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1 2 SUMÁRIO HISTÓRIA DA ADMINISTRAÇÃO .......................................................................................3 EMPRESA .................................................................................................................................9 CATEGORIAS DE EMPRESAS ..............................................................................................9 EMPRESA DE RESPONDABILIDADE LIMITADA ..........................................................10 EMPRESA DE RESPONDABILIDADE ILIMITADA .........................................................11 EMPRESA DE RESPONDABILIDADE MISTA ..................................................................12 SOCIEDADE EM COMANDITA ..........................................................................................12 SOCIEDADE ANÔNIMA ......................................................................................................12 SOCIEDADES COOPERATIVAS .........................................................................................14 CATEGORIAS DAS EMPRESAS .........................................................................................14 Micro Empreendedor Individual MEI ......................................................................................14 Microempresa ME ....................................................................................................................15 Empresa de Pequeno Porte EPP ...............................................................................................16 Empresa de Médio Porte ..........................................................................................................16 Empresa de Grande Porte .........................................................................................................16 Empresas com Fim Lucrativo ou Não Lucrativo .....................................................................17 PESSOA JURÍDICA E PESSOA FÍSICA ..............................................................................17 ANÁLISE SWOT ....................................................................................................................18 MOVIMENTO DE CAIXA ....................................................................................................20 CONTROLE FINANCEIRO E BANCÁRIO..........................................................................21 Tipos de Movimentações Financeiras/Bancárias .....................................................................21 CONTROLE DE CONTA BANCÁRIA E CONTA CORRENTE .........................................23 CONTAS A RECEBER ...........................................................................................................24 CONTROLE DE CONTAS A RECEBER ..............................................................................27 CONTAS A PAGAR ...............................................................................................................28 CINCO PASSOS PARA CONTROLE DAS OBRIGAÇÕES ...............................................29 FICHAS DE CONTAS A PAGAR .........................................................................................29 PEDIDO DE COMPRAS ........................................................................................................30 DEMONSTRAÇÃO DO FLUXO DE CAIXA .......................................................................31 CONTROLE DE ESTOQUE ...................................................................................................35 Cálculo do custo médio ............................................................................................................36 PLANO DE NEGÓCIOS .........................................................................................................37 3 HISTÓRIA DA ADMINISTRAÇÃO Evolução A história da Administração iniciou-se num tempo muito remoto, mais precisamente no ano 5.000 a.C, na Suméria, quando os antigos sumerianos procuravam melhorar a maneira de resolver seus problemas práticos, exercitando assim à arte de administrar. Depois no Egito, Ptolomeu dimensionou um sistema econômico planejado que não poderia ter-se operacionalizado sem uma administração pública sistemática e organizada. Em seguida, na China de 500 a.C, a necessidade de adotar um sistema organizado de governo para o império, a Constituição de Chow, com seus oito regulamentos e as Regras de Administração Pública de Confúcio exemplificam a tentativa chinesa de definir regras e princípios de administração. Apontam-se, ainda, outras raízes históricas. As instituições otomanas, pela forma como eram administrados seus grandes feudos. Os prelados católicos, já na Idade Média, destacando-se como administradores natos. A Alemanha e a Áustria, de 1550 a 1700, através do aparecimento de um grupo de professores e administradores públicos chamados os fiscalistas ou cameralistas. Os mercantilistas ou fisiocratas franceses, que valorizavam a riqueza física e o Estado, pois ao lado das reformas fiscais preconizavam uma administração sistemática, especialmente no setor público. Na evolução histórica da administração, duas instituições se destacaram: a Igreja Católica Romana e as Organizações Militares. A Igreja Católica Romana pode ser considerada a organização formal mais eficiente da civilização ocidental. Através dos séculos vem mostrando e provando a força de atração de seus objetivos, a eficácia de suas técnicas organizacionais e administrativas, espalhando-se por todo mundo e exercendo influência, inclusive sobre os comportamentos das pessoas, seus fiéis. As Organizações Militares evoluíram das displicentes ordens dos cavaleiros medievais e dos exércitos mercenários dos séculos XVII e XVIII até os tempos modernos com uma hierarquia de poder rígida e adoção de princípios e práticas administrativas comuns a todas as empresas da atualidade. O fenômeno que provocou o aparecimento da empresa e da moderna administração ocorreu no final do século XVIII e se estendeu ao longo do século XIX, chegando ao limiar do século XX. Esse fenômeno, que trouxe rápidas e profundas mudanças econômicas, sociais e políticas, chamou-se Revolução Industrial. A Revolução Industrial teve início na Inglaterra, com a invenção da máquina a vapor, por James Watt, em 1776. A aplicação da máquina a vapor no processo de produção provocou um enorme surto de industrialização, que se estendeu rapidamente a toda a Europa e Estados Unidos. 4 A Revolução Industrial desenvolveu-se em duas fases distintas: a primeira fase de 1780 a 1860. É a revolução do carvão, como principal fonte de energia, e do ferro, como principal matéria-prima. A segunda fase de 1860 a 1914. É a revolução da eletricidade e derivados do petróleo, como as novas fontes de energia, e do aço, como a nova matéria-prima. Ao final desse período, o mundo já não era mais o mesmo. E a moderna administração surgiu em resposta a duas conseqüências provocadas pela Revolução Industrial, a saber: a) crescimento acelerado e desorganizado das empresas que passaram a exigir uma administração científica capaz de substituir o empirismo e a improvisação; b) necessidade de maior eficiência e produtividade das empresas, para fazer face à intensa concorrência e competição no mercado. Difícil é precisar até que ponto os homens da Antiguidade, da Idade Média e até mesmo do início da Idade Moderna tinham consciência de que estavam praticando a arte de administrar. Já no século XX, surge Frederick W. Taylor, engenheiro americano, apresentando os princípios da Administração Cientifica e o estudo da Administração como Ciência. Conhecido como o precursor da TEORIA DA ADMINISTRAÇÃO CIENTÍFICA, Taylor preconizava a prática da divisão do trabalho, enfatizando tempos e métodos a fim de assegurarseus objetivos "de máxima produção a mínimo custo", seguindo os princípios da seleção científica do trabalhador, do tempo padrão, do trabalho em conjunto, da supervisão e da ênfase na eficiência. Nas considerações da Administração Científica de Taylor, a organização é comparada com uma máquina, que segue um projeto pré-definido; o salário é importante, mas não é fundamental para a satisfação dos funcionários; a organização é vista de forma fechada, desvinculada de seu mercado; a qualificação do funcionário passa a ser supérflua em conseqüência da divisão de tarefas que são executadas de maneira repetitiva e monótona e finalmente, a administração científica, faz uso da exploração dos funcionários em prol dos interesses particulares das empresas. Em 1911, Taylor publicou o livro considerado como a "bíblia" dos organizadores do trabalho: PRINCÍPIOS DA ADMINISTRAÇÃO CIENTÍFICA, que tornou-se um best-seller no 5 mundo inteiro. Reconhece-se hoje que as propostas pioneiras de Taylor deflagraram uma "febre" de racionalização, que prepararam o terreno para o advento do TQC (Total Quality Control), ocorrido ao longo do pós-guerra. As propostas básicas de Taylor: planejamento, padronização, especialização, controle e remuneração trouxeram decorrências sociais e culturais da sua aplicação, pois representaram a total alienação das equipes de trabalho e da solidariedade grupal, fortes e vivazes no tempo da produção artesanal. Apesar das decorrências negativas para a massa trabalhadora, que as propostas de Taylor acarretaram, não se pode deixar de admitir que elas representaram um enorme avanço para o processo de produção em massa. Paralelamente aos estudos de Taylor, Henri Fayol que era francês, defendia princípios semelhantes na Europa, baseado em sua experiência na alta administração. Enquanto os métodos de Taylor eram estudados por executivos europeus, os seguidores da Administração Científica só deixaram de ignorar a obra de Fayol quando a mesma foi publicada nos Estados Unidos. O atraso na difusão generalizada das idéias de Fayol fez com que grandes contribuintes do pensamento administrativo desconhecessem seus princípios. Fayol relacionou 14 (quatorze princípios básicos que podem ser estudados de forma complementar aos de Taylor. As 05 (cinco) funções precípuas da gerência administrativa como: planejar, comandar, organizar, controlar e coordenar, o já conhecido e exaustivamente estudado nas escolas de administração -PCOCC - são os fundamentos da Teoria Clássica defendida por Fayol. Esta Teoria considera: a obsessão pelo comando, a empresa como sistema fechado e a manipulação dos trabalhadores, que semelhante à Administração Científica, desenvolvia princípios que buscavam explorar os trabalhadores. Traçando-se um paralelo entre a Administração Científica e a Administração Clássica, conclui-se que enquanto Taylor estudava a empresa privilegiando as tarefas de produção, Fayol a estudava privilegiando as tarefas da organização. A ênfase dada pelo primeiro era sobre a adoção de métodos racionais e padronizados e máxima divisão de tarefas enquanto o segundo enfatizava a estrutura formal de empresa e a adoção de princípios administrativos pelos altos escalões. No Brasil Na história da evolução da Administração não se pode esquecer a valiosa contribuição de Elton George Mayo, o criador da TEORIA DAS RELAÇÕES HUMANAS, desenvolvida a partir de 1940, nos Estados Unidos e mais recentemente, com novas idéias, com o nome de Teoria do Comportamento Organizacional. Ela foi, basicamente, o movimento da reação e de oposição à Teoria Clássica da Administração, com ênfase centrada nas PESSOAS. Teve como origem: a necessidade de humanizar e democratizar a administração, o desenvolvimento das chamadas ciências humanas (psicologia e sociologia), as idéias da filosofia pragmática de John Dewey e da Psicologia Dinâmica de Kurt. Lewin e as conclusões do Experimento de Hawthorne, já bastante estudado e discutido nas escolas de administração. Em 1932, quando a experiência foi suspensa, estavam delineados os princípios básicos da Escola de Relações Humanas, tais 6 como: o nível de produção como resultante da integração social; o comportamento social do empregado; a formação de grupos informais; as relações interpessoais; a importância do conteúdo do cargo e a ênfase nos aspectos emocionais. A partir de 1950 foi desenvolvida a Teoria Estruturalista, preocupada em integrar todas as teorias das diferentes escolas acima enumeradas, que teve início com a Teoria da Burocracia de Max Weber, que se baseia na racionalidade, isto é, na adequação dos meios aos objetivos (fins), para que se obtenha o máximo de eficiência. Convém citar ainda, a Teoria de Sistemas desenvolvida a partir de 1970, que passou a abordar a empresa como um sistema aberto em contínua interação com o meio ambiente que o envolve e a Teoria da Contingência, desenvolvida no final da década de 1970. Para essa teoria a empresa e sua administração são variáveis dependentes do que ocorre no ambiente externo, isto é, à medida que o meio ambiente muda, também ocorrem mudanças na empresa e na sua administração como conseqüência. Assim sendo, os princípios fundamentais das Teorias de Taylor, Fayol, Mayo e Weber foram e serão sempre os pilares da evolução e do desenvolvimento da ciência da Administração e que têm motivado e impulsionado os estudos, pesquisas, trabalhos e obras dos seus seguidores até os nossos dias. É importante conhecer a história da Administração no Brasil e os precursores da luta de torná-la reconhecida. A história da Administração iniciou-se em 1931, com a fundação do Instituto da Organização Racional do Trabalho – IDORT, que contava com o Professor Roberto Mange, suíço naturalizado, na sua direção técnica. Em meados do mesmo ano o Departamento Administrativo do Serviço Público, até hoje conhecido pela sigla DASP, foi fundado pelo Dr. Luiz Simões Lopes. Por este órgão foi criada a Escola de Serviço Público que enviava técnicos de administração aos Estados Unidos para a realização de cursos de aperfeiçoamento, com defesa de tese. Os conhecimentos e as ações desenvolvidas por estes especialistas, no seu retorno ao país, fez deles pioneiros da Administração no Brasil, como profissão. Novamente sob orientação do Dr. Luiz Simões Lopes, em 1944, foi criada a Fundação Getúlio Vargas, mantenedora da EASP - Escola de Administração de Empresas de São Paulo. Junto com o DASP, foi criado um cargo exclusivo de Técnico em Administração (hoje Administrador). Sentia-se então a necessidade de institucionalização urgente da profissão do Administrador, como forma de preservar o mercado de trabalho para os que já atuavam na Administração Pública e para os egressos daquelas escolas, bem como, defender a sociedade de pessoas inabilitadas e na maioria despreparadas. No entanto, institucionalizar uma profissão não é tarefa fácil e a estratégia adotada deveria consistir na fundação da ABTA - Associação Brasileira de Técnicos de Administração, em 19 de Novembro de 1960, que tinha como símbolo o hexágono. 7 A entidade recém-criada começou a desenvolver esforços com vistas a preparação de um projeto de lei que institucionalizasse a administração. É de inteira justiça salientar aqui a inestimável colaboração do Professor Alberto Guerreiro Ramos, Técnico de Administração do DASP, na época Deputado Federal, para aprovação do projeto. Guerreiro Ramos foi decisivamente apoiado pela ABTA na luta pela sanção presidencial, já que a reação de poderosas forças contrárias pugnava pelo veto. Afinal, com o importante apoio do Diretor Geral do DASP, a Lei nº 4769, foi sancionada em 09 de Setembro de 1965, pelo então Presidente da República, Humberto de Alencar Castelo Branco. Para implantação da citada Lei, o Ministério doTrabalho nomeou uma Junta Federal presidida por Ibany da Cunha Ribeir, aliada à ABTA, presidida por A. Nogueira de Faria, que forneceu sua estrutura e seus recursos materiais e humanos, implantando assim os Conselhos Regionais de Minas Gerais, Ceará, Pernambuco e Bahia. Entre os que exerceram o cargo de Técnico de Administração no DASP, além dos acima mencionados, podemos citar Celso Furtado e Belmiro Siqueira. Este último ocupou vários cargos naquela repartição pública, dentre eles o de Diretor Geral, em 1967 e 1968. BELMIRO SIQUEIRA é o Patrono dos Administradores, título que lhe foi outorgado "post-mortem" e dá nome ao concurso nacional anualmente promovido pelo Sistema CFA/CRAs: prêmio "BELMIRO SIQUEIRA DE ADMINISTRAÇÃO". Administrador, professor, consultor, assessor governamental, colunista de vários jornais, sempre escrevendo sobre assuntos ligados a sua área de atuação. Autor de vários trabalhos sobre Administração foi eleito Conselheiro Federal em 1977 e Vice Presidente do Conselho Federal de Administração - CFA, até 28 de Novembro de 1987, data de seu falecimento. Na ocasião encontrava-se no exercício da Presidência do CFA. Era mineiro de Ubá, nascido a 22 de Outubro de 1921. Torna-se imperativo, nesta oportunidade, exaltar a valiosa, decisiva e importante contribuição do Administrador Belmiro Siqueira, cujo talento, profissionalismo e dedicação à nossa categoria ficarão para sempre registrados nos anais da história da Administração, no Brasil. Os profissionais de administração eram denominados, na época, de Técnicos de Administração, o que transmitia uma conotação de formação escolar de nível médio. Mais de 02 anos após a publicação dessa Lei ela foi regulamentada através do Decreto 61.934, de 22 de setembro de 1967. Foi criado então, o órgão responsável pela disciplina e fiscalização do exercício profissional: o CFTA – Conselho Federal de Técnicos de Administração, com a missão de trabalhar pela afirmação da existência e fixação da profissão de Administrador no macro-sistema sócio- jurídico econômico nacional. Começaram a ser criados outros Conselhos Regionais nas diversas capitais do país, que hoje compõem o Sistema CFA/CRA's, com a finalidade de difundir e consolidar a missão do órgão maior (CFTA) da categoria, com abrangência e autonomia nas diversas regiões da Unidade Federativa. Coincidindo com o 20° aniversário da criação da profissão de Administrador, por força da Lei Federal n°735, de 13 de junho de 1985, foi mudada a denominação de Técnico de Administração para ADMINISTRADOR, após uma vibrante campanha em 1983, coordenada pelo CRA-SP, que levou ao Ministério do Trabalho as reivindicações de todas as instituições do País ligadas ao campo da administração: universidades, faculdades, associações profissionais, sindicatos, além de milhares de assinaturas de profissionais e apoio de centena de Câmaras Municipais. 8 Inicia-se, assim, um novo tempo de desenvolvimento e aperfeiçoamento da Administração, como Ciência e como Profissão. A tecnologia moderna aliada aos cientistas, pesquisadores e professores, com seus mecanismos, estudos e trabalhos vêm provando que Administrar é necessário, proveitoso e imprescindível em qualquer segmento, contexto ou situação na vida das pessoas, das empresas e das entidades. EMPRESA Empresa é uma organização econômica a qual reúne os recursos humanos, matéria-prima, equipamentos e o capital, com o objetivo de desenvolver uma determinada atividade econômica para o fornecimento tanto de Bens quanto de Serviços. 9 A concepção de uma empresa seja ela grande ou pequena, com ou sem fins lucrativos, não se torna possível sem a adoção de uma série de princípios administrativos que irão engendrar a organização e o consequente desenvolvimento da empresa. Segundo a Teoria Sistêmica, esses princípios administrativos são dados por quatro fatores: Planejamento Organização Coordenação Controle Ainda segundo essa Teoria, também chamada de Organicista porque aplica nas Ciências Sociais algumas teorias das Ciências Biológicas (tomando como referência a relação Célula – Tecido – Órgão – Sistema - Organismo), o conceito de Administração pode ser dado pelo ato ou efeito de organizar, de criar organismos, que compreendem um conjunto de órgãos constituindo uma empresa. A racionalização, importante fator de organização, é toda ação reformadora que visa substituir processos rotineiros e arcaicos por métodos baseados em raciocínios sistemáticos. Hoje, porém, a palavra organização é comumente substituída pelo termo “Organização e Método” (O&M). A organização pode ainda ser divida em duas fases: Economia Rudimentar: consumo reduzido, baixa produção, artesanal, falta de organização. (métodos mais conservadores) Economia Evoluída: aumento do consumo, produção empresarial, desenvolvimento da organização. (métodos mais revolucionários, inovadores, menos conservador) As empresas ainda podem ser classificadas quanto a: - Objetivos (comerciais, industriais ou prestação de serviços) - Tamanho (grande, média, pequena, microempresa) - Estrutura (individuais, coletivas, públicas, mistas) - Volume de Trabalho Interno (simples, complexas) - Organização (linear ou militar, funcional, estado maior ou “Staff”) "Produzir" é o ato de transformar recursos materiais em bens de consumo pela atividade comercial. "Desperdício" é a perda de materiais por negligência, imperícia ou imprudência do agente administrativo. O desperdício pode ser causado por tipos de origem, fator material, 10 humano ou racional. Pelo setor econômico: dependendo do tipo de prestação da empresa, tem-se as seguintes categorias: Setor primário, correspondendo à agricultura; Setor secundário, correspondendo à indústria; Setor terciário, correspondendo ao setor de serviços. Setor quaternário, correspondendo às organizações não governamentais. Pelo número de proprietários: o proprietário da empresa pode ser apenas uma pessoa, no caso das empresas individuais, ou pode ser mais de uma, formando sociedades. EMPRESA DE RESPONSABILIDADE LIMITADA (Ltda) As sociedades limitadas são aquelas cujo capital social é representado por quotas. A responsabilidade dos sócios no investimento é limitada ao montante do capital social investido. É uma sociedade com uma categoria de sócios, os de responsabilidade limitada, que respondem, tão-somente, pela integralização do capital e, realizando este, sem maior responsabilidade, quer para a sociedade, quer para com terceiros. A responsabilidade direta de cada sócio limita-se à obrigação de integralizar as cotas que subscreveu, embora exista a obrigação solidária pela integralização das quotas subscritas pelos demais sócios, e cada sócio tem responsabilidade limitada ao valor de suas quotas, ou seja, ao valor do seu capital social. As sociedades se caracterizam com o início do nome de um ou mais quotistas, por extenso ou abreviadamente, terminando com a expressão "& Cia. Ltda." (firma ou razão social) ou com o objeto social no nome da empresa, seguindo- se da expressão "Ltda" (denominação), nos termos do art. 1158 do Código Civil Brasileiro. Caso a palavra "limitada" (por vezes abreviado por Lda ou Ltda.) não conste do nome da sociedade, presume-se ilimitada a responsabilidade dos sócios, passando a ter as características jurídicas de uma sociedade em nome coletivo. Curiosidade: você já deve ter visto em nomes de empresas de responsabilidade limitada as siglas em duas formas (Ltda ou Lda). No Brasil utiliza-se a sigla LTDA e a sigla LDA é utilizada em Portugal. No Brasil o termo LTDA, quando aplicado a uma empresa significa que ela foi constituída sobre cotas de capital com 11 responsabilidadeslimitada. Em outras palavras é uma empresa formada por dois ou mais sócios que cada um tem cotas de participação e o capital de cada um e suas responsabilidades são limitadas. Dessa forma o termo correto para utilizarmos é Ltda aqui no Brasil. A maioria das empresas brasileiras, cerca de 90% ou mais, estão na forma limitada. Este tipo de sociedade é mais seguro, pois a responsabilidade dos sócios é de acordo com o total do montante dos recursos, que cada indivíduo se comprometeu a entregar, respondendo solidariamente pela integralização do capital social. Os sócios não têm nenhuma responsabilidade pelas obrigações sociais da empresa. Se por acaso vier a falir a sociedade, e não conseguirem quitar a dívida, a perda será suportada pelos credores. EMPRESA DE RESPONSABILIDADE ILIMITADA As empresas de responsabilidade ilimitada são sociedades em que todos os sócios são responsáveis sem qualquer limite, por todas as dívidas contraídas pela sociedade, sendo-lhes exigido o respectivo pagamento nem que para isso tenham que vender o seu patrimônio pessoal. Um exemplo de sociedade de responsabilidade ilimitada é a sociedade em nome coletivo, ou seja, os indivíduos formam a sociedade e todos concordam em fornecer uma parcela do trabalho. Recebem uma parcela do lucro e partilham todos os prejuízos e todas as dívidas da empresa. Portanto todos os sócios respondem ilimitadamente pelas obrigações sociais da empresa. Esta é uma sociedade em nome coletivo e somente as pessoas físicas podem participar desta sociedade, a responsabilidade de todos os sócios é ilimitada. Este tipo de sociedade é de grande risco, pois se por ventura a empresa falir, os sócios responderão ilimitadamente por todos os prejuízos, muito além do capital investido. EMPRESA DE RESPONSABILIDADE MISTA Empresa de responsabilidade mista ocorre quando parte dos sócios tem responsabilidade ilimitada e outra parte tem responsabilidade limitada. Um exemplo de sociedade de responsabilidade mista é a sociedade em Comandita, pois ela reúne sócios de responsabilidade 12 limitada (comanditários), que contribuem com o capital, e sócios de responsabilidade ilimitada (comanditados), que contribuem com bens ou serviços, assumindo a gestão e direção efetiva da sociedade. SOCIEDADE EM COMANDITA A sociedade em comandita simples é a caracterizada pela existência de dois tipos de sócios: os sócios comanditários e os comanditados. Os sócios comanditários tem responsabilidade limitada em relação às obrigações contraídas pela sociedade empresária, respondendo apenas pela integralização das quotas subscritas. Contribuem apenas com o capital subscrito, não contribuindo de nenhuma outra forma para o funcionamento da empresa, ficando alheio, inclusive, da administração da mesma. Já os sócios comanditados contribuem com capital e trabalho, além de serem responsáveis pela administração da empresa. Sua responsabilidade perante terceiros é ilimitada, devendo saldar as obrigações contraídas pela sociedade. A firma ou razão social da sociedade somente pode conter nomes de sócios comanditados, sendo que a presença do nome de sócio comanditário faz presumir que o mesmo é comanditado, passando a responder de forma ilimitada. Essa forma de sociedade é pouco utilizada nos dias atuais. Uma vez que seus sócios possuem responsabilidade ilimitada. Este tipo de sociedade possui uma regra específica em caso de falecimento do sócio comanditado que é a continuidade da sociedade pelos sucessores do "de cujus" que designará quem os represente na sociedade, salvo disposição contratual. Na falta de um sócio comanditado, os comanditários, para evitar a solução de continuidade, nomearão um administrador pelo prazo máximo de 180 (cento e oitenta) dias para tocar a sociedade nesse período. Dissolução: Estão contidas no art. 1033 do CC, pela falência e pela falta de uma das modalidades de sócio num período superior a 180 dias. SOCIEDADE ANÔNIMA - SA No Brasil, as sociedades anônimas ou companhias são regulamentadas pela Lei nº 6.404 de 15 de dezembro de 1976 (Lei das SA), com as alterações dadas pela Lei 9.457 de maio de 1997. Não houve alteração em decorrência da entrada em vigor do novo Código Civil (art.1089). De acordo com o artigo 1º(primeiro) deste diploma legal "A companhia ou sociedade anônima terá o capital dividido em ações e a responsabilidade dos sócios ou acionistas será limitada ao preço da emissão das ações subscritas ou adquiridas". Extrai-se, desse dispositivo legal, o conceito de Sociedade Anônima, que na lição de Dylson Dória "é a que possui o capital dividido em partes iguais chamadas ações, e tem a responsabilidade de seus sócios ou 13 acionistas limitada ao preço de emissão das ações subscritas ou adquiridas". (in curso de Direito). Em relação a sua natureza jurídica, podemos afirmar que a Sociedade Anônima constitui pessoa jurídica de direito privado, nos termos do art. 16, II, do Código Civil atual, mesmo que constituída com capitais públicos, em todo ou em parte (Sociedades de Economia Mista), e qualquer que seja o seu objeto, ela será sempre mercantil e se regerá pelas leis do comércio. (Art. 2º (segundo), parágrafo 1º (primeiro) da Lei 6.404/76). Quando entrar em vigor o novo Código Civil em janeiro de 2003 (publicado em 2002) a Sociedade Anônima será uma Sociedade Empresaria, independentemente de seu objeto (art. 982, parágrafo único). Vejamos quais as principais características da Sociedade Anônima: a) é uma sociedade de capitais. Nelas o que importa é a aglutinação de capitais, e não a pessoa dos acionistas, inexistindo o chamado “intuito personae” característico das sociedades de pessoas; b) divisão do capital em partes iguais, em regra, de igual valor nominal – ações. É na ação que se materializa a participação do acionista; c) responsabilidade do acionista limitada apenas ao preço das ações subscritas ou adquiridas. Isso significa dizer que uma vez integralizada a ação o acionista não terá mais nenhuma responsabilidade adicional, nem mesmo em caso de falência, quando somente será atingido o patrimônio da companhia; d) livre acessibilidade das ações. As ações, em regra, podem ser livremente cedidas, o que gera uma constante mutação no quadro de acionistas. Entretanto, poderá o Estatuto trazer restrições à cessão, desde que não impeça jamais a negociação (art. 36 da Lei 6.404/76). Desta forma, as ações são títulos circuláveis, tal como os títulos de crédito; e) possibilidade de subscrição do capital social mediante apelo ao público; f) uso exclusivo de denominação social ou nome de fantasia; g) finalmente, pode ser Companhia ABERTA ou FECHADA. Na Companhia ou Sociedade ABERTA os valores mobiliários de sua emissão são admitidos à negociação no mercado de valores mobiliários (art. 4o. da Lei 6.404/76). Na FECHADA, não. Há necessidade de que a Sociedade registre a emissão pública de ações no órgão competente – Comissão de Valores Mobiliários (Lei 6.385, de 7 de dezembro de 1976). SOCIEDADES COOPERATIVAS 14 Cooperativismo é um movimento econômico e social, entre pessoas, em que a cooperação baseia-se na participação dos associados, nas atividades econômicas (agropecuárias, industriais, comerciais ou prestação de serviços) com vistas a atingir o bem comum e promover uma reforma social dentro do capitalismo. Os princípios cooperativos são a base do cooperativismo. Todas as cooperativas tomam estes princípios como base para o seu funcionamento. As "cooperativas" que não os seguem são vulgarmente denominadas pseudo cooperativas. Cooperativa é uma associação autônoma de pessoas que se unem, voluntariamente, para satisfazer aspirações e necessidades econômicas, sociais e culturais comuns, por meio de uma empresa de propriedade coletivae democraticamente gerida. (Conceito apresentado no Congresso Centenário da Aliança Cooperativista Internacional, em setembro de 1995, em Manchester, na Inglaterra). Uma cooperativa pode ainda ser formada pela união de cooperativas singulares, sendo neste caso denominada "cooperativa central" ou "cooperativa de segundo grau". Estas visam racionalizar o uso de meios de produção, unidades industriais ou prestação de serviços, por exemplo) em especial nas atividades com pouca expressão em cada uma das cooperativas singulares. CATEGORIAS DAS EMPRESAS As empresas podem sem classificadas em suas categorias pelo seu tamanho, ou seja, de acordo com um ou uma série de critérios, tais como o número de empregados, volume de negócios, faturamento anual, entre outros. Uma forma rápida para traduzir genericamente este compêndio de critérios é dizer que a empresa pode ser: Micro Empreendedor Individual – MEI O Micro Empreendedor Individual (MEI) foi criado no Brasil para que os trabalhadores informais estejam dentro da Legalidade e principalmente para provar que o trabalho formal é muito mais rentável do que trabalho informal. Microempreendedor Individual (MEI) é a pessoa que trabalha por conta própria e que se legaliza como pequeno empresário. Para ser um microempreendedor individual, é necessário faturar no máximo até R$ 60.000,00 por ano e não ter participação em outra empresa como sócio ou titular. O MEI também pode ter um empregado contratado que receba o salário mínimo ou o piso da 15 categoria. A Lei Complementar nº 128, de 19/12/2008, criou condições especiais para que o trabalhador conhecido como informal possa se tornar um MEI legalizado. Entre as vantagens oferecidas por essa lei está o registro no Cadastro Nacional de Pessoas Jurídicas (CNPJ), o que facilita a abertura de conta bancária, o pedido de empréstimos e a emissão de notas fiscais. Dessa forma o MEI será enquadrado no Simples Nacional e ficará isento dos tributos federais (Imposto de Renda, PIS, Cofins, IPI e CSLL). Assim, pagará apenas o valor fixo mensal de R$ 37,20 (comércio ou indústria), R$ 41,20 (prestação de serviços) ou R$ 42,20 (comércio e serviços), que será destinado à Previdência Social e ao ICMS ou ao ISS. Essas quantias serão atualizadas anualmente, de acordo com o salário mínimo. Com essas contribuições, o Microempreendedor Individual tem acesso a benefícios como auxílio maternidade, auxílio doença, aposentadoria, entre outros. As principais características da MEI são: Empresa individual (sem sócios) Faturamento anual de até 60.000,00 reais Ter somente um empregado com salário mínimo ou piso da categoria A atividade da empresa tem que se enquadrar no simples nacional Não ter empresa em seu nome nem participar de outra empresa como sócio Entre as vantagens oferecidas por essa lei está o registro no Cadastro Nacional de Pessoas Jurídicas (CNPJ), o que facilita a abertura de conta bancária, o pedido de empréstimos e a emissão de notas fiscais. Microempresa – ME No Brasil as microempresas (ME) podem optar pelo Sistema Integrado de Pagamento de Impostos conhecido como super simples, introduzido a partir de em 1997 pela Lei nº 9.317, de 1996. Na atualidade, a matéria é regulada pela Lei Complementar 123, de 14 de dezembro de 2006. Na atual legislação, microempresa (ME) é o empresário, a pessoa jurídica, ou a ela equiparada, que aufira, em cada ano-calendário, receita bruta igual ou inferior a R$ 360.000,00 (trezentos e sessenta mil reais). O SIMPLES consiste, basicamente, em permitir que as empresas optantes recolham os tributos e contribuições devidos, calculados sobre a receita bruta, mediante a aplicação de alíquota única, em um único documento de arrecadação, chamado DAS-SIMPLES. Empresa de Pequeno Porte – EPP Uma empresa de pequeno porte (EPP) é uma pessoa jurídica com receita bruta anual mínima http://www.receita.fazenda.gov.br/legislacao/leiscomplementares/2008/leicp128.htm 16 de 360 mil e máxima de 3,6 milhões de reais no ano-calendário conforme a Lei Complementar nº 139, de 10 de novembro de 2011. O governo federal passou a conceder tratamento favorecido, diferenciado e simplificado às empresas de pequeno porte nas contratações públicas de bens, serviços e obras por meio do Decreto nº 6.204, de 5 de setembro de 2007, que regulamentou a Lei Complementar nº 123, de 14 de dezembro de 2006. O objetivo foi ampliar a participação destas nas compras governamentais. Dentre os benefícios às EPPs nas licitações, destacam-se a preferência para desempate de preços, licitações e cotas exclusivas, habilitação diferenciada e possibilidade de exigência de subcontratação. Empresa de Médio Porte Uma empresa de médio porte, no Brasil, segundo o IBGE, é caracterizada pela quantidade de Funcionários que ela possui. Se for indústria, são consideradas como médias, empresas com 100 a 499 empregados. Caso ela seja uma empresa comercial ou de serviços ele poderá ter de 50 a 99 empregados para ser considerado uma empresa média. Ela também poderá ser considerada média se tiver mais de R$2.400.000 de receita bruta anual. Estes critérios não possuem fundamentação legal. Empresa de Grande Porte Existem várias leis que buscam especificar o que é uma empresa de grande porte. A Lei Nº 10.165, de 27 de dezembro de 2000 no artigo 17-D estabelece que: III – empresa de grande porte é a pessoa jurídica que tiver receita bruta anual superior a R$ 12.000.000,00 (doze milhões de reais) Lei Nº 10.165, de 27 de dezembro de 2000 Já a lei nº 11.638, de 28 de dezembro de 2007 no artigo Art. 3º estabelece que: Considera-se de grande porte, para os fins exclusivos desta Lei, a sociedade ou conjunto de sociedades sob controle comum que tiver no exercício social anterior, ativo total superior a R$ 240.000.000,00 (duzentos e quarenta milhões de reais) ou receita bruta anual superior a R$ 300.000.000,00 (trezentos milhões de reais). Lei nº 11.638, de 28 de dezembro de 2007 Segundo o IBGE para Indústria a empresa é considerada de grande porte se tiver mais de 500 empregados. Se for Comércio ou Serviços é mais de 100 empregados. Mas não existe uma fundamentação legal sobre a classificação por quantidade de empregados. 17 Empresas com Fim Lucrativo ou Não Lucrativo Essa divisão, parte da antiga conceituação de Empresa, uma associação organizada ou empreendimento ou ainda uma firma ou pessoa jurídica que explora uma determinada atividade com objetivo de lucro, ou seja, uma empresa que visa à obtenção de lucros na realização de sua atividades é uma empresa com fins lucrativos. Uma empresa ao declarar que tem lucros não é um fim em si próprio, ou seja, não implica que a empresa não crie lucros, mas antes que esses lucros não irão ser redistribuídos pelos donos da empresa. A empresa pode aplicar esses lucros para poder suportar os custos da sua atividade, e o restante (o chamado lucro) poderá muito bem ser aplicado na expansão da sua atividade (alargamento), aumentos de eficiência (melhoria da qualidade de funcionamento), ou ainda como também tem sido muito praticado: praticar um preço igual ao custo. Esta é uma das razões muito apontadas para falência financeira deste tipo de empresas, pois não incorporam custo de inovação e de eficiência. Portanto a empresa com fins lucrativos visa a obtenção de lucros, os quais serão divididos entre os sócios da empresa, reinvestidos na empresa, entre outras ações, já a empresa sem fins lucrativos irá também obter lucros, porém todo o lucro obtido em sua atividades ao invés de ser distribuído a sócios, será reinvestido na própria empresa, seja por meio de ampliações, investimentos em tecnologia dentre outros que objetivam o melhoramento contínuo da empresa. PESSOA JURÍDICAE PESSOA FÍSICA É considerada Pessoa Física é a pessoa natural, isto é, todo indivíduo (homem ou mulher), desde o nascimento até a morte. A personalidade civil da pessoa começa do nascimento com vida. Para efeito de exercer atividade econômica, a pessoa física pode atuar como autônomo ou como sócio de empresa ou sociedade simples, conforme o caso. Pessoa Física Possui CPF (Cadastro de Pessoas Físicas). Já a Pessoa Jurídica a entidade abstrata com existência e responsabilidade jurídicas como, por exemplo, uma associação, empresa, companhia, legalmente autorizadas. Podem ser de direito público (União, Unidades Federativas, Autarquias) ou de direito privado (empresas, sociedades simples, associações). Vale dizer ainda que as empresas individuais, para os efeitos do imposto de renda, são equiparadas às pessoas jurídicas. Pessoas jurídicas possuem o CNPJ (Cadastro Nacional de Pessoas Jurídicas). ANÁLISE SWOT 18 Uma palavra é fundamental em praticamente toda empresa: Planejamento. É justamente disso que a análise SWOT trata. O termo "SWOT" é um acrônimo das palavras: strengths, weaknesses, opportunities e threats que significam respectivamente: forças, fraquezas, oportunidades e ameaças (é comum aqui no Brasil algumas pessoas usarem a sigla FOFA, ao invés da tradicional). A análise SWOT é uma ferramenta de gestão utilizada para identificar os pontos fortes e fracos de uma organização, assim como as oportunidades e ameaças as quais a mesma está exposta. Essa ferramenta é geralmente aplicada durante o planejamento estratégico da empresa, promovendo uma análise do cenário interno e externo e compilando uma matriz que facilita a visualização das quatro características que fazem parte da sigla: Forças: Está relacionado às vantagens que sua empresa possui em relação aos concorrentes. Podemos dizer que são as aptidões mais fortes de sua empresa. Para ajudar a defini-las, é possível fazer uso de algumas perguntas: - Quais as suas melhores atividades? - Quais seus melhores recursos? - Qual sua maior vantagem competitiva? - Qual o nível de engajamento dos clientes? O principal aspecto é a vantagem competitiva que tais forças podem trazer para o negócio. Quanto mais vantagem em relação à concorrência ela trouxer, mais relevante ela será para a análise. Fraquezas: As fraquezas são as aptidões que interferem ou prejudicam de algum modo o andamento do negócio. É muito importante haver sinceridade nesta etapa da análise. Pode-se encontrar as fraquezas de acordo com as seguintes perguntas: - A mão-de-obra é capacitada? - Existem lacunas de treinamento? - Por que a concorrência foi escolhida? - Por que meu engajamento não funciona? As fraquezas encontradas precisam ser examinadas e observadas de forma isolada, para que assim, seja possível nulificar os problemas que ocasionam. Se não for possível corrigir as fraquezas a curto prazo, o ideal é que sejam estudados métodos para minimizar seus efeitos. Ameaças: Ao contrário das oportunidades, as ameaças são forças externas que influenciam negativamente a empresa. Devem ser tratadas com muita cautela, pois podem prejudicar não somente o planejamento estratégico da companhia, como também, diretamente em seus resultados. Oportunidades: São forças externas que influenciam positivamente a empresa. Não existe controle sobre as forças, pois elas podem ocorrer de diversas formas, como por exemplo; 19 mudanças na política econômica do governo, alterações em algum tributo, investimentos externos, ampliação do crédito ao consumidor, entre outros. Porém, podem ser feitas pesquisas ou planejamentos que prevêem o acontecimento desses fatos. Análise Competitiva como suporte ao SWOT É considerada uma avaliação da concorrência feita pela empresa, esta análise fornece dados para uma leitura crítica e minuciosa das tendências e projeções futuras do ramo no qual a organização está inserida. A análise competitiva é composta basicamente por sete passos: 1. Identificação da concorrência (principais e equiparados); 2. Identificação da estratégia da concorrência; 3. Determinação dos objetivos e metas dos concorrentes; 4. Identificação da Matriz Swot dos concorrentes (suas forças e fraquezas); 5. Definição de padrões de reação da concorrência em certas situações; 6. Elaboração da estratégia de ataque e prevenção aos concorrentes diretos; 7. Criação do mapa de ambiente competitivo. Qualquer organização pode fazer uso da análise competitiva. Analisando os pontos fortes e fracos da concorrência, assim como suas estratégias e comportamentos, torna-se mais fácil para a organização traçar uma estratégia competitiva forte e que funcione. Assim, torna-se possível fazer com que o plano de ação consiga reduzir os riscos e aumentar as chances de sucesso do negócio. Cinco Regas simples para uma análise Swot bem sucedida 1 - A análise swot deve distinguir o momento atual e o momento futuro da empresa; 2 - A análise deve ser feita em áreas específicas. Áreas de atuação da empresa; 3 - Deve sempre ser aplicada levando em conta a concorrência (fazendo comparações); 4 - Deve ser curta e simples, evitando complexidade; 5 - É importante lembrar que se trata de uma análise subjetiva e não objetiva. Etapas para a realização da análise Swot - Divisão do cenário em duas partes: para um melhor entendimento do cenário que a empresa participa, primeiramente, é necessário dividir em dois ambientes: o interno e o externo. - Definição do ambiente interno: O ambiente interno propõe a identificação dos pontos fortes da companhia (strengths) e também dos pontos fracos (weaknesses) em relação aos concorrentes e ao mercado. É importante considerar que toda característica como força ou fraqueza é altamente relativa e alterável, sendo enquadrada na medida do seu comportamento. - Definição do ambiente externo: A análise externa tem como objetivo a identificação das oportunidades e ameaças que num determinado momento se colocam diante da 20 empresa. Por isso, é necessário haver uma prevenção por parte dos gestores em relação aos impactos positivos e negativos que a organização possa vir receber. Todas as previsões efetuadas possuem reflexo natural sobre o plano estratégico da empresa. - Diagramação dos dados: Após a identificação dos dados, colocam-se as informações numa tabela (geralmente 2 x 2). - Análise final do cenário: A análise Swot não é considera uma ferramenta clássica da administração, através da análise subjetiva das condições atuais da empresa, faz- se necessário a organização do plano estratégico ideal para o negócio. Tal plano terá base nas forças, fraquezas e em como essas características podem auxiliar o negócio a alcançar melhores oportunidades e evitar ou amenizar os efeitos das ameaças que estão por vir. MOVIMENTO DE CAIXA É essencial que todas as empresas façam o controle de caixa, independente do porte da empresa, pois o mesmo serve para registrar as saídas de dinheiro através de pagamentos efetuados e também serve para registrar as entradas através das vendas.Também e importante que todos os lançamentos sejam feitos com comprovantes como notas fiscais e recibos. A cada final de dia devera se fazer o fechamento do caixa onde se deve somar todas as entradas bem como somarmos também todas as saídas, agora basta descontarmos a saída da entrada e saberemos qual foi o saldo do dia.Após deve se conferir se o dinheiro que esta no caixa e o mesmo que esta no saldo do livro,o qual deve ser obrigatoriamente igual. O controle diário de caixa é o local onde são registradas todas as entradas e saídas de dinheiro que passam pelo caixa, além de apurar o saldo existente no final do dia. Na coluna DOCUMENTO é registrado se a operação foi feita através de Recibo ou Nota Fiscal. Nacoluna NÚMERO é registrado o número da nota fiscal ou do recibo da operação. Na coluna HISTÓRICO é registrado um breve relato referente àquela operação de entrada ou saída de dinheiro. Na coluna VALOR PARCIAL é registrado o valor da Nota Fiscal ou do Recibo. Na coluna ENTRADAS são registrados os valores das entradas de dinheiro, normalmente por um recebimento de venda à vista ou recebimento de uma das parcelas de venda a prazo. Na coluna SAÍDAS são registrados os valores das saídas de dinheiro do caixa. São conhecidos, também, como desembolsos. São os pagamentos feitos com recursos ($) do caixa. 21 SALDO INICIAL é o valor que havia no caixa no início do dia. FLUXO DE CAIXA DIA ___/___/________ Valores Movimentados Documento Número Histórico Valor Parcial Entradas Saídas Saldo Inicial: Declaramos que os valores aqui registrados correspondem ao movimento efetivo do caixa no dia ___/___/_______ Assinatura do Responsável: ___________________________ (+) Entradas: (-) Saídas: (=) Saldo Final: É importante lembrar que pagamentos, compras, depósitos efetuados, sempre serão registrados como saída no caixa e vendas, recebimentos, depósitos recebidos, sempre serão registros de entrada no caixa. Hoje muitas empresas utilizam de programas contábeis para computadores, e simplesmente é preciso efetuar os lançamentos conforme os mesmos vão acontecendo e ao final do dia o programa já apresenta o saldo de caixa. CONTROLE FINANCEIRO E BANCÁRIO Os controles financeiros e bancário podem ser feitos tanto pela pessoa física como pela pessoa jurídica basta ter um relacionamento com alguma organização bancária quando for aberta uma conta em um banco, o mesmo coletará informações importantes, tanto para pessoas físicas, como para pessoas jurídicas. E obrigação do banco manter sigilo sobre estes dados podendo ser interferido com um mandato judicial expedido pela Polícia Federal. O banco também se torna responsável pelos valores nele depositados. Quando for efetuado o cadastro para a pessoa jurídica (EMPRESA) serão coletadas algumas informações a mais em relação a uma pessoa física, como Balanço para comprovação dos lucros, cópia da declaração do imposto de renda, e cópia do contrato social. Essas informações são importantes quando a empresa solicitar ao banco algum empréstimo ou financiamento com esses dados será possível acelerar o processo. Tipos de Movimentações Financeiras / Bancárias CONTA CORRENTE 22 Movimentação esta que pode ser utilizada tanto por uma pessoa física como uma pessoa jurídica basta à mesma ter uma relação com o banco, sendo que esta conta serve de suporte para a emissão de cheques, para pagamento de dividas e também depósitos para suprir a emissão de cheques, sempre deixando o saldo da conta corrente positivo para que não possa haver futuras complicações. Para as empresas a conta corrente poderá ser utilizada também para o recebimento de duplicatas referente a vendas a prazo que ela forneceu aos seus clientes, de forma que quando o cliente efetuar o pagamento da duplicata no banco, aumentar o saldo da conta corrente da empresa. APLICAÇÕES Geralmente será utilizada a conta aplicação quando já estiver disponível um bom saldo na conta corrente, onde o cliente estará transferindo este dinheiro da conta corrente para a conta aplicação com o intuito de render mais lucros, na maioria das vezes à conta aplicação já esta vinculada com a conta corrente sempre que se estiver um saldo disponível na conta corrente, este será repassado à conta aplicação, sempre com o consentimento do responsável. (dono da conta). POUPANÇA Estilo de movimentação mais utilizado por pessoas físicas, que não possuem uma conta corrente. Ela pode estar da mesma forma como a conta aplicação vinculada com a conta corrente sempre que se tiver um saldo disponível na conta corrente este valor será repassado à conta poupança. Porem e importante lembrar que as pessoas físicas podem utilizar-se da conta poupança, mesmo não possuindo uma conta corrente, pois sempre que estiverem com um dinheiro disponível, as mesmas irão depositar no banco, com a intenção de trazer segurança para este dinheiro. Os rendimentos da conta poupança são inferiores a conta aplicação, outro dado importante em relação à conta corrente é que seus juros são mensais, ou seja, o cliente que efetuar o resgate antes da data de aniversario da conta perderá o juro referente aquele mês. CHEQUE Muito utilizado tanto por pessoas físicas como pessoas jurídicas, o cheque e uma ordem de pagamento a vista, o mesmo como vimos anteriormente esta anexado à conta corrente, ou seja, e 23 através da conta corrente que se e possível fazer o controle dos cheques o seu funcionamento funciona da seguinte forma: Sempre quando emitirmos um cheque a alguém o saldo da conta corrente vai se diminuindo por isso quando o saldo estiver se esgotando e necessário que seja feito um novo deposito. Para que o mesmo não ultrapasse o limite da conta corrente. Mas o que é o limite da conta corrente? Bem o limite da conta corrente e um valor limite contido na conta, por exemplo, quando você emite um cheque de R$ 5000,00 a uma pessoa porem você tem apenas R$ 4200,00 em sua conta corrente e um limite de R$ 800,00. Portanto mesmo você não tendo este valor na conta corrente o cheque que você emitiu terá fundo. No entanto é necessário sempre que possível não utilizar do saldo limite de uma conta corrente, pois se você utilizá-lo terá de pagar juros altos desnecessários se o saldo da conta fosse suficiente para validar os cheques. CONTROLE DE CONTA BANCÁRIA E CONTA CORRENTE É essencial fazermos um controle da conta corrente, pois só assim estaremos garantidos de que não teremos de cumprir compromissos desnecessários como juros, veremos agora um modelos de controle de conta corrente. Data Histórico Débito(entrada) Crédito (saída) Saldo D/C __/__/____ Depósito 8.000,00 8.000,00 D __/__/____ Cheque nº 1 a favor de Paulo 3.200,00 4.800,00 C __/__/____ Cheque nº 2 a favor de Fabio 1.800,00 3.000,00 C __/__/____ Cheque nº 3 a favor de Cristiane 2.500,00 500,00 C __/__/____ Depósito 2.000,00 2.500,00 D __/__/____ Cheque nº 4 a favor de Kelli 1.500,00 1.000,00 C Observe que todo depósito efetuado se torna um débito, afinal só assim este dinheiro saiu do caixa da empresa e toda a emissão de cheques será um crédito para a empresa, pois é provável que o cheque seja resultado de alguma compra (pagamento de fornecedor, ou de despesas). Veja também que conforme é emitido o cheque o saldo vai sendo descontado, e cada vez que é feito um depósito o saldo aumenta. Lembrando que D é débito e C é crédito. Assim como as empresas fazer o controle da conta corrente o banco também realiza o seu controle, no entanto tudo o que para a empresa é um débito para o banco será um crédito e assim respectivamente. Vejamos agora o controle da mesma conta, porém agora este controle é do banco, lembrando que o controle anterior era da empresa: 24 Data Histórico Débito(entrada) Crédito (saída) Saldo D/C __/__/____ Depósito 8.000,00 8.000,00 C __/__/____ Cheque nº 1 a favor de Paulo 3.200,00 4.800,00 D __/__/____ Cheque nº 2 a favor de Fabio 1.800,00 3.000,00 D __/__/____ Cheque nº 3 a favor de Cristiane 2.500,00 500,00 D __/__/____ Depósito 2.000,00 2.500,00 C __/__/____ Cheque nº 4 a favor de Kelli 1.500,00 1.000,00 D CONTAS A RECEBER Toda a empresa que vende um produto ou presta um serviço a prazo esta gerando uma conta a receber. Sempre quando a empresa vendedora emite uma nota fiscal nela devem estar contidos também as condições para o pagamento da mesma. Geralmente emitimosuma duplicata para que o cliente possa efetuar o pagamento na data de vencimento, é de grande importância que no corpo desta duplicata estejam contidos qual será o percentual de juro a ser cobrado por dia após a data de vencimento da mesma, em caso do cliente paga-la após o prazo estabelecido os juros deverão ser cobrados por dias de atraso do pagamento obedecendo às normas previstas pelo PROCOM (Programa de Orientação e Proteção do Consumidor). Vejamos agora alguns métodos utilizados para efetuar a cobrança das contas a receber de uma entidade: Cobrança Bancária A cobrança bancaria poderá ser utilizada desde que a empresa tenha uma conta corrente, sendo assim quando a empresa emite a um cliente uma duplicata relativa a uma compra a prazo, uma via ficará ao cliente a segunda via ficará com o banco e a terceira ficará em poder da empresa para que a mesma possa fazer o seu controle. Desta forma o banco fica encarregado de mandarão cliente um boleto bancário para que o mesmo possa efetuar o pagamento na data estabelecida no próprio banco. Cobrança em Carteira A cobrança em carteira se destinge da cobrança bancaria por um fator fundamental, o de não utilizar-se de um banco para efetuar a cobrança, será preenchida uma duplicata no ato da emissão da nota fiscal, e o cliente voltará à empresa na data estabelecida para efetuar o pagamento. É necessário para se ter um maior controle sobre as cobranças em carteiras a elaboração de uma ficha ou planilha, para registrar as mesmas, sempre seguindo o mesmo formato de que a cada venda feita a prazo aumenta o saldo a receber, e para cada conta que é recebida diminui o saldo a receber e em contrapartida aumenta o dinheiro no caixa da empresa. SPC – Serviço de Proteção ao Crédito Para que as empresas tenham um controle, bem como uma garantia em 25 relação às contas a receber elas utilizam o SPC para os clientes inadimplentes, ou seja, os clientes que não pagarem seu débito com a empresa terão o seu nome enviado ao SPC, desta forma ficarão impossibilitados de realizar compras a prazo em outra empresa, além de várias outras restrições, como impossibilidade de conseguir um empréstimo ou financiamento. Nota Fiscal Definição: é o documento que comprova a existência de um ato comercial (compra e venda de mercadorias ou prestação de serviços e tem a necessidade maior de atender às exigências do Fisco, quanto ao transporte das mercadorias e das operações realizadas entre os fornecedores e os seus clientes. Tipos de Notas Fiscais : Mod. 1 - Nota Fiscal de entrada e saída de mercadorias. Mod. 2 - Nota Fiscal de venda a consumidor (pode ser substituída pelo “cupom fiscal”) Requisitos: * Denominação “Nota Fiscal”; * Número de ordem, série/ sub série e o número da via; * Natureza da operação ( venda, devolução, remessa para demonstração); * Data de emissão; * Nome do titular (pessoa física, pessoa jurídica), endereço, inscrição estadual e CNPJ; * Nome do destinatário (adquirente de produtos e serviços, endereço, inscrição estadual e CNPJ); * Data de saída das mercadorias * Discriminação das mercadorias (quantidade, marca, tipo, modelo, espécie e discriminação possível de produtos); *Classificação fiscal dos produtos, no caso de produtos industrializados; * Base de cálculo do ICMS; * Nome do transportador endereço e placa do veículo; * Forma de acondicionamento dos produtos (quantidade espécie e peso, etc.); * Nome, endereço, inscrição estadual, CNPJ do impressor de notas, data, quantidade da impressão, números de ordem, com respectiva série/ sub série, bem como número da autorização para impressão de documentos fiscais. Fatura Definição: é o documento que comprova a venda efetuada. Em uma mesma fatura podem ser incluídas várias notas fiscais. A duplicata tem esse nome por ser uma cópia da fatura, a lei permite a emissão de várias duplicatas para uma mesma fatura (não é concebido, no entanto, a emissão de uma duplicata para várias faturas), ou seja, é o documento expedido para que a pessoa possa efetuar o pagamento (boleto/fatura). 26 Duplicata Definição: é um título de crédito, pelo qual o comprador se obriga a pagar dentro do prazo a importância representada na fatura. A Duplicata ou duplicata mercantil é um documento nominal emitido pelo comerciante, com o valor global e o vencimento da fatura. A duplicata é uma ordem de pagamento emitida pelo credor, ao vender uma mercadoria ou serviço que prestou e que estão representados em uma fatura, que deve ser paga pelo comprador das mercadorias ou pelo tomador dos serviços. Uma duplicata só pode corresponder a uma única fatura e deve ser apresentada ao devedor em no máximo 30 dias. Figuras da Duplicata: sacador (emitente, vendedor) e sacado (comprador, devedor ou aceitante). Requisitos: - Denominação “duplicata”, a data do saque e o número da ordem; - Número da fatura que a originou; - Data do vencimento ou a declaração de ser duplicata à vista; - Nome e domicílio do vendedor e do comprador; - Praça de pagamento; - Importância a pagar em algarismos e por extenso; - Cláusula “(a ordem); - Declaração de reconhecimento de sua exatidão e a obrigação de pagá-la, a ser assinada pelo comprador (aceite cambial); - Assinatura do sacador/emitente. CONTROLE DE CONTAS A RECEBER É essencial para que a empresa tenha um bom controle de suas contas a receber, que ela faça uma planilha ou uma ficha onde possa controlar as contas que a mesma tem a receber de seus clientes, exatamente isto que veremos a seguir. Vamos aos conceitos dos dados que constam na planilha: TIPO: se refere ao tipo da duplicada que está sendo lançada, temos dois tipos de duplicata a de Banco e a de Carteira, este dado irá constar no próprio lançamento se é Duplicada de Banco irá utilizar D/B e se for Duplicata de Carteira irá utilizar D/C. Nº: é o número da duplicata, este número sempre será informado no lançamento, ou na própria duplicata que se está lançando. CLIENTE: deverá informar o nome completo do cliente, pessoa que terá a responsabilidade 27 de efetuar o pagamento da duplicata. VENCIMENTO: é a data de vencimento que consta no lançamento ou na própria duplicata. VALOR NOMINAL: você deverá informar o valor da duplicata. Terá a DATA que será a data de recebimento da duplicata, no exercício que deverá fazer em suas atividades, quando não informar a data de pagamento (recebimento) utilize a data de vencimento normal da duplicata e quando informar que a fatura foi paga com 10 dias de atraso, acrescente 10 dias a data de vencimento, por exemplo a data de vencimento da duplicata era dia 10/11 e foi paga com 10 dias de atraso, então a DATA DE RECEBIMENTO foi 20/11. Terá os JUROS onde deverá efetuar o cálculo do percentual de juros quando houver o atraso da duplicata, por exemplo, uma fatura no valor de R$ 150,00 foi paga com 10 dias de atraso e o juro cobrado é de 0,33% ao dia. Neste caso os JUROS serão de 3,30% (10 dias x 0,33% ao dia). No SALDO ACUMULADO você irá calcular o valor de juros pagos da seguinte forma: vai pegar o valor total da duplicata e aplicar o percentual de juros, seguindo o exemplo citado acima de juros, o SALDO ACUMULADO seria de R$ 4,95 (150,00 valor da duplicata x 3,30% percentual de juros calculado anteriormente). E o VALOR é a soma do valor da duplicata com o valor de juros pagos, seguindo o exemplo seria R$ 154,95 (150,00 + 4,95). Veremos agora uma planilha de CONTROLE DE CONTAS A RECEBER, analisaremos os exemplos abaixo: Lançamento 1 Emissão da duplicata: Sabrina Santos Duplicata nº 45 no valor de R$ 375,00 Vencimento 15/01/2020 (Carteira) Recebimento da duplicata: Recebimento da duplicata nº 45 Valor recebido de R$ 375,00 Lançamento 2Emissão da duplicata: Diogo Santos Duplicata nº 32 no valor de R$ 250,00 Vencimento 05/04/2020 (Banco) Recebimento da duplicata: Recebimento da duplicata nº 32 Com 15 dias de atraso e juros de 0,22% ao dia. CONTROLE DE CONTAS A RECEBER Empresa: Mês/Ano: Dados da Duplicata Dados do recebimento da duplicata Tipo Nº Cliente Venci- mento Valor Nominal Data Valor Saldo Acumulado Juros (%) 28 CONTAS A PAGAR Quando uma empresa efetua uma compra, por exemplo, de mercadorias para estoque ela esta aumentando a conta estoque, porém também se está elevando as obrigações (dívidas) da empresa. Uma tática muito aderida pelas empresas, é de comprar a mercadoria a prazo e vendê-la a vista, desta forma a empresa consegue levantar um valor sem ter que dar uma contrapartida imediata (entrada), esta tática é muito utilizada por empresas que dispõem de um capital de giro menor, desta forma e possível levantar um dinheiro sem investir. Controle das contas a pagar Tanto como a empresa faz o controle das contas a receber de seus clientes ela deverá fazer o controle das suas contas a pagar. É importante ressaltar que para um bom andamento das obrigações, o ideal e que ela salde as mesmas no período certo nem antes nem depois, saldando as suas contas antes ela dificilmente irá obter algum benefício, em contrapartida ela irá extrair este dinheiro de uma conta onde poderia estar obtendo resultados como uma conta bancaria ou conta estoque. CINCO PASSOS PARA REALIZAR O CONTROLE DAS OBRIGAÇÕES 1º Passo é a CONTRATAÇÃO: é a fase onde se formaliza a compra, ou seja, quando é emitido um contrato de compra e venda, ou um recibo, desta forma a compra é formalizada. 2º Passo é a EFETIVAÇÃO: corresponde ao momento de entrega do produto ou ao momento de prestação do serviço, também deverá ser emitida a nota fiscal. 3º Passo é a VALIDAÇÃO: é a fase onde o setor que recebeu os materiais ou serviços prestados confirma que a compra se efetivou conforma as condições pré- estabelecidas, certificando a sua qualidade, e outras características. 4º Passo é o PROCESSAMENTO DE CONTAS A PAGAR: é a fase onde os dados do pedido são confrontados com os dados da nota fiscal, comparando se aquilo o que foi tratado no documento de compra (pedido) com o documento de entrega (nota fiscal) tudo o que estiver no pedido também deve estar na nota fiscal. D/C 45 Sabrina Santos 15/01/ 2020 375,00 15/01/2020 375,00 0,00 0,00 D/B 32 Diogo Santos 05/04/ 2020 250,00 20/04/2014 258,25 8,25 3,30% 29 5º Passo é o PAGAMENTO: é a fase onde a tesouraria da empresa efetua o pagamento conforme combinado, este pagamento só deverá ser feito quando todos os procedimentos anteriores forem cumpridos. Muitas vezes parece meio absurdo utilizar todo este processo, porém os mesmos são essenciais para a realização de uma boa compra. FICHAS DE CONTAS A PAGAR É importante que a empresa faça o controle das fichas a pagar para que através deste controle a empresa evite um possível atraso nos pagamentos o que poderia levar a um gasto desnecessário para a entidade, devido ao pagamento de multas e juros (em caso de atraso). A seguir o exemplo de lançamentos das contas a pagar: Lançamento 1 Emissão da duplicata: K&K Equipamentos - Compra 02/01/2020 Duplicata nº 25 no valor de R$ 670,00 Vencimento 22/01/2020 Pagamento da duplicata: Pagamento da duplicata nº 25 Valor pago de R$ 670,00 Lançamento 2 Emissão da duplicata: Cia Top Ltda- Compra 10/05/2020 Duplicata nº 43 no valor de R$ 500,00 Vencimento 10/06/2020 Pagamento da duplicata: Pagamento da duplicata nº 43 5 dias de atraso, 0,22% de juros ao dia Valor pago de R$ 670,00 CONTROLE DE CONTAS A PAGAR Empresa: Mês/Ano: Dados da Duplicata Dados do pagamento da duplicata Fornecedor Data da Compra Nº Valor Vencimen- to Data Valor Saldo Acumu- lado Juros (%) K&K Equipamentos 02/01/2020 25 670,00 22/01/2020 22/01/2020 670,00 0,00 0,00 Cia Tpo Ltda 10/05/2020 43 500,00 10/06/2020 15/06/2020 505,50 5,50 1,10% Após este exemplo pode estar preenchendo uma planilha semelhante a esta que está disponível em suas atividades, se tiver qualquer dúvida deve entrar em contato com o professor através do chat (fale conosco) no portal do seu curso (atendimento em horário comercial). 30 PEDIDO DE COMPRAS É de extrema importância que a empresa ao realizar uma compra emita ou peça para emitir o pedido de compras, pois é através dele que se contrata a compra acordada entre partes. Ele pode ser expedido tanto pelo setor de vendas da empresa que esta vendendo um produto ou prestando um serviço ou pelo setor de compras da empresa que esta recebendo o produto ou o serviço. É importante lembrar que sua emissão não é obrigatória e sim facultativa, porém através do recibo é que se da origem a nota fiscal e esta é obrigatória, tanto na venda quanto na compra. A função especifica de um pedido de compra é formalizar uma compra, ou seja, uma espécie de um contrato de compra e venda. DEMONSTRAÇÃO DO FLUXO DE CAIXA - DFC Todas as empresas necessitam muitas vezes fazer um planejamento futuro para poder estabelecer metas e tomar decisões, para isso foi criado o Fluxo de caixa. A função desta ferramenta é a de informar o empresário sobre a situação da movimentação diária financeira da empresa, disponibilizando as informações referente aos pagamentos, recebimentos e ao saldo, realizados e a se realizarem de forma diária e acumulada. A composição do fluxo de caixa pode variar, porém as informações devem estar bem estruturadas diariamente e de forma acumulada, informando os pagamentos, recebimentos e os saldos, ao longo do tempo. Quando o resultado do fluxo de caixa de uma empresa for negativo significa que a empresa está gastando mais do que recebendo, ou seja, mais do que sua receita permite. Dentre as causas que podem gerar um saldo negativo no fluxo de caixa destacam-se: - Os prazos para pagamento oferecidos aos clientes (consumidores) são maiores do que os prazos fornecidos pelos fornecedores à empresa. - O valor das parcelas das compras realizadas em datas sazonais (como Natal, Dias das Mães, Dia dos Pais, etc) são mais alto que o caixa, ou seja, mais vendas a prazo do que a vista. - As compras para a composição de estoque estão muito elevadas, em relação ao giro de estoque efetivo da empresa, ou seja, a empresa tem um estoque muito mais elevado do que 31 suas vendas. - As retiradas de pró-labore estão acima do devido e das possibilidades de pagamento por parte da empresa. - Os juros bancários pagos devido a empréstimos a curto e longo prazo vão crescendo devido a constante operação de descontos de cheques pré-datados, duplicatas e também adiantamentos de cartões de crédito. Mas há uma situação considerada ideal que é quando o saldo do fluxo de caixa está positivo, então se a empresa consegue cumprir com suas obrigações, realizando o oposto dos itens citados acima. É através do fluxo de caixa que o empresário mantém as contas em equilíbrio postergando ou adiantando receitas ou despesas ao longo de um período São vários os benefícios quando a empresa utiliza do fluxo de caixa, acompanhe alguns destes benefícios abaixo: - Quando utilizado em conjunto com as demais demonstrações contábeis, o fluxo de caixa proporciona informações que habilitam os usuários a avaliar as mudanças nos ativos líquidos de uma empresa, sua estrutura financeira e sua habilidade para cumprir com suas obrigações a curto e longo prazo, a fim de adaptá-los as mudanças das circunstâncias e às oportunidades. - O fluxo de caixa é útil para avaliar a capacidade da empresa em produzirrecursos de caixa e equivalentes de caixa (bancos-conta bancária) para desenvolver modelos e fazer comparações com outras empresas. - Aumenta a comparabilidade dos relatórios de desempenho operacional entre diversas empresas. - Avaliar alternativas de investimentos. - Avaliar e controlar ao longo do tempo as decisões importantes que são tomadas na empresa, com reflexo monetário. - Avaliar as situações presente e futura do caixa na empresa, posicionando-a para que não chegue a situações de iliquidez. - Certificar que os excessos momentâneos de caixa estão sendo devidamente aplicados. A demonstração do fluxo de caixa (DFC) é dividida em duas categorias o FLUXO DE CAIXA DIRETO e o FLUXO DE CAIXA INDIRETO. Fluxo de Caixa pelo Método Direto O fluxo de caixa pelo método indireto deve apresentar no mínimos os seguintes tipos de 32 pagamentos e recebimentos relacionados as operações seguintes: - Recebimento de clientes; - Juros e dividendos recebidos; - Pagamento de fornecedores; - Pagamento de empregados; - Juros pagos; - Imposto de renda pago; - Outros recebimentos e pagamentos. Esse método consiste em classificar os recebimentos e pagamentos utilizando as partidas dobradas e tem como vantagem permitir a geração de informações com base em critérios técnicos livres de qualquer interferência da legislação fiscal. A seguir a demonstração do fluxo de caixa pelo método direto: Fluxo de Caixa - Direto Das Atividades Operacionais (+) Recebimentos de Clientes e outros (-) Pagamentos a Fornecedores (-) Pagamentos a Funcionários (-) Recolhimentos ao Governo (-) Pagamentos a Credores Diversos (=) Disponibilidades geradas pelas (aplicadas nas) Atividades Operacionais Das Atividades de Investimentos (+) Recebimento de Venda de Imobilizado (-) Aquisição de Ativo Permanente (+) Recebimento de Dividendos (=) Disponibilidades geradas pelas (aplicadas nas) Atividades de Investimentos 33 Das Atividades de Financiamentos (+) Novos Empréstimos (-) Amortização de Empréstimos (+) Emissão de Debêntures (+) Integralização de Capital (-) Pagamento de Dividendos (=) Disponibilidades geradas pelas (aplicadas nas) Atividades de Financiamento Aumento / Diminuição Nas Disponibilidades DISPONIBILIDADES- no início do período DISPONIBILIDADES- no final do período Fluxo de Caixa pelo Método Indireto O método indireto consiste na demonstração dos recursos provenientes das atividades operacionais a partir do lucro líquido, ajustados pelos itens que afetam o resultado (tais como a depreciação, amortização e a exaustão), mas que não modificam o caixa da empresa. Podemos dizer que: - Os aumentos no Ativo Circulante provocam uso do dinheiro (caixa); as reduções do Ativo Circulante produzem caixa (origem de caixa); - Aumentos em Passivo Circulante (como na conta Fornecedores) aumentam o caixa, na medida em que não há um desembolso imediato para os fornecedores que, nesse momento, estão concedendo crédito à empresa. Diminuição no Passivo Circulante traz como efeito adicional uma diminuição no Caixa, pois este deve ser utilizado para pagar os fornecedores, o que afeta o seu saldo final. Veja a seguir um modelo de fluxo de caixa pelo método indireto: ORIGENS Lucro Líquido do Exercício Acertos / Conciliação ( + ) Depreciação e Amortização ( + ) Variações Monetárias de Empréstimos e Financiamentos (L.P) ( - ) Ganhos de Equivalência Patrimonial ( - ) Correção Monetária ( - ) Lucros nas vendas de Imobilizado Variações Patrimoniais (+ / - ) Aumento / Diminuição em Fornecedores (+ / - ) Aumento / Diminuição em Contas a Pagar (+ / - ) Aumento / Diminuição em Juros à Receber (+ / - ) Aumento / Diminuição em Juros e Impostos (+ / - ) Aumento / Diminuição em Contas à Receber 34 (+ / - ) Aumento / Diminui em Estoques (+ / - ) Aumento / Diminuição em Despesas de Exercícios Futuros ( = ) Caixa Gerado pelas Operações ( + ) Resgate de Investimentos Temporários ( + ) Venda de Investimentos ( + ) Venda de Imobilizado ( + ) Ingresso de Novos Empréstimos ( + ) Ingresso de Capital A( = ) Total de Ingressos Disponíveis APLICAÇÕES ( + ) Integralização de Capital em Outras Companhias ( + ) Aquisição de Imobilizado ( + ) Aplicação no Diferido ( + ) Aplicações em Outras Empresas ( + ) Pagamento de Empréstimos ( + ) Pagamento de Dividendos B ( = ) Total das Aplicações de Disponível C ( A – B) Variação Líquida do Disponível D ( + ) Saldo Inicial ( C + D) Saldo Final Disponível 35 CONTROLE DE ESTOQUE Os estoques são materiais e suprimentos que uma empresa utiliza para a produção de seu produto ou para suprimir a necessidade da própria empresa e também quando tem a atividade de comércio onde revende mercadorias. Nos estoques muitas vezes é possível encontrar matérias-primas, suprimentos, componentes, materiais em processo ou produtos acabados, que geralmente é sempre feito a rigor um controle, tanto de processo como de disponibilidade dos itens. É sempre importante para uma empresa manter seus estoques abastecidos, muitas vezes, são constituídos por seus próprios produtos. Com isso, a área de estoques sempre vai ser uma local de grande atenção da empresa, pois é onde esta concentrada a maior parte do capital da empresa. Na indústria o estoque será de matéria prima para ser transformada e estoque acabado, produto pronto para venda, já no comércio o estoque será de mercadorias para serem comercializadas (vendidas). No Brasil os métodos de controle de estoque mais utilizados são o Preço Específico, Custo Médio, o PEPS e o UEPS. O controle de estoque pelo Preço Específico consiste em atribuir a cada unidade do estoque o preço efetivamente pago por ela. Esse critério só pode ser utilizado para produtos de fácil identificação física, como por exemplo: automóveis e máquinas de grande porte. Pelo Custo Médio os produtos serão avaliados pela média dos custos de aquisição, sendo estes atualizados a cada compra efetuada. Pelo PEPS (primeiro a entrar e primeiro a sair), a empresa dá saída nos estoques dos produtos mais antigos, ou seja, adquiridos primeiro, permanecendo estocados os produtos de aquisição mais recente. E pelo UEPS (último a entrar e primeiro a sair) adotando esse critério, a empresa dará baixa em primeiro lugar nos estoques mais recentes ficando estocado sempre os produtos mais antigos. Mas normalmente o controle de estoque mais utilizado é o controle médio ponderado (custo médio). Vejamos a seguir um exemplo do estoque pelo custo médio: CONTROLE DE ESTOQUE PELO CUSTO MÉDIO Produto: Televisão Entrada (débito) Saída (crédito) SALDO Data Histórico Quant. Custo Un. Total Quant. Custo Un. Total Quant. Custo Un. Total 03/06/2020 Compra NF 123 100 10,00 1.000,00 100 10,00 1.000,00 04/06/2020 Venda NF 678 40 10,00 400,00 60 10,00 600,00 05/06/2020 Venda NF 259 30 10,00 300,00 30 10,00 300,00 06/06/2020 Compra NF 149 80 10,00 800,00 110 10,00 1.100,00 07/06/2020 Venda NF 258 50 10,00 500,00 60 10,00 600,00 36 Como podemos ver no exemplo anterior os preços de custo das mercadorias não mudou isso devido ao valor da compra ser o mesmo valor (unitário) das mercadorias que já estavam no estoque, porém muitas vezes este valor entre uma compra e outra tem uma variação no custo unitário. E é devido a essa variação que foi desenvolvido o cálculo do custo médio que veremos a seguir. Cálculo do Custo Médio A função do cálculo do custo médio ponderado é de calcular o custo das mercadorias vendidas (CMV), pelo valor das mercadorias adquiridas, sempre alterando o valor quando o valor unitário da aquisição for
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