O leão vai deixar sua empresa nua

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O leão vai deixar sua empresa nua
 | 04.09.2008
Um novo sistema eletrônico da Receita Federal moderniza a cobrança de impostos e coíbe a sonegação — mas também expõe o caos tributário que sufoca o setor produtivo
Por Roberta Paduan
EXAME Um novo sistema informatizado da Receita Federal vai começar a mudar — e muito — a vida das empresas em janeiro. A novidade, batizada de Sped, sigla para Sistema Público de Escrituração Digital, determina a transferência para o meio eletrônico de todas as obrigações contábeis e fiscais das empresas, hoje cumpridas com um interminável preenchimento de formulários e livros. O lado positivo da mudança é a simplificação e padronização de muitos processos tributários — o que não é pouco, dado o inferno que se tornou a vida do contribuinte brasileiro. Também deve ocorrer um avanço no combate à informalidade, já que a Receita passará a ter condições de acompanhar eletronicamente a vida das empresas. “O Sped vai limitar o espaço para a sonegação e reduzir a burocracia, o que beneficia as empresas sérias”, diz Carlos Sussumu Oda, superintendente da Receita Federal e responsável pelo Sped. O lado feio do novo sistema — mais uma demonstração do poderio tecnológico do Fisco brasileiro — é o fato de ser implantado sem nenhuma melhoria no caos tributário. A partir do próximo ano, qualquer deslize, fato quase inevitável diante do emaranhado de regras, será imediatamente detectado e passível de punição. “Teremos uma espécie de Big Brother a serviço do Fisco”, afirma Gilberto Fischel, presidente da IOB, consultoria da área contábil. Ou seja, a tecnologia de arrecadação está cada vez melhor. O sistema tributário continua uma tragédia.
Não é para menos que o regime de impostos do país é considerado um dos mais complicados do planeta. São 79 tributos e mais de 5 000 leis para regulá-los, que sofrem uma inacreditável média de três alterações a cada 2 horas (veja reportagem na pág. 48). Num cenário desses, é mais do que esperado que a maioria das empresas cometa algum erro no recolhimento dos impostos ou na hora de prestar as inúmeras informações exigidas pelos vários órgãos arrecadadores com que têm de lidar. A IOB realizou um estudo simulando uma auditoria fiscal sobre as operações realizadas em 2007 por 223 empresas e descobriu que quase todas cometeram algum erro no relacionamento com os órgãos arrecadadores. Os lapsos de procedimento explicam parte considerável das autuações federais, que somaram 95 bilhões de reais no ano passado. Pelo menos um erro, cometido por 94% das empresas analisadas, nada tem a ver com tentativa de sonegação: as empresas simplesmente deixaram de utilizar créditos de ICMS a que tinham direito — ou seja, pagaram ao Fisco mais do que deveriam. Qualquer engano desse tipo será detectado pelo Sped, resultando em mais autuações.
A preparação para a entrada em funcionamento do novo sistema já começou. Foram investidos 127 milhões de reais para desenvolver o Sped, cujo embrião foi a implantação da nota fiscal eletrônica, obrigatória para alguns contribuintes desde abril deste ano — atualmente, 4 800 empresas e suas filiais utilizam o sistema digital. Em janeiro de 2009, outras 45 000 companhias serão obrigadas a usar a nota eletrônica. A convocação das empresas será realizada em levas, começando pelas maiores. Somente as pequenas e as microempresas adeptas do Simples Nacional ficarão de fora. O funcionamento da nota fiscal eletrônica dá a dimensão do alcance que o Fisco terá sobre a operação das empresas. Antes de liberar a nota online, o Sped vai capturar informações sobre o produto que será vendido, seu preço e quem será o comprador. Dessa forma, praticamente todas as transações comerciais das companhias ficarão armazenadas num banco de dados que será utilizado pela Receita e pelas 27 secretarias estaduais da Fazenda.
Além da nota eletrônica, o Sped terá duas outras grandes fontes de informação. As empresas convocadas terão de enviar pela internet seus dados contábeis (todos os pagamentos e recebimentos realizados, o que inclui vendas, compras e salários de funcionários, entre outros) e fiscais (todos os registros de notas fiscais que geraram débitos e créditos de tributos). Ambas as tarefas já são exigidas das companhias, mas na base da papelada. Agora, essas informações serão confrontadas com os dados fornecidos pelas notas fiscais eletrônicas, deixando, aí sim, a empresa praticamente nua sob o ponto de vista tributário. O que as empresas acham disso? “Será um enorme avanço para quem trabalha corretamente, pois, quanto maior for a exposição, mais empresas terão de cumprir as mesmas regras e mais justa será a concorrência”, diz Welson Teixeira, diretor de relação com o investidor da Sadia.
De fato, o Sped tem o potencial de ser uma arma poderosa contra a informalidade. Nem as micro e pequenas empresas, fora do sistema, passarão incólumes pelas transformações. Pela lei brasileira, nenhuma companhia pode vender ou comprar de outra que esteja desabilitada pelos fiscos devido a alguma pendência tributária grave. Ocorre que, na prática, há milhares de empresas que continuam operando e emitindo notas apesar de desabilitadas. Isso deve mudar. A nota fiscal eletrônica consegue verificar online se vendedor e comprador estão autorizados a funcionar. Não há, pelo menos inicialmente, intenção de bloquear a emissão da nota eletrônica em caso de irregularidade. Porém, as informações ficarão registradas no banco de dados e certamente gerarão autuações futuras. Na Wickbold, uma das maiores fabricantes de pães do país, o setor fiscal está levantando a situação tributária dos 5 000 clientes e fornecedores. “Vamos procurar todos os que tiverem problemas e pedir que eles os solucionem”, afirma Ronaldo Wickbold, dono da empresa. “Não queremos deixar de negociar com ninguém, mas também não queremos ser autuados pelo Leão.”
	Big Brother eletrônico
	O que é e como funcionará o novo Sistema Público de Escrituração Digital (Sped)
	O que é
	Um gigantesco banco de dados do Fisco que armazenará informações de tudo o que as empresas compram, vendem e arrecadam de impostos. Seu instrumento principal é a nota fiscal eletrônica
	Quem vai utilizar
	4 800 empresas e suas fi liais já utilizam a nota fi scal eletrônica. A partir de janeiro, serão 45 000. Além disso, cerca de 17 000 apresentarão pelo sistema digital as obrigações fiscais, e 12 000, as contábeis. Mais empresas serão incluídas gradualmente no Sped
	O que muda para o Fisco
	Unificação
O Sped colocará à disposição da Receita Federal e das 27 secretariasestaduais da Fazenda o mesmo banco de dados dos contribuintes, facilitando o controle e a fiscalização. Em 2009, começará a integrar também os municípios
	O que muda para as empresas
	Maior exposição
Com a tecnologia, o Fisco poderá acompanhar mais de perto as transações das empresas. Num país em que há três mudanças de regras tributárias a cada 2 horas, isso pode se tornar uma nova fonte de problemas
	Padronização
A integração da Receita Federal com as secretarias estaduais da Fazenda padronizará a maneira de as empresas apresentarem relatórios fiscais e contábeis. Hoje, cada estado exige um relatório diferente
	Simplificação
A necessidade de imprimir e armazenar livros contábeis e fiscais será eliminada. No caso da Usiminas, apenas os livros contábeis de um ano somam 343 000 folhas de papel, que, empilhadas, alcançariam 42 metros de altura, o equivalente a um prédio de 14 andares
	Desburocratização
Livros fiscais e contábeis passam a ser eletrônicos, e a autenticação — hoje feita levando a papelada para carimbar nas juntas comerciais — passa a ser digital
Essa é apenas uma das mudanças que o novo sistema acarretará às empresas. Uma alteração positiva é que os formulários e relatórios eletrônicos servirão tanto para o Fisco federal quanto para os estaduais. Hoje, cada estado tem uma maneira de pedir informações contábeis e fiscais das empresas. “Com o Sped, a interação será com um único agente do Fisco”, diz Oda, da Receita. Outro avanço é a extinção dos livrosfiscais e contábeis. Hoje, eles têm de ser impressos, armazenados e mantidos pela empresa por, pelo menos, cinco anos. “O sistema acaba com a maior parte da papelada que somos obrigados a guardar”, afirma Paulo Penido, diretor de finanças da Usiminas. A siderúrgica mineira, a primeira companhia a fazer a prestação de informações contábeis pelo Sped durante a fase piloto, em um ano deixou de imprimir, encadernar e armazenar 343 000 folhas preenchidas frente e verso. O volume de papel, se empilhado, formaria uma coluna de 42 metros, altura equivalente à de um prédio de 14 andares.
	Sucessão de erros
	Um estudo da IOB com dados de 2007 revela o potencial de problemas para as empresas com a maior exposição que o Sped trará. Muitas erram no atendimento aos fiscos por não conseguir lidar com a complexidade da legislação tributária
	94% das empresas não aproveitaram créditos de ICMS a que tinham direito, ou seja, deixaram de recuperar dinheiro para seus caixas
	87% cometeram algum erro na composição da base de cálculo do ICMS, o que é motivo para sofrer autuação
	61% comercializaram com clientes ou fornecedores inabilitados por algum fisco, o que leva a autuação
	53% preencheram alguma nota fiscal com alíquota divergente da tabela de IPI, que, só em 2007, sofreu 216 alterações
O fato é que as empresas brasileiras estão diante de uma mudança de enormes proporções, e há vários sinais de que esse movimento não tem volta. O Sped está sendo gerado na Receita há quatro anos e, em matéria de atualização tecnológica, o Fisco brasileiro é referência internacional. Nenhum outro país tem um sistema de entrega de imposto de renda tão eficiente quanto o brasileiro. Neste ano,
23 milhões de contribuintes fizeram suas declarações de IR. Desse total, 98% utilizaram a internet. A Receita vive, ao mesmo tempo, no século 21, quando o assunto é tecnologia, e na Idade das Trevas, quando se analisam o caos tributário e o atendimento ao público. A fila para protocolar um pedido de esclarecimento num guichê pode levar horas. A recém-empossada secretária da Receita, Lina Vieira, declarou que uma de suas principais missões é melhorar o atendimento ao público. Recentemente, o órgão passou a trabalhar com agendamentos pela internet, o que reduz a fila física, mas não a demora das respostas. Por essas e outras, muitos erros acontecem, e com eles vêm as indigestas autuações. Como tecnologia, o Sped pode ser muito bom. Mas é urgente que o sistema tributário seja reformulado, a começar pelo emaranhado de leis, a toda hora alteradas.
 Um mergulho no labirinto tributário
 | 04.09.2008
EXAME conferiu de perto a tortuosa burocracia que uma empresa — a Wickbold — precisa cumprir para atender o Fisco
 Por Roberta Paduan
EXAME Até quem lida com isso todo dia se espanta.” A afirmação foi feita pelos dois funcionários da indústria de pães Wickbold encarregados — pelo dono da companhia, Ronaldo Wickbold — de explicar o passo-a-passo da tortuosa e infindável burocracia que a empresa tem de cumprir para se manter em dia com o Fisco. Ao final de muitas horas de conversa, Ana Célia Barros, gerente da área fiscal da Wickbold, e Dárcio de Moraes, supervisor contábil, surpreenderam-se com o mapa de atividades cumpridas diariamente por eles próprios. Ana Célia e Moraes fazem parte de uma categoria de profissionais que só pode existir numa economia que, além de impor uma pesadíssima carga de impostos, transforma seu pagamento num suplício improdutivo.
A Wickbold é uma típica empresa média brasileira. Sediada em Diadema, na Grande São Paulo, fatura 200 milhões de reais por ano e emprega 1 900 funcionários. Sua epopéia para pagar impostos, portanto, se reproduz em todo o setor produtivo brasileiro. Ou, pelo menos, na parte dele que procura atuar dentro das leis. Além de arcar com uma carga tributária que sugou 49% da riqueza que geraram no ano passado, segundo dados da edição 2008 de Melhores e Maiores, de EXAME, as empresas penam para cumprir diariamente rotinas repetitivas, complicadas e, em alguns casos, já comprovadamente inúteis, no atendimento aos fiscos da União, dos estados e dos municípios.
A Wickbold recolhe 17 tributos às três esferas de governo com periodicidades e vencimentos diferentes. Cada tributo possui uma lei que estabelece como deve ser apurado e a periodicidade de pagamento, entre outras definições. A dificuldade não fica nisso: é preciso acompanhar a legislação, alterada o tempo todo. Só a tabela de imposto sobre produtos industrializados possui 14 357 aplicações diferentes, e, no ano passado, sofreu 216 alterações. Neste ano, mais 85 mudanças foram feitas até o final de agosto. Para se manter atualizada, a empresa contrata serviço de consultorias que esquadrinham os diários oficiais e repassam as alterações localizadas. Moraes e Ana Célia também vivem de olho no calendário, pois, na prática, todo dia é dia de pagar imposto. Por ter instalações em 14 cidades, de sete estados, a Wickbold é obrigada a recolher ICMS em 14 datas diferentes do mês. O mesmo ocorre com o principal tributo municipal, o imposto sobre serviços. Além disso, há dez tributos federais recolhidos mensalmente, dos quais sete incidem sobre a folha de pagamento.
Pagar em dia, porém, não basta. A empresa precisa mostrar por que pagou e como chegou aos valores pagos. Isso significa prestar contas a 22 órgãos de arrecadação — sete estaduais, 14 municipais, e à Receita Federal. O resultado é um sem-número de cálculos, relatórios e declarações, feitos incessantemente. Há nessa rotina kafkaniana tarefas arcaicas, como imprimir e encadernar anualmente 426 livros com cerca de 500 páginas cada um. Os livros registram tudo o que acontece na companhia em matéria de transações comerciais e de relações trabalhistas, e devem estar à disposição caso um fiscal queira consultá-los. Têm de ser guardados por no mínimo cinco anos, sendo que os trabalhistas ficam arquivados por duas décadas. Na matriz, há uma sala só para abrigar os livros. O esquema se reproduz em cada uma das filiais. O mais absurdo é que há anos os fiscais não querem mais saber dessa papelada. A Wickbold tem de manter uma biblioteca inútil, que ninguém consulta. Os fiscais — por motivos óbvios — preferem consultar os livros eletrônicos, que registram tudo igualzinho aos de papel e também são exigidos pela lei.
Todos os meses, o departamento de Ana Célia envia um arquivo eletrônico para as sete secretarias de Fazenda dos estados em que a Wickbold opera. Trata-se de um relato das compras e das vendas de produtos realizadas no mês. Esse relatório dá aos fiscos estaduais a previsão de quanto a empresa recolherá de ICMS e quanto reivindicará de créditos (uma compensação para que a empresa desconte o imposto pago na compra de insumos utilizados na fabricação de seus produtos). Outra exigência dos órgãos estaduais são os livros fiscais — sim, aqueles que ninguém lê. Esses livros registram cada nota fiscal de todos os produtos que entraram ou saíram da empresa. O incompreensível, nesse caso, é que as mesmas secretarias estaduais, à exceção da paulista, exigem das empresas uma versão idêntica, porém anual, do relatório mensal. Cansou? Calma que ainda tem mais. Empresas como a Wickbold são obrigadas a informar a cada três meses as transferências de produtos feitas de um estado para outro.
No caso dos tributos da União, no início de cada ano o departamento contábil da Wickbold tem de preparar, imprimir e encadernar o chamado livro diário, no qual registra todas as operações financeiras ocorridas na empresa: tudo que foi pago, recebido ou transferido durante o ano. Em seguida, esses livros, um total de 40 em 2007, devem ser levados até a Junta Comercial para que cada um tenha a primeira e a última páginas autenticadas. A autenticação dos livros diários também tem prazo para ocorrer: antes da declaração de imposto de renda de pessoa jurídica, um capítulo à parte no departamento contábil das empresas. Na Wickbold, o preparo da declaração toma 15 dias inteiros de trabalho de um funcionário e uma semana de serviçoininterrupto de dois especialistas de uma consultoria contratada para não deixar passar nenhum furo. A rotina dos impostos municipais sobre serviços também atulha a empresa. Todos os meses, a Wickbold envia aos órgãos arrecadadores das 14 cidades em que está presente um relatório informando quanto pagou e quanto recolheu de ISS em cada contrato de serviço.
	Números, papéis e absurdos
	Os funcionários da Wickbold enfrentam uma corrida de obstáculos para manter a empresa em dia com o Leão
	Todo dia é dia de pagar imposto
	17 é o número de tributos que a Wickbold é obrigada a pagar à União, a estados e a municípios. Como possui 14 estabelecimentos fiscais — a matriz e 13 filiais com inscrições estaduais diferentes —, a empresa tem de recolher ICMS em 14 datas diferentes no mês. O ISS, principal imposto municipal, também tem 14 vencimentos no mês
	Mudanças a toda hora
	5 000 leis formam o arcabouço tributário brasileiro. O pior: elas não param de mudar. Só a tabela de IPI, que possui 14 357 aplicações diferentes, sofreu 216 alterações em 2007. Até agosto deste ano, já houve outras 85 mudanças
	Livros que ninguém lê
	426 foi a quantidade de livros fiscais, contábeis e trabalhistas, de 500 páginas cada um, que a empresa imprimiu e encadernou em 2007 para deixar à disposição de fiscais. Esses livros têm de ficar guardados por pelo menos cinco anos. Ocorre que, há anos, os fiscais preferem consultar a versão eletrônica idêntica, também exigida pelos fiscos
	Informações duplicadas
	Mensalmente as secretarias estaduais de Fazenda exigem que as empresas enviem um arquivo eletrônico com todas as operações que geraram débitos e créditos de ICMS. Essas mesmas secretarias exigem que a empresa mande um relatório do ano inteiro com as informações que lhes foram passadas mês a mês
	Anualmente a matriz e cada fi lial da Wickbold têm de informar à Receita quais foram os prestadores de serviços contratados no ano, quanto foi pago e quanto foi recolhido de imposto em cada contrato. As mesmas informações têm de ser enviadas pelo correio aos prestadores de serviços
	Todo cuidado é pouco
	Três vezes por semana um funcionário do setor contábil consulta a situação da empresa nos fi scos, já que uma pendência pode atrapalhar negócios e impedir, por exemplo, a renovação da certidão negativa de débito, documento exigido em empréstimos bancários. O monitoramento é preventivo, pois, em geral, é necessário esperar 20 dias pela notificação do auditor
Apesar de cumprir rigorosamente toda essa maratona, as áreas fiscal e contábil da Wickbold não podem relaxar. Pelo menos três vezes por semana um funcionário consulta a situação tributária da empresa nos fiscos para se certificar de que não surgiu nenhuma pendência. A vigilância não é exagerada. Como os fiscos demoram a processar as informações que lhe são passadas pelas empresas e as auditorias estendem-se aos últimos cinco anos, é sempre possível surgir um imprevisto. Se isso ocorre e a empresa demora a descobrir, fica impedida de obter a certidão negativa de débito, documento exigido em vários tipos de transações comerciais, como os empréstimos bancários. “O objetivo do monitoramento é nos anteciparmos a problemas para resolvê-los o mais rapidamente possível”, afirma Dárcio de Moraes. O difícil é descobrir o que houve exatamente, já que os auditores fiscais não costumam dar detalhes da pendência no sistema online da Receita que a empresa pode consultar. Em geral, é necessário esperar a chegada de uma notificação oficial em papel, que explica como o auditor chegou àquele resultado. Isso demora pelo menos 20 dias. E não adianta ir a um posto da Receita, pois apenas o auditor que encontrou o problema sabe explicar com base em quê chegou àquela conclusão. Como a certidão negativa tem validade de seis meses, é necessário estar sempre alerta para não ter surpresas desagradáveis.
Viver em dia com o Fisco é das tarefas mais infernais no Brasil. E custa caro. Feitas as contas, a Wickbold gasta com isso cerca de 6 milhões de reais por ano — ou 3% de seu faturamento — e mantém uma equipe interna de 17 pessoas exclusivamente para lidar com assuntos tributários. Além disso, contrata serviços de três consultorias especializadas no assunto. A expectativa é que grande parte desse burocrassauro seja eliminada com a tecnologia do Sped. Mesmo que o sistema digital funcione bem, enquanto não houver reforma para simplificar as regras legais, o labirinto tributário continuará a ser um pesadelo para quem produz no país.
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