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QUALIDADE DE SOFTWARE PROFESSORA KÁTIA LOPES SILVA Uberlândia 2007 2/90 SUMÁRIO 1.CONCEITOS DE QUALIDADE ........................................................................................... 4 1.1 Introdução .................................................................................................................................. 4 1.2 As diferentes abordagens da qualidade ................................................................................... 5 1.3 Os cinco objetivos de desempenho de um processo produtivo ............................................... 7 1.4 Porque a qualidade é tão importante nas empresas ............................................................... 7 1.5 Histórico da qualidade ( GOMES , 2004) ................................................................................. 8 1.6 Etapas históricas da qualidade ............................................................................................... 12 1.7 Dimensões da Qualidade ......................................................................................................... 13 1.8 Ciclo PDCA .............................................................................................................................. 14 1.9 Gestão por Processos ou Gestão de Rotina ............................................................................ 15 1.9.1Características básicas do processo ...................................................................................................... 16 1.9.2 Definições associadas à organização estruturada por processos ......................................................... 16 1.9.3 Hierarquia do Processo ....................................................................................................................... 17 1.9.4 Representação da estrutura hierárquica dos processos ........................................................................ 17 1.9.6 Modelos mais comuns para mapear processos .................................................................................... 19 2 SISTEMAS DE GESTÃO DA QUALIDADE .................................................................... 22 2.1 Gestão da Qualidade Total (GQT ou TQM) ......................................................................... 22 2.1.1 O modelo de gestão da qualidade Total (TQM) .................................................................................. 23 2.2 Sistema de Gestão da Qualidade Baseado nas Normas ISO 9000:2000 .............................. 28 2.2.1 Normalização ...................................................................................................................................... 28 2.2.2 Histórico.............................................................................................................................................. 30 2.2.3 Visão geral da Norma ......................................................................................................................... 32 2.2.4 Diagnóstico da Empresa quanto à Qualidade ...................................................................................... 37 2.2.5 Implementando o Sistema de Gestão da Qualidade ............................................................................ 38 2.3 Comparação TQM, Seis Sigma e ISO 9000 ........................................................................... 39 3 FERRAMENTAS DA QUALIDADE ................................................................................. 42 a. Fase de geração ....................................................................................................................... 44 4. EXEMPLO.............................................................................................................................. 49 5. RECOMENDAÇÕES ............................................................................................................ 50 3. PROCEDIMENTO ............................................................................................................................. 50 5. RECOMENDAÇÕES ........................................................................................................................ 52 3. PROCEDIMENTO ................................................................................................................ 53 4. EXEMPLO.............................................................................................................................. 53 4.1. ANÁLISE ................................................................................................................................. 53 5. RECOMENDAÇÕES ................................................................................................................ 54 6 - ÍNDICE DE VALOR AGREGADO – IVA ............................................................................. 54 7 - BENCHMARKING ................................................................................................................... 57 4 PROCESSO DO CICLO DE VIDA DE SOFTWARE( ISO 12207) ................................. 59 5 MODELO SPICE-AVALIAÇAO DE CAPACIDADE DE PROCESSOS ( ISO 15504) .. 66 6 MODELO CMMI ................................................................................................................ 70 3/90 6.1 O SEI – Software Engineering Institute ................................................................................. 70 6.2 CAPABILITY MATURITY MODEL INTEGRATION (CMMI) ....................................... 70 7 PROGRAMA BRASILEIRO DE QUALIDADE E PRODUTIVIDADE EM SOFTWARE (PBQB) ..................................................................................................................................... 83 4/90 FACULDADE DE CIÊNCIAS APLICADAS DE MINAS-FACIMNAS/UNIMINAS 1.CONCEITOS DE QUALIDADE 1.1 Introdução Vive-se atualmente em um mundo de constantes mudanças. Isso significa que as organizações precisam ser capazes de se adequar rapidamente às novas situações. É importante que, além de conhecer o que está mudando, as empresas observem as tendências de forma a se anteciparem a essas mudanças. Algumas mudanças recentes têm alterado significativamente o ambiente em que as empresas estão inseridas: a abertura da economia brasileira a partir da década de 90; o aumento do número de empresas e o conseqüente aumento da concorrência; a estabilidade da economia; as campanhas educativas, o código de defesa do consumidor e a evolução do mercado tornaram os consumidores mais conscientes e exigentes; a globalização da economia e a concorrência dos produtos estrangeiros; pressões sociais sobre as empresas; o crescimento da preocupação com o meio ambiente; a influência da política fiscal do governo; o “Custo Brasil”. Estes fatos sinalizam, para o futuro, uma realidade de novas mudanças. Em síntese, a única verdade que não muda é a certeza de que tudo muda. Esta realidade onde a empresa está inserida é conhecida como ambiente. O ambiente é formado pelas situações às quais as empresas estão sujeitas, representado pelo que está fora da empresa e que afeta a sua existência, constituindo pressões às empresas. Um vez que é muito difícil para as empresas controlar os fatores do ambiente, externos a ela, a alternativa mais viável é que a empresa cuide de sua organização, procurando conhecer os fatores que alteram a sua existência de forma a se tornarforte o suficiente para suportar as mudanças. Assim, apresenta-se como uma solução viável a implementação de um modelo de gestão que prepare a empresa para as mudanças do ambiente, combata a entropia organizacional, introduza um modo de organização por processos, induzindo os colaboradores a atuarem em direção a objetivos claros que representem o sucesso da empresa. A este modelo de gestão chamamos de “Gestão pela Qualidade Total” ou GQT. O grande desafio para as empresas atualmente é sobreviver nesse cenário de competição acirrada. Competir significa conquistar, manter e ampliar sua atuação num mercado onde atuam as cinco forças competitivas do modelo de Porter: concorrentes diretos; novos concorrentes; fornecedores; 5/90 FACULDADE DE CIÊNCIAS APLICADAS DE MINAS-FACIMNAS/UNIMINAS clientes; substituições aos produtos que ofertam. Uma empresa para ser competitiva deve conhecer todos os fatos e dados de seu contexto empresarial. A informação deve envolver todo o contexto do ambiente, as ameaças e oportunidades no que se denomina “informação competitiva”. Além de considerar as ameaças e oportunidades externas, a empresa deve também conhecer suas atividades internas: seus pontos fortes e passíveis de melhoria. Essas informações servirão de fundamentação para tomada de decisões e traçar a estratégia competitiva da empresa, considerando: a definição dos seus produtos e serviços; estabelecimento de seus objetivos; definição processos organizacionais que garantam a obtenção de produtos conforme os requisitos dos clientes; desenvolvimento dos recursos necessários; monitoramento do desempenho; redirecionamento dos recursos. O ponto chave das mais modernas linhas de pensamento estratégico é a informação. O tratamento das informações externas permite a diferenciação de produtos enquanto que a organização das informações internas permite obter os produtos diferenciados de acordo com as expectativas dos clientes. Esta última trata da gestão de processos e produtos através de um Sistema da Qualidade. A empresa competitiva possui uma visão estratégica do mercado, oferta produtos e serviços que atendem aos desejos dos clientes e possuem uma organização que permite produzir os produtos conforme estabelecido e um modo de gestão que possibilita o melhor aproveitamento dos recursos disponíveis. 1.2 As diferentes abordagens da qualidade Qualidade hoje em dia, não é apenas um diferencial de mercado para a empresa conseguir vender e lucrar mais, é um pré-requisito que a empresa deve conquistar para conseguir colocar o produto no Mercado Global. Existem diversas definições. Algumas pessoas que tentaram uma definição simples chegaram a frases como: Qualidade é estar em conformidade com os requisitos dos clientes Qualidade é antecipar e satisfazer os desejos dos clientes Qualidade é escrever tudo o que se deve fazer e fazer tudo o que foi escrito As empresas têm a sua existência vinculada à satisfação das necessidades sociais. Inicialmente, busca-se identificar as necessidades de todas as partes interessadas pelo desempenho da empresa. Elas são posteriormente classificadas e são definidos os meios para satisfazê-las. Existem, basicamente, 5 definições de qualidade: - Abordagem transcendental: vê a qualidade como um sinônimo de excelência inata. Entende-se a qualidade como sendo constituída de padrões elevadíssimos, universalmente conhecidos. Qualidade é atingir ou buscar o padrão mais alto em vez de se contentar com o malfeito ou fraudulento. Qualidade não é uma idéia ou uma coisa concreta, mas uma terceira entidade independente das duas... Embora não se possa definir qualidade, sabe-se o que ela é. 6/90 FACULDADE DE CIÊNCIAS APLICADAS DE MINAS-FACIMNAS/UNIMINAS - Abordagem baseada em manufatura: preocupa-se em fazer produtos ou proporcionar serviços que estão livres de erros, correspondendo precisamente às suas especificações de projeto. Aqui, a qualidade pode ser vista como o atendimento às especificações do projeto do produto/serviço na sua fase de produção. Qualidade quer dizer conformidade com as exigências. (Crosby) Qualidade é o grau em que o produto específico está de acordo com o projeto ou especificação. (Gilmore) - Abordagem baseada no usuário: assegura que o produto ou serviço está adequado ao seu propósito, considerando a conformidade às especificações e a sua adequação às expectativas do consumidor. Nesta definição a qualidade deve atender plenamente aos requisitos dos usuários (clientes).Qualidade é a adequação ao uso. (Juran) Qualidade consiste na capacidade de satisfazer desejos. (Edwards). Na análise final de mercado, a qualidade de um produto depende de até que ponto ele se ajusta aos padrões das preferências dos consumidores. (Kuehn & Day) - Abordagem baseada em produto: vê a qualidade como um conjunto mensurável e preciso de características, que são requeridas para satisfazer o consumidor. Qualidade é constituída de variáveis e atributos que podem ser medidos e controlados nos produtos. Diferenças de qualidade correspondem a diferenças de quantidade de algum ingrediente ou atributo desejado. (Abbott). Qualidade refere-se às quantidades de atributos sem preço presentes em cada unidade do atributo com preço. (Leffler) - Abordagem baseada em valor: define a qualidade em termos de custo e preço, defendendo que qualidade seja percebida em relação ao preço. Nesta última definição, a qualidade é entendida como sendo a relação entre o uso e o preço, ou seja, o preço que o cliente está disposto a pagar pela qualidade de um produto/serviço. Qualidade é o grau de excelência a um preço aceitável e o controle da variabilidade também a um custo aceitável. (Broh). Qualidade quer dizer o melhor para certas condições do cliente. (Feigenbaum) Definição: Qualidade é o grau no qual um conjunto de características inerentes satisfaz a requisitos (NBR ISO 9000:2000, 3.1.1). Segundo Santos (1999), muitas definições de qualidade têm sido propostas na literatura, como por exemplo: Qualidade é uma percepção de classe, excelência, um tipo de padrão referencial ou um reflexo das necessidades e expectativas do cliente. A palavra qualidade é muitas vezes empregada com o significado de excelência de um produto (bem ou serviço). Para algumas empresas de engenharia, a palavra pode ser usada para indicar que a peça de metal está com certas características físicas e dimensionais estabelecidas muitas vezes na forma de uma especificação particularmente “apertada”. Em um hospital, ela pode ser usada para indicar alguma espécie de “profissionalismo”. Em administração, qualidade é simplesmente o atendimento das exigências do cliente e isso não é restrito às características funcionais do produto. Porém, todas as propostas possuem um senso comum que podem ser resumidas em Qualidade é a satisfação do cliente obtida através da utilização otimizada de recursos do fornecedor. Juran(1988) define classicamente "Qualidade é adequação ao uso". Também em seu Handbook, quarta edição, vemos as seguintes colocações: "Qualidade consiste nas características do produto que atendem as necessidades dos clientes e assim fornecem a satisfação em relação ao produto", e "Qualidade significa ausência de deficiências". Feigenbaun(1983) define "Qualidade significa o melhor para certas condições do cliente. Estas condições são (a) o uso atual e (b) o preço de venda do produto". Crosby(1984) que "Qualidade é conformidade com as especificações". Pode-se citar ainda alguns outros autores, e suas respectivas definições:Segundo Nigel Slack(1993)5 - um especialista da área de manufatura - "qualidade é fazer certo".Jean Teboul(1991) define comoqualidade "a capacidade de satisfazer as necessidades, tanto na hora de compra, quanto durante a utilização, ao melhor custo possível, minimizando as perdas, e melhor do que os nossos concorrentes 7/90 FACULDADE DE CIÊNCIAS APLICADAS DE MINAS-FACIMNAS/UNIMINAS 1.3 Os cinco objetivos de desempenho de um processo produtivo Todas as organizações buscam maior competitividade a partir do cumprimento de seus cinco objetivos de desempenho básicos: FONTE: SLACK (1999, p. 60) Figura 1 Objetivos de desempenho da organização Os objetivos apresentam interações e trazem diversas vantagens às organizações: Qualidade reduz custo e aumenta a confiabilidade; Rapidez reduz estoques e reduz riscos (previsões erradas, obsolescência, etc.) Confiabilidade economiza tempo (instalações preparadas, peças disponíveis, etc.), economiza dinheiro e fornece estabilidade (aumenta o nível de confiança nas operações). Flexibilidade agiliza as respostas a alterações do ambiente ou da condição da empresa; maximiza o aproveitamento do tempo (ao se adaptar rapidamente a novas situações); mantém confiabilidade (mantendo a operação dentro do programado quando eventos imprevistos perturbam os planos). O custo, por sua vez, é afetado por todos os demais objetivos de desempenho. Existem diversos efeitos sobre o ambiente externo, decorrentes da interação entre todos os objetivos de desempenho, como tempo de entrega reduzido, preço baixo, entrega confiável e atendimento às especificações do cliente. 1.4 Porque a qualidade é tão importante nas empresas Atualmente no ambiente globalizado e extremamente competitivo, a qualidade não é um diferencial, mas uma obrigação de toda empresa para garantir a sua sobrevivência no mercado. Além disso deve-se levar em conta que : São os clientes e usuários que decidem se um produto ou serviço atende a suas necessidades e satisfaz suas expectativas; Esta satisfação é influenciada pelo que a concorrência oferece. O cliente é um alvo móvel , cujas expectativas crescem a medida que se ampliam as suas opções; e Obtém-se a satisfação total do cliente por meio do conjunto das atividades da empresa ao longo do tempo e não apenas na ocasião da venda de um produto ou Fazer certo as coisas Proporciona Vantagem em qualidade Fazer as coisas com rapidez Proporciona Vantagem em rapidez Fazer as coisas em tempo Proporciona Vantagem em confiabilidade Mudar o que você faz Proporciona Vantagem em flexibilidade Fazer as coisas mais baratas Proporciona Vantagem em custo 8/90 FACULDADE DE CIÊNCIAS APLICADAS DE MINAS-FACIMNAS/UNIMINAS serviço. Estas atividades incluem projeto, fabricação, venda, instalação, faturamento, atendimento, assistência técnica, etc. 1.5 Histórico da qualidade ( GOMES , 2004) Provavelmente o guru da qualidade mais famoso, e verdadeiro percursor do movimento de qualidade a nível mundial, é W. Edwards Deming. O Dr. Deming completou o doutoramento em Física na Universidade de Yale tendo colaborado durante os seus períodos de férias no famoso estudo do comportamento organizacional conhecido como experiências de Hawthorne. Nestas experiências verificou-se que empregados motivados atingiam níveis de produtividade superiores. O que foi curioso na altura, foi verificar que a fonte de motivação tinha a ver com a atenção dispensada por parte da gestão a esses empregados, e não com outro tipo de recompensas como os prêmios pecuniários ou as promessas de progressão na carreira. Esta colaboração com o estudo de Hawthorne irá ter um forte impacto no pensamento de Deming sobre a gestão da qualidade. Após terminar o doutoramento, Deming trabalhou no Departamento de Agricultura do governo dos Estados Unidos tendo estudado o efeito do nitrogénio sobre as colheitas agrícolas. Durante este período foi apresentado a Walter A. Shewhart, um estatístico que trabalhava nos Laboratórios Bell. SHEWHART tinha estudado o efeito da variabilidade em processos industriais e desenvolveu um sistema de controle estatístico da qualidade que permitia aos trabalhadores determinar, de forma simples, o nível de variação inerente a um processo produtivo. Influenciado por Shewart, Deming definiu a qualidade como conformidade de um produto com as especificações técnicas que lhe foram atribuídas. No início da II Grande Guerra, a Universidade de Stanford solicitou ao Dr. Deming conselhos sobre como contribuir para o esforço de guerra. Deming sugeriu a aplicação dos princípios do controle estatístico da qualidade à produção de material de guerra. A sua proposta foi aceite com entusiasmo. Deming viajou pelos Estados Unidos tendo oferecido cursos sobre controle estatístico da qualidade a mais de 30 000 alunos. Desse entusiasmo resultou a criação, em 1946, da American Society for Quality Control (ASQC) sendo Deming membro honorário. Em 1946, Deming deixou o Departamento de Agricultura. Aceitou uma posição de professor na escola de gestão da Universidade de Nova Iorque e criou uma empresa de consultoria em controle estatístico da qualidade. No entanto, a principal preocupação da economia americana no período pós-guerra era produzir em larga escala, o que suplantou o entusiasmo com a qualidade. Sendo o objetivo aumentar os volumes de produção, não havia tempo a perder com controle da qualidade. Gradualmente, as técnicas de controle estatístico que tinham produzido excelentes resultados durante o esforço do pós- guerra foram abandonadas. Em 1947, Deming foi recrutado pelo Supremo Comando das Forças Aliadas para apoiar o desenvolvimento de um recenseamento no Japão. Ao mesmo tempo, formou-se no Japão a União de Cientistas e Engenheiros Japoneses (JUSE), grupo que iria ser determinante na adoção e difusão dos princípios da qualidade pela indústria japonesa. Uma equipa de especialistas em estatística dos Laboratórios Bell, destacada no Japão no período pós-guerra, enviou a este grupo cópias do livro de Walter Shewhart (1931) sobre controle da qualidade na produção de bens manufaturados. O tema da qualidade despertou interesse a nível nacional, tal como tinha acontecido nos Estados Unidos durante o esforço de guerra. Em 1950, Deming foi convidado para uma série de seminários sobre o controle estatístico da qualidade destinados a engenheiros e chefes de produção de empresas japonesas. Deming aceitou, mas insistiu em conversar também com a alta gerência dessas empresas. A sua experiência com a implementação de técnicas de qualidade dizia-lhe que não era suficiente envolver os trabalhadores da área de produção na aplicação destas técnicas, tinha de envolver também a gestão. A filosofia da qualidade atribuída a Deming resulta da combinação dos seus conhecimento técnicos com a sua experiência na implementação de técnicas de qualidade em organizações nos Estados Unidos e Japão. Deming estava convencido que para uma organização manter a ênfase necessária na qualidade era imprescindível o empenho continuado da alta gerência. Sem uma estrutura adequada que possibilitasse a transformação da própria organização de nada serviriam os esforços dos 9/90 FACULDADE DE CIÊNCIAS APLICADAS DE MINAS-FACIMNAS/UNIMINAS trabalhadores. Assim, a sua filosofia da qualidade, expressa através de 14 princípios, é direcionada especificamente aos gestores. Os 14 pontos de Deming para a Qualidade Estes conceitos descrevem o caminho para a qualidade, o qual deve ser continuamente aperfeiçoado: 1. Criar uma constância de propósitos para aperfeiçoar produtos e serviços, a fim de torná-los competitivos, perpetuá-los no mercado e gerar empregos. 2. Adotar a nova filosofia. Vivemos numa nova era econômica. Agestão ocidental deve despertar para o desafio, conscientizar-se de suas responsabilidades e assumir a liderança em direção à transformação. 3. Acabar com a dependência de inspeção para obter a qualidade. Eliminar a necessidade de inspeção em massa, priorizando a qualidade do produto. 4. Acabar com a prática de negócio compensador baseado apenas no preço. Em vez disso, minimizar o custo total. Insistir na idéia de um único fornecedor para cada item, desenvolvendo relacionamentos duradouros, calcados na qualidade e na confiança. 5. Aperfeiçoar constante e continuamente todo o processo de planejamento, produção e serviço, com o objetivo de aumentar a qualidade e a produtividade e, tendo como conseqüência a redução nos custos. 6. Fornecer treinamento no local de trabalho. 7. Adotar e estabelecer a liderança. O objetivo da liderança é ajudar as pessoas a realizar um trabalho melhor. 8. Eliminar o medo de mudar a situação existente. 9. Quebrar barreiras entre departamentos. Os colaboradores dos setores de pesquisa, projetos, vendas, compras ou produção devem trabalhar em equipe, tornando-se capazes de antecipar problemas que possam surgir durante a produção ou a utilização dos produtos/serviços. 10. Eliminar slogans, exortações e metas dirigidas aos empregados. 11. Eliminar padrões artificiais para o chão de fábrica, a administração por objetivos (APO) e a administração através de números e metas numéricas. 12. Remover barreiras que despojem as pessoas do orgulho no trabalho. A atenção dos supervisores deve voltar-se para a qualidade e não para os números. Remover as barreiras que usurpam dos colaboradores das áreas administrativas e de planejamento e engenharia o justo direito de orgulhar-se do produto de seu trabalho. 13. Estabelecer um programa rigoroso de educação e auto aperfeiçoamento para todo pessoal. 14. Colocar todos na empresa para trabalhar de modo a realizar a transformação, que é tarefa para todos. Pela sua influência no movimento da qualidade a nível mundial, Deming merece um lugar de destaque no histórico da qualidade. Os princípios de qualidade que enumerou permanecem válidos ainda hoje. No entanto, o seu conceito de qualidade era demasiado restrito, focado exclusivamente nos aspectos técnicos do produto. Joseph Juran trabalhou com Walter Shewhart no Departamento de Controle de Qualidade dos Laboratórios Bell tendo integrado a equipa que visitou o Japão no período pós-guerra. Tal como Deming, Juran teve um forte impacto no pensamento japonês sobre sistemas de qualidade. Juran definiu qualidade em termos da adequação de um produto à sua utilização pretendida. Esta definição aproximou o conceito de qualidade à perspectiva do cliente ou utilizador. Abriu a porta a oportunidades de melhoria da qualidade ao nível da adequação das especificações técnicas do bem ou serviço à utilização pretendida pelo cliente. Em 1951, Juran publicou o livro Quality Control Handbook, onde apresentou o modelo de custos da qualidade. O modelo explicitava uma série de custos de falhas internas (por exemplo, custo com produtos defeituosos) e falhas externas (por exemplo, custos com garantias) que poderiam ser reduzidos através de investimentos em inspecção e prevenção. O modelo representa uma ferramenta de gestão que permite justificar investimentos em programas de melhoria da qualidade. A contribuição de Juran vai muito para além da definição de um modelo de custos de qualidade. No seu livro Juran on Leadership for Quality, Juran apresenta uma base conceptual para um processo de gestão da qualidade. Em 1954, Juran introduziu no Japão uma nova era no controle da qualidade, que passou a ter tratamento global, sendo o pioneiro na aplicação dos conceitos da qualidade à estratégia empresarial Juran divide o processo em três fases distintas, planejamento da qualidade, controle da qualidade e melhoria de qualidade, e recomenda a criação de equipas de 10/90 FACULDADE DE CIÊNCIAS APLICADAS DE MINAS-FACIMNAS/UNIMINAS projeto responsáveis por cada uma destas fases. O planejamento da qualidade requer a descrição dos clientes e das suas necessidades, a definição de objetivos da qualidade, a definição de medidas da qualidade, o desenvolvimento do plano da qualidade, a disponibilidade de recursos necessários para implementar o plano e a sua implementação efetiva. O controle da qualidade consiste na implementação de um sistema de métricas da qualidade, de avaliação de ações que visam melhorias da qualidade e de ações corretivas com base na análise de métricas da qualidade. A terceira fase do processo idealizado por Juran exige às organizações o estabelecimento, através de políticas, de programas e procedimentos e de uma infra-estrutura que potencia a melhoria contínua da qualidade, reduzindo desperdícios, melhorando a satisfação dos empregados e dos clientes. Assim, o trabalho de JURAN torna evidente que a gestão da qualidade exige processos de gestão específicos nas organizações. Em 1956, Armand Feigenbaum propôs a expressão "controle da qualidade total", um reforço da idéia que a qualidade resulta de um esforço de todos os indivíduos que colaboram com uma organização e não de apenas um grupo de projeto. Feigenbaum vem dar ênfase à melhoria da comunicação entre departamentos funcionais, em particular a nível de controle de design, controle de materiais e produção, como forma de promover melhorias da qualidade. Tal como Juran, ele acreditava no poder do modelo de custos da qualidade, tendo contribuído para a definição de sistemas de medição e reporte de custos da qualidade. Assim como Juran, defendeu a necessidade de criar uma estrutura organizativa que servisse de suporte à gestão da qualidade. Propôs a criação de uma nova função nas empresas, a engenharia de controle da qualidade, responsável por resolver problemas de qualidade que atravessam departamentos funcionais. O modelo de custos da qualidade apoiava o investimento em programas de melhoria até ao ponto em que o custo de prevenção e inspeção excedia o custo provocado por falhas de qualidade. Nessa perspectiva, em muitos casos não seria desejável obter 100% de produto em conformidade, uma vez que os custos de prevenção e inspeção seriam muito grandes. Phillip Crosby teve um contribuição fundamental para a teoria da qualidade ao defender o conceito de zero defeitos ou produção sem defeito. Crosby trabalhava na Martin Company, hoje Lockheed- -Martin Corporation, empresa que fabricava mísseis para o exército americano. A empresa tinha uma reputação de qualidade conseguida à custa de inspeção em massa dos seus produtos. A certa altura, a Martin Company comprometeu-se a entregar um míssil do tipo Pershing à base do Cabo Canaveral sem defeitos e com um prazo de entrega relativamente curto. Sabendo que não havia tempo suficiente para garantir qualidade através do processo de inspeção habitual, a gestão pediu aos trabalhadores para produzir um míssil com qualidade na primeira montagem – e assim fizeram. Tal como Deming, Crosby define qualidade em termos de conformidade do produto com as suas especificações técnicas, mas introduz a idéia de que a qualidade é grátis, compensa sempre o investimento, desde que se garanta que o processo vai produzir bem à primeira, "right first time". No seu livro Quality is Free (Crosby, 1979) defende que produzir bem à primeira depende essencialmente da gestão de recursos humanos de criar uma consciência coletiva para a qualidade, motivar os colaboradores para produção com qualidade e reconhecer o seu esforço para melhoria da qualidade. Kaoru Ishikawa era filho de um dos fundadores e primeiro presidente da JUSE. A sua principal contribuição reside no desenvolvimento de um conjunto de ferramentas da qualidade, métodos de apoio à resolução de problemas de qualidade, entre as quais o famoso diagrama decausa-efeito. O diagrama de causa-efeito procura chegar à raiz de uma falha de qualidade explorando causas primárias do problema, causas de causas primárias e assim sucessivamente. Também é atribuída a Ishikawa a idéia de círculos de qualidade, isto é, formação de grupos de trabalho que reúnem periodicamente para discutir e resolver problemas de qualidade que afetam o seu dia-a-dia. Ishikawa define gestão de qualidade como o desenvolvimento, produção e serviço de um produto, da forma mais econômica, útil e satisfatória para o consumidor. Tal como no trabalho de Juran, nota-se uma evolução do conceito de qualidade no sentido de incorporar requisitos do consumidor. Genichi Taguchi contribuiu de forma importante para a teoria da qualidade e para o conjunto de ferramentas da qualidade. Taguchi defendeu a idéia que a qualidade deve ser garantida através do design dos produtos. Se o design não facilitar a produção com qualidade, os esforços de melhoria a nível do processo produtivo vão ser em grande parte frustrados. Taguchi deu nova ênfase aos efeitos nocivos da variabilidade já anunciados por Deming: defendeu que é preferível ter um produto que tem um desempenho médio fora de especificação mas muito consistente, do que um produto com desempenho médio próximo da especificação mas pouco consistente – isto porque é mais fácil corrigir o desvio médio de desempenho do que a falta de consistência. Desta forma, Taguchi 11/90 FACULDADE DE CIÊNCIAS APLICADAS DE MINAS-FACIMNAS/UNIMINAS acrescentou ao conceito de qualidade uma dimensão de consistência. Enquanto que Juran e Feigenbaum se preocupam com os custos da qualidade para a organização, Taguchi preocupa-se com os custos da qualidade para a sociedade. Taguchi levou o conceito de falha externa de qualidade mais longe, considerando não só o custo para a organização que envia para o mercado um produto com defeito, mas também para a organização que adquire esse produto, o consumidor final, etc. Esta perspectiva mostrou o efeito sistêmico das falhas de qualidade, e o efeito potencialmente devastador para uma sociedade da acumulação de pequenas falhas de qualidade. A contribuição de David Garvin para a evolução do conceito de qualidade é substancialmente diferente das anteriores, Garvin analisou os contribuição anteriores e desenvolveu um léxico da qualidade que ganha valor à medida que se utiliza de forma cada vez mais comum a palavra "qualidade". Com base na sua análise, Garvin descreve diferentes dimensões da qualidade. O seu trabalho permite que gestores, trabalhadores e até clientes pensem e discutam questões da qualidade de uma forma mais precisa. Este vocabulário comum não só propicia discussões sobre qualidade mais frutíferas, como vem encorajar as organizações a considerar a qualidade como um elemento importante no seu posicionamento estratégico. Na sua estratégia, as organizações devem identificar as dimensões da qualidade que consideram prioritárias, por exemplo, fiabilidade e serviço, em vez de manifestar um propósito genérico de melhoria da qualidade. Resumindo: Ao longo do século XX, vários foram os enfoques dados ao gerenciamento da função qualidade nas organizações: - Controle da Qualidade (desde 1900): consiste no desenvolvimento de sistemas que monitoram o projeto, o processo de fabricação e assistência técnica de um produto ou de um serviço. - Controle Estatístico de Processos (1945): controle da qualidade realizado utilizando-se técnicas estatísticas. - Zero Defeito (1960): sistema de gestão da qualidade desenvolvido por Philip Crosby. - Círculos de Controle da Qualidade (1962): reunião de pessoas que investigam problemas de qualidade, desenvolvido por Kaoru Ishikawa. - Controle da Qualidade Total (1980): sistema de gestão empresarial baseado na qualidade, abrangendo toda a organização, desenvolvido por Feigenbaum(1956) e aprimorado por Juran, Kaoru Ishikawa e F. W. Deming. - Qualidade Assegurada (1980): consiste em oferecer uma garantia ao cliente, assegurando que o produto ou serviço oferecido é confiável. - Sistema ISO 9000 (1987): sistema para a garantia da qualidade de produtos e serviços. - Excelência empresarial (1987): sistema de avaliação da empresa, envolvendo múltiplos aspectos. O Prêmio Nacional da Qualidade Malcolm Baldridge foi criado naquele ano. 12/90 FACULDADE DE CIÊNCIAS APLICADAS DE MINAS-FACIMNAS/UNIMINAS 1.6 Etapas históricas da qualidade EvoluçãoEvolução Gerenciamento da Gerenciamento da Qualidade TotalQualidade Total Garantia da Qualidade Controle da Qualidade Inspeção Detecção de Erro Retificação Métodos estatísticos Desempenho de processo Padrões de qualidade Sistemas da Qualidade Custo da qualidade Solução de problemas Planejamento da qualidade Estratégia de qualidade Grupos de trabalho Envolvimento de clientes e fornecedores Figura 2 Etapas históricas da qualidade O conceito da Qualidade para as organizações evoluiu ao longo dos tempos, constituindo-se nas etapas: inspeção, controle estatístico da qualidade, garantia da qualidade e gestão estratégica da qualidade( Gerenciamento da qualidade total). Cada etapa é analisada segundo os sete critérios abaixo. 1. Preocupação básica 2. Visão da qualidade 3. Ênfase 4. Métodos 5. Papel dos profissionais da qualidade 6. Responsabilidade pela qualidade 7. Orientação e abordagem 1. Preocupação Básica > INSPEÇÃO: Verificação. > CONTROLE ESTATÍSTICO DA QUALIDADE: Controle. > GARANTIA DA QUALIDADE: Coordenação. > GESTÃO ESTRATÉGICA DA QUALIDADE: Estratégia. 2. Visão Da Qualidade >INSPEÇÃO: Um problema a ser resolvido. >CONTROLE ESTATÍSTICO DA QUALIDADE: Um problema a ser resolvido. > GARANTIA DA QUALIDADE: U problema a ser resolvido, proativamente. > GESTÃO ESTRATÉGICA DA QUALIDADE: Uma oportunidade de concorrência. 3. Ênfase > INSPEÇÃO: Unformidade do produto. > CONTROLE ESTATÍSTICO DA QUALIDADE: Uniformidade do produto com menos inspeção. > GARANTIA DA QUALIDADE: Toda cadeia de produção, do projeto ao mercado. > GESTÃO ESTRATÉGICA DA QUALIDADE: Necessidades do mercado e do consumidor. 4. Métodos > INSPEÇÃO: Instrumentos de medição. > CONTROLE ESTATÍSTICO DA QUALIDADE: Instrumentos e Técnicas Estatísticas. > GARANTIA DA QUALIDADE: Programas e Sistemas. > GESTÃO ESTRATÉGICA DA QUALIDADE: Planejamento estratégico. 5. Papel dos Profissionais Da Qualidade 13/90 FACULDADE DE CIÊNCIAS APLICADAS DE MINAS-FACIMNAS/UNIMINAS > INSPEÇÃO: Inspeção, classificação, contagem e avaliação. > CONTROLE ESTATÍSTICO DA QUALIDADE: Solução de problemas e aplicação da estatística. > GARANTIA DA QUALIDADE: Mensuração/planejamento e projeto de programas. > GESTÃO ESTRATÉGICA DA QUALIDADE: Estabelecimento de objetivos, treinamento, trabalho consultivo com outras áreas e delinear programas. 6. Responsabilidade Pela Qualidade > INSPEÇÃO: Departamento de Inspeção. > CONTROLE ESTATÍSTICO DA QUALIDADE: Departamentos de Produção e de Engenharia. > GARANTIA DA QUALIDADE: Todos os departamentos. > GESTÃO ESTRATÉGICA DA QUALIDADE: Todos na empresa, com a alta gerência exercendo e liderança. 7. Orientação e Abordagem > INSPEÇÃO: Inspeciona a qualidade. > CONTROLE ESTATÍSTICO DA QUALIDADE: Controla a qualidade. > GARANTIA DA QUALIDADE: Constrói a qualidade. > GESTÃO ESTRATÉGICA DA QUALIDADE: Gerencia a qualidade. 1.7 Dimensões da Qualidade Garvin (1992) identifica oito dimensões com vistas a conhecer seus elementos básicos e chegar a um melhor entendimento da qualidade: Desempenho, Características/Especificações Confiabilidade, Conformidade, Durabilidade, Atendimento ao cliente, Estética/Imagem, Qualidade percebida. Desempenho: Aspecto operacional básicode qualquer produto. São as características finais do produto e do uso que o cliente deseja .Com exemplos tem-se: Em automóveis as características básicas podem ser: aceleração, retomada, estilo, acabamento, conforto, etc. Revistas especializadas fazem comparações do desempenho de automóveis, dentro de uma mesma categoria. Em televisores as características básicas podem ser: Qualidade do som, nitidez de imagem, etc. Características/Especificações: Característica ou especificação que diferencia um produto de seus concorrentes. Especificações de engenharia que envolvem o uso de alta tecnologia. Características complementares que superam as funções básicas do produto.Exemplo: Eletrodomésticos e TVs são fabricados para se diferenciarem uns dos outros no mercado; Numa TV a função de ajuste automático de imagem e som pode ser considerada hoje em dia como uma função básica, mas teclas “SAP”, “close caption”, dentre outras, são funções complementares. No entanto, dentro de uma linha de TVs 29 polegadas, por exemplo, a tecla “SAP” pode ser considerada uma função básica. Confiabilidade Grau de isenção de falhas de um produto. Pode-se dizer que confiabilidade é a probabilidade de que um item possa desempenhar sem falhas sua função requerida por um intervalo de tempo estabelecido, sob condições definidas de uso. Pode ser medida através de índices associados ao tempo: MTTF (mean time to failure), MTBF (mean time between failures) e MTTR (mean time to repair). 14/90 FACULDADE DE CIÊNCIAS APLICADAS DE MINAS-FACIMNAS/UNIMINAS Refere-se a bens de caráter durável, e torna-se mais importante à medida que os custos de manutenção tornam-se maiores. A crescente importância dessa dimensão é atribuída ao sucesso da indústria japonesa, cuja superioridade nessa dimensão é bastante significativa. Conformidade Reflete a visão mais tradicional da qualidade. O grau em que um produto está de acordo com as especificações (padrões) incluindo características operacionais. Reflete indiretamente o atendimento aos requisitos do cliente. Durabilidade Medida da vida útil de um produto, analisada tanto por aspectos técnicos quanto econômicos. Quantidade de tempo de uso que pode ser obtida de um produto, antes dele se deteriorar fisicamente. Torna-se difícil de interpretar durabilidade por causa dos reparos. Uso que se consegue de um produto antes dele quebrar, ou quando a substituição é preferível aos reparos constantes. A durabilidade tem uma forte ligação com a confiabilidade. Um produto pode ser durável (vida útil longa), mas não ser confiável (quebras constantes), podendo assim ser substituído antes do previsto. Atendimento ao cliente Rapidez, cortesia, competência e facilidade de reparo. Os consumidores hoje estão preocupados: se o produto tem qualidade, com a pontualidade da entrega, com um bom relacionamento com o pessoal de atendimento. Objetiva assegurar a continuidade dos serviços (além de funções) oferecidos pelo produto após sua venda. Assistência técnica. Serviço de atendimento aos clientes (através de canais como telefone, internet). Velocidade, competência e cortesia com que um problema ocorrido num produto é resolvido. Como reagem com as reclamações dos consumidores e as formas de tratamento da empresa devido a este fato. Estética/Imagem É uma dimensão subjetiva. Relaciona-se com a aparência do produto, o que se sente com ele, qual seu som, sabor, cheiro, etc. É um julgamento pessoal e reflexo das preferências individuais. Exemplo: Acabamento da peça, a nitidez das cores, brilho, variedade de estilos, alisamento da superfície, etc. Qualidade percebida Resultado da falta de informações completas sobre um produto ou os atributos de serviço que levam os consumidores a fazer comparação entre marcas e daí inferir sobre qualidade. Reputação é um dos principais fatores que contribuem para a qualidade percebida. Grau que um produto provoca reação inicial positiva ou negativa no mercado a qual se destina. Consumidores nem sempre conhecem o produto, então usam bases comparativas indiretas, baseadas na percepção.Geralmente reflete a imagem que o produto tem no mercado, seja ela construída através de propaganda, dados históricos de desempenho, reputação do produto, nomes de marca, país de origem, ou ainda referencias fornecidas por amigos.Exemplo: Propaganda, marca do produto, participação no mercado, divulgação informal do produto, etc. 1.8 Ciclo PDCA Essa ferramenta estabelece uma seqüência de atividades para gerenciar uma tarefa, processo, empresa etc. As quatro letras representam as quatro etapas do ciclo: 15/90 FACULDADE DE CIÊNCIAS APLICADAS DE MINAS-FACIMNAS/UNIMINAS P – Planejamento D – desenvolvimento C – Checagem A – Ação Corretiva Figura 3 Ciclo PDCA 1.9 Gestão por Processos ou Gestão de Rotina A visualização da organização como um todo permite um maior inter-relacionamento da cadeia de valor, por meio do conceito de processo. Segundo Harrington “processo é qualquer atividade que recebe uma entrada (input), agrega-lhe valor e gera uma saída (output) para um cliente interno ou externo. Os processos fazem uso dos recursos da organização para gerar resultados concretos“. O mesmo autor subdivide os processos existentes dentro da organização, em processo produtivo e processo empresarial. Processo produtivo é “qualquer processo que entra em contato físico com o produto ou serviço que será fornecido a um cliente externo, até o ponto em que o produto é embalado. Não inclui os processos de transporte e distribuição.” Os processos empresariais são “todos os processos que geram serviço e os que dão apoio aos processos produtivos (por exemplo, processos de atendimento de pedidos, de mudança de engenharia, etc.). Portanto, a representação da organização como um conjunto de processos é uma maneira útil de compreendê-la. Ao se orientar pelos processos, a organização estará trabalhando com todas as dimensões complexas do seu negócio e poderá empregar, não mais de forma isolada, todos os seus esforços para adquirir as vantagens competitivas. As principais vantagens potenciais associadas à visão processual em uma organização são: habilita a organização a ter seu foco direcionado aos clientes; melhor coordenação e integração do trabalho; tempos de respostas mais rápidos; permite à organização antecipar e controlar mudanças; provê meios de efetivar, mais rapidamente, mudanças complexas; auxilia a organização a gerenciar efetivamente seus inter-relacionamentos; provê uma visão sistêmica das atividades da organização; mantém o foco no processo; previne a ocorrência de erros; auxilia a organização a entender melhor a sua cadeia de valor; desenvolve um sistema de avaliação complexo para as áreas de negócio; P D C A Qual é o objetivo ? Definir Metas e Meios Comunicar/Treinar os envolvidos Executar conforme planejado Comparar resultados com as metas Analisar os desvios Definir ação corretiva Definir novas metas 16/90 FACULDADE DE CIÊNCIAS APLICADAS DE MINAS-FACIMNAS/UNIMINAS maior satisfação com o trabalho por parte dos funcionários. Figura 4 Visão processual da organização Atualmente diversas organizações estão migrando de uma estrutura funcional para estruturas baseadas em processos. Neste aspecto autores como (Rummler & Brache, 1994) comentam da dificuldade de ter-se uma organização totalmente processual. Davenport (Davenport, 1994) propõem combinar estruturasprocessuais e funcionais como uma forma de possibilitar uma interface entre os processos e as funções. Outros questionam da seguinte forma: “se não tomarmos cuidado, a mudança de estruturas funcionais para estruturas fundadas em processos pode se resumir a pouco mais do que trocar silos verticais por túneis horizontais” (Gouillart & Norton, 1995). Tanto a melhoria contínua como a reengenharia, exigem uma visão processual da organização, a qual permite ver como o trabalho é realmente executado pelos processos que cortam as fronteiras funcionais. Este tipo de administração mostra os relacionamentos internos entre cliente- fornecedor, por meio dos quais são produzidos produtos/serviços. “As maiores oportunidades de melhorias no desempenho estão nas interfaces funcionais, aqueles pontos em que o bastão é passado de um departamento para outro”(Rummler & Brache, 1994). 1.9.1Características básicas do processo Os processos possuem características básicas que suportam a implantação de seu gerenciamento: Fluxo de Valor: transformação de entradas e saídas, com a utilização de recursos da empresa, com a esperada agregação de valor. Eficácia: grau com que as expectativas do cliente são atendidas. Ser eficaz é fazer o que o cliente quer. Eficiência: grau de aproveitamento dos recursos para gerar uma saída. Ser eficiente é fazer o que o cliente quer da melhor forma para a empresa (otimizando o processo). Tempo de ciclo: tempo necessário para transformar uma entrada numa saída. Deseja-se que o tempo de ciclo seja o menor possível. Custo: recursos despendidos no processo. O conhecimento destas características é importante para: Identificar as áreas com oportunidades de melhoria; Fornecer o conjunto de dados para a tomada de decisão; Fornecer a base para definir metas de aperfeiçoamento e avaliar resultados. 1.9.2 Definições associadas à organização estruturada por processos Processo: Qualquer atividade que recebe uma entrada (input), realiza uma transformação agregando-lhe valor e gera uma saída (output) para um cliente externo ou interno. Processos fazem uso dos recursos da organização para gerar resultados concretos. Processo produtivo: Qualquer processo que entra em contato físico com o produto ou serviço que será fornecido a um cliente externo, até o ponto em que o produto é embalado (por exemplo, a manufatura de computadores, preparação de alimento para consumo em massa, Organização Departamentos A B C D Processos 1 2 ENTRADAS SAÍDAS Fluxo de Agregação de Valor 17/90 FACULDADE DE CIÊNCIAS APLICADAS DE MINAS-FACIMNAS/UNIMINAS refinação de petróleo, conversão de minério de ferro em aço). Não inclui os processos de transporte e distribuição. Processo empresarial: Geram serviço e/ou dão apoio aos processos produtivos (por exemplo, processos de atendimento de pedido, de mudança de engenharia, de folha de pagamento, planejamento de processo de manufatura). Um processo empresarial consiste num grupo de tarefas interligadas logicamente, que fazem uso dos recursos da organização, para gerar resultados definidos, em apoio aos objetivos da organização. 1.9.3 Hierarquia do Processo Macroprocesso: é um processo que geralmente envolve mais de uma função da organização, e cuja operação tem impacto significativo nas demais funções da organização. Dependendo da complexidade do processo este é dividido em subprocessos. Subprocesso: divisões do macroprocesso com objetivos específicos, organizado seguindo linhas funcionais. Os subprocessos recebem entradas e geram suas saídas em um único departamento. Finalmente os subprocessos podem ser divididos nas diversas atividades que os compõem, e em um nível mais detalhado em tarefas. Para fins deste estudo os processos são desmembrados apenas até o nível de atividades. A figura abaixo esquematiza a hierarquia do processo. Finalmente, exemplificando o desmembramento da atividade "solicitação de documentos" temos as seguintes tarefas : Solicitação do RG Solicitação do CPF Conferência dos documentos Registro no cadastro 1.9.4 Representação da estrutura hierárquica dos processos A figura 5 mostra a estrutura hierárquica dos processos, partindo do processo e descendo até o nível de tarefas, que são as unidades mínimas da organização horizontal. ATIVIDADES TAREFAS SUBPROCESSOS PROCESSO Figura 5 Hierarquia do Processo : processo, subprocesso, atividades, tarefas. Uma outra forma de representar a hierarquia do processo é representada na figura 6, onde são representados os diversos níveis bem como os clientes e fornecedores. Como exemplo, tem-se um caso de um banco de varejo, onde foi definida a hierarquia de um determinado processo. Inicialmente definiu-se os diversos subprocessos do atendimento : Abertura de conta corrente Abertura de conta de poupança Financiamento leasing Cartão de Crédito Aplicações 18/90 FACULDADE DE CIÊNCIAS APLICADAS DE MINAS-FACIMNAS/UNIMINAS Informações Devolução de cheques Autorização de pagamentos diversos Autorização para entrega de talão de cheques O subprocesso "abertura de conta de poupança" pode ser detalhado nas seguintes atividades : Solicitação de documentos Preenchimento de cadastro Solicitação de assinaturas Conferência final Arquivamento Um dos principais problemas para a identificação da estrutura hierárquica dos processos é a sua fragmentação pela organização, o que torna difícil sua determinação de inicio e fim do macroprocesso. Por conseguinte, quando da seleção dos macroprocessos que serão trabalhados deve-se estabelecer claramente as fronteiras que o delimitam e a sua importância relativa. É importante salientar que esta é uma atividade interativa, pois a seleção poderá ser mudada e negociada. Figura 6 Hierarquia dos processos vinculada aos clientes de cada nível. Fornecedor: Entrega do Pedido Cliente: Necessidades Expectativas Fornecedor: Geração do Pedido Cliente: Expedição Desenvolvimento do Produto/Serviço Geração do Pedido Processamento do Pedido Atendimento ao Cliente Recursos Humanos Financeiro Jurídico Manutenção, etc. Cliente: Satisfação Prazer Macroprocessos: Macro-Processos de Apoio Organização Entrada do Pedido Fabricação Expedição Cliente: Atendimento ao Cliente Processos Processamento do Pedido 1 Nível 2 Nível Subprocessos Fabricação Cortar Usinar Soldar Montar 3 Nível 19/90 FACULDADE DE CIÊNCIAS APLICADAS DE MINAS-FACIMNAS/UNIMINAS 1.9.6 Modelos mais comuns para mapear processos Observações empíricas de Alvarenga Netto (2004) dão conta de que boa parte das abordagens por processo utilizam como ferramenta principal o fluxograma, o que também se observa em Kubeck (1995). Os profissionais de diversas áreas do conhecimento costumam ter contato com esta técnica desde os tempos escolares, daí sua grande difusão. Na área de sistemas de informação também muito referenciado é o DFD (Diagrama de Fluxo de Dados), como proposto pelos pioneiros Marco (1978) e Yourdon (1988) e amplamente difundido por Gane e Sarson (1984). Kubeck (1995) acrescenta o modelo entidade-relacionamento (MER), também difundido por (Setzer, 1986), fluxogramas, gráficos e tabelas. No entanto, estas ferramentas estão mais voltadasa representar o modo “como” os sistemas operam, ao invés de indicar “o que” deveria ser feito (Hill e Robinson, 1995). Ademais, fluxogramas costumam indicar apenas seqüência de atividades. É fato que nenhuma destas ferramentas representa claramente os recursos nem os controles necessários à boa execução dos processos. No setor automobilístico, através da ampla divulgação das normas ISO/TS 16949:2002 (IAOB, 2002), modelos recentes de processo como o “modelo do polvo” e o Processo Orientado ao Cliente (POC) são apresentados. No entanto, o modelo do polvo não segue o padrão de documentação do IDEF0 (explicado a seguir). De acordo com Bartezzaghi et al.(1999), uma descrição de processo deveria incluir entradas, saídas, recursos, controles e a interligação dos processos. A técnica IDEF0 contém todos estes elementos. 3.1.2 A técnica IDEF De acordo com Klein (1994), Yu e Whright (1997), Cheung e Bal (1998), Fülscher e Powell (1999) e uma ampla pesquisa sobre métodos, técnicas e ferramentas para a abordagem de processo realizada por Kettinger, Teng e Guha (1997), a mais amplamente conhecida técnica para o mapeamento de processos é o IDEF0 (Integrated Definition). Esta técnica, voltada para a modelagem de decisões, ações e atividades de uma organização ou sistema, foi derivada da SADT (Técnica de Projeto e Análise Estruturada), faz parte de uma família de técnicas (IDEF) que se estende do IDEF0 ao IDEF6, foi introduzida no início de 1970 por Douglas T. Ross e publicada em 1981 pela Força Aérea dos Estados Unidos (IDEF, 2003). Uma completa descrição sobre a representação gráfica usando, esta técnica, pode ser obtida em Hill e Robinson (1995), segundo os quais o enfoque IDEF0: a) é voltado ao negócio; b) prioriza “o que” deve ser feito e não apenas o “como” fazê-lo; c) objetiva eficácia antes da eficiência; ao que se acrescenta d) é útil no estabelecimento da abrangência (ou escopo) da análise. A IDEF0, cuja representação evidenciando a interação entre processos está na figura 7, passou a ser a técnica básica adotada para o mapeamento de processos, segundo o modelo proposto neste trabalho, pois possui as características: a) é uma técnica que pode ser utilizada conceitualmente de forma ampla; b) permite uma visualização ampla das interações entre os processos, onde as saídas de cada um são vistas como entradas para o processo seguinte (como entradas propriamente ditas, como controles ou como recursos); c) pode ser aplicada sem necessariamente exigir que o usuário empregue algum tipo de software; d) é referenciada na literatura, havendo facilidade de acesso a outras referências sobre o seu uso; e) estabelece um padrão de linguagem e outras ferramentas computacionais para mapeamento de processo foram derivadas da IDEF0, o que indica compatibilidade ou alinhamento com desdobramentos futuros da técnica. 20/90 FACULDADE DE CIÊNCIAS APLICADAS DE MINAS-FACIMNAS/UNIMINAS Figura 7 Modelo IDEF para mapeamento de macroprocessos (Fonte: IDEF, 2003) No entanto, observações empíricas de mapeamento segundo a IDEF0, têm evidenciado algumas limitações práticas: a) não prevê representação para depósitos de dados. Por exemplo, na modelagem em operações, pode ser relevante diferenciar se a empresa produz para estoque, ou sob pedido (Wild, 1977); no atendimento médico o prontuário do paciente contém informação extremamente relevante para acompanhamento do tratamento. Uma representação para depósito de dados (Gane e Sarson, 1984) poderia simplificar esta necessidade; b) não deixa claro, no caso de prestação de serviços a pacientes, qual o papel destes: é um recurso do sistema? (pois a mão-de-obra está presente no modelo como um recurso), é uma entrada do sistema? (pois é a entidade a ser processada), ou é o próprio processo? (como nos serviços de auto atendimento ). c) trata processo de forma genérica. Quando aplicada na gestão de negócios, não evidencia os processos de gestão e os de apoio. d) de acordo com a conceituação proposta na IDEF0, as entradas previstas podem ser os materiais e objetos. No entanto, não há indicação clara da categoria de entrada dados, quando o processo estudado for o de seu processamento; e finalmente e) também não está prevista a entrada pessoas, quando, por exemplo, se tratar de prestação de serviços a pacientes. Por analogia, a mesma crítica se aplica no caso de serviços como de manutenção de equipamentos. 3.1.2 A técnica As IS O modelo As-Is serve para identificar a situação atual do processo permitindo identificar: quais são as atividades que pertencem ao processo e quem as executa. como estas atividades se inter-relacionam. atividades que agregam valor, não agregam valor, são secundárias, duplicadas, e executadas com mão-de-obra inadequada. de onde vem (fornecedores) os insumos recebidos e para onde vão (clientes). de forma ordenada, numa linguagem gráfica, os detalhes (sub-processos / atividades / tarefas) do processo de negócio em análise. A figura 8 mostra o diagrama de blocos com as várias etapas do modelo. 21/90 FACULDADE DE CIÊNCIAS APLICADAS DE MINAS-FACIMNAS/UNIMINAS Figura 8 Diagrama de blocos do modelo As Is. 22/90 FACULDADE DE CIÊNCIAS APLICADAS DE MINAS-FACIMNAS/UNIMINAS 2 SISTEMAS DE GESTÃO DA QUALIDADE Não é novidade o fato de que se vive numa sociedade em que a competição cresce a cada instante. As organizações buscam incessantemente maneiras de se tornarem mais competitivas. Uma dessas maneiras é a implementação de iniciativas, ferramentas e normas capazes de alavancar a qualidade de seus produtos ao menor custo possível. ( REBELATO E OLIVEIRA, 2006) Na busca pela excelência, surgem como solução para diminuir custo e melhorar a qualidade a implementação de iniciativas tais como: TQM (Total Quality Management ou Gestão da Qualidade Total), Seis Sigma e ISO 9000. A organização pode decidir por implementar o TQM, o Seis Sigma ou a ISO 9000 separadamente ou em conjunto, porém, seja qual for a decisão, o que se observa na prática é que a implementação de qualquer uma destas iniciativas é bastante trabalhosa para a empresa e um enorme desafio de coordenação para a organização. Há diversos requisitos e necessidades em termos de recursos materiais e humanos, e todo um árduo trabalho de conscientização para o comprometimento com o processo de implantação. Decidir o que fazer, quando o assunto é implementar qualquer uma das três iniciativas é uma decisão difícil. O processo decisório não é um fim em si (MIRANDA, 1994). Ele só se completa depois que as idéias geradas tiverem sido avaliadas e uma solução tenha sido escolhida. O processo de avaliação das opções para escolha daquela ou daquelas iniciativas que serão efetivamente implementadas deve ser objetivo, imparcial e sereno. Para Pereira e Fonseca (1997), o processo decisório não se restringe à tomada de decisão, mas envolve todos os aspectos que antecedem e sucedem as decisões, a decisão é complexa porque seus efeitos se estendem por todos os sistemas sociais. Indivíduos e organizações estão profundamente inter-relacionados e um influencia o outro. 2.1 Gestão da Qualidade Total (GQT ou TQM) Conforme visto anteriormente o conceito de Qualidade foi primeiramente associado à definição de conformidade às especificações. Posteriormente o conceito evoluiu para a visão de Satisfação do Cliente. Obviamente a satisfação do cliente não é resultado apenas e tão somente do grau de conformidade com as especificações técnicas mas também de fatores como prazo e pontualidade de entrega, condições de pagamento, atendimento pré e pós-venda, flexibilidade, etc...Paralelamente a esta evolução do conceito de Qualidade, surgiu a visão de que o mesmo era fundamental no posicionamento estratégico da empresa perante o Mercado. Pouco tempo depois percebeu-se que o planejamento estratégico da empresa enfatizando a Qualidade não era suficiente para seu sucesso. O conceito de satisfação do cliente foi então extendido para outras entidades envolvidas com as atividades da Empresa. O termo Qualidade Total representa a busca da satisfação, não só do cliente, mas de todos os stakeholders (entidades significativas na existência da empresa) e também da excelência organizacional da empresa. A Qualidade Total extrapola os conceitos de qualidade dos produtos e serviços, estendendo- se desde a limpeza do restaurante, atenção no atendimento, apresentação e exposição dos alimentos, banheiros amplos e sempre limpos, funcionários bem vestidos, educados e bem treinados, funcionários trabalhando satisfeitos, pós vendas e serviço de atendimento ao cliente. Hoje a Qualidade Total estende-se até às questões de qualidade de vida e qualidade ambiental. No Brasil, a Qualidade Total foi difundida nas empresas na década de 70 e a primeira edição do Prêmio Qualidade Brasil (PQB) foi realizado em São Paulo em 1977 com o objetivo de incentivar a qualidade em todos os níveis, premiando empresas com destaque na Gestão de Qualidade e seus resultados junto ao mercado consumidor. Em 2006 o referido prêmio passou a ser promovido pela Associação Prêmio Qualidade Brasil (APQB). Em 1990, o governo federal criou o Programa Brasileiro da Qualidade e Produtividade (PBQP) com o objetivo de disseminar a filosofia da gestão pela qualidade nas organizações públicas e privadas, visando estimular a modernização dos setores produtivos do País, aumentar a competitividade dos bens e serviços produzidos no País e viabilizar a inserção destes num contexto globalizado. A Associação Brasileira de Normas Técnicas (ABNT) concluiu a tradução das normas da série ISO 9000. Essas normas foram criadas pela International Organization for Standardization e estabelecem uma série de padrões internacionais para gestão e garantia da qualidade, 23/90 FACULDADE DE CIÊNCIAS APLICADAS DE MINAS-FACIMNAS/UNIMINAS complementares aos padrões do produto. Têm como objetivo orientar as empresas na implantação de sistemas da gestão da qualidade para fornecer produtos de acordo com as necessidades dos clientes e obter o aumento da produtividade, decorrente da redução de desperdícios, da redução de produtos não conformes, da redução de retrabalho na execução das atividades. 2.1.1 O modelo de gestão da qualidade Total (TQM) Para Berk (1997), o conceito de qualidade teve origem nos EUA, na década de 1920, e nesta época destinava-se apenas a limitar a produção de itens defeituosos. A partir dessa data, o conceito de qualidade sofreu inúmeros refinamentos, sendo que o trabalho pioneiro realizado por Shewhart, Deming, Juran, Feigenbaum, Crosby e outros, indicou a possibilidade de alternativas melhores de abordar a qualidade na fabricação. Uma filosofia administrativa mais eficiente poderia concentrar-se em medidas para impedir que um produto deficiente fosse produzido. O TQM, no entanto, não prosperou nos EUA, mas a partir da 2ª a Guerra, foi bem recebido no Japão. A qualidade superior se tornou tema comum do domínio do mercado japonês e os próprios japoneses contribuíram com o aprimoramento do TQM, mais notadamente nas áreas de redução da variabilidade, soluções de problemas, trabalho em equipe e identificação das expectativas do cliente Conforme o bem apresentado resumo de Stachelski( 2001), as diversas abordagens geradas pelos muitos autores de qualidade total acabaram por dar origem a três escolas distintas da qualidade: a escola americana, liderada por Juran, sofrendo grande influência do taylorismo; a escola japonesa baseada nos princípios de Deming, no controle estatístico, bem como no respeito e valorização do ser humano; a escola européia baseada na padronização prescrita pela norma ISO 9000, que acabou por transformar-se em referência para a qualidade. (SOARES, 1998). Pode se dizer que estas escolas estabeleceram no momento atual, três diferentes filosofias de qualidade total. Uma organização que pretende ser competitiva depende da qualidade de seus funcionários, e seu conhecimento e de seus sistemas de produção, posto que a internacionalização e a globalização a concorrência levará ao desaparecimento dos mercados conquistados de maneira tradicional. A pressão cada vez maior da concorrência multiplica o número de produtos e serviços propostos, ao mesmo tempo que reduz a vida útil destes, tal redução de tempo de desenvolvimento e comercialização impõe uma organização da qualidade cada vez mais metódica e sistemática (TEBOUL, 1996). A versatilidade exigida pelo mercado atual pode ser alcançada através da utilização de modelos de gestão mais ágeis, dentre eles a qualidade total. A qualidade total é uma filosofia de administração cujo objetivo principal é a melhoria contínua e a satisfação das necessidades das pessoas que se relacionam com uma determinada organização. (Deming, 1997). Para tanto, o TQM combina práticas e técnicas tais como: redução de retrabalho, objetivos de longo prazo (visão organizacional), replanejamento dos processos, “benckmarking” competitivo, avaliação permanente dos resultados e uma estreita relação com fornecedores; com táticas de mudança cultural tais como: aumento do envolvimento dos empregados e dos grupos de trabalho, “empowerment”, gestão participativa, delegação de responsabilidades, aprendizagem organizacional, em busca da motivação, por todos os membros da organização (Powell, 1997; Hradesky, 1997; Spencer, 1996). O TQM “compreende um grupo de idéias para aumentar o desempenho competitivo [...]” (Grant, et al., 1996, pág. 26). Conforme Brocka e Brocka (1996), tais idéias ou princípios norteadores de um sistema de gestão da qualidade total, podem ser assim sumariados: orientação do processo; implementação em cascata e envolvimento de todos; melhoria contínua de todos os processos e produtos, internos e externos; constância de propósitos e visão partilhada; investimento nas pessoas; estabelecimento de objetivos comunicados e determinados por todos. (STACHELSKI, 2001) É ainda importante abordar ambientes básicos onde a qualidade é produzida. Paladini (1997) estaca três modelos: Qualidade in-line; Qualidade off-line. Qualidade on-line. Esses modelos ensejam uma nova organização dos esforços dentro da empresa, ou seja, exigem a incorporação de uma nova cultura organizacional. Qualidade in-line: é um modelo mais elementar de produção da qualidade. Enfatiza a qualidade obtida em nível do processo produtivo e pode ser caracterizado como um conjunto bem definido de elementos básicos voltados para o processo de fabricação. A primeira idéia de qualidade aqui utilizada é a ausência de defeitos. Considera-se que a ocorrência de defeito no produto, seja qual for a natureza, prejudica a perfeita utilização do produto e compromete a sua qualidade. Por isto este modelo prioriza, fundamentalmente, os esforços para a correção e a prevenção de defeitos. Cabe observar que se adota aqui a seguinte noção de defeito: defeito é a falta de conformidade que se observa em um produto quando determinada característica da qualidade é comparada com suas 24/90 FACULDADE DE CIÊNCIAS APLICADAS DE MINAS-FACIMNAS/UNIMINAS especificações. Este modelo corrobora-se com a definição de Philip Crosby (1994) que afirma que qualidade é a conformidade com os requisitos. Assim quem se refere a qualidade de vida, por exemplo, precisa definir esta “vida” em termos específicos, como rendimentos adequados, saúde, controle de poluição ou outros itens que possam ser mensuráveis. O mesmo ocorrenos negócios. A mensuração será feita continuamente, afim de determinar a adequação aos requisitos. A não conformidade detectada é a ausência de qualidade. Este modelo, de certa forma remete a super especialização de setores e pessoas na empresa. Em geral este aspecto é prejudicial à qualidade pelo desequilíbrio que gera na organização, criando um cultura de departamentalização e perdendo- se a visão sistêmica. Qualidade off-line: Este modelo enfatiza o esforço de produzir qualidade através da ação do pessoal que não atua precisamente no processo produtivo, mas dá suporte a ele, ou seja, desenvolve funções indiretas. É o caso da gerência de aquisição de matérias-primas, área de vendas, marketing...Pode- se definir qualidade neste modelo, como aquela gerada pelas áreas não diretamente ligadas ao processo de fabricação, mas relevantes para adequar o produto ao uso que dele se espera. Este modelo começou a ganhar relevância a partir do conceito de “Controle Total da Qualidade”, desenvolvido por Feigenbaum nos anos 60 (Feigenbaum, 1995), em que se observa que a ostentação da qualidade não pode eliminar nenhum elemento da empresa. A idéia básica é simples: se alguém desenvolve alguma atividade, seja ela qual for, dentro da empresa, ela é relevante. Se for relevante, constitui de alguma forma para a utilização do produto. Como o desejo é garantir que esta utilização satisfará totalmente ao consumidor, aquela atividade não poderá ser excluída. E deverá ser considerada na montagem do modelo da qualidade da empresa. Qualidade on-line: O modelo da qualidade on-line procura viabilizar, em termos práticos, a ênfase que se confere ao cliente no conceito da qualidade. Pode-se definir este modelo como o esforço feito pela empresa para captar, o mais rapidamente, possíveis alterações em preferências, hábitos ou comportamentos de consumo, e repassá-las ao processo produtivo, de forma a adaptar, no menor espaço de tempo, o processo à nova realidade do mercado. Cria-se, assim, um produto sempre adequado ao consumidor. A idéia que dá suporte ao modelo é a de que o mercado é dinâmico, mudando com freqüência suas características. O produto, assim, precisa permanentemente ajustar- se a ele. Isto requer, por um lado, um processo flexível, que possa viabilizar, em pouco tempo, as alterações que devem ser efetuadas no produto e, por outro, o modelo obriga a empresa a desenvolver um sistema de informações permanentemente em funcionamento, captando informações no mercado. Conceitualmente, o modelo da qualidade on-line está fundamentado na noção de qualidade de projeto. “Denomina-se qualidade de projeto a análise que se faz do produto, em termos de qualidade, a partir da estruturação de seu projeto” A importância que a qualidade do projeto desempenha para a definição da qualidade do produto final é grande, sobretudo se considera que é aqui que se define a faixa de mercado em que o produto vai atuar. O ponto de partida para isso, consiste em estabelecer quais critérios, ou parâmetros, de desempenho são relevantes para a empresa e que prioridades devem ser dados aos mesmos. Uma organização que pretenda ser capaz de entregar produtos e serviços de qualidade aos seus clientes precisa que todos os seus departamentos e áreas funcionais excedam seu desempenho, e não somente a área de operações. Conforme foi mencionado anteriormente, não é suficiente um item ser produzido de acordo com suas especificações, se o projeto não atende às necessidades dos clientes. Além disso, não basta que todos os departamentos otimizem seus desempenhos de forma isolada, visando atender seus clientes imediatos. É necessário integrar as diversas ações nas mais variadas áreas, para que estas conduzam a empresa à competitividade duradoura. Buscando atender a este ponto, os japoneses desenvolveram um sistema de gestão da qualidade bastante simples, capaz de produzir resultados muito expressivos. Com base nesse modelo japonês, Campos (1999) propõe um sistema de gestão da qualidade formado essencialmente por dois programas: gerenciamento da rotina e gerenciamento pelas diretrizes. Cordeiro(2004) em seu artigo mostrou de forma clara os princípios do TQM e os parágrafos seguintes foram retirados de seu artigo. Segundo ele o gerenciamento da rotina é uma parte do programa de gestão da qualidade que pode ser implementado em um departamento de forma isolada, como programa-piloto. A primeira etapa para sua implementação é a descrição do negócio, ou seja, a elaboração de três medidas relacionadas à empresa ou ao departamento em questão: a) identificação de clientes e produtos ou serviços críticos para estes; b) definição dos recursos para atender às necessidades destes clientes; e c) mapeamento dos processos com estabelecimento de itens de controle e metas que garantam a satisfação dos clientes (CAMPOS, 1999). Para identificar os produtos ou serviços críticos, determinam-se primeiramente os clientes imediatos do departamento. Esses clientes podem ser clientes externos da empresa (outras 25/90 FACULDADE DE CIÊNCIAS APLICADAS DE MINAS-FACIMNAS/UNIMINAS empresas, o governo, o consumidor final, etc.), clientes externos ao departamento (outros departamentos da empresa, a presidência, etc.) ou clientes internos ao departamento (os funcionários do departamento, por exemplo), segundo Campos (1999). Cada um desses aguarda que o departamento em questão lhes forneça um ou mais produtos ou serviços. Em seguida, definem-se quais recursos são utilizados internamente para entregar esses produtos ou serviços aos clientes identificados previamente. Parte desses recursos é formada por transformadores, ou seja, funcionários (com determinadas habilidades e competências) e equipamentos e instalações (com características técnicas específicas). A outra é constituída de materiais e informações (eventualmente de clientes), que são modificados pelos recursos transformadores (CAMPOS, 1999). A terceira medida consiste na elaboração de fluxogramas que descrevam o modo pelo qual são realizadas as operações de transformação que culminarão na entrega dos produtos ou serviços críticos para a satisfação dos clientes imediatos. Uma vez definidos os processos de transformação, atribuem-se medidas de desempenho (itens de controle) para cada um dos produtos ou serviços do departamento. Esses itens de controle devem vir acompanhados de metas a serem atingidas, para que os clientes imediatos sejam satisfeitos. Por fim, as atividades críticas constantes nesses fluxogramas devem ser padronizadas, a fim de garantir a manutenção dos resultados do processo dentro da meta (CAMPOS, 1994). A segunda etapa da implementação do gerenciamento da rotina refere-se ao funcionamento do programa no dia-a-dia da empresa. Sempre que o resultado de um processo estiver abaixo da meta, têm-se um problema gerencial a ser resolvido. Na sua resolução, deve-se empregar o método Plan, Do Check, Act (PDCA). A organização que implementar com sucesso o gerenciamento da rotina em todos os seus departamentos de forma integrada terá macroprocessos capazes de atender às necessidades imediatas de seus clientes internos e externos, tornando-se bastante competitiva. Entretanto, para que se mantenha competitiva no longo prazo, os diversos itens de controle e suas metas precisam estar alinhados com a estratégia empresarial. No sistema de gerenciamento proposto por Campos (1996), esse papel é exercido pelo gerenciamento pelas diretrizes (hoshin kanri, em japonês). O ponto de partida do gerenciamento pelas diretrizes é o tradicional planejamento estratégico, pelo qual a empresa realiza as análises externa e interna e define os valores e crenças da alta administração e sua visão, estabelecendo estratégias para transformar a visão em realidade, de acordo com as análises realizadas, os valores e crenças da organização. Essas
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