Resumo Administração

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Resumo administração – primeira prova
Processo de planejar, organizar, dirigir e controlar o uso de recursos da organização para alcançar objetivos de maneira eficaz e eficiente (organização -> sucesso)
- Eficiência: meios (saber batalhar)
- Eficácia: resultados (ganhar a guerra) 
Processo administrativo:
- planejamento: define os objetivos para o futuro desempenho organizacional e os recursos/ tarefas necessárias para o seu alcance
- organização: agrupa e delega tarefas, aloca recursos, estabelece autoridade
- direção: coloca em marcha o que foi planejado, influenciando e motivando pessoas
- controle: acompanha, monitora e avalia o desempenho organizacional e define ações corretivas quando necessário
Características do processo: cíclico e repetitivo, interativo, iterativo, sistêmico
Organizações: 
Sociedade em miniatura, onde coexistem líderes e subordinados -> entidade social compreendida por pessoas que trabalham juntas e é estruturada em uma divisão de trabalho para atingir um objetivo comum
Níveis organizacionais: 
- Nível institucional ou estratégico: presidente e diretores
Global: envolve toda a organização
- Nível intermediário ou tático: gerentes	Administração
Parcial: unidades da organização
- Nível operacional: supervisão de primeira linha
Específico: determinada operação ou tarefa
- Execução: funcionários não administrativos	Operação
Habilidades do administrador:
Capacidade de transformar conhecimento em ação
- técnicas: conhecimento especializado e facilidade de execução de tarefas
- humanas: facilidade de relacionamento interpessoal e grupal. Capacidade de comunicar, motivar, coordenar, liderar, resolver conflitos
- conceituais: facilidade de trabalhar com conceitos e ideias pensamento, raciocínio, diagnóstico de situações e formulação de soluções
Competências duráveis:
- conhecimento: conjunto de informações, conceitos, ideias à respeito de sua especialidade + reciclagem e atualizações
- atitude: comportamento pessoal do administrador envolve empenho, determinação de inovar, espírito empreendedor, o inconformismo com problemas atuais e facilidade de trabalhar com outras pessoas e influenciá-las
Habilidade = saber fazer, conhecimento = saber, atitude = querer fazer
Estratégia
Caminho a ser seguido para atingir um objetivo
Escola do pensamento financeiro:
Principais características: 
Planejamento financeiro: controle financeiro -> orçamento anual
Estrategista: responsável por aprovar e determinar o controle financeiro
Enfoque top-down (estrategista no topo da pirâmide)
Simplificação e eficiência dos processos 
Ênfase na administração por objetivos -> cumprir o orçamento
Limitação: 
Miopia ou visão a curto prazo, direcionada ao controle de custos e não ao desenvolvimento de estratégias
Escola do planejamento à longo prazo:
Principais características:
Baseada em projeções para o futuro mediante elaboração de cenários, análise de causa e efeito e curva de aprendizado (história)
Permitia alguma criatividade
Limitação:
Não prever mudanças no ambiente externo: o mundo teria que ficar parado para consecução dos objetivos -> planos implantados como concebidos
Escola do planejamento estratégico:
Principais características: 
Baseado no pensamento estratégico: descreve as condições internas de resposta ao ambiente externo e a forma de modifica-las, com vistas ao fortalecimento da instituição 
Ferramenta mais utilizada: matriz SWOT -> avalia variáveis macro e micro ambientais e a situação interna da instituição 
Considera toda a empresa e não apenas parte dela
Limitação:
Dicotomia entre formular e implementar
Separação entre o pensamento e a ação (só depois de totalmente formuladas é que eram implantadas)
Matriz SWOT
Administração estratégica:
Principais características:
Importância da implementação das estratégias
Importância da competitividade do mercado: como a empresa poderá ter êxito
Introdução do conceito de cadeia de valor: atividades primárias e de suporte
Valorização da pesquisa e de conceitos fundamentados em dados estatísticos
Falha: falta da abordagem sistêmica
Gestão estratégica:
Principais características:
Valorização da gestão estratégica, não só no planejamento, mas nas demais funções administrativas
Visão mais integrada e menos centralizada das funções administrativas
Enfoque sistêmico à funções estratégicas, buscando um equilíbrio entre as demandas internas e externas do ambiente e organização
Busca atender as necessidades da organização, considerando diferenças de tamanho, atividade, cultura (não há metodologia universal)
Gestão do novo milênio:
- Atuação global
Lógica do mercado mundial 
- Produtividade e foco participativo
Cria oportunidades e antecipa-se a mudanças
Postura empreendedora de todos os colaboradores
- Incentivo à criatividade
Conhecimento aliado à emoção
Reconhecimento e recompensa de ideias inovadoras
- Organização em unidades estratégicas de negócios
Empresas se tornam parceiras sendo fundamental a sintonia e as UEN têm estrutura descentralizada e autônoma, mas interdependentes e bom sistema de comunicação e compartilhamento
- Ênfase em alianças
Compatibilidade de cultura
- Responsabilidade social
As organizações devem ter amplo espectro de responsabilidades até da produção de bens e serviços para obter lucro
Implementação de códigos de conduta ética
Preocupação com o ambiente e qualidade de vida da sociedade
- Controle pelo Balanced Score Card
Para mediação do desempenho institucional
Ferramenta de gestão baseada em indicadores não só de medidas financeiras, mas das demais atividades que impulsionam o desempenho
Gestão estratégica competitiva
Metodologia básica para implantar a GE competitiva
1- Definir as diretrizes estratégicas
Missão: o que é hoje
Visão: o que quer ser
Valores: virtudes balizadoras do que se é e o que se quer ser
2- Análise do ambiente externo e interno
3- Desenvolvimento de estratégias empresariais
4- Formulação de objetivos e planos de ação
5- Controle dos processos: BSC
Diretrizes estratégicas
Missão:
Razão de ser da empresa
Função que desempenha no mercado
Definida pela liderança e/ou funcionários
Positiva e inspiradora
Compartilhada e apoiada pela organização
Reflexões:
Qual o negócio da organização?
Quem é seu cliente?
Base de atuação?
Qual sua vantagem competitiva?
Qual a sua contribuição social?
Visão:
Cenário, intuição, sonho, vivência
Imagem projetada para o futuro
Definida e implantada pelo líder de forma participativa
Deve ter uma data estabelecida
Reflexões:
Como queremos ser conhecidos no futuro?
O que queremos ouvir dos nosso stakeholders?
Valores:
Crenças básicas para a tomada de cisões da empresa
Virtudes pessoais ou da organização que validarão e sustentarão a missão e a visão 
Exemplos:
Preocupação com o meio ambiente
Busca da excelência
Cidadania responsável
Transparência
Honestidade
Brainstorming: técnica usada para maximizar a geração de ideias provenientes de um grupo de pessoas, sendo relacionadas com as causas ou soluções de um problema ou para a criação de novos produtos ou inovações
Sem preocupação crítica -> estimular e coletar ideias 
Benchmarking: processo contínuo de comparação dos produtos, serviços e práticas empresariais entre os mais fortes concorrentes ou empresas reconhecidas como líderes. 
Processo de pesquisa que permite realizar comparações de processos e práticas para identificar o melhor do melhor e alcançar um nível de superioridade ou vantagem competitiva
Passos para análise do ambiente interno:
Recursos que organização dispõe para cumprir sua missão e atingir seus objetivos:
- tangíveis: máquinas, equipamentos, matéria prima
- intangíveis: marca, patente, confiança, tradição no mercado
Capacidade que a organização precisa desenvolver:
Recursos por si só não geram vantagem competitiva, é necessário habilidade para gerenciá-los, baseadas no conhecimento retido pelo capital humano da organização
Competências que a empresa dispõe:
Recursos + capacidade de geri-los -> desenvolvimento de capacidades essenciais: diferenciais que geram vantagem no mercado e benefíciopara os clientes, fazendo com que a equipe se destaque no mercado 
Estabelecer objetivos e planos de ação:
Objetivos: resultados quantitativos e qualitativos a serem alcançados num determinado prazo
Classificação:
- natureza: 
Gerais: dizem respeito a toda organização
Específicos: desdobramentos dos objetivos para as UEN (nível intermediário)
- prazo:
Longo
Médio
Curto = metas (atividades do cotidiano operacional da organização)
- forma:
Quantitativos: mensuráveis
Qualitativos: subjetivos
Devem ser simples, claros, realistas, desafiadores
Comprometimento da alta administração
Congruência entre objetivos da organização e individuais
Podem ser definidos pela liderança:
- topdown: colaboradores passivos, de baixo para cima
- bottom up: colaboradores mais ativos
Na GE competitiva: ambos os fluxos – comprometimento e senso de propriedade por parte de todos
Meta x objetivo:
Meta: detalha e/ou subdivide os objetivos, permitindo melhor distribuição das tarefas e acompanhamento dos resultados
Ex: 
Objetivo conquistar 15% do mercado em 18 meses
M1: 5% no 1 tri/ M2: 5% no 2 tri/ M3: 5% no 3 tri
Matriz GUT
Após definição dos objetivos, priorizar os que serão desenvolvidos através da matriz GUT
Critérios:
- gravidade: nível de dano que pode ser gerado caso não se alcance o objetivo
- urgência: tempo que se dispõe para tomar uma ação visando atingir o objetivo considerado
- tendência: estado da situação da organização caso não se alcance o objetivo
Multiplica os 3 valores
Plano de ação:
Consiste em descrever os objetivos estabelecidos em função da missão e como o planejamento será realizado na prática
5W e 2H 
What (objetivo)
Who
When (prazos)
Where
Why
How 
How Much
Balanced score card (BSC):
Ferramenta da administração estratégica desenvolvida por Kaplan e Norton em 1990
Define indicadores a serem medidos, de acordo com o negócio, missão e visão da empresa, traduzindo-se em uma série de ações que visam atingir os resultados esperados
Visa o aprendizado, o crescimento organizacional e assegura a implementação da estratégica, permitindo que a missão seja colocada em prática
Processos gerenciais essenciais:
Tradução da visão 
Processo de planejamento
Processo de comunicação e treinamentos
Processo de feedback e aprendizado contínuo
KPI: É utilizado para avaliar se determinadas iniciativas, atitudes ou ações estão atendendo ou superando as expectativas do público quanto à promessa trabalhada na campanha.
Os indicadores-chave para fazer tais avaliações são muitos e o que mais vemos hoje são técnicas novas surgindo todos os dias, acompanhando o ritmo com que as informações chegam a cada pessoa no planeta.
Planejamento estratégico:
Trata-se do tipo de planejamento voltado para o longo prazo, em que os gestores precisam se antecipar a diferentes cenários, de acordo com os objetivos da organização. Portanto, é algo pensado para o futuro da empresa e de forma macro.
Assim, podemos dizer que o planejamento estratégico tem a função de desenvolver a empresa, segundo sua missão, sua visão e seus valores, além das suas metas e objetivos. Ou seja, busca evitar que a empresa se volte apenas para as ações emergenciais, imediatas e superficiais que, ainda que sejam importantes, não contribuem para o crescimento da organização no longo prazo.
O planejamento estratégico prevê que os gestores pensem as melhores estratégias para a organização como um todo. Logo, não visa as decisões de cada setor e em assuntos mais específicos, como as estratégias de marketing, ou a gestão do RH e das finanças, por exemplo.
Além disso, é no nível estratégico que a empresa planeja a melhor forma de utilizar seus recursos de modo eficiente, sendo de responsabilidade da alta direção, como o CEO e o conselho administrativo. Por isso, costuma ser pensado em um prazo maior, de cerca de 5 a 10 anos. No entanto, não significa que não possa sofrer alterações nesse período para se adequar melhor às mudanças de cenário e no mercado.
Para elaborar um planejamento estratégico, é fundamental considerar os fatores internos e externos ligados à organização. Ou seja, deve-se analisar o cenário econômico, o mercado de atuação, os concorrentes e qualquer outro fator que possa influenciar no sucesso do negócio.
Planejamento tático:
Por outro lado, enquanto o estratégico se ocupa mais das necessidades e objetivos macro da empresa, o planejamento tático foca nos planos de ação para o cumprimento da estratégia. Ou seja, pode ser entendido como parte do planejamento estratégico, no entanto, em um nível mais departamental.
Dessa forma, os objetivos são divididos para cada departamento, de modo que os diferentes times tenham seus próprios objetivos. No entanto, eles devem sempre considerar as suas consequências no cenário macro e como afetam as metas e objetivos da organização como um todo.
Podemos dizer, assim, que o planejamento tático é mais concreto, pois busca colocar a estratégia da empresa em ação. Os responsáveis pela sua elaboração e execução são os gestores de cada departamento. O prazo de execução também é menor, durando cerca de 1 a 3 anos, dependendo da estratégia da empresa. Ainda pode sofrer alterações nesse período, caso seja necessário se adaptar a alguma mudança de mercado.
É essencial que cada setor entenda quais são as suas funções diante das necessidades da empresa como um todo para poder desenvolver o planejamento tático. Para tanto, é preciso definir metas e adotar metodologias adequadas.
Planejamento operacional:
Já o planejamento operacional é mais micro, focado na execução das ações de rotina da empresa. Por isso mesmo, é planejado pelos gestores e executado pelas equipes, de acordo com suas diferentes funções e objetivos específicos.
É nesse nível de planejamento que são definidos os processos e os métodos a serem adotados para o cumprimento de todas as tarefas que fazem a empresa funcionar. Dessa forma, costuma contemplar um período bem mais curto, com cerca de 3 meses a 1 ano de duração.
Outra maneira de entender o planejamento operacional é pensá-lo como um mapa, um roteiro para a atuação das pessoas que compõem uma organização. É um meio de orientar as ações dos colaboradores, de modo que todos eles trabalhem da melhor forma possível e dentro de padrões de qualidade e eficiência já estabelecidos pela empresa.
Além disso, é no planejamento operacional que são definidos os responsáveis pela execução de cada tarefa, bem como os prazos e os recursos a serem utilizados. É nesse nível que costumam ser criados fluxogramas, planos de ação, checklists e cronogramas, que serão usados para auxiliar o trabalho das equipes.
FCS: 
Fatores críticos de sucesso são pontos-chave que, quando bem executados, definem e garantem o desenvolvimento e o crescimento de uma empresa e seu negócio, atingindo seus objetivos. Em contrapartida, quando estes mesmos fatores são negligenciados ou ignorados, contribuem e muito para o fracasso da organização.
Os fatores críticos de sucesso devem e precisam ser encontrados através de um estudo aprofundado dos próprios objetivos da empresa, derivando de sua missão, sua visão e seus valores, tornando-se referências obrigatórias e fundamentais para que a empresa sobreviva, seja competitiva e tenha sucesso, seja qual for o segmento.