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Métodos de arquivamento e guarda de documentos Fabrício Mariano Métodos de arquivamento – antes de 1950 Segundo o Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística (ARQUIVO NACIONAL, 1992), Método de Arquivamento é uma sequência de operações que determina a disposição dos documentos de um arquivo ou coleção, uns em relação aos outros, e a identificação de cada unidade. Método alfabético É subdividido em: específico, geográfico, mnemônico e variadex. Específico � : é representado por palavras dispostas alfabeticamente, é um dos mais difíceis processos de arquivamento, pois, consistindo em agrupar as pastas por assunto, apresenta a dificuldade de se escolher o melhor termo ou expressão que defina o assunto a ser arquivado. Geográfico � : método de ordenação que tem por eixo aspectos geográ- ficos. Esse método é muito aconselhável quando o objetivo é ordenar a documentação de acordo com a divisão geográfica, que pode envolver a busca por região, estado, município, bairro, rua e local específico. Mnemônico � : busca combinar as letras do alfabeto de forma a auxiliar a memória na busca da informação no material de arquivo. Variadex � : tem por eixo as letras do alfabeto representadas por cores diferentes, ou seja, consiste em dar cores a um grupo de letras para buscar a informação. As cores podem variar de país para país, mas a regra geral é que as cores devem ser claras e contrastantes. Método numérico É um método de arquivamento indireto, pois é necessário que seja rea- lizada uma consulta anterior a um índice ou arquivo de fichas para localizar 1 * Mestre em Economia pela Wisconsin Internatio- nal University. Pós-gradu- ado em Finanças e Gestão Corporativa pela Univer- sidade Candido Mendes (UCAM). Graduado em Física pela Universidade Federal do Rio de Janeiro (UFRJ).Professor do Ins- tituto de Administração do Rio de Janeiro (IARJ). Professor de cursos pre- paratórios para concursos. Este material é parte integrante do acervo do IESDE BRASIL S.A., mais informações www.iesde.com.br 2 Métodos de arquivamento e guarda de documentos o número atribuído ao assunto em questão. É mais demorado, porém, mais sigiloso. Divide-se em numérico simples e duplex. Numérico simples � : método de ordenação que tem por eixo o número atribuído às unidades de arquivamento. As pastas devem ser numera- das em ordem da entrada do correspondente ou assunto, sem nenhu- ma consideração à ordem alfabética dos mesmos, dispensando, assim, qualquer planejamento anterior do arquivo. Para que esse método te- nha sucesso, os índices devem ser organizados em fichas, e devem ser organizados dois índices em fichas: em um grupo de fichas serão arquivadas alfabeticamente, para que � se saiba que número recebeu o correspondente ou assunto dese- jado; no outro grupo serão arquivadas numericamente, de acordo com � o número que recebeu o cliente ou o assunto, ao entrar para o ar- quivo. Esse índice arquivado numericamente é considerado tombo (registro) de pastas ocupadas, que indica qual o último número pre- enchido e, consequentemente, o número seguinte. Duplex � : método de ordenação que tem por eixo a distribuição dos documentos em grandes classes por assunto, numeradas consecutiva- mente, que podem ser subdivididas em classes subordinadas, median- te o uso de números justapostos com traços de união. Método alfanumérico Método de ordenação que usa a combinação de letras e números. Combi- na a simplicidade do método alfabético com a rapidez do numérico. Divide- -se em decimal, automático e automático moderno. Método decimal � : método de ordenação que tem por eixo um plano prévio de distribuição dos documentos em 10 grandes classes, cada uma podendo ser subdividida em 10 subclasses, e assim por diante. Método automático e automático moderno � : método bastante usa- do para arquivamento, parte-se de uma tabela preparada na qual se associam todas as letras do alfabeto a números. Este material é parte integrante do acervo do IESDE BRASIL S.A., mais informações www.iesde.com.br Métodos de arquivamento e guarda de documentos 3 Métodos de arquivamento – após 1950 (métodos flexíveis) A partir de 1950, os métodos de arquivamento passaram a ser determina- dos pela natureza dos documentos a serem arquivados, e pela estrutura da entidade. Dividem-se em básicos e padronizados. Método alfabético É o mais simples e mais antigo, baseia-se na ordem alfabética. Quando o método alfabético envolve nome de pessoas, pode ser chamado método nominal. Regras de alfabetação Nome + sobrenome � Luiz Carlos Oliveira Arquiva-se: OLIVEIRA, Luiz Carlos Artigos e preposições, tais como: a, o, de, d’, da, do, e, um, uma � (não são considerados) André Luiz de Oliveira Arquiva-se: OLIVEIRA, André Luiz de Prefixos DE, DE LA, LE, VON, MAC, M, D (não se separa) � Stefan De La Rua Arquiva-se: DE LA RUA, Stefan Observação: alguns autores falam que as partículas dos nomes estran- geiros podem ou não ser consideradas. O mais comum é considerá-las como parte integrante do nome, quando escritas com letras maiúsculas. Exemplo: Esteban De Penedo Arquiva-se: De Penedo, Esteban Este material é parte integrante do acervo do IESDE BRASIL S.A., mais informações www.iesde.com.br 4 Métodos de arquivamento e guarda de documentos Giulio di Capri Arquiva-se: Capri, Giulio di Títulos honoríferos, científicos e profissionais liberais: a titulação � não faz parte da regra de alfabetação Presidente Fernando Henrique Cardoso Arquiva-se: CARDOSO, Fernando Henrique (Presidente) Sobrenomes compostos: nesse caso, segue-se uma ideia de subs- � tantivo + adjetivo André Castelo Branco Arquiva-se: CASTELO BRANCO, André Heitor Villa-Lobos Arquiva-se: VILLA-LOBOS, Heitor Grau de parentesco como neto, filho, sobrinho, júnior segue a � ideia acima Paulo Carlos Filho Arquiva-se: CARLOS FILHO, Paulo Sobrenomes com a palavra Santo, Santa e São não se separam � Luciano Santo Cristo Arquiva-se: SANTO CRISTO, Luciano Os nomes espanhóis são registrados pelo penúltimo sobrenome � que corresponde ao sobrenome da família do pai Francisco de Pina de Mello Arquiva-se: PINA DE MELLO, Francisco de Nomes orientais, japoneses, chineses e árabes arquivam-se como � se apresentam Li Yutang Arquiva-se: Li Yutang (do mesmo modo) Este material é parte integrante do acervo do IESDE BRASIL S.A., mais informações www.iesde.com.br Métodos de arquivamento e guarda de documentos 5 Nomes com sobrenome repetido arquivam-se pela ordem alfabé- � tica dos mesmos J. Vasconcelos John Vasconcelos Jeil Vasconcelos Arquiva-se: VASCONCELOS, J. VASCONCELOS, Jeil VASCONCELOS, John Empresas: nome de firmas, empresas, instituições e órgãos gover- � namentais devem ser transcritos como se apresentam EMBRATEL Arquiva-se: EMBRATEL Empresas com artigos � O Globo Arquiva-se: Globo (O) Observação: alguns autores admitem arquivar O Globo exatamente como se escreve, mas na hora da procura o arquivista procura pela letra G. Títulos de congressos, conferências, reuniões, assembleias deve- � rão ser arquivados de modo que a numeração não faça parte da regra de alfabetação, e a procura seja feita em ordem alfabética Segunda Conferência de Física Terceiro Congresso de Geofísica Arquiva-se: Conferência de Física (Segunda) Congresso de Geofísica (Terceiro) Este material é parte integrante do acervo do IESDE BRASIL S.A., mais informações www.iesde.com.br 6 Métodos de arquivamento e guarda de documentos Método geográfico É um sistema direto, em que a busca é feita diretamente no documento. É o preferido quando o principal elemento do documento é a procedência ou o local. Método numérico O principal elemento é o número. Dividido emsimples, cronológico e dígito-terminal. Método numérico simples � : corresponde à atribuição de um número a cada correspondente ou cliente, obedecendo à ordem de entrada ou registro, sem qualquer preocupação com a ordenação alfabética. Nesse método, quando se anula um registro, este é aproveitado para outro arquivamento. Método numérico cronológico � : nesse caso, além da ordem numéri- ca, deve observar-se a data da produção do documento. Nesse méto- do, quando se anula um registro, só se aproveita o número se for na mesma data. Método numérico dígito-terminal: � esse método surge em decor- rência da necessidade de reduzir erros no arquivamento de grande volume, cujo elemento principal de identificação é o número. Os do- cumentos são numerados sequencialmente, dispostos em três grupos de dois dígitos cada um, lidos da direita para a esquerda. Exemplo: 524375: grupo primário: 75; � grupo secundário: 43; � grupo terciário: 52. � Método ideográfico ou temático Método de ordenação que tem por eixo os assuntos presentes, explicita- mente ou não, nos documentos. Este material é parte integrante do acervo do IESDE BRASIL S.A., mais informações www.iesde.com.br Métodos de arquivamento e guarda de documentos 7 Enciclopédico � : faz prevalecer a classificação pelos assuntos básicos ou temas que admitem diversas decomposições. É muito indicado quan- do a departamentalização é por processo e existem campos técnicos bem definidos. Método dicionário � : despreza a classificação por assuntos correlatos em subcampos, procedendo-se apenas à rigorosa ordenação alfabéti- ca. É aconselhável para pequenos arquivos. Método duplex � : utilizado com o estabelecimento de um código nu- mérico para os diversos títulos e subtítulos de assuntos principais e correlatos. Método de classificação decimal � : o conhecimento é dividido em 10 classes, e estas podem ser divididas em outras 10 subclasses. Unitermo ou indexação coordenada � : o método consiste em atribuir a cada documento ou grupo de documentos um número em ordem crescente, de acordo com a sua entrada. Esse número, denominado número de registro, é controlado através de livro próprio, deve ser as- sinalado no documento em local visível e previamente determinado. Sistemas padronizados Variadex � : esse método foi padronizado pela “Remington Rand”, é con- siderado uma variação do sistema alfabético. Para um grupo de letras é definida uma cor associada. O método não é fixo, ou seja, as cores podem variar de país para país. Método soundex � : método baseado no som das palavras, em função da pronúncia e da letra inicial, método criado pela língua inglesa. Bus- ca de sons próximos e semelhantes. Método rôneo � : conhecido também como método híbrido, é um mé- todo que está em franco desuso. O seu mecanismo consiste na combi- nação do método alfanumérico com o numérico ordinário. Método automático � : após 1950, as empresas estavam em um novo momento administrativo e os materiais de arquivos tiveram que ter novas metodologias, ou seja, ser flexíveis para atender a massa docu- mental que cresceu exponencialmente. Este material é parte integrante do acervo do IESDE BRASIL S.A., mais informações www.iesde.com.br 8 Métodos de arquivamento e guarda de documentos Outro método de arquivamento Método de vigência contínua � : é também conhecido como follow-up. Tem grande valor para o controle de informação solicitada, encomen- das de materiais. A sua indicação é recomendada quando se precisa, entre outras coisas, evitar o procedimento errado de muitos chefes, que prendem documentos importantes em seu poder. Resolução de questões 1. (BNDES) Quando se organiza um arquivo utilizando-se o método nu- mérico simples, a preocupação inicial recai somente na atribuição de números a cada novo cliente ou correspondente, obedecendo apenas à ordem de entrada ou registro, como apresentado a seguir: 1 – Alba Santos Silva; 2 – Bárbara Assunção; 3 – Banco Nacional do Desenvol- vimento Econômico e Social; 4 – Alcedo Costa; 5 – Ricardo Alves; e 6 – Banco do Brasil. Como se observa, essa é a ordem em que os docu- mentos encontram-se no arquivo. No entanto, para a efetiva recupera- ção dos documentos, é necessário elaborar o índice alfabético remissi- vo, que é a seguinte sequência: a) 1, 2, 3, 4, 5, 6. b) 1, 4, 6, 2, 3, 5. c) 3, 6, 4, 5, 2, 1. d) 5, 2, 6, 3, 4, 1. e) 6, 5, 4, 3 ,2, 1. Solução: Colocando os nomes segundo as regras de alfabetação, temos: 1 – Alba Santos Silva – Santos Silva, Alba 2 – Bárbara Assunção – Assunção, Bárbara 3 – Banco Nacional do Desenvolvimento Econômico e Social – Banco Nacional do Desenvolvimento Econômico e Social 4 – Alcedo Costa – Costa, Alcedo Este material é parte integrante do acervo do IESDE BRASIL S.A., mais informações www.iesde.com.br Métodos de arquivamento e guarda de documentos 9 5 – Ricardo Alves – Alves, Ricardo 6 – Banco do Brasil – Banco do Brasil Gabarito: D 2. Os métodos de arquivamento dicionário e enciclopédico são métodos considerados a) básicos e geográficos. b) padronizados e ideográficos. c) alfabéticos e hierarquizados. d) alfabéticos e ideográficos. e) básicos e numéricos. Solução: O método dicionário é considerado alfabético, e o enciclopédico é ideo gráfico. Gabarito: D 3. Qual é o método que combina letras e cores? a) Colorex. b) Soundex. c) Variadex. d) Visualex. e) Alfacores. Solução: O método que combina letras e cores é o variadex. Gabarito: C 4. São exemplos de métodos de arquivamento numéricos e ideográficos: a) numérico simples e unitermo. b) unitermo e dígito-terminal. Este material é parte integrante do acervo do IESDE BRASIL S.A., mais informações www.iesde.com.br 10 Métodos de arquivamento e guarda de documentos c) duplex e indexação desordenada. d) cronológico e decimal. e) decimal e unitermo. Solução: O método decimal é um método numérico, e o unitermo é um méto- do ideográfico. Gabarito: E Guarda de documentos Instalações O arquivo deve ser localizado próximo dos escritórios administrativos e téc- nicos, possibilitando que a busca seja rápida. Por motivo de segurança, deve ficar afastado de canos e esgotos. Quanto ao modo de armazenar os docu- mentos, deve haver flexibilidade do sistema de arquivamento, com arquivos verticais, horizontais, gavetas, mesas adaptadas e estantes. Para a conservação dos documentos, deve haver luz e higienização adequada e controle dos fato- res físicos, químicos e biológicos que possam afetar a massa documental. Iluminação � : o arquivo exige bastante luz, convindo, de preferência, banhado pela luz solar, a qual além de iluminar adequadamente, traz outras vantagens, como higienizar o ambiente de trabalho. Entretanto, o excesso de luz pode gerar a queima do papel do material de arqui- vo. Se possível, utilizar método de iluminação indireta para iluminar o ambiente. Arejamento � : deve-se procurar ventilação natural, constante, ou utili- zar processos auxiliares de ventilação artificial, se necessário. Higienização � : necessitam de uma higienização perfeita, vigilância e desinfecção continuadas. Disposição � (layout): ao planejar o arquivo, o técnico deve considerar uma flexibilidade do sistema de arquivamento: arquivos verticais, ar- quivos horizontais, gavetas de mesas adaptadas – arquivamentos, es- tantes para arquivo inativo. Este material é parte integrante do acervo do IESDE BRASIL S.A., mais informações www.iesde.com.br Métodos de arquivamento e guarda de documentos 11 Preservação/conservação/restauração de documentos Fatores químicos Valor do pH: grau de concentração de íons de hidrogênio num suporte. É expresso numa escala logarítmica de 0 a 14, sendo 7 o ponto neutro. Os valoresacima de 7 caracterizam o estado alcalino, e os inferiores a acidez. Fatores físicos Luz solar, infravermelho que agridem as fibras do papel, umidade relativa do ar, variação de temperatura. Fatores biológicos Evitar poeira, higienizar o lugar com ventilação para evitar o acúmulo de poeira e alergias, para quem manuseia a massa documental, ventilação e ar condicionado, para evitar aparecimento de fungos, bactérias e insetos que degradem o material de arquivo. Principais operações de conservação de documentos Restauração Exige do profissional da área conhecimento dos papéis e tintas emprega- dos. O método objetiva aumentar a resistência do papel ao envelhecimento natural e às agressões externas do ambiente (mofo, pragas, manuseio etc.). Conjunto de procedimentos específicos para recuperação e reforço de docu- mentos deteriorados e danificados. Banho de gelatina Esse método consiste em mergulhar o documento em gelatina ou cola, objetivando aumentar a resistência do documento, não prejudicando a visi- Este material é parte integrante do acervo do IESDE BRASIL S.A., mais informações www.iesde.com.br 12 Métodos de arquivamento e guarda de documentos bilidade e flexibilidade, proporcionando a passagem dos raios ultravioletas e infravermelhos. Alisamento Esse método consiste em colocar os documentos em bandejas de aço inoxidável, expondo-os à ação do ar e com umidade variando de 90 a 95%, por um período de uma hora, em uma câmara de umidificação; posterior- mente, será passado a ferro folha por folha, em máquinas elétricas. Desinfestação É o combate aos insetos através da fumigação, que consiste em utilizar uma substância química de modo que venha a garantir a integridade do papel e da tinta sobre sua ação. Encapsulação Processo de preservação no qual o documento é protegido entre folhas de poliéster transparente, cujas bordas são seladas. Desacidificação Processo pelo qual o valor do pH do papel é elevado a um mínimo de 7, com vistas à sua preservação. Laminação Processo de restauração que consiste no reforço de documentos dete- riorados ou frágeis, colocando-os entre folhas de papel de baixa gramatura, fixadas por adesivo natural, semissintético ou sintético, por meio de diferen- tes técnicas, manuais ou mecânicas. Silking Esse método utiliza tecido – crepeline ou musseline de seda – de grande durabilidade, mas, devido ao uso de adesivo à base de amido, afeta suas qua- Este material é parte integrante do acervo do IESDE BRASIL S.A., mais informações www.iesde.com.br Métodos de arquivamento e guarda de documentos 13 lidades permanentes. Tanto a legibilidade quanto a flexibilidade, a reprodu- ção e o exame pelos raios ultravioletas e infravermelhos são pouco prejudi- cados” (PAES, 2005). Resolução de questões 1. A conservação adequada dos documentos serve para preservá-los por mais tempo, além de disponibilizá-los aos consulentes sem maiores preocupações. Acerca do assunto, assinale a assertiva incorreta. a) Não umedeça o dedo com a saliva para virar as páginas de um li- vro. Isto pode afetar a sua saúde, além de provocar o desenvolvi- mento de micro-organismos na documentação. b) Tintas e grafites podem causar danos à documentação, manchan- do, causando riscos, perfurações ou rasgos. c) Utilizar aparelhos de ar-condicionado, pelo menos durante o dia. d) Evite cópias xerox de documentos. A luz ultravioleta causa danos cumulativos irreversíveis, e o manuseio provoca dobras e rasgos nas lombadas. e) O ar seco e a temperatura enfraquecem o papel, e esta provoca mofo. Solução: A alternativa C é a única incorreta, pois, caso o ambiente tenha venti- lação natural adequada, não é necessário ar-condicionado. Gabarito: C 2. São consideradas operações de conservação, exceto a) banho de gelatina. b) restauro. c) limpeza. d) desinfestação. e) alisamento. Este material é parte integrante do acervo do IESDE BRASIL S.A., mais informações www.iesde.com.br 14 Métodos de arquivamento e guarda de documentos Solução: A limpeza não é uma operação de conservação, mas sim uma prática a ser mantida. Gabarito: C 3. Uma das operações de conservação exige conhecimento profundo dos papéis e tintas empregados, que é a) o restauro. b) a desinfetização. c) a limpeza. d) o alisamento. e) a especialização. Solução: Para restaurar documentos, é imprescindível que o profissional conhe- ça profundamente os papéis e tintas empregadas, para que possa rea- lizar procedimentos de recuperação adequados. Gabarito: A 4. Acerca das instalações e localização dos arquivos, a única alternativa errada é: a) a localização dos arquivos correntes deve ser próxima dos escritó- rios administrativos e técnicos. b) a luz deve ser forte no local do arquivo para iluminação do am- biente e da documentação. c) verificar se no local do arquivo não passam canos ou esgotos, pois sua ruptura pode gerar perda dos documentos. d) verificar a higienização do ambiente. e) conseguir ventilação natural constante. Este material é parte integrante do acervo do IESDE BRASIL S.A., mais informações www.iesde.com.br Métodos de arquivamento e guarda de documentos 15 Solução: A luz deve ser adequada, pois, se for forte demais, pode danificar as fibras do papel. Gabarito: B 5. (BR Distribuidora) Para recuperarmos documentos danificados ou ata- cados por pragas, temos algumas técnicas arquivísticas, indique a que apresenta a característica a utilização de tecidos (crepeline ou musse- line de seda) de grande durabilidade: a) desinfestação. b) banho de gelatina. c) tecido. d) silking. e) laminação mecanizada. Solução: O método que utiliza tecidos é o silking. Gabarito: D 6. (TRE/MS – Técnico Judiciário – FCC) A longevidade de documentos em suporte papel supõe ações preventivas, como a) o emprego de tintas ferrogálicas. b) a exposição à luz natural do Sol. c) o uso constante de fungicidas. d) a manutenção do pH neutro. e) a reenfibragem e a laminação. Solução: A durabilidade do papel é aumentada quando se mantém o pH neutro (próximo a 7). Gabarito: D Este material é parte integrante do acervo do IESDE BRASIL S.A., mais informações www.iesde.com.br 16 Métodos de arquivamento e guarda de documentos Dica de estudo MARIANO, Fabrício. Arquivologia para Concursos. Rio de Janeiro: Academia, 2010. Referências BELLOTTO, Heloísa Liberalli. Arquivos Permanentes: tratamento documental. Rio de Janeiro: FGV, 2004. DISPONÍVEL EM: <www.siga.arquivonacional.gov.br/Media/siga/roteiro%20para%20 mensuracao%20de%20documentos%20textuais.pdf>. Acesso em: 15 jan. 2010. DICIONÁRIO de Termos Arquivísticos: subsídios para uma terminologia brasileira. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 1992. FARIA, A. Nogueira de. Organização de Empresas. Rio de Janeiro: Record, 1969. PAES, Marilena Leite. Arquivo: teoria e prática. Rio de Janeiro: FGV, 2005. SCHELLENBERG, Theodore R. Arquivos Modernos: princípios e técnicas. Rio de Janeiro: FGV, 2005. Este material é parte integrante do acervo do IESDE BRASIL S.A., mais informações www.iesde.com.br Este material é parte integrante do acervo do IESDE BRASIL S.A., mais informações www.iesde.com.br Este material é parte integrante do acervo do IESDE BRASIL S.A., mais informações www.iesde.com.br
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