Atividade Avaliativa 1 - Unidade III

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10/08/2021 Atividade Avaliativa 1 - Unidade III: Revisão da tentativa
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Iniciado em Tuesday, 10 Aug 2021, 13:58
Estado Finalizada
Concluída em Tuesday, 10 Aug 2021, 14:23
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Na organização de arquivos deve-se primeiramente conhecer a empresa, identificando os diversos setores e a hierarquia, com o objetivo de
determinar os tipos de documentos e seu fluxo na organização.
Escolha uma opção:
Verdadeiro 
Falso
Na organização de arquivos deve-se primeiramente conhecer a empresa, identificando os diversos setores e a hierarquia, com o objetivo de
determinar os tipos de documentos e seu fluxo na organização. Vamos as fases: ser desenvolvida em várias etapas ou fases:
Nesta primeira fase procura-se conhecer a estrutura, os objetivos e o funcionamento da empresa, examinando estatutos,
regimentos internos, a regulamentação, normas, organograma, mantenedores e documentos gerados e recebidos, buscando
analisar o gênero dos documentos, os formulários utilizados para controle, o volume e estado de conservação do acervo, seu
arranjo e a existência de registros e protocolos, bem como a média de arquivamentos.  
Na organização de arquivos, a elaboração do plano arquivístico deve levar em consideração as necessidades da instituição sem
desconsiderar jamais as disposições legais referentes.

O manual de arquivo deverá ser elaborado após estarem implantados e testados todos os procedimentos de arquivo. Esse manual
deverá incluir organogramas e fluxogramas, terminologia, informações sobre os arquivos da instituição, suas finalidades e
responsabilidades, detalhamento das rotinas etc. 
Após a primeira etapa do levantamento de dados o colaborador estará habilitado para analisar a real situação dos serviços e
diagnosticá-lo, formulando e propondo as devidas intervenções e medidas a serem adotadas. Nesta etapa de organização do
arquivo, é possível se constatar os pontos de atrito, as falhas ou lacunas existentes na administração, ou seja, os problemas de
funcionamento existentes no arquivo. 
Uma das etapas mais importantes para os arquivos é a escolha do método de arquivamento no arranjo da documentação. Por
existirem documentos que devem ser ordenados de maneira diferenciada (assunto, nome, número, data ou local) pode-se
empregar diferentes métodos, porém baseados em cuidadosa análise das atividades desenvolvidas pela organização e pela
observação das solicitações dos documentos nos arquivos. 
Lev
Pla
Imp
Aná
Cla

Levantamento
Planejamento
Implantação
Análise
Classificação
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Questão 4
Correto
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Arrastar e soltar sobre o texto na classificação de documentos os principais métodos de arquivamento utilizados podem ser apresentados
da seguinte forma: 
Alfabético   é utilizado quando o elemento principal a ser considerado é o nome, pode ser chamado de sistema direto,
pois a pesquisa é feita diretamente no arquivo por ordem alfabética. Este método é bastante rápido, direto e de fácil utilização.  
Geográfico   também é do sistema direto, onde a busca é realizada pelos elementos, procedência ou local, que estão
organizados em ordem alfabética. 
Numérico  este método deve ser utilizado quando o elemento principal é um número, sendo considerado sistema indireto,
pois, para localizar um documento faz- se necessário recorrer a um índice alfabético de assunto, que fornecerá o número sob o qual o
documento foi organizado. 
Assunto ou ideográficos   este método é bastante utilizado, porém, não é de fácil aplicação porque depende de interpretação dos
documentos sob análise e diante disso requer grande conhecimento das atividades institucionais e da utilização de vocabulários controlados.
Podem ser apresentados alfabética ou numericamente.
 
Veja alguns pontos relevantes na etapa do planejamento:
1. A posição do arquivo na estrutura da instituição;
2. A opção de centralizar ou descentralizar a organização de arquivos;
3. Determinar a coordenação dos serviços;
4. Escolha de métodos de arquivamento;
5. Estabelecimentos de normas de funcionamento;
6. Identificação e capacitação dos recursos humanos;
7. Seleção das instalações físicas, equipamentos e materiais de consumo e permanentes;
8. Desenvolvimento da organização de arquivos intermediários e permanentes;
9. Viabilização de recursos financeiros;
10. Elaboração do projeto de organização de arquivo;
11. Implantação e acompanhamento do projeto;
12. Criação de manuais.
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