Arquivologia - Conceitos iniciais

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1. Conceitos fundamentais 
 
- ARQUIVOLOGIA: ciência que se encarrega do estudo da organização dos acervos documentais, desde a 
produção do documento até sua destinação. 
- INFORMAÇÃO: resultado do processamento, manipulação e organização de dados. 
- SUPORTE: meio no qual a informação é registrada. Ex.: pen drive, folha A4, e etc. 
- DOCUMENTO: Toda informação registrada em suporte material, que possa comprovar fatos e que 
possa ser utilizado para consulta. 
- SINAR: Sistema nacional de arquivos. 
 
 
 
ARQUIVO NACIONAL - Compete ao Arquivo Nacional a gestão e o recolhimento dos documentos 
produzidos e recebidos pelo Poder Executivo Federal, bem como preservar e facultar o acesso aos 
documentos sob sua guarda, e acompanhar e implementar a política nacional de arquivos; 
ARQUIVOS: os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de 
caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como 
por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos. 
 
 
 
 
 
 
FINALIDADE DO ARQUIVO: Guarda, preservação e consulta 
 
Arquivo Museu Biblioteca 
Documentos únicos Coleções 
Valor administrativo/funcional Valor cultural/histórico Valor Cultural 
Documentos produzidos/recebidos Compra/permuta/doação Compra/permuta/doação 
 
 
 
 
Arquivologia 
 Tem a finalidade de implementar a política nacional de arquivos públicos e 
privados; 
 Órgão Central: CONARQ 
O ARQUIVO TAMBÉM PODE DESIGNAR: 
- Móvel destinado a guarda de documentos; 
- Local onde os conjuntos arquivísticos são guardados; 
- Órgão governamental. 
2. Classificação dos documentos 
 
2.1. Gênero: forma em que a informação foi registrada. Ex.: cartográfico, iconográficos, informáticos, 
micrográficos, textuais, filmográficos, sonoros. 
 
2.2. Espécie: configuração do documento de acordo com a disposição e natureza das informações. 
Ex.: ata, relatório, carta. 
 
2.3. Tipologia: atividade geradora. Ex.: de serviço, de concurso. 
 
2.4. Tipo: Espécie + Tipologia. Ex.: ata de posse, contrato de prestação de serviços. 
 
2.5. Formato: Suporte. Ex.: livro, folha, mapa. 
 
2.6. Forma: estágio de preparação. Ex.: rascunho ou minuta, original ou cópia. 
 
2.7. Natureza do assunto: 
 Ostensivo ou ordinário: as informações não prejudicam a administração quando divulgadas; 
 Sigiloso: conhecimento restrito. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
2.8. Natureza do documento: 
Natureza comercial: quando a documentação é principalmente organizada e utilizada pelas empresas e 
destina-se a fins extremamente comerciais. 
Natureza científica: a documentação está presente quando seu objetivo principal é o de proporcionar 
informações científicas ou mesmo didáticas, sem visar diretamente o lucro. 
Natureza oficial: quando sua organização e utilização têm por finalidade auxiliar e assessorar a 
administração pública atual e futura, pressupondo a coleta e a classificação de documentos oficiais, 
como por exemplo: leis, decretos, portarias e demais atos normativos próprios da administração, 
Federal, estadual ou Municipal. 
 
 
 
 
INFORMAÇÃO SIGILOSA: aquela submetida temporariamente à restrição de acesso público. 
GRAU DE SIGILO: (Prazos máximos) 
- Ultrassecreto: 25 anos 
- Secreto: 15 anos 
- Reservado: 5 anos 
 
3. Classificação dos arquivos 
3.1. Entidades mantenedoras: segundo a instituição em que estejam inseridos. 
- Arquivos públicos; 
- Arquivos institucionais; 
- Arquivos comerciais; 
- Arquivos familiais ou pessoais. 
 
3.2. Natureza dos documentos: 
 Arquivos especiais: depende do SUPORTE. 
 Arquivos especializados: depende do ASSUNTO. 
 
3.3. Tipos de acesso: 
 Franqueado ou ostensivo: documento de consulta livre; 
 Restrito: limitado à possibilidade de consulta. 
 
3.4. Tipos de arquivamento: 
 Horizontal: colocados uns sobre os outros (Ex.: plantas, mapas e desenhos – utilizado em 
arquivos PERMANENTES). 
 Vertical: dispostos uns atrás dos outros. 
 
3.5. Extensão de atuação: 
 Setorial: opcional (recomendável) – funcionam junto aos criadores ou recebedores do 
documento; 
 
 CENTRAL: obrigatório. Destinam a receber os documentos dos arquivos setoriais. 
 
3.6. Estágio de evolução: Corresponde às fases pelas quais o documento passa, desde sua criação até 
sua destinação. Ciclo vital dos documentos – TEORIA DAS TRÊS IDADES 
 
CORRENTE INTERMEDIÁRIO PERMANENTE 
- valor primário; 
- consultados com 
frequência; 
- valor primário; 
 
- valor histórico; 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
4. Arquivo corrente 
É constituído de documentos em curso ou consultados frequentemente, também chamados de: 1ª 
Idade; Setorial; Administrativo; Ativo; de movimento; em curso; Núcleos de arquivo; 1ª Fase; 1º Ciclo. 
 
- Atividades do Arquivo Corrente: 
• Protocolo 
• Expedição 
• Arquivamento 
• Empréstimo e Consulta 
• Destinação 
 
4.1. Protocolo 
O Protocolo é a unidade responsável pelo controle do recebimento e expedição de correspondência de 
uma empresa. É caracterizado pelas seguintes rotinas: 
 
ROTINAS: 
- Recebimento e classificação: recebimento, separação da correspondência, encaminhar aos 
destinatários, carimbar; 
- Registro e movimentação: preparar a ficha de protocolo (duas vias) e fazer a distribuição (ou 
redistribuição); 
- Expedição: expedir a correspondência, encaminhar as cópias ao setor de arquivamento. 
 
Expedição Documentos enviados para outra instituição ou pessoa fora 
da empresa; 
Distribuição ou redistribuição Documentos remetidos a outros setores da mesma 
instituição; 
Distribuição 1º setor 
Redistribuição 2º setor em diante 
 
4.2. Classificação: 
- A classificação dos documentos se dá utilizando o “código de classificação de documentos” de 
arquivo, que é um instrumento de trabalho utilizado para classificar todo e qualquer documento 
produzido ou recebido por um órgão no exercício de suas funções e atividades. A classificação por 
assuntos é utilizada com o objetivo de agrupar os documentos sob um mesmo tema. 
- Os assuntos recebem códigos numéricos, que refletem a hierarquia funcional do órgão, definida 
por meio de classes, subclasses, grupos e subgrupos, partindo-se sempre do geral para o particular. 
 
 
Figura 1 – Exemplo de classificação. 
 
ROTINAS CORRESPONDENTES ÀS OPERAÇÕES DE CLASSIFICAÇÃO: 
1. Receber o documento para classificação; 
2. Ler o documento, identificando o assunto principal e o(s) secundário(s), de acordo com seu conteúdo; 
3. Localizar o(s) assunto(s) no Código de classificação de documentos de arquivo, utilizando o índice, 
quando necessário; 
4. Anotar o código na primeira folha do documento; 
5. Preencher a(s) folha(s) de referência para os assuntos secundários. 
 
REFERÊNCIAS 
 
MALVERDES, Anderson Gomes Barbosa E. André. Arquivologia para concursos: teoria, legislação e 
questões. Leya, 2015.