir no processos de geração dos documentos, tendo em
vista evitar que sejam criados ou reproduzidos documentosdesnecessários.
Infelizmente, isso ainda ocorre muito na administração pública. 
O arquivista deve contribuir para que sejam criados apenas documentos
essenciais (racionalização). 
Vale registrar, também, que nesta fase é sugerida a CRIAÇÃO DE MODELOS DE
FORMULÁRIOS que devem ser utilizados pela instituição, de acordo com a necessidade
dos órgãos. Além disso, na fase de produção pode-se, ainda, opinar sobre a ESCOLHA
DE EQUIPAMENTOS E RECRUTAMENTO DE PESSOAL, bem como apresentar ESTUDOS
SOBRE O MELHOR APROVEITAMENTO DOS RECURSOS DE TECNOLOGIA DISPONÍVEIS.
UTILIZAÇÃO: 
Esta fase está ligada ao uso e à tramitação de documentos mencionados no conceito
de gestão de documentos da Lei 8.159/91. 
Inclui as Atividades De Protocolo, De Organização e Arquivamento de
Documentos em Fase Corrente e Intermediária. Além disso, inclui a ELABORAÇÃO
DE NORMAS DE ACESSO à documentação, como, por exemplo, empréstimo, consulta
e a recuperação de informações essenciais ao desenvolvimento das funções
administrativas das instituições.
DESTINAÇÃO: 
Esta fase é responsável por DETERMINAR o prazo de guarda dos documentos na fase
corrente e intermediária, bem como quais documentos serão objeto de
arquivamento permanente e os que deverão ser eliminados por terem perdido valor
de prova e de informação para a instituição. A fase de destinação desenvolve-se a
partir da ANÁLISE E AVALIAÇÃO** dos documentos acumulados nos arquivos.
É importante ressaltar que mediante a avaliação, há dois destinos para os documentos:
1) a sua eliminação; ou 
2) o seu recolhimento ao arquivo permanente.
Normalmente, o examinador costuma perguntar qual fase da gestão de documento
uma determinada tarefa pertence. Por exemplo, em que fase da gestão de documento
fica o protocolo?
Avaliação documental
A avaliação documental é uma função essencial para o ciclo de vida documental 
(Ciclo vital dos documentos), na medida em que DEFINE quais documentos serão 
preservados para fins administrativos ou de pesquisa e em que momentos 
poderão ser eliminados ou mantidos permanentemente, segundo o valor e o 
potencial de uso que apresentam para a administração que os gerou e para a 
sociedade. Esta função está intimamente relacionada com a função arquivística de 
classificação documental, de modo que a arquivística contemporânea conduz ao 
entendimento de que a avaliação documental só será possível após a efetiva 
classificação dos documentos.(Faria, 2006, p.34) 
Para Couture et al (1999, p.17), a avaliação documental é o ato de julgar os valores 
dos documentos arquivísticos (valor primário e valor secundário) e de decidir sobre os 
períodos de tempo em que os valores se aplicam a esses documentos, dentro de um 
contexto de relação entre o organismo produtor e os documentos arquivísticos gerados
no desenvolvimento de suas atividades. 
De acordo com Wadson Faria (2006), o esforço de depuração e racionalização do 
conjunto de documentos (arquivo) de uma instituição ou pessoa física por meio da 
função arquivística de avaliação gera, na maioria dos casos, um instrumento de gestão
arquivística denominado Tabela de Temporalidade Documental - TTD. 
Portanto, a tabela de temporalidade é o instrumento desenvolvido por arquivistas para 
auxiliar na transferência, no descarte e na migração do suporte dos documentos da 
instituição, com vistas à racionalização do espaço físico e para facilitar a gestão 
dos documentos essenciais ao funcionamento da organização e à pesquisa 
informacional; ela traduz o conhecimento dos gestores sobre os prazos de guardas dos
documentos arquivísticos da instituição.(Faria, 2006, p.35) 
5.2. Classificação dos Documentos :
As categorias de classificação dos documentos arquivísticos ocorrem quanto: 
1. à Entidade Arquivística; 
2. ao Gênero dos Arquivos; 
3. à Espécie dos Arquivos; 
4. à Natureza dos Arquivos; 
5. ao Suporte da Informação; 
6. aos Valores dos Arquivos.
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