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quando as ope- rações \u201cdiversas\u201d são pouco variadas. Trata-se, pois, de uma solução que apenas interessa a um número limitado de mutualidades. Para as outras, uma alternativa interessante, a fim de contornar os problemas de competên- cias, é confiar a uma estrutura externa os trabalhos contabilísticos que exigem conhecimen- tos em contabilidade. Esta estrutura pode ser um gabinete contabilístico, uma união de mutualidades, uma organização de apoio, etc. Esta solução, contudo, é apenas interes- sante em certas condições: \ufffd não deve implicar custos demasiados importantes para a mutualidade; \ufffd a estrutura externa deve informar a mutualidade da evolução das contas e aconselhá- la no decurso de cada exercício; \ufffd as contas anuais e o resultado do exercício devem ser rapidamente colocados à dispo- sição da mutualidade. A intervenção de uma estrutura externa não deve conduzir a mutualidade a desinteressar-se da sua contabilidade. Os seus administradores devem ser capazes de compreender os tra- balhos de contabilidade executados pela estrutura externa (isto é, dispor das noções de base apresentadas neste guia). A intervenção de uma estrutura externa na gestão de uma mutualidade pode realizar-se, essencialmente, a dois níveis: \ufffd para a realização dos trabalhos de final de exercício e o estabelecimento das contas anuais. Neste caso, a mutualidade regista ela própria as suas operações no seu ou seus diários e no seu livro-razão e, depois, confia à estrutura externa os trabalhos liga- dos ao fecho de exercício( ver os dois seguintes capítulos); \ufffd quando a mutualidade não dispõe de suficientes competências para realizar os registos contabilísticos, confia-os à estrutura externa. No quadro de uma contabilidade clássica, a intervenção da estrutura externa situa-se ao nível do diário e do livro-razão. No qua- O diário das operações diversas Parte IV \u2022 A contabilidade de uma mutualidade de saúde 151 dro de uma contabilidade de tesouraria, a mutualidade realiza os registos no diário de caixa e no de banco, cuja manipulação é simples, mas confia a escrituração do diário das operações diversas à estrutura externa. Qualquer que seja o sistema contabilístico, a estrutura externa deve dispor das necessárias informações, a fim de realizar as escri- turações nos documentos contabilísticos que lhe são confiados. Para fazer isso, a mutua- lidade utiliza um documento chamado borrão que lhe permite efectuar um primeiro nível de registo das suas operações. O borrão, assim chamado correntemente, é um documento de muito simples utilização que serve para registar, num primeiro tempo, as operações sob a forma de rascunho. Pode ser escriturado num simples caderno por uma pessoa que não tenha formação contabilística. Esta inscreve as operações à medida do seu aparecimento. A forma do borrão, assim como o modo de apre- sentação e de descrição das operações, são antecipadamente acor- dadas entre a mutualidade e o operador externo, a fim de que este último possa aproveitá-lo para a escrituração do diário e do livro-razão. Para passar deste registo aos trabalhos contabilísticos da estrutura externa, utiliza-se um papel químico para estabelecer um duplicado de cada página (pode também utilizar-se um caderno com folhas de papel químico, vendido no comércio). O duplicado das páginas é remetido, periodicamente, à estrutura externa. A mutualidade conserva, assim, em permanência, o seu borrão para continuar a registar as suas operações. Este sistema de duplicação é igualmente utilizado para os diários de caixa e de banco, quando a mutualidade pratica uma contabili- dade de tesouraria. Exemplo Várias mutualidades de uma capital constituíram uma união que, nomeadamente,desempenha o papel de serviço comum de gestão. Cada mutualidade pode, assim, confiar à união uma parte dos seus tra- balhos contabilísticos, mediante o pagamento de uma quotização anual, calculada em função das suas despesas em prestações de doença. Esta quotização serve, igualmente, para a constituição de um fundo de garantia. Uma mutualidade de artesãos adere a esta união e remete, no fim de cada mês, um duplicado do seu borrão, no qual são registados pelo Tesoureiro todos as operações do mês. O seguinte exemplo é extraído desse borrão O borrão 152 Guia de gestão das mutualidades de saúde em África BIT/STEP O seguinte esquema ilustra a divisão dos trabalhos entre a mutuali- dade e a escrituração externa, no quadro de uma contabilidade clássica e de uma contabilidade de tesouraria, quando a mutuali- dade não dispõe de suficientes competências. Trabalhos contabilísticos internos e externos 3.5 Os outros elementos contabilísticos O registo de quotizações utilizado no quadro da gestão das quoti- zações pode servir, igualmente, como um documento contabilístico e desempenhar o papel de um diário auxiliar. Serve, com efeito, para registar, uma por uma, as quotizações emiti- das pela mutualidade e pagas pelos aderentes, assim como os atra- sos de quotizações. Seria fastidioso registar de novo estas informa- ções no diário ou no borrão. Também é possível não inscrever nesses documentos, senão o total (mensal, semanal ou outro, em fun- ção da periodicidade de quotização) das quotizações emitidas, depositadas em caixa e dos atrasados do registo de quotizações. O número de quotizações é, assim, consideravelmente reduzido e é possível reportar no registo de quotização para os detalhes. No caso em que intervém uma estrutura externa, um duplicado do registo de quotização deve igualmente ser transmitido àquela. O registo de quotização Parte IV \u2022 A contabilidade de uma mutualidade de saúde 153 Qualquer que seja o sistema contabilístico implementado, todos os registos são efectuados na base de peças justificativas. Uma peça justificativa é um documento que atesta a afectividade de uma ope- ração, descrevendo esta, dando a sua origem, o seu destino e o seu montante. As peças justificativas têm duas origens: externas e internas. \u2714 As peças externas. Trata-se, essencialmente, das facturas dos diferentes fornecedores de bens e de serviços da mutualidade, dos quais os principais são os prestadores de cuidados (ver parte 2: A gestão das adesões, das quotizações e das presta- ções). Uma outra categoria de peças externas respeita aos extractos bancários e às cadernetas de poupança que dão uma situação das contas bancárias da mutualidade e permitem reali- zar periodicamente verificações bancárias. \u2714 As peças internas. Trata-se de recibos, valor de caixa, notas de despesas, etc. São estabelecidas pela mutualidade, a fim de jus- tificar operações internas ou despesas sem justificativo (desloca- ções em táxi, etc.). Estas peças requerem um controlo rigoroso, nomeadamente, por parte da CS da mutualidade. Podem estar na origem de fraudes. As peças justificativas apresentam-se sob diversas formas, mas todas devem conter, pelo menos, as seguintes informações: \u2714 a natureza da operação; \u2714 o nome, as coordenadas e outras informações úteis, respeitando o beneficiário da operação; \u2714 o motivo da operação; \u2714 o montante por algarismos e por extenso; \u2714 a data; \u2714 o carimbo e/ou a assinatura do beneficiário da operação e /ou do respectivo responsável da mutualidade. Regras de utilização \u2714 Cada operação deve ser objecto de uma peça justificativa; \u2714 As peças justificativas devem ser cuidadosamente conservadas. Aquando do registo de uma operação, a peça justificativa recebe um número de ordem e depois é arquivada, por ordem cronológica. As peças justificativas 154 Guia de gestão das mutualidades de saúde em África BIT/STEP Parte IV \u2022 A contabilidade de uma mutualidade de saúde 155 O esquema a seguir ilustra os sistemas contabilísticos anteriormente abordados, situando- -os, por arrastamento, no conjunto dos trabalhos contabilísticos. Os trabalhos que acompa- nham as escriturações no livro-razão (balanço, inventário e contas anuais) são apresenta- dos nos dois capítulos seguintes. Exemplos Livro de recibos O recibo é o documento no qual são registadas as importâncias relativas