agenda 4 fichario

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1. Como deve ser feito o controle de envio e recebimento de documentos?
 Organize por categorias, atualize manuais e registros, garanta a integridade dos documentos, tenha cópias de segurança e elimine os documentos que não são mais necessários.
2. Como garantir a possibilidade de acompanhar os documentos, evitando que eles se percam no meio do caminho?
 O protocolo de recepção de documentos pode incluir os seguintes processos:
Separar as correspondências e documentos de conhecimento comum daquelas com caráter sigiloso, encaminhando as confidenciais aos seus respectivos destinatários, conhecer o conteúdo das correspondências de conhecimento comum e requisitar documentos antecedentes, se existirem, classificar o documento de acordo com o método específico da empresa, carimbando-o, elaborar um resumo do documento, preparar a ficha de protocolo, preferencialmente em duas vias, e anexar a segunda via da ficha ao documento e arquivar as fichas de protocolo.
3. O que deve ser considerado no momento de estabelecer parcerias e fechar contratos com fornecedores (serviços de entrega)?
 A negociação com fornecedores é uma via de mão dupla. É preciso estabelecer uma relação de ganha-ganha. Uma parceria não pode ser unilateral é exatamente disso que estamos tratando. Os fornecedores não podem ser selecionados com base na crença de que vão trazer benefícios somente para o seu negócio. Esteja disposto a oferecer algo positivo, a contribuir para o fornecedor, que é um parceiro. Tenha em mente que esse mecanismo de colaboração dever ser sempre de mão dupla e atitudes simples podem estabelecer esse elo, como divulgar um produto ou evento, emitir uma opinião construtiva, indicar o serviço etc. Identifique competências. Determine objetivos. O relacionamento com os fornecedores gerará mais valor quando existirem objetivos bem definidos. Há diversas possibilidades. Estabeleça aquelas que estejam condizentes com as necessidades e interesses de todos envolvidos na negociação. Entre as possibilidades dos objetivos estão a troca de indicações e divulgação, auxílio à construção de autoridade no mercado, formação de parceria para vendas etc. Alinhe as visões de mercado. Seus fornecedores devem ter uma visão alinhada à sua e à estratégia estabelecida. É necessário ter uma parceria duradoura e forte, que permita que ambas as empresas possam se desenvolver de modo estratégico. O alinhamento da visão ainda possibilita que o padrão de qualidade e os princípios éticos sejam cumpridos. Assim não há imprevistos e você não se envolve em polêmicas e problemas causados por um comportamento diferente daquele que sua empresa adota. Agora você já sabe o que deve fazer para estabelecer uma via de mão dupla na negociação com fornecedores pense sobre os aspectos citados e veja o que precisa mudar na sua empresa. 
 4. O que o secretário deve fazer para validar as soluções que encontrou para o problema com seu chefe?
 Evitar o chefe quando a relação está problemática não só é ineficiente para resolver o conflito como também pode prejudicar o desempenho no trabalho, um estudo revela que funcionários que passam seis horas por semana interagindo com seu líder direto são mais inspirados, engajados, inovadores e motivados a reconhecer o erro, pedir desculpas, mapear os comportamentos e refletir sobre eles são estratégias para melhorar o relacionamento com o chefe.
5. O que deve ser feito para que os demais funcionários da empresa adotem as normas elaboradas por você para melhorar a logística de documentos da empresa?
 
 Acompanhar os processos da equipe de logística, o ideal é deixar uma semana exclusivamente para esse monitoramento, que deve abranger aspectos do trabalho executado e do fluxo de documentos. Capacite e forneça treinamento para desenvolvimento de competências, incentive a comunicação, o diálogo entre os colaboradores e deles com o gestor é uma atitude essencial para assimilar os valores e princípios organizacionais. Forneça as ferramentas e a infraestrutura necessária, a qualidade do trabalho da sua equipe logística depende diretamente das ferramentas e infraestrutura oferecidas, com elas é possível obter o máximo potencial, eficiência e produtividade, evite a sobrecarga dos colaboradores, defina metas factíveis, um ponto de desmotivação é a determinação de metas não possíveis de serem alcançadas ou prazos ilógicos, evire a burocracia excessiva e aposte na inovação. Motive a equipe sempre e recompense os colaboradores.