PDF_APOSTILA_DE_ARQUIVOLOGIA_GIOVANNACARRANZA

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 LEGISLAÇÃO 
 EXTRAVAGANTE 
ARQUIVOLOGIA 
 
 
 
 
 
 
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ARQUIVOLOGIA 
 
 
ARQUIVOLOGIA PROF. GIOVANNA CARRANZA 
 
 CONCEITOS FUNDAMENTAIS ARQUIVOLOGIA 
 
1. A Arquivologia, também conhecida como Arquivística, é a disciplina que estuda as funções dos arquivos e seus 
documentos. Então cabe à Arquivologia, ou Arquivística, estudar os princípios e técnicas a serem observados na 
produção, organização, guarda, preservação e utilização dos arquivos e seus documentos: suas atividades, seus 
processos, seus usuários, suas ferramentas, enfim, tudo o que se refere aos depósitos de documentos funcio-
nais. 
Conhecendo a disciplina, vamos então definir o seu objeto de estudo: os arquivos. A palavra “arquivo” é um 
termo polissêmico, com quatro significados. 
 
São eles: 
1º - Conjunto de documentos produzidos ou recebidos por uma entidade no decorrer de suas funções; 
2º - Móvel destinado à guarda desses documentos (armário, estante, etc.); 
3º - Edifício, ou parte dele (sala, andar) destinado à guarda de documentos; 
4º - Unidade administrativa, prevista em organograma institucional, com a responsabilidade de gerenciar e guar-
dar documentos (setor de arquivo, divisão de arquivo, etc.). 
O Documento, em seu conceito mais básico, é a informação registrada em um suporte. Então, para termos um 
documento, são necessários dois elementos: 
 
Informação: é o conhecimento, a mensagem, a ideia que se deseja transmitir. 
 
Suporte: é o material físico onde está registrada a informação. 
Assim podemos concluir, por uma fórmula bem simples: 
INFORMAÇÃO + SUPORTE = DOCUMENTO 
 
Como exemplo de documento, temos a carta, a música gravada, o email, os filmes, as fotografias, etc. 
Todos esses documentos trazem uma informação registrada em um suporte material: o papel, o plástico, a pe-
lícula, etc. 
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 MAIS CONCEITOS SOBRE DOCUMENTOS 
 
Documento é toda informação registrada em suporte material, suscetível de ser utilizado para consulta, 
estudo, prova e pesquisa, pois comprovam fatos, fenômenos, formas de vida e pensamento do homem numa 
determinada época ou lugar. 
 
Documentos de arquivo são todos os que, produzidos e/ou recebidos por uma pessoa física ou jurídica, 
pública ou privada, no exercício de suas atividades, constituem elementos de prova ou de informação. Formam 
um conjunto orgânico, refletindo as atividades e se vinculam expressando os atos de seus produtores pelos quais 
são produzidos, determinando a sua condição de documento de arquivo e não a natureza do suporte ou for-
mato. 
 
Contudo, não basta que seja documento para pertencer ao arquivo. Para que um documento possa compor 
um arquivo, ainda é necessário outro elemento: que tenha sido resultado, consequência de uma ação referente 
 
 
 
 
 
 
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à atividade da instituição. É o que preceitua a Lei nº 8.159/91 (Lei dos Arquivos): “Consideram-se arquivos os 
conjuntos de documentos produzidos ou recebidos por pessoas físicas ou jurídicas, EM DECORRENCIA DE SUAS 
ATIVIDADES”. 
 
Por exemplo: considere uma empresa que tenha adquirido uma assinatura de uma revista mensal. A em-
presa paga uma taxa e recebe a revista. A revista em si NÃO SERÁ considerada documento de arquivo, uma vez 
que a empresa não a recebeu por executar uma atividade administrativa. 
Contudo, o recibo, o boleto ou a nota fiscal para o pagamento da assinatura será documento de arquivo, pois é 
consequência de uma atividade administrativa da empresa, que seria a aquisição de periódico. 
 
Ainda, além de ser fruto de uma atividade, o documento de arquivo deve ser capaz de provar, testemu-
nhar que a referida atividade realmente aconteceu. No mesmo exemplo, não é por ter a posse da revista que a 
empresa pode provar que possui uma assinatura mensal, mas o comprovante de pagamento, o contrato de 
assinante ou outro similar é que fará isso. 
 
Os documentos de um arquivo apresentam características, conteúdo e formas diferentes; são classifica-
dos em dois grupos: 
 
2. ARQUIVO 
 
2.1 - CONCEITO DE ARQUIVO 
 
Uma visão moderna de conceito de arquivos, segundo Solon Buck, arquivista dos Estados Unidos: Ar-
quivo é o conjunto de documentos oficialmente produzidos e recebidos por um governo, organização ou firma, 
no decorrer de suas atividades, arquivados e conservados por si e seus sucessores para efeitos futuros. 
Segundo a Lei nº 8.159/91, consideram-se arquivos os conjuntos de documentos produzidos e recebidos 
por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de ativi-
dades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos 
documentos. 
 
2.2 - FINALIDADE E FUNÇÃO DOS ARQUIVOS 
Podemos destacar como finalidades do arquivo: 
 
1 – Guarda dos documentos que circulam na instituição, utilizando para isso técnicas que permitam um arqui-
vamento ordenado e eficiente; 
 
2 – Garantir a preservação dos documentos, utilizando formas adequadas de acondicionamento, levando em 
consideração temperatura, umidade e demais aspectos que possam danificar os mesmos; 
 
3 – Atendimento aos pedidos de consulta e desarquivamento de documentos pelos diversos setores da institui-
ção, de forma a atender rapidamente à demanda pelas informações ali depositadas. 
 
Para alcançar estes objetivos é necessário que o arquivo disponha dos seguintes requisitos: 
 
a. contar com pessoal qualificado e em número suficiente; 
b. estar instalado em local apropriado; 
c. dispor de instalações e materiais adequados; 
d. utilizar sistemas racionais de arquivamento, fundamentados na teoria arquivística moderna; 
e. contar com normas de funcionamento; 
f. contar com dirigente qualificado, preferencialmente formado em arquivologia. 
 
 
 
 
 
 
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Para Marilena Leite Paes, “a principal finalidade dos arquivos é servir a administração, constituindo-se, 
com o decorrer do tempo, em base do conhecimento da história”. Destaca ainda que a “função básica do arquivo 
é tornar disponível as informações contidas no acervo documental sob sua guarda”. 
 
2.3 – IMPORTÂNCIA DO ARQUIVO 
 
Os homens quando passaram a um estágio de vida social mais organizados compreenderam o valor dos 
documentos e começaram a reunir, conservar e sistematizar os materiais em que fixavam, por escrito, o resumo 
de suas atividades políticas, sociais, econômicas, religiosas e até mesmo em suas vidas particulares. Assim sur-
giram os arquivos destinados não só à guarda dos tesouros culturais da época mas também com a finalidade de 
proteger a integridade dos documentos que atestavam a legalidade de seus patrimônios, bem como daqueles 
que contavam a história de sua grandeza. 
 
Em uma empresa, as informações existentes devem estar devidamente organizadas e, ao mesmo tempo, 
estabelecer critérios de prioridade quanto a sua manipulação para decidir o que fazer no momento exato. Tudo 
isso só pode acontecer se existir um arquivo, seja ele convencional, micrográfico ou automatizado, com objetivo 
de fornecer informações vitais para a manutenção das necessidades empresariais ou de quaisquer outras. 
 
2.4 – TIPOS DE ARQUIVAMENTO 
 
A posição em que são dispostos fichas e documentos, e não a forma dos móveis, distinguirá os tipos de 
arquivamento. São eles: Horizontal e Vertical. 
 
 Horizontal – os documentos ou fichas são colocados uns sobre os outros e arquivados em caixas, estan-
tes ou escaninhos. É amplamente utilizado para plantas, mapas e desenhos, bem como nos arquivos 
permanentes. Seu uso é, desaconselhável nos arquivos correntes, uma vez que para se consultar qual-
quer documentos é necessário retirar os que se encontram sobre ele, o que dificulta a localização da 
informação. 
 Vertical – os documentos ou fichas são dispostos uns atrás dos outros, permitindo sua rápida consulta, 
sem necessidade de manipular ou remover outros documentos ou fichas. 
 
Órgãos de Documentação 
 
Arquivo 
O arquivo guarda documentos comfinalidades funcionais. Os documentos de arquivo são ACUMULADOS 
de forma orgânica e natural, geralmente em exemplar único ou limitado número de cópias ou vias. Os docu-
mentos que tratam do mesmo assunto ou assuntos correlatos são mantidos como um conjunto, e não como 
peças isoladas. Por isso o documento de arquivo possui muito mais valor quando inserido em seu conjunto do 
que fora dele (caráter orgânico). Os documentos são unidos pela sua origem ou proveniência (princípio que 
estudaremos mais adiante), tem como principal suporte utilizado o papel e principal gênero o textual (também 
estudaremos mais adiante). O arquivo é órgão receptor e seu público são os administradores (ou quem tenha 
produzido seus documentos) e pesquisadores. Sua função é provar e testemunhar. 
 
 
Biblioteca 
A biblioteca conserva documentos com finalidades educativas e culturais. 
 
 
 
 
 
 
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Seus documentos são obtidos por compra, doação ou permuta de diversas fontes, e tratados como peças isola-
das. Esses documentos existem em vários exemplares, são unidos pelo seu conteúdo e, em sua maior parte, são 
impressos. Os documentos da biblioteca são COLECIONADOS, e seu público é formado por pesquisadores, estu-
dantes e cidadão comuns. Sua função é instruir e educar. 
 
Centro de Documentação / Informação 
O centro de documentação ou de informação agrupa qualquer tipo de documento de qualquer fonte, 
sendo necessária uma especialização para que funcionem de forma eficiente. Seus documentos são geralmente 
reproduções (audiovisuais) ou referências (bases de dados). Sua finalidade é simplesmente informar. 
 
Museu 
O museu é órgão de interesse público, guarda documentos com finalidades de informar e entreter. Suas 
peças são dos mais variados tipos e dimensões, dependendo de sua especialização. Por serem objetos, são clas-
sificados como tridimensionais. 
Estes são os quatro órgãos de documentação que aparecem em provas de concursos. Ao dar atenção aos termos 
destacados, o candidato poderá facilmente diferenciar estes órgãos e não errar questões. 
 
PRINCÍPIOS ARQUIVÍSTICOS 
A Arquivologia, enquanto ciência, possui princípios que devem orientar seus trabalhos e estudos. Esses 
princípios são utilizados desde o final do século XIX e constituem a própria base da Arquivística Moderna. Vamos 
a eles: 
 
Princípio da Proveniência ou do Respeito aos Fundos: Este é o mais importante princípio da Arquivolo-
gia. Ele afirma que os documentos e arquivos originários de uma pessoa ou instituição devem manter sua indi-
vidualidade, não podendo ser misturados com os arquivos de origem diversa. Como veremos mais adiante, os 
documentos de arquivo são complementares, e possuem mais valor quando em seu conjunto. O arquivo deve 
refletir a organização e funcionamento de seu produtor, razão pela qual não deve ser alterado (ter documentos 
retirados, acrescidos de forma indevida ou misturados com os de outras pessoas ou instituições). Ao conjunto 
arquivístico de uma pessoa ou entidade chamamos de “fundo arquivístico”. 
 
Princípio da Organicidade: Este deriva do Princípio da Proveniência. A organicidade é a qualidade se-
gundo a qual os documentos devem manter uma organização que reflita fielmente a estrutura, funcionamento 
e relações internas e externas de seu produtor. 
 
Princípio da Ordem Original: Princípio segundo o qual o arquivo deve conservar o arranjo dado pela 
entidade coletiva, pessoa ou família que o produziu. Este princípio enuncia que, considerando as relações estru-
turais e funcionais que presidem a origem dos arquivos, a sua ordem original deve ser mantida quando o mesmo 
for recolhido, pois garante sua organicidade. 
 
Princípio da Unicidade: É a qualidade pela qual os documentos de arquivo, independente de sua forma, 
espécie, tipo ou suporte, preserva seu caráter único, pelo contexto de sua produção. Os documentos são criados 
por uma atividade específica e para atender a necessidade determinada; portanto, mesmo que haja outro do-
cumento igual no arquivo, ainda assim eles serão únicos, pois as atividades e necessidades que motivaram sua 
produção são únicas. 
 
Princípio da Indivisibilidade ou Integridade Arquivística: Também derivado do Principio da Proveniên-
cia, É a qualidade pela qual os fundos devem manter-se preservados sem dispersão, mutilação, alienação, des-
truição não autorizada ou acréscimos indevidos de peças documentais. Como dito anteriormente, os fundos de 
arquivo devem refletir a estrutura e o funcionamento da instituição, e os documentos que o compõem têm 
 
 
 
 
 
 
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muito mais valor quando no seu conjunto do que fora dele. Portanto, os fundos devem manter-se completos 
para refletir o mais fielmente possível o seu produtor, o que não ocorrerá se o mesmo não estiver íntegro. 
 
Princípio da Cumulatividade: Este princípio afirma que os arquivos são uma formação progressiva, na-
tural e orgânica. Diferente da biblioteca e de outros órgãos de documentação (que veremos mais adiante), em 
que a cumulação de documentos se dá de forma gradativa (com a aquisição dos documentos por compra, per-
muta ou doação), o arquivo acumula seus documentos conforme seu produtor realiza suas atividades. Os docu-
mentos de arquivo são, então, um produto imediato, natural e direto dessas atividades. 
 
Princípio da Territorialidade: Este princípio, nascido de questões políticas pelas fronteiras do Canadá, é 
utilizado no sentido de definir o domicílio legal dos documentos, ou seja, a “jurisdição”, o local onde serão pro-
duzidos seus efeitos. Essa jurisdição do documento deve ser definida conforme a área territorial, a esfera de 
poder e o âmbito administrativo onde foi produzido ou recebido o documento. O documento deve se manter o 
mais próximo possível do local onde foi produzido, seja uma instituição, uma região específica ou uma nação. 
Como exceção deste princípio, não se aplica a documentos produzidos por acordos diplomáticos ou por ações 
militares. 
 
Teoria das Três Idades: Também conhecida como Ciclo Vital dos Documentos, ou Estágio de Evolução 
dos Arquivos, esta teoria constitui um verdadeiro marco na história da Arquivística. Ela afirma que os documen-
tos de um arquivo passam por estágios conforme seus valores mudam. Quando um documento é produzido, ele 
possui um valor primário, que é sua importância para a atividade que o gerou. Contudo, esse valor é temporário: 
cessa logo que a atividade acaba. Mas alguns documentos (não todos) ainda possuem o valor secundário, que é 
sua importância para outras atividades ou outros campos diferentes daqueles que o geraram (podem ser im-
portantes para a pesquisa histórica, ou para a cultura de uma sociedade, por exemplo). Esse valor é definitivo, 
e todo documento que o possui deve ser preservado permanentemente. 
 
Princípio da Reversibilidade: É a qualidade pela qual os procedimentos, métodos, decisões e processos 
adotados no arquivo são reversíveis, ou seja, podem ser “desfeitos”. São exemplos: a passagem de documentos 
entre as fases, a atribuição de código de assunto a um documento, a tramitação e arquivamento, etc. Como 
exceção prática a aplicação desse princípio, ou seja, operações que não podem ser desfeitas, podemos citar a 
expedição de documentos (uma vez que o documento sai, não há como recuperá-lo, devendo ser emitido outro 
solicitando a desconsideração) e a eliminação de documentos (o documento eliminado jamais pode ser recupe-
rado). 
 
Princípio da Pertinência ou Temático: É a qualidade pela qual os documentos, quando recolhidos a uma 
instituição arquivística, devem ser reclassificados e reorganizados por assuntos, independentemente da sua pro-
veniência e organização originais. Este conceito não é mais adotado na Arquivística por ir de encontro ao Prin-
cípio da Proveniência. Se todos os documentos são classificados e reorganizados de acordo com um plano geral, 
desprezando a organização original, o conjunto perderá sua razão de ser, que é refletir e mostrar as atividades 
eorganização das instituições. 
 
Atenção: Existem ainda outros princípios que dificilmente aparecerão em provas, mas que podem con-
fundir. São eles: 
 
Princípio da Pertinência Funcional ou Proveniência Funcional: Este princípio determina que os docu-
mentos devam ser transferidos de uma autoridade a outra quando ocorrer mudanças políticas ou administrati-
vas, para garantir a continuidade administrativa. Também está em desuso. 
 
 
 
 
 
 
 
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Princípio da Pertinência Territorial: Este princípio afirma que os documentos deveriam ser transferidos 
para a custódia de arquivos com jurisdição arquivística sobre o território ao qual se reporta o seu conteúdo, sem 
levar em conta o lugar em que foram produzidos. 
 
Princípio da Proveniência Territorial: Este princípio, contrário ao anterior, afirma que os documentos 
deveriam ser conservados em serviços de arquivos do território no qual foram produzidos, com exceção daque-
les produzidos por operações militares ou representações diplomáticas.