Funcionamento das contas

externa os trabalhos
que requerem mais activas competências em contabilidade.
3.1 A contabilidade clássica
O sistema clássico assenta nos seguintes princípios:
� os registos e as escriturações contabilísticas são realizadas por uma única pessoa;
� cada operação é objecto de um duplo registo:
✔ logo que uma operação ocorra ou seja conhecida, é inscrita num documento cha-
mado diário, diz-se que ela é “registada” ou “diarizada”;
✔ de seguida é transportada para um livro-razão que reúne o conjunto das contas,
seguindo os mecanismos das partes dobradas (isto é, um registo em duas contas)
apresentadas no precedente capítulo.
O diário é o primeiro documento utilizado no quadro do sistema
clássico. Tem por função registar todas as operações contabilísticas,
qualquer que seja a sua natureza, por ordem cronológica e dia a
dia.
Apresentação
O diário é um livro cujas páginas são numeradas, todas apresenta-
das do mesmo modo. As escriturações efectuadas para uma opera-
ção constituem um artigo do diário. Cada página apresenta-se
como um quadro, compreendendo:
✔ uma coluna “Número das contas”, na qual são inscritos os núme-
ros das contas afectadas pela operação, em função do plano
contabilístico da mutualidade;
✔ uma coluna “Descrição”, na qual são inscritos os nomes da ou
das contas debitadas e da ou das contas creditadas (cada ope-
ração respeitando, pelo menos, as duas contas). É igualmente
dada uma breve descrição da operação;
✔ uma coluna “Débito”, na qual são inscritos os montantes a debi-
tar;
✔ uma coluna “Crédito”, na qual são inscritos os montantes a cre-
ditar.
A data da operação é mencionada numa linha separando cada
artigo.
Regras de utilização
✔ Cada operação deve ser registada no diário, logo que ela é
realizada ou conhecida.
O diário
142 Guia de gestão das mutualidades de saúde em África
BIT/STEP
✔ Para cada operação, inscreve-se, primeiro, a conta debitada,
depois, na linha seguinte, a conta creditada.
✔ Os registos são feitos na base de peças justificativas que serão
cuidadosamente conservadas. É atribuído um número de referên-
cia no diário e cada peça justificativa e que é transportada para
esta.
✔ Nenhuma página pode ser rasgada. Também não se podem
deixar espaços brancos, escrever inscrições nas margens, apa-
gar ou rasurar escriturações.
✔ As escriturações do diário devem ser transportadas para o livro-
razão. Para fazer isso, é necessário acentuar sucessivamente os
artigos apontando-os (coloca-se um ponto diante de cada soma
transportada, o que evita transporta-la uma vez mais, por erro),
logo que o transporte tenha sido efectuado.
Parte IV • A contabilidade de uma mutualidade de saúde 143
Exemplo
As quotizações colectadas por dia (durante os cinco primeiros dias de cada mês) por uma mutuali-
dade são registadas no diário à tarde. O total das quotizações pagas em 5 de Janeiro eleva-se a
130 000 UM. 
Em 6 de Janeiro, a mutualidade recebe a factura do mês de Dezembro do hospital. Esta factura eleva-
-se a 50 000 UM. Ela não será paga senão dentro de vários dias, sendo também contabilizada como
uma dívida a curto prazo.
Estas operações foram registadas no diário do seguinte modo.
Diário
O sistema contabilístico clássico corresponde perfeitamente ao espírito da contabilidade
em partes dobradas. Requer, contudo, o trabalho de uma pessoa suficientemente qualifi-
cada na área de contabilidade. São sempre possíveis adaptações deste sistema, a fim de
o colocar ao alcance, nomeadamente, das pequenas mutualidades.
Uma mutualidade pode, nomeadamente, implementar uma contabilidade “americana” ou
uma contabilidade de tesouraria. Pode, igualmente, confiar uma parte dos trabalhos conta-
bilísticos a uma estrutura exterior.
3.2 A contabilidade “americana”
Este sistema é uma variante do sistema clássico, adaptado às pequenas organizações,
cuja gestão apenas necessita da abertura de um muito reduzido número de contas. 
A contabilidade “americana” simplifica o registo reunindo o diário e o livro-razão num
único documento chamado diário-razão ou diário “americano”.
Este tipo de contabilidade apresenta várias vantagens:
� não requer uma formação contabilística tão forte como no caso da contabilidade clás-
sica;
� o número de documentos é reduzido;
� o conjunto da contabilidade aparece num simples golpe de vista; a procura de erros e
os controlos são facilitados.
Contudo, o número de colunas neste documento é necessariamente limitado. Para compen-
sar esta falta de espaço, alguns utilizadores fazem apenas aparecer as contas mais fre-
quentemente utilizadas e reagrupam o registo das outras operações numa coluna “Diversos
a avaliar”.Esta solução apenas é válida se essas operações forem raras.
O diário livro-razão é o principal documento utilizado no quadro da
contabilidade “americana”.
Apresentação
Existem diversas apresentações possíveis do diário livro-razão. O
modelo aqui proposto é o mais corrente. Apresenta-se sob a forma
de um livro, do qual, cada página, comporta um quadro que men-
ciona para cada operação:
✔ a data;
✔ o número de ordem;
✔ a descrição.
Comporta igualmente duas grandes rubricas:
✔ o balanço;
✔ a conta de resultados.
Cada rubrica comporta as contas da mutualidade, que aumentam
ou diminuem em função das operações registadas.
O diário
livro-razão
144 Guia de gestão das mutualidades de saúde em África
BIT/STEP
Regras de utilização
Qualquer que seja o modelo adoptado, devem ser seguidas as
regras de utilização abaixo indicadas:
✔ cada operação deve ser imediatamente registada no diário-livro-
razão;
✔ os registos são feitos na base de peças justificativas que serão
cuidadosamente conservadas. É atribuído um número de referên-
cia no diário-livro-razão a cada peça justificativa e serve de refe-
rência para a sua classificação;
✔ o quadro deve ser saldado periodicamente, isto é, cada final de
semana, de mês ou outro, em função do número de operações.
Isso permite realizar controlos de caixa, assim como verificações
bancárias;
✔ o quadro de cada nova página é iniciado, obrigatoriamente,
com o transporte do saldo de cada conta do quadro da prece-
dente página;
✔ as colunas “diversos”, quando estão previstas, apenas devem
servir ocasionalmente. Em caso contrário, o diário-livro-razão
torna-se rapidamente inadaptado e a mutualidade deve imple-
mentar um outro sistema contabilístico.
Exemplo
Uma mutualidade de saúde implementou uma organização e modalidades de funcionamento muito
simples. O plano contabilístico desta mutualidade é igualmente muito simples e compreende as seguin-
tes contas:
Contas de balanço Contas de gestão
Reservas Quotizações
Produtos constatados antecipadamente Direitos de adesão
Facturas a pagar (dívidas a curto prazo) Outros produtos
Prestações doença
Caixa Abastecimentos
Banco Despesas de deslocação
Quotizações a receber Outros encargos
No mês de Fevereiro, o tesoureiro da mutualidade inscreve as seguintes operações:
� quotizações emitidas do mês de Fevereiro: 90 000 UM das quais 85 000 UM efectivamente
pagas pelos aderentes;
� pagamento da factura do hospital do mês de Janeiro: 50 000 UM;
� pagamento da factura do centro de saúde:15 000 UM;
� despesas de deslocação do tesoureiro: 1000 UM;
� transferência de 25 000 UM da caixa para o banco.
Parte IV • A contabilidade de uma mutualidade de saúde 145
146 Guia de gestão das mutualidades de saúde em África
BIT/STEP
Diário – Livro razão
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3.3 A contabilidade de tesouraria
Uma das particularidades das mutualidades de saúde é que a maioria das suas operações
económicas traduz-se por uma entrada ou saída de dinheiro. Isso permite o emprego de
uma outra variante da contabilidade clássica, chamada contabilidade de tesouraria.
A contabilidade