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1 AULA 5 AUDITORIA CONTÁBIL Profª Cristiane Aparecida da Silva 2 INTRODUÇÃO As técnicas de amostragem são utilizadas com o intuito de viabilizar a coleta de dados necessários a um determinado estudo, sem a necessidade de conhecer todo o universo pesquisado. Quando o auditor faz uso da amostragem, pode aplicar a amostragem estatística (probabilística), a não estatística (não probabilística) ou ambas. A amostragem estatística utiliza-se das leis de probabilidades, a fim de controlar o risco de amostragem. Por sua vez, a amostragem não estatística utiliza-se de critérios subjetivos e, principalmente, da experiência profissional, pois não se aplicam fórmulas estatísticas. A escolha de uma ou de outra, que se dá no momento do planejamento da amostra, não modifica a realização dos procedimentos de auditoria na busca de evidências para a formação de sua opinião. Dependendo da amostra que o auditor utilizar, ele obterá uma estimativa referente à taxa de desvios ou ao valor monetário. Se o auditor utilizar a amostragem estatística, tais técnicas serão identificadas como amostragem de atributos e amostragem de variáveis, respectivamente. As técnicas de amostragem de atributos referem-se ao teste de observância, e as de variáveis, ao teste substantivo. A amostragem de atributos tem como finalidade verificar o cumprimento ou não de determinado procedimento de controle interno. Já a amostragem de variáveis valida monetariamente o saldo de um grupo que está sendo o objeto de auditoria. Para começar o estudo desta aula, o primeiro passo foi contextualizar a técnica de amostragem. Entender essa técnica na auditoria é salutar, e o uso da amostragem é importante à medida que o auditor necessita realizar, de forma objetiva e prática, no menor espaço de tempo e de custo, inferências para convergir com as necessidades de informações e respostas rápidas solicitadas. Na sequência, estudaremos a definição de evidências; o processo de amostragem; a aplicação de testes em auditorias; a amostragem de auditoria; o controle interno. Para tanto, analisaremos os temas a seguir. 3 TEMA 1 – DEFINIÇÃO DE EVIDÊNCIAS A NBC TA 500 (R1) – Evidência de Auditoria define o que constitui evidência de auditoria na auditoria de demonstrações contábeis, bem como trata da responsabilidade do auditor na definição e execução de procedimentos de auditoria para a obtenção de evidência de auditoria apropriada e suficiente que, por sua vez, permita a obtenção de conclusões razoáveis para fundamentar a opinião do auditor (Crepaldi; Crepaldi, 2019). A NBC TA 501 – Evidência de Auditoria – Considerações Específicas para Itens Selecionados trata das considerações específicas do auditor para obter evidência de auditoria apropriada e suficiente, em conformidade com a NBC TA 330 (R1) – DOU 05/09/16, a NBC TA 500 e outras normas relevantes com relação a certos aspectos da conta “Estoque” do ativo, assim como os litígios e as reclamações envolvendo a entidade, e informações por segmentos na auditoria das demonstrações contábeis (Crepaldi; Crepaldi, 2019). A evidência de auditoria compreende as informações utilizadas pelo auditor para chegar às conclusões em que se fundamenta a sua opinião. A evidência de auditoria inclui as informações contidas nos registros contábeis que suportam as demonstrações contábeis e outras informações. O objetivo do auditor é obter evidência de auditoria apropriada e suficiente sobre: • se as estimativas contábeis, incluindo as de valor justo, registradas ou divulgadas nas demonstrações contábeis, são razoáveis; • se as respectivas divulgações nas demonstrações contábeis são adequadas, no contexto da estrutura de relatório financeiro aplicável. Em razão da finalidade para a qual a evidência é escolhida, esta pode ser de três categorias diferentes: • Evidências sobre a continuidade; • Evidências sobre o sistema de controles internos; • Evidências básicas. O principal esforço do auditor concentra-se na busca de evidências que possam satisfazê-lo quanto à veracidade das informações formadoras do conjunto das demonstrações contábeis que serão o objeto de seu parecer (Maffei, 2017). 4 No decorrer do processo de obtenção de evidências, o auditor poderá encontrar os seguintes tipos de provas, que servem para validar os registros contábeis: • Constatação da existência física de bens, pessoalmente, pelo auditor; • Declaração de fontes consultadas, verbal ou formalmente escrita; • Repetição, pelo auditor, dos cálculos que produziram situações ou resultados; • Documentos que comprovem a legitimidade das transações, elaborados internamente, ou preparados por fonte externa à empresa; • Correlacionamento dos dados examinados; • Procedimentos de controle interno; • Acontecimentos posteriores à data das demonstrações contábeis. Uma leitura atenta da lista anterior possibilita concluir pela existência de diferentes graus de dificuldade de obtenção das evidências. Por suas características, o grau de convicção varia de uma evidência a outra. Ao repetir, por exemplo, o cálculo de uma transação, o auditor se satisfaz pela correção aritmética dos dados, mas não obtém, por outro lado, prova de que se trata de uma operação legítima, normal. Assim, uma prova isolada pode não ser conclusiva (Crepaldi; Crepaldi, 2019). TEMA 2 – O PLANEJAMENTO DE AMOSTRAGEM A amostra selecionada pelo auditor deve ter relação direta com o volume de transações realizadas pela entidade na área ou na transação objeto de exame, como também com os efeitos nas posições patrimonial e financeira da entidade e o resultado por ela obtido no período. Na seleção de amostra, devem ser consideradas: a seleção aleatória ou randômica; a seleção sistemática, observando um intervalo constante entre as transações realizadas; a seleção casual, a critério do auditor, com base em sua experiência profissional (Crepaldi; Crepaldi, 2019). Ao planejar e determinar a amostra de auditoria, o auditor deve levar em consideração os seguintes aspectos: • Os objetivos específicos da auditoria; • A população da qual o auditor deseja extrair a amostra; • A estratificação da população; 5 • O tamanho da amostra; • O risco da amostragem; • O erro tolerável; • O erro esperado. Amostragem em auditoria é a aplicação de procedimentos de auditoria em menos de 100% dos itens de população relevante para fins de auditoria, de maneira que todas as unidades de amostragem tenham a mesma chance de serem selecionadas para proporcionar uma base razoável que possibilite ao auditor concluir sobre toda a população (Crepaldi; Crepaldi, 2019). 2.1 A população A população é a totalidade dos dados da qual o auditor deseja tirar a amostra para chegar a uma conclusão (Crepaldi; Crepaldi, 2019). O auditor precisa determinar se a população da qual a amostra vai ser extraída é apropriada para o objetivo de auditoria específico. Se o objetivo do auditor for testar a existência de superavaliação de contas a receber, a população poderá ser definida como a listagem de contas a receber. Por outro lado, se o objetivo for testar a existência de subavaliação de contas a pagar, a população não deve ser a listagem de contas a pagar, mas, sim, pagamentos subsequentes, faturas não pagas, extratos de fornecedores, relatórios de recebimentos de mercadorias ou outras populações que forneceriam evidência de auditoria de que as contas a pagar estariam subavaliadas (Crepaldi; Crepaldi, 2019). 2.2 A estratificação Para auxiliar no planejamento eficiente e eficaz da amostra, pode ser apropriado usar a estratificação, que é o processo de dividir uma população em subpopulações, cada qual contendo um grupo de unidades de amostragem com característicashomogêneas ou similares (Crepaldi; Crepaldi, 2019). Os estratos precisam ser explicitamente definidos, de forma que cada unidade de amostragem somente possa pertencer a um estrato. Esse processo reduz a possibilidade de variação dos itens de cada estrato. Portanto, a estratificação permite ao auditor dirigir esforços de auditoria para os itens que contenham maior potencial de erro, por exemplo, os itens de 6 maior valor que compõem o saldo de contas a receber, para detectar distorções relevantes por avaliação a maior. Além disso, a estratificação pode resultar em amostra com tamanho menor (Crepaldi; Crepaldi, 2019). 2.3 Risco de amostragem O risco de amostragem surge da possibilidade de que a conclusão do auditor, com base em uma amostra, possa ser diferente da conclusão que seria alcançada se toda a população estivesse sujeita ao mesmo procedimento de auditoria. É o risco de que a conclusão do auditor, com base em amostra, pudesse ser diferente se toda a população fosse sujeita ao mesmo procedimento de auditoria. O risco de amostragem pode levar a dois tipos de conclusões errôneas: • No caso de teste de controle, em que os controles são considerados mais eficazes do que realmente o são, ou no caso de teste de detalhes, em que não seja identificada distorção relevante, quando, na verdade, ela existe. O auditor preocupa-se com esse tipo de conclusão errônea porque ela afeta a eficácia da auditoria e é provável que leve a uma opinião de auditoria não apropriada; • No caso de teste de controle, em que os controles são considerados menos eficazes do que realmente o são, ou no caso de teste de detalhes, em que seja identificada distorção relevante, quando, na verdade, ela não existe. Esse tipo de conclusão errônea afeta a eficiência da auditoria porque ela normalmente leva a um trabalho adicional para estabelecer que as conclusões iniciais estavam incorretas (Crepaldi; Crepaldi, 2019). TEMA 3 – A APLICAÇÃO DE TESTES EM AUDITORIA Na definição do escopo de auditoria, a equipe deve definir a abrangência e o volume dos testes a serem aplicados. Para isso, é preciso que a materialidade dos testes esteja bem definida. O termo materialidade, em auditoria, consiste na definição de um limite, atrelado a um percentual de contas contábeis, para a aceitação de possíveis falhas (gaps) encontradas durante os testes de auditoria, garantindo que essas falhas não impactem o patrimônio da empresa (Crepaldi; Crepaldi, 2019). 7 Durante todas as fases do trabalho de auditoria, o auditor se dedica a obter as evidências necessárias à formulação de sua opinião sobre a fidelidade das demonstrações contábeis sob exame. Assim procede, aplicando certos testes que lhe permitem alcançar seus objetivos. Dois são os tipos de testes de auditoria normalmente aplicados: • Testes de observância; • Testes substantivos. Para a execução dos testes de auditoria, é necessário que o auditor escolha uma amostra dentro do universo do processo auditado, a fim de otimizar o tempo da auditoria, reduzir os custos e produzir o relatório final dentro do prazo determinado. Para a definição da amostragem, o auditor deve definir a população para teste de acordo com sua experiência ou utilizando alguma metodologia predefinida, como softwares e planilhas de seleção aleatória (Crepaldi; Crepaldi, 2019). 3.1 Testes de observância Na aplicação dos testes de observância, devem ser considerados os seguintes procedimentos: inspeção, observação, investigação e confirmação. E visam à obtenção de razoável segurança de que os procedimentos de controle interno estabelecidos pela administração estejam em efetivo funcionamento e cumprimento (Crepaldi; Crepaldi, 2019). Os testes de observância são os procedimentos empregados pelo auditor, a fim de determinar se cumprem corretamente certos procedimentos de controle interno, estabelecidos pelo sistema da empresa. Às vezes chamados testes de procedimentos, destinam-se a provar a credibilidade dos procedimentos de controle da empresa, e não o registro correto das transações. Por exemplo, o auditor pode verificar que o encarregado de contas a pagar aprovou cada fatura para codificação de contas; esse teste relativo à aprovação constitui um teste de observância, e não se levará em conta se a codificação das faturas é uma realidade concreta (Crepaldi; Crepaldi, 2019). O teste de correção da codificação seria um teste substantivo. É a verificação da confiabilidade de um sistema de controles internos e de registros de uma entidade, para realizar a avaliação dos limites do universo de elementos ou fatos a serem examinados em auditoria. São partes integrantes da pré- 8 auditoria, em que há a observação para mensurar a qualidade dos registros e dos controles de uma célula social. Trata-se de um critério adotado para que se possa planejar um trabalho de verificação ou exame, de modo a ter consciência sobre a segurança dos informes e a probabilidade de erros e fraudes (Crepaldi; Crepaldi, 2019). O objetivo do teste de observância é proporcionar razoável segurança de que os procedimentos de controle interno estejam sendo executados na forma prescrita. A segurança proporcionada por tais testes é essencial se o auditor pretende depender dos procedimentos definidos pelo sistema para determinar a natureza, oportunidade e extensão dos testes substantivos de classes específicas de transações ou de saldos (Crepaldi; Crepaldi, 2019). 3.2 Testes substantivos Os testes substantivos constituem a verificação contábil de maior profundidade, revestida de tecnologia competente para o exame da essência e da validade das situações informadas e encontradas. Tais testes devem compreender as operações realizadas, as contas e seus saldos, as análises pertinentes e a adoção de procedimentos que permitam ao profissional opinar com segurança por meio do pleno convencimento sobre o objeto examinado (Maffei, 2017). Os testes substantivos exigem que se verifique se realmente existem os elementos patrimoniais indicados, se os elementos de custos e despesas são justificáveis e se estão cobertos por documentação competente e tempestiva, assim como se as normas contábeis e a doutrina são seguidas nos procedimentos tecnológicos empregados para registros e para as apurações e demonstrações. Os testes substantivos visam à obtenção de evidência quanto à suficiência, à exatidão e à validade dos dados produzidos pelo sistema de informação da entidade (Crepaldi; Crepaldi, 2019). Os testes substantivos são aqueles empregados pelo auditor com a finalidade de obter provas suficientes e convincentes sobre as transações econômico-financeiras, saldo e divulgações nas demonstrações financeiras, em consonância com os Princípios de Contabilidade, que lhe proporcionem fundamentação razoável para a emissão do relatório (Crepaldi; Crepaldi, 2019). 9 TEMA 4 – AMOSTRAGEM EM AUDITORIA A NBC TA 530 – Amostragem em Auditoria se aplica quando o auditor independente decide usar amostragem na execução de procedimentos de auditoria. Essa norma trata do uso de amostragem estatística e não estatística na definição e seleção da amostra de auditoria, na execução de testes de controles e de detalhes e na avaliação dos resultados da amostra. Complementa a NBC TA 500 – Evidência de Auditoria. A NBC TA 500 fornece orientação sobre os meios disponíveis para o auditor selecionar os itens para teste, entre os quais está a amostragem de auditoria (Crepaldi; Crepaldi, 2019). Ao determinar a extensão de um teste de auditoria ou método de seleção de itens a testar, o auditor pode empregar técnicas de amostragem. Amostragem é a utilização de um processo para a obtenção de dados aplicáveis a um conjunto, denominado universo ou população, por meio do exame de uma parte deste conjunto denominada amostra (Crepaldi; Crepaldi, 2019).Amostragem é o processo pelo qual se obtém informação sobre um todo (população), examinando-se apenas uma parte desse todo (amostra). São requisitos para uma boa amostragem: • A amostra tem de ser representativa da população. Para isso, cada item da população deve ter a mesma chance de ser selecionado, ou seja, de ser incluído na amostra; • A seleção da amostra não deve ter preconceito ou tendência; ou seja, deve ser sempre imparcial, não só́ para o objetivo final a ser alcançado, como também para não facilitar o trabalho a ser realizado pelo auditor, o que é, em si, uma parcialidade (Maffei, 2017). Há diferença entre amostragem probabilística (ou estatística) e amostragem não probabilística (ou subjetiva): a primeira fundamenta-se na distribuição amostral e na seleção aleatória, enquanto a segunda não tem base estatística, sendo selecionada por critérios pessoais decorrentes da experiência profissional e do conhecimento do setor em exame (Maffei, 2017). Amostragem estatística é aquela em que a amostra é selecionada cientificamente com a finalidade de que os resultados obtidos sejam estendidos ao conjunto de acordo com a teoria da probabilidade ou as regras estatísticas. O 10 emprego de amostragem estatística é recomendável quando os itens da população apresentam características homogêneas (Crepaldi; Crepaldi, 2019). 4.1 Uso da amostragem pela auditoria interna A técnica apresentada deve ser utilizada pelos auditores internos para a obtenção de fundamentos para as suas conclusões, e não com preocupação extrema de rigor matemático ou estatístico. Assim, recomenda-se a aplicação do bom-senso ao escolher a metodologia de amostragem, sempre que possível, combinando critérios e visando ao máximo de eficiência com um mínimo de tempo aplicado aos testes (Maffei, 2017). Com relação à escolha proposital de itens para os quais já se vislumbra a possibilidade de erro, isso é perfeitamente válido, desde que não se trate, no caso, de uma avaliação de percentuais de falhas ou de desvios em relação ao todo. 4.2 Uso da amostragem pela auditoria externa Na auditoria contábil, a questão que se coloca em relação aos testes é: a dimensão da amostra deve ser suficiente para atender ao conceito de materialidade e reduzir ao máximo o risco de não detecção (Maffei, 2017). Os critérios de amostragem para os trabalhos de auditoria contábil encontram-se descritos na IAS 530 do IFAC, cujos termos foram adotados pelo IBRACON, em sua NBC TA 530 – Uso da Amostragem pela Auditoria Externa. Além dos conceitos já definidos, destaca-se o que a norma traz sobre: • Risco de amostragem: o risco de que uma amostra adequadamente selecionada não seja representativa na população, levando o auditor a uma conclusão diferente da que ele chegaria se examinasse 100% da população. Esse risco está presente tanto nos testes de observância quanto nos testes substantivos e deve ser minimizado por meio de uma boa avaliação dos riscos e por técnicas de seleção apuradas (Maffei, 2017); • Definição da amostra: ao definir uma amostra de auditoria, o auditor deve considerar os fins específicos a serem alcançados e a combinação de procedimentos de auditoria que deve adotar para alcançá-los. A consideração do auditor sobre a finalidade do procedimento de auditoria 11 inclui um claro entendimento do que constitui desvio ou distorção, de modo que todas essas condições, e somente aquelas que são relevantes para as finalidades do procedimento, estejam inclusas na avaliação de desvios ou na projeção de distorções (Maffei, 2017); • Tamanho da amostra: a norma consagra o princípio de que o tamanho da amostra está ligado à prévia avaliação dos riscos; ou seja, quando o nível de confiança dado pelas análises prévias dos controles internos assim permitir, as amostras podem ser reduzidas em quantidade; • Análise dos resultados e correções: os resultados de um teste podem de- mostrar um nível de confiabilidade menor do que aquele esperado antes do procedimento de auditoria (Maffei, 2017). Quando isso acontece, o auditor deve cercar-se de cuidados que permitam uma opinião mais confortável sobre o universo testado. Isso pode resultar em: extensão dos testes, selecionando um novo grupo de itens; Elaboração de novos procedimentos, como alternativa; alteração no planejamento, quando a materialidade ou a significância dos fatos assim o exigirem (Maffei, 2017). As normas de auditoria das demonstrações contábeis do CFC definem que um planejamento benfeito facilita ao auditor definir os critérios de seleção dos itens a testar, e os objetivos do teste devem refletir os parâmetros que o planejamento da auditoria determina e a suficiência das análises, para dar o devido suporte às conclusões (Maffei, 2017). TEMA 5 – O CONTROLE INTERNO De acordo com o Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission (Coso), o controle interno é um processo, levado a efeito pela alta administração, pela gerência e pelos demais colaboradores, que se destina a promover razoável segurança quanto ao atingimento de objetivos nas seguintes categorias: • Efetividade e eficiência operacional; • Confiabilidade das informações financeiras; • Conformidade com as leis e os regulamentos. 12 Crepaldi e Crepaldi (2019) ressaltam que o Instituto Americano de Contadores Públicos Certificados define que o controle interno compreende o plano de organização e todos os métodos e medidas adotadas na empresa para salvaguardar seus ativos, verificar a exatidão e fidelidade dos dados contábeis, desenvolver a eficiência nas operações e estimular o seguimento das políticas administrativas prescritas (Maffei, 2017). Quando se examinam os controles internos de uma empresa, está-se analisando a “organização dos controles” e a “execução” deles (Maffei, 2017), que são todos os instrumentos da organização destinados à vigilância, fiscalização e verificação administrativa, os quais permitam prever, observar, dirigir ou governar os acontecimentos que se verificam dentro da empresa e que produzam reflexos em seu patrimônio (Crepaldi; Crepaldi, 2019). O controle interno representa em uma organização o conjunto de procedimentos, métodos ou rotinas com os objetivos de proteger os ativos, produzir dados contábeis confiáveis e ajudar a administração na condução ordenada dos negócios da empresa (Almeida, 2019). Os dois primeiros objetivos representam controles contábeis, e o último, controles administrativos. São exemplos de controles contábeis: • Sistemas de conferência, aprovação e autorização; • Segregação de funções (pessoas que têm acesso aos registros contábeis não podem custodiar ativos da empresa); • Controles físicos sobre ativos; • Auditoria interna. São exemplos de controles administrativos: • Análises estatísticas de lucratividade por linha de produtos; • Controle de qualidade; • Treinamento de pessoal; • Estudos de tempos e movimentos; • Análise das variações entre os valores orçados e os incorridos; • Controle dos compromissos assumidos, mas ainda não realizados economicamente. 13 O objetivo principal do auditor externo ou independente é emitir uma opinião sobre as demonstrações financeiras auditadas (Almeida, 2019). Logo, o auditor deve somente avaliar os controles relacionados com essas demonstrações, que são, no caso, os controles contábeis. Evidentemente, se algum controle administrativo tiver influência nos relatórios da contabilidade, o auditor deve considerar também a possibilidade de o avaliar (Almeida, 2019). O Institut Français des Experts-Comptables define que o “controle interno é formado pelo plano de organização e de todos os métodos e procedimentos adotados internamente pela empresa para proteger seus ativos, controlar a validade dos dados fornecidos pela contabilidade, ampliar a eficáciae assegurar a boa aplicação das instruções da direção”. Na prática, o que se quer conhecer é a eficiência da “vigilância” e da “proteção” aos bens, para saber se o que se investe e o que se obtém de recursos efetivamente oferece lucratividade, economicidade ou adequada colimação dos fins procurados ou programados. Essa proteção inclui todos os meios de segurança, ou seja, aqueles que oferecem coberturas às ocorrências anteriores, atuais e posteriores de um fenômeno patrimonial (Crepaldi; Crepaldi, 2019). 5.1 Categorias dos controles internos Quanto à finalidade e instância de aplicação, os controles diretos destinam-se a detectar ou evitar erros. São as atividades de controle que objetivam o funcionamento e a segurança de um processo na organização. São exemplos as aprovações, as conferências, as conciliações e os lançamentos nos sistemas de gestão da organização (Maffei, 2017). Os controles diretos podem ser classificados em: • Preventivos – destinam-se a evitar a ocorrência de erros, desperdícios ou irregularidades. Atualmente, são considerados os mais importantes, e o auditor deve tê-los em foco, tanto na avaliação quanto na criação de novos controles desse tipo; • Detectivos – são desenhados para detectar erros durante ou após sua ocorrência; • Corretivos – são medidas contingenciais, adotadas quando ocorre um problema, as quais visam combater os efeitos causados. 14 Já os controles gerenciais e independentes são exercidos por pessoas que não estão diretamente envolvidas no processo, no monitoramento e na avaliação dos resultados obtidos pela empresa. São exemplos clássicos de controle gerencial os orçamentos e as avaliações de desempenho. O auditor deve ter em mente que, embora na maior parte dos casos não sejam controles que determinam o andamento de um processo, são muito importantes para a qualidade do sistema de controle interno como um todo e devem ser objeto da sua análise (Maffei, 2017). 15 REFERÊNCIAS ALMEIDA, M. C. Auditoria: abordagem moderna e completa. 9. ed. São Paulo: Atlas, 2019. CREPALDI, S. A.; CREPALDI, G. S. Auditoria contábil: teoria e prática. 10. ed. São Paulo: Atlas, 2019. MAFFEI, J. L. G. Curso de auditoria: introdução à auditoria de acordo com as normas internacionais e melhores práticas. São Paulo: Saraiva, 2017.
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