Funcionamento das contas

quando as ope-
rações “diversas” são pouco variadas. Trata-se, pois, de uma solução que apenas interessa
a um número limitado de mutualidades.
Para as outras, uma alternativa interessante, a fim de contornar os problemas de competên-
cias, é confiar a uma estrutura externa os trabalhos contabilísticos que exigem conhecimen-
tos em contabilidade. Esta estrutura pode ser um gabinete contabilístico, uma união de
mutualidades, uma organização de apoio, etc. Esta solução, contudo, é apenas interes-
sante em certas condições:
� não deve implicar custos demasiados importantes para a mutualidade;
� a estrutura externa deve informar a mutualidade da evolução das contas e aconselhá- la
no decurso de cada exercício;
� as contas anuais e o resultado do exercício devem ser rapidamente colocados à dispo-
sição da mutualidade.
A intervenção de uma estrutura externa não deve conduzir a mutualidade a desinteressar-se
da sua contabilidade. Os seus administradores devem ser capazes de compreender os tra-
balhos de contabilidade executados pela estrutura externa (isto é, dispor das noções de
base apresentadas neste guia).
A intervenção de uma estrutura externa na gestão de uma mutualidade pode realizar-se,
essencialmente, a dois níveis:
� para a realização dos trabalhos de final de exercício e o estabelecimento das contas
anuais. Neste caso, a mutualidade regista ela própria as suas operações no seu ou
seus diários e no seu livro-razão e, depois, confia à estrutura externa os trabalhos liga-
dos ao fecho de exercício( ver os dois seguintes capítulos);
� quando a mutualidade não dispõe de suficientes competências para realizar os registos
contabilísticos, confia-os à estrutura externa. No quadro de uma contabilidade clássica,
a intervenção da estrutura externa situa-se ao nível do diário e do livro-razão. No qua-
O diário das
operações
diversas
Parte IV • A contabilidade de uma mutualidade de saúde 151
dro de uma contabilidade de tesouraria, a mutualidade realiza os registos no diário de
caixa e no de banco, cuja manipulação é simples, mas confia a escrituração do diário
das operações diversas à estrutura externa. Qualquer que seja o sistema contabilístico,
a estrutura externa deve dispor das necessárias informações, a fim de realizar as escri-
turações nos documentos contabilísticos que lhe são confiados. Para fazer isso, a mutua-
lidade utiliza um documento chamado borrão que lhe permite efectuar um primeiro nível
de registo das suas operações.
O borrão, assim chamado correntemente, é um documento de muito
simples utilização que serve para registar, num primeiro tempo, as
operações sob a forma de rascunho.
Pode ser escriturado num simples caderno por uma pessoa que não
tenha formação contabilística. Esta inscreve as operações à medida do
seu aparecimento. A forma do borrão, assim como o modo de apre-
sentação e de descrição das operações, são antecipadamente acor-
dadas entre a mutualidade e o operador externo, a fim de que este
último possa aproveitá-lo para a escrituração do diário e do livro-razão.
Para passar deste registo aos trabalhos contabilísticos da estrutura
externa, utiliza-se um papel químico para estabelecer um duplicado de
cada página (pode também utilizar-se um caderno com folhas de papel
químico, vendido no comércio). O duplicado das páginas é remetido,
periodicamente, à estrutura externa. A mutualidade conserva, assim, em
permanência, o seu borrão para continuar a registar as suas operações.
Este sistema de duplicação é igualmente utilizado para os diários de
caixa e de banco, quando a mutualidade pratica uma contabili-
dade de tesouraria.
Exemplo
Várias mutualidades de uma capital constituíram uma união que, nomeadamente,desempenha o papel
de serviço comum de gestão. Cada mutualidade pode, assim, confiar à união uma parte dos seus tra-
balhos contabilísticos, mediante o pagamento de uma quotização anual, calculada em função das
suas despesas em prestações de doença. Esta quotização serve, igualmente, para a constituição de
um fundo de garantia.
Uma mutualidade de artesãos adere a esta união e remete, no fim de cada mês, um duplicado do seu
borrão, no qual são registados pelo Tesoureiro todos as operações do mês. O seguinte exemplo é
extraído desse borrão
O borrão
152 Guia de gestão das mutualidades de saúde em África
BIT/STEP
O seguinte esquema ilustra a divisão dos trabalhos entre a mutuali-
dade e a escrituração externa, no quadro de uma contabilidade
clássica e de uma contabilidade de tesouraria, quando a mutuali-
dade não dispõe de suficientes competências.
Trabalhos contabilísticos internos e externos
3.5 Os outros elementos contabilísticos
O registo de quotizações utilizado no quadro da gestão das quoti-
zações pode servir, igualmente, como um documento contabilístico
e desempenhar o papel de um diário auxiliar.
Serve, com efeito, para registar, uma por uma, as quotizações emiti-
das pela mutualidade e pagas pelos aderentes, assim como os atra-
sos de quotizações. Seria fastidioso registar de novo estas informa-
ções no diário ou no borrão. Também é possível não inscrever
nesses documentos, senão o total (mensal, semanal ou outro, em fun-
ção da periodicidade de quotização) das quotizações emitidas,
depositadas em caixa e dos atrasados do registo de quotizações.
O número de quotizações é, assim, consideravelmente reduzido e é
possível reportar no registo de quotização para os detalhes.
No caso em que intervém uma estrutura externa, um duplicado do
registo de quotização deve igualmente ser transmitido àquela.
O registo
de quotização
Parte IV • A contabilidade de uma mutualidade de saúde 153
Qualquer que seja o sistema contabilístico implementado, todos os
registos são efectuados na base de peças justificativas. Uma peça
justificativa é um documento que atesta a afectividade de uma ope-
ração, descrevendo esta, dando a sua origem, o seu destino e o
seu montante.
As peças justificativas têm duas origens: externas e internas.
✔ As peças externas. Trata-se, essencialmente, das facturas dos
diferentes fornecedores de bens e de serviços da mutualidade,
dos quais os principais são os prestadores de cuidados (ver
parte 2: A gestão das adesões, das quotizações e das presta-
ções). Uma outra categoria de peças externas respeita aos
extractos bancários e às cadernetas de poupança que dão uma
situação das contas bancárias da mutualidade e permitem reali-
zar periodicamente verificações bancárias.
✔ As peças internas. Trata-se de recibos, valor de caixa, notas de
despesas, etc. São estabelecidas pela mutualidade, a fim de jus-
tificar operações internas ou despesas sem justificativo (desloca-
ções em táxi, etc.). Estas peças requerem um controlo rigoroso,
nomeadamente, por parte da CS da mutualidade. Podem estar
na origem de fraudes.
As peças justificativas apresentam-se sob diversas formas, mas todas
devem conter, pelo menos, as seguintes informações:
✔ a natureza da operação;
✔ o nome, as coordenadas e outras informações úteis, respeitando
o beneficiário da operação;
✔ o motivo da operação;
✔ o montante por algarismos e por extenso;
✔ a data;
✔ o carimbo e/ou a assinatura do beneficiário da operação e /ou
do respectivo responsável da mutualidade.
Regras de utilização
✔ Cada operação deve ser objecto de uma peça justificativa;
✔ As peças justificativas devem ser cuidadosamente conservadas.
Aquando do registo de uma operação, a peça justificativa
recebe um número de ordem e depois é arquivada, por ordem
cronológica.
As peças
justificativas
154 Guia de gestão das mutualidades de saúde em África
BIT/STEP
Parte IV • A contabilidade de uma mutualidade de saúde 155
O esquema a seguir ilustra os sistemas contabilísticos anteriormente abordados, situando-
-os, por arrastamento, no conjunto dos trabalhos contabilísticos. Os trabalhos que acompa-
nham as escriturações no livro-razão (balanço, inventário e contas anuais) são apresenta-
dos nos dois capítulos seguintes.
Exemplos
Livro de recibos
O recibo é o documento no qual são registadas as importâncias relativas