Funcionamento das contas

os aderentes tomar uma parte efectiva nas decisões
que serão tomadas na reunião. Para fazer isso, é útil seguir as
seguintes recomendações:
✔ a apresentação deve ser concisa, a fim de deixar o máximo de
tempo possível às discussões, sem cansar os participantes;
✔ as informações devem ser bem escolhidas e facilmente assimilá-
veis: é preciso evitar “aborrecer” os aderentes, sob uma massa
de números e de dados;
✔ as informações devem ser apresentadas de forma atraente: é
preciso evitar, por exemplo, recitar uma lista de números ou reali-
zar longas exposições. Os dados podem ser visualizados por
meio de ilustrações simples (desenhos, esquemas, etc.), previa-
mente preparados;
✔ os dados apresentados devem ser explicados: donde provém o
resultado do exercício, a que correspondem os resultados de
quotização, etc.;
✔ os dados devem ser reportados às previsões que tinham sido feitas
para o ano considerado. Eles devem, igualmente, ser comparados
com os dados dos anos anteriores, a fim de poder ser estudada a
sua evolução. Quando isso é possível, é importante confrontá-los
com os dados de outras experiências mutualistas similares;
✔ a apresentação deve propor a análise e o diagnóstico do CA e
da CE (ou outros órgãos) e desembocar nas propostas, sobre as
quais os aderentes deverão debater;
✔ o relatório de actividades não deve ficar confidencial. Deve ser
distribuído aos aderentes que o peçam, até mesmo aos parcei-
ros exteriores;
O relatório anual
das actividades
Parte VII • O controlo, o acompanhamento e a avaliação 223
✔ o relatório deve, finalmente, ser cuidadosamente arquivado, pois
constitui um testemunho histórico da mutualidade.
Não existe forma obrigatória nem permanente de relatório. Deve ser
concebido em função das informações a apresentar, das constata-
ções, dos problemas, etc.
Exemplo
O CA de uma mutualidade de saúde apresenta todos os anos à AG o seu relatório de actividades.
Para isso, é utilizado o seguinte plano, que reagrupa a apresentação das actividades e do balanço
global do ano findo e o plano de acção proposto para o ano a iniciar.
Introdução
� Período a que o relatório respeita.
� Apresentação dos redactores (membros do CA e/ou da CE).
I. Relatório de actividades do ano findo
1. As reuniões dos diferentes órgãos
2. As adesões
– Novos aderentes, saídas, número total de aderentes, de pessoas a cargo e de beneficiários,
comentários sobre a evolução (aumento ou diminuição).
– Pontos fortes e problemas encontrados.
3. As prestações
– Número de comparticipações por serviço de saúde coberto, montantes, evolução.
– Pontos fortes e problemas encontrados.
4. Os outros serviços da mutualidade 
5. Os estados financeiros
– Memória da situação financeira do ano anterior.
– Conta de resultados e balanço do ano.
– Comentários sobre as evoluções.
– Pontos fortes e problemas encontrados.
II. Programa de actividades para o ano a iniciar
1. Síntese dos pontos fortes e dos pontos fracos do ano findo
2. Soluções propostas para as dificuldades encontradas
3. Implementação de novos serviços
4. Proposta de orçamento para o ano a iniciar
III. Conclusão
ANEXOS
“Painel de bordo” do ano findo
Situações financeiras do ano findo
Orçamento provisional detalhado para o ano a iniciar.
224 Guia de gestão das mutualidades de saúde em África
BIT/STEP
O controlo interno realizado pela CS e pela AG é, geralmente,
completado por um controlo externo definido na lei. Este último,
geralmente, respeita à contabilidade e, muitas vezes, à situação
financeira da mutualidade. Visa principalmente proteger terceiros.
Permite, igualmente, à mutualidade aumentar a sua credibilidade
para com aqueles.
A síntese das informações de
acompanhamento: o “painel de bordo”
O acompanhamento pode definir-se como uma actividade contínua que consiste em:
� vigiar o bom desenrolar do programa de actividades previsto;
� fornecer em tempo útil os elementos de informação necessários a uma gestão e a uma
tomada de decisões eficazes.
Designa-se por “sistema de acompanhamento”, o conjunto de procedimentos, documentos,
circuitos de informação e responsabilidades que permitem a colecta e o tratamento dos
dados obtidos no quadro de acompanhamento19.
Uma parte do sistema de acompanhamento foi apresentada nas anteriores partes. Tratava-
se das diferentes ferramentas de colecta dos dados “a acompanhar”:
� o quadro de acompanhamento das adesões;
� o quadro de acompanhamento das quotizações;
� o quadro de acompanhamento das prestações;
� o quadro de comparação previsões- realizações do orçamento;
� o plano de tesouraria.
Estas ferramentas trazem numerosas informações, repartidas entre diferentes domínios da
mutualidade. É importante reunir estas informações e analisá-las. Isso é o objectivo de uma
ferramenta particularmente importante, o “painel de bordo”.
2.1 O “painel de bordo”
O “painel de bordo” de uma mutualidade de saúde desempenha o mesmo papel que o de
uma viatura, que permite ao condutor controlar a sua velocidade, acompanhar o seu con-
sumo de combustível e identificar eventuais disfuncionamentos, graças a diferentes mostra-
dores e aferidores. Graças a esses utensílios, o condutor sabe quando deve abastecer de
combustível, acrescentar óleo, reduzir a velocidade, etc. A ele compete conhecer o código
da estrada e fazer prova de um comportamento razoável.
Do mesmo modo, o “painel de bordo” da mutualidade é um instrumento de pilotagem, que
permite aos responsáveis e gestores acompanhar e gerir a sua organização, reforçar os
seus pontos fortes, avaliar e corrigir os seus pontos fracos, controlar os comportamentos dos
beneficiários, identificar as eventuais derrapagens e intervir em tempo oportuno.
Parte VII • O controlo, o acompanhamento e a avaliação 225
19 BIT/STEP, CIDR.2001:Guia de acompanhamento e de avaliação dos sistemas de microseguros de saúde
(Genève), tomos 1 e 2.
A regular actualização do “painel de bordo” pode ser requerida para a dispensa de servi-
ços pelas estruturas (União, fundos de garantia, centros de serviços, etc.), às quais a mutua-
lidade adere ou com as quais está em relação convencionada. Neste caso figurativo, o
“painel de bordo” pode ser estabelecido quer:
� pela mutualidade, ela própria, que o envia, depois, para a estrutura respeitante, ou
� pela estrutura que pede à mutualidade para preencher todos os meses as fichas de
acompanhamento com todas as informações necessárias ao cálculo dos indicadores.
O “painel de bordo” fornece uma síntese dos principais aspectos representativos e quantifi-
cáveis do funcionamento da mutualidade, das suas actividades e da sua gestão.
Oferece a possibilidade de acompanhar, mês após mês, a evolução de indicadores e de
os comparar com valores de referência e/ou os seus valores transcritos. Estes valores de
referência ou normas são os que cada indicador deveria atingir. 
Por exemplo, a dimensão média de uma família do público-alvo é utilizada como indicador
no quadro do acompanhamento da dimensão média das famílias mutualistas. Quando este
último se desvia sensivelmente da norma, os gestores devem interrogar-se, rapidamente,
sobre as razões desse desvio.
As taxas de utilização e os custos médios dos serviços de saúde utilizados no cálculo das
quotizações são, igualmente, utilizados como normas para o acompanhamento das presta-
ções na doença.
O “painel de bordo” permite, assim, acompanhar os desvios entre as previsões e as realizações.
� Apresentação
A eficácia do “painel de bordo” depende da sua apresentação, que deve permitir visuali-
zar claramente os diferentes indicadores e a sua evolução.
Os utilizadores deste “painel de bordo” devem recorrer aos quadros de acompanhamento,
para mais informações sobre cada indicador.
� Algumas regras para a concepção e a utilização de um “painel de bordo”
✔ o “painel de bordo” é uma ferramenta estratégica de acompanhamento e de
tomada de decisões. Não deve fornecer dados, nem insuficiente nem excessiva-
mente, por forma a permitir ao utilizador ter uma visão global da mutualidade;