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* Disciplina: Gestão de Processos (GEP) Profº Marcelo Roberto da Silva Diagnóstico Organizacional I * Diagnóstico Organizacional É processo pelo qual se busca obter uma avaliação do estágio em que se encontram as práticas de gestão empresarial, sob o ponto de vista da interação dos indivíduos com a organização, visando obter a melhor condição para maximização do potencial humano da empresa. * Diagnóstico Organizacional Entende-se por diagnóstico o levantamento de dados com a finalidade de representar a estrutura, os processos produtivos, e os relacionamentos departamentais e pessoais de uma organização, demonstrando a situação atual em que se encontra inserida no mercado de atuação. * Diagnóstico Organizacional Segundo MAGADAN (1990), o Diagnóstico Organizacional é um instrumento que visa analisar uma situação atual, encontrando possíveis problemas e identificando as causas destes. * Premissas O diagnóstico é um importante momento de reflexão para a toda a organização; O diagnóstico deve indicar a profundidade da gestão; O diagnóstico deve estar em sintonia com o que a empresa pretende realizar (criação das expectativas); O diagnóstico deve captar tanto as necessidades de contribuição da empresa quanto as necessidades de contribuição dos indivíduos. * Finalidades do Diagnóstico O Diagnóstico Organizacional tem por finalidade possibilitar o desenvolvimento de intervenções consistentes e assim coordenar os rumos das ações, direcionarem soluções para os problemas encontrados e indicar as melhores formas e procedimentos para remediá-las. * Elementos que compõem o diagnóstico (o que analisar?) Competitividade da organização; Portifólio de serviços ou produtos; Flexibilidade em relação as mudanças; Capacitação para construir as mudanças necessárias; Recursos estratégicos; Processo de projetar e construir o futuro da organização; Estrutura de poder e liderança. * Elementos Organizacionais Outro ponto importante para a eficácia do Diagnóstico Organizacional é a análise da visão e da missão adotadas pela empresa. Visão: onde a empresa pretende chegar num determinado período de tempo. Missão: razão de existência da empresa (propósito). * Elementos Organizacionais (Análise SWOT) Análise Interna (pontos fortes e fracos): Pontos Fortes: são as variáveis internas e controláveis que propiciam uma condição favorável para a empresa em relação a seu ambiente; Pontos Fracos: são as variáveis internas e controláveis que propiciam uma condição desfavorável para a empresa em relação a seu ambiente; * Análise Interna Exemplos: a) marketing; b) produção; c) finanças; d) recursos humanos; e) gestão; f) produção; g) sistema de informações gerenciais (SIG); h) pesquisa e desenvolvimento (P&D). * Elementos Organizacionais (Análise SWOT) Análise Externa (oportunidades e ameaças): Oportunidades são as variáveis externas e não controláveis pela empresa, que podem criar condições favoráveis para a empresa, desde que a mesma tenha condições e/ou interesse de usufruí-las; Ameaças são as variáveis externas e não controláveis pela empresa que podem criar condições desfavoráveis para a mesma. * Análise Externa Exemplos: a) concorrência; b) fornecedor; c) mercado; d) produtos substitutos; e) tecnologia; f) questões políticas e legais. * Resultados do Diagnóstico A resposta positiva aos itens estudados indica um direcionamento estratégico sadio. A falta de respostas precisas ou a presença de itens duvidosos, denota indícios da existência de problemas que devem ser investigados, encaminhados e tratados convenientemente. * Sintomas de Problemas Empresariais a) queda ou tendência declinante do valor real deflacionado das vendas; b) estagnação do valor real deflacionado das vendas; c) baixa lucratividade; d) queda ou tendência declinante da lucratividade; * Sintomas de Problemas Empresariais e) estagnação da lucratividade; f) elevado grau de endividamento com terceiros, a curto prazo; g) elevado índice de rotação de pessoal; h) baixa produtividade; * Sintomas de Problemas Empresariais i) situação financeira estrangulada; j) pequeno retorno do investimento efetuado; k) constante preocupação do empresário; l) baixa liquidez. * Condições para Implantação Que o objetivo de realizá-lo esteja claro; Que os recursos necessários para efetivá-lo sejam definidos; Que o conjunto de variáveis a serem estudadas sejam conhecidas; * Condições para Implantação Que o tempo para viabilizá-lo, bem como a validade dos resultados, sejam estabelecidos; Que o grupo técnico que irá realizá-lo conheça essas condições antes de propor o estudo e esteja capacitado para fazê-lo; * Condições para Implantação Que a profundidade do estudo seja determinada; Que o estudo, em seu plano integral, seja aprovado por quem de direito da organização. * Metodologia para Implantação a)Planejamento das atividades; b)Conhecer a estrutura organizacional (autoridade, responsabilidade, comunicação e tomada de decisão); c)Definir os participantes do diagnóstico; * Metodologia para Implantação d) Levantamento das informações: revisão das escritas (questionários); entrevistas pessoais; observações pessoais. * e) Estratégia de levantamento ; criar um clima propício, deixando o entrevistado a vontade e estimulando-o a ajudar; ser calmo, simpático e impessoal; informar os objetivos do diagnóstico; iniciar as entrevistas pela cúpula, para em seguida passar aos níveis mais baixos; garantir o sigilo das informações buscar as causas dos problemas; * e) Estratégia de levantamento ; ater-se aos fatos, buscando sua verdade; procurar conhecer o que está errado; procurar conhecer o que está certo; solicitar ao entrevistado sua opinião na proposição de soluções; registrar todas as informações obtidas. * f) Crítica do levantamento; identificação dos problemas; identificação das causas dos problemas; avaliação do relacionamento da empresa com o meio externo; identificação dos pontos críticos; conhecimento da equipe dos problemas levantados; prioritização dos problemas. * g) Planejamento das soluções: identificar as possíveis soluções; identificar as ameaças; identificar os reforços; prioritizar as ações; criticar o planejamento. * Importante O Diagnóstico é desenvolvido pelo empresário com a orientação do consultor, que tem como objetivo identificar os principais problemas existentes na empresa,bem como os seus pontos fortes, e planejar assim, ações que venham contribuir para o real desenvolvimento da empresa.
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