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Sistemas de Apoio à Decisão Sistemas de Apoio Os conceitos apresentados neste arquivo baseiam-se nas referências indicadas e não substitui os textos originais. Notas de aula 2 CAPÍTULO 3 – Sistemas de Apoio à Decisão (SAD ou DSS) Os sistemas de apoio à decisão (SAD ou Decision Suport System – DSS) são uma das principais categorias de sistemas de apoio gerencial. São sistemas de informação computadorizados que fornecem aos gerentes apoio interativo de informações durante o processo de tomada de decisão. Os sistemas de apoio à decisão utilizam (1) modelos analíticos, (2) banco de dados especializados, (3) os próprios insights e apreciações do tomador da decisão e (4) um processo de modelagem computadorizado para apoiar a tomada de decisões semiestruturadas e não-estruturadas por parte de cada gerente. Quadro 1 Comparação entre sistemas de informação gerencial e de apoio à decisão Sistemas de Informação Gerencial Sistemas de Apoio à Decisão Apoio à decisão fornecido Fornecem informações sobre o desempenho da organização. Fornecem informações e técnicas de apoio à decisão para analisar problemas ou oportunidades específicos. Forma e frequência das informações Periódicas, de exceção, por demanda e relatórios e respostas em pilha. Consultas e respostas interativas. Formato das informações Formato pré - especificado, fixo. Formato ad hoc, flexível e adaptável. Metodologia de processamento das informações Informações produzidas por extração e manipulação de dados dos negócios. Informações produzidas por modelagem analítica de dados dos negócios. Dessa forma, os sistemas de apoio à decisão são projetados para serem sistemas ad hoc de resposta rápida que são iniciados e controlados por usuários finais da administração. São capazes, portanto, de apoiar diretamente os tipos 3 específicos de decisões e os estilos e necessidades pessoais de tomada de decisão de cada gerente. Os gerentes de venda normalmente recorrem a sistemas de informação gerencial para produzirem relatórios de análise de vendas. Esses relatórios contêm cifras de desempenho de vendas linha de produto, vendedor, região de vendas e assim por diante. Um sistema de apoio à decisão, por outro lado, também mostraria interativamente a um gerente de vendas os efeitos no desempenho das vendas de mudanças em uma multiplicidade de fatores (tais como despesas com promoção e remuneração de vendedores). Os sistemas de apoio à decisão poderiam utilizar diversos critérios (tais como margem bruta de lucro e participação de mercado esperadas) para avaliar e classificar diversas combinações alternativas entre fatores de desempenho de vendas. Modelos e Software de Sistemas de Apoio à Decisão Ao contrário dos sistemas de informação gerencial, os sistemas de apoio à decisão se fundamentam em modelos e também em banco de dados como recursos vitais de sistemas. Uma base de modelo de sistemas de apoio à decisão é um componente de software que consiste em modelos utilizados em rotinas computacionais e analíticas que expressam matematicamente relações entre variáveis. Um programa de planilhas eletrônicas, por exemplo, pode conter modelos que expressem relações contábeis simples entre variáveis, tais como receita – despesa = lucro. Um modelo de referência também poderia incluir modelos e técnicas analíticas utilizadas para expressar relações muito mais complexas. Poderia conter, por exemplo, modelos de programação linear, modelos de previsão por regressão múltipla e modelos de valor presente de orçamento de capital, que podem ser armazenados na forma de planilhas ou gabaritos, ou programas estatísticos e matemáticos e módulos de programa. Veja figura 1. 4 Figura 1 Componentes de um sistema de apoio à decisão de marketing. Os pacotes de software de sistemas de apoio à decisão podem combinar componentes de modelos para criar modelos integrados de apoio a tipos específicos de decisões. O software de sistemas de apoio à decisão normalmente contem rotinas de modelagem analítica e também permite que se construa seus próprios modelos. Muitos pacotes encontram-se atualmente disponíveis em versões para microcomputadores e habilitados para rede. É claro que os pacotes de planilhas eletrônicas também fornecem parte das funções de construção de modelos (modelos de planilhas) e modelagem analítica (análise de situações hipotéticas e análise de busca de metas) oferecidas por um software de sistemas de apoio à decisão mais potente. Sistemas de Informação Geográfica Os sistemas de informação geográfica (geographic information systems ou GIS) são uma categoria especial dos sistemas de apoio à decisão que integra computação gráfica e banco de dados geográficos com outros dispositivos de DSS. Um sistema de informação geográfica é um sistema de apoio à decisão que desenha e exibe mapas e outros demonstrativos gráficos que apoiam decisões concernentes à distribuição geográfica de pessoas e outros recursos. Muitas 5 empresas estão utilizando tecnologia desses sistemas para escolher novos pontos para loja de varejo, otimizar roteiros de distribuição o analisar fatores demográficos de seu público alvo. Empresas como, por exemplo, Levi Strauss, Arby’s, Consolidated Rail e Federal Express utilizam pacotes de sistemas de informação geográfica para integrar mapas, gráficos e outros dados geográficos com dados empresariais a partir de pacotes de planilhas e estatísticas. Software de GIS para microcomputadores como MapInfo e Atlas GIS é utilizado para a maioria das aplicações empresariais de sistemas de informação geográfica. O uso de GIS para apoio à decisão tem sido expandido com as possibilidades de mapeamento que estão sendo integradas aos pacotes eletrônicos. Utilizando Sistemas de Apoio à Decisão O uso de um sistema de apoio à decisão envolve um processo interativo de modelagem analítica. Utilizar um pacote de software SAD para apoio à decisão, por exemplo, pode resultar em uma série de telas em resposta a mudanças hipotéticas alternativas introduzidas por um gerente. Isto é diferente das respostas por demanda de sistemas de relatórios de informações, já que os gerentes não estão solicitando informações pré-especificadas; o que estão fazendo é explorando alternativas possíveis. Por isso, eles não precisam especificar antecipadamente suas necessidades de informações. Em vez disto, utilizam o SAD para encontrar as informações que precisam para ajudá-los a tomar uma decisão. Esta é a essência do conceito de sistema de apoio à decisão. Usar um sistema de apoio à decisão envolve quatro tipos básicos de atividades de modelagem analítica: (1) análise do tipo What if, (2) análise de sensibilidade, (3) análise de busca de metas e (4) análise de otimização. Consideremos sucintamente cada um dos tipos de modelagem analítica que podem ser utilizados para apoio à decisão. Análise do Tipo What If Na análise do tipo what if, o usuário final introduz mudanças nas variáveis ou relações entre variáveis e observa as mudanças resultantes nos valores de outras variáveis. Se um gerente estivesse usando uma planilha eletrônica, por exemplo, poderia mudar uma quantidade de receita (uma variável) ou uma fórmula de 6 tributação (uma relação entre variáveis) em um modelo simples de planilha financeira. Em seguida, poderia pedir ao programa de planilha eletrônica para recalcular instantaneamente todas as variáveis afetadas na planilha. Um usuário gerencial estaria muito interessado em avaliar quaisquer mudanças que ocorressem nos valores da planilha, particularmente em uma variável como lucro líquido após os impostos. Para muitos gerentes, o lucro líquido após os impostos é um exemplo do resultado financeiro, ou seja, um fator-chave na tomada de muitos tipos de decisões. Este tipo de análise seria repetidoaté que o gerente estivesse satisfeito com o que os resultados revelassem sobre os efeitos de várias decisões possíveis. Análise de Sensibilidade A análise de sensibilidade é um caso especial de análise do tipo what if. Normalmente, o valor de uma única variável é alterado repetidas vezes e as mudanças resultantes sobre as outras variáveis são observadas. Por isso, a análise de sensibilidade é, na verdade, um caso de análise do tipo what if envolvendo mudanças repetidas em apenas uma variável de cada vez. Alguns pacotes SAD fazem automaticamente pequenas mudanças repetidas em uma variável quando solicitados a realizar a análise de sensibilidade. Normalmente a análise de sensibilidade é utilizada quando os tomadores de decisão estão em dúvida quanto às premissas assumidas na estimativa do valor de certas variáveis-chaves. Em nosso exemplo anterior da planilha, o valor da receita poderia ser alterado repetidas vezes em pequenos incrementos e os efeitos sobre outras variáveis da planilha observados e avaliados. Isto ajudaria o gerente a compreender o impacto de vários níveis de receita sobre outros fatores envolvidos nas decisões em pauta. Análise de Busca de Metas A análise de busca de metas inverte a direção da análise na análise do tipo what if e na análise de sensibilidade. Em lugar de observar como as mudanças em uma variável afetam outras variáveis, a análise de busca de metas (também chamada de análise how can, ou como se pode) fixa um valor-alvo (uma meta) para uma variável e, em seguida, altera repetidas vezes as outras variáveis até que o valor-alvo seja alcançado. Poderia ser especificado, por exemplo, um valor-alvo (meta) de 2 milhões de reais para o lucro líquido após os impostos para um empreendimento comercial. Em seguida, poderia ser alterado repetidamente o valor 7 da receita ou despesas em um modelo de planilha até obter o resultado de 2 milhões de reais. Dessa forma, é possível chegar à quantidade de receita ou nível de despesas que o empreendimento precisa alcançar a fim de atingir a meta de 2 milhões de lucro após os impostos. Consequentemente, esta forma de modelagem analítica ajudaria a responder a pergunta "Como se podem alcançar dois milhões em lucro liquido após os impostos?" em lugar da pergunta "O que acontece se mudarmos a receita ou as despesas?". Assim, a análise de busca de metas é outro método importante de apoio à decisão. Análise de Otimização A análise de otimização é uma extensão mais complexa da análise de busca de metas. Em lugar de fixar para uma variável um valor específico, a meta é encontrar o valor ótimo para uma ou mais variáveis-alvo, dadas certas limitações. Em seguida, muda-se uma ou várias outras variáveis repetidas vezes, sujeitas às limitações especificadas, até que sejam descobertos os melhores valores para as variável-alvo. Pode-se tentar determinar, por exemplo, o maior nível possível de lucros que poderia ser obtido variando os valores para fontes escolhidas de receita e categorias de despesa. As mudanças nessas variáveis poderiam estar sujeitas a limitações como a capacidade restrita de um processo de produção ou os limites disponíveis de financiamento. Normalmente a otimização é alcançada por pacotes de software de finalidades especiais como a programação linear ou por geradores SAD avançados. 8 Quadro 2 Atividades e exemplos do principais tipos de modelagem analítica. Tipo de Modelagem Atividades e exemplos Análise do Tipo What If Observar como as mudanças de variáveis selecionadas afetam outras variáveis. Exemplo: E se reduzíssemos a propaganda em 10%? O que aconteceria com as vendas? Análise de Sensibilidade Observar como mudanças repetidas em uma única variável afetam outras variáveis. Exemplo: Vamos reduzir a propaganda em 1.000 reais repetidamente de forma que possamos entender sua relação com as vendas. Análise de Busca de Metas Fazer repetidas mudanças em variáveis selecionadas até que uma variável escolhida alcance um valor-alvo. Exemplo: Experimentemos aumentos na propaganda até que as vendas atinjam 1 milhão de reais. Análise de Otimização Encontrar um valor ótimo para variáveis selecionadas, dadas certas restrições. Exemplo: Qual o melhor montante de propaganda, considerando nosso orçamento e escolha de mídia? 9 Sistemas de Informação Executiva (EIS) Os sistemas de informação executiva (EIS) são sistemas de informação que combinam muitas características dos sistemas de informação gerencial e dos sistemas de apoio à decisão. Entretanto, quando foram inicialmente desenvolvidos, seu objetivo era atender as necessidades de informações estratégicas da alta administração. Dessa forma, a primeira meta dos sistemas de informação executiva era fornecer aos altos executivos acesso fácil e imediato a informações sobre os fatores críticos ao sucesso, de uma empresa, ou seja, os fatores-chaves decisivos para a consecução dos objetivos estratégicos de uma organização. Os executivos de uma cadeia de lojas de departamentos, por exemplo, provavelmente considerariam fatores como suas campanhas de promoção de vendas e sua com- posição da linha de produtos como decisivos para sua sobrevivência e sucesso. Em um sistema de informação executiva, a informação é apresentada segundo as preferências dos executivos usuários do sistema. A maioria dos sistemas de informação executiva, por exemplo, enfatiza o uso de uma interface gráfica com o usuário e exibições gráficas que possam ser personalizadas de acordo com as preferências de informação dos executivos que o utilizam. Outros métodos de apresentação da informação utilizados por um sistema de informação executiva incluem os relatórios de exceção e a análise de tendências. A capacidade para desagregar, que permite aos executivos rapidamente recuperarem demonstrativos de informações afins em níveis mais baixos de detalhe, é outra capacidade importante. Além disso, é claro que o crescimento das tecnologias de Internet e intranet adicionou a navegação de rede à lista das capacidades desse sistema. Justificativa para os sistemas de Informação Executiva Os estudos têm evidenciado que os altos executivos obtêm de muitas fontes a informação de que precisam. Essas fontes incluem cartas, memorandos, periódicos e relatórios produzidos manualmente ou por sistemas de computador. Outras fontes importantes de informação executiva são as reuniões, telefonemas e atividades sociais. Dessa forma grande parte das informações de um alto executivo deriva de fontes extra computador. As informações geradas por computador não têm desempenhado um papel importante atendimento de muitas necessidades de informação dos altos executivos. 10 Por isso, os sistemas de informação executiva computadorizados foram desenvolvidos para satisfazer as necessidades de informação da alta administração que não estavam sendo atendidas por outras formas de SIG. Os especialistas em SI aproveitaram os avanços na tecnologia dos computadores para desenvolverem maneiras atraentes e de fácil utilização para dotar os executivos das informações de que necessitam. Os sistemas de informação executiva ainda enfrentam a resistência de certos executivos, são assolados por custos elevados e possuem muitas falhas conhecidas e divulgadas. Entretanto, seu uso está crescendo rapidamente. Eles têm se disseminado entre as fileiras da administração média à medida que mais executivos passam a reconhecer sua viabilidade e benefícios e que sistemas baratos para redes cliente/servidor e intranets se tomam disponíveis. Segundo uma pesquisa, por exemplo, 25% dos executivos das empresas no mundo inteiro tendem a usar um sistema de informação executiva. Um fabricante de um pacote popular de software de sistemas de informação executiva informa que apenas 3% de seus usuários são altos executivos. Outro exemplo é o sistemada Conoco, uma das maiores companhias petrolíferas do mundo, que é utilizado pela maioria dos altos gerentes e por mais de 4.000 funcionários lotados no escritório central da empresa em Houston e outros pontos do mundo. Dessa forma, os sistemas de informação executiva estão se tomando tão amplamente utilizados por gerentes, analistas e outros trabalhadores do conhecimento que são às vezes, chamados de "sistemas de informação de todo o mundo". Nomes alternativos mais populares são: sistemas de apoio executivo e sistemas de informação de negócios. Esses nomes também refletem o fato de que mais dispositivos, tais como navegação de rede, correio eletrônico, ferramentas de groupware e capacidades de SAD e de sistemas especialistas estão sendo adicionados a muitos sistemas para torná-los mais úteis aos gerentes. Referência Bibliográfica O’BRIEN, J. A. Sistemas de informação e as decisões gerenciais na era da Internet. São Paulo: Saraiva,2001. 11 Roteiro Sistemas de Apoio à Decisão 1. Como o autor caracteriza os sistemas de apoio à decisão? 2. Qual a importância dos modelos para os sistemas de apoio à decisão? 3. Quais são os quatro tipos básicos de atividades de modelagem analítica? Explique-os. 4. Caracterize os sistemas de informação executiva e justifique a utilização destes sistemas.
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