Organização e Controle de Documentos

Prévia do material em texto

série gestão
OrganizaçãO 
e cOntrOle de 
dOcumentOs
Série geStão
OrganizaçãO 
e cOntrOle de 
dOcumentOs
CONFEDERAÇÃO NACIONAL DA INDÚSTRIA – CNI
Robson Braga de Andrade
Presidente
DIRETORIA DE EDUCAÇÃO E TECNOLOGIA
Rafael Esmeraldo Lucchesi Ramacciotti
Diretor de Educação e Tecnologia
SERVIÇO NACIONAL DE APRENDIZAGEM INDUSTRIAL – SENAI
Conselho Nacional
Robson Braga de Andrade
Presidente 
SENAI – Departamento Nacional
Rafael Esmeraldo Lucchesi Ramacciotti
Diretor-Geral
Gustavo Leal Sales Filho
Diretor de Operações
Série geStão
OrganizaçãO 
e cOntrOle de 
dOcumentOs
SENAI
Serviço Nacional de 
Aprendizagem Industrial 
Departamento Nacional
Sede
Setor Bancário Norte • Quadra 1 • Bloco C • Edifício Roberto 
Simonsen • 70040-903 • Brasília – DF • Tel.: (0xx61) 3317-
9001 Fax: (0xx61) 3317-9190 • http://www.senai.br
© 2014. SENAI – Departamento Nacional
© 2014. SENAI – Departamento Regional de Santa Catarina
A reprodução total ou parcial desta publicação por quaisquer meios, seja eletrônico, mecâ-
nico, fotocópia, de gravação ou outros, somente será permitida com prévia autorização, por 
escrito, do SENAI.
Esta publicação foi elaborada pela equipe do Núcleo de Educação a Distância do SENAI de 
Santa Catarina, com a coordenação do SENAI Departamento Nacional, para ser utilizada por 
todos os Departamentos Regionais do SENAI nos cursos presenciais e a distância.
SENAI Departamento Nacional 
Unidade de Educação Profissional e Tecnológica – UNIEP
SENAI Departamento Regional de Santa Catarina 
Núcleo de Educação – NED
 
 
FICHA CATALOGRÁFICA 
_____________________________________________________________________________ 
S491o 
 Serviço Nacional de Aprendizagem Industrial. Departamento Nacional. 
Organização e controle de documentos / Serviço Nacional de Aprendizagem 
Industrial. Departamento Nacional, Serviço Nacional de Aprendizagem Industrial. 
Departamento Regional de Santa Catarina. Brasília : SENAI/DN, 2013. 
110 p. : il. (Série Gestão). 
 
 ISBN 978-85-7519-792-9 
 
 1. Arquivos e arquivamento (Documentos). 2. Organização e métodos. I. 
Serviço Nacional de Aprendizagem Industrial. Departamento Regional de Santa 
Catarina. II. Título. III. Série. 
 
CDU: 651.5 
_____________________________________________________________________________ 
 
 
 
ilustrações
Figura 1 - Manuscrito ......................................................................................................................................................13
Figura 2 - Documento digital .......................................................................................................................................14
Figura 3 - Ata de reunião ...............................................................................................................................................18
Figura 4 - Modelo documento circular .....................................................................................................................19
Figura 5 - Modelo memorando ...................................................................................................................................20
Figura 6 - Relatório ..........................................................................................................................................................21
Figura 7 - Modelo de requerimento ..........................................................................................................................22
Figura 8 - Regimento interno .......................................................................................................................................22
Figura 9 - Protocolo .........................................................................................................................................................23
Figura 10 - Quadro de avisos .......................................................................................................................................24
Figura 11 - Anúncio .........................................................................................................................................................25
Figura 12 - Modelo procuração ...................................................................................................................................26
Figura 13 - Contrato ........................................................................................................................................................27
Figura 14 - Organização de documentos ................................................................................................................35
Figura 15 - Organização de arquivos ........................................................................................................................39
Figura 16 - Técnicas de arquivamento ......................................................................................................................44
Figura 17 - Arquivos especiais .....................................................................................................................................46
Figura 18 - Arquivos especializados ..........................................................................................................................47
Figura 19 - Tipos de classificação de arquivos .......................................................................................................50
Figura 20 - Classificação alfabética ............................................................................................................................51
Figura 21 - Classificação numérica .............................................................................................................................52
Figura 22 - Classificação alfanumérica .....................................................................................................................52
Figura 23 - Classificação cronológica ........................................................................................................................53
Figura 24 - Classificação geográfica ..........................................................................................................................54
Figura 25 - Classificação ideológica ...........................................................................................................................55
Figura 26 - Classificação decimal ................................................................................................................................56
Figura 27 - Classificação CDU ......................................................................................................................................57
Figura 28 - Organização de arquivos ........................................................................................................................59
Figura 29 - Mobiliário arquivo .....................................................................................................................................63
Figura 30 - Pastas..............................................................................................................................................................63
Figura 31 - Caixa de polionda ......................................................................................................................................64
Figura 32 - Levantamento de dados .........................................................................................................................65
Figura 33 - Análise dos dados ......................................................................................................................................66
Figura 34 - Planejamento ..............................................................................................................................................67Figura 35 - Organograma clássico .............................................................................................................................73
Figura 36 - Organograma em barras .........................................................................................................................74
Figura 37 - Organograma setorial ..............................................................................................................................74
Figura 38 - Organograma radial ..................................................................................................................................75
Figura 39 - Organograma lambda ..............................................................................................................................76
Figura 40 - Organograma bandeira ...........................................................................................................................76
Figura 41 - Organograma informativo .....................................................................................................................78
Figura 42 - Processo ........................................................................................................................................................80
Figura 43 - Diagrama de bloco ....................................................................................................................................81
Figura 44 - Fluxograma de processo simples .........................................................................................................82
Figura 45 - Fluxograma funcional ..............................................................................................................................82
Figura 46 - Fluxograma vertical ..................................................................................................................................83
Figura 47 - Fluxograma ANSI........................................................................................................................................84
Figura 48 - Modelo de cronograma ...........................................................................................................................85
Figura 49 - Gráfico de Gantt .........................................................................................................................................86
Figura 50 - PERT ................................................................................................................................................................87
Figura 51 - Protocolo .......................................................................................................................................................92
Figura 52 - Rotinas de protocolo ................................................................................................................................93
Quadro 1 - Cabeçalho de documentos .....................................................................................................................37
Quadro 2 - Linear de Responsabilidade ....................................................................................................................77
Quadro 3 - Simbologia do fluxograma ......................................................................................................................80
Quadro 4 - Modelo protocolo de documento ........................................................................................................94
Quadro 5 - Modelo relatório de vigência de documentos correntes .............................................................96
Quadro 6 - Relatório de não Conformidade (RNC) ................................................................................................98
Sumário
1 Introdução .........................................................................................................................................................................9
2 Rotinas de Documentos ..............................................................................................................................................11
2.1 Documentos: conceito e características .............................................................................................12
2.1.1 Classificação de documentos ...............................................................................................14
2.1.2 Elementos característicos dos documentos....................................................................17
2.2 Principais documentos utilizados na empresa .................................................................................17
2.2.1 Recomendações ........................................................................................................................27
2.2.2 Curiosidade .................................................................................................................................28
3 Triagem e Distribuição de Documentos ................................................................................................................31
3.1 Objetivos da gestão de documentos ...................................................................................................32
3.1.1 Organização de documentos ...............................................................................................35
3.2 Controle de documentos ..........................................................................................................................37
4 Técnicas de Arquivamento .........................................................................................................................................43
4.1 Conceito de arquivo ...................................................................................................................................44
4.2 Classificação de arquivos ..........................................................................................................................45
4.3 Sistemas ou tipos de classificação de arquivos ................................................................................49
4.4 Catalogação de documentos ..................................................................................................................58
4.5 Estrutura básica do arquivo .....................................................................................................................60
4.6 Recursos materiais necessários ..............................................................................................................62
4.7 Organização de arquivos ..........................................................................................................................65
5 Organogramas, Fluxogramas e Cronogramas .....................................................................................................71
5.1 Organograma ...............................................................................................................................................72
5.2 Fluxograma ....................................................................................................................................................79
5.3 Cronograma ..................................................................................................................................................85
6 Processos Administrativos ..........................................................................................................................................91
6.1 Protocolo, fluxo e expedição dos documentos ................................................................................92
6.2 Prazos de guarda .........................................................................................................................................95
6.3 Empréstimo e consulta de documentos do arquivo ......................................................................976.4 Relatório de não conformidade .............................................................................................................97
6.5 Softwares de fluxo e controle de documentos ................................................................................98
Referências ........................................................................................................................................................................ 105
Minicurrículo do Autor ................................................................................................................................................. 107
Índice .................................................................................................................................................................................. 109
Introdução
1
Olá, seja bem-vindo à unidade curricular Organização e Controle de Documentos.
Nesta unidade, você aprenderá sobre as rotinas dos documentos de uma empresa, enfati-
zando controle, prazos, normatizações e classificação. Aprenderá também como elaborar or-
ganogramas, fluxogramas e cronogramas de trabalho; para tanto, você será apresentado aos 
processos administrativos que os envolvem e a algumas das melhores opções de softwares de 
controle hoje disponíveis.
Ao final da unidade curricular, você estará apto a elaborar as rotinas de documentos 
necessários para uma boa gestão da empresa, bem como seu fluxo, prazos, relatórios de não 
conformidade, protocolos, sistema de atualização de dados e expedição de documentos. Out-
ros conhecimentos que serão alcançados serão sobre os softwares de controle de documentos 
que podem ser utilizados pela empresa.
O atual contexto organizacional exige que o profissional que atue na área de Organização 
e Controle de Documentos tenha competências e habilidades para atender as demandas do 
mercado, como a capacidade de conservar, organizar, controlar, administrar e recuperar a in-
formação registrada, ou seja, na gestão documental.
A seguir, são descritos, na matriz curricular, os módulos e as unidades curriculares previstos 
e suas respectivas cargas horárias.
Agora você é convidado a trilhar os caminhos do conhecimento. Faça deste processo um 
momento de construção de novos saberes, onde teoria e prática devem estar alinhadas para o 
seu desenvolvimento profissional. Bons estudos!
2
rotinas de Documentos
Nesta etapa da aprendizagem, você conhecerá informações e dicas importantes sobre os 
conceitos e as características de documentos, sua classificação, os elementos que os caracteri-
zam e os principais documentos utilizados em uma empresa.
Ao final deste capítulo, você terá subsídios para:
• compreender o conceito de documento em suas diferentes formas de apresentação;
• distinguir os documentos quanto a procedência, valor, natureza e gênero;
• conhecer os documentos mais utilizados nas empresas, suas características, forma de pre-
enchimento e divulgação.
A princípio você aprenderá alguns conceitos, vamos lá!
OrganizaçãO e cOntrOle de dOcumentOs12
2.1 DocumentoS: conceito e caracteríSticaS
Quer conhecer o conceito e algumas características dos documentos utiliza-
dos em uma empresa? Veja a seguir:
Documento é toda a informação registrada, independente do seu formato 
(físico ou eletrônico), possível de ser utilizada para estudos, consultas e pes-
quisas, que reproduz um acontecimento ou uma situação, podendo, também, 
tratar-se de um texto que apresente dados que podem ser utilizados para 
comprovação de algo. Um documento é uma fonte de informação, como, por 
exemplo, um manuscrito, um livro, uma revista ou um jornal.
Para esclarecimento, é fundamental definir o que é uma fonte de informação. 
São recursos que contestam necessidades informacionais dos clientes e/ou usu-
ários. As fontes de informação podem ser primárias, como os relatórios internos 
que ainda não foram publicados ou contemplados no site da empresa. Sua con-
sulta é somente interna ou departamental. As fontes secundárias podem ser a 
reprodução de dados de anos anteriores, servindo de parâmetros para expectati-
vas ou projeções, que são informações que já foram consultadas e que voltam à 
tona para novas projeções. Já as fontes terciárias são conteúdos reduzidos para as 
tomadas de decisões dentro das empresas, como um compêndio de dados que 
se gera para os gerentes, como parte de relatórios anteriores e balanços para jus-
tificar novos investimentos ou projeções. No aspecto dos documentos, que são 
bases para as fontes de informação, existem os documentos controlados, deno-
minado de literatura branca, como os livros, as revistas e os jornais que possuem 
uma empresa por trás ou uma numeração internacional que valida sua qualidade. 
Porém, também existem os documentos não controlados, chamados de cinzento, 
no qual se enquadram os manuscritos, os relatórios internos, os catálogos, as no-
tas fiscais, em geral documentos administrativos e de pouca circulação. 
2 rotinaS De DocumentoS 13
O
le
g 
Ku
la
ko
v 
([2
0-
-?
])
Figura 1 - Manuscrito
 VOCÊ 
 SABIA?
Que com a informática a noção de documento sofreu 
alterações significativas?
A evolução da informática ampliou a definição tradicional de documento, dei-
xando de ser somente papel ou outro tipo de meio físico, podendo ser também 
um arquivo digital/eletrônico/virtual que pode ser visualizado e compartilhado 
por meio de um computador ou outro meio eletrônico de dados (tablets, celula-
res). Isso veio a ampliar o conceito tradicional do documento físico para o outro 
aspecto, como o documento informático, definido como um texto, uma imagem, 
som ou vídeo compartilhados eletronicamente. Ex.: Preciso que me envie por cor-
reio eletrônico o documento que elaboramos hoje na reunião.
OrganizaçãO e cOntrOle de dOcumentOs14
Zo
on
ar
/N
.S
or
ok
in
 ([
20
--
?]
)
Figura 2 - Documento digital
2.1.1 ClassifiCação de doCumentos
Agora que você já conhece o conceito de documentos físicos (manuscrito, re-
vista ou jornal) e documentos informáticos (texto, imagem, som ou vídeo), co-
nhecerá a classificação desses documentos.
Segundo o Manual do Arquivista, produzido pelo Arquivo Nacional, os docu-
mentos podem ser classificados quanto a sua procedência, seu valor, a natureza 
de assunto e gênero. (ARQUIVO NACIONAL, 1973, p. 14-17):
a) Quanto a procedência 
Documentos de Arquivos: são todos os que produzidos e/ou recebidos por 
uma pessoa física ou jurídica, pública ou privada, no exercício de suas atividades 
e podem constituir elementos de prova ou de informação. Esses documentos for-
mam um conjunto, refletindo as atividades a eles vinculados, expressando os atos 
de quem os produziu no exercício de suas funções. Assim, a razão de sua origem 
ou a função pela qual são produzidos é que determina a sua condição de docu-
mento de arquivo, determinando as questões financeiras de uma instituição ou 
simplesmente sua história.
Documentos Públicos: são todos os documentos de qualquer formato, pro-
duzidos ou recebidos por um órgão governamental na condução de suas ativida-
des. São também documentos públicos aqueles produzidos ou recebidos por ins-
tituições de caráter público e por entidades privadas responsáveis pela execução 
de serviços públicos. Alguns tipos de documentos públicos que tiveram maior 
2 rotinaS De DocumentoS 15
inserção na sociedade por meio da lei de acesso à informação (BRASIL, 2011) fo-
ram as resoluções, a lei e os decretos de leis, que podem auxiliar as empresas nas 
suas ações frente à sociedade e à nação.
Vale lembrar que, nesta unidade curricular, estaremos concentrados somente 
nos documentos privados, aqueles que são utilizados pelas empresas na sua ad-
ministração.
b) Quanto ao valor
• Administrativo: valor de um documento para a administração que produziu 
o arquivo, na medida em que o usa para informar, fundamentar ou aprovar 
seus atos, sejam eles presentes ou atos futuros.
• Fiscal: valor de um documento ou arquivo na medida em quesirva para com-
provar operações financeiras ou fiscais.
• Informativo: valor de um documento em relação às informações que nele 
estão contidas, independente de seu valor probatório.
• Legal: valor  processual que um documento possui perante a lei, servindo 
para comprovar um fato ou mesmo constituir um direito.
• Permanente: valor tanto probatório como informativo justificando a guar-
da deste documento de forma permanente em um arquivo, o que também 
pode ser conhecido como valor histórico deste documento. Entretanto, todo 
documento tem prazos para estar guardado, tanto legal como histórico.
• Primário: valor do documento caracterizado pelo interesse que ele possui 
para quem controla o arquivo, quanto a sua utilidade para fins administrati-
vos, legais e fiscais.
• Probatório: valor inerente de um documento de arquivo permitindo que 
esse documento sirva como prova legal.
• Secundário: valor de um documento relativo ao que ele possa interessar 
para quem gera o arquivo, como também para outros usuários, em relação 
a sua utilidade para os fins para os quais foram originalmente produzidos.
c) Quanto à natureza do assunto
• Ostensivos: são documentos não restritos, já que sua natureza de assunto 
não prejudica a administração.
• Sigilosos: são aqueles documentos que, devido ao teor de seu conteúdo, de-
vem ter o acesso restrito. No Brasil, por exemplo, há diferentes graus de sigi-
lo em relação a documentos: reservado, confidencial, secreto e ultrassecreto. 
• Reservados são os assuntos que não devem ser do conhecimento do pú-
blico em geral. Recebem essa classificação parte de planos, programas e 
projetos e as suas respectivas ordens de execução.
OrganizaçãO e cOntrOle de dOcumentOs16
• Confidencial é dado aos assuntos que, embora não requeiram alto grau 
de segurança, seu conhecimento por pessoas não autorizadas pode ser 
prejudicial a um indivíduo ou pode criar embaraços administrativos. São 
informações de pessoal, material, finanças e outros, cujo sigilo deve ser 
mantido por interesse das partes.
• Secretos são os assuntos que requeiram alto grau de segurança e cujo 
teor ou características podem ser do conhecimento de pessoas que, sem 
estarem intimamente ligadas ao seu estudo ou manuseio, sejam autoriza-
das a deles tomar conhecimento, funcionalmente, como planos, informa-
ções financeiras econômicas, aperfeiçoamento em técnicas ou materiais 
já existentes, dados de elevado interesse sob aspectos físicos, políticos, 
econômicos e psicossociais.
• Ultrassecreto é dado aos assuntos que requeiram excepcional grau de se-
gurança e cujo teor ou características só devam ser do conhecimento de 
pessoas intimamente ligadas ao seu estudo ou manuseio, como negocia-
ções, patentes e inovações de valor excepcional. (BRASIL, 1991).
d) Quanto ao gênero
• Textuais: documentos impressos e manuscritos.
• Cartográficos: documentos com representações geográficas.
• Iconográficos: documentos que contêm imagens estáticas (fotos).
• Filmográficos: documento audiovisual.
• Sonoros: documentos contendo registros fonográficos.
• Micrográficos: microfilme e microficha.
• Informáticos: HD, disquete, CD etc.
 VOCÊ 
 SABIA?
Que o Conselho Nacional de Arquivos (Conarq) é um 
órgão colegiado, vinculado ao Arquivo Nacional da Casa 
Civil da Presidência da República, que tem por finali-
dade definir a política nacional de arquivos públicos e 
privados, como órgão central de um Sistema Nacional 
de Arquivos, bem como exercer orientação normativa 
visando à gestão documental e à proteção especial aos 
documentos de arquivo.
2 rotinaS De DocumentoS 17
2.1.2 elementos CaraCterístiCos dos doCumentos
Os arquivos são órgãos colecionadores, de naturezas amplas, no quais o foco 
são os documentos. Nesse sentido, os documentos possuem quatro elementos 
característicos que precisam ser considerados, como: forma, formato, espécie 
e tipologia.
A forma é o estágio de preparação e transmissão do documento de arquivo, 
podendo ser:
• Rascunho ou minuta: é a primeira redação de um texto ainda não definido. 
Ex.: borrão ou um contrato não assinado.
• Original: é um documento com sua redação definitiva, em que não se per-
mite mais realizar alterações.
• Cópia: é uma reprodução fiel do original.
O formato é a configuração física do documento, de acordo com o modo 
como foi confeccionado. Ex.: uma ficha, um livro, um cartaz. Porém, o formato 
pode ser representado também como suporte informacional, como impresso, 
digital/eletrônico/virtual, microformas e etc.
A espécie é a definição da maneira como as informações são alocadas no 
documento e da aplicação do mesmo. Ex.: certidões, atas, contratos, declara-
ções.
A tipologia é o conjunto da espécie documental com a atividade (finalidade) 
a que o documento se destina, como atas de reunião, relatórios, notas fiscais, 
leis/decretos, memorandos. 
Bem, agora que você já aprendeu a classificar e caracterizar os documentos, 
está preparado para prosseguir na jornada de estudos! O próximo assunto é bas-
tante interessante para o ambiente empresarial! Quer saber qual é? Siga em fren-
te e continue atento!
2.2 PrinciPaiS DocumentoS utiLiZaDoS na emPreSa
Você saberia dizer quais são os principais documentos utilizados em uma 
empresa? Bem, observe então quais são estes documentos e sua utilização. São 
diversos os documentos utilizados no mundo dos negócios, você verá aqui os 
mais utilizados e suas finalidades, podendo ter caráter interno, isto é, utilizado in-
ternamente na organização ou caráter externo, utilizado para comunicação com 
clientes, fornecedores, governo etc.
OrganizaçãO e cOntrOle de dOcumentOs18
Veja então quais são eles!
a) Documentos internos
Ata de reunião: é um resumo ou registro escrito dos fatos e das decisões, 
ocorrências ou resoluções de uma assembleia, sessão ou reunião. Visa retratar 
fielmente o ocorrido nessa reunião, detalhando as falas e intervenções para que 
seja utilizada futuramente para averiguar os ocorridos e as ações tomadas.
Ig
or
 S
te
va
no
vi
c 
([2
0-
-?
])
Figura 3 - Ata de reunião
Circular: é destinada aos funcionários da empresa ou de um setor e é remeti-
da pela direção da empresa, ou chefia do setor ou departamento. A circular tem 
como objetivo a transmissão de normas, ordens, avisos e comunicados. Como seu 
próprio nome indica, sua função é a de divulgar as informações entre todos os 
destinatários. Como se trata de um documento oficial, ele deve conter:
1. timbre (logotipo do órgão, brasão, símbolo do departamento);
2. título e número (circular n. 02/2009);
3. data (sem a localidade, nome da cidade);
4. ementa (síntese do assunto que será abordado no texto);
5. vocativo ou invocação com o pronome de tratamento adequado;
6. texto (bem explicado e claro);
7. despedida breve;
8. assinatura. 
2 rotinaS De DocumentoS 19
Acompanhe, a seguir, um modelo de documento circular.
Figura 4 - Modelo documento circular
Memorando: é um documento utilizado entre os setores ou departamentos 
de uma empresa, de forma escrita e formal, que traz eficiência na transmissão de 
informações e tem como característica principal a agilidade por meio de uma tra-
mitação rápida e simples. O memorando tem características semelhantes ao da 
circular, como timbre, data, vocativo ou invocação com o pronome de tratamen-
to adequado, texto explicado e claro, despedida breve e assinatura. 
OrganizaçãO e cOntrOle de dOcumentOs20
Figura 5 - Modelo memorando
Relatório: é um documento utilizado para reportar informações parciais ou 
totais sobre um decreto, uma decisão, um projeto, uma atividade, uma pesquisa 
ou outro evento. Usualmente, é elaborado em uma formatação padronizada, po-
dendo ser flexível. São três os tipos mais usuais de relatório: 
• Relatório crítico: este tipo de relatório descreve a maneira como uma ativi-
dade foi desenvolvida, podendo conter aspectos do relator, como menções 
mais enfáticas para determinadas ações, em especial quando essas ações 
envolvem tomadas de decisões para a empresa.• Relatório síntese: este tipo de relatório é menos elaborado, ele descreve 
de forma resumida as atividades desenvolvidas. Geralmente, realizado para 
entregar aos altos escalões das empresas para medidas emergenciais, que 
requerem informações mais sintetizadas.
• Relatório de formação: este tipo de relatório é mais ou menos pormenoriza-
do, apresentando atividades desenvolvidas, por exemplo, durante um curso 
ou um estágio.
2 rotinaS De DocumentoS 21
in
-fu
tu
re
 ([
20
--
?]
)
Figura 6 - Relatório
Requerimento: é um documento utilizado pela empresa para solicitar infor-
mações ou fazer pedidos a um órgão público, uma instituição ou uma autorida-
de: utilizado em especial por escolas, faculdades, prefeituras etc. Deve constar 
no requerimento: identificação do órgão a que se dirige, introdução com o des-
tinatário, a mensagem com as aspectos a serem atendidos, data e assinatura do 
requerente. Este documento serve para abrir contatos, mantê-los e finalizá-los. 
Também serve para o provimento de pagos (cobranças) ajustes que a instituição 
solicita, reclamações ou soluções, pois a mesma pode ser feita com as supostas 
adequações, e, ainda, serve para mencionar os resultados conquistados, mesmo 
que sejam parciais.
Acompanhe, a seguir, um modelo de requerimento padrão de licença de fun-
cionamento noturno.
OrganizaçãO e cOntrOle de dOcumentOs22
Figura 7 - Modelo de requerimento
Regulamento interno: é um documento que contém um conjunto de regras 
ou normas estabelecidas como necessárias a uma organização; é nele que se de-
termina o modo de direção, funcionamento e outras exigências de uma empresa, 
associação ou entidade. Este tipo de documento pode conter parâmetros legais 
da instituição, missão, visão, valores éticos, ordem de processos, controle infor-
macional e sua hierarquia1, tabela de temporalidade, declarações de direitos e 
deveres etc.
In
gr
am
 P
ub
lis
hi
ng
 ([
20
--
?]
)
Figura 8 - Regimento interno
1 HIERARQUIA
É a ordenação de elementos 
em ordem de importância, 
podendo significar, também, 
mais especificamente, a 
distribuição ordenada de 
poderes
2 rotinaS De DocumentoS 23
b) Documentos externos
Protocolo: o termo protocolo tem um significado bastante amplo, porém, 
quando relacionado à comunicação empresarial, é um livro em que a empresa re-
gistra a entrega de correspondências, pode ter também de uso interno, no regis-
tro da troca de documentos entre departamentos. Serve também para mapear o 
trajeto que o documento faz na instituição, determinando com exatidão onde se 
encontra o documento na hora da sua consulta. Nas instituições modernas, esse 
processo já se encontra em formato digital, conseguindo fazer uma triagem em 
tempo real de onde e com quem o documento está no momento de sua busca/
consulta.
ne
il 
st
an
ne
rs
 ([
20
--
?]
)
Figura 9 - Protocolo
 SAIBA 
 MAIS
A palavra “protocolo” tem diversos significados. Se ligado à 
informática, pode ser Protocolo de Internet, Protocolo de 
Rede e Protocolo Criptográfico. Agora, pelo lado do compor-
tamento humano, ele pode ser Protocolo Clínico, Protocolo 
de Estado, Protocolo de Etiqueta, Protocolo na Diplomacia e 
Protocolo na Política. Na gestão empresarial, protocolo tem 
o significado de registro.
Avisos e notificações: de caráter oficial e às vezes compulsório2, os avisos e 
as notificações são comunicações em que a empresa dá conhecimento público 
de um fato (editais internos, aviso em jornais, cartas etc.). Este tipo de documento 
pode ser físico ou eletrônico. Na versão eletrônica, pode ser distribuído como um 
sistema de alerta, também conhecido como mala direta, ou pode ser feito confor-
me o perfil de seus funcionários ou usuários, também chamado de disseminação 
OrganizaçãO e cOntrOle de dOcumentOs24
seletiva da informação. A disseminação seletiva da informação vai trabalhar com 
os consumos de informação dos usuários e seus perfis de acesso/buscas. Nesse 
caso, pode ser feito um aviso ou uma notificação específicos para um grupo de 
usuários/clientes, como, por exemplo atual, os recalls.
N
ic
k 
W
hi
te
 ([
20
--
?]
)
Figura 10 - Quadro de avisos
caSoS e reLatoS
Comunicação informal: caso Pirelli
Uma pesquisa realizada na Pirelli constatou que 63% do público interno 
consideravam a comunicação interna negativa ou neutra e apenas 33% a 
consideravam positiva. Outros pontos negativos foram encontrados como 
a falta de transparência, falta de clareza das mensagens transmitidas, au-
sência de processos definidos, líderes sem perfil de comunicação, a grande 
influência da rádio peão e a grande influência do sindicato na comunicação 
com as fábricas.
O fato de a comunicação interna da Pirelli não suprir as necessidades de 
todos os colaboradores fez com que os boatos e o apego a outras formas 
de comunicação prejudicassem a avaliação da comunicação interna da or-
ganização. A rádio peão era a maior fonte de comunicação que os funcio-
nários encontravam para ficar informados sobre o que ocorria dentro e fora 
da Pirelli, além da forte ligação com o sindicato da categoria que também 
fazia o papel de comunicação interna. 
2 COMPULSóRIO
O mesmo que obrigatório.
2 rotinaS De DocumentoS 25
Esses dois fatores contribuíram para que ruídos, fofocas e especulações 
passassem a ocorrer e a avaliação da comunicação interna fosse considera-
da tão negativa, já que quando havia real necessidade de uma informação 
ser transmitida não era pela própria empresa e sim por esses meios alterna-
tivos encontrados pelos colaboradores.
A comunicação informal pode ser muita benéfica para as organizações 
quando utilizada de forma correta, mas, nesse caso, ela se tornou um pro-
blema, já que as informações poderiam ser distorcidas e dadas por fontes 
não confiáveis
Como você pode observar no caso Pirelli, a comunicação interna utilizando 
qualquer dos recursos formais disponíveis pela empresa - memorando, comuni-
cados, etc. - evita mal entendidos e fofocas que podem prejudicar enormemente 
o clima organizacional da empresa.
Anúncios: é uma informação pela qual a empresa faz saber, ou dá conheci-
mento de algo ao público em geral; pode ser de forma impressa, digital ou fala-
da. Sua função é mostrar as qualidades da instituição, suas virtudes, inovação de 
produtos e serviços, alegando, entre aspas, que a instituição é a mais capacitada 
do mercado, que seus postos de trabalho são os mais eficientes do panorama fun-
cional e que a instituição é de suma importância para o seu cenário de mercado. 
Cr
ea
ta
s 
Im
ag
es
 ([
20
--
?]
)
Figura 11 - Anúncio
OrganizaçãO e cOntrOle de dOcumentOs26
Procuração: é um documento utilizado pela empresa para atribuir a outra 
pessoa (sócio, gerente, advogado) o direito de representação legal, podendo, 
com isso, tomar decisões em seu nome. A procuração se constitui basicamen-
te por duas partes: identificação do representado e do representante e objeto e 
âmbito da procuração. A procuração pode ter representação ampla ou limitada, 
dependendo do âmbito da causa. Por esse motivo, a instituição ou a pessoa deve 
especificar quais são os limites das ações que a procuração terá poder de repre-
sentação.
Mas atenção: na procuração particular, a assinatura do outorgante deverá ter 
a sua firma reconhecida em cartório. Veja um modelo.
Figura 12 - Modelo procuração
2 rotinaS De DocumentoS 27
Contrato: é um vínculo jurídico entre empresas ou entre empresa e pessoa 
física, como, por exemplo, o cliente. É um acordo de vontades, capaz de criar, 
modificar ou extinguir direitos, sendo resguardado pela segurança jurídica. No 
contrato, são determinados os interesses e ele é assinado por ambas as partes. 
Neste documento, são conduzidas ações, funções, adequações legais da consti-
tuição, para não ferir a ética e nem a moral. Os mesmos podem ser bilaterais com 
as ações e funções igualitárias em direitos, também conhecidos como paritários, 
com ônus ou gratuita. Pode ter a característica de uma das partes ter mais poder 
em relaçãoa outra (aleatória e cumulativa), e terem aceitações simples pelas par-
tes envolvidas, de forma consensual. O contrato ainda pode ter caráter de com-
pra, venda, troca, consignação e doação. 
W
av
eb
re
ak
m
ed
ia
 L
td
 ([
20
--
?]
)
Figura 13 - Contrato
2.2.1 reComendações
Com relação ao tópico B, documentos externos, também podem ser absorvi-
dos internamente na instituição, dependendo especificamente de suas caracte-
rísticas. O protocolo pode ser internamente para o controle da triagem da docu-
mentação na instituição, muito utilizado pelo sistema de arquivos empresariais 
para o domínio de consultas e empréstimos dos documentos. Os avisos e as noti-
ficações são utilizados internamente para informar as novidades e mudanças pe-
quenas. Os anúncios funcionam com um serviço seletivo informacional aos fun-
cionários, visando atribuir as características dos mesmos, em que a informação é 
diferenciada e enviada quase que exclusivamente ao perfil de cada funcionário, 
porém, também pode ser realizada de forma aleatória, sem visar ao perfil dos co-
OrganizaçãO e cOntrOle de dOcumentOs28
laboradores e suas funções. Neste caso, é chamado de Mala Direta ou Serviço de 
Alerta. A procuração também pode ser interna para dar “poderes” a alguém sobre 
ações institucionais. Já o contrato pode corresponder aos serviços de terceiros, 
que terão informações “sigilosas” da instituição, em que o contratado não pode 
repassar nenhuma informação da instituição.
2.2.2 Curiosidade
O conceito de documento por ter as seguintes dimensões:
• Dimensão etimológica, calcada na visão de que algo pode ensinar os de-
mais na instituição e, ao mesmo tempo, retratar os fatos da instituição.
• Dimensão antropológica, como um instrumento/suporte de comunicação 
que retrata experiências ou práticas, como fichas funcionais, prontuários 
médicos etc.
• Dimensão normativa, confirmando algum conhecimento que possa ser ob-
jeto de recolhimento ou transmissão da informação no tempo e no espaço. 
• Dimensão funcional, de transmitir e salvaguardar a informação.
 
 FIQUE 
 ALERTA
No Brasil,  os contratos são regidos pelo Código Civil bra-
sileiro (BRASIL, 2002) e as cláusulas consideradas abusivas 
ou fraudulentas, mesmo tendo sido firmado em acordo 
pelas partes, podem ser invalidadas pelo juiz, sem que o 
contrato inteiro seja invalidado.
recaPituLanDo
Nesta unidade de estudo, você aprendeu sobre como os documentos são 
classificados e qual a forma de comunicação utilizada pela empresa, tan-
to no seu aspecto interno como no externo. Além disso, foram repassa-
dos elementos que caracterizam tais documentos. Você explorou as leis 
que regem os contratos comerciais e aprendeu com o caso Pirelli sobre 
a importância do documento na comunicação interna da empresa. Esta 
teoria é muito importante para preparar você para o estudo das técnicas 
de arquivamento.
Você está convidado a acompanhar os próximos assuntos. Vamos lá?
2 rotinaS De DocumentoS 29
Anotações:
3
triagem e Distribuição de Documentos
No capítulo anterior, você aprendeu a conceituar e classificar os documentos e viu quais são 
os principais documentos utilizados em uma empresa. Agora é relevante saber sobre a gestão 
de documentos, que começa pela sua triagem e distribuição que é realizada no setor de pro-
tocolo.
Ao final deste capítulo, você terá subsídios para:
• conhecer os principais objetivos da gestão de documentos;
• aprender sobre o recebimento e a classificação de documentos;
• aprender como registrar, organizar e controlar os documentos;
• conhecer como padronizar os documentos e a importância da padronização.
OrganizaçãO e cOntrOle de dOcumentOs32
3.1 oBJetiVoS Da geStão De DocumentoS
A gestão de documentos somente acontece em uma instituição se a mesma 
desenvolver uma tabela de temporalidade dos documentos, que é o instrumento 
técnico do arquivo que caracteriza o conjunto da série documental (avaliação e 
seleção dos documentos). 
A tabela é um estudo de nomeação, identificação e avaliação da massa docu-
mental, descrevendo valor, tempo de custódia, período de retenção em anos e as 
bases legais que influenciam a disposição da série aos documentos listados nessa 
tabela.
Tabelas de temporalidade, desenvolvidas no Sistema de Gestão de Retenção 
de Registros e Arquivos, servirão para estabelecer a retenção de documentos em 
cada um dos arquivos que compõem o sistema (arquivo corrente, intermediário, 
permanente/histórico), indicando o momento em que os documentos devem ser 
excluídos (caso seja necessário) ou transferir para as etapas do arquivo, seja para 
o armazenamento temporário ou permanente, ou para a remoção, após conser-
vação por um período determinado. 
A tabela de temporalidade é uma ferramenta técnica fundamental para a ex-
clusão/remoção dos documentos que perderam valor, validade e utilização. Por-
tanto, trata-se de uma ferramenta que suporta a conservação dos documentos 
considerados parte do patrimônio institucional.
Em paralelo à tabela de temporalidade, que é o instrumento inicial da gestão 
documental, os objetivos da mesma, segundo Dudziak (2010, p. 10) são: 
a) assegurar o pleno exercício da cidadania;
b) agilizar o acesso aos arquivos e às informações;
c) promover a transparência das ações administrativas;
d) garantir economia, eficiência e eficácia na administração pú-
blica ou privada;
e) agilizar o processo decisório;
f) incentivar o trabalho multidisciplinar e em equipe;
g) controlar o fluxo de documentos e a organização dos arquivos;
h) racionalizar a produção dos documentos;
i) normalizar os procedimentos para avaliação, transferência, re-
colhimento;
j) guardar e eliminar documentos;
k) preservar o patrimônio documental considerado de guarda 
permanente.
3 triagem e DiStriBuição De DocumentoS 33
A gestão de documentos tem seu início no protocolo, em que é feito o contro-
le da tramitação de documentos da instituição e tem como atividades, segundo 
o Conarq (2013):
a) Recebimento e classificação: responsável pelas rotinas de 
recebimento e separação da correspondência oficial da insti-
tuição; distribuição da correspondência particular; separação 
da correspondência oficial de caráter ostensivo de caráter 
sigiloso; encaminhamento da correspondência oficial sigilo-
sa; abertura da correspondência ostensiva; conhecimento da 
correspondência ostensiva verificando a existência de antece-
dentes; requisição ao arquivo dos antecedentes pela série ou 
subsérie documental; interpretação e classificação da corres-
pondência; aplicação do carimbo de protocolo no documen-
to; anotação do número e da data da primeira distribuição do 
documento, bem como o código de assunto; elaboração do 
resumo do assunto a ser lançado na ficha de protocolo e en-
caminhamento dos papéis ao Setor de Registro e Controle da 
Movimentação.
b) Registro e controle: é o centro de distribuição e redistribui-
ção de documentos que tem como atribuições preparar a ficha 
de protocolo, em duas vias, anotando o número de protocolo, 
data de entrada, procedência, espécie, número e data do do-
cumento, código e resumo do assunto. É recomendado anexar 
a segunda via da ficha ao documento, encaminhando-o ao seu 
destino, juntamente com os antecedentes. O passo seguinte, 
após o registro e as anotações pertinentes nas respectivas fi-
chas, é inscrever os dados constantes da ficha de protocolo nas 
fichas de procedência e assunto, arquivando-as, em seguida, 
em ordem numérica. Na questão de receber dos vários setores 
os documentos a serem redistribuídos, é recomendado ano-
tar nas respectivas fichas (numéricas) o novo destino e encami-
nhar os documentos aos respectivos destinos, de acordo com 
despacho de autoridade competente.
c) Expedição: a expedição tem como função verificar se não fal-
tam folhas ou anexos nas correspondências, numerando e da-
tando as correspondências tanto no original como nas cópias, 
separando as cópias do original. Feito isso, expede o original 
com seus anexos, encaminhando as cópias,acompanhadas 
dos antecedentes que lhes deram origem, ao arquivo. 
OrganizaçãO e cOntrOle de dOcumentOs34
A gestão de documentos passa por três fases:
• Fase 1 - Produção: é a comprovação da massa documental da instituição, 
que é produzida pela empresa ou por outra instituição. Esse processo segue 
padrões básicos, como suportes (impresso ou digital), formatos (manuscrito, 
planilhas, organogramas, fluxogramas, figuras/imagens) e acessibilidades 
(local, virtual ou de microformas). A produção de documentos como forma-
tos, formulários padronizados ou não e sua duplicação desnecessária, evi-
dencia o desconhecimento de normas de produção que a instituição deveria 
atender, mesmo porque a característica básica da informação de arquivo é a 
sua originalidade de ser único. Esse processo é toda a existência do arquivo e 
de sua massa documental, no qual se determina as suas séries documentais, 
suas subséries e suas peças documentais. Cabe, nessa fase, a adequação da 
linguagem que a instituição exige, bem como o número adequado de cópias 
e a sua facilidade de armazenamento, pois quanto mais cópias tiver um do-
cumento, maior será o espaço ocupado pelo mesmo. 
• Fase 2 - Utilização e conservação: utilização é representada por consultas e 
empréstimos de documentos, em que é ideal ter um controle, se for eletrôni-
co e com sistema de alerta para os atrasos. A instituição determina quem são 
seus usuários do arquivo para um melhor controle informacional. A conser-
vação é o processo de guarda adequado da documentação, em especial por 
poder executar processo de preservação, tratamento e inclusive de restaura-
ção dos documentos. A conservação vai trabalhar diretamente com a tabela 
de temporalidade para determinar a melhor forma de acondicionamento 
dos documentos, do ambiente onde os arquivos estão inseridos, como tem-
peratura de 22º, a unidade relativa do ar de 55%, e a iluminação entre 50 lux 
e 75 µw/l de radiação UV. Para esta etapa, é fundamental que tenha um siste-
ma de armazenamento adequado, como estantes fixas ou deslizantes, caixas 
de poliondas ou de papelão com pH neutro e um sistema de recuperação 
adequado, de preferência funcionando em um sistema de gestão eletrônica 
de documentos.
• Fase 3 - Destinação: é o processo de armazenamento documental, em que 
os documentos podem ser dispostos no arquivo corrente (onde ainda tem 
uso para o dia a dia), no intermediário (onde está esperando para ser utiliza-
do ou arquivado na seção permanente), no permanente (onde terá um valor 
comprobatório ou histórico).
 VOCÊ 
 SABIA?
A Gestão de Documentos é o controle planificado de 
procedimentos e operações referentes às atividades de 
produção, trâmite, uso, avaliação e arquivamento de 
documentos, visando ao seu recolhimento para guarda 
permanente ou descarte, com o objetivo de aperfeiçoar 
e simplificar o ciclo documental.
3 triagem e DiStriBuição De DocumentoS 35
3.1.1 organização de doCumentos
A organização e o controle de documentos é de grande importância para as 
empresas por diversos motivos, destacando, entre eles, a redução do tempo de 
processo, a facilitação na gestão informacional, em que se prepara, inclusive, para 
uma adequação da empresa aos requisitos de padronização, como a ISO e Norma 
Brasileira de Descrição Arquivística (Nobrade).
Na organização de documentos, é comum se deparar com diversos cenários, 
em especial quando não é realizado o diagnóstico do arquivo e de sua documen-
tação. Esse diagnóstico irá definir ações de complementação, continuidade ou de 
mudança geral.
É comum você se deparar, em empresas, com os seguintes cenários:
1. existência de inúmeros formulários na empresa;
2. utilização de versões diferentes do mesmo documento;
3. manuais de procedimentos desatualizados;
4. dificuldade em encontrar documentos importantes.
Ja
m
es
 W
oo
ds
on
 ([
20
--
?]
)
Figura 14 - Organização de documentos
Isso provavelmente se deve ao planejamento inadequado por parte da orga-
nização e do controle dos documentos, por isso é importante que a empresa faça 
um planejamento eficiente dos seus documentos. 
OrganizaçãO e cOntrOle de dOcumentOs36
Para todo esse processo, o diagnóstico tende a enfocar:
• atividades desenvolvidas no arquivo, como o protocolo, o qual tem a finalida-
de de recebimento, registro, controle e tramitação, expedição, classificação, 
arquivamento, empréstimo, avaliação e seleção, eliminação e transferência 
documental;
• organização do acervo por cronologia, alfabético, geográfico, alfanumérico 
ou numérico por assunto ou por procedência;
• instrumentos de pesquisa, como fichário, alfabético, numérico, cronológico, 
geográfico, por assunto, listagem, método direto (chamadas nas caixas, ga-
vetas, pastas);
• transferência e eliminação, determinando a localidade para aonde foi o ma-
terial e qual a sua periodicidade, se a eliminação foi por características natu-
rais ou acidental;
• automação, determinando o processo de controle informacional/documen-
tal por sistema eletrônico, muito utilizado para a Gestão Eletrônica de Docu-
mentos, visando a sua recuperação em um curto tempo;
• tipologias de documentos, determinando quais os variados documentos em 
seus suportes, como impressos, microformas, microfilmes;
• material e mobiliário, como caixas de papelão ou poliondas para armazenar 
os documentos, caixotes, pastas “A/Z”, pastas suspensas, materiais amonto-
ados ou amarrados. 
 FIQUE 
 ALERTA
É muito comum encontrar, nas empresas, documentos fora 
do padrão e desconhecer quem é o responsável pela atua-
lização de documentos ou das diversos versões diferentes 
de um mesmo documento sendo utilizado pelos setores, 
entre outros problemas de controle documental.
Para um planejamento eficiente dos documentos da organização, é necessário 
que algumas questões importantes sejam levantadas, tais como:
1. Onde os documentos serão guardados?
2. Qual a forma de acondicioná-los?
3. Como eles serão identificados?
4. Quem será o responsável e por qual documento?
5. Qual a periodicidade da revisão e quem será o responsável por ela? E o que 
será feito com a versão anterior?
3 triagem e DiStriBuição De DocumentoS 37
6. Qual a necessidade de criação de um certo documento?
7. Existem documentos em circulação que não são mais utilizados?
Para responder e resolver todas essas questões, é preciso padronizar os do-
cumentos, já que informações importantes podem ser extraídas de documentos 
padronizados como número de sua versão e data da última atualização. Aprenda 
agora como fazer essa padronização.
O primeiro passo é você padronizar o cabeçalho dos documentos da empresa. 
O cabeçalho deve conter informações sucintas e necessárias para a identificação 
do documento. 
Deve constar no cabeçalho do documento: a marca da empresa, o nome do 
documento que o identifique, identificação onde pode ser inserido um código 
para o documento, ex. DC001 (DC = Departamento Comercial). Deve-se identi-
ficar a revisão do documento, ex. 2ª e número da página, ex. 1/15 (página 1 do 
total de 15 páginas).
Observe um modelo no quadro a seguir.
Marca Nome do documento
Identificação
Revisão
Página
Quadro 1 - Cabeçalho de documentos
3.2 controLe De DocumentoS
São diversas as formas de fazer o controle de documentos. Uma forma eficien-
te e fácil que você pode utilizar é elaborar uma planilha no Excel, nomeando-a de 
Planilha de Controle de Documentos.
Veja algumas informações que podem constar nessa planilha:
• Identificação do documento
• Responsável pelo documento
• Setores envolvidos
• Versão
• Número de páginas
OrganizaçãO e cOntrOle de dOcumentOs38
 SAIBA 
 MAIS
A série ISO 9000 designa um conjunto de normas técni-
cas que estabelecem um modelo de gestão da qualida-
de para organizações. Em razão da importância do controle 
de documentos para um sistema da qualidade, a série ISO 
9000 dedica dois requisitos diretos sobre o tema:
1. controle de documentos e de dados; 
2. controle de registros da qualidade. 
Para recomendaçõesbrasileiras, a Nobrade estabelece nor-
mas de descrição dos documentos de arquivos, igualando 
suas condições aos padrões internacionais e atendendo o 
recomendado pelo Conselho Nacional de Arquivo.
Sua finalidade visa ao intercâmbio de informações para reali-
zar a descrição consistente, apropriando qualidade pradoni-
zada do trabalho arquivístico. 
As empresas investem cada vez mais na gestão de documentos, tendo um ele-
vado retorno, pois conseguem, com uma gestão eficiente, reduzir o número de 
papéis sem utilização, padronizam processos e ganham mais rapidez e produtivi-
dade, adquirindo espaço físico dentro da instituição, aprimorando o processo de 
pesquisa e facilitando as tomadas de decisão.
caSoS e reLatoS
Organização de Documentos em uma indústria de Cosméticos
Carla foi contratada como arquivista do setor de desenvolvimento de pro-
dutos de uma empresa de cosméticos que buscava a certificação ISO 9000.
No seu primeiro dia de trabalho, Carla se deparou com uma área totalmen-
te desorganizada no setor de documentação. A quantidade dos documen-
tos era razoável, mas, o seu estado de conservação encontrava-se de forma 
inadequada, pois estavam todos espalhados sobre várias mesas e pratelei-
ras no escritório do setor. Ela notou a ausência de métodos de arquivamen-
to, de processo de conservação e uma falta de controle na produção de có-
pias dos documentos gerados. A sala onde se encontravam os documentos 
também era muito bagunçada, com os documentos intermediários mistu-
rados aos permanentes e aglomerados uns sobre os outros, com exceção 
dos documentos correntes, que se encontravam em três estantes distintas.
Então Carla iniciava a organização dos documentos na seguinte ordem:
• higienização dos documentos;
• classificação e identificação;
3 triagem e DiStriBuição De DocumentoS 39
• criação de um plano de classificação, em que foi sugerida a divisão por 
grupos e subgrupos;
• aplicação da tabela de temporalidade;
• reavaliação dos documentos;
• eliminação dos documentos que perderam seu valor;
• elaboração de códigos para implantação dos documentos na base de da-
dos;
• utilização de pastas com cores diferenciadas para melhor visualização dos 
documentos;
• listagens impressas dos documentos, identificando sua localização para 
eventuais problemas com o sistema.
Com essas ações, Carla pôde então gerenciar suas atividades com eficiên-
cia, já que os documentos são eficientemente administrados quando, uma 
vez necessários, podem ser localizados com rapidez, utilizando um mínimo 
de espaço possível. Os objetivos de uma administração eficiente de arqui-
vos só podem ser alcançados quando se dispensa atenção aos documen-
tos, desde sua criação até o momento em que são recolhidos para um ar-
quivo de custódia permanente ou são eliminados. 
Ry
an
 M
cV
ay
 ([
20
--
?]
)
Figura 15 - Organização de arquivos
OrganizaçãO e cOntrOle de dOcumentOs40
recaPituLanDo
Nesta unidade de estudo, você aprendeu sobre a importância da Gestão 
de Documentos, sobre as tarefas de triagem e classificação realizada pelo 
protocolo e também sobre como planejar e controlar os documentos de 
uma empresa. 
Aprendeu sobre o que é e quais são os pontos funcionais de um diagnós-
tico na gestão documental, bem como quais são os seus padrões interna-
cionais (ISO) e nacionais (Nobrade).
Você está convidado a acompanhar os próximos assuntos. Vamos lá?
3 triagem e DiStriBuição De DocumentoS 41
Anotações:
4
técnicas de arquivamento
Nesta unidade, você aprenderá como classificar um arquivo de acordo com a entidade ou 
natureza dos documentos, e compreenderá sobre os sistemas de classificação de arquivos es-
tudados, sobre a classificação alfabética, numérica e alfanumérica, decimal, entre outras e tam-
bém os recursos básicos essenciais para o atendimento das atribuições mínimas de um arquivo.
E, ao final deste capítulo, você terá subsídios para:
• conhecer a definição de arquivo, como classificá-lo segundo sua natureza, estágios de evo-
lução e sua extensão e atuação;
• aprender sobre os sistemas e tipos de classificação de arquivos;
• conhecer a estrutura básica do arquivo e os recursos materiais necessários para seu bom 
desempenho;
• aprender como organizar arquivos.
OrganizaçãO e cOntrOle de dOcumentOs44
4.1 conceito De arQuiVo
co
sm
in
40
00
 ([
20
--
?]
)
Figura 16 - Técnicas de arquivamento
Para uma melhor compreensão de como organizar os documentos da empre-
sa, é importante e necessário que você compreenda o que é um arquivo. A Asso-
ciação de Arquivistas Brasileiros (AAB) tem como definição que: 
“Arquivo é o conjunto de documentos que, independentemente da natureza 
ou do suporte, são reunidos por acumulação ao longo das atividades de pessoas 
físicas ou jurídicas, públicas ou privadas”. (AAB, 2007, p. 5).
Em linha geral, refere-se ao conjunto de documentos produzidos por pessoas 
singulares ou coletivas, públicas ou privadas, no exercício da sua atividade. Entre-
tanto, também pode ser entendido como o órgão responsável pela preservação 
do documento visando à disponibilidade da mesma para utilização futura.
Os documentos que são comportados nos arquivos podem ser livros, fotogra-
fias, recortes de jornais (clippings), dispositivos, microfilmes, filmes, e é de suma 
importância quando uma atividade é realizada para a pesquisa histórica ou fun-
cional. 
Alguns arquivos incorporam em sua dimensão outras unidades de informa-
ção, como as bibliotecas dentro de suas seções históricas, em especial pela docu-
mentação bibliográfica que os arquivos desta natureza podem conter, tendo, em 
geral, uma quantidade relevativa de livros. 
4 técnicaS De arQuiVamento 45
A palavra arquivo, no entanto, somente ganhou âmbito mundial quando a sua 
função foi definida, como voltada para abrigar e proteger grandes quantidades 
de informação documental. Alguns países têm uma dedicação grande com esse 
tipo de unidade de informação, apropriando também os arquivos pessoais, além 
dos privados e públicos.
Em linhas gerais, os arquivos visam cumprir a função de preservar e restaurar 
a documentação, contando com técnicas e ações de conservação preventiva ou 
curativa, voltando sua função à prestação de serviços à sociedade (privada ou 
pública). 
Para as empresas, alguns dos documentos comuns são as atas de reuniões da 
diretoria, relatórios de atividades dos departamentos da empresa, fotografias etc.
Dessa forma, o arquivo também pode ser definido como um órgão administra-
tivo, responsável pela guarda e pelo tratamento de documentos de uma empresa 
ou órgão.
4.2 cLaSSiFicação De arQuiVoS
É possível classificar os arquivos também quanto aos seus objetivos, veja:
segundo a entidade
• Arquivos públicos: possuem características de atendimento à sociedade 
como um todo, com alguns documentos sigilosos ou reservados. Sua função 
básica é a de conservação e restauração de bens sociais e culturais, voltada 
ao acesso à informação. Classifica-se por ser federal, estadual e municipal.
• Arquivos institucionais: também podem ser considerados como privados, 
porém, este é um campo muito amplo, devido à grande variedade de arqui-
vos que podem ser incluídos neste âmbito. Todos os arquivos institucionais 
têm em comum a sua origem em organismos não ligada à administração 
pública. O interesse desses conjuntos de documentos visa explicar a sua 
inclusão como parte do patrimônio documental institucional em que está 
localizada. Os tipos são contemplados como os arquivos de sociedades, igre-
jas, clubes, associações e escolas. 
• Arquivos comerciais: são de características administrativas e visam atender 
e suportar as necessidades comerciais da instituição, servindo como garan-
tia fiscal, funcional, econômica e social. Como exemplo tem-se os arquivos 
de empresas e companhias.
OrganizaçãO e cOntrOle de dOcumentOs46
• Arquivos pessoais: geralmente são constituídos com documentação de fi-
guras significativas na sociedade, seja no âmbito político, cultural ou artís-
tico. Emmuitos casos, esses arquivos são integrados com outras coleções, 
como os museus. Suas tipologias mais comuns são cartas e fotos.
segundo a natureza dos doCumentos
• Arquivo especial: que processa e serve documentos cujo suporte não é em 
papel. É o arquivo que tem sob sua guarda documentos de diversos supor-
tes e formas físicas, tais como discos, fitas, fotografias, slides etc., merecendo, 
por isso, tratamento especial tanto no armazenamento, como também em 
relação ao registro, forma de acondicionamento, sistema de controle e con-
servação.
Pe
kk
a 
Ja
ak
ko
la
 ([
20
--
?]
)
Figura 17 - Arquivos especiais
• Arquivo especializado: tem dois significados. O primeiro está focado em um 
único tipo documental, como os arquivos de escrituras, os de registros e os 
históricos; o segundo está focado na característica de um tipo de instituição, 
como eclesiástico, sindical, universitário, militar etc. Também é conhecido 
como arquivo técnico, em que o arquivo tem sob seus cuidados documen-
tos  resultantes da experiência humana em algum  campo específico. Esse 
tipo de arquivo reúne vários tipos de documentos em uma única temática 
ou campo do conhecimento. Seu propósito está muito além da forma física 
em que se apresenta o documento, como por exemplo, arquivos de impren-
sa, arquivos médicos ou hospitalares etc.
1 VIGêNCIA
Período de tempo em que 
(alguma coisa) vigora.
4 técnicaS De arQuiVamento 47
12
3r
en
de
r (
[2
0-
-?
])
Figura 18 - Arquivos especializados
 VOCÊ 
 SABIA?
Que os arquivos também têm ciclo de vida? Sim, e esse 
ciclo é contado, segundo Martins (1998, p. 7), “a partir 
da produção do documento e do encerramento do ato, 
ação ou fato que motivou a sua produção e da sua fre-
quência de uso. Essa fase se diz na Arquivística que tem 
relação com a vigência1 do documento (a razão de ser 
do documento). Depois de destituído dessa vigência o 
documento pode ser guardado em função da impor-
tância das informações nele contidas, para a história 
da administração ou mesmo para tomadas de decisões 
pautadas nas ações do passado.
segundo os estágios de evolução
• Arquivos correntes: são os chamados arquivos de primeira idade. São cons-
tituídos de documentos de uso frequente, sendo conservados nas reparti-
ções ou setores da empresa ou órgão que os receberam e/ou produziram, 
ou em lugares próximos com fácil acesso. No Brasil, são conhecidos como 
correntes os arquivos de gestão e o administrativo, em que, em países como 
França e Espanha, determinam o tempo de guarda dos documentos. Arqui-
vos de gestão são os de fase de tramitação e trabalham com o tempo de um 
a cinco anos. Já os arquivos administrativos são os organizados em grandes 
volumes e estão contemplados com o tempo de cinco a 15 anos. Diferen-
temente destes países europeus, o Brasil concentra os dois tipos em um só, 
desvinculando a parte estrita de gestão e de administração, em que o foco 
OrganizaçãO e cOntrOle de dOcumentOs48
e o material ainda estão em circulação. E a idade de guarda não é frisada, 
mesmo por o relevante de todo o processo é a usabilidade do documento.
• Arquivos intermediários:  são os chamados de  segunda idade. São cons-
tituídos por documentos que  deixaram de ter uso ou consulta frequente, 
porém, os órgãos, setores ou departamentos que os receberam ou produzi-
ram podem esporadicamente solicitá-los. O foco deste arquivo está voltado 
a sua valorização, seleção e expurgo, com a finalidade de sua conservação. 
Existem experiências de guardar os documentos nesta segunda idade entre 
15 e 30 anos, porém vai depender da finalidade e função dos documentos 
nele incorporado.
• Arquivos permanentes:  são os chamados arquivos de  terceira idade. São 
constituídos de documentos que perderam seu valor administrativa ou juri-
dicamente, porém, são mantidos pelo seu valor histórico e comprobatório. 
A partir desse momento a documentação passa a ter um valor informativo, 
histórico e cultural, isso se a documentação for mantida em perpetuidade, 
em condições que garantam a sua integridade e transmissão às gerações fu-
turas, porque constitui parte da herança histórica de instituições. Sua guarda 
pode variar dependendo do foco do arquivo, porém, em alguns casos, a do-
cumentação acondicionada nessa idade é acima de 30 anos.
Todas as idades dos arquivos irão variar de instituição para instituição, e, an-
tes de mais nada (de determinar os estágios dos arquivos), é importante que 
se gere a tabela de temporalidade, em que serão estipuladas função e tem-
poralidade de cada um dos arquivos (1. corrente, 2. intermediário e 3. perma-
nente). França e Espanha determinam, além dessas três idades, o arquivo (4) 
histórico. No Brasil, o arquivo histórico faz parte do arquivo permanente.
 FIQUE 
 ALERTA
É muito importante conhecer esses conceitos, já que os 
métodos de organização de arquivos em cada fase do ci-
clo podem sofrer diferenciação devido à frequência de uso 
e até mesmo pelo perfil do usuário.
4 técnicaS De arQuiVamento 49
segundo a extensão de atuação
• Arquivos gerais ou centrais: centralizam as atividades de um arquivo cor-
rente ou de primeira idade. É também a unidade que gerencia, guarda e pre-
serva documentos em qualquer formato, com valor legal e administrativo, 
permanente e histórico, que são transferidos pelos vários departamentos/
setores, de acordo com o laudo de avaliação emitido pela instituição, a fim 
de prestar serviço aos seus usuários. Tem como objetivo assegurar a guarda, 
a preservação, a classificação, o arranjo, a descrição e o gerenciamento da 
documentação que foi produzida ou custodiada. 
• Arquivos setoriais: descentralizam as atividades do arquivo corrente, porém 
a gestão permanente destes documentos será no arquivo central. O arquivo 
setorial administra os fundos documentais produzidos pela instituição den-
tro dos setores que dizem respeito as suas documentações.
4.3 SiStemaS ou tiPoS De cLaSSiFicação De arQuiVoS
O sistema de classificação de arquivos é considerado como um conjunto de 
inter-relações que trabalha de forma dinâmica, não visando somente as suas pra-
teleiras ou seus depósitos, mas à unidade que reflete as suas funções vitais, suas 
atividades e seus objetivos de organização, visando ao serviço prestado a sua co-
munidade.
Em geral, os arquivos podem ser classificados como orgânicos, por funções ou 
por assuntos/temáticos. 
Dessa forma, o sistema orgânico visa ao uso da estrutura organizacional da 
instituição para classificar documentos, já o sistema por funções trata da clas-
sificação de documentos de acordo com as funções e atividades da instituição, 
enquanto que o sistema por assuntos/temáticas consiste na classificação de do-
cumentos com base nos assuntos e nas questões a que o documento se refere.
OrganizaçãO e cOntrOle de dOcumentOs50
fo
to
st
ok
_p
dv
 ([
20
--
?]
)
Figura 19 - Tipos de classificação de arquivos
Porém, em um âmbito controlado, existem outros tipos de sistemas de classi-
ficação, como:
a) Classificação alfabética: é o mais conhecido sistema de classificação, o 
mais utilizado e também o mais antigo de todos. Quando a documentação 
a ser classificada é pouco numerosa e se refere a pessoas físicas, são 
poucos os problemas que surgem, porém, se for grande o volume da 
documentação, surge o problema dos homônimos. Neste sistema de classi-
ficação, os grupos principais são ordenados pelas letras do alfabeto e, dentro 
de cada grupo, os documentos a serem classificados também seguem a or-
dem alfabética da palavra-chave, o que permite intercalar, continuadamen-
te, os novos documentos em seus lugares correspondentes. Essa classifica-
ção é considerada como um sistema aberto. Algumas instituições adotam 
esse sistema por focar nas suas séries documentais (como o departamento 
de compras) e suas subséries (notas fiscais ou cotações), que podem tam-
bém ser representados em esferas públicas, como a universidade, pela série 
da reitoria e as subséries das pró-reitoria. Nesse mesmo aspecto tambémsão 
contatos as peças documentais, que podem ser, dentro da pró-reitoria de 
extensão, as suas bolsas de extensão e seus projetos.
4 técnicaS De arQuiVamento 51
w
in
te
rli
ng
 ([
20
--
?]
)
Figura 20 - Classificação alfabética
b) Classificação numérica: este tipo de classificação utiliza, para ordena-
mento, a sequência natural dos números inteiros de um conjunto de do-
cumentos, e é utilizada normalmente com o sistema alfabético para que se 
possam arquivar os documentos. Pode ser utilizado com ficheiros remissi-
vos, ordenados alfabeticamente, ou utilizando os meios informáticos que 
permitirão localizar os documentos mais rapidamente. Sua maior vantagem 
está em permitir a classificação dos documentos de um modo indefinido e 
sem interrupções, possibilitando a identificação de forma rápida da falta de 
um documento, pela ausência do número sequencial correspondente. Esse 
sistema tem uma vantagem sobre os demais por poder arquivar e ordenar a 
informação ilimitadamente, já que dispõe de infinitas opções de ordenação 
numérica. Porém, sempre terá que existir um controle, em forma de manual, 
referindo aos assuntos (séries, subséries e peças documentais) que tratam 
determinada sequência de números.
OrganizaçãO e cOntrOle de dOcumentOs52
Fu
se
 ([
20
--
?]
)
Figura 21 - Classificação numérica
c) Classificação alfanumérica: esta classificação é o resultado da combinação 
dos sistemas de classificação alfabética e numérica. Tem como base a atri-
buição de um número a uma determinada classe alfabética para posterior 
arquivamento. A classificação alfanumérica possibilita reduzir o risco de erro 
no arquivamento dos documentos, visto que esses documentos são locali-
zados pelo número atribuído à classe, procurando-se, a seguir, na sequência 
alfabética. Esse sistema pode ser representado com o número 1ª classe que 
corresponde de Aa até Az; o número 2 de Ba a Ci e assim sucessivamente, 
conforme as suas classes predeterminadas.
H
em
er
a 
Te
ch
no
lo
gi
es
 ([
20
--
?]
)
Figura 22 - Classificação alfanumérica
Fonte: Thinkstock (2013)
4 técnicaS De arQuiVamento 53
d) Classificação cronológica: esta classificação se baseia na possibilidade de 
agrupar determinado número de documentos, de acordo com as divisões de 
tempo: anos, meses, semanas, dias e horas. É um sistema muito semelhante 
ao sistema numérico simples e é utilizado, na maioria das vezes, combinado 
com outros sistemas classificativos, preferencialmente o alfabético, porém, 
para localizar um documento dentro desse sistema, faz-se necessário conhe-
cer exatamente a data (dia, mês ou ano) desse documento, sem o que não 
será possível encontrá-lo. Como apoio, é imprescindível a utilização de listas 
com assuntos e datas dos documentos. Mediante esse sistema, pode-se clas-
sificar os documentos em função da data (emissão, expedição), guardando 
em ordem cronológica. Também podem ser incorporados para notas fiscais 
e pedidos de fornecedores ou de clientes. O grande problema desse sistema 
é que sem a data do documento não existe um sistema.
12
3r
en
de
r (
[2
0-
-?
])
Figura 23 - Classificação cronológica
e) Classificação geográfica: este sistema opera com um método similar ao 
cronológico, o que o diferencia é que nele os documentos são classificados 
e armazenados tendo como base as divisões geográficas, em que a massa 
documental se encontra: país, região, estado, cidade, vila, aldeia, bairro, rua 
ou qualquer outro critério geográfico de localização. Este sistema também 
é utilizado em combinação com outros sistemas classificativos, como por 
exemplo o alfabético e o numérico. Este sistema é recorrido para as coleções 
ou séries filatélicas ou etnográficas. 
OrganizaçãO e cOntrOle de dOcumentOs54
N
at
al
ia
 S
ily
ch
, (
[2
0-
-?
])
Figura 24 - Classificação geográfica
f) Classificação ideológica: também conhecida como classificação ideográfi-
ca, metódica ou analítica, sua base está na divisão de assuntos, ideias, con-
ceitos, sendo que os documentos referentes a um mesmo assunto ou co-
nhecimento são ordenados segundo um conceito ou ideia de agrupamento, 
que posteriormente serão ordenados de forma alfabética. Os assuntos são 
divididos em grupos e subgrupos dentro de um critério preestabelecido. 
Sua principal vantagem está em concentrar, em um mesmo espaço, docu-
mentos que apresentam uma visão global sobre um mesmo tema. Sua di-
visão é por assunto e pode ser contemplada como assuntos específicos ou 
grupos (como famílias, capítulos de documentações, divisões particulares 
de pacientes, prontuários etc.).
4 técnicaS De arQuiVamento 55
tie
ro
, (
[2
0-
-?
])
Figura 25 - Classificação ideológica
g) Classificação decimal: é um sistema resultante da combinação entre a 
classificação numérica com a ideológica. Consiste na divisão dos assuntos 
em dez grupos de primeira ordem ou categoria (zero a nove) que, por sua 
vez, podem se subdividir em grupos de segunda ordem e assim sucessiva-
mente. Ao grupo de primeira categoria ou categoria principal é atribuída a 
seguinte numeração:0 1 2 3 4 5 6 7 8 9, sendo as divisões de segunda cate-
goria e derivadas do grupo 1 as seguintes combinações: 10 11 12 13 14 15 16 
17 18 19, permitindo ainda subdividir o grupo de segunda categoria 11 em 
outro de terceira categoria: 110 111 112 113 114 115 116 117 118 119. Como 
você pode observar, a grande vantagem desse sistema de classificação é que 
as combinações são ilimitadas.
OrganizaçãO e cOntrOle de dOcumentOs56
te
pt
on
g 
([2
0-
-?
])
Figura 26 - Classificação decimal
• Classificação Decimal Universal (CDU): desenvolvido por Paul Otlet e Henry 
de la Fontaine, na década de 1900, na Bélgica, é um esquema de classificação 
uniformizado e normalizado. A amplitude de sua utilização é tanto nacional 
quanto internacional, e tem como objetivo cobrir e organizar o conhecimen-
to humano na sua totalidade. Este sistema é utilizado em bibliotecas e em 
serviços de documentação e vem sendo ampliado e modificado constante-
mente para fazer frente aos novos conceitos e conhecimento humano. Sua 
principal vantagem está na sua dimensão universal e internacional, o que 
facilita a pesquisa e a troca de informação em nível internacional. A CDU tem 
como base três princípios fundamentais (AAB, 2007):
• classificação: por ser uma classificação que agrupa ideias nos aspectos 
em que são concordantes;
• universalidade: inclui os ramos do conhecimento humano nos seus mais 
variados aspectos;
• decimalidade: a totalidade do conhecimento humano é dividida em dez 
classes, cada uma das quais, por sua vez, subdivide-se de novo decimal-
mente, pela adição de cifras decimais.
2 LINGUÍSTICA
A ciência que estuda os fatos 
da linguagem.
4 técnicaS De arQuiVamento 57
Veja o quadro das divisões principais da CDU:
0 Generalidades
1 Filosofia. Psicologia
2 Religião. Teologia
3 Ciências Sociais
4 Classe atualmente não usada
5 Ciências Exatas. Ciências naturais
6 Ciências Aplicadas. Medicina. Tecnologia
7 Arte. Arquitetura. Recreação e Desporto
8 Linguística2. Língua. Literatura
9 Geografia. Biografia. História
Essas classes podem ser subdivididas decimalmente em subclasses, que, por 
sua vez, podem também se subdividirem em áreas cada vez mais especializadas.
Be
t N
oi
re
 ([
20
--
?]
)
Figura 27 - Classificação CDU
OrganizaçãO e cOntrOle de dOcumentOs58
• Classificação Decimal de Dewey (CDD): foi desenvolvido por Melvil Dewey, 
bibliotecário da Amherst College, em Massachusetts, Estados Unidos. Cria-
do a partir de 1876, o sistema tem sido utilizado e modificado/ampliado ao 
longo das suas vinte e três áreas do conhecimento principais. Desde 1894 
foram desenvolvidas 14 edições abreviadas e mais de 22 edições completas, 
para pequenas unidades de informação, inclusive os arquivos, caso adotem 
este sistema. Seu sistema é muito parecido com o desenvolvido por Otlet e 
La Fonteine, entretanto, sua ordem decimal está estruturada em: 000 - Gene-
ralidades; 100 - Filosofia; 200 - Religião;